SK 51 Rev-02 PDF

PEDOMAN
PENGADAAN BARANG / JASA

No.A-001/I00020/2010-S0
REVISI KE - 2
PERTAMINA
PROCUREMENT EXCELLENCE GROUP
GENERAL AFFAIRS DIRECTORATE
DAFTAR ISI
BAB I UMUM ..........................................................................................................1

A. TUJUAN .................................................................................................. 1
B. RUANG LINGKUP ................................................................................... 1
C. PENGERTIAN ......................................................................................... 2
D. REFERENSI ............................................................................................ 7
BAB II PRINSIP, ETIKA DAN KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA .........8

A. PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG/JASA ................................... 8
B. ETIKA PENGADAAN BARANG/JASA ..................................................... 9
C. KEBIJAKAN UMUM ................................................................................. 9
BAB III KUALIFIKASI, TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB ....................12

A. KUALIFIKASI PIHAK TERKAIT DALAM PROSES PENGADAAN .........12
B. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT BERWENANG .12
C. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGGUNA ......13
D. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGADAAN ....14
E. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PANITIA PENGADAAN ....16
F. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI TERKAIT ...........16
G. PELAKSANA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA .........................18
H. PERSYARATAN PENYEDIA BARANG/JASA ........................................18
BAB IV SERTIFIKASI, PRAKUALIFIKASI DAN PENGGOLONGAN

PENYEDIA BARANG/JASA ......................................................................21
A. SERTIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA.............................................21
B. PRAKUALIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA .....................................24
C. PENGGOLONGAN PENYEDIA BARANG/JASA....................................26
BAB V SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA ...................................................27

A. TAHAPAN PROSES PENGADAAN .......................................................27
B. METODE PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA ...............................28
C. PENGADAAN MENGGUNAKAN APLIKASI PERTAMINA e-
PROCUREMENT ...................................................................................35
D. SWAKELOLA .........................................................................................36
E. PENGADAAN UNTUK KONDISI KHUSUS ............................................38
F. METODE PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN ..........................38
G. METODE EVALUASI PENAWARAN ......................................................39
H. PENETAPAN PEMENANG ....................................................................41
I. OWNER’S ESTIMATE (OE)/HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) ......42
J. NEGOSIASI ............................................................................................42
K. SANGGAHAN.........................................................................................44
BAB VI PERJANJIAN/KONTRAK ..........................................................................46
A. PRINSIP KONTRAK ...............................................................................46
B. SISTEM KONTRAK ................................................................................46
C. BENTUK DAN DISTRIBUSI DOKUMEN KONTRAK ..............................49
D. PERSYARATAN KLAUSUL KONTRAK .................................................50
E. PEKERJAAN TAMBAH/KURANG (ADDENDUM KONTRAK) ................56
BAB VII PENGADAAN BARANG/JASA YANG TIDAK DIATUR OLEH

PEDOMAN INI ............................................................................................57
A. PENGADAAN BARANG/JASA YANG PROSESNYA BERSIFAT
KHUSUS.................................................................................................57
B. PENGADAAN BARANG/JASA DARI SUMBER GLOBAL (GLOBAL
SOURCING) ...........................................................................................57
C. PENGADAAN BARANG/JASA OLEH PERWAKILAN DI LUAR
NEGERI ..................................................................................................58
BAB VIII PENILAIAN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA .................................59

A. PENILAIAN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA ................................59
B. PENGELOMPOKAN PEMBERIAN PENGHARGAAN DAN SANKSI .....60
C. SISTEM PERHITUNGAN POIN PENGHARGAAN DAN SANKSI .........60
D. PEMBERIAN PENGHARGAAN..............................................................61
E. KOMITE SANKSI....................................................................................61
F. PEMBERIAN SANKSI ............................................................................62
G. PENGATURAN TERHADAP PENERIMA SANKSI ................................63
H. KOREKSI POIN PENGHARGAAN / PELANGGARAN TERKAIT STATUS
SANKSI PENYEDIA BARANG/JASA .....................................................63
I. KETERKAITAN PEMBERIAN SANKSI KELOMPOK MERAH DAN
KELOMPOK HITAM KEPADA PEYEDIA BARANG/JASA LAIN ............64
BAB IX PENGAWASAN .........................................................................................65

A. PENGAWASAN MELEKAT ....................................................................65
B. PENGAWASAN FUNGSIONAL..............................................................65
C. TINDAK LANJUT PENGAWASAN .........................................................65
BAB X LAIN-LAIN ..................................................................................................67

PEDOMAN
FUNGSI : PROCUREMENT EXCELLENCE GROUP – NOMOR : A-001/I00020/2010-S0
GENERAL AFFAIRS DIRECTORATE REVISI KE :2
BERLAKU TMT : 25 FEBRUARI 2013
JUDUL : PENGADAAN BARANG / JASA HALAMAN : 1 dari 68
BAB I
UMUM
Pertamina sebagai badan usaha perlu melakukan Pengadaan Barang/Jasa secara

cepat, fleksibel, efisien dan efektif agar tidak kehilangan momentum bisnis yang
dapat menimbulkan kerugian, sehingga diperlukan pedoman pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis dengan tetap
memerhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif, transparan, adil dan wajar,
serta akuntabel.
Optimalisasi proses Pengadaan Barang/Jasa perlu dilakukan sebagai upaya
peningkatan profit Perusahaan dari aspek penurunan biaya Pengadaan Barang/Jasa
dengan tetap menunjang kegiatan operasi Perusahaan dalam kualitas, ketersediaan
dan pengiriman.
Dalam proses pengadaan barang/jasa, Perusahaan mengupayakan sinergi
Pertamina Incorporated dan sinergi BUMN.
Sehubungan dengan perubahan organisasi dan kebijakan Perusahaan dalam bidang
pengadaaan barang dan jasa, agar implementasi tata caranya lebih efektif sesuai
dengan perkembangan bisnis Perusahaan, maka Pedoman Pengadaan Barang/Jasa
No.A-001/I00020/2010-S0 Revisi ke-1 tanggal 17 September 2011 direvisi kembali
menjadi Revisi ke-2.
A. TUJUAN
Pedoman ini dimaksudkan untuk menyamakan pola pikir dan pengertian, serta
merupakan pedoman pelaksanaan teknis dan administratif yang jelas, sehingga
memudahkan bagi para perencana, pelaksana, serta pengawas dalam proses
Pengadaan Barang/Jasa, sesuai fungsi, tugas, hak dan kewajiban serta peran
masing-masing, dengan tujuan untuk:
1. Memperoleh Barang/Jasa yang dibutuhkan dalam jumlah, kualitas, harga, waktu
dan tempat yang tepat, secara efektif dan efisien dengan persyaratan dan
kondisi kontrak yang jelas serta dapat dipertanggungjawabkan;
2. Mendukung penciptaan nilai tambah bagi Perusahaan;
3. Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan;
4. Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan profesionalisme;
5. Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri.
B. RUANG LINGKUP
Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa ini mengatur antara lain tentang kualifikasi,
tugas pokok dan tanggung jawab, sertifikasi, prakualifikasi Penyedia Barang/Jasa,
PEDOMAN
sistem Pengadaan Barang/Jasa, perjanjian kontrak, penilaian dan pengawasan,

yang pelaksanaannya berlaku untuk Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan
Pertamina yang keseluruhannya dibiayai oleh Pertamina.
C. PENGERTIAN
Pengertian ini hanya berlaku untuk pedoman ini,
1. Approved Brand adalah merek barang/jasa tertentu yang berkualitas sesuai
kebutuhan operasional dan kehandalan peralatan yang dikeluarkan oleh
Fungsi Pengguna;
2. Agen/distributor adalah perusahaan yang mempunyai perjanjian keagenan
dan/atau distributor dengan pabrikan/prinsipal dan/atau Surat Terdaftar
sebagai Agen/Distributor pada Departemen Perdagangan;
3. Anak Perusahaan adalah:
1) Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki Pertamina.
2) Perusahaan patungan Pertamina dan BUMN lain dengan jumlah gabungan
kepemilikan saham Pertamina dan BUMN lain minimum 90%.
4. Anak Perusahaan BUMN adalah:
1) Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh BUMN yang
bersangkutan.
2) Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh BUMN lain.
3) Perusahaan patungan dengan jumlah gabungan kepemilikan saham BUMN
minimum 90%.
5. BUMN adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya
dimiliki oleh negara melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari
kekayaan negara yang dipisahkan;
6. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan
baku, bahan setengah jadi, barang jadi/peralatan yang spesifikasinya ditetap
kan oleh fungsi pengguna;
7. Barang/Jasa Spesifik adalah Barang/Jasa, yang sifat kebutuhannya hanya
dapat dipenuhi oleh 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa;
8. Barang/Jasa Tertentu adalah Barang/Jasa, yang sifat kebutuhannya hanya
dapat dipenuhi oleh beberapa Penyedia Barang/Jasa secara terbatas;
9. Bidder List adalah daftar Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat
kualifikasi dan klasifikasi (bidang dan sub bidang usaha) untuk diundang
mengikuti pengadaan;
10. E-catalog Online Buying adalah pengadaan menggunakan sarana elektronik/
teknologi informasi (online), yang pembeliannya dilakukan berdasarkan
PEDOMAN
pemilihan dalam katalog berisi daftar barang beserta harganya yang disedia
kan dan di update oleh Penyedia Barang/Jasa;
11. Contractor Safety Management System (CSMS) adalah sistem pengelolaan
aspek keselamatan, kesehatan kerja dan lindungan lingkungan (K3LL) untuk
Penyedia Barang/Jasa dalam pelaksanaan pekerjaannya;
12. FTA (Free Trade Agreement) adalah kesepakatan antar negara dikawasan
tertentu untuk mewujudkan kawasan perdagangan bebas dengan menghilang
kan atau mengurangi hambatan-hambatan perdagangan barang baik tarif
ataupun non tarif, peningkatan akses pasar jasa, peraturan dan ketentuan
investasi, sekaligus peningkatan aspek kerjasama ekonomi untuk mendorong
hubungan perekonomian para negara anggota dalam rangka meningkatkan
kesejahteraan masyarakatnya;
13. Fungsi/Bagian Strategic Sourcing adalah Fungsi Pengadaan yang khusus
menangani proses pengadaan melalui metode Strategic Sourcing;
14. Fungsi Pengguna adalah pemilik pekerjaan yang mempunyai wewenang
dalam tahapan perencanaan kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa, mengajukan
permintaan Barang/Jasa, pengawasan pelaksanaan kontrak (monitor kinerja
dan biaya) dan penerimaan jasa.
15. Fungsi Pengadaan adalah unit/satuan kerja dalam Perusahaan yang
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proses pengadaan (pemilihan
Penyedia Barang/Jasa) berdasarkan permintaan yang diajukan oleh Fungsi
Pengguna, juga bertindak sebagai perencana dan penerima untuk pengadaan
material stock item.
16. Fungsi Manajemen Risiko adalah fungsi di Perusahaan yang dapat dimintai
bantuan untuk melakukan kajian risiko kegagalan atas pelaksanaan pekerjaan.
17. Fungsi Pooler adalah fungsi/unit/satuan kerja yang bertindak sebagai
perencana dan/atau pengumpul/koordinator kebutuhan Barang/Jasa tertentu
(misal ATK, sarana TI, tenaga outsourcing, dll) dari Fungsi Pengguna;
18. Jasa adalah jasa konstruksi dan jasa lainnya termasuk jasa konsultansi non-
konstruksi;
19. Jasa Konstruksi adalah layanan jasa konsultansi perencanaan pekerjaan
konstruksi, layanan jasa pelaksanaan pekerjaan konstruksi, dan layanan jasa
konsultansi pengawasan pekerjaan konstruksi;
20. Jasa Konsultansi adalah layanan berupa jasa keahlian yang profesional
dalam bidangnya dalam rangka mencapai sasaran tertentu yang keluarannya
tersusun secara sistematis berdasarkan kerangka acuan kerja dari fungsi
pengguna;
21. Jasa Lainnya adalah segala pekerjaan selain Pengadaan Barang, Jasa
Konstruksi dan Jasa Konsultansi non-konstruksi;
PEDOMAN
22. Join Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa yang diproses

secara bersama-sama oleh 2 (dua) atau lebih Fungsi Pengadaan di lingkungan
Perusahaan;
23. Keadaan Darurat adalah keadaan yang apabila tidak segera diambil tindakan
dapat mengakibatkan kerugian yang lebih besar bagi Perusahaan,
mengganggu kelangsungan operasi Perusahaan, serta membahayakan
keselamatan jiwa manusia atau kelestarian lingkungan hidup, yang secara
khusus diakibatkan oleh:
a. Terjadinya Keadaan Kahar (force majeure); dan/atau
b. Kendala teknis operasional perusahaan yang terjadi mendadak dan/atau
tidak dapat diperkirakan sebelumnya yang berakibat terhentinya aktifitas
pekerjaan setempat, namun tidak termasuk kondisi yang disebabkan tidak
tersedianya stock item atau insurance item material.
24. Komite Sanksi adalah komite ad-hoc yang terdiri dari sekurang-kurangnya
Fungsi Pengguna, Fungsi Pengadaan dan Fungsi Hukum yang bertugas untuk
memberikan konsultasi dan rekomendasi kepada Pejabat Berwenang atas
permasalahan dan sanksi terkait kinerja Penyedia Barang/Jasa yang tidak
diatur dalam pedoman ini;
25. Kontrak adalah perikatan antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/Jasa
yang berisikan hak dan kewajiban dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/
Jasa dalam bentuk Surat Perjanjian dan/atau Surat Pesanan;
26. Kekayaan Bersih adalah nilai total aktiva dikurangi dengan total kewajiban;
27. Masa Kontrak adalah jangka waktu pelaksanaan pekerjaan termasuk jangka
waktu pemeliharaan dan/atau jangka waktu garansi bila ada, atau jangka
waktu yang disepakati dan tertuang di dalam kontrak;
28. Material Direct Charge adalah material yang diadakan untuk digunakan dan
dibebankan langsung kepada pemakai tanpa dicatat didalam rekening
persediaan dan tidak disimpan sebagai persediaan;
29. Material Stock adalah material persediaan, yaitu sejumlah material standar
yang diadakan untuk disimpan, dirawat dan dicatat menurut aturan tertentu
dalam gudang (warehouse), yang belum dibebankan ke dalam biaya
pengusahaan dan disediakan untuk menjamin kelangsungan kegiatan
Perusahaan;
30. Metode Hybrid adalah metoda Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan
terpusat menggunakan strategi pengadaan dan kontrak payung (outline
agreement) sesuai cakupan kegiatannya, baik secara per-direktorat maupun
secara korporat, sedangkan eksekusi pengadaannya tetap dilakukan di
fungsi/unit terkait;
PEDOMAN
31. Owner’s Estimate (OE)/Harga Perhitungan Sendiri (HPS) adalah perkiraan

harga yang dikalkulasikan secara keahlian, yang digunakan sebagai acuan
dalam menilai kewajaran harga;
32. Perusahaan adalah PT Pertamina (Persero);
33. Pekerjaan Konstruksi adalah keseluruhan atau sebagian rangkaian kegiatan
perencanaan dan/atau pelaksanaan beserta pengawasan yang mencakup
pekerjaan arsitektural, sipil, mekanikal, elektrikal, dan tata lingkungan masing-
masing beserta kelengkapannya, untuk mewujudkan suatu bangunan atau
bentuk fisik lain;
34. Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa yang
diperlukan Perusahaan, meliputi pengadaan: barang, jasa konstruksi, jasa
konsultansi dan jasa lainnya yang pembiayaannya tidak menggunakan dana
langsung dari APBN/APBD;
35. Penghargaan adalah pemberian apresiasi kepada Penyedia Barang/Jasa
yang melakukan prestasi atas pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya
dalam pengadaan barang/jasa di lingkungan Pertamina sesuai tingkat prestasi
yang dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa;
36. Produk dan Layanan Utama adalah produk dan layanan yang tertuang dalam
Anggaran Dasar dan/atau Surat Ijin Usaha Anak Perusahaan atau Perusahaan
Terafiliasi Pertamina atau BUMN atau Anak Perusahaan BUMN atau
Perusahaan Terafiliasi BUMN. Khusus untuk Anak Perusahaan atau
Perusahaan terafiliasi Pertamina daftar produk dan layanan utama akan
dikeluarkan oleh Fungsi SJV;
37. Pejabat Berwenang adalah pejabat sesuai kewenangan yang diatur sesuai
Surat Keputusan Pelimpahan Wewenang yang berlaku;
38. Pendapat wajar tanpa pengecualian adalah pendapat auditor yang
menyatakan bahwa laporan keuangan disajikan secara wajar, dalam semua
hal yang material, posisi keuangan , hasil usaha, perubahan ekuitas dan arus
kas telah sesuai dengan prinsip akuntansi berlaku umum di Indonesia
(Sumber: Standar Profesional Akuntan Publik 2001).
39. Pendapat wajar dengan pengecualian adalah pendapat auditor yang
menyatakan bahwa laporan keuangan menyajikan secara wajar, dalam semua
hal yang material, posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas tertentu
sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia, kecuali
untuk dampak hal‐hal yang berhubungan dengan yang dikecualikan. Pendapat
ini dinyatakan bilamana:
a. Ketiadaan bukti kompeten yang cukup atau adanya pembatasan terhadap
lingkup audit yang mengakibatkan auditor berkesimpulan bahwa iatidak
dapat menyatakan pendapat wajar tanpa pengecualian dan ia
berkesimpulan tidak menyatakan tidak memberikan pendapat.
PEDOMAN
b. Auditor yakin, atas dasar auditnya, bahwa laporan keuangan berisi

penyimpangan dari prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia, yang
berdampak material, dan ia berkesimpulan untuk tidak menyatakan
pendapat tidak wajar (Sumber: Standar Profesional Akuntan Publik 2001).
40. Perusahaan Terafiliasi Pertamina adalah Perusahaan yang sahamnya
minimum 90% dimiliki oleh Anak Perusahaan Pertamina dan/atau gabungan
Anak Perusahaan Pertamina;
41. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha, termasuk BUMN, badan hukum,
atau orang perseorangan/subjek hukum yang kegiatan usahanya menyediakan
Barang/Jasa;
42. Panitia Pengadaan adalah panitia yang dibentuk untuk melaksanakan
tahapan proses pengadaan melalui Pelelangan/Pemilihan Langsung;
43. Panitia Sertifikasi adalah panitia yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan
evaluasi terhadap kualifikasi dan klasifikasi Penyedia Barang/Jasa;
44. Poin Pelanggaran adalah poin yang diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa
karena melakukan pelanggaran-pelanggaran yang diatur dalam Pedoman ini
yang bersifat kumulatif;
45. Poin Penghargaan adalah poin yang diberikan kepada Penyedia Barang/
Jasa karena melakukan prestasi yang diatur dalam Pedoman ini yang bersifat
kumulatif;
46. Sanksi adalah pemberian tindakan (berupa poin pelanggaran atau
pengelompokan status) kepada Penyedia Barang/Jasa yang melakukan
pelanggaran atas pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya dalam
pengadaan barang/jasa di lingkungan Pertamina sesuai tingkat pelanggaran/
kesalahan yang dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa;
47. Sole Source adalah Penyedia Barang/Jasa Tunggal yang merupakan satu-
satunya sumber pengadaan yang dapat diakses di Indonesia (Pabrikan, Agen
Tunggal, atau Distributor Tunggal);
48. Strategic Sourcing adalah suatu proses pengadaan barang/jasa yang
mengandalkan strategi pengadaan (sourcing strategy) yang disusun/ditetap
kan melalui proses pengumpulan & analisa data, penyusunan analisa industri,
penyusunan sourcing strategy guna memenuhi kebutuhan barang/jasa secara
efektif dan efisien dalam hal kualitas, harga dan waktu;
49. Surat Keterangan Terdaftar (SKT) adalah surat keterangan yang berisi data
dan nomor vendor yang diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa, apabila yang
bersangkutan lulus dalam proses sertifikasi dan/atau lulus prakualifikasi CSMS.
Untuk selanjutnya surat keterangan lulus prakualifikasi CSMS adalah salah satu
bagian dari kelengkapan SKT dengan masa berlaku selama 2 (dua) tahun.
PEDOMAN
D. REFERENSI
1. UU No.18 tahun 1999 tanggal 7 Mei 1999 tentang Jasa Konstruksi;
2. PP No.29 tahun 2000 tanggal 30 Mei 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa
Konstruksi;
3. Peraturan Menteri Negara BUMN No.PER-05/MBU/2008 tentang Pedoman
Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa BUMN.
4. Peraturan Menteri Negara BUMN No.PER-15/MBU/2012 tentang Perubahan
Atas Peraturan Menteri Negara BUMN No.PER-05/MBU/2008 tentang
Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa BUMN.
PEDOMAN
BAB II
PRINSIP, ETIKA DAN KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA
A. PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG/JASA

1. Adil, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia
Barang dan Jasa yang memenuhi syarat;
2. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawab-
kan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan;
3. Berwawasan HSE, berarti memenuhi dan memerhatikan aspek-aspek
kesehatan dan keselamatan kerja serta lindungan lingkungan yang mengacu
pada Contractor Safety Management System (CSMS).
4. Efektif, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang
telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai
dengan sasaran yang ditetapkan Perusahaan;
5. Efisien, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk
mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan
menggunakan dana, daya, fasilitas seminimal mungkin secara wajar dan
bukan hanya didasarkan pada harga terendah serta dapat dipertanggung
jawabkan;
6. Integritas, berarti pelaksana Pengadaan Barang/Jasa harus berkomitmen
penuh untuk memenuhi etika pengadaan;
7. Kehati-hatian, berarti senantiasa memerhatikan atau patut menduga terhadap
informasi atau tindakan atau bentuk apapun sebagai langkah antisipasi untuk
menghindari kerugian material dan imaterial terhadap Perusahaan selama
proses pengadaan, proses pelaksanaan/pekerjaan, dan paska pelaksanaan
pekerjaan;
8. Kemandirian, berarti suatu keadaan dimana Pengadaan Barang/Jasa dikelola
secara profesional tanpa benturan kepentingan dan pengaruh/tekanan dari
pihak manapun;
9. Kompetitif, berarti harus dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang sehat
diantara Penyedia Barang/Jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria
tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;
10. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan
Barang/Jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara
evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon Penyedia Barang dan Jasa, sifatnya
terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa;
PEDOMAN
B. ETIKA PENGADAAN BARANG/JASA

Pejabat berwenang, Fungsi Pengguna, Panitia Pengadaan, Panitia Sertifikasi,
Fungsi Pengadaan, Penyedia Barang/Jasa dan para pihak yang terkait dalam
pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa harus mematuhi etika Pengadaan
Barang/Jasa, yaitu:
1. Melaksanakan tugas secara tertib, penuh rasa tanggung jawab, demi
kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan Pengadaan Barang/Jasa;
2. Bekerja secara profesional dengan menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian
dan menjaga informasi yang bersifat rahasia;
3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung dalam
pelaksanaan proses pengadaan atau penetapan pemenang, yang
mengakibatkan persaingan yang tidak sehat, penurunan kualitas proses
pengadaan dan hasil pekerjaan;
4. Bertanggung jawab terhadap segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan
kewenangannya;
5. Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) pihak-
pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan;
6. Mencegah terjadinya kebocoran keuangan dan kerugian Perusahaan;
7. Tidak menyalahgunakan wewenang dan melakukan kegiatan bersama dengan
tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara
langsung atau tidak langsung merugikan Perusahaan;
8. Tidak menerima hadiah, imbalan atau berupa apa saja dari siapapun yang
diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa;
9. Tidak melakukan praktek penipuan yaitu menghilangkan dan memalsukan
suatu fakta dengan tujuan memengaruhi jalannya suatu proses pengadaan
atau penentuan penetapan pemenang;
10. Tidak melakukan praktek kolusi yaitu membuat suatu skema atau pengaturan
antara dua atau lebih Penyedia Barang/Jasa, dengan atau tanpa
sepengetahuan pelaksana pengadaan, dengan tujuan untuk mengatur harga
penawaran yang tidak kompetitif atau tidak mencerminkan harga pasar;
11. Tidak mencelakakan atau mengancam untuk membuat celaka, secara
langsung atau tidak langsung, orang/pelaksana pengadaan, atau kepemilikan
(properti) untuk memengaruhi keikutsertaan peserta lainnya dalam suatu
proses pengadaan, atau penentuan penetapan pemenang.
C. KEBIJAKAN UMUM
1. Mengutamakan penggunaan metoda hybrid dalam proses Pengadaan
Barang/Jasa dengan pertimbangan keekonomian terbaik (mengutamakan
PEDOMAN
pabrikan, skala keekonomian, Total Cost of Ownership, dll), melalui

sinkronisasi Fungsi Pengadaan seluruh fungsi/unit operasi/direktorat;
2. Memastikan bahwa perencanaan kebutuhan disiapkan secara matang oleh
setiap fungsi/unit operasi dengan cara mengelola RKAP yang disusun dalam
bentuk rencana Pengadaan Barang/Jasa (TOR) yang siap diproses dan dapat
dikonsolidasikan secara direktorat dan/atau korporat sesuai cakupannya;
3. Memastikan bahwa proses Pengadaan Barang/Jasa dilaksanakan dengan
mengikuti prinsip dasar dan etika Pengadaan Barang/Jasa;
4. Memastikan bahwa proses Pengadaan Barang/Jasa mengikuti pedoman/
prosedur Pengadaan Barang/Jasa dan tidak bertentangan dengan ketentuan
lainnya yang lebih tinggi;
5. Dilarang memecah paket pengadaan Barang/Jasa menjadi beberapa paket
dengan maksud untuk menghindari batas kewenangan;
6. Memastikan bahwa Pengadaan Barang/Jasa dilakukan oleh Penyedia
Barang/Jasa yang telah dievaluasi secara teknikal, HSE dan finansial serta
dapat dipertanggungjawabkan dalam hal biaya dan kualitas;
7. Memastikan bahwa HSE plan menjadi bagian yang dievaluasi dalam
persyaratan HSE yang ditawarkan oleh Penyedia Barang/Jasa pada
pengadaan barang/ jasa yang memiliki risiko terhadap aspek HSE berkategori
menengah dan tinggi;
8. Memastikan HSE plan yang telah disepakati dalam proses pengadaan barang/
jasa diimplementasikan oleh Penyedia Barang/Jasa pada tahap pelaksanaan
pekerjaan dan dievaluasi kinerja HSE-nya sesuai dengan ketentuan
manajemen kinerja penyedia barang/jasa yang berlaku;
9. Bila hasil evaluasi akhir kinerja Penyedia Barang/Jasa tidak sesuai dengan
HSE Plan yang telah disepakati (kinerja HSE Plan <90%), maka level/
peringkat CSMS-nya diturunkan satu level sesuai ketentuan yang berlaku;
10. Memastikan proses Pengadaan Barang/Jasa dilaksanakan secara kompetitif
dengan tetap memperhatikan aspek keekonomian dan efisiensi pelaksanaan;
11. Pemanfaatan/optimalisasi teknologi informasi yang dimiliki Perusahaan dalam
setiap tahapan proses pengadaan, termasuk saat melakukan perencanaan
dengan Business Intelligent for Procurement serta proses Procure-to-Pay.
12. Sedapat mungkin menggunakan model kontrak (term & condition) yang telah
ditetapkan Perusahaan;
13. Memastikan Pengadaan Barang/Jasa dilaksanakan dengan kontrak atau
perjanjian yang disetujui antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/Jasa;
PEDOMAN
14. Mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan

perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi usaha kecil,
sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan;
15. Mengutamakan sinergi Pertamina Incorporated dan/atau sinergi BUMN
sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan;
16. Menandatangani pakta integritas (letter of undertaking) sesuai format yang
terdapat pada lampiran 2 untuk setiap proses pengadaan barang/jasa;
17. Pengadaan barang yang masuk dalam kategori Harta Benda Modal (HBM)
agar memperhatikan ketentuan yang berlaku;
18. Memastikan implementasi Penilaian Kinerja Penyedia Barang/Jasa untuk
mendapatkan Penyedia Barang/Jasa yang beritikad baik, mampu dan jujur
dalam melaksanakan tugas dan kewajiban yang menjadi tanggung jawabnya,
sesuai dengan BAB VIII pedoman ini.
PEDOMAN
BAB III
KUALIFIKASI, TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB
A. KUALIFIKASI PIHAK TERKAIT DALAM PROSES PENGADAAN

1. Mampu melaksanakan kebijakan umum Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana
tercantum dalam Bab II bagian C;
2. Memahami dan menguasai prosedur pengadaan;
3. Mengetahui dan menguasai isi dokumen pengadaan serta bagian-bagian
pekerjaan yang akan diadakan, atau jenis pekerjaan tertentu yang menjadi
tugas yang bersangkutan;
4. Diutamakan yang telah mendapat pelatihan bidang Pengadaan Barang/Jasa.
5. Untuk Fungsi Pengadaan, pekerjanya telah mendapatkan pelatihan proses
pengadaan barang/jasa dan khusus untuk pelaksana strategic sourcing, telah
mengikuti pelatihan strategic sourcing.
B. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT BERWENANG

1. Dalam tahapan perencanaan kebutuhan Barang/Jasa:
1) Menetapkan rencana dan jadwal pelaksanaan proyek/kegiatan pada tahun
anggaran yang bersangkutan;
2) Menetapkan paket-paket Barang/Jasa yang akan dilaksanakan pengadaannya;
3) Mengesahkan OE/HPS, termasuk OE/HPS adjustment (penyesuaian) yang
dibuat oleh Fungsi Pengguna (termasuk Fungsi Pooler);
4) Menetapkan kategori risiko (Risiko Tinggi / Menengah / Rendah) terhadap
aspek HSE untuk Pengadaan Barang/Jasa apabila diperlukan dapat
dilakukan bersama dengan Fungsi Pengadaan dan Fungsi HSE;
5) Menetapkan tingkat risiko kegagalan pelaksanaan pekerjaan atas masukan
dari Fungsi Manajemen Risiko (bila diperlukan) sehubungan dengan
kebutuhan akan jaminan pelaksanaan.
2. Dalam tahapan pemilihan Penyedia Barang/Jasa:
1) Menetapkan rencana dan jadwal proses pengadaan sesuai dengan tata cara
pengadaan yang ditempuh;
2) Menyetujui/tidak menyetujui Usulan Penetapan Pemenang sesuai dengan
batasan otorisasi;
3) Menandatangani perjanjian/kontrak pengadaan barang/jasa sesuai dengan
batas otorisasi.
3. Dalam tahapan pengawasan pelaksanaan dan penerimaan Barang/Jasa:
1) Mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan kontrak proyek/kegiatan yang
bersangkutan terhadap aspek teknis, waktu dan HSE;
PEDOMAN
2) Menerima dan menyerahkan aset proyek yang telah selesai berikut dokumen
pendukungnya baik secara langsung ataupun melalui pejabat yang diberi
pelimpahan wewenang kepada fungsi pengguna akhir.
C. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGGUNA

1. Membuat Rencana Tahunan Pengadaan Barang/Jasa yang berisi informasi antara
lain nama paket, jadwal pelaksanaan/kebutuhan dan nilai pengadaan sebelum
tahun berjalan dan menyampaikannya kepada Fungsi Pengadaan;
2. Untuk setiap paket pengadaan Barang/Jasa, membuat antara lain:
1) TOR/KAK yang meliputi antara lain:
a. Ruang lingkup pekerjaan.
b. Kualifikasi Tenaga Ahli/Penyedia Jasa.
c. Spesifikasi teknis.
d. Memasukkan persyaratan HSE Plan (khusus untuk kategori risiko menengah
dan tinggi terhadap aspek HSE).
e. Jadwal pelaksanaan.
f. Persyaratan penilaian kinerja Penyedia Barang/Jasa dan kualitas kerja
selama proses pelaksanaan kontrak.
g. Memberikan bobot evaluasi terhadap HSE plan sebesar 10 – 30% dari
keseluruhan kriteria evaluasi pemenang Pengadaan Barang/Jasa yang
berkategori risiko menengah dan tinggi terhadap aspek HSE.
2) OE/HPS (untuk pekerjaan jasa dan material direct charge) *)
3) Kriteria prakualifikasi.
4) Kriteria evaluasi teknis.
5) Kriteria evaluasi HSE plan (khusus untuk kategori risiko menengah dan tinggi
terhadap aspek HSE)
6) Purchase Requisition melalui sistem MySAP dan me-releasenya untuk
memastikan ketersediaan anggaran.
Note:
*) Dalam hal yang membuat perencanaan pengadaan adalah Fungsi Pooler
maka yang membuat OE/HPS adalah Fungsi Pooler dan ditandatangani
pejabat berwenang di lingkungan Fungsi Pooler. Fungsi yang dapat bertindak
sebagai Fungsi Pooler antara lain : TI, HSE, SDM, Layanan Umum/Asset
Management, Engineering, dan lain-lain.
3. Membuat Request / Permintaan Barang/Jasa dan menyerahkan semua dokumen
pada butir 2 ke Fungsi Pengadaan.
PEDOMAN
D. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGADAAN

1. Mengumpulkan data (Barang/Jasa, harga, industri, pasar, Penyedia Barang/
Jasa) dan melakukan analisa terkait dengan proses Pengadaan Barang/Jasa;
2. Mengkonsolidasikan rencana kebutuhan setiap fungsi/unit operasi secara
direktorat dan/atau korporat sesuai cakupannya melalui sinkronisasi Fungsi
Pengadaan seluruh fungsi/unit operasi/direktorat.
3. Membuat Business Intelligent for Procurement dari data-data MySAP yang
terkumpul.
4. Membuat grand strategy pengadaan berdasarkan hasil butir 2 dan butir 3.
5. Membuat OE/HPS untuk material stock.
6. Memasukkan hasil kinerja Penyedia Barang/Jasa sehubungan dengan proses
Pengadaan Barang/Jasa.
7. Membuat kajian atas inisiatif sendiri atau permintaan dari Fungsi Pengguna
untuk melakukan proses improvement Pengadaan Barang/Jasa tertentu yang
hasilnya dapat berupa perubahan scope pekerjaan, waktu pelaksanaan,
renegosiasi proyek berjalan, substitusi Barang/Jasa dll;
8. Membuat strategi Pengadaan Barang/Jasa bersama dengan Fungsi Pengguna
berdasarkan dokumen Rencana Pengadaan, termasuk metode Pengadaan
Barang/Jasa yang terbaik, efektif dan efisien;
9. Melaksanakan proses Pengadaan Barang/Jasa melalui metode Pelelangan,
Pemilihan Langsung, Penunjukan Langsung, Strategic Sourcing dan
Pembelian Langsung (cash & carry);
10. Meminta Panitia Sertifikasi untuk melakukan sertifikasi bagi Penyedia Barang/
Jasa yang belum memiliki SKT dan/atau surat keterangan lulus prakualifikasi
CSMS dalam rangka mengikuti Pelelangan, Pemilihan Langsung atau
Penunjukan Langsung;
11. Membuat, menandatangani, dan mencabut surat keterangan lulus pra
kualifikasi CSMS;
12. Menyusun draft kontrak berkoordinasi dengan Fungsi Hukum dan Fungsi
Terkait lainnya;
13. Menyusun Bidder List yang merupakan daftar Penyedia Barang/Jasa yang
memenuhi syarat kualifikasi dan klasifikasi (bidang dan sub bidang usaha)
untuk diundang mengikuti pengadaan;
14. Menyiapkan dokumen pengadaan dan dokumen sertifikasi/prakualifikasi;
15. Dapat membuat analisa pasar, analisa industri, TCO (Total Cost of Owner
ship), cleansheet atau analisa-analisa lain yang diperlukan untuk mem
permudah proses Pengadaan Barang/Jasa;
PEDOMAN
16. Menerima OE/HPS yang dikalkulasikan secara keahlian, menyusun jadwal dan
cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan;
17. Bila diperlukan memberikan penjelasan mengenai dokumen pengadaan
termasuk syarat-syarat penawaran, cara penyampaian penawaran dan tata
cara evaluasinya serta dimuat dalam berita acara pemberian penjelasan;
18. Membuka dokumen penawaran dan membuat berita acara pembukaan
penawaran;
19. Mengevaluasi penawaran yang masuk, mengadakan klarifikasi atau workshop
khusus, negosiasi dan membuat berita acara, serta mengusulkan calon
pemenang proses pengadaan barang/jasa;
20. Mengumumkan pemenang yang telah ditetapkan oleh Pejabat berwenang;
21. Melakukan penunjukan pelaksana pekerjaan;
22. Membuat laporan proses dan hasil pengadaan;
23. Menerima hasil pengadaan dari Panitia Pengadaan;
24. Membuat draft kontrak dan/atau melakukan permintaan pembuatan Purchase
Order (PO);
25. Melakukan proses penerimaan barang;
26. Menyimpan semua asli dokumen pengadaan, asli dokumen penawaran dan
asli dokumen kontrak;
27. Melakukan pembinaan kepada Penyedia Barang/Jasa dan menjembatani
permasalahan yang timbul antara Fungsi Pengguna dan Penyedia Barang/
Jasa terkait pelaksanaan pekerjaan (supplier relationship management);
28. Dapat melakukan proses renegosiasi atas permintaan user atau inisiatif
sendiri;
29. Membangun database proses pengadaan yang pernah dilakukan;
30. Menjalin koordinasi dengan sesama fungsi Pengadaan Barang/Jasa untuk
membangun knowledge management Pengadaan Barang/Jasa;
31. Memastikan HSE plan telah disyaratkan dalam TOR untuk pekerjaan yang
berisiko menengah dan tinggi terhadap aspek HSE;
32. Memasukkan persyaratan klasifikasi risiko HSE dalam pengumuman
pengadaan;
33. Menyampaikan copy dokumen HSE plan dari pemenang yang telah ditetapkan
kepada fungsi HSE dan Direksi Pekerjaan Perusahaan.
PEDOMAN
E. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PANITIA PENGADAAN

1. Melaksanakan proses Pengadaan Barang/Jasa melalui metode Pelelangan/
Pemilihan Langsung;
2. Mengumumkan Pelelangan/ Pemilhan Langsung melalui website Perusahaan.
Untuk pelelangan dapat juga diumumkan melalui media cetak nasional apabila
diperlukan;
3. Meminta Panitia Sertifikasi untuk melakukan sertifikasi bagi Penyedia
Barang/Jasa yang belum memiliki SKT atau surat keterangan lulus
prakualifikasi CSMS dalam rangka mengikuti Pelelangan/Pemilihan Langsung;
4. Menerima OE/HPS, dokumen pengadaan dari Fungsi Pengguna dan/atau
Fungsi Pengadaan;
5. Menyusun jadwal dan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan;
6. Bila diperlukan memberikan penjelasan mengenai dokumen pengadaan
termasuk syarat-syarat penawaran, cara penyampaian penawaran dan tata
cara evaluasinya serta dimuat dalam berita acara pemberian penjelasan;
7. Membuka dokumen penawaran dan membuat berita acara pembukaan
penawaran yang ditandatangani oleh Panitia Pengadaan dan peserta yang
hadir;
8. Mengevaluasi penawaran yang masuk, mengadakan klarifikasi, negosiasi dan
membuat berita acara, serta mengusulkan calon pemenang Pelelangan/
Pemilihan Langsung;
9. Mengumumkan pemenang yang telah ditetapkan oleh Pejabat Berwenang;
10. Membuat laporan proses dan hasil Pelelangan/Pemilihan Langsung;
11. Menyerahkan hasil pengadaan kepada Fungsi Pengadaan sebagai dasar
pembuatan kontrak dan/atau Purchase Order (PO).
F. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI TERKAIT

Tugas pokok dan tanggungjawab fungsi terkait dalam proses pengadaan antara
lain:
1. Fungsi Hukum
1) Menyiapkan template syarat dan ketentuan umum (general term & condition)
yang merupakan bagian dari draft kontrak yang akan dilampirkan pada
dokumen pengadaan.
2) Me-review isi draft kontrak setelah proses penunjukan pemenang apabila
terdapat perubahan klausul dalam template syarat dan ketentuan umum yang
telah dilampirkan dalam dokumen pengadaan sebelumnya.
3) Sebagai anggota Panitia Pengadaan (apabila diperlukan).
4) Sebagai anggota Komite Sanksi.
PEDOMAN
5) Memeriksa dokumen sertifikasi dan prakualifikasi yang terkait aspek hukum.

6) Memberikan masukan lainnya yang terkait dengan aspek hukum.
2. Fungsi Keuangan
1) Me-review dan mempertimbangkan usulan perubahan terhadap syarat dan
ketentuan (term & condition) draft kontrak, khususnya yang diajukan oleh
calon pemenang untuk aspek keuangan antara lain:
a. Cara dan persyaratan pembayaran (uang muka, L/C, Bank Garansi);
b. Lamanya pembayaran tagihan;
c. Aspek perpajakan;
d. Aspek asuransi.
2) Memeriksa dokumen sertifikasi dan prakualifikasi yang terkait aspek
keuangan.
3) Memberikan masukan lainnya yang terkait dengan aspek keuangan.
3. Fungsi Manajemen Risiko
1) Memberikan masukan mengenai risiko pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
yang digunakan untuk menetapkan perlu atau tidaknya jaminan pelaksanaan.
2) Memberikan masukan lainnya yang terkait dengan aspek manajemen risiko.
4. Fungsi HSE
1) Memberikan masukan kepada Fungsi Pengguna terkait kajian risiko
pekerjaan;
2) Membantu Fungsi Pengadaan dalam membina Penyedia Barang/Jasa untuk
mencapai level CSMS;
3) Memberikan masukan dalam proses prakualifikasi, penjelasan pekerjaan,
evaluasi teknis & HSE terkait aspek CSMS pada proses pengadaan;
4) Memberikan masukan pada tahapan kick off meeting terkait aspek HSE yang
disyaratkan dalam pekerjaan penyedia barang / jasa;
5) Membantu Fungsi Pengguna dalam mengevaluasi kinerja Penyedia
Barang/Jasa terkait aspek CSMS dalam menyelesaikan pekerjaannya;
6) Memberikan masukan lainnya yang terkait dengan aspek HSE.
5. Tenaga Ahli
1) Memberikan masukan mengenai kriteria evaluasi prakualifikasi dan evaluasi
teknis serta penyusunan OE/HPS;
2) Memberikan penjelasan pada tahapan penjelasan pekerjaan khususnya yg
bersifat teknikal dan aspek HSE;
PEDOMAN
3) Melakukan peninjauan lapangan pada saat prakualifikasi atau evaluasi teknis

(bila diperlukan);
4) Memberikan masukan lainnya yang terkait dengan aspek keahlian/teknis.
G. PELAKSANA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

Pelaksana Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dilakukan oleh:
1. Fungsi Pengadaan atau Panitia Pengadaan di Direktorat Pengolahan untuk
Pengadaan Barang/Jasa di Direktorat Pengolahan;
2. Fungsi Pengadaan atau Panitia Pengadaan di Direktorat Pemasaran & Niaga
untuk Pengadaan Barang/Jasa di Direktorat Pemasaran & Niaga;
3. Fungsi Pengadaan atau Panitia Pengadaan di Direktorat Umum untuk
Pengadaan Barang/Jasa di Direktorat Umum, Direktorat SDM, Direktorat
Keuangan, Direktorat Perencanaan Investasi & Manajemen Risiko, Direktorat
Gas, Direktorat Hulu dan fungsi-fungsi yang melapor langsung ke Direktur
Utama dan Pengadaan Barang/Jasa secara terpusat di lingkup Korporat (lintas
Direktorat);
4. Fungsi Pengadaan atau Panitia Pengadaan di Unit Operasi/Unit Bisnis/Area/
Region/Lokasi yang ada atau yang ditunjuk oleh atasan lini setingkat minimal
GM/VP;
5. Lembaga Profesional di bidang pengadaan yang memenuhi syarat;
6. Dalam hal pengadaan barang/jasa dilakukan secara join procurement maka
proses pemilihan penyedia barang/jasa dilaksanakan oleh gabungan perwakilan
seluruh fungsi pengadaan dan dipimpin oleh fungsi pengadaan dengan
permintaan kebutuhan paling besar.
H. PERSYARATAN PENYEDIA BARANG/JASA

1. Penyedia Barang/Jasa yang dapat diikutsertakan adalah badan usaha dalam
negeri maupun luar negeri, termasuk Perusahaan Joint Venture, Consortium,
BUMN, Anak Perusahaan, Pabrik, Bengkel, Agen Tunggal/Agen/Distributor,
Ahli Khusus, UKM, Koperasi, Usaha Perorangan, Lembaga Ilmiah/Pendidikan/
Penelitian Negeri/Swasta dan Lembaga/Badan Pemerintah sejenisnya,
Lembaga Nirlaba/Non Profit serta Lembaga lainnya yang ditetapkan
Pemerintah;
2. Sudah memiliki Surat Keterangan Terdaftar (SKT), surat keterangan lulus
CSMS (untuk pekerjaan jasa kategori risiko tinggi, menengah dan rendah) atau
telah lulus sertifikasi/prakualifikasi, dan apabila Penyedia Barang/Jasa Luar
Negeri mengajukan penawaran melalui Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri,
maka Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri harus telah lulus sertifikasi
PEDOMAN
/prakualifikasi, disertai Surat Kuasa dari Penyedia Barang/Jasa Luar Negeri

tersebut khusus untuk mengikuti proses pengadaan.
3. Menandatangani Pakta Integritas (letter of undertaking) untuk setiap
Pengadaan Barang/Jasa;
4. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan
usaha/kegiatan sebagai Penyedia Barang/Jasa antara lain peraturan
perundang-undangan di bidang jasa konstruksi, kesehatan, perhubungan,
perindustrian;
5. Memiliki persyaratan profesional, kemampuan teknis dan manajerial
berdasarkan pengalaman tertentu, sumber daya manusia (SDM), modal,
peralatan dan fasilitas lain yang memadai;
6. Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak (Surat
Perjanjian/Surat Pesanan);
7. Bagi agen/distributor harus dibuktikan dengan perjanjian keagenan dengan
pabrikan/prinsipal dan/atau Surat Terdaftar sebagai Agen/Distributor pada
Departemen Perdagangan;
8. Bagi Penyedia Barang/Jasa terekomendasi (recommended service company)
harus mempunyai kompetensi yang terbukti/diketahui baik;
9. Menandatangani surat pernyataan di atas materai yang menyatakan:
1) Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak
sedang dihentikan, dan/atau Direksi yang berwenang menandatangani
kontrak atau kuasanya tidak sedang menjalani hukuman (sanksi) pidana;
2) Tidak dalam sengketa dengan Perusahaan;
3) Direksi yang berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya belum
pernah dihukum berdasarkan keputusan pengadilan atas tindakan yang
berkaitan dengan kondite profesional Perusahaan atau profesional
perorangan untuk bidang Pengadaan Barang/Jasa;
4) Bahwa dokumen yang disampaikan dalam proses Pengadaan Barang/Jasa
yang sedang diikuti adalah benar, dan apabila di kemudian hari pernyataan
tersebut tidak benar maka akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang
diatur dalam BAB VIII;
5) Tidak termasuk dalam kelompok yang sedang menjalani sanksi sesuai
ketentuan yang diatur dalam BAB VIII;
6) Tidak termasuk dalam kelompok Penyedia Barang/Jasa yang kepemilikan
modalnya mayoritas dimiliki oleh orang/pemilik yang sama untuk mengikuti
suatu proses pengadaan yang sama;
PEDOMAN
7) Tidak memiliki afiliasi yaitu hubungan antara 2 (dua) atau lebih Penyedia
Barang/Jasa dimana terdapat 1 (satu) atau lebih dari pemegang saham
mayoritas/pemilik modal mayoritas, anggota Direksi atau Komisaris yang
sama untuk mengikuti satu proses pengadaan yang sama.
10. Penyedia barang/jasa yang mengikuti proses pengadaan barang/jasa tidak
diperkenankan menggunakan/berpartner (mensub-kontrakkan) dengan
Penyedia barang/jasa lain yang masuk dalam daftar kelompok merah dan
hitam sesuai ketentuan yang diatur dalam BAB VIII.
11. Dilarang ikut serta sebagai peserta pengadaan untuk:
1) Pegawai negeri, pegawai Badan Usaha Milik Negara/Daerah dan pegawai
bank milik Pemerintah/Daerah;
2) Penyedia Barang/Jasa yang keikutsertaannya akan bertentangan dengan
tugasnya sesuai dengan peraturan Perusahaan yang berlaku (conflict of
interest);
3) Penentuan penyedia Barang/Jasa yang termasuk daftar Kelompok Merah
dan Kelompok Hitam sesuai peraturan Perusahaan;
4) Penyedia jasa konstruksi yang dari hasil prakualifikasi CSMS tidak mampu
mengelola klasifikasi risiko HSE rendah.
12. Persyaratan bagi penyedia barang/jasa dari luar negeri pada prinsipnya sama
dengan persyaratan penyedia barang/jasa. Untuk persyaratan dokumen yang
dikeluarkan oleh pemerintah Indonesia (contoh: SIUP, TDP, NPWP) digantikan
oleh dokumen hukum sejenis yang diterbitkan oleh pemerintah negara asal.
Apabila dokumen tersebut tidak dalam bahasa Inggris maka wajib dilengkapi
dengan terjemahan dari penerjemah tersumpah.
Persyaratan Penyedia Barang/Jasa tersebut di atas dapat dicantumkan dalam

pengumuman/undangan/dokumen pengadaan/website Pertamina e-procurement.
PEDOMAN
BAB IV
SERTIFIKASI, PRAKUALIFIKASI DAN PENGGOLONGAN PENYEDIA
BARANG/JASA
A. SERTIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA

1. Panitia Sertifikasi dibentuk berdasarkan Surat Perintah yang ditandatangani
oleh Pejabat minimal setingkat GM/VP dari lini Fungsi Pengadaan, yang
anggotanya minimal terdiri dari wakil:
1) Fungsi Pengadaan;
2) Fungsi Hukum;
3) Fungsi Keuangan;
4) Fungsi K3LL/HSE.
2. Calon Penyedia Barang/Jasa yang akan melakukan kegiatan Pengadaan
Barang/Jasa di Perusahaan wajib melakukan pendaftaran dengan mengikuti
tahapan sertifikasi untuk mengetahui kualifikasi dan klasifikasi serta tingkat
pemahaman perundangan, kebijakan HSE serta implementasi HSE pada calon
Penyedia Barang/Jasa;
3. Tahapan sertifikasi meliputi evaluasi biodata/dokumen administrasi, penentuan
tingkat kesehatan keuangan, peninjauan lapangan (bila diperlukan), penetapan
hasil, penerbitan Surat Keterangan Terdaftar (SKT), Surat Keterangan Lulus
CSMS dan pengumuman hasil sertifikasi melalui papan pengumuman dan/atau
website Perusahaan. Bagi calon Penyedia Barang/Jasa yang dinyatakan lulus
sertifikasi akan dimasukkan dalam sistem vendor master data SAP/Daftar
Penyedia Barang/Jasa Mampu (DPM) sesuai kualifikasi dan klasifikasinya
menurut bidang dan lingkup pekerjaannya.
4. Persyaratan sertifikasi yang harus dipenuhi oleh calon Penyedia Barang/Jasa
terdiri dari:
1) Surat permohonan dilengkapi dengan alamat Perusahaan dan kode pos
serta harus mencantumkan nomor telepon, fax dan alamat e-mail;
2) Copy Surat Ijin Tempat Usaha/Asli Surat Keterangan Domisili Perusahaan
dari instansi yang berwenang;
3) Copy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
4) Copy Bukti pembayaran pajak tahun terakhir untuk Wajib Pajak Dalam
Negeri/BUT (Badan Usaha Tetap) berupa Surat Pemberitahuan Tahunan
(SPT) dan Surat Setoran Pajak (SSP) pasal 25 dan 29;
5) Copy Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP);
6) Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP);
PEDOMAN
7) Copy Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) atau Surat Persetujuan Badan
Koordinasi Penanaman Modal (SP BKPM);
8) Asli Referensi Bank;
9) Copy Neraca Perusahaan untuk:
1) Kualifikasi Menengah dan Besar, melampirkan neraca 1 (satu) tahun
terakhir yang sudah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik serta ada opini
auditor dengan pendapat wajar tanpa pengecualian atau pendapat
wajar tanpa pengecualian dengan bahasa penjelasan yang
ditambahkan dalam laporan auditor bentuk baku atau pendapat wajar
dengan pengecualian. Neraca audited KAP tahun sebelumnya sudah
bisa tersajikan tmt 01 April tahun berjalan. Apabila belum tetapi
dibutuhkan sebagai salah satu syarat / dokumen pendukung, maka
kepada Perusahaan tersebut dapat diminta untuk melampirkan surat
keterangan yang dikeluarkan oleh KAP yang menerangkan bahwa
neraca tahun terakhir sedang dalam proses audit, serta melampirkan
neraca audited utk 2 (dua) tahun sebelumnya;
2) Kualifikasi Kecil, melampirkan neraca 3 (tiga) tahun terakhir.
10) Copy Akte Pendirian/Anggaran Dasar Penyedia barang/jasa beserta
perubahannya dilengkapi dengan Lembar Pengesahan dari Kementerian
Hukum untuk PT, dari Pengadilan Negeri untuk CV dan dari Kementerian
Koperasi untuk Koperasi;
11) Copy Kartu Tanda Pengenal Pengurus;
12) Copy Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK), khusus untuk jasa
konstruksi;
13) Copy Surat Ijin Operasional dari DISNAKER, khusus untuk jasa tenaga
kerja;
14) Copy Surat Ijin Industri dari DEPERINDAG, khusus untuk percetakan dan
penjilidan;
15) Copy Surat Ijin/Sertifikasi khusus sesuai permohonan bidang dan sub-
bidang
16) Copy Surat Perjanjian Keagenan/Distributor dan/atau Surat Terdaftar sebagai
Agen/Distributor pada Departemen Perdagangan;
17) Daftar pengalaman kerja 2 (dua) tahun terakhir sesuai permohonan bidang
dan sub-bidang yang diajukan dengan dilengkapi informasi antara lain
mengenai pemberi kerja, lokasi, waktu dan nilai pekerjaan;
18) Asli surat pernyataan di atas meterai bahwa semua informasi yang
disampaikan adalah benar, apabila ditemukan ketidaksesuaian atas
informasi yang disampaikan, dikenakan sanksi administrasi pencabutan/
pembatalan SKT;
PEDOMAN
19) Asli Pakta Integritas (letter of undertaking) yang ditandatangani di atas

materai;
20) Copy Surat Keterangan Lulus CSMS yang menyatakan mampu mengelola
kategori risiko HSE tinggi / menengah / rendah berdasarkan isian formulir
prakualifikasi CSMS dan lampiran bukti penerapan CSMS dari Penyedia
Barang/Jasa.
Proses penentuan tingkat kesehatan keuangan diatur lebih lanjut berdasarkan
peraturan yang berlaku di Perusahaan.
Khusus tenaga ahli yang akan ditugaskan dalam melaksanakan pekerjaan
konsultansi atau bila sebagai konsultan perseorangan, maka diperlukan
persyaratan sebagai berikut antara lain namun tidak terbatas pada:
1) Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
2) Lulus perguruan tinggi negeri atau perguruan tinggi swasta yang telah lulus
ujian negara atau yang telah diakreditasi, atau perguruan tinggi luar negeri
yang telah diakreditasi, dibuktikan dengan copy ijazah dan/atau memiliki
sertifikasi keahlian dari badan yang berkompeten;
3) Mempunyai pengalaman dibidangnya yang dituangkan dalam daftar riwayat
hidup (curriculum vitae) yang harus ditulis dengan teliti dan benar, ditanda
tangani oleh yang bersangkutan, diketahui oleh pimpinan Perusahaan,
kecuali konsultan perorangan;
4) Pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan tidak memerlukan kerja kelompok
(team work) untuk penyelesaiannya;
5) Jasa konsultansi tersebut bukan merupakan proyek/kegiatan secara utuh
yang berdiri sendiri;
6) Pekerjaan hanya dapat dilakukan oleh seorang yang sangat ahli di
bidangnya melalui referensi dari user sebelumnya;
7) Jasa konsultansi tersebut harus bersifat tugas khusus Perusahaan dalam
memberikan masukan/nasehat dalam pelaksanaan proyek/kegiatan;
8) Konsultan perorangan yang ditunjuk diyakini mampu menyelesaikan
penugasannya ditinjau dari segi teknis, waktu, dan harga;
9) Tenaga ahli asing harus mengikuti ketentuan perundangan yang berlaku di
bidang ketenagakerjaan dan keimigrasian.
5. SKT berlaku di seluruh Perusahaan, tidak mempunyai masa berlaku dan
menjadi tidak berlaku bila ada dokumen yang sudah kadaluwarsa dan tidak
diperbarui oleh Penyedia Barang/Jasa. Apabila dalam jangka waktu 3 tahun
penyedia barang/jasa tidak pernah menerima penunjukan pelaksanaan
pekerjaan (mendapatkan PO), maka sistem dimungkinkan melakukan blocking
secara otomatis terhadap nomor vendor yang telah diberikan;
PEDOMAN
6. Pelaksanaan sertifikasi:
1) Minimal setahun sekali oleh Panitia Sertifikasi pada waktu yang telah
ditentukan tanpa harus langsung diikuti dengan proses Pengadaan Barang/
Jasa.
2) Bersamaan dengan proses Pengadaan Barang/Jasa oleh Panitia Sertifikasi
atas permintaan Panitia Pengadaan atau Fungsi Pengadaan yang mana hal
ini bisa disatukan dengan proses prakualifikasi bila persyaratannya
disesuaikan dengan kebutuhan pengadaan tertentu;
7. Prinsip-prinsip sertifikasi:
1) Dalam proses sertifikasi sesuai butir 6.1) dan 6.2) di atas, Panitia Sertifikasi/
Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan tidak boleh melarang, menghambat
dan membatasi keikutsertaan calon peserta Pengadaan Barang/Jasa;
2) Proses sertifikasi calon Penyedia Barang/Jasa tidak dikenakan pungutan
biaya;
3) Pemberitahuan kelulusan dikirim melalui e-mail ke Penyedia Barang/Jasa,
kemudian SKT dapat dicetak dari website Pertamina e-Procurement tanpa
ditandatangani oleh Panitia Sertifikasi.
B. PRAKUALIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA

Prakualifikasi dilakukan untuk evaluasi dan verifikasi dokumen/persyaratan
tambahan yang terkait langsung dengan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
diluar persyaratan proses sertifikasi. Prakualifikasi tersebut dilakukan untuk
mendapatkan daftar pendek calon peserta melalui penilaian kompetensi dan
kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu, antara lain namun tidak
terbatas pada :
1. Daftar pengalaman sejenis 4 (empat) tahun terakhir dalam melaksanakan
pekerjaan sesuai dengan jenis Barang/Jasa yang akan diadakan, dengan
dilengkapi informasi antara lain mengenai pemberi kerja, lokasi, waktu, dan
nilai pekerjaan;
2. Untuk Perusahaan yang belum memiliki pengalaman sejenis, dimungkinkan
untuk mengikuti proses prakualifikasi dengan melakukan kajian yang men
dalam atas pengalaman dari para personil Perusahaannya (minimal
pengalaman personil 5 tahun) yang dipersyaratkan dalam pekerjaan serta
adanya dukungan dari induk Perusahaan;
3. Dalam kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir pernah memiliki pengalaman
menyediakan Barang/Jasa di lingkungan industri perminyakan, pemerintah
atau swasta baik sebagai pelaksana maupun sebagai mitra;
4. Sertifikasi badan usaha yang masih berlaku sesuai yang dipersyaratkan,
misalnya Sertifikat Manajemen Mutu ISO, Sertifikat Sistem Manajemen K3
PEDOMAN
(Keselamatan & Kesehatan Kerja) atau OHSAS 18001, dan Sertifikat Sistem
Manajemen Lingkungan (ISO 14001);
5. Dukungan dari prinsipal/pabrikan;
6. Memenuhi persyaratan aspek HSE sesuai dengan kategori risiko HSE;
7. Memiliki fasilitas, peralatan khusus dan tenaga ahli spesialis yang dibutuhkan
dalam melaksanakan pekerjaan;
8. Dalam hal Penyedia Barang/Jasa akan melakukan kemitraan (consortium/joint
venture), Penyedia Barang/Jasa wajib mempunyai perjanjian kerja sama
operasi/kemitraan yang memuat antara lain tanggung jawab para pihak,
persentase kemitraan dan pihak yang mewakili kemitraan (lead firm) tersebut;
9. Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir (SPT/PPh) serta memiliki
laporan bulanan PPh Pasal 25 atau Pasal 21/Pasal 23 atau PPN sekurang-
kurangnya 3 (tiga) bulan yang lalu;
10. Prakualifikasi CSMS ulang bagi Penyedia Barang/Jasa yang melakukan
klarifikasi atas insiden fatality terkait pelaksanaan pekerjaannya, dengan syarat
hasil verifikasi dokumen dan lapangan mendapatkan skor minimal 80, untuk
melakukan koreksi poin/status Penyedia Barang/Jasa menjadi Sanksi
Percobaan, Pengurangan Sanksi atau Penghapusan Sanksi (sesuai ketentuan
yang diatur dalam BAB VIII).
Khusus untuk Perusahaan yang melakukan kemitraan (consortium):
1) Penyedia Barang/Jasa wajib mempunyai kerjasama operasi/kemitraan
yang memuat antara lain tanggung jawab para pihak, persentase
kemitraan, dan pihak yang mewakili kemitraan (lead firm);
2) Surat perjanjian kerjasama operasi ditandatangani oleh seluruh anggota
kemitraan;
3) Prakualifikasi dilakukan kepada semua Perusahaan yang tergabung dalam
kemitraan tersebut namun untuk sertifikasi hanya diberlakukan kepada
Perusahaan yang mewakili kemitraan (lead firm) sesuai perjanjian
consortium.
Persyaratan prakualifikasi tersebut di atas ditetapkan sesuai kebutuhan.
PEDOMAN
C. PENGGOLONGAN PENYEDIA BARANG/JASA

Penggolongan (kualifikasi dan klasifikasi) Penyedia Barang/Jasa sebagai berikut:
Nilai Pengadaan (ekivalen Rp.) per Klasifikasi (P-Q-R-S)
Kekayaan
(tidak termasuk PPN)
Kualifikasi Bersih Jasa Konstruksi (Q) Jasa
Jasa
(Rp.) Konsultansi Konsultansi
Barang (P) Lainnya
Pelaksana Perencanaan / Non-
(R)
Pengawasan Konstruksi (S)
Tidak
Perseorangan s/d 50 Juta s/d 50 Juta s/d 200 Juta s/d 200 Juta
disyaratkan
Kecil (K) s/d 1 Miliar s/d 500 Juta s/d 1 Miliar s/d 500 Juta s/d 500 Juta s/d 500 Juta
> 1 s/d 10 500 Juta s/d >1 s/d 10 500 Juta 500 Juta 500 Juta s/d 2
Menengah (M)
Miliar 5 Miliar Miliar s/d 2 Miliar s/d 5 Miliar Miliar
Besar (B) > 10 Miliar > 5 Miliar > 10 Miliar > 2 Miliar > 5 Miliar > 2 Miliar
Penetapan perubahan kualifikasi penyedia barang/jasa (kenaikan kualifikasi

secara bertahap) dimungkinkan untuk dapat dilaksanakan oleh Fungsi Pengadaan
pada saat perpanjangan masa pendaftaran. Penetapan perubahan ini
dilaksanakan apabila tidak terdapat calon peserta yang mendaftar atau jumlah
peserta yang mendaftar kurang dari jumlah minimum yang dipersyaratkan.
Penggolongan (kualifikasi dan klasifikasi) CSMS Penyedia Barang/Jasa sebagai
berikut:
Kualifikasi CSMS Klasifikasi Risiko Pekerjaan
Penyedia
Barang/Jasa High Risk Medium Risk Low Risk
High
  
Medium
 
Low

Untuk proses pengadaan melalui metode Strategic Sourcing, kualifikasi Penyedia

Barang/Jasa menyesuaikan dari hasil sourcing (tidak mengacu pada tabel diatas).
Khusus untuk penyedia barang/jasa asing atau dari manufacture/galangan
kapal/pabrikan/agen/distributor dalam maupun luar negeri, tidak berlaku ketentuan
kualifikasi dan batasan nilai pengadaan.
PEDOMAN
BAB V
SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA
A. TAHAPAN PROSES PENGADAAN

Secara umum, tahapan-tahapan yang dilakukan dalam proses Pengadaan
Barang/Jasa dapat digambarkan sebagai berikut:
Mengelola
RKAP Suplier (SRM)
1. Tahapan Perencanaan
Penyusunan rencana tahunan pengadaan harus disinergikan dengan:
1) Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP);
2) Kontrak-kontrak Barang/Jasa yang masa berlakunya akan segera berakhir,
sehingga dapat mengantisipasi bila ada perubahan lingkup pekerjaan dan
memerlukan perubahan kontrak;
3) Rencana pembangunan proyek-proyek baru/pengadaan yang bersifat
kompleks;
4) Mengidentifikasikan secara rutin semua kebutuhan pengadaan untuk
menunjang jalannya operasional di tahun yang akan datang, misal perawatan
asset, sewa jasa, jasa konsultan, pembelian barang perkantoran, dll.
5) Mengidentifikasi kategori risiko HSE terhadap setiap Pengadaan Barang/
Jasa;
6) Mengidentifikasi risiko pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang digunakan
untuk menetapkan perlu atau tidaknya jaminan pelaksanaan berdasarkan
masukan dari Fungsi Manajemen Risiko (bila diperlukan).
Rencana tahunan pengadaan barang/jasa dibuat bersamaan dengan periode usulan
anggaran untuk diserahkan ke Fungsi Pengadaan dan dapat di revisi secara
periodik. Selanjutnya Fungsi Pengadaan melakukan kompilasi data perencanaan
pengadaan dan melakukan analisa kebutuhan, analisa pasar, membuat strategi
pengadaan dan seleksi Penyedia Barang/Jasa serta menentukan jenis kontrak.
2. Tahapan Persiapan
Tahapan Persiapan merupakan tahapan yang paling krusial dan perlu
memperhatikan tatakelola waktu. Pada tahapan ini, Fungsi Pengguna membuat
ruang lingkup pekerjaan dan estimasi nilai pengadaan, penentuan kriteria
evaluasi seleksi, penentuan strategi pengadaan dan jadwal pelaksanaan yang
paling efisien dan efektif bagi Perusahaan. Pada tahapan ini, sangat dibutuhkan
PEDOMAN
kerjasama dari berbagai fungsi terkait (Cross Functional Team), untuk

menyusun kajian persiapan Pengadaan Barang/Jasa.
Strategi Pengadaan Barang/Jasa sedapat mungkin dibuat untuk meningkatkan
daya tawar Perusahaan, menyederhanakan proses pengadaan dan
penggunaan kontrak jangka panjang, memanfaatkan momentum bisnis
sehingga meningkatkan keuntungan Perusahaan.
3. Tahapan Seleksi / Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
Perlu kehati-hatian dalam melaksanakan proses evaluasi prakualifikasi,
administrasi, teknis, HSE dan komersial, sehingga pada akhirnya Perusahaan
dapat memberikan kontrak kepada Penyedia Barang/Jasa yang mempunyai
komitmen tinggi dalam melaksanakan pekerjaan sesuai kualitas yang
diinginkan, jadwal kebutuhan yang direncanakan, aspek HSE yang disyaratkan
dan biaya yang terbaik bagi Perusahaan. Apabila diperlukan, dapat dilakukan
secara Join Procurement.
Tahapan tersebut di atas harus dilanjutkan dengan pengawasan administrasi
kontrak, pengawasan terhadap pelaksanaan kontrak, realisasi biaya kontrak dan
kinerja Penyedia Barang/Jasa (termasuk implementasi CSMS), serta
pembinaan terhadap Penyedia Barang/Jasa (Supplier Relationship
Management). Sedapat mungkin menghindari terjadinya penambahan lingkup
kerja.
B. METODE PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

Pengadaan Barang/Jasa pada dasarnya dilaksanakan secara kompetitif dan
terbuka dengan mengikutsertakan calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi
syarat berdasarkan kemampuan dan kinerja yang sesuai dengan yang diharapkan.
Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dapat menggunakan metode sebagai berikut:
Metode Batasan Nilai Pelaksana
Pelelangan
Pemilihan Langsung Tidak Ada Batasan
Penunjukan Langsung Nilai Fungsi Pengadaan *)
Strategic Sourcing
Pembelian Langsung(Cash & Carry) s/d Rp50 Juta
*) Apabila diperlukan dapat dibentuk Panitia Pengadaan (khusus untuk metode Pelelangan dan
Pemilihan Langsung).
Kewenangan menentukan metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dan
pembentukan Panitia Pengadaan diberikan kepada Fungsi Pengadaan untuk
dilakukan secara profesional disertai penjelasan secara tertulis dengan
PEDOMAN
mempertimbangkan persyaratan/kriteria yang telah ditetapkan serta masukan dari

fungsi terkait.
Persyaratan/Kriteria Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa:

1. Pelelangan
1) Dilakukan untuk:
a. Pengadaan jasa konstruksi yang bersifat kompleks yaitu yang memiliki:
a) Teknologi tinggi; dan/atau
b) Risiko tinggi terhadap kegagalan pekerjaan; dan/atau
c) Nilai pekerjaan diatas Rp. 100.000.000.000,- (seratus milyar Rupiah).
b. Pengadaan selain butir a. di atas, apabila berdasarkan professional
judgement, Bidder List belum mencukupi persyaratan kompetisi serta
terdapat Penyedia Barang/Jasa yang mampu melaksanakan pekerjaan
tersebut namun belum terdaftar di Perusahaan.
2) Dilakukan oleh Fungsi Pengadaan.
Apabila diperlukan dapat dibentuk Panitia Pengadaan yang menjalankan
Pelelangan, yang melibatkan beberapa wakil dari:
a. Fungsi Pengadaan (sebagai Ketua dan Sekretaris);
b. Fungsi User;
c. Fungsi Hukum;
d. Fungsi Keuangan (bila diperlukan);
e. Fungsi HSE (bila diperlukan);
f. Tenaga Ahli (bila diperlukan).
Fungsi Internal Audit/Tenaga Ahli eksternal dapat diminta untuk membantu
Panitia Pengadaan sebagai narasumber diluar proses pengadaan bila
diperlukan.
Panitia Pengadaan dibentuk dengan Surat Perintah yang ditandatangani oleh
Pejabat minimal setingkat GM/VP dari Pejabat Berwenang, dibuat untuk
setiap proses Pelelangan (per pekerjaan) atau dalam periode tertentu.
3) Pengumuman dilakukan melalui website Perusahaan. Dapat juga diumumkan
melalui media cetak nasional. Apabila dipandang perlu pemberitahuan dapat
dikirim langsung melalui facsimile dan/atau e-mail kepada Penyedia
Barang/Jasa yang diyakini mampu melaksanakan pekerjaan;
PEDOMAN
4) Dapat diikuti oleh calon Penyedia Barang/Jasa yang sudah memiliki SKT
maupun yang belum memiliki SKT sesuai dengan persyaratan kualifikasi dan
klasifikasi serta persyaratan CSMS yang telah ditentukan;
5) Kepada semua calon penyedia jasa konstruksi yang bersifat kompleks
dilakukan prakualifikasi secara ketat dengan mengutamakan pengalaman
sejenis; dan kualifikasi tenaga ahli yang dimiliki serta dilakukan klarifikasi /
negosiasi baik teknis maupun harga. Apabila diperlukan penyedia jasa
konstruksi dapat diminta untuk melampirkan surat keterangan Sisa
Kemampuan Keuangan (SKK) dimana nilai Sisa Kemampuan Keuangan
(SKK) minimal 30% dari total kekayaan bersih. SKK dibuat sesuai format
pada lampiran 6.
Sedangkan kepada semua calon Penyedia Barang/Jasa selain jasa
konstruksi bersifat kompleks dapat dilakukan prakualifikasi apabila
diperlukan.
2. Pemilihan Langsung
1) Dilakukan untuk:
a. Pengadaan jasa konstruksi yang bersifat kompleks yang hanya dapat
dilaksanakan dengan teknologi baru dan penyedia jasa yang mampu
mengaplikasikannya sangat terbatas;
b. Pengadaan jasa konstruksi yang tidak bersifat kompleks;
c. Pengadaan jasa konsultan dan jasa lainnya;
d. Pengadaan barang;
e. Pengadaan Barang/Jasa terkait approved brand dalam rangka
standarisasi.
Kepada semua calon Penyedia Barang/Jasa seperti tersebut di atas dapat
dilakukan prakualifikasi apabila diperlukan.
2) Dilakukan oleh Fungsi Pengadaan.
Apabila diperlukan dapat dibentuk Panitia Pengadaan yang menjalankan
Pemilihan Langsung, yang melibatkan beberapa wakil dari:
a. Fungsi Pengadaan (sebagai Ketua dan Sekretaris);
b. Fungsi User;
c. Fungsi Hukum;
d. Fungsi Keuangan(bila diperlukan);
e. Fungsi HSE (bila diperlukan);
f. Tenaga Ahli (bila diperlukan).
Fungsi Internal Audit/Tenaga Ahli Eksternal dapat diminta untuk membantu
Panitia Pengadaan sebagai narasumber diluar proses pengadaan bila
diperlukan.
PEDOMAN
Panitia Pengadaan dibentuk dengan Surat Perintah yang ditandatangani oleh

Pejabat minimal setingkat GM/VP dari Pejabat Berwenang, dibuat untuk
setiap proses Pemilihan Langsung (per pekerjaan) atau dalam periode
tertentu.
3) Dilakukan dengan cara:
a. Mengundang sekurang-kurangnya 5 (lima) calon Penyedia Barang/ Jasa
yang terdaftar dalam bidder list MySAP (memiliki SKT) dan dimungkinkan
mengundang Penyedia Barang/Jasa yang belum terdaftar sesuai dengan
persyaratan kualifikasi, klasifikasi dan persyaratan CSMS yang telah
ditentukan, serta dilengkapi dengan justifikasi yang berisikan informasi
mengenai reputasi/kinerja sebelumnya yang diketahui. Bila memungkinkan
diupayakan mengundang sebanyak-banyaknya jumlah Penyedia
Barang/Jasa;
b. Bila menggunakan aplikasi e-Procurement, mengundang semua Penyedia
Barang/Jasa yang terdaftar dalam aplikasi e-Procurement sesuai dengan
persyaratan kualifikasi, klasifikasi CSMS dan kinerja yang telah ditentukan;
c. Pemilihan Langsung dapat tetap dilaksanakan apabila diyakini/diketahui
secara luas bahwa Penyedia Barang/Jasa yang tersedia untuk diundang
kurang dari 5 (lima);
d. Khusus untuk sinergi Pertamina Incorporated dan/atau sinergi BUMN,
proses Pemilihan Langsung dapat diikuti oleh Anak Perusahaan/
Perusahaan Terafiliasi Pertamina dan/atau BUMN/Anak Perusahaan
BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN yang sesuai dengan bidangnya.
3. Penunjukan Langsung
1) Dapat dilakukan apabila memenuhi salah satu kriteria sebagai berikut:
a. Penanganan keadaan darurat berdasarkan pernyataan dari Pejabat
Tertinggi setempat;
b. Barang dan jasa yang dibutuhkan bagi kinerja utama Perusahaan dan
tidak dapat ditunda keberadaannya (business critical asset);
c. Pekerjaan yang bersifat spesifik karena alasan tertentu (kompleksitas,
teknologi, availability) yang karena sifatnya tersebut, maka hanya dapat
dilaksanakan oleh satu Penyedia Barang/Jasa.
d. Barang dan jasa yang dimiliki oleh pemegang hak paten atau hak atas
kekayaan intelektual (HAKI) atau yang memiliki jaminan (warranty) dari
Original Equipment Manufacture (OEM) dan/atau untuk memenuhi
kebutuhan standarisasi operasional sehingga dibutuhkan merk / brand
tertentu;
e. Pekerjaan yang bersifat knowledge intensive dimana untuk menggunakan
dan memelihara produk tersebut membutuhkan kelangsungan
PEDOMAN
pengetahuan dari penyedia barang dan/atau jasa serta diperlukan untuk

transfer pengetahuan atau alih teknologi;
f. Pekerjaan lanjutan/tambahan yang secara teknis merupakan satu
kesatuan yang sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang
sudah dilaksanakan sebelumnya dan sedapat mungkin menggunakan
satuan harga menurut harga yang berlaku pada kontrak sebelumnya,
sepanjang dapat dipertanggungjawabkan secara profesional.
g. Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dengan menggunakan metode
Pelelangan atau Pemilihan Langsung telah dua kali dilakukan namun
peserta tetap tidak memenuhi kriteria atau tidak ada pihak yang mengikuti
Pelelangan atau Pemilihan Langsung, sekalipun ketentuan dan syarat-
syarat telah memenuhi kewajaran;
h. (i) Apabila Penyedia Barang/Jasa adalah Anak Perusahaan Pertamina
atau Perusahaan Terafiliasi Pertamina, sepanjang barang dan/atau jasa
yang dibutuhkan merupakan produk atau layanan utama dari Anak
Perusahaan atau Perusahaan Terafiliasi Pertamina;
(ii) Apabila tidak ada Anak Perusahaan Pertamina atau Perusahaan
Terafiliasi Pertamina yang dapat ditunjuk langsung sesuai ketentuan
butir h.(i) diatas, maka dapat dilakukan penunjukan langsung kepada
BUMN atau Anak Perusahaan BUMN atau Perusahaan Terafiliasi
BUMN, sepanjang barang dan/atau jasa yang dibutuhkan merupakan
produk atau layanan utama dari BUMN atau Anak Perusahaan BUMN
atau Perusahaan Terafiliasi BUMN.
Apabila penyedia barang/jasa seperti dimaksud dalam butir (i) dan (ii)
diketahui lebih dari satu, maka harus tetap dilakukan Pemilihan Langsung.
i. Penyedia Barang/Jasa perguruan tinggi/unit usaha yang sahamnya dimiliki
minimal 90% oleh perguruan tinggi untuk bidang usaha penelitian, desain
dan engineering atau lembaga penelitian lainnya, baik dalam maupun luar
negeri;
j. Penyedia Barang/Jasa lembaga pemerintah;
k. Barang/jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order) setelah
melalui kajian yang komprehensif dengan ketentuan sbb:
a) Hasil kerja Penyedia Barang/Jasa sebelumnya dinilai baik;
b) Spesifikasi dan kualitas Barang/Jasa yang sama, apabila tidak dapat
terpenuhi, dapat digantikan dengan Barang/Jasa sejenis dengan
spesifikasi dan kualitas yang lebih baik dan/atau lebih tinggi;
c) Volume Barang/Jasa yang dibutuhkan kurang atau sama dengan
volume pengadaan sebelumnya;
PEDOMAN
d) Harga Barang/Jasa lebih rendah atau paling tinggi sama dengan

pengadaan sebelumnya, apabila tidak dapat terpenuhi harga
Barang/Jasa dapat lebih tinggi maksimal 10% dari harga sebelumnya;
e) Merupakan Barang/Jasa yang bersifat operasional;
f) Bukan merupakan pekerjaan yang dilaksanakan untuk jangka waktu
lebih dari setahun (multiyears);
g) Pelaksanaan pembelian berulang (repeat order) hanya dapat
dilaksanakan paling banyak 2 (dua) kali pengadaan dengan membuat
kontrak baru, dilakukan untuk pekerjaan yang sebelumnya diproses
dengan kompetisi oleh Fungsi Pengadaan yang sama.
l. Apabila penyedia barang/jasa yang ditunjuk memiliki kontrak yang sedang
berjalan, dimana proses pengadaan sebelumnya diproses dengan
kompetisi melalui Fungsi Pengadaan lain, sepanjang terdapat excess
capacity dari kontrak yang sudah ada di lingkungan Perusahaan atau
penyedia barang/jasa sepakat dengan harga yang sudah ada. Apabila
diterbitkan kontrak baru maka nilai kontrak maksimal sama dengan nilai
kontrak sebelumnya.
m. Pengadaan barang kepada perseorangan sesuai dengan batasan
kualifikasi dan klasifikasi yang terdapat pada BAB IV butir C dengan
mempertimbangkan faktor kewajaran harga dan barang merupakan hasil
produksi sendiri (home industry).
n. Pengadaan jasa konsultan perseorangan sesuai dengan batasan
kualifikasi dan klasifikasi yang terdapat pada BAB IV butir C dengan
mempertimbangkan faktor kewajaran harga serta memenuhi persyaratan
sebagai berikut:
a) Pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan tidak memerlukan kerja
kelompok (team work) untuk penyelesaiannya;
b) Jasa konsultansi tersebut bukan merupakan proyek/kegiatan secara
utuh yang berdiri sendiri;
c) Pekerjaan hanya memungkinkan dilakukan oleh seorang yang sangat
ahli di bidangnya;
d) Jasa konsultansi tersebut harus bersifat tugas khusus Perusahaan
dalam memberikan masukan / nasehat dalam pelaksanaan proyek/
kegiatan;
e) Konsultan perorangan yang ditunjuk diyakini mampu menyelesaikan
penugasannya ditinjau dari segi teknis, waktu, dan harga.
2) Dilakukan oleh Fungsi Pengadaan, dengan cara:
Mengundang calon Penyedia Barang/Jasa terdaftar atau belum terdaftar
sesuai dengan persyaratan kualifikasi, klasifikasi dan persyaratan CSMS
yang telah ditentukan;
PEDOMAN
3) Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa tersebut harus dapat dipertanggung

jawabkan dari sisi harga, kualitas dan ketersediaan pasokan yang
dibutuhkan.
4. Strategic Sourcing
1) Dilakukan untuk semua pengadaan barang/jasa, kecuali pengadaan yang
didalamnya ada kegiatan jasa konstruksi dan engineering.
2) Dilakukan oleh Fungsi Pengadaan yang mempunyai kompetensi melakukan
pengadaan secara Strategic Sourcing.
Terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa dengan metode Strategic Sourcing
secara lengkap dapat dilihat dalam pedoman No.A-001/F00240/2012-S0 revisi
ke-0 tanggal 10 Desember 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa dengan
metode Strategic Sourcing.
5. Cash & Carry
1) Cash & carry dapat dilaksanakan sampai dengan nilai Rp50.000.000 (lima
puluh juta rupiah) atau ekivalen per paket pengadaan, dengan demikian
nilainya berdasarkan harga pasar dan pelaksanaannya dapat dilakukan tanpa
kontrak. Batasan nilai cash & carry adalah batasan nilai belum termasuk
pajak (PPN & PPh).
2) Cash & carry dilaksanakan oleh Fungsi Pengadaan melalui sistem panjar
kerja atau aplikasi online buying untuk membeli langsung Barang/Jasa yang
terdapat di pasar. Tempat pembelian dapat berupa toko, supermarket,
bengkel, online buying, website belanja di Internet, dll.
3) Cash & Carry dilakukan untuk pekerjaan yang membutuhkan waktu
penyelesaian tidak lebih dari waktu pertanggungjawaban cash & carry sesuai
ketentuan, yaitu selama 10 (sepuluh) hari kerja.
4) Pembelian cash & carry diusahakan hanya dilakukan pada tempat pembelian
yang merupakan Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan Perusahaan berhak
menerima Faktur Pajak Standar yang dikeluarkan oleh PKP tersebut.
5) Dalam hal pembelian cash & carry dilakukan bukan dengan PKP, maka PPN
sudah termasuk dalam harga barang.
6) Bukti pembelian yang sah antara lain invoice atau slip cash register atau
kuitansi yang dibubuhi meterai secukupnya harus dilampirkan sebagai bagian
dari pertanggungjawaban cash & carry.
7) Pelaksanaan cash & carry melalui aplikasi e-catalog online buying berlaku
ketentuan sebagai berikut:
a. Pengadaan Barang/Jasa secara e-catalog online buying digunakan untuk
pengadaan seperti alat-alat kantor dan Barang/Jasa lainnya yang bersifat
umum bukan custom-made sampai dengan nilai Rp50.000.000 (lima puluh
juta rupiah).
PEDOMAN
b. Apabila harga yang ditawarkan Penyedia Barang/Jasa melalui e-catalog

online buying lebih tinggi dari last PO atau sumber harga yang dijadikan
referensi Perusahaan/Penyedia Barang/Jasa lain maka pembelian cash
and carry dapat dilakukan melalui sistem panjar kerja kepada Penyedia
Barang/Jasa lain.
c. Pada dasarnya pelaksanaan e-catalog online buying dilakukan secara
elektronik, namun demikian tetap diperlukan hard document sebagai
pendukung keabsahan soft document.
d. Data dan/atau penawaran harga yang dikirimkan oleh Penyedia
Barang/Jasa melalui e-catalog online buying merupakan data dan/atau
penawaran yang sah.
e. Penyampaian harga penawaran dan negosiasi dilakukan secara periodik.
Harga hasil negosiasi yang di approve kemudian dimasukkan ke dalam
system e-catalog online buying oleh Fungsi Pengadaan, merupakan harga
yang akan digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa secara online pada
periode berikutnya.
f. Untuk belanja melalui website / internet dapat dilakukan dengan one-time
vendor pekerja menggunakan kartu kredit.
8) Pengadaan Barang/Jasa sampai dengan Rp50.000.000 (lima puluh juta
rupiah) apabila diinginkan pengadaannya dapat juga dilakukan melalui
Pemilihan Langsung atau Penunjukan Langsung.
C. PENGADAAN MENGGUNAKAN APLIKASI PERTAMINA e-PROCUREMENT

1. Aplikasi Pertamina e-Procurement harus digunakan untuk pengadaan barang
oleh Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan di Kantor Pusat/Unit Operasi/Unit
Bisnis yang sudah go-live aplikasi Pertamina e-Procurement. Namun demikian
dengan pertimbangan tertentu ternyata pelaksanaannya tidak memungkinkan
dilakukan melalui aplikasi Pertamina e-Procurement, maka Panitia Pengadaan/
Fungsi Pengadaan dapat melakukan proses pengadaan barang secara
konvensional/manual.
2. Apabila dimungkinkan, pengadaan jasa dapat juga dilaksanakan melalui aplikasi
Pertamina e-Procurement.
3. Dalam hal Pengadaan Barang/Jasa tidak dapat atau tidak memungkinkan
dilaksanakan sepenuhnya menggunakan aplikasi Pertamina e-Procurement,
maka Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan mengupayakan semaksimal
mungkin pemanfaatannya untuk mengumumkan atau mengundang peserta.
4. Data dan/atau penawaran yang dikirimkan oleh Penyedia Barang/Jasa, sebagai
pemilik user-ID dan password, melalui aplikasi Pertamina e-Procurement dan
terekam (recorded) di dalam server aplikasi Pertamina e-Procurement
merupakan data-data dan/atau penawaran yang sah secara hukum.
PEDOMAN
5. Persetujuan atau approval melalui aplikasi Pertamina e-Procurement

merupakan pengganti tanda tangan basah dari pejabat Penyedia Barang/Jasa
yang memiliki user-ID dan password.
6. Ketentuan yang berkaitan dengan batasan waktu pengumuman, pendaftaran
dan pemasukan dokumen penawaran secara elektronik adalah sesuai dengan
ketentuan dan peraturan yang berlaku, serta tertera dan diatur secara otomatis
melalui aplikasi Pertamina e-Procurement.
7. Setiap perubahan tata waktu proses pengadaan yang telah ditetapkan
sebelumnya di dalam aplikasi Pertamina e-Procurement harus mencantumkan
alasan perubahannya dan pada setiap akhir dari suatu tahapan proses
pengadaan, dibuatkan Berita Acara.
8. Surat Penawaran dalam bentuk hard document sebagai pendukung keabsahan
soft document yang terdapat pada server aplikasi Pertamina e-Procurement
wajib disampaikan oleh 3 (tiga) calon pemenang atau kurang bila peserta yang
memenuhi syarat kurang dari 3 (tiga) berdasarkan hasil negosiasi sebagai dasar
verifikasi dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Hard document surat penawaran dibuat dengan melakukan print-out soft
document dari sistem Pertamina e-Procurement di atas kertas yang diberi
meterai cukup (kecuali Perusahaan asing), bertanggal, ditandatangani oleh
Pimpinan Perusahaan yang berwenang sesuai akte pendirian/perubahan dan
dibubuhi cap Perusahaan serta diajukan dalam sampul tertutup.
Apabila dalam surat penawaran terdapat rincian harga maka untuk penawar
terbaik ke-1, surat penawaran hasil negosiasi dilampirkan rincian harga hasil
negosiasi, sedangkan untuk penawar terbaik ke-2 dan ke-3, surat penawaran
hasil negosiasi tanpa dilampirkan rincian harga hasil negosiasi.
Harga penawaran hard document harus sesuai dengan harga penawaran
dalam soft document yang di-submit terakhir kali pada sistem Pertamina e-
Procurement.
2) Penyedia barang dinyatakan gugur apabila:
a. Tidak mengirimkan hard document surat penawaran.
b. Terdapat perbedaan isi surat penawaran antara hard document dengan
soft document.
D. SWAKELOLA
Swakelola adalah pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang direncanakan,
dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri,
atau upah borongan tenaga. Swakelola tidak melibatkan Penyedia Barang/Jasa
secara langsung. Swakelola dilakukan untuk memperlancar operasional dengan
tetap mempertimbangkan harga karena tidak memungkinkan atau dipandang lebih
PEDOMAN
efektif dibandingkan jika diproses melalui Fungsi Pengadaan. Pekerjaan yang

dilaksanakan secara swakelola harus tetap memperhatikan aspek HSE selama
pelaksanaan pekerjaannya.
Contoh pekerjaan yang dapat dilakukan dengan swakelola antara lain:

1. Pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi
masyarakat setempat, antara lain bantuan/sumbangan kepada pihak ketiga
terkait kegiatan Corporate Social Responsibility, sesuai ketentuan dalam Surat
Keputusan Direksi Pertamina No.Kpts-46/C00000/2007-S0 tanggal 07 Mei 2007
tentang Pelimpahan Wewenang Pemberian Bantuan, dan/atau perubahannya.
2. Pekerjaan yang secara rinci tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu,
sehingga tidak efektif dan efisien bila ditawarkan kepada Penyedia Barang/Jasa.
3. Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi dan pembiayaannya,
tidak perlu dilakukan dengan cara Pelelangan, Pemilihan Langsung dan
Penunjukan Langsung dan/atau tidak diminati oleh Penyedia Barang/Jasa,
seperti :
1) Barang/jasa yang sifatnya memenuhi kebutuhan operasional, antara lain :
a. Penggantian sparepart kendaraan operasional langsung ke bengkel;
b. Pembayaran general goods/services, seperti :
- Listrik, telepon, air
- Layanan pos, jasa ekspedisi, benda-benda pos (seperti materai,
perangko, dll)
- Water dispenser
- Tenda dan perlengkapannya
- Dan lain-lain.
2) Penyelenggaraan acara / event yang berkaitan langsung dengan Fungsi yang
bersangkutan, seperti: Pameran, Gathering, Outbond, Jamuan tamu,
Kegiatan keagamaan, Sponsorship, dan lain-lain.
4. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, kursus, penataran, seminar,
lokakarya, in-house training, honorarium pengajar, workshop;
5. Pengadaan/pembebasan tanah untuk kepentingan Perusahaan;
6. Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang bersifat khusus untuk
pengembangan teknologi/metode kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh
7. Pekerjaan khusus yang bersifat penelitian, pemprosesan data, perumusan
kebijakan Perusahaan, pengujian di laboratorium, pengembangan sistim
tertentu;
8. Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi fungsi pengguna jasa yang bersangkutan;
PEDOMAN
9. Khusus untuk Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), hanya dapat diikutserta

kan dalam pelaksanaan jasa pengembangan lingkungan dan masyarakat
(community development), peningkatan partisipasi masyarakat dalam kegiatan
pembangunan di bidang pendidikan dan penyuluhan;
Administrasi pekerjaan swakelola menggunakan Panjar Kerja /Uang Muka Kerja
atau penggantian biaya sesuai dengan otorisasi.
Tanggung jawab terkait administrasi pembayaran pekerjaan swakelola dilakukan
langsung oleh pekerja di Fungsi Pengguna kepada Fungsi Keuangan disertai
dengan rincian biaya, tanpa melalui Fungsi Pengadaan serta tidak melibatkan
Penyedia Barang/Jasa.
E. PENGADAAN UNTUK KONDISI KHUSUS

Pada kondisi khusus, yaitu apabila pada lokasi kerja tidak terdapat Fungsi
Pengadaan atau tidak dapat dibedakan antara Fungsi Pengadaan dengan Fungsi
Pengguna (daftar lokasi kerja ditentukan oleh pejabat setingkat GM/VP), dapat
memproses sendiri pengadaan barang/jasa-nya yang seharusnya diproses melalui
Fungsi Pengadaan, atas persetujuan Fungsi Pengadaan di Kantor Unit setempat
yang ijinnya diberikan menggunakan Memo untuk pengadaan barang/jasa dengan
nilai sesuai dengan nilai otorisasi pejabat berwenang di lokasi kerja tersebut atau
ekivalen per paket pengadaan dan berlaku untuk periode waktu tertentu.
Jika tidak ada persetujuan dari Fungsi Pengadaan setempat maka proses
pengadaan barang/jasa tetap dilaksanakan oleh Fungsi Pengadaan setempat.
Proses pemilihan penyedia barang/jasa ini dilakukan mengikuti persyaratan/
kriteria metode pemilihan penyedia barang/jasa yang telah diatur dalam ketentuan
ini.
F. METODE PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN

Penyampaian dokumen penawaran dapat dilakukan secara langsung, melalui
pos/kurir atau melalui sistem e-procurement. Apabila dokumen penawaran dikirim
melalui sistem e-procurement, maka dokumen fisik tidak perlu dikirim kecuali yang
dipersyaratkan dalam sistem e-procurement.
1. Metode Satu Sampul
1) Keseluruhan dokumen penawaran dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul,
yang mencakup surat penawaran yang dilengkapi dengan persyaratan
administrasi, teknis, HSE plan dan perhitungan harga serta dokumen
lainnya yang diperlukan;
2) Metode ini biasanya dilakukan untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan
spesifikasi teknis pekerjaan yang sudah jelas dan diperkirakan sebagian
besar penawar yang diundang untuk memasukkan penawaran akan mampu
melaksanakan pekerjaan tersebut dilihat dari segi teknis;
PEDOMAN
3) Dalam metode ini persaingan terutama terletak pada segi harga penawaran.
2. Metode Dua Sampul
1) Sampul I (pertama) hanya berisi kelengkapan Data Administrasi dan Teknis
serta HSE plan yang disyaratkan, sampul II (kedua) berisi data perhitungan
harga penawaran. Sampul I dan II dimasukkan ke dalam satu sampul
(disebut sampul penutup);
2) Metode ini biasanya dilakukan untuk pekerjaan pemborongan (jasa
konsultansi dan kontruksi) yang meskipun Term of Reference dan
spesifikasi teknisnya sudah jelas namun karena sifat pekerjaannya
memerlukan evaluasi teknis yang mendalam sebelum dilakukan evaluasi
harga.
3. Metode Dua Tahap
Pada prinsipnya metode ini bisa diterapkan di seluruh tipe pekerjaan.
Pemasukan dokumen penawaran pada metode ini dilakukan dalam dua tahap
dengan dua sampul.
1) Pada tahap I, persyaratan administrasi dan teknis serta HSE plan
dimasukkan ke dalam sampul tertutup I, sedangkan pada tahap II, harga
penawaran dimasukkan ke dalam sampul tertutup II. Penyampaiannya
dilakukan dalam waktu yang berbeda.
2) Metode ini lebih tepat dilakukan dalam Pengadaan Barang/Jasa yang
karena sifat pekerjaannya berkaitan dengan penggunaan teknologi canggih
dan kompleks, sistem disain yang tidak/belum standar, sehingga
kemungkinannya akan banyak terdapat deviasi dan penyesuaian teknis
yang mengakibatkan adanya penyesuaian harga terhadap OE/HPS.
3) Dalam metode ini lebih mengutamakan tercapainya pemenuhan kriteria
output performance, spesifikasi teknis peralatan utama, serta garansi
kehandalan operasi keseluruhan sistem, disamping cost effectiveness. Oleh
karena itu pada tahap pertama, perlu dilakukan evaluasi dan negosiasi
teknis untuk menyetarakan teknis performance dan spesifikasi teknis dari
penawaran yang dianggap memenuhi syarat. Sehingga dalam evaluasi
harga (tahap II) tinggal memilih harga terendah, tidak perlu evaluasi secara
detail.
G. METODE EVALUASI PENAWARAN

1. Tujuan evaluasi penawaran adalah untuk mendapatkan penawaran yang sah
dan memenuhi segala persyaratan yang ditetapkan dalam Kerangka Acuan
Kerja (KAK)/penjelasan umum, serta yang paling menguntungkan Perusahaan
dan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya.
PEDOMAN
2. Evaluasi dilakukan terhadap unsur administrasi, unsur teknis, unsur HSE plan
dan unsur harga, dengan berpedoman pada kriteria dan tata cara evaluasi yang
telah ditetapkan di dalam dokumen pengadaan.
3. Dalam hal-hal yang bersifat khusus, Panitia Pengadaan atau Fungsi Pengadaan
dapat menyertakan fungsi terkait sebagai anggota dalam melaksanakan proses
evaluasi. Keikutsertaan fungsi terkait tersebut ditetapkan oleh Pejabat Berwenang.
4. Dalam hal penawaran harga oleh penyedia barang/jasa mengacu pada
peraturan terkait FTA, maka OE/HPS yang digunakan sebagai pembanding
adalah OE/HPS yang perhitungannya mengacu pada peraturan FTA. Apabila
setelah penunjukan pemenang, penyedia barang/jasa melakukan kesalahan
perhitungan dalam penawaran harga dikarenakan perbedaan tarif bea masuk
terkait FTA, maka segala biaya yang timbul menjadi tanggung jawab penyedia
barang/jasa.
5. Dalam hal pengadaan barang impor dari negara anggota FTA dimana custom
clearance menjadi tanggung jawab Perusahaan, maka:
1) Sistem evaluasi penawaran untuk penetapan pemenang menggunakan final
cost (Cost Insurance and Freight/CIF + bea masuk).
2) Fungsi pengadaan dalam pelaksanaan custom clearance harus
mengimplementasikan FTA.
6. Metode evaluasi penawaran teknis, HSE Plan dan harga yang digunakan
adalah:
1) Metode Evaluasi Scoring
Metode ini menggunakan pendekatan kuantitatif yaitu dengan memberikan
nilai/angka pembobotan terhadap unsur/faktor yang dinilai, sesuai dengan
kriteria yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan.
Metode evaluasi scoring terdiri dari:
a. Evaluasi Kombinasi Kualitas/Teknis, HSE Plan dan Harga
Evaluasi penawaran dengan sistem nilai dilakukan dengan
memperhitungkan keunggulan teknis (reliability, quality, dan bila
memungkinkan dilengkapi inovasi) dan HSE Plan sepadan dengan
harganya, mengingat penawaran harga sangat dipengaruhi oleh kualitas
teknis.
Evaluasi dilakukan menggunakan rumus persentase pembobotan teknis,
HSE Plan dan harga terhadap penawar yang memenuhi batas lulus
terendah (passing grade), penentuan pemenang berdasarkan nilai
kombinasi terbaik penawaran teknis, HSE Plan dan harga dilanjutkan
dengan klarifikasi teknis, HSE Plan dan negosiasi harga.
PEDOMAN
b. Evaluasi Kualitas/Teknis, HSE Plan Minimal dan Harga Terendah

Metode evaluasi harga adalah evaluasi berdasarkan penawaran harga
terendah dari Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi penilaian teknis dan
HSE Plan minimal (passing grade) yang dipersyaratkan dalam Pengadaan
Barang/Jasa yang bersifat standar atau secara teknis dapat ditangani
dengan metode yang sederhana.
Usulan penentuan pemenang berdasarkan harga terbaik dengan
memerhatikan biaya selama umur ekonomis atau berdasarkan harga
terendah untuk Pengadaan Barang/Jasa yang sifatnya umum.
c. Evaluasi Kualitas/Teknis dan HSE Plan Terbaik
Evaluasi dilakukan berdasarkan nilai penawaran teknis dan HSE Plan
terbaik serta di atas batas lulus terendah (passing grade), dimana kualitas
teknis & HSE Plan merupakan faktor yang menentukan terhadap hasil
(outcome) secara keseluruhan. Pembukaan penawaran harga dan
negosiasi dilakukan berdasarkan urutan kualitas terbaik (baik teknis
maupun HSE Plan), dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknis
serta harga. Metode evaluasi ini dilakukan untuk Pengadaan Barang/Jasa
yang kompleks, menggunakan teknologi tinggi, memerlukan inovasi atau
pekerjaan konsultansi yang permasalahannya kompleks di mana lingkup
pekerjaanya sulit ditetapkan dalam Kerangka Acuan Kerja.
Pemenang tender diharuskan memenuhi semua persyaratan HSE Plan yang
diatur dalam dokumen TOR / RKS termasuk gap HSE Plan yang belum
dipenuhi dalam dokumen HSE Plan Penyedia Barang/Jasa di proses
pengadaan tersebut.
2) Metode Evaluasi Non-scoring
Metode ini digunakan dengan cara memeriksa dan membandingkan dokumen
penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalam
dokumen Pengadaan Barang/Jasa dengan urutan proses evaluasi dimulai
dari penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis, persyaratan HSE
Plan dan kewajaran harga. Penyedia Barang/Jasa yang tidak lulus penilaian
pada setiap tahapan dinyatakan tidak lulus. Usulan penentuan pemenang
berdasarkan harga terbaik.
H. PENETAPAN PEMENANG
Untuk keperluan penetapan calon pemenang Penyedia Barang/Jasa kepada
Pejabat Berwenang, Fungsi Pengadaan dapat mengusulkan calon pemenang hasil
negosiasi/renegosiasi:
1. Single winner dilakukan apabila 1 (satu) pemenang sudah cukup memenuhi
kebutuhan.
PEDOMAN
2. Multi winner dilakukan apabila terdapat lebih dari 1 (satu) pemenang

berdasarkan pertimbangan jaminan suplai (security of supply) atau keterbatasan
kapasitas produksi/layanan jasa Penyedia Barang/Jasa.
I. OWNER’S ESTIMATE (OE)/HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)

1. OE/HPS merupakan perkiraan harga yang dikalkulasikan secara keahlian, yang
digunakan sebagai acuan dalam menilai kewajaran harga.
2. Tanggung jawab penyusunan OE/HPS Pengadaan Barang/Jasa (termasuk
OE/HPS yang disesuaikan) beserta pengesahannya berada di Fungsi
Pengguna, khusus untuk material stock dan pengadaan secara hybrid, OE/HPS
disusun oleh Fungsi Pengadaan.
3. Fungsi Pengguna dalam menyusun OE/HPS dapat meminta bantuan fungsi
terkait lainnya (seperti Fungsi Engineering dan Fungsi Pengadaan) yang
pelaksanaannya dapat dilakukan melalui tim lintas fungsi sesuai kebutuhan,
termasuk meminta bantuan dari tenaga ahli/konsultan. Apabila penyusunan
OE/HPS dilakukan oleh konsultan maka konsultan tersebut dilarang mengikuti
proses pengadaan yang terkait dengan OE/HPS yang disusun.
4. Harga-harga yang di-publish dan diketahui secara umum (media massa, jurnal,
internet) dapat dijadikan sebagai pengganti OE/HPS.
5. Pembelian langsung (cash & carry) tidak memerlukan OE/HPS.
6. Untuk pembelian langsung ke prinsipal/pabrikan sole source tidak memerlukan
OE/HPS.
7. Untuk pembelian langsung software ke prinsipal/agen tunggal pemegang merk
tidak memerlukan OE/HPS.
8. OE/HPS bersifat rahasia, dengan demikian semua pihak yang terlibat dalam
proses Pengadaan Barang/Jasa wajib menjaga kerahasiaannya.
J. NEGOSIASI
1. Tata cara negosiasi harus dicantumkan dalam dokumen pengadaan.
2. Tata cara negosiasi disesuaikan dengan metode pengadaan dan tata cara
evaluasi.
3. Negosiasi dapat dilakukan secara manual (tertulis atau tatap muka) atau e-
ReverseAuction (Bidding room atau remote).
4. Negosiasi untuk metode Pelelangan dan Pemilihan Langsung :
1) Apabila dari hasil evaluasi penawaran telah terdapat harga penawaran yang
sama atau kurang dari OE/HPS maka negosiasi tidak wajib dilakukan.
Apabila dilakukan negosiasi maka negosiasi hanya dilakukan kepada peserta
PEDOMAN
dengan urutan penawar terbaik (dimungkinkan lebih dari satu penawar) atau
sesuai yang diatur dalam dokumen pengadaan.
2) Apabila harga penawaran yang dinilai terlalu rendah (lebih kecil dari 80%
OE/HPS) maka diperlukan klarifikasi kewajaran terhadap harga yang
ditawarkan dengan ketentuan dalam pelaksanaannya nilai jaminan
pelaksanaan dapat dinaikkan sampai dengan 20% dari OE/HPS, berdasarkan
hasil klarifikasi kewajaran harga penawaran.
3) Apabila dari hasil evaluasi penawaran semua harga penawaran di atas
OE/HPS maka negosiasi wajib dilakukan. Negosiasi dapat dilakukan secara
manual kepada semua peserta atau menggunakan e-ReverseAuction kepada
5 (lima) penawar terbaik atau kurang bila peserta yang memenuhi syarat
(lulus administrasi dan teknis serta penawaran harga dinyatakan sah) kurang
dari 5 (lima) sesuai metode evaluasi yang digunakan. Dalam hal proses
evaluasi menggunakan kualitas dan harga (kombinasi), negosiasi dilakukan
sesuai urutan scoring kombinasi terbaik, dan apabila negosiasi dilakukan
beberapa tahap karena belum didapatkan penawaran sama atau dibawah
OE/HPS maka urutan negosiasi disesuaikan dengan scoring kombinasi
terbaru.
4) Khusus untuk metode evaluasi kualitas, negosiasi hanya dilakukan terhadap
penawaran yang mempunyai nilai kualitas terbaik/tertinggi. Apabila tidak
didapatkan kesepakatan maka dapat melakukan pembukaan penawaran
harga urutan berikutnya yang masih dapat diterima secara teknis dan
dilakukan negosiasi.
5) Proses pengadaan dihentikan setelah melewati negosiasi secara maksimal
namun harga penawaran tetap masih diatas OE/HPS. Selanjutnya hal ini
dilaporkan kepada pejabat berwenang untuk ditetapkan, apakah proses ini
gagal atau dilanjutkan dengan adjustment OE/HPS.
5. Negosiasi dengan tata cara Strategic Sourcing :
1) Negosiasi dilakukan terhadap penawaran yang memenuhi spesifikasi teknis
yang telah ditetapkan dalam RFQ atau yang telah Lulus dalam evaluasi tahap
pertama dengan tujuan mencari Penyedia Barang/Jasa yang potensial dan
dapat memenuhi requirement Perusahaan dengan melakukan negosiasi
secara detail terhadap struktur biaya Barang/Jasa.
Clean sheet, Linear Performance Pricing (LPP), Total Cost Ownership (TCO)
maupun Lowest Based Price (LBP) dapat digunakan sebagai referensi dalam
melakukan negosiasi.
Metode Negosiasi;
a. Negosiasi secara tertulis melalui media elektronik:
a) Buat surat permintaan penurunan harga kepada penawar terbaik.
PEDOMAN
b) Lakukan evaluasi terhadap surat jawaban permintaan penurunan

penawaran harga.
b. Negosiasi secara tatap muka :
a) Buat panggilan kepada penawar terbaik untuk pelaksanaan negosiasi,
surat panggilan berisi ketentuan waktu dan tempat negosiasi.
b) Laksanakan negosiasi dengan Penyedia Barang/Jasa yang diundang.
c) Buat Berita Acara Hasil Negosiasi.
d) Lakukan evaluasi terhadap hasil negosiasi.
2) Negosiasi dapat dilakukan lebih dari sekali dan dihentikan jika dianggap
sudah memperoleh nilai penawaran yang terbaik dan wajar.
3) Isi Berita Acara Hasil Negosiasi adalah sebagai berikut :
a. Waktu dan tempat dilaksanakan negosiasi.
b. Semua hasil kesepakatan dalam negosiasi.
c. Nama-nama wakil yang hadir dan menandatangani Berita Acara dari
kedua belah pihak.
K. SANGGAHAN
1. Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equal
treatment) dalam setiap Pengadaan Barang/Jasa, maka pada saat
pengumuman pemenang, peserta yang kalah berhak untuk mengajukan
sanggahan namun terbatas hanya untuk hal-hal yang berkaitan dengan:
1) Kesesuaian pelaksanaan Pelelangan/Pemilihan Langsung dengan prosedur
atau tata cara Pelelangan/Pemilihan Langsung, termasuk yang ditetapkan
dalam dokumen pengadaan;
2) Adanya praktek atau unsur korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN) di antara
peserta atau dengan anggota Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan
dan/atau dengan pejabat yang lain.
2. Sanggahan dapat diterima apabila:
1) Diajukan dalam waktu selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja sejak
diumumkannya pemenang. Batasan waktu pengajuan sanggahan tersebut
dapat dipercepat sesuai kesepakatan yang dituangkan dalam Berita Acara
Penjelasan/Aanwijzing dan disampaikan kepada seluruh peserta
Pelelangan/Pemilihan Langsung;
2) Disertai dengan surat jaminan dari Bank Umum sebesar 0.2% (nol koma dua
persen) dari harga penawaran atau maksimal Rp 50.000.000 (lima puluh juta
rupiah);
3) Disertai bukti otentik yang mendukung.
PEDOMAN
3. Keputusan atas sanggahan tersebut harus disampaikan oleh Panitia

Pengadaan/Fungsi Pengadaan selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja dari
tanggal diterimanya pengajuan sanggahan dan keputusan tersebut bersifat final
serta proses pengadaan dapat dilanjutkan. Apabila sanggahan ternyata benar,
maka keputusan yang ada akan dianulir.
4. Dalam menangani dan memeriksa sanggahan, Panitia Pengadaan/Fungsi
Pengadaan dapat melibatkan pihak yang tidak terkait langsung dengan proses
Pengadaan Barang/Jasa yang bersangkutan.
5. Surat jaminan sanggahan dikembalikan kepada penyanggah apabila
sanggahannya terbukti benar secara hukum atau dicairkan oleh Perusahaan
apabila sanggahan terbukti tidak benar secara hukum.
PEDOMAN
BAB VI
PERJANJIAN/KONTRAK
A. PRINSIP KONTRAK
Penyusunan kontrak tetap harus memperhatikan ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan tata kelola Perusahaan yang baik (Good Corporate
Governance) serta prinsip kehati-hatian dalam pengambilan keputusan bisnis
(bussiness judgement rule).
B. SISTEM KONTRAK
Perikatan kerjasama antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/Jasa yang telah
ditetapkan sebagai pemenang melalui proses pengadaan barang/jasa dapat
berupa kontrak per mata pekerjaan dengan jangka waktu pendek (setahun atau
kurang) atau kontrak payung (outline agreement) dengan mempunyai jangka waktu
panjang (multi years), atau kombinasinya sesuai kebutuhan.
Sistem kontrak dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu berdasarkan perikatan harga dan
delivery, sebagai berikut :
1. Sistem kontrak berdasarkan perikatan harga

1) Lump Sum Contract
Sistem kontrak lump sum (Lump Sum Contract) adalah kontrak Pengadaan
Barang/Jasa untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dalam jangka
waktu tertentu dengan jumlah harga yang pasti.
Semua risiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan
tersebut, sepanjang sesuai gambar dan spesifikasi termasuk gambar dan
spesifikasi perubahannya sepenuhnya ditanggung oleh Penyedia
Barang/Jasa.
Sistem kontrak ini lebih tepat digunakan untuk jenis pekerjaan borongan
yang perhitungan volume dan harga untuk masing-masing unsur/jenis
pekerjaan sudah dapat diketahui dengan pasti berdasarkan gambar rencana
dan spesifikasi teknisnya. Harga yang mengikat dalam sistem lump sum ini
adalah total penawaran harga.
Data volume dan harga (bill of quantities/BoQ) wajib dilampirkan dalam
dokumen penawaran, tetapi tidak mempengaruhi harga lump sum yang
disepakati dalam kontrak dan tidak dapat dijadikan dasar perhitungan untuk
melakukan pembayaran.
Pembayaran dilakukan berdasarkan pencapaian penyelesaian pekerjaan
yang kriterianya ditetapkan dalam kontrak yang bersangkutan.
PEDOMAN
2) Kontrak Harga Satuan (Unit Price Contract)

Kontrak harga satuan adalah kontrak Pengadaan Barang/Jasa atas
penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu atau volume tertentu
berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan/unsur
pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu.
Tahapan pembayarannya didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas
volume pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa.
Kontrak ini digunakan untuk jenis pekerjaan yang volume pekerjaannya
masih bersifat perkiraan sementara.
3) Kontrak Gabungan Lump Sum dan Harga Satuan
Pada dasarnya kontrak ini mirip dengan Kontrak Lump Sum, namun hasil
pekerjaan akan disesuaikan dengan Bill of Quantities (BOQ) atau Bill of
Material (BOM) yang disepakati. Apabila ditemukan atau terjadi perbedaan
BOQ atau BOM dengan realisasi pekerjaan, dimungkinkan untuk pekerjaan
tambah/kurang.
4) Kontrak Payung (Outline Agreement)
Merupakan Kontrak Harga Satuan dalam periode waktu tertentu antara
Perusahaan dengan Penyedia Barang/Jasa yang dapat dimanfaatkan oleh
seluruh Fungsi Pengguna, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Diadakan untuk menjamin harga Barang/Jasa yang lebih efisien,
ketersediaan Barang/Jasa terjamin dan sifatnya dibutuhkan secara
berulang dengan volume atau kuantitas pekerjaan yang belum dapat
ditentukan pada saat Kontrak ditandatangani; dan
b. Ketentuan pelaksanaan kontrak payung wajib diatur di dalam kontrak.
2. Sistem kontrak berdasarkan delivery
1) Kontrak Terima Jadi (Turn Key Contract)
Kontrak terima jadi adalah kontrak Pengadaan Barang/Jasa pemborongan
atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu dengan
jumlah harga pasti dan tetap sampai seluruh konstruksi/peralatan/pabrik dan
jaringan utama maupun penunjangnya dapat berfungsi dengan baik sesuai
dengan kriteria kinerja (output performance) yang telah ditetapkan.
Penyedia Barang/Jasa melaksanakan seluruh jenis pekerjaan meliputi: survei
lokasi, desain, membuat/menyediakan mesin-mesin, alat-alat, mengangkut ke
lokasi, memasang, mengawasi, mengadakan uji coba pengoperasian,
pemberian pelatihan operasi dan pemeliharaan.
PEDOMAN
2) Kontrak Pengadaan Bersama (Join/Sharing Contract)

Kontrak Pengadaan Bersama adalah kontrak antara beberapa unit kerja atau
beberapa proyek dengan Penyedia Barang/Jasa tertentu untuk menyelesai-
kan pekerjaan sesuai program dengan pendanaan bersama, yang dituangkan
dalam kesepakatan.
Kontrak Pengadaan Bersama dituangkan apabila ada kesamaan kepentingan
beberapa unit kerja atau beberapa proyek untuk mendapatkan layanan
teknis, penggunaan peralatan dengan cara sewa dan/atau pengadaan barang
untuk mempercepat proses dan penghematan biaya;
Kontrak dapat bersifat jangka panjang atau lebih dari 1 (satu) tahun.
3) Kontrak Persentase/Success Fee
Kontrak Persentase/success fee adalah perjanjian/kontrak pelaksanaan jasa
konsultansi dimana konsultan yang bersangkutan menerima imbalan jasa
berdasarkan persentase/success fee tertentu menurut perhitungan yang
disepakati.
4) Kontrak Stockless Purchasing System
Kontrak Stockless Purchasing System terdiri dari :
a. Kontrak Call Of Order adalah kontrak untuk jangka waktu yang relatif
panjang (satu tahun atau lebih), dengan tujuan menekan inventory, dan
hanya membayar sejumlah Barang yang telah diterima.
Salah satu jenis kontrak Call Of Order adalah e-catalog online buying yang
menggunakan daftar barang dan harga melalui teknologi informasi yang
hanya akan dilakukan pembayaran jika dipesan.
Tidak ada kewajiban Perusahaan untuk melakukan pemesanan apabila
didapatkan harga yang lebih baik di pasar.
b. Kontrak Consignment/Konsinyasi adalah kontrak pengadaan barang yang
barangnya telah tersedia dilokasi Pengguna, sehingga kecepatan
ketersediaan barang terjamin.
Perusahaan hanya membayar sejumlah barang yang telah digunakan,
sehingga Perusahaan terhindar dari holding cost.
Perusahaan tidak berkewajiban untuk membeli sisa barang pada akhir
kontrak yang masih ada pada Penyedia Barang.
c. Kontrak Vendor Operated Warehouse pada prinsipnya sama dengan
kontrak call of order namun derajat pelimpahan tanggung jawab kepada
Penyedia Barang semakin besar, karena bukan Barang saja yang
penanganan persediaannya diserahkan kepada Penyedia Barang tetapi
juga termasuk pengelolaan gudang/yard berikut administrasinya.
PEDOMAN
Selain keuntungan seperti yang diperoleh di dalam kontrak call of order,

maka biaya overhead atas gudang/yard dilimpahkan kepada Penyedia
Barang.
Kontrak ini diatur dengan pengaturan pembatasan volume dan unit price.
Pengambilan/penyerahan barang dilakukan secara bertahap (parsial),
sesuai kebutuhan nyata, sehingga pembayaran hanya dilakukan atas
Barang yang telah digunakan atau telah diterima dengan baik.
Keuntungan yang dapat diperoleh berupa penurunan biaya pengadaan
(ordering cost), biaya penyimpanan (holding cost) dan menghilangnya
risiko barang rusak serta surplus material.
5) Kontrak On Call Basis
Kontrak On Call Basis adalah kontrak untuk jangka waktu yang relatif panjang
(satu tahun atau lebih), hanya membayar sejumlah jasa yang telah
digunakan.
Dimungkinkan peralihan dari sistem kontrak tertentu menjadi sistem kontrak
lainnya. Peralihan ini harus sejak awal dicantumkan dalam dokumen
pengadaan dan ketentuan rincinya harus diatur dalam kontrak.
C. BENTUK DAN DISTRIBUSI DOKUMEN KONTRAK

Perikatan antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/Jasa yang berisikan hak
dan kewajiban dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dibuat dalam bentuk
dokumen Kontrak yang dapat terdiri dari:
1. Untuk pengadaan barang, kontrak berupa Purchase Order/PO (print-out
dokumen yang dihasilkan dari sistem MySAP) ditandatangani oleh para pihak
dan bermeterai cukup.
2. Untuk pengadaan jasa, kontrak berupa Surat Perjanjian, yaitu bentuk kontrak
antara Perusahaan dengan penyedia jasa, ditandatangani oleh para pihak dan
bermeterai cukup. Sedangkan PO jasa tidak perlu ditandatangani oleh para
pihak.
Distribusi dokumen kontrak sebagai berikut:
1. 1 (satu) dokumen asli disimpan oleh Fungsi Pengadaan.
2. 1 (satu) dokumen asli diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa.
3. Copy kontrak diberikan ke Fungsi Pengguna/Fungsi Penerima, Fungsi
Keuangan dan Fungsi Hukum.
PEDOMAN
D. PERSYARATAN KLAUSUL KONTRAK

Untuk penyusunan/pembuatan kontrak, maka isi yang perlu dimuat dalam kontrak
antara lain terdiri dari:
1. Pembukaan (komparisi) kontrak yang meliputi:
1) Judul, nomor dan tanggal kontrak;
2) Kalimat pembuka dan para pihak dalam kontrak;
3) Identitas yang meliputi nama, jabatan, alamat badan usaha para pihak.
2. Isi kontrak yang meliputi:
1) Pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan uraian yang jelas mengenai
ruang lingkup pekerjaan, jenis, jumlah dan keluaran (output).
2) Harga yang tetap dan pasti. Dalam hal Pengadaan Barang/Jasa dengan
sistem harga satuan, maka harga satuan harus pasti, dan nilai kontrak
maksimal harus ditetapkan.
3) Cara dan tenggang waktu pembayaran (term of payment) serta mata uang
yang digunakan.
4) Persyaratan dan spesifikasi teknis yang jelas dan terinci sesuai dengan
dokumen pengadaan.
5) Persyaratan aspek HSE sesuai dengan HSE Plan yang disyaratkan untuk
Pengadaan Barang/Jasa yang berisiko HSE menengah dan tinggi,
persyaratan Penyedia Barang/Jasa untuk melaksanakan HSE plan yang
telah disepakati dengan Perusahaan selama pelaksanaan pekerjaan
maupun revisi HSE Plan yang terjadi akibat adanya perubahan potensi
bahaya selama pelaksanaan pekerjaan serta memasukan kinerja HSE
dalam evaluasi akhir pekerjaan;
6) Tempat dan jangka waktu penyelesaian/penyerahan pekerjaan dengan
disertai jadwal waktu penyelesaian/penyerahan pekerjaan yang pasti dan
syarat penyerahan, serta pernyataan kapan mulai efektifnya perjanjian.
7) Jaminan berupa surat jaminan yang ditujukan kepada Fungsi/Direktorat
Keuangan dan disampaikan melalui Fungsi Pengadaan, disimpan oleh
Fungsi Keuangan, serta diadministrasikan oleh Fungsi Pengadaan. Jaminan
terdiri dari:
a. Jaminan teknis/jaminan kinerja adalah jaminan terhadap hasil pekerjaan
yang dilaksanakan secara teknis/kinerja, dan apabila terjadi masalah
teknis/masalah kinerja yang disebabkan oleh Penyedia Barang/Jasa
maka biaya perbaikan/perawatan yang timbul ditanggung oleh Penyedia
Barang/Jasa.
b. Jaminan Pelaksanaan, adalah jaminan yang diberikan untuk memitigasi
risiko pelaksanaan pekerjaan, ditentukan berdasarkan kajian risiko
pelaksanaan pekerjaan oleh Fungsi Pengadaan dan/atau Fungsi
PEDOMAN
Perencana. Jika diperlukan dapat dikonsultasikan dengan Fungsi

Manajemen Risiko.
Perlu tidaknya Jaminan Pelaksanaan dapat ditentukan berdasarkan
Tabel Risiko Kegagalan Pekerjaan terhadap Kebutuhan Jaminan
Pelaksanaan (Lampiran 5 - Pedoman No.A-001/I00020/2010-S0 Revisi
Ke-2).
Ketentuan Surat Jaminan Pelaksanaan:
a) Pelaksana Penyedia Barang/Jasa wajib menyerahkan jaminan
pelaksanaan tersebut sebelum pelaksanaan pekerjaan.
b) Untuk jasa konsultansi tidak diperlukan jaminan pelaksanaan.
c) Surat jaminan pelaksanaan minimum sebesar 5% (lima persen) dari
nilai Kontrak atau sesuai dengan batas nilai yang ditetapkan dalam
dokumen pengadaan.
d) Jaminan pelaksanaan yang dapat diterima adalah yang dikeluarkan
oleh Bank Umum.
e) Jika peserta berkedudukan di luar negeri, surat jaminan pelaksanaan
diterbitkan oleh bank devisa di Indonesia atau bank di luar negeri.
Jaminan pelaksanaan dari bank di luar negeri, harus dari bank-bank
di luar negeri yang direkomendasikan oleh Bank Indonesia (BI).
f) Apabila dipandang perlu untuk kegiatan/pekerjaan berisiko tinggi,
dapat dikenakan jaminan pelaksanaan lebih dari 5% dan setinggi-
tingginya 20%;
g) Bagi penawaran yang dinilai terlalu rendah (lebih kecil dari 80%
OE/HPS), besarnya jaminan pelaksanaan dapat dinaikkan menjadi
maksimal 20% dari nilai penawaran (sesuai ketentuan dalam
dokumen pengadaan).
h) Jaminan pelaksanaan dapat dicairkan dan menjadi milik Perusahaan
dengan pernyataan sepihak dari Pertamina kepada pihak penjamin,
tanpa persetujuan pihak penyedia barang/jasa (tertuang dalam surat
jaminan), apabila:
• Dalam hal Penyedia Barang/Jasa dalam waktu yang telah ditetap-
kan tidak melaksanakan pekerjaan;
• Dalam hal Penyedia Barang/Jasa mengundurkan diri setelah
menandatangani Kontrak;
• Atau hal-hal lainnya yang diatur di dalam Kontrak.
PEDOMAN
i) Surat jaminan pelaksanaan dikembalikan kepada Penyedia Barang/

Jasa setelah pelaksanaan pekerjaan seluruhnya selesai sesuai
dengan Kontrak;
j) Masa berlaku jaminan pelaksanaan sampai dengan selesainya masa
kontrak.
Apabila jaminan pelaksanaan ditentukan hanya berlaku sampai pada
masa pelaksanaan pekerjaan, sedangkan masih terdapat masa
pemeliharaan, maka retensi diperhitungkan di akhir termin
pembayaran yang besaran nilainya sesuai yang diatur dalam kontrak.
k) Mata uang jaminan pelaksanaan harus sama dengan mata uang
yang tercantum dalam dokumen kontrak;
l) Batas akhir waktu pengajuan tuntutan pencairan surat jaminan
pelaksanaan oleh pengguna jasa kepada pihak penjamin, mengacu
kepada KUH Perdata Pasal 1831 dan 1832;
m) Untuk kontrak yang berjangka waktu lebih dari satu tahun (multi
years) jaminan pelaksanaan dapat disesuaikan dengan nilai
pekerjaan per tahun maupun jangka waktu proporsional per
pekerjaan (dapat diperbarui setiap tahun). Perhitungan/ pembayaran
nilai hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan didasarkan atas hasil
penelitian dan penilaian hasil pekerjaan tersebut, serta kegunaan
bagi Perusahaan;
n) Untuk kontrak yang berjangka waktu kurang dari satu tahun (short
terms) dengan sistem penyerahan pekerjaan bertahap, jaminan
pelaksanaan dapat disesuaikan dengan nilai maupun jangka waktu
sisa pekerjaan (dapat diperbarui setiap 4 bulan). Perhitungan/
pembayaran nilai hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan didasarkan
atas hasil penelitian dan penilaian hasil pekerjaan tersebut, serta
kegunaan bagi Perusahaan;
o) Untuk Addendum kontrak, nilai jaminan pelaksanaan ditetapkan
sebesar persentase yang disesuaikan dengan kajian risiko
pelaksanaan pekerjaan. Jangka waktu jaminan pelaksanaan harus
diperpanjang apabila terjadi perpanjangan jangka waktu pelaksanaan
pekerjaan dan aslinya harus diserahkan ke Fungsi Pengadaan;
p) Nama Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk sebagai pemenang harus
tercantum dalam surat jaminan pelaksanaan;
q) Surat jaminan pelaksanaan mencantumkan nilai jaminan dalam
angka dan huruf;
PEDOMAN
r) Pernyataan pihak penjamin bahwa jaminan pelaksanaan dapat

dicairkan segera sesuai dengan ketentuan dalam jaminan
pelaksanaan;
c. Jaminan uang muka:
a) Uang muka pada dasarnya tidak diberikan, namun dapat diberikan
sebesar maksimum 10% dari nilai kontrak dan harus mendapat
persetujuan Pejabat Berwenang dengan dilengkapi justifikasi dan
jaminan uang muka;
b) Uang muka bisa diberikan dengan ketentuan sebagai berikut:
• Harus dilakukan secara selektif (contoh: khusus kepada
pabrikan/principal);
• Uang muka hanya diberikan untuk pekerjaan yang tidak di sub
kontrakkan.
c) Jaminan uang muka harus senilai dengan uang muka yang diberikan
dan diterbitkan oleh Bank Umum;
d) Pembayaran uang muka paling lambat 7 (tujuh) hari setelah jaminan
uang muka diserahkan oleh Penyedia Barang/Jasa kepada
Perusahaan dan setelah kontrak ditandatangani;
e) Pengembalian uang muka diperhitungkan secara penuh pada
pembayaran termin pertama.
d. Warranty yang berisi kepastian adanya jaminan terhadap Barang/Jasa
yang akan diadakan.
e. Surat jaminan ditujukan kepada Fungsi/Direktorat Keuangan yang
disampaikan melalui Fungsi Pengadaan, disimpan oleh Fungsi
Keuangan, dan diadministrasikan oleh Fungsi Pengadaan.
8) Sanksi/denda:
a. Sanksi dalam hal Penyedia Barang/Jasa ternyata tidak memenuhi
kewajibannya, yaitu denda sebesar yang telah ditentukan dalam
dokumen pengadaan, paling sedikit 1o/oo (satu permil) dari harga Kontrak
untuk setiap hari keterlambatan.
b. Besarnya denda maksimum ditetapkan 5% (lima persen) dari nilai
Kontrak. Bilamana diperlukan untuk proyek/kegiatan yang mempunyai
risiko tinggi dapat dikenakan denda lebih dari 5% (lima persen) dan
setinggi-tingginya 20% (dua puluh persen) dari nilai Kontrak.
c. Dalam hal penyerahan bertahap (partial delivery) untuk pengadaan
barang maka denda keterlambatan dihitung secara parsial. Syarat
bertahap dinyatakan dalam Surat Pesanan dan jika syarat penyerahan
bertahap tidak dinyatakan dalam Surat Pesanan maka diberlakukan
sanksi denda yang dihitung dari nilai total Surat Pesanan.
PEDOMAN
d. Ketentuan mengenai denda akan disesuaikan dengan Kontrak, misalnya

denda terhadap barang yang disewa dan tidak dapat dinikmati jasanya
maka sanksi denda dihitung dari biaya sewa per bulan.
e. Ketentuan mengenai sanksi/konsekuensi (teguran/surat peringatan/
penghentian pekerjaan/pembatalan pekerjaan/penundaan pembayaran/
dll) apabila HSE Plan yang disepakati tidak dilaksanakan oleh Penyedia
Barang/Jasa selama dalam pelaksanaan pekerjaan.
9) Hak dan kewajiban para pihak adalah ketentuan mengenai hak-hak yag
dimiliki serta kewajiban yang harus dilaksanakan oleh pengguna
Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa dalam melaksanakan Kontrak.
10) Jadwal pelaksanaan pekerjaan dan kondisi serah terima, berisi :
a. Saat pekerjaan mulai dilaksanakan;
b. Saat penyerahan hasil pekerjaan dari Penyedia Barang/Jasa;
c. Kondisi Barang/Jasa pada saat diserahterimakan.
11) Ketentuan mengenai pengelolaan hubungan kerja dengan Penyedia
Barang/Jasa selama masa kontrak (Supplier Relationship Management)
misal review kinerja secara rutin, pembinaan Penyedia Barang/Jasa,
membantu penyelesaian masalah sehubungan dengan pekerjaan, dll;
12) Ketentuan pemutusan kontrak dan terminasi dini;
13) Pengenaan pajak sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku di
Indonesia;
14) Pengawasan Pekerjaan adalah ketentuan tentang kewenangan pengguna
Barang/Jasa melakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap
pelaksanaan pekerjaan yang sedang maupun sudah dilaksanakan oleh
15) Ketentuan mengenai keadaan kahar (force majeure) adalah keadaan yang
terjadi di luar kehendak para pihak, sehingga kewajiban yang ditentukan
dalam kontrak menjadi tidak dapat dipenuhi;
16) Asuransi.
Bilamana diperlukan secara selektif pihak Penyedia Barang/Jasa dapat
diminta untuk mengasuransikan sebagian atau seluruh komponen
Barang/Jasa terhadap risiko kecelakaan, kerusakan, kehilangan, serta risiko
lain yang tidak terduga;
17) Ketentuan khusus antara lain pemeriksaan dan pengujian, pelayanan purna
jual.
3. Ketentuan Lain-lain
Dalam Ketentuan Lain-lain dimuat ketentuan yang terdiri dari:
PEDOMAN
1) Penyesuaian Harga Kontrak

Kontrak yang jangka waktunya lebih dari 1 (satu) tahun dapat memuat
rumusan mengenai penyesuaian harga kontrak, sepanjang ketentuan
tersebut telah dicantumkan dalam dokumen pengadaan;
2) Pengalihan Pekerjaan
Penyedia Barang/Jasa yang memperoleh pekerjaan pengadaan barang/jasa
dilarang mengalihkan (mensubkontrakkan) seluruh pekerjaan atau pekerjaan
utama kepada Penyedia Barang/Jasa lain dan apabila ketentuan ini
dilanggar, kontrak Pengadaan Barang/Jasa dibatalkan dan Penyedia
Barang/Jasa yang mengalihkan pekerjaan (mensubkontrakkan) maupun yang
menerima pengalihan;
3) Addendum adalah ketentuan mengenai perubahan kontrak;
4) Penyelesaian perselisihan adalah ketentuan mengenai penyelesaian
perselisihan atau sengketa antara para pihak dalam kontrak dengan
mengutamakan penyelesaian melalui musyawarah dan alternatif
penyelesaian sengketa;
5) Pada prinsipnya hukum yang berlaku adalah hukum Indonesia, namun
dimungkinkan untuk menggunakan hukum selain hukum Indonesia sepanjang
disepakati dalam kontrak.
6) Bahasa yang digunakan dalam kontrak:
a. Bahasa Indonesia untuk kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa nasional;
b. 2 (dua) bahasa yaitu Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris sekaligus
untuk kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa asing;
c. Jika terdapat perbedaan penafsiran mengenai hal-hal yang diatur dalam 2
(dua) bahasa tersebut, maka yang digunakan adalah kontrak dalam
bahasa Indonesia.
7) Korespondensi adalah ketentuan mengenai korespondensi yang dapat
berupa telepon, facsimile, telex, e-mail dan ditujukan kepada alamat para
pihak;
8) Perusahaan dapat melakukan pemeriksaaan terhadap Penyedia Barang/Jasa
yang berkaitan dengan kontrak pelaksanaan pekerjaan;
9) Pakta integritas (letter of undertaking) yang ditandatangani oleh Penyedia
Barang/Jasa.
4. Penutup
Penutup adalah bagian kontrak yang memuat pernyataan bahwa para pihak
dalam kontrak telah menyetujui untuk melaksanakan pekerjaan sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku pada hari dan tanggal
PEDOMAN
penandatanganan tersebut. Tanda tangan para pihak dalam kontrak dibubuhkan

meterai yang cukup.
E. PEKERJAAN TAMBAH/KURANG (ADDENDUM KONTRAK)

1. Pekerjaan tambah/kurang (perubahan nilai dan/atau perubahan lingkup kerja
dan/atau perubahan jangka waktu kontrak) sedapat mungkin dihindari karena
semua rencana kerja harus dibuat secara profesional.
2. Fungsi Pengadaan dan fungsi terkait melakukan negosiasi lingkup pekerjaan
dan biaya atas usulan penambahan/pengurangan pekerjaan kepada Penyedia
Barang/Jasa.
3. Pekerjaan tambah/kurang dibatasi dengan nilai maksimal 10% dari nilai kontrak
semula.
4. Apabila terjadi pekerjaan tambah/kurang dengan nilai sampai dengan 10%, dari
nilai kontrak semula dan/atau nilai kontrak secara keseluruhan tidak melebihi
otorisasi pejabat yang menandatangani kontrak semula, tetap diperlukan
justifikasi dari pejabat penandatangan kontrak semula yang dapat
dipertanggungjawabkan secara profesional sebagai lampiran permintaan
Addendum kontrak dari Fungsi Pengguna kepada Fungsi Pengadaan.
5. Pekerjaan tambah/kurang memerlukan persetujuan pejabat satu tingkat diatas
pejabat penandatangan kontrak semula apabila:
1) Terjadi pekerjaan tambah/kurang dengan nilai di atas 10% dari nilai kontrak
semula; atau
2) Terjadi pekerjaan tambah/kurang dengan nilai kurang dari 10% dari nilai
kontrak semula, tetapi nilai kontrak secara keseluruhan melebihi otorisasi
pejabat yang menandatangani kontrak semula; atau
3) Terjadi pekerjaan tambah/kurang lebih dari 3 (tiga) kali addendum.
6. Apabila terjadi perubahan yang menyebabkan terjadinya perubahan potensi
bahaya terhadap pekerjaan tersebut, maka persyaratan tambahan aspek HSE
harus ditambahkan dalam HSE plan untuk memitigasi perubahan potensi
bahaya yang dapat terjadi.
7. Jika total nilai pekerjaan setelah penambahan/pengurangan sampai atau
melebihi batasan penggolongan nilai pekerjaan semula, maka akan tetap
diberlakukan aturan sesuai penggolongan nilai semula.
8. Pekerjaan tambah/kurang harus dituangkan dalam Addendum Kontrak dan
ditandatangani oleh Pejabat penandatanganan kontrak semula, kecuali telah
dinyatakan tegas dalam kontrak dan disetujui oleh pejabat penandatangan
kontrak.
PEDOMAN
BAB VII
PENGADAAN BARANG/JASA YANG TIDAK DIATUR OLEH PEDOMAN INI
A. PENGADAAN BARANG/JASA YANG PROSESNYA BERSIFAT KHUSUS

Prosedur Pengadaan Barang/Jasa yang prosesnya bersifat khusus diatur oleh
masing-masing Direktorat atau Fungsi yang berada langsung dibawah Direktur
Utama sepanjang dapat dipertanggungjawabkan (accountable & auditable) antara
lain:
1. Pembelian minyak mentah;
2. Produk olahan minyak dan gas;
3. Jasa keuangan dan asuransi, antara lain:
1) Kegiatan financing.
2) Pengelolaan keuangan/perbankan.
3) Asuransi yang meliput risiko atas aset dan kepentingan Perusahaan, selain
asuransi kesehatan maupun asuransi lain yang meliput risiko pada pekerja
Perusahaan.
4. Resale commodities, antara lain produk pelumas;
5. Konsultan hukum;
6. Pengadaan Barang/Jasa yang berkaitan dengan bisnis perkapalan.
B. PENGADAAN BARANG/JASA DARI SUMBER GLOBAL (GLOBAL SOURCING)

Sumber Pengadaan Barang/Jasa dapat memanfaatkan sumber-sumber dari dalam
negeri dan dari luar negeri secara kompetitif untuk kepentingan dan kelancaran
operasi Perusahaan. Keuntungan yang dapat diperoleh adalah semakin banyak
sumber pengadaan maka harga akan lebih bersaing dan juga akan mendapatkan
Barang/Jasa yang berkualitas baik dan teknologi mutakhir.
Agar tidak menghambat proses pengadaan dengan global sourcing, maka
pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dengan sumber Barang/Jasa dari luar
negeri sedapat mungkin memerhatikan praktek-praktek umum (common business)
yang berlaku dalam international procurement practices serta tunduk kepada
peraturan/ketentuan yang terkait dengan pengadaan internasional baik yang diatur
oleh pemerintah maupun perjanjian yang dibuat secara bilateral maupun multi-
lateral, seperti misalnya: World Trade Organization, International Maritime
Organization dan lain-lainnya.
Apabila Pengadaan Barang/Jasa berasal dari sumber luar negeri, maka sedapat
mungkin mengutamakan dukungan pelayanan dari dalam negeri, seperti jasa
asuransi, angkutan, ekspedisi, perbankan, dan pemeliharaan.
PEDOMAN
C. PENGADAAN BARANG/JASA OLEH PERWAKILAN DI LUAR NEGERI

1. Perwakilan Perusahaan di luar negeri dapat melaksanakan Pengadaan
Barang/Jasa untuk keperluan operasionalnya sendiri, maupun untuk keperluan
Perusahaan sesuai permintaan Direktorat/Unit Operasi/Unit Usaha dari sumber
di luar negeri, sesuai dengan tata cara dan tata niaga setempat.
2. Mengusahakan penawaran atas permintaan Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan
Barang/Jasa atau Direktorat/Unit Operasi/Unit Usaha di Indonesia.
PEDOMAN
BAB VIII
PENILAIAN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA
A. PENILAIAN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA

1. Pemberian penghargaan dan sanksi kepada penyedia barang/jasa berlaku pada
seluruh rangkaian penyediaan barang/jasa, meliputi :
1) Proses pengadaan barang/jasa
2) Proses pelaksanaan Kontrak / Perjanjian
3) Atau pada setiap saat setelah diketahui secara nyata telah terjadi
pelanggaran atau prestasi oleh penyedia barang/jasa.
2. Hal-hal yang dapat mempengaruhi reputasi Penyedia Barang/Jasa disebutkan
secara detail pada tabel penghargaan dan tabel sanksi yang terdapat pada
Lampiran 7 dari pedoman ini.
3. Penilaian diberikan berdasarkan poin plus (+) dan poin minus (-), serta
dibedakan berdasarkan Kelompok Hijau, Kelompok Kuning, Kelompok Merah,
dan Kelompok Hitam.
4. Setiap penilaian positif, akan menaikkan potensi untuk mendapatkan prioritas
diundang dalam Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung, serta sebagai
calon mitra potensi antara lain di dalam Pengadaan Barang/Jasa melalui
strategic sourcing.
5. Pelanggaran ketentuan ini yang dilakukan atau melibatkan para pekerja
Perusahaan akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku di
Perusahaan.
6. Metode pemberian penghargaan dan sanksi berlaku di lingkungan Perusahaan
untuk seluruh Indonesia.
7. Proses pemeliharaan data manajemen kinerja penyedia barang/jasa yang telah
diberikan penghargaan dan/atau sanksi, dikelola menggunakan sistem MySAP.
8. Sistem akan menyampaikan informasi mengenai telah terpenuhinya poin
penghargaan dan/atau pelanggaran sesuai kelompoknya (hijau, kuning, merah,
hitam).
9. Yang melakukan pengisian untuk penghargaan dan pelanggaran :
1) Manual (pengisian manual menggunakan kode khusus dalam sistem MySAP)
- oleh Fungsi Pengguna
- oleh Fungsi Pengadaan
- oleh Fungsi Penerimaan
PEDOMAN
2) Semi Otomatis (memilih/mencontreng pilihan khusus yang sudah

disediakan dalam tampilan SA/GR dalam sistem MySAP):
- oleh Fungsi Pengguna
- oleh Fungsi Pengadaan
- oleh Fungsi Penerimaan
3) Otomatis:
- oleh sistem MySAP
- oleh aplikasi Pertamina e-Procurement.
B. PENGELOMPOKAN PEMBERIAN PENGHARGAAN DAN SANKSI

1. HIJAU adalah kelompok Penyedia Barang/Jasa dengan akumulasi dari poin
positif sampai dengan poin -30 (minus tiga puluh). Kelompok ini menjadi
prioritas dalam kegiatan pengadaan barang/jasa di lingkungan Perusahaan.
2. KUNING adalah kelompok Penyedia Barang/Jasa dengan akumulasi dari poin
-31 (minus tiga puluh satu) sampai dengan poin -60 (minus enam puluh).
Kelompok ini tetap diperbolehkan mengikuti kegiatan pengadaan barang/jasa di
lingkungan Perusahaan tetapi tidak menjadi prioritas dalam kegiatan pengadaan
barang/jasa di lingkungan Perusahaan.
3. MERAH adalah kelompok Penyedia Barang/Jasa dengan akumulasi dari poin
-61 (minus enam puluh satu) sampai dengan poin -120 (minus seratus dua
puluh). Kelompok Penyedia Barang/Jasa ini tidak diperbolehkan mengikuti
kegiatan pengadaan barang/jasa selanjutnya selama 1 (satu) tahun sejak sanksi
dimasukkan ke dalam sistem (berlaku untuk Penyedia Barang/Jasa, pemilik
dan/atau pengurusnya).
4. HITAM adalah kelompok Penyedia Barang/Jasa dengan akumulasi sama atau
kurang dari poin -121 (minus seratus dua puluh satu). Kelompok Penyedia
Barang/Jasa ini tidak dapat dipercaya lagi sehingga harus dikeluarkan sebagai
Penyedia Barang/Jasa terdaftar dan tidak diperbolehkan mengikuti kegiatan
pengadaan barang/jasa selanjutnya untuk selamanya (berlaku untuk Penyedia
Barang/Jasa, pemilik dan/atau pengurusnya).
C. SISTEM PERHITUNGAN POIN PENGHARGAAN DAN SANKSI

1. Sistem pemberian penghargaan dan sanksi yang berlaku berdasarkan
ketentuan ini adalah berdasarkan sistem Poin Penghargaan dan Poin
pelanggaran yang dikumpulkan oleh Penyedia Barang/Jasa selama proses
pengadaan barang/jasa dan pelaksanaan pekerjaan di lingkungan Perusahaan.
2. Setiap Penyedia Barang/Jasa ketika mendapatkan Surat Keterangan Terdaftar
dari Perusahaan dan akan mendapat jumlah poin sebesar 0 (nol).
3. Penyedia Barang/Jasa dalam proses pengadaan barang/jasa di lingkungan
Perusahaan apabila melakukan salah satu jenis prestasi atau pelanggaran yang
PEDOMAN
disebutkan pada Lampiran 7 pedoman ini, maka Penyedia Barang/Jasa yang

bersangkutan akan mendapatkan Poin Penghargaan atau Poin Pelanggaran
sebesar jenis prestasi atau pelanggaran yang dilakukan.
4. Poin Penghargaan dan Poin Pelanggaran berlaku 1 (satu) tahun dan bersifat
kumulatif pada masa berlaku poin tersebut.
5. Penilaian dilakukan pada saat selesai proses pengadaan, setiap saat
melakukan pengisian Goods Receipt (GR) / ”finished” Service Acceptance (SA)
dan apabila terjadi salah satu jenis prestasi atau pelanggaran yang disebutkan
pada Lampiran 7 pedoman ini.
6. Untuk Penyedia Barang/Jasa consortium, maka penilaian penghargaan dan
sanksi diberikan kepada setiap anggota consortium.
D. PEMBERIAN PENGHARGAAN
1. Aturan mengenai Pengelompokan Pemberian Penghargaan dan Jenis
Penghargaan sebagaimana diatur dalam pedoman ini harus disampaikan /
disosialisasikan kepada para Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar atau akan
mengikuti proses pengadaan barang/jasa di lingkungan Perusahaan, baik di
tingkat Pusat maupun Unit Operasi.
2. Penentuan dan pemasukan data ke dalam sistem MySAP atas terjadinya
prestasi oleh Penyedia Barang/Jasa dilakukan sebagai berikut :
1) Prestasi dalam proses pengadaan barang/jasa ditentukan oleh Panitia
Pelelangan / Fungsi Pengadaan.
2) Prestasi dalam proses pelaksanaan pekerjaan (Surat Perjanjian, Surat
Pesanan, Letter of Intent) ditentukan oleh Direksi Pekerjaan / Fungsi
Pengguna / Fungsi Penerimaan. Untuk penilaian CSMS, Direksi Pekerjaan /
Fungsi Pengguna telah berkonsultasi dengan Fungsi Health, Safety &
Environment (HSE).
3. Panitia Pelelangan / Fungsi Pengadaan / Direksi Pekerjaan / Fungsi Pengguna/
Fungsi Penerimaan berkewajiban untuk melakukan pemantauan terhadap
terjadinya prestasi yang disebutkan dalam Jenis-jenis Penghargaan pada aturan
ini dan segera menentukan telah terjadinya prestasi.
E. KOMITE SANKSI
1. Pembentukan Komite Sanksi tidak diperlukan Surat Perintah dan terdiri dari
sekurang-kurangnya Fungsi Pengguna, Fungsi Pengadaan dan Fungsi Hukum.
2. Apabila diperlukan maka Komite Sanksi dapat beranggotakan Tenaga Ahli atau
Fungsi terkait lainnya (misalnya HSE, Keuangan).
3. Komite Sanksi bisa dibentuk di Kantor Pusat maupun di Unit Operasi dimana
ketiga fungsi anggota berada.
PEDOMAN
4. Untuk permasalahan lintas unit operasi dalam satu direktorat dapat diusulkan
untuk diselesaikan di Komite Sanksi Direktorat, yang diketuai oleh pimpinan
Fungsi Pengadaan Direktorat.
5. Untuk permasalahan lintas direktorat/Perusahaan dapat diusulkan untuk
diselesaikan di Fungsi Procurement Excellence Group Direktorat Umum /
Komite Sanksi Korporat.
6. Ketua Komite Sanksi adalah Pimpinan Fungsi Pengadaan (tempat pengadaan
dilakukan), untuk Komite Sanksi Korporat diketuai oleh Manager Procurement
Excellence Group Direktorat Umum.
F. PEMBERIAN SANKSI
1. Aturan mengenai Pengelompokan Pemberian Sanksi dan Jenis Pelanggaran
sebagaimana diatur dalam pedoman ini harus disampaikan / disosialisasikan
kepada para Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar atau akan mengikuti proses
pengadaan barang/jasa di lingkungan Perusahaan, baik di tingkat Pusat
maupun Unit Operasi oleh Fungsi Pengadaan.
2. Penentuan dan pemasukan data ke dalam sistem MySAP atas terjadinya
pelanggaran oleh Penyedia Barang/Jasa dilakukan sebagai berikut :
1) Pelanggaran dalam proses pengadaan barang/jasa ditentukan oleh Panitia
Pelelangan / Fungsi Pengadaan.
2) Pelanggaran dalam proses pelaksanaan pekerjaan (Surat Perjanjian, Surat
Pesanan, Letter of Intent) ditentukan oleh Direksi Pekerjaan/Fungsi
Pengguna/Fungsi Penerimaan. Untuk penilaian CSMS Direksi Pekerjaan/
Fungsi Pengguna telah berkonsultasi dengan Fungsi HSE.
3. Pelanggaran yang diketahui setelah selesainya pelaksanaan pekerjaan dan
diterima dengan baik oleh Direksi Pekerjaan dan/atau pelanggaran di luar
lingkungan Perusahaan yang menyangkut kredibilitas Penyedia Barang/Jasa di
lingkungan Perusahaan, pengaturan sanksi pelanggaran tersebut ditentukan
oleh Komite Sanksi.
4. Panitia Pelelangan / Fungsi Pengadaan / Direksi Pekerjaan / Fungsi Pengguna/
Fungsi Penerimaan berkewajiban untuk melakukan pemantauan terhadap
terjadinya pelanggaran yang disebutkan dalam Jenis-jenis pelanggaran pada
aturan ini dan segera menentukan pemberian sanksi bila telah terjadi
pelanggaran.
5. Apabila didapatkan pelanggaran yang tidak tercantum dalam Tabel Jenis
Pelanggaran/Kejadian maka penilaian terhadap pelanggaran tersebut akan
diputuskan oleh Komite Sanksi, dimana hasil keputusan tersebut dapat berupa
poin minus -30, atau sanksi kelompok merah, atau sanksi kelompok hitam.
6. Jenis pelanggaran yang tidak diatur dalam pedoman ini akan diberikan sanksi
sesuai dengan Kontrak / Perjanjian.
PEDOMAN
G. PENGATURAN TERHADAP PENERIMA SANKSI

1. Pengaturan terhadap Penyedia Barang/Jasa yang terkena sanksi Kelompok
Merah :
1) Apabila Kontrak / Perjanjian sudah ditandatangani dan/atau pekerjaan
sedang berjalan maka pekerjaan harus diselesaikan.
2) Penyedia Barang/Jasa pada proses pengadaan barang/jasa akan dibatalkan
keikutsertaannya dalam proses pengadaan barang/jasa yang sedang
berlangsung sepanjang belum dilakukan penunjukan pemenang.
3) Apabila terdapat pelanggaran berikutnya maka dapat masuk ke Kelompok
Hitam.
2. Pengaturan terhadap Penyedia Barang/Jasa yang terkena sanksi Kelompok
Hitam :
1) Apabila Kontrak / Perjanjian sudah ditandatangani dan/atau pekerjaan
sedang berjalan maka pekerjaan dapat diselesaikan atau dapat diberhentikan
dengan pertimbangan khusus dari pejabat penandatangan Kontrak /
Perjanjian.
2) Penyedia Barang/Jasa pada proses pengadaan barang/jasa akan dibatalkan
keikutsertaannya dalam proses pengadaan barang/jasa yang sedang
berlangsung sepanjang Kontrak / Perjanjian belum ditandatangani.
H. KOREKSI POIN PENGHARGAAN / PELANGGARAN TERKAIT STATUS

SANKSI PENYEDIA BARANG/JASA
1. Apabila ditemukan bukti-bukti / data-data baru yang menyatakan bahwa jenis
penghargaan / sanksi yang telah diberikan tidak benar maka dapat dilakukan
koreksi poin maupun status.
2. Sole Source yang berstatus Kelompok Merah atau Kelompok Hitam, apabila
diperlukan dapat diikutsertakan dalam proses pengadaan dengan mendapat
persetujuan dari Komite Sanksi.
3. Koreksi poin diusulkan oleh Fungsi Pengguna / Fungsi Penerima dan disetujui
oleh Fungsi Pengadaan.
4. Untuk poin/sanksi yang diberikan oleh Komite Sanksi maka usulan koreksi
harus disetujui oleh Komite Sanksi.
5. Fungsi Pengadaan masing-masing unit operasi / unit bisnis mengajukan
permintaan koreksi ke Fungsi Master Data Management (MDM) dengan
melampirkan bukti dari butir 1 dan/atau butir 2 serta butir 3 diatas serta
dokumen pendukung lainnya (misal: Notulen Rapat Komite Sanksi, atau Memo
permintaan dari Fungsi Pengguna/Fungsi Penerima, dan data pendukung
perubahan lainnya).
PEDOMAN
6. Penyedia Barang/Jasa dapat meminta klarifikasi penilaian kinerja melalui Fungsi

Pengadaan (tempat pengadaan dilakukan).
7. Apabila dalam proses pembayaran ditemukan SA/GR dimana sanksi/
penghargaan tidak sesuai, maka SA/GR akan dikembalikan oleh Fungsi
Keuangan untuk dikoreksi oleh Fungsi Pengguna/Fungsi Penerima.
I. KETERKAITAN PEMBERIAN SANKSI KELOMPOK MERAH DAN KELOMPOK

HITAM KEPADA PENYEDIA BARANG/JASA LAIN
1. Dalam hal suatu Penyedia Barang/Jasa mendapatkan sanksi dimana Presiden
Direktur/ Direktur Utama, Direktur yang mempunyai otoritas tertinggi sebagai
pengambil keputusan dalam Penyedia Barang/Jasa, atau pemegang saham
mayoritas Penyedia Barang/Jasa tersebut ("PENYEDIA BARANG/JASA AWAL
I") juga merupakan Presiden Direktur/Direktur Utama, Direktur yang mempunyai
otoritas tertinggi sebagai pengambil keputusan dalam Penyedia Barang/Jasa,
atau pemegang saham mayoritas Penyedia Barang/Jasa lain yang menjadi
mitra Perusahaan ("PENYEDIA BARANG/JASA LAlN I"), maka PENYEDIA
BARANG/JASA LAlN I akan dikenakan sanksi yang sama dengan sanksi yang
diberikan kepada sanksi PENYEDIA BARANG/JASA AWAL I.
2. Dalam hal suatu Penyedia Barang/Jasa mendapatkan sanksi dimana pengurus
(yang bukan Presiden Direktur/Direktur Utama atau bukan Direktur yang
mempunyai otoritas tertinggi sebagai pengambil keputusan dalam Perusahaan),
atau pemegang saham yang bukan mayoritas Penyedia Barang/Jasa tersebut
("PENYEDIA BARANG/JASA AWAL II") juga merupakan pengurus (yang bukan
Presiden Direktur/Direktur Utama atau bukan Direktur yang mempunyai otoritas
tertinggi sebagai pengambil keputusan dalam Penyedia Barang/Jasa), atau
pemegang saham bukan mayoritas Penyedia Barang/Jasa lain yang menjadi
mitra Perusahaan ("PENYEDIA BARANG/JASA LAlN II"), maka PENYEDIA
BARANG/JASA LAlN II akan dikenakan sanksi sebesar 25% dari poin
pelanggaran yang diberikan kepada PENYEDIA BARANG/JASA AWAL II.
3. Apabila di PENYEDIA BARANG/JASA LAlN I dan PENYEDIA BARANG/JASA
LAlN II terdapat penggantian pejabat yang mempunyai otoritas tertinggi / pemilik
saham mayoritas / pengurus sehingga tidak ada lagi ikatan dengan PENYEDIA
BARANG/JASA AWAL I dan PENYEDIA BARANG/JASA AWAL II, maka
keterkaitan sanksi kepada PENYEDIA BARANG/JASA LAlN I dan PENYEDIA
BARANG/JASA LAlN II tersebut diputihkan.
4. Tata cara pemberlakuan butir 1, 2 dan 3 di atas adalah berdasarkan permintaan
dari Fungsi Pengadaan atas hasil evaluasi Panitia Sertifikasi kepada Fungsi
Master Data Management.
PEDOMAN
BAB IX
PENGAWASAN
A. PENGAWASAN MELEKAT
1. Pengawasan melekat dilakukan oleh setiap atasan secara struktural dan
fungsional atas aspek teknis, HSE maupun administrasi sesuai dengan sasaran
kerja, waktu kewenangan dan tanggung jawab berdasarkan peraturan yang
berlaku semenjak tahap perencanaan, pelaksanaan sampai penyelesaiannya
baik secara fisik maupun kewajaran harga.
2. Pimpinan Kelompok Usaha/Unit Usaha/Unit Operasi wajib melakukan
pengawasan melekat secara intensif terhadap para pejabat yang melaksanakan
tugas di lingkungan kerja masing-masing.
3. Dalam pelaksanaan pengawasan melekat perlu memerhatikan masukan dari
pengawasan fungsional, sehingga menjadikan pengawasan melekat sebagai
unsur pengendalian intern yang efektif.
B. PENGAWASAN FUNGSIONAL
1. Pengawasan terhadap Pengadaan Barang/Jasa dilakukan oleh lembaga
pengawasan fungsional intern maupun ekstern.
2. Pengawasan dilaksanakan secara efektif dan efisien, serta menghindarkan
pelaksanaan pengawasan dan pemeriksaan yang tumpang tindih melalui
mekanisme koordinasi perencanaan kegiatan pengawasan dan pemeriksaan di
antara pengawas fungsional intern dan ekstern.
Koordinasi kegiatan pengawasan dan pemeriksaan intern dan ekstern dilakukan
oleh Satuan Pengawas Intern Pusat dan/atau Satuan Pengawas Intern Daerah.
3. Pengawasan fungsional intern terhadap Pengadaan Barang/Jasa dilakukan
sejak tahap perencanaan (pre audit), tahap pelaksanaan sampai tahap
penyelesaian (current audit), tahap setelah penyelesaian (post audit), dan
bilamana diperlukan dapat dilakukan pemeriksaan khusus.
4. Lembaga pengawasan fungsional ekstern melaksanakan pengawasan sesuai
ketentuan/prosedur yang berlaku.
C. TINDAK LANJUT PENGAWASAN

1. Tindak lanjut untuk menyelesaikan masalah-masalah yang telah diindentifikasi
dalam pelaksanaan pengawasan dapat berupa:
1) Penyempurnaan/perbaikan proses Pengadaan Barang/Jasa, baik
kelembagaan, SDM maupun prosedur;
2) Koreksi/pengembalian kerugian atas terjadinya penyimpangan yang
merugikan Perusahaan;
PEDOMAN
3) Pemberian sanksi atas pelanggaran yang dilakukan oleh pihak terkait baik
petugas pelaksana maupun Penyedia Barang/Jasa terhadap ketentuan dan
prosedur Pengadaan Barang/Jasa berdasarkan bukti-bukti yang ada dari
hasil temuan lembaga pengawasan fungsional intern/ekstern;
4) Pemberian penghargaan kepada yang berprestasi dan dinilai patut mendapat
penghargaan sehubungan proses Pengadaan Barang/Jasa.
2. Sanksi dapat diberikan kepada Pejabat Berwenang, petugas pelaksana,
anggota Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan Barang/Jasa maupun siapa saja
yang terbukti melakukan pelanggaran berdasarkan bukti-bukti hasil temuan
pengawasan fungsional. Sanksi dapat berupa baik sanksi administrasi yang
bersifat internal maupun sanksi yang bersifat eksternal sesuai aturan/ketentuan
yang berlaku.
3. Pelaksanaan tindak lanjut:
1) Tindak lanjut hasil pengawasan dilaksanakan setelah diyakini adanya
penyimpangan dan diperoleh cara mengatasinya, demikian juga apabila
diyakini adanya prestasi yang dinilai patut mendapat penghargaan.
2) Pelaksanaan tindak lanjut merupakan kewenangan dan tanggung jawab
atasan yang bersangkutan kecuali apabila tindak lanjut tersebut diluar batas
kewenangannya.
3) Dalam hal tindak lanjut hasil pengawasan bukan menjadi wewenang atasan
yang bersangkutan, maka atasan tersebut wajib melaporkan kepada
atasannya atau kepada Pejabat Berwenang melaksanakan tindak lanjut.
4. Tindak lanjut harus dipantau dan dievaluasi pelaksanaannya oleh Satuan
Pengawas Intern baik di Pusat maupun Daerah, guna memperoleh keyakinan
bahwa tindak lanjut tersebut mencapai sasaran yang tepat.
PEDOMAN
BAB X
LAIN-LAIN
1. Ketentuan mengenai pengadaan jasa konstruksi yang belum cukup diatur dalam
Buku Manajemen Pengadaan Barang/Jasa ini mengacu pada Undang-Undang,
Peraturan Pemerintah dan Peraturan Lembaga yang mengatur mengenai jasa
konstruksi.
2. Khusus untuk ketentuan dalam pengadaan jasa EPC-M (Engineering,
Procurement & Construction-Management) yang terkait dengan sistem kontrak,
sistem financing dan sistem lainnya seperti ketentuan mengenai BOO (Build,
Own, Operate), BOT (Build, Operate, Transfer), BOOT (Build, Own, Operate,
Transfer) yang tidak termasuk dalam Pedoman ini dapat diberlakukan ketentuan
sesuai best practice yang berlaku.
3. Setiap Direktorat diberikan kewenangan untuk menyesuaikan pelaksanaan
pedoman ini dengan keadaan setempat sepanjang tidak bertentangan dengan
ketentuan yang terdapat di dalam pedoman ini dan prosedur yang ditetapkan
mengikuti pedoman ini.
4. Dalam keadaan tertentu untuk mencapai tujuan, kepentingan dan keuntungan
Perusahaan, maka Pengadaan Barang/Jasa yang tidak sesuai dengan ketentuan
yang diatur dalam Pedoman ini sepanjang diyakini dapat memberikan nilai tambah
(added value) bagi Perusahaan, dapat dilakukan berdasarkan ijin prinsip yang
dikeluarkan pejabat berwenang, atas dasar justifikasi dan analisis secara teknis
dan ekonomis guna keperluan pelaksanaan. Ijin prinsip diberikan oleh Pejabat 1
(satu) tingkat di atas Pejabat sesuai batasan nilai otorisasi penandatanganan
kontrak yang berlaku.
5. Ketentuan lebih lanjut mengenai prosedur/tata cara Pengadaan Barang/Jasa
ditetapkan dalam Tata Kerja Organisasi dan Tata Kerja Individu yang merupakan
bagian yang tidak terpisahkan dari pedoman ini.
PEDOMAN
LAMPIRAN
Lampiran 1 - Klasifikasi Pekerjaan

Lampiran 2 - Pakta Integritas untuk Penyedia Barang/Jasa (per proses pekerjaan)
Lampiran 3 - Pakta Integritas untuk Penyedia Barang/Jasa (Sertifikasi)
Lampiran 4 - Pakta Integritas untuk Pekerja
Lampiran 5 - Tabel Risiko Kegagalan Pekerjaan terhadap Kebutuhan Jaminan
Pelaksanaan
Lampiran 6 - Perhitungan SKK
Lampiran 7 - Tabel Penghargaan & Sanksi
Lampiran 1 - Pedoman A-001/I00020/2010-S0
NO. Kode Klasifikasi / Bidang / Sub Bidang / Bagian Sub Bidang

K B SB BSB
01. P PENGADAAN BARANG
02. P 01 Eksplorasi, Produksi dan Pengolah lanjutan
03. P 01 01 Peralatan/suku cadang pemboran, eksplorasi dan produksi
04. P 01 02 Selubung sumur, pipa produksi dan kelengkapannya
05. P 01 03 Peralatan/bahan lumpur/kimia pemboran dan penyemenan
06. P 01 04 Peralatan/suku cadang boiler, mesin, turbin, pembangkit listrik, pompa dan kompresor
07. P 01 05 Peralatan/suku cadang pengolah dan pemurni minyak/gas /kimia
08. P 02 Konstruksi, Mekanikal dan Elektrikal
09. P 02 01 Peralatan/suku cadang pengemas, pengangkat dan pengangkut
10. P 02 02 Peralatan/suku cadang bangunan, jalan dan konstruksi
11. P 02 03 Peralatan/suku cadang instrumentasi dan kelengkapan mesin
12. P 02 04 Peralatan/suku cadang mekanikal serta elektrikal
13. P 02 05 Pipa, selang, katup, dan penyambung
14. P 02 06 Peralatan/suku cadang telekomunikasi, navigasi, dan komputer
15. P 02 07 Peralatan/suku cadang alat ukur, survai dan laboratorium
16. P 02 08 Alat-alat kerja dan peralatan bengkel
17. P 02 09 Peralatan/suku cadang keselamatan kerja, pemadam kebakaran dan lindungan lingkungan
18. P 02 10 Peralatan/bahan bangunan/tangki, bahan metal/bukan metal, tali baja, rantai, bahan kemasan,
bahan pengikat dan kelengkapannya
19. P 03 Bahan Kimia dan Bahan Peledak
20. P 03 01 Bahan kimia, bahan bakar, pelumas dan cat
21. P 03 02 Peralatan/suku cadang/bahan peledak, senjata api dan amunisi
22. P 04 Kantor, Pergudangan, Kesehatan dan Rumah Tangga
23. P 04 01 Peralatan/perlengkapan tulis, barang cetakan, kantor, pendidikan, peragaan/visualisasi, olah
raga, kesenian, pergudangan dan perlengkapan pegawai
24. P 04 02 Peralatan/suku cadang/bahan pertanian, perkebunan, peternakan, perikanan, dan kehutanan
25. P 04 03 Peralatan/suku cadang kesehatan, farmasi dan obat-obatan

26. P 04 04 Peralatan, perlengkapan, perabotan dan bahan-bahan kebutuhan rumah tangga
K B SB BSB
JASA PERENCANA KONSTRUKSI
01. Q 01 ARSITEKTUR
02. Q 01 01 Jasa Nasihat/Pradisain, disain dan administrasi Kontrak Arsitektural
03. Q 01 02 Jasa Arsitektural Lansekap
04. Q 01 03 Jasa Disain Interior
05. Q 01 04 Jasa Penilaian Perawatan Bangunan Gedung
06. Q 01 05 Jasa Arsitektural Lainnya
07. Q 02 SIPIL
08. Q 02 01 Jasa Nasehat/Pra-Disain dan Disain Enjinering Bangunan
09. Q 02 02 Jasa Nasihat/Pra-disain, dan Disain Enjinering Pekerjaan Teknik Sipil Keairan
10. Q 02 03 Jasa Nasihat/Pra-disain, dan Disain Enjinering Pekerjaan Teknik Sipil Transportasi
11. Q 02 04 Jasa Nasihat/Pra-disain, dan Disain Enjinering Pekerjaan Teknik Sipil Lainnya
12. Q 03 MEKANIKAL
13. Q 03 01 Jasa Disain Enjinering Mekanikal
14. Q 03 02 Jasa Nasehat/Pra-Disain dan Disain Enjinering Industrial Plant & Proses
15. Q 03 03 Jasa Nasehat/Pra-Disain dan Disain Enjinering Pekerjaan Mekanikal Lainnya
16. Q 04 ELEKTRIKAL
17. Q 04 01 Jasa Disain Enjinering Elektrikal
18. Q 04 02 Jasa Nasehat/Pra-disain & Disain Enjinering Sistem Kontrol Lalu Lintas
19. Q 04 03 Jasa Nasehat/Pra-disain & Disain Enjinering Pekerjaan Elektrikal Lainnya
20. Q 05 TATA LINGKUNGAN
21. Q 05 01 Jasa Konsultasi Lingkungan
22. Q 05 02 Jasa Perencanaan Urban
23. Q 05 03 Jasa Nasehat/Pra-disain dan Disain Enjinering Pekerjaan Tata Lingkungan lainnya
24. Q 06 JASA SURVEY
25. Q 06 01 Jasa Survey Permukaan
26. Q 06 02 Jasa Pembuatan Peta
27. Q 06 03 Jasa Survey Bawah Tanah
28. Q 06 04 Jasa Geologi, Geofisik dan Prospek Lainnya
29. Q 07 JASA ANALISIS & ENJINIRING LAINNYA
30. Q 07 01 Jasa Komposisi, Kemurnian dan Analisis
31. Q 07 02 Jasa Enjiinering Lainnya
JASA PELAKSANA KONSTRUKSI
32. Q 11 ARSITEKTUR
33. Q 11 01 Perumahan tunggal dan kopel, termasuk perawatannya
34. Q 11 02 Perumahan multi hunian, termasuk perawatannya
35. Q 11 03 Bangunan pergudangan dan industri, termasuk perawatannya
36. Q 11 04 Bangunan komersial, termasuk perawatannya
37. Q 11 05 Bangunan-bangunan non perumahan lainnya termasuk perawatannya
38. Q 11 06 Fasilitas pelatihan sport diluar gedung, fasilitas rekreasi, termasuk perawatannya
39. Q 11 07 Pertamanan, termasuk perawatannya
40. Q 11 10 Finishing Bangunan
41. Q 11 10 01 Pekerjaan pemasangan instalasi asesori bangunan, termasuk perawatannya
42. Q 11 10 02 Pekerjaan dinding dan jendela kaca, termasuk perawatannya
43. Q 11 10 03 Pekerjaan interior, termasuk perawatannya
44. Q 11 20 Pekerjaan Berketrampilan
45. Q 11 20 01 Pekerjaan kayu
46. Q 11 20 02 Pekerjaan logam
47. Q 11 30 Perawatan Gedung / Bangunan
48. Q 11 30 01 Perawatan gedung / bangunan
49. Q 12 SIPIL
50. Q 12 01 Jalan raya, jalan lingkungan, termasuk perawatannya
51. Q 12 02 Jalan kereta api, termasuk perawatannya
52. Q 12 03 Lapangan terbang dan runway, termasuk perawatannya
53. Q 12 04 Jembatan, termasuk perawatannya
54. Q 12 05 Jalan layang, termasuk perawatannya
55. Q 12 06 Terowongan, termasuk perawatannya
56. Q 12 07 Jalan bawah tanah, termasuk perawatannya
57. Q 12 08 Pelabuhan atau dermaga termasuk perawatannya
58. Q 12 09 Drainase Kota, termasuk perawatannya
59. Q 12 10 Bendung, termasuk perawatannya
K B SB BSB
60. Q 12 11 Irigasi & Drainase termasuk perawatannya
61. Q 12 12 Persungaian Rawa dan Pantai termasuk perawatannya
62. Q 12 13 Bendungan, termasuk perawatannya
63. Q 12 14 Pengerukan dan Pengurukan, termasuk perawatannya
64. Q 12 10 Pekerjaan Persiapan
65. Q 12 10 01 Pekerjaan penghancuran
66. Q 12 10 02 Pekerjaan penyiapan dan pengupasan lahan
67. Q 12 10 03 Pekerjaan penggalian dan pemindahan tanah
68. Q 12 20 Pekerjaan Struktur
69. Q 12 20 01 Pekerjaan pemancangan
70. Q 12 20 02 Pekerjaan pelaksanaan pondasi, termasuk untuk perbaikannya
71. Q 12 20 03 Pekerjaan kerangka konstruksi atap, termasuk perawatannya
72. Q 12 20 04 Pekerjaan atap dan kedap air, termasuk perawatannya
73. Q 12 20 05 Pekerjaan pembetonan
74. Q 12 20 06 Pekerjaan Konstruksi baja, termasuk perawatannya
75. Q 12 20 07 Pekerjaan pemasangan perancah beton
76. Q 12 20 08 Pekerjaan pelaksanaan khusus lainnya
77. Q 12 30 Pekerjaan Finishing Struktur
78. Q 12 30 01 Pekerjaan pengaspalan, termasuk perawatannya
79. Q 13 MEKANIKAL
80. Q 13 01 Instalasi pemanasan, ventilasi udara & AC dalam bangunan termasuk perawatannya
81. Q 13 02 Perpipaan air dalam bangunan, termasuk perawatannya
82. Q 13 03 Instalasi pipa gas dalam bangunan, termasuk perawatannya
83. Q 13 04 Insulasi dalam bangunan, termasuk perawatannya
84. Q 13 05 Instalasi lift dan eskalator, termasuk perawatannya
85. Q 13 06 Pertambangan dan manufaktur, termasuk perawatannya
86. Q 13 07 Instalasi thermal, bertekanan, minyak, gas, geothermal, termasuk perawatannya (pekerjaan
rekayasa)
87. Q 13 08 Konstruksi alat angkut dan alat angkat, termasuk perawatannya (pekerjaan rekayasa)
88. Q 13 09 Konstruksi perpipaan minyak, gas dan energi, termasuk perawatannya (pekerjaan rekayasa)
89. Q 13 10 Fasilitas produksi, penyimpanan minyak dan gas, termasuk perawatannya (pekerjaan
rekayasa)
90. Q 13 11 Jasa penyedia peralatan kerja konstruksi
91. Q 14 ELEKTRIKAL
92. Q 14 01 Pembangkit tenaga listrik semua daya, termasuk perawatannya
93. Q 14 02 Pembangkit tenaga listrik dengan daya maksimal 10 MW/unit, termasuk perawatannya
94. Q 14 03 Pembangkit tenaga listrik energi baru dan terbarukan termasuk perawatannya
95. Q 14 04 Jaringan transmisi tenaga listrik tegangan tinggi dan ekstra tegangan tinggi, termasuk
perawatannya
96. Q 14 05 Jaringan transmisi telekomunikasi dan atau telepon termasuk perawatannya
97. Q 14 06 Jaringan distribusi tenaga lisrik tegangan menengah, termasuk perawatannya
98. Q 14 07 Jaringan distribusi tenaga lisrik tegangan rendah, termasuk perawatannya
99. Q 14 08 Jaringan distribusi telekomunikasi dan atau telepon termasuk perawatannya
100. Q 14 09 Instalasi kontrol & instrumentasi, termasuk perawatannya
101. Q 14 10 Instalasi listrik gedung dan pabrik, termasuk perawatannya
102. Q 14 11 Instalasi listrik lainnya, termasuk perawatannya
103. Q 15 TATA LINGKUNGAN
104. Q 15 01 Perpipaan minyak termasuk perawatannya
105. Q 15 02 Perpipaan gas termasuk perawatannya
106. Q 15 03 Perpipaan air bersih/limbah termasuk perawatannya
107. Q 15 04 Pengolahan air bersih, termasuk perawatannya
108. Q 15 05 Instalasi pengolahan limbah, termasuk perawatannya
109. Q 15 06 Pekerjaan pengeboran air tanah, termasuk perawatannya
110. Q 15 07 Reboisasi / penghijauan, termasuk perawatannya
JASA PENGAWAS KONSTRUKSI
111. Q 21 LAYANAN JASA INSPEKSI TEKNIS
112. Q 21 01 Jasa Enjinering Fase Konstruksi dan Instalasi Bangunan
113. Q 21 02 Jasa Enjinering Fase Konstruksi dan Instalasi Pekerjaan Teknik Sipil Transportasi
114. Q 21 03 Jasa Enjinering Fase Konstruksi dan Instalasi Pekerjaan Teknik Sipil Keairan
115. Q 21 04 Jasa Enjinering Fase Konstruksi dan Instalasi Pekerjaan Teknik Sipil Lainnya
116. Q 21 05 Jasa Enjinering Fase Konstruksi dan Instalasi Industrial Plant dan Proses
117. Q 21 06 Jasa Enjinering Fase Konstruksi dan Instalasi Sistem Kontrol Lalulintas
K B SB BSB
118. Q 22 LAYANAN JASA MANAJEMEN PROYEK
119. Q 22 01 Jasa Manajemen Proyek Terkait Konstruksi Bangunan
120. Q 22 02 Jasa Manajemen Proyek Terkait Konstruksi Pekerjaan Teknik Sipil Transportasi
121. Q 22 03 Jasa Manajemen Proyek Terkait Konstruksi Pekerjaan Teknik Keairan
122. Q 22 04 Jasa Manajemen Proyek Terkait Konstruksi Pekerjaan Teknik Sipil Lainnya
123. Q 22 05 Jasa Manajemen Proyek Terkait Konstruksi Industrial Plant & Proses
124. Q 22 06 Jasa Manajemen Proyek Terkait Konstruksi Sistem Kontrol Lalu-lintas
125. Q 23 01 LAYANAN JASA ENJINIRING TERPADU
01. R JASA LAINNYA
02. R 01 LOGAM, KAYU DAN PLASTIK
03. R 01 01 Pernbangunan kapal dan alat apung lainnya serta sarana Iepas pantai
04. R 01 02 Pengangkatan kerangka Rapal dan alat apung lainnya serta sarana lepas pantai
05. R 01 03 Pemotongan kapal dan alat apung lainnya serta sarana lepas panta
06. R 01 04 Karoseri, pet1 kernas, dl1
07. R 01 05 Pengecoran logam dan pernbentukan logam
08. R 01 06 Produk kayu dan rotan, serta pengawetannya
09. R 01 07 Bahan baku dan produk plastik, serta kompositnya
10. R 01 08 Pembuatan mesln dan peralatan Industri, rnekanikal dan elektrikal
11. R 02 PERTANIAN, TANAMAN PANGAN, PERKEBUNAN, PETERNAKAN, PERIKANAN 8
KEHUTANAN
12. R 02 01 Proses pemblbitan pembenihan tanaman pangan, peternakan, perlkanan, perkebunan dan
kehutanan
13. R 02 02 Reboisasl
14. R 03 PERTAMBANGAN UMUM
15. R 03 01 Eksplorasi Pertarnbangan
16. R 03 02 Peng u pasan
17. R 03 03 PenggalianlPenambangan
18. R 03 04 Pengolahan pemurnian
19. R 04 PERTAMBANGAN MINYAK DAN GAS BUMI
20. R 04 01 Pemboran
21. R 04 02 Pemboran berarah
22. R 04 03 Pengukuran kemiringan sumur
23. R 04 04 Pemboran Inti
24. R 04 05 Pekerjaan panclng
25. R 04 06 Mud logglng
26. R 04 07 Well logging dan perforating
27. R 04 08 Penyemenan sumur
28. R 04 09 Pengujlan laplsan bawah tanah
29. R 04 10 Pengujian produksl sumur
30. R 04 11 Stimulasl sumur dan penambangan sekunder
31. R 04 12 Perawatan sumur
32. R 04 13 Pemboran hldrollk
33. R 04 14 Pekerjaan ulanglworkover
34. R 04 15 Pemboran selsmlk
35. R 04 16 Pelayanan caslng dan tubin
36. R 04 17 Mud englneerlng
37. R 04 18 Perawatan fasllltas produksi
38. R 05 TELEMATIKA
39. R 05 01 Jasa teknologl lnforrnasl
40. R 05 02 Komunlkasl multimedia
41. R 05 03 Telekomunikasi
42. R 05 04 Navigasi
43. R 05 05 Kontrol & instrumentasi
44. R 05 06 Penginderaan jauh
45. R 05 07 Jasa pemborongan telekomunikasi darat
46. R 05 07 01 Sentral
47. R 05 07 02 Transmisi
48. R 05 07 03 Jaringan telekomunikasi
49. R 05 07 04 Teknologi dan sistem informasi
50. R 05 07 05 Networking
51. R 05 07 06 Sistem pemancar dan penerima radio dan televisi
52. R 05 07 07 Kontrol dan instrumental
K B SB BSB
53. R 05 08 Jasa Pemborongan telekomunikasi satelit
54. R 05 08 01 Sentral
55. R 05 08 02 Transmisi
56. R 05 08 03 Jaringan telekomunikasi
57. R 05 08 04 Teknologi dan sistem informasi
58. R 05 08 05 Networking
59. R 05 08 06 Sistem pemancar dan penerima radio dan televisi
60. R 05 08 07 Kontrol dan instrumental
61. R 05 09 Jasa pemborongan perangkat keras
62. R 05 09 01 Komputer
63. R 05 09 02 Printer
64. R 05 09 03 Projector multimedia
65. R 05 09 04 Input device
66. R 05 09 05 Alat penyimpan data
67. R 05 09 06 Networking product
68. R 05 09 07 Accessories dan supplies
69. R 05 09 08 Perangkat sistem informasi khusus
70. R 05 10 Jasa pengembangan konten
71. R 05 10 01 Kontens design learing
72. R 05 10 02 Konten program TV Interactive
73. R 05 10 03 Konten program multimedia
74. R 05 10 04 Konten program portal
75. R 05 11 Jasa Pengembang aplikasi
76. R 05 11 01 Aplikasi komputer
77. R 05 11 02 Aplikasi komunikasi
78. R 05 11 03 Aplikasi telemetrik
79. R 05 11 04 Aplikasi GIS
80. R 05 11 05 Aplikasi GPS
81. R 06 JASA REAL ESTATE
82. R 06 01 Perumahan dan pemukiman
83. R 06 01 01 Perumahan
84. R 06 01 02 Rumah susun
85. R 06 01 03 Kawasan perumahan
86. R 06 02 Pengembangan properti
87. R 06 02 01 Gedung/ruang perkantoran
88. R 06 02 02 Gedung/ruang perbelanjaan dan pertokoan
89. R 06 02 03 Kawasan rekreasi
90. R 06 02 04 Kawasan agro estate
91. R 06 02 05 Kawasan gedung peristirahatan/villa/resort
92. R 06 03 Pengembangan kawasan industri
93. R 06 03 01 Gedung/ruang industri
94. R 06 03 02 Gedung Pergudangan
95. R 06 04 Manajemen properti
96. R 06 05 Jasa perantara (brokerage) real estate dan properti
97. R 07 JASA LAIN-LAIN
98. R 07 01 Percetakan dan penjilidan
99. R 07 02 Pemeliharaan/perbaikan alat/peralatan kantor
100. R 07 03 Pemeliharaan/perbaikan pustaka, barang-barang awetan, fauna dan lain-lain
101. R 07 04 Jasa pembersihan, pest control, termite control
102. R 07 05 Pengepakan, pengangkutan, pengurusan dan penyampaian barang melalui darat/laut/udara
103. R 07 05 01 Pengepakan, pengangkutan, pengurusan dan penyampaian barang melalui darat
104. R 07 05 02 Pengepakan, pengangkutan, pengurusan dan penyampaian barang melalui laut
105. R 07 05 03 Pengepakan, pengangkutan, pengurusan dan penyampaian barang melalui udara
106. R 07 05 04 Jasa Angkutan BBM/BBG
107. R 07 05 05 Jasa Angkutan multi moda
108. R 07 05 06 Jasa Angkutan hewan melalui darat, laut dan udara
109. R 07 05 07 Jasa peluncuran satelit
110. R 07 05 08 Jasa ekspedisi dan kepabeanan
111. R 07 05 09 Jasa bongkar muat barang
112. R 07 05 10 Jasa pengiriman ekspres
113. R 07 05 11 Pemeliharaan alat angkutan laut termasuk perbaikan kapal
114. R 07 05 12 Jasa distribusi dan pemasaran BBM dan Petro-Kimia
115. R 07 05 13 Pemeliharaan alat angkutan darat
116. R 07 05 14 Sub bidang lainnya
K B SB BSB
117. R 07 06 Penjahitan/konpeksi
118. R 07 07 Jasa boga
119. R 07 08 Jasa importir/eksportir
120. R 07 09 Jasa perawatan komputer, alat/peralatan elektronik & telekomunikasi
121. R 07 09 01 Perawatan alat/peralatan & aplikasi komputer
122. R 07 09 02 Perawatan Perangkat keras komputer
123. R 07 09 03 Perawatan Jaringan Komputer dan Jaringan Internet
124. R 07 09 04 Perawatan Perangkat Lunak Aplikasi dan Software Pendukung
125. R 07 09 05 Perawatan Konten
126. R 07 09 06 Jasa Pemelihara dan Perawatan alat/peralatan Telekomunikasi Darat
127. R 07 09 07 Jasa Pemelihara dan Perawatan alat/peralatan Telekomunikasi Satelit
128. R 07 10 Iklan/reklame, film, pemotretan
129. R 07 11 Jasa penulisan dan penerjemahan
130. R 07 12 Penyedia tenaga kerja
131. R 07 13 Penyewaan alat angkutan darat/laut/udara
132. R 07 13 01 Penyewaan alat angkutan darat
133. R 07 13 02 Penyewaan alat angkutan laut
134. R 07 13 03 Penyewaan alat angkutan udara
135. R 07 14 Jasa penyelaman/pekerjaan bawah air
136. R 07 15 Jasa asuransi
137. R 07 16 Pengadaan/pembebasan tanah
138. R 07 17 Akomodasi, Jasa Perjalanan dan Penyelenggara Acara
139. R 07 17 01 Akomodasi, Jasa Perjalanan
140. R 07 17 02 Penyelenggara Acara
141. R 07 18 Jasa Inspeksi / Quality Control
142. R 07 19 Jasa pengolahan panas dan permukaan logam, pengujian dan kalibrasi, pemeliharaan dan
reparasi mesin dan peralatan industri
143. R 07 19 01 Jasa pengolahan panas dan permukaan logam
144. R 07 19 02 Jasa pengujian dan kalibrasi
145. R 07 19 03 Jasa pemeliharaan dan reparasi mesin dan peralatan industri
146. R 07 19 04 Sub bidang lainnya
147. R 07 20 Pekerjaan jasa lainnya
K B SB BSB
01. S JASA KONSULTANSI NON-KONSTRUKSI
02. S 01 Bidang Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi
03. S 01 01 Sistem/teknologi pos dan telekomunikasi
04. S 01 02 Pariwisata dan perhotelan
05. S 02 Bidang Pertanian
06. S 02 01 Perkebunan/pertanian/peternakan
07. S 02 02 Kehutanan
08. S 02 03 Perikanan
09. S 02 04 Konservasi dan Penghijauan
10. S 02 05 Pertanian lainnya
11. S 03 Bidang Perindustrian
12. S 03 01 Industri Mesin dan Logam
13. S 03 02 Industri Kimia
14. S 03 03 Industri Hasil Pertanian
15. S 03 04 Industri Elektronika
16. S 03 05 Industri Bahan Bangunan
17. S 03 06 Perindustrian lainnya
18. S 04 Pembangkitan Tenaga
19. S 04 01 Distribusi dan Transmisi
20. S 04 02 Pembangkitan tenaga lainnya
21. S 04 03 Konservasi Energi
22. S 05 Menurut Lingkup Layanan Pekerjaan
23. S 05 01 Jasa survey
24. S 05 02 Perencanaan Umum
25. S 05 03 Study kelayakan
26. S 05 04 Perencanaan teknis
27. S 05 05 Penelitian
28. S 05 06 Pengawasan
29. S 05 07 Manajemen
30. S 06 Bidang Lain-Lain
31. S 06 01 Asuransi, Perbankan, Keuangan
32. S 06 02 Kesehatan, Pendidikan, Sumber Daya Manusia, Kependudukan
33. S 06 03 Hukum dan penerangan
34. S 06 04 Sub bidang lainnya
Lampiran 2 – Pedoman No.A-001/I00020/2010-S0 Revisi Ke-2
(untuk Penyedia Barang/Jasa per proses pekerjaan)
PAKTA INTEGRITAS
Kepada Yth :
Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan
[ __Nama Unit Bisnis__ ]
PT PERTAMINA (PERSERO)
Dengan hormat,
Sehubungan dengan keikutsertaan kami, PT/CV _______________ (”Perusahaan”) yang

beralamat di __________________, dalam proses pengadaan barang/jasa untuk Pekerjaan
__________________ atas RFQ/SPPH No. ____________ , dengan ini kami menyatakan hal-hal
sebagaimana diuraikan berikut :
1. Bahwa semua informasi yang kami sampaikan adalah benar, sehingga apabila dikemudian hari
ditemukan adanya ketidaksesuaian atas informasi dimaksud, maka Perusahaan bersedia
menerima sanksi administratif sesuai ketentuan yang berlaku di PT Pertamina (Persero),
2. Jaminan Kewajaran Harga
a. Bahwa harga yang kami tawarkan sudah termasuk keuntungan dan semua
pajak/keuntungan yang berlaku serta semua unsur biaya yang telah ditetapkan dalam
dokumen pengadaan dan belum termasuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN 10%).
b. Bahwa harga yang kami sampaikan adalah wajar. Bila di kemudian hari diketahui bahwa
harga yang kami sampaikan menunjukkan/mengindikasikan adanya ketidakwajaran, maka
kami sanggup mempertanggungjawabkan dan mengembalikan kelebihan harga tersebut ke
PT Pertamina (Persero) dan dikenai sanksi (berlaku untuk perusahaan, pemilik dan
pengurusnya) sesuai ketentuan yang berlaku di PT Pertamina (Persero).
3. Bahwa Perusahaan dan Karyawan Perusahaan tidak memiliki benturan kepentingan dengan
PT Pertamina (Persero) yang membuat Perusahaan menjadi tidak patut untuk bertindak selaku
Mitra Kerja PT Pertamina (Persero), termasuk :
a. Kepentingan ekonomi secara langsung, hubungan asosiasi atau hubungan lainnya (baik
pribadi ataupun keluarga) dengan Perusahaan Patungan PT Pertamina (Persero) atau
Karyawan atau Direksi atau Komisaris atau pemegang saham pengendali atau penjamin
Perusahaan Patungan dimaksud, atau kepentingan ekonomi tidak langsung yang bersifat
material terhadap Perusahaan Patungan dimaksud.
b. Selama berlangsungnya proses Pekerjaan dan sesudahnya tidak akan melakukan tindakan
secara sengaja atau tidak sengaja, termasuk tetapi tidak terbatas pada menerima pekerjaan
dari pihak manapun secara langsung atau tidak langsung, yang mempunyai atau
mengakibatkan timbulnya benturan kepentingan antara Perusahaan dengan
PT Pertamina (Persero) atau Perusahaan Patungan dimaksud.
Demikian pernyataan ini kami buat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya guna
memenuhi salah satu syarat dalam proses pengadaan barang/jasa untuk pekerjaan tersebut
diatas.
Hormat Kami,
Tempat, .................................. 2013
- TTD diatas Materai Rp. 6000,-

- Cap perusahaan
[_______Nama ______]
Jabatan : ___________
Lampiran 3 – Pedoman A-001/I00020/2010-S0 Revisi Ke-2
(untuk Penyedia Barang/Jasa dalam rangka sertifikasi)
(untuk Penyedia Barang/Jasa Sertifikasi)
PAKTA INTEGRITAS
Kepada Yth :
Panitia Sertifikasi/Prakualifikasi Penyedia Barang/Jasa
[ __Nama Unit Bisnis__ ]
PT PERTAMINA (PERSERO)
Dengan hormat,
Sehubungan dengan permohonan kami, PT/CV _______________ (”Perusahaan”) yang beralamat

di __________________, untuk menjadi Penyedia Barang/Jasa di Lingkungan Kantor Pusat
PT Pertamina (Persero), dengan ini kami menyatakan hal-hal sebagaimana diuraikan berikut :
1. Bahwa semua informasi yang kami sampaikan adalah benar, sehingga apabila dikemudian hari
ditemukan adanya ketidaksesuaian atas informasi dimaksud, maka Perusahaan bersedia
menerima sanksi administratif sesuai ketentuan yang berlaku di PT Pertamina (Persero),
termasuk pembatalan Surat Keterangan Terdaftar (SKT).
2. Bahwa dengan dimasukkannya Perusahaan sebagai Mitra Kerja terdaftar di Lingkungan Kantor
Pusat PT Pertamina (Persero) dengan penerbitan Surat Keterangan Terdaftar (SKT), kami
bersedia mematuhi ketentuan yang berlaku di PT Pertamina (Persero) termasuk tetapi tidak
terbatas pada :
a. Ketentuan tentang pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
b. Ketentuan tentang pemberian sanksi/skorsing bagi penyedia barang/jasa;
c. Ketentuan lainnya yang berkaitan dengan proses pengadaan barang/jasa.
3. Bahwa Perusahaan dan Karyawan Perusahaan tidak memiliki benturan kepentingan dengan
PT Pertamina (Persero) yang membuat Perusahaan menjadi tidak patut untuk bertindak selaku
Mitra Kerja PT Pertamina (Persero), termasuk :
c. Kepentingan ekonomi secara langsung, hubungan asosiasi atau hubungan lainnya (baik
pribadi ataupun keluarga) dengan Perusahaan Patungan PT Pertamina (Persero) atau
Karyawan atau Direksi atau Komisaris atau pemegang saham pengendali atau penjamin
Perusahaan Patungan dimaksud, atau kepentingan ekonomi tidak langsung yang bersifat
material terhadap Perusahaan Patungan dimaksud.
d. Selama berlangsungnya proses sertifikasi dan sesudahnya tidak akan melakukan tindakan
secara sengaja atau tidak sengaja, termasuk tetapi tidak terbatas pada menerima pekerjaan
dari pihak manapun secara langsung atau tidak langsung, yang mempunyai atau
mengakibatkan timbulnya benturan kepentingan antara Perusahaan dengan
PT Pertamina (Persero) atau Perusahaan Patungan dimaksud.
Demikian pernyataan ini kami buat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya guna
memenuhi salah satu syarat dalam proses Sertifikasi di Lingkungan Kantor Pusat PT Pertamina
(Persero).
Hormat Kami,
Tempat, .................................. 2013
- TTD diatas Materai Rp. 6000,-

- Cap perusahaan
[_______Nama ______]
Jabatan : ___________
PAKTA INTEGRITAS
Bertindak sebagai pekerja yang terlibat dalam proses pengadaan barang/jasa, kami yang bertanda tangan
di bawah ini :
Nama :
No. Pekerja :
Jabatan :
Fungsi / Dit. :
Dengan ini menyatakan dengan sebenarnya, bahwa :

1. Dalam menjalankan proses pengadaan barang/jasa, kami :
a.) Berpegang pada prinsip dasar pengadaan barang/jasa sesuai Surat Keputusan Direksi No.Kpts-
51/C00000/2010-S0 tanggal 29 November 2010 dan/atau perubahannya.
b.) Berpedoman pada Etika Usaha dan Tata Perilaku (Code of Conduct) Insan PT Pertamina
(Persero).
c.) Menciptakan iklim kompetisi yang adil (fair) dan transparan.
d.) Menjunjung tinggi prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance)
dengan menjalankan prosedur yang berlaku.
2. Dalam mengambil keputusan, kami tidak memiliki kepentingan pribadi atau tujuan untuk melakukan
sesuatu untuk manfaat diri sendiri, maupun kepentingan pihak yang terkait dengan diri kami, atau pihak
yang terafiliasi dengan kami, dan dengan demikian tidak memiliki posisi yang mengandung potensi
benturan kepentingan (conflict of interest) dan penyalahgunaan jabatan, termasuk dengan seluruh
pihak yang terlibat dengan tindakan di atas.
3. Kami akan/telah melaksanakan pengadaan barang/jasa sesuai dengan kewenangan yang diberikan
oleh anggaran dasar dan peraturan perusahaan serta peraturan perundang-undangan, berdasarkan
prinsip-prinsip itikad baik, dengan kecermatan yang tinggi, dan dalam keadaan bebas, mandiri atau
tidak dibawah tekanan, maupun pengaruh dari pihak lain (independency).
4. Kami akan/telah mengambil keputusan sehubungan dengan hal-hal sebagaimana yang tersebut di atas
dengan penuh kehati-hatian (duty of care and loyalty) demi untuk kepentingan yang terbaik bagi
Perusahaan, dengan mengindahkan berbagai sumber informasi, keterangan dan telah melakukan
perbandingan yang cukup, sebagaimana layaknya kami mempertimbangkan keputusan bagi
kepentingan diri kami sendiri (prudent person rule).
5. Kami akan/telah melaksanakan proses tersebut dengan pemahaman yang cukup tentang berbagai
peraturan dan kewajiban normatif lainnya yang terkait, dan memenuhi seluruh ketentuan dan peraturan
perundang-undangan, termasuk mempertimbangkan best practice, yang dipandang perlu, penting, dan
kritikal dalam proses tersebut (duty abiding the laws).
Demikian, pernyataan ini kami sampaikan dengan sebenar-benarnya, tanpa menyembunyikan fakta
dan hal material apapun, dan dengan demikian kami akan bertanggung jawab sepenuhnya atas
kebenaran dari hal-hal yang kami nyatakan disini, demikian pula akan bersedia bertanggungjawab baik
secara perdata maupun pidana, apabila laporan dan pernyataan ini tidak sesuai dengan keadaan
sebenarnya.
Demikian pernyataan ini kami buat untuk digunakan sebagaimana mestinya.
(Tempat, tanggal-bulan-tahun)
Mengetahui, *) Yang bersangkutan,
Nama Nama
*) Jika yang melaksanakan proses pengadaan barang/jasa adalah Panitia Pengadaan, maka yang mengetahui
adalah pejabat penandatangan Surat Perintah Panitia Pengadaan.
Jika yang melaksanakan proses pengadaan barang/jasa adalah Fungsi Pengadaan, maka yang mengetahui
adalah atasan yang bersangkutan, yaitu pejabat minimal setingkat Manajer.
Tabel Risiko Kegagalan Pekerjaan terhadap Kebutuhan

Jaminan Pelaksanaan
No. Kategori Risiko Keterangan

1. Risiko Kecil Pekerjaan yang risikonya kecil sehingga tidak
memerlukan Jaminan Pelaksanaan.
Contoh:
- Pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sampai
dengan masa pemeliharaan (mendahului kontrak);
- Pengadaan barang/jasa dengan nilai dibawah
Rp. 500 juta;
- Jasa konsultansi;
- Jasa tenaga kerja;
- Event Organizer
2. Risiko Berubah Pada Risiko berubah pada periode pelaksanaan sehingga
Periode Kontrak nilai Jaminan Pelaksanaan berubah setiap periode
(berlaku pada multi years contract).
Contoh :
- Sewa mobil/peralatan, dimana risiko terbesar ada
pada periode pengiriman barang;
- Sewa komputer;
- Lisensi.
3. Risiko Tinggi Risiko Tinggi yang harus di cover oleh Jaminan
Pelaksanaan minimal 5% selama masa kontrak.
Contoh :
Pekerjaan EPC dengan nilai diatas Rp. 500 juta.
4. Risiko Diserap Risiko yang diserap sehingga tidak dibutuhkan
Jaminan Pelaksanaan.
Contoh :
Sole Source (Pabrikan, agen tunggal dan distributor
tunggal yang mendapatkan penunjukan langsung dari
main manufacture).
Lampiran 6 – Pedoman A-001/I00020/2010-S0 Revisi Ke-2
A. PERHITUNGAN SISA KEMAMPUAN KEUANGAN DAN SISA KEMAMPUAN PAKET
1. Rumusan perhitungan KK dan SKK adalah sebagai berikut :

KK = fp. MK
= fp. (fl. KB)
KK = ............................ x (....................... x Rp / USD...............................)
= Rp / USD ............................................
SKK = KK - Σ nilai paket pekerjaan/proyek yang sedang dikerjakan (berdasarkan surat
pernyataan terlampir)
= Rp / USD .................... - Rp/USD ...............................
= Rp / USD .........................
Keterangan :
fp = faktor perputaran modal :
fp untuk UK = 5
fp untuk BUK = 7
fp untuk Asing = 8
MK = Modal Kerja (hasil perhitungan dari : fl.KB)
fl = faktor likuiditas
fl untuk UK = 0.3
fl untuk BUK = 0.6
fl untuk ASING = 0.8
KB = Kekayaan Bersih / total ekuitas yang dilihat dari neraca keuangan tahun terakhir
2. Dengan memperhatikan kemampuan manajemen proyek yang dapat dilakukan oleh

penyedia jasa, maka KP maksimum ditetapkan sebagai berikut :
KP untuk UK = 3
KP untuk BUK = 8 atau 1,2 N
KP untuk Asing = 1,2 N
SKP = KP – Jumlah paket pekerjaan/proyek yang sedang dikerjakan (berdasarkan
surat pernyataan terlampir)
= ............... - ...............
= ........................
Keterangan :
N = Jumlah 1paket pekerjaan terbanyak yang dapat ditangani pada saat yang
bersamaan selama kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir.
UK = Usaha Kecil
BUK = Bukan Usaha Kecil
B. Form Contoh Perhitungan SKK & SKP
Daftar proyek yang sedang dilaksanakan saat ini :

No Pekerjaan Pemilik Proyek Nilai
Total Nilai Pekerjaan yang sedang dilaksanakan
MK = 0,6 x KB (Kekayaan bersih sesuai neraca perusahaan)

MK = 0,6 x …………………….
MK = ………………………………
KK = 7 x MK
KK = 7 x ……………………….
KK = ………………………………
SKK = KK - jumlah total nilai paket pekerjaan / proyek yang sedang dilaksanakan
SKK = KK - …………………
SKK = ……………………………..
SKP = 8 - jumlah paket pekerjaan / proyek yang sedang dilaksanakan

SKP = 8 - ……………………
SKP = …………………………….
Demikian perhitungan kemampuan perusahaan kami sampaikan dengan sebenarnya, Kami

bersedia tidak diikutsertakan dalam pelelangan jika data yang kami sampaikan tidak benar.
PT. …………………………………….
Materai Rp. 6000,-
Direktur
TABEL PENGHARGAAN DAN SANKSI
I. TABEL PENGHARGAAN/PRESTASI
YANG
POIN CARA
NO. JENIS PRESTASI (+) PENGISIAN
MELAKUKAN
PENGISIAN
1. Mendaftar dalam kegiatan pengadaan barang/jasa dan 1 Manual/ Fungsi Pengadaan/
dinyatakan lulus prakualifikasi. Otomatis e-Procurement
2. Mengajukan penawaran secara lengkap dan dinyatakan 1 Manual/ Fungsi Pengadaan/
lulus evaluasi administrasi. Otomatis e-Procurement
3. Mengajukan penawaran secara lengkap (termasuk HSE 1 Manual/ Fungsi Pengadaan/
Plan untuk pekerjaan jasa konstruksi, jika disyaratkan Otomatis e-Procurement
dalam Dokumen Pengadaan) dan dinyatakan lulus
evaluasi teknis.
4. Mengajukan penawaran secara lengkap dan dinyatakan 1 Manual/ Fungsi Pengadaan/
lulus evaluasi harga. Otomatis e-Procurement
5. Ditunjuk sebagai pemenang dalam kegiatan pengadaan 5 Otomatis Sistem MySAP
barang/jasa dan menandatangani Kontrak/Perjanjian. (PO/Kontrak)
6. Spesifikasi dan delivery time barang/jasa sesuai yang 5 Semi Fungsi
dipersyaratkan per Goods Receipt (GR) / ”finished” Otomatis Penerimaan/
Service Acceptance (SA). (SA/GR) Fungsi Pengguna
7. Implementasi Contractor Safety Management System
(CSMS) terdiri dari:
a. Kontraktor memasukkan program HSE dalam waktu
pelaksanaan dan mengimplementasikannya.
b. Membuat dan melaksanakan Job Safety Analysis
(JSA) sebelum memulai pekerjaan.
c. Kontraktor melaksanakan mitigasi / rekomendasi
JSA terhadap bahaya yang mungkin muncul saat
pelaksanaan pekerjaan.
d. Kontraktor menerapkan prosedur ijin kerja yang
aman, termasuk melaksanakan rekomendasinya.
e. Kontraktor melakukan audit / inspeksi HSE
(melibatkan pimpinan tertinggi kontraktor &
pengawas kontraktor) selama pekerjaan
dilaksanakan.
f. Kontraktor menindaklanjuti semua temuan aspek
HSE selama pekerjaan dilaksanakan.
g. Kontraktor membuat laporan insiden / accident,
Semi
melakukan investigasi dan menindaklanjuti
10 Otomatis Fungsi Pengguna
rekomendasi investigasi.
(SA)
h. Kontraktor mengkomunikasikan bahaya dan mitigasi
pekerjaan, mempromosikan aspek HSE terhadap
seluruh pekerja melalui : training / sosialisasi /
induction / safety briefing / safety sign / HSE
meeting, mengkomunikasikan MSDS (Material
Safety Data Sheet).
i. Menyediakan dan menggunakan Alat Pelindung Diri
(APD) dan first aid (P3K) kepada seluruh pekerja
yang membutuhkan saat pelaksanaan pekerjaan.
j. Melakukan pembinaan aspek HSE terhadap
Subcontractor-nya (bila ada).
k. Melakukan pengelolaan material / peralatan /
perlengkapan kerja secara aman.
l. Pekerja kontraktor pernah mengikuti sosialisasi
emergency procedure Pertamina dan
melaksanakannya (bila terjadi kondisi darurat).
Berdasarkan hasil final evaluation CSMS , apabila
implementasi CSMS ≥ 90%
Catatan : Untuk No.1,2,3 dan 4 tidak berlaku pada proses Penunjukan Langsung.
II. TABEL SANKSI/PELANGGARAN
a. Jenis Pelanggaran dengan Pemberian Poin
POIN CARA YANG MELAKUKAN
NO. JENIS PELANGGARAN / KEJADIAN PENGISIAN PENGISIAN
(-)
1. Mendaftar sebagai peserta dan/atau -5 a) Manual : Untuk a) Fungsi Pengadaan
mengambil dokumen pengadaan tetapi tidak proses
mengajukan penawaran dengan memberikan pengadaan
keterangan tertulis (no quote), atau terlambat offline/ manual.
memasukkan dokumen penawaran. b) Aplikasi Pertamina
b)Otomatis : e-Procurement
Untuk proses
pengadaan
yang
menggunakan
aplikasi
Pertamina
e-Procurement
2. Mendaftar sebagai peserta dan/atau -10 a) Manual : Untuk a) Fungsi Pengadaan
mengambil dokumen pengadaan tetapi tidak proses
mengajukan penawaran tanpa memberikan pengadaan
keterangan tertulis (no response). offline/ manual.
b)Otomatis : b) Aplikasi Pertamina

Untuk proses e-Procurement
pengadaan
yang
menggunakan
aplikasi
Pertamina
e-Procurement
3. Tidak hadir / tidak memberikan tanggapan -10 Manual Fungsi Pengadaan
secara tertulis pada waktu klarifikasi
administrasi dan teknis tanpa penjelasan.
4. Terlambat menghadiri proses negosiasi -10 Manual Fungsi Pengadaan
(manual dan bidding room e-auction) dan/atau
terlambat menyampaikan dokumen penegasan
rincian penawaran setelah negosiasi sesuai
jadwal yang disepakati, sehingga
mengakibatkan keterlambatan pelaksanaan
pekerjaan.
5. Terlambat menandatangani Kontrak / -15 Manual Fungsi Pengadaan
Perjanjian yang isinya telah disepakati
bersama dalam jangka waktu yang ditetapkan
dalam pemberitahuan tertulis tanpa alasan
yang dapat diterima.
6. Terlambat menyelesaikan pekerjaan / -15 Semi Otomatis Fungsi Pengguna
menyerahkan barang sesuai dengan yang (SA/GR) /Fungsi Penerima
diperjanjikan, namun belum mencapai denda
maksimum.
7. Terlambat menyelesaikan pekerjaan / -30 Semi Otomatis Fungsi Pengguna
menyerahkan barang sesuai dengan yang (SA/GR) /Fungsi Penerima
diperjanjikan hingga mencapai denda
maksimum.
8. Melaksanakan pengiriman barang/jasa yang -30 Semi Otomatis Fungsi Pengguna
performance-nya tidak sesuai, namun masih (SA/GR) /Fungsi Penerima
bisa diterima dalam kondisi yang ditolerir dalam
Kontrak/Perjanjian.
9. Tidak menyelesaikan pekerjaan/ memasok -60 Manual Fungsi Pengguna
barang seluruhnya, sesuai dengan Surat
Perjanjian/ Surat Pesanan. Tidak dibuat
SA/GR.
10. Penyedia barang /jasa mengajukan sanggahan -30 Manual Fungsi Pengadaan
yang terbukti tidak benar yang dinyatakan oleh
pejabat berwenang sesuai proses pengadaan.
11. Membatalkan penawaran yang telah diajukan -30 Manual Fungsi Pengadaan
sebelum ditunjuk sebagai pemenang.
12. Membatalkan penawaran yang telah diajukan -60 Manual Fungsi Pengadaan
setelah ditunjuk sebagai pemenang.
13. Tidak bersedia menyerahkan jaminan -30 Manual Fungsi Pengadaan
pelaksanaan / perpanjangan jaminan
pelaksanaan (untuk pekerjaan yang
mewajibkan menyerahkan jaminan
pelaksanaan).
14. Berdasarkan hasil final evaluation CSMS, tidak -45 Semi Otomatis Fungsi Pengguna
memenuhi syarat dalam penerapan aspek HSE (SA)
selama melakukan pekerjaan, dengan
penilaian evaluasi akhir kinerja HSE Kontraktor
< 90% (lebih kecil dari 90%) dari standar
(mengacu pada Jenis Prestasi butir 7).
15. Terbukti melalui hasil investigasi menyebabkan -60 Semi Otomatis Fungsi Pengguna
terjadinya insiden pencemaran lingkungan / (SA)
kebakaran / kecelakaan kerja yang bukan
fatality (dirawat ≤ 2 x24 jam).
16 Tidak melaksanakan pelayanan purna jual -10 Manual Fungsi Pengguna
(after sales service) selama masa
pemeliharaan atau masa garansi.
b. Jenis Pelanggaran yang Langsung Mengelompokkan Penyedia Barang/Jasa ke
dalam Kelompok Merah atau Kelompok Hitam
CARA YANG MELAKUKAN
No. JENIS PELANGGARAN / KEJADIAN KELOMPOK
PENGISIAN PENGISIAN
1. Sedang berada dalam sengketa/perselisihan Merah Manual Fungsi Pengadaan
dengan Pertamina di Pengadilan / Badan
Penyelesaian Sengketa Lain (Arbitrase /
Mediasi).
2. Pengurus/Pemilik Modal/Pemegang Saham Merah Manual Fungsi Pengadaan
ditetapkan sebagai tersangka dalam suatu
tindak pidana berkaitan dengan pelaksanaan
pekerjaannya di Pertamina.
3. Terbukti melalui hasil investigasi Hitam Manual Fungsi Pengguna
menyebabkan terjadinya fatality (meninggal
dunia) / kebakaran yang berakibat kerugian ≥
US$ 1 juta / pencemaran lingkungan melebihi
15 Bbl atau kerugian lain ≥ US$ 1 juta saat
pelaksanaan pekerjaan (baik yang berada
dalam tanggung jawabnya langsung maupun
yang di subcontract-kan).
4. Berdasarkan keputusan Komite Sanksi, secara Hitam Manual Fungsi Pengadaan
nyata melakukan kolusi, korupsi, suap dan
gratifikasi dalam bentuk dan cara apapun
kepada pekerja / pejabat / keluarga / yang
terkait dengan pekerjaan di Pertamina.
5. Berdasarkan keputusan Komite Sanksi, secara Hitam Manual Fungsi Pengadaan
nyata melakukan persekongkolan dengan
penyedia barang/jasa lain untuk mengatur
harga penawaran di luar prosedur
pelaksanaan pengadaan barang/jasa sehingga
mengurangi/menghambat/memperkecil
dan/atau meniadakan persaingan yang sehat
dan/atau merugikan pihak lain.
6. Mempekerjakan pekerja Pertamina, kecuali Hitam Manual Fungsi Pengadaan
terdapat pengaturan lain sesuai ketentuan
yang berlaku di Pertamina.
7. Mengalihkan pekerjaan utama kepada pihak Hitam Manual Fungsi Pengadaan
lain.
8. Membuat dan/atau menyampaikan dokumen Hitam Manual Fungsi Pengadaan

dan/atau keterangan lain yang tidak benar
untuk memenuhi persyaratan pengadaan
barang/jasa yang ditentukan dalam dokumen
pengadaan dan/atau memalsukan / mengubah
dokumen dan/atau memanipulasi data.
9. Pengurus/Pemilik Modal yang telah diputus Hitam Manual Fungsi Pengadaan
bersalah melakukan tindak pidana yang telah
memiliki kekuatan hukum yang tetap/inkracht
yang berkaitan dengan Penyedia Barang/Jasa
dan/atau berkaitan dengan pelaksanaan
pekerjaan yang merugikan Pertamina.
10. Dinyatakan bangkrut/pailit oleh badan Hitam Manual Fungsi Pengadaan
peradilan yang berwenang, baik di pengadilan
tingkat pertama maupun tingkat Kasasi.
11. Kontrak/Perjanjian diputus secara sepihak oleh Hitam Manual Fungsi Pengadaan
Pertamina karena wanprestasi dari penyedia
barang/jasa.
12. Memasok barang/melaksanakan pekerjaan Hitam Manual Fungsi Pengguna
fiktif.
13. Memasok barang palsu/rekondisi. Hitam Manual Fungsi Pengguna
TATA KERJA ORGANISASI
PENGADAAN BARANG/JASA
No.B-001/I00020/2010-S0
REVISI KE - 2
PERTAMINA
FUNGSI : PROCUREMENT EXCELLENCE NOMOR : B-001/I00020/2010-S0
GROUP-GENERAL AFFAIRS DIT. REVISI KE :2
JUDUL : PENGADAAN BARANG/JASA
HALAMAN : 1 dari 33
I. TUJUAN
Tujuan dari penyusunan TKO ini adalah untuk membakukan prosedur/tatacara
pengadaan barang/jasa di lingkungan Pertamina agar pelaksanaan pengadaan
barang/jasa dapat dilakukan sesuai prinsip dasar pengadaan barang/jasa yang
efektif dan efisien.
II. RUANG LINGKUP

TKO ini berlaku untuk pengadaan barang/jasa di lingkungan Perusahaan meliputi
proses pengadaan barang/jasa melalui Pelelangan, Pemilihan Langsung dan
Penunjukan Langsung serta pengadaan barang/jasa melalui aplikasi Pertamina e-
procurement dan proses kontrak.
III. PENGERTIAN DAN BATASAN

A. Pengertian
1. Afiliasi adalah hubungan antara 2 (dua) atau lebih Penyedia Barang/Jasa
dimana terdapat 1 (satu) atau lebih pemegang saham mayoritas/pemilik
modal mayoritas, anggota Direksi, atau Komisaris yang sama untuk
mengikuti satu proses Pengadaan yang sama.
2. Aplikasi Pertamina e-procurement adalah aplikasi berbasis web yang
dibuat dan dikembangkan oleh Perusahaan sebagai sarana melakukan
pengadaan barang/jasa dengan e-Procurement.
3. Bidder List adalah daftar Penyedia Barang/Jasa terdaftar yang terseleksi
oleh sistem MySAP untuk mengikuti rangkaian proses pengadaan barang/
jasa yang pemilihannya didasarkan pada kinerja sebelumnya.
4. Contractor Safety Management System (CSMS) adalah sistem
pengelolaan aspek keselamatan, kesehatan kerja dan lindungan
lingkungan (K3LL/HSE) untuk kontraktor dalam pelaksanaan pekerjaannya.
5. Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang disiapkan oleh Fungsi
Pengadaan/Panitia Pengadaan sebagai pedoman dalam proses
pembuatan dan penyampaian penawaran oleh calon Penyedia Barang/
Jasa serta pedoman evaluasi penawaran oleh Fungsi Pengadaan/ Panitia
Pengadaan.
6. Hard Document adalah data dan/atau informasi dalam bentuk tercetak.
7. Pelelangan adalah pengadaan yang dilakukan secara luas dan terbuka
melalui website Perusahaan, papan pengumuman resmi Perusahaan
dan/atau media massa cetak.
8. Pemilihan Langsung adalah pelaksanaan pengadaan barang/jasa tanpa
melalui Pelelangan dan dilakukan dengan mengundang sekurang-
kurangnya 5 (lima) Penyedia Barang/Jasa.
HALAMAN : 2 dari 33
9. Pengadaan Barang/Jasa dengan e-Procurement adalah proses

pengadaan barang/jasa dengan menggunakan sarana elektronik dan
penerapan teknologi informasi. Sarana elektronik yang digunakan secara
online, baik pada sisi intern (dengan internet/LAN) maupun pada sisi
ekstern (dengan jaringan internet).
10. Penunjukan Langsung adalah pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang
dilakukan kepada 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa tanpa melalui Pelelangan
atau Pemilihan Langsung dan dilakukan klarifikasi/negosiasi baik teknis
maupun harga.
11. Post Bidding adalah tindakan mengubah, menambah, mengurangi kriteria
dan tata cara evaluasi oleh Fungsi Pengadaan atau mengubah,
menambah, mengurangi dokumen penawaran oleh penyedia barang/jasa
setelah batas akhir pemasukan penawaran, serta tindakan lainnya yang
bertentangan dengan prinsip dasar pengadaan barang/jasa.
12. Soft Document adalah data dan/atau informasi yang tersimpan dalam
bentuk digital yang dikirimkan melalui aplikasi Pertamina e-Procurement
maupun yang dikirimkan melalui media digital.
B. Batasan
1. Persyaratan Dokumen Pengadaan
1) Isi dokumen pengadaan, mengenai pengaturan lingkup pekerjaan,
spesifikasi barang/jasa, delivery / jangka waktu pelaksanaan pekerjaan
atau hal khusus lain tidak mengarah pada Penyedia Barang/Jasa
tertentu.
2) Tidak ada biaya penggantian dokumen pengadaan.
2. Persyaratan Dokumen Penawaran
1) Surat Penawaran;
a. Harus dibuat di atas kertas beridentitas perusahaan, bermeterai
cukup (kecuali penyedia barang/jasa asing), bertanggal dan
ditandatangani oleh pimpinan/Direktur Utama/Direktur/penerima
kuasa dari pimpinan/Direktur Utama yang namanya tercantum
dalam akte pendirian dan perubahannya atau Struktur Organisasi
Lembaga (khusus untuk lembaga pemerintah), atau kepala cabang
penyedia barang/jasa yang diangkat oleh kantor pusat atau pejabat
yang menurut perjanjian kerjasama (association agreement) adalah
yang berhak mewakili asosiasi (pejabat dari penyedia barang/jasa
utama/lead firm), dan disampaikan dalam sampul tertutup; dan/atau
b. Harus mencantumkan masa berlakunya penawaran sesuai yang
diminta dalam dokumen pengadaan; dan/atau
HALAMAN : 3 dari 33
c. Harus disampaikan paling lambat pada waktu (hari, tanggal dan jam)
yang telah ditentukan; dan/atau
d. Harus disampaikan kepada Panitia Pengadaan/ Fungsi Pengadaan,
tidak boleh disampaikan melalui Anggota Fungsi Pengadaan/Panitia
Pengadaan atau melalui Pejabat Berwenang; dan/atau
e. Harus melampirkan data pendukung apabila terdapat perbedaan
dengan yang tercantum dalam proses sertifikasi; dan/atau
f. Harus mencantumkan daftar kuantitas/volume/spesifikasi teknis/lingkup
pekerjaan, HSE plan, harga dan waktu pengiriman/penyelesaian
pekerjaan.
2) Harga penawaran;
a. Harus ditulis dengan jelas dalam angka dan huruf. Jumlah yang
tertera dalam angka harus sesuai dengan jumlah yang tertera dalam
huruf.
b. Apabila terdapat perbedaan antara angka dan huruf, maka harga
penawaran yang dipakai adalah harga dalam angka atau huruf yang
sama dengan perincian penawaran.
c. Apabila terdapat perbedaan antara angka dan huruf, namun tidak
ada perincian penawaran maka harga penawaran yang dipakai
adalah harga dalam huruf.
d. Apabila angka dan huruf sama namun perincian berbeda, maka
harga penawaran yang dipakai adalah harga dalam angka dan
huruf.
e. Apabila penawaran dalam angka, huruf dan perincian ketiga-tiganya
berbeda, maka penawaran dinyatakan gugur.
3) Penyedia Barang/Jasa dilarang mencantumkan persyaratan tambahan
yang tidak termasuk dalam persyaratan dokumen pengadaan yang
telah ditetapkan oleh Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan.
3. Penetapan Metode Evaluasi Penawaran
1) Kriteria dan Tata Cara Evaluasi
a. Kriteria dan tata cara evaluasi harus ditetapkan dalam dokumen
pengadaan dan dijelaskan pada waktu pemberian penjelasan.
b. Dalam mengevaluasi penawaran, Fungsi Pengadaan/Panitia
Pengadaan tidak diperkenankan mengubah, menambah, dan
mengurangi kriteria dan tata cara evaluasi tersebut dengan alasan
apapun dan/atau melakukan tindakan lain yang bersifat post bidding.
c. Dalam penelitian/evaluasi atas penawaran harga, OE/HPS
merupakan salah satu acuan untuk menilai kewajaran harga
terhadap penawaran yang masuk.
d. Apabila dalam dokumen pengadaan mengatur kemungkinan calon
Penyedia Barang/Jasa menyampaikan penawaran alternatif, maka
HALAMAN : 4 dari 33
penawaran alternatif yang ternyata dari segi teknis maupun harga

lebih menguntungkan bagi Perusahaan (harga lebih rendah dari
penawaran utama), dapat diusulkan sebagai calon pemenang
proses pengadaan dengan ketentuan penawaran alternatif yang
dievaluasi hanya penawaran alternatif dari calon Penyedia Barang/
Jasa yang penawaran utamanya merupakan terendah.
2) Evaluasi Penawaran Administrasi dilakukan dengan melihat
kelengkapan persyaratan administrasi pengadaan yang ditetapkan.
Penawaran yang dinyatakan lengkap / sah secara administrasi
dilakukan evaluasi penawaran teknis dan harga.
3) Metode Evaluasi Penawaran Teknis dan Harga
a. Metode Evaluasi Scoring
a) Metode ini menggunakan pendekatan kuantitatif yaitu dengan
memberikan nilai/angka pembobotan terhadap unsur-
unsur/faktor-faktor yang dinilai, sesuai dengan kriteria yang
ditetapkan dalam dokumen pengadaan.
b) Aspek utama yang diberi nilai, sekurang-kurangnya meliputi:
(1) Lingkup pekerjaan;
(2) Volume pekerjaan;
(3) HSE Plan, untuk kategori pekerjaan dengan resiko CSMS
level menengah dan tinggi;
(4) Jenis, jumlah dan spesifikasi material/peralatan dominan;
(5) Tenaga kerja;
(6) Pengalaman kerja di bidang usahanya;
(7) Jadwal pelaksanaan;
(8) Presentasi teknis.
c) Dilakukan evaluasi penilaian kualitas penawaran teknis untuk
setiap aspek utama yang dinilai.
d) Nilai lulus (passing grade) untuk penilaian ditetapkan sekurang-
kurangnya 75 (tujuh puluh lima) dari skala 100 (seratus).
e) Penawaran dinyatakan tidak lulus apabila nilai penawaran teknis
tidak memenuhi passing grade.
f) Terhadap penawaran yang mempunyai nilai minimal sama atau
melampaui passing grade berlaku ketentuan evaluasi sebagai
berikut:
HALAMAN : 5 dari 33
(1) Evaluasi Kualitas/Teknis

Pembukaan penawaran harga hanya dilakukan kepada
Penyedia Barang/Jasa yang mempunyai penawaran
kualitas/teknis terbaik/tertinggi.
(2) Evaluasi Kualitas/Teknis dan Harga
Pembukaan penawaran harga dilakukan kepada semua
kualitas/teknis minimal sama atau melampaui passing grade
dan dibuat urutan berdasarkan besarnya Nilai Akhir
kombinasi perhitungan nilai kualitas/teknis dan harga dengan
ketentuan:
Nilai Akhir = {Skor Penawaran Teknis x Bobot Penawaran
Teknis} + {Skor Penawaran Harga x Bobot Penawaran Harga}
Catatan :
- Bobot penawaran teknis antara 0,60 sampai 0,90
- Bobot penawaran harga antara 0,10 sampai 0,40
- Penawaran terbaik adalah penawaran dengan Nilai Akhir
tertinggi.
(3) Evaluasi Harga Terendah
Pembukaan penawaran harga dilakukan kepada semua
kualitas/teknis minimal sama atau melampaui passing grade
dan dibuat urutan berdasarkan besarnya penawaran harga.
b. Metode Evaluasi Non-Scoring
Metode ini dapat dilakukan untuk hampir seluruh pengadaan barang/
jasa pemborongan/jasa lainnya serta digunakan dalam menilai
komponen teknis dari penawaran dimana pekerjaan yang
dilelangkan memenuhi kriteria :
a) Lingkup/volume pekerjaan jelas dan pasti;
b) Engineering package/spesifikasi teknis yang terinci, lengkap,
jelas dan pasti;
c) Jadwal pelaksanaan sudah pasti.
Penawaran yang tidak memenuhi kriteria tersebut dinyatakan tidak
lulus.
Selanjutnya penawaran yang memenuhi kriteria dibuat urutan
berdasarkan besarnya penawaran harga.
HALAMAN : 6 dari 33
4) Dalam melakukan evaluasi harga, apabila terdapat perbedaan harga

dalam penggunaan barang/jasa yang diadakan maka dapat dilakukan
penyetaraan dengan menggunakan evaluasi penilaian biaya selama
umur ekonomis (total cost ownership).
4. Pengadaan Barang/Jasa Dinyatakan Gagal
Pejabat Berwenang dapat menyatakan proses pengadaan barang/jasa
gagal, apabila:
1) Tidak terdapat calon peserta yang mendaftar, termasuk setelah
perpanjangan masa pendaftaran; atau
2) Penawaran yang masuk kurang dari 2 (dua) untuk metode Pelelangan
atau Pemilihan Langsung; atau
3) Penawaran yang masuk tidak ada satu pun yang sah; atau
4) Setelah dilakukan negosiasi, harga yang ditawarkan masih tetap
melebihi OE/HPS atau OE/HPS yang telah disesuaikan; atau
5) Pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa tidak sesuai dengan
ketentuan dokumen pengadaan atau prosedur yang berlaku; atau
6) Calon pemenang yang diusulkan tidak ada yang bersedia ditunjuk
sebagai pelaksana pekerjaan; atau
7) Sanggahan dari peserta terhadap kesesuaian dengan prosedur
pengadaan ternyata benar.
Ketentuan tersebut di atas harus dimasukkan dalam dokumen pengadaan,
termasuk apabila dipandang perlu untuk menetapkan ketentuan tambahan
lainnya, selama bersifat lebih ketat.
5. Proses Ulang Pengadaan Barang/Jasa
1) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan dapat mengadakan satu kali
proses ulang pengadaan barang/jasa. Jika proses pengadaan
barang/jasa dinyatakan gagal, maka dapat dilaksanakan proses
pengadaan ulang dengan memperlonggar persyaratan yang masih
dimungkinkan;
2) Proses ulang pengadaan barang/jasa dapat diikuti oleh peserta lama
maupun yang baru;
3) Bilamana proses ulang pengadaan barang/jasa yang kedua kali juga
gagal, maka proses pengadaan dapat dilanjutkan dengan cara
Pemilihan Langsung atau Penunjukan Langsung sesuai kebutuhan.
6. Pengadaan Barang/Jasa Dinyatakan Batal
1) Pembatalan proses pengadaan barang/jasa sedapat mungkin
dihindarkan. Pembatalan proses pengadaan barang/jasa hanya dapat
dilakukan apabila salah satu kondisi berikut terpenuhi :
HALAMAN : 7 dari 33
a. Terjadi perubahan rencana kerja dan mengakibatkan perubahan

kebutuhan barang/jasa;
b. Anggaran tidak tersedia/tidak mencukupi;
c. Akibat adanya penetapan pengadilan;
d. Terbukti adanya indikasi kuat telah terjadi tindak KKN;
e. Terjadi kondisi kahar.
2) Pembatalan proses pengadaan barang/jasa ini ditetapkan oleh Pejabat
Berwenang.
7. Pelaksanaan Pekerjaan Mendahului Kontrak
1) Pelaksanaan pekerjaan mendahului kontrak dapat dilakukan setelah
keputusan penunjukan pemenang dan hanya dilakukan dengan
justifikasi kuat (apabila tidak segera dilaksanakan dapat menimbulkan
kerugian Perusahaan).
2) Permintaan pelaksanaan pekerjaan mendahului kontrak harus segera
disusul dengan penerbitan kontrak (selambat-lambatnya sebelum jatuh
tempo termin pembayaran pertama yang telah disepakati bersama).
IV. REFERENSI
Pedoman Pengadaan Barang/Jasa No. A-001/I00020/2010-S0 Revisi Ke-2.
V. DOKUMEN TERKAIT
1. Dokumen Pengadaan
2. Berita Acara Penjelasan Pekerjaan
3. Berita Acara Pembukaan Penawaran
4. Berita Acara Evaluasi Penawaran
5. Berita Acara Hasil Negosiasi
6. Berita Acara Hasil Pengadaan
VI. FUNGSI/UNIT ORGANISASI/JABATAN TERKAIT

1. Fungsi Pengadaan
2. Panitia Pengadaan
3. Fungsi Pengguna
4. Fungsi Hukum
5. Fungsi Keuangan
6. Fungsi Terkait
7. Pejabat Berwenang
8. Penyedia Barang/Jasa
HALAMAN : 8 dari 33
VII. PROSEDUR
A. PERSIAPAN
1. Fungsi Pengguna mengirimkan permintaan pengadaan barang/jasa kepada
Fungsi Pengadaan yang berisi uraian kebutuhan barang/jasa dengan
dilampiri dokumen pendukung lainnya sesuai kebutuhan, termasuk:
1) Print-out PR yang telah di release oleh Pejabat Berwenang.
2) OE/HPS yang telah disahkan oleh Pejabat Berwenang sesuai otorisasi
dan disampaikan dalam amplop tertutup (baru bisa dibuka pada saat
evaluasi penawaran harga).Berdasarkan OE/HPS, Fungsi Pengguna
menentukan kualifikasi Penyedia Barang/Jasa sesuai ketentuan yang
terdapat pada Bab IV.C Pedoman Pengadaan Barang/Jasa.
3) Persyaratan prakualifikasi (bila ada).
4) Untuk pengadaan barang, dilengkapi dengan detail spesifikasi teknis
dalam bentuk katalog, brosur, dll (bila ada).
5) Untuk pengadaan jasa dilengkapi dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK),
termasuk gambar (bila ada).
Kerangka Acuan Kerja (KAK) harus dibuat dan diajukan oleh Fungsi
Pengguna untuk dijadikan acuan dan informasi bagi para Penyedia
Barang/Jasa dalam rangka menyiapkan kelengkapan administratif,
usulan teknis dan harga serta sebagai acuan bagi Panitia Pengadaan /
Fungsi Pengadaan dalam melakukan evaluasi penawaran, klarifikasi,
negosiasi, pembuatan kontrak dan evaluasi hasil kerja.
KAK memuat antara lain:
a. Uraian pendahuluan berupa gambaran secara garis besar mengenai
proyek/kegiatan yang akan dilaksanakan, antara lain berisi latar
belakang, maksud dan tujuan, lokasi, pengguna jasa;
b. Data penunjang berupa data yang berkaitan pelaksanaan proyek,
antara lain data dasar, standar teknis, studi-studi terdahulu yang
pernah dilaksanakan dan peraturan serta ketentuan yang berlaku;
c. Tujuan dan ruang lingkup pekerjaan yang memberikan gambaran
mengenai tujuan yang ingin dicapai, keluaran lain, peralatan dan
material yang disediakan oleh pemberi pekerjaan serta peralatan
dan material yang harus disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa,
lingkup kewenangan yang dilimpahkan kepada Penyedia
Barang/Jasa, perkiraan jangka waktu penyelesaian pekerjaan,
kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang harus disediakan, perkiraan
seluruh tenaga ahli/tenaga pendukung yang diperlukan (jumlah man-
months) dan jadwal setiap tahapan pelaksanaan pekerjaan;
d. Jenis dan jumlah laporan yang disyaratkan (laporan pendahuluan,
laporan sela dan laporan akhir);
HALAMAN : 9 dari 33
e. Hal-hal lain seperti fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa

untuk membantu kelancaran pekerjaan, persyaratan kerjasama
dengan Penyedia Barang/Jasa lain (apabila diperlukan), dan
pedoman tentang pengumpulan data lapangan.
2. Fungsi Pengadaan menentukan metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa
dengan disertai justifikasi dan menyiapkan draft dokumen pengadaan yang
terdiri dari Rencana Kerja dan Syarat (RKS) dengan dilampiri KAK (khusus
untuk jasa) atau detail spesifikasi teknis (khusus untuk barang) dan draft /
konsep kontrak. Sedangkan OE/HPS tetap disimpan dan bersifat rahasia
dan baru bisa dibuka pada saat evaluasi harga penawaran, dan tetap
bersifat rahasia bagi semua peserta pengadaan barang/jasa.
Keterangan / informasi dalam Rencana Kerja dan Syarat (RKS) sekurang-
kurangnya memuat :
1) Syarat umum :
a. Keterangan mengenai pengguna barang/jasa;
b. Keterangan mengenai perencanaan (pembuat desain);
c. Keterangan mengenai Direksi;
d. Syarat Penyedia Barang/Jasa;
e. Bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya;
f. Kriteria dan tatacara evaluasi;
g. Kriteria penawaran dianggap sah dan tidak sah/gugur;
h. Kriteria proses pengadaan dinyatakan gagal;
i. Sanksi dalam hal Penyedia Barang/Jasa dan pengguna barang/ jasa
tidak memenuhi kewajiban, sesuai dengan ketentuan perusahaan
yang mengatur hal tersebut.
2) Syarat administrasi :
a. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, atau tanggal penyerahan
pekerjaan;
b. Jangka waktu masa pemeliharaan;
c. Syarat pembayaran, termasuk pemberian uang muka (apabila ada);
d. Denda atas keterlambatan;
e. Besarnya jaminan.
3) Syarat teknis :
a. Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan serta
pekerjaan yang tidak boleh disubkontrakkan;
b. Jenis, jumlah dan mutu bahan yang disyaratkan dan dapat
dipertanggungjawabkan;
c. Spesifikasi teknis dan gambar-gambar sedapat mungkin tidak
mengarah kepada satu merk/produk tertentu;
d. Apabila dikehendaki dalam dokumen pengadaan dapat disebutkan
adanya kemungkinan penyampaian penawaran alternatif.
HALAMAN : 10 dari 33
4) Ketentuan mengenai sanggahan, termasuk Pejabat Berwenang dalam

menjawab sanggahan peserta.
5) Ketentuan mengenai negosiasi secara e-ReverseAuction bila
direncanakan negosiasi akan dilaksanakan secara e-ReverseAuction
(lampiran 2).
6) Ketentuan mengenai penetapan pemenang, berupa Single Winner atau
Multi Winner.
3. Fungsi Pengadaan bersama dengan Fungsi Pengguna, Fungsi Hukum dan
Fungsi terkait lainnya (termasuk Panitia Pengadaan) melakukan
pembahasan dan menyiapkan final dokumen pengadaan yang meliputi
RKS, KAK, draft/konsep kontrak dan draft pengumuman (bila akan
dilakukan melalui Pelelangan).
B. PELELANGAN
1. Pengumuman
Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan mengumumkan Pelelangan melalui
website Perusahaan dan/atau melalui media cetak nasional, apabila
dipandang perlu pemberitahuan dapat dikirim langsung melalui facsimile
dan/atau e-mail kepada Penyedia Barang/Jasa yang diyakini mampu
melaksanakan pekerjaan. Pengumuman Pengadaan sekurang-kurangnya
memuat:
1) Nama Unit Operasi/Unit Usaha/Direktorat yang akan mengadakan
Pelelangan;
2) Uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan atau
barang yang akan dibeli;
3) Syarat peserta Pelelangan, termasuk persyaratan dokumen sertifikasi
dan prakualifikasi (bila ada);
4) Aspek HSE mengenai pekerjaan jasa yang akan dilaksanakan;
5) Tempat, hari dan waktu untuk mendaftarkan diri sebagai peserta.
2. Sertifikasi dan Prakualifikasi
1) Penyedia Barang/Jasa menyiapkan persyaratan dokumen termasuk
dokumen CSMS yang diperlukan dan melakukan pendaftaran.
2) Panitia Sertifikasi melakukan evaluasi dan verifikasi terhadap dokumen
persyaratan sertifikasi bagi Penyedia Barang/Jasa non-SKT.
Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan melakukan evaluasi dan
verifikasi terhadap dokumen prakualifikasi (bila ada dokumen tambahan
lainnya).
3) Bagi Penyedia Barang/Jasa Non SKT yang dinyatakan lulus proses
sertifikasi dan atau prakualifikasi:
a. Panitia Sertifikasi mengirimkan data kepada Fungsi Master Data

Management (MDM) dan permintaan untuk 'create vendor'.
b. Fungsi MDM melakukan 'create vendor' & menginformasikan
kepada Panitia Sertifikasi.
c. Panitia membuat surat keterangan lulus CSMS.
4) Apabila diminta, Panitia Sertifikasi atau Fungsi Pengadaan/Panitia
Pengadaan dapat mengembalikan berkas kepada Penyedia Barang/
Jasa (SKT dan Non-SKT) yang dinyatakan tidak lulus sertifikasi
dan/atau prakualifikasi.
3. Undangan dan Pengambilan Dokumen Pengadaan
1) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan membuat bidder list yang
disetujui olehPejabat Berwenang di Fungsi Pengadaan.
2) Berdasarkan bidder list yang telah disetujui, Fungsi Pengadaan/Panitia
Pengadaanmembuat Request for Quotation (RFQ) untuk masing-
masing Penyedia Barang/Jasa yang lulus dan melakukan
pengundangan untuk mengambil dokumen pengadaan.
3) Penyedia Barang/Jasa mengambil dokumen pengadaan.
4. Pemberian Penjelasan
1) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan apabila diperlukan memberikan
penjelasan mengenai dokumen pengadaan barang/jasa di tempat dan
pada waktu yang ditentukan, dengan mengundang para calon Penyedia
Barang/Jasa.
Pengadaan Jasa dengan metode Pelelangan  wajib
Pengadaan Barang  opsional
Penjelasan terhadap dokumen pengadaan kepada semua calon
Penyedia Barang/Jasa tidak harus dilakukan melalui tatap muka.
Klarifikasi dapat dilakukan secara tertulis melalui media fax atau email
sesuai batas waktu yang telah ditentukan.
Perihal wajib/tidaknya menghadiri Pemberian Penjelasan dokumen
pengadaan barang/jasa dijelaskan dalam dokumen pengadaan.
Penjelasan mengenai dokumen pengadaan harus diberikan kepada
para peserta secara jelas dan lengkap sehingga dapat diikuti dan
dimengerti, termasuk kriteria-kriteria yang dimaksud pada prosedur
bagian VII.A.2.
Dengan telah diberikannya penjelasan, harus dihindarkan adanya
penambahan ketentuan di kemudian hari. Jika diperlukan penjelasan
tambahan, harus disampaikan kepada semua peserta dan apabila
dipandang perlu panitia dapat memberikan penjelasan lanjutan dengan
cara melakukan peninjauan lapangan.
2) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan membuat berita acara

pemberian penjelasan mengenai dokumen pengadaan dan keterangan
lain, termasuk perubahannya.
Berita Acara penjelasan tersebut ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan/
Panitia Pengadaan dan sekurang-kurangnya 1 (satu) wakil dari calon
peserta yang hadir dan harus disampaikan kepada peserta yang
diundang.
Dalam hal terjadinya perubahan isi dokumen pengadaan, Fungsi
Pengadaan/Panitia Pengadaan menerbitkan addendum dokumen
pengadaan yang merupakan lampiran dari Berita Acara Penjelasan dan
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari dokumen pengadaan
dan harus disampaikan kepada peserta yang diundang.
5. Penyampaian Dokumen Penawaran
Penyedia Barang/Jasa menyusun dokumen penawaran dan
menyampaikannya kepada Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan sesuai
dengan sistem penyampaian dokumen penawaran yang telah ditentukan
dalam dokumen pengadaan.
Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan dapat memilih salah satu dari tiga
metode penyampaian dokumen penawaran sbb:
1) Satu sampul
Keseluruhan dokumen penawaran dimasukkan ke dalam 1 (satu)
sampul, yang mencakup surat penawaran yang dilengkapi dengan
persyaratan administrasi, teknis, HSE plan dan perhitungan harga yang
ditandatangani oleh peserta sebagaimana diminta dalam dokumen
pengadaan, serta dokumen lainnya yang diperlukan.
2) Dua sampul
a. Sampul I (pertama) hanya berisi kelengkapan Data Administrasi dan
Teknis, HSE plan yang disyaratkan;
b. Sampul II (kedua) berisi data perhitungan harga penawaran. Pada
sampul ditulis Data Harga Penawaran;
c. Sampul I dan II dimasukkan ke dalam satu sampul (disebut sampul
penutup).
3) Dua tahap
a. Tahap Pertama;
a) Pada tahap pertama dimasukkan sampul pertama yang memuat
persyaratan administrasi dan teknis, HSE plan serta dokumen
pendukung lainnya sebagaimana disyaratkan dalam dokumen
pengadaan;
b) Dokumen yang disampaikan dalam tahap ini mencakup semua

persyaratan yang diminta dalam dokumen pengadaan sepanjang
tidak mencakup harga.
b. Tahap Kedua;
a) Peserta yang telah dinyatakan lulus oleh Fungsi Pengadaan/
Panitia Pengadaan pada evaluasi tahap pertama memasukkan
penawaran harga dalam sampul kedua;
b) Harga penawaran tersebut dikalkulasikan berdasarkan analisis
teknis dan syarat lainnya yang telah disepakati pada tahap
pertama.
c) Harga tersebut menjadi dasar pertimbangan Fungsi Pengadaan/
Panitia Pengadaandalam menentukan calon pemenang
Pelelangan.
Ketentuan lain:
1) Pada sampul penawaran hanya dicantumkan alamat dan kata-kata
”Dokumen Penawaran” (jenis, hari, tanggal, bulan, tahun, jam, akan
diadakan Pelelangan dan nomor Pelelangan).
2) Apabila penawaran disampaikan melalui pos, sampul luar hanya
memuat alamat yang sesuai dalam pengumuman Pengadaan dan pada
waktu penerimaan diberi catatan tanggal dan jam penerimaan oleh
sekretariat Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan.
3) Dokumen penawaran yang diterima setelah waktu penutupan
pemasukan penawaran tidak diikutsertakan dan dikembalikan kepada
pengirim.
4) Dokumen penawaran dilarang dikirim kepada atau melalui anggota
Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan atau Pejabat Berwenang.
5) Dokumen penawaran disampaikan pada waktu yang telah ditentukan
dan sekaligus dimasukan ke dalam kotak/tempat, yang disediakan oleh
Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan.
6. Pembukaan Dokumen Penawaran
1) Pada waktu yang telah ditentukan, Fungsi Pengadaan/Panitia
Pengadaan dalam suatu rapat, menyatakan bahwa saat penyampaian
dokumen penawaran telah ditutup.
2) Setelah saat penyampaian dokumen penawaran ditutup, tidak dapat
lagi diterima dokumen penawaran, surat keterangan dan sebagainya
dari para peserta. Perubahan penjelasan secara lisan atau tertulis atas
dokumen penawaran yang telah disampaikan tidak dapat diterima,
kecuali untuk memenuhi tanda-tangan, pembubuhan atau penambahan
kekurangan meterai, dengan ketentuan pemenuhan tandatangan dan
tanggal harus diatas meterai yang dibubuhkan atau ditambahkan dan
ditandatangani oleh Direksi yang namanya tercantum di dalam akte
perusahaan. Kekurangan ini harus dipenuhi pada saat pembukaan

Pelelangan, dan tindakan ini bukan dikategorikan sebagai post bidding.
3) Pembukaan dokumen penawaran dapat dilakukan apabila:
a. Terdapat sekurang-kurangnya 2 (dua) Penyedia Barang/Jasa yang
memasukkan penawaran pada setiap tahapnya (tidak termasuk
surat pengunduran diri) dan dihadiri sekurang-kurangnya 1 (satu)
Penyedia Barang/Jasa.
b. Apabila tidak terdapat wakil peserta Pelelangan yang hadir, maka
pembukaan dokumen penawaran ditunda sekurang-kurangnya 2
(dua) jam atau sesuai ketetapan panitia. Apabila sampai waktu yang
ditentukan peserta Pelelangan tetap tidak ada yang hadir, maka
acara pembukaan penawaran tetap dilaksanakan.
4) Khusus untuk pembukaan dokumen penawaran yang dilanjutkan
dengan negosiasi e-auction maka harga penawaran tidak disampaikan /
diketahui oleh setiap peserta.
5) Pembukaan dokumen penawaran untuk setiap sistem dilakukan
sebagai berikut :
a. Sistem Satu Sampul
a) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan membuka kotak dan
sampul dokumen penawaran di hadapan para peserta (bila ada);
b) Semua dokumen penawaran dan surat keterangan yang berisi
data administrasi, teknis dan harga dibaca dengan jelas
kemudian dilampirkan pada berita acara pembukaan surat
penawaran;
b. Sistem Dua Sampul
a) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan membuka kotak dan
sampul penutup yang berisi sampul I dan sampul II dihadapan
peserta (bila ada).
b) Sampul I yang berisi data administrasi dan teknis dibuka dan
data administrasi dibaca dengan jelas dan kemudian dilampirkan
pada berita acara pembukaan dokumen penawaran sampul I.
c) Sampul II yang berisi data harga di paraf pada setiap sambungan
sampul oleh wakil peserta lelang (bila ada) dan disimpan oleh
Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan serta baru dibuka apabila
penawaran yang bersangkutan dinyatakan lulus evaluasi
administrasi dan teknis.
c. Sistem Dua Tahap
a) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan membuka kotak sampul
tahap I dihadapan peserta (bila ada);
b) Sampul I yang berisi data administrasi dan teknis dibuka dan

data administrasi yang ada dibaca dengan jelas dan kemudian
dilampirkan pada berita acara pembukaan dokumen penawaran
tahap pertama;
c) Sampul II yang berisi data harga disampaikan kemudian oleh
peserta lelang kepada Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan
bilamana telah dinyatakan lulus evaluasi administrasi dan teknis.
6) Penawaran dinyatakan gugur pada saat pembukaan sampul
penawaran, apabila syarat-syarat yang sudah ditentukan tidak dipenuhi
seperti tertuang dalam bagian III Pengertian dan Batasan butir B.2 TKO
ini dan syarat-syarat lainnya yang ditentukan dalam dokumen
pengadaan (bila ada).
7) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan menyatakan penawaran yang
lengkap dan penawaran yang tidak lengkap, termasuk kelainan dan
kekurangan yang dijumpai dalam pembukaan penawaran dan
keterangan lainnya, dicantumkan dalam berita acara yang
ditandatangani oleh anggota Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan
yang hadir.
8) Setelah pembukaan penawaran sampai dengan pengumuman hasil
evaluasi, Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan berhak untuk tidak
menanggapi surat keberatan/ usulan/dan lain-lain dari peserta kecuali
saat masa sanggah dan/atau diminta oleh Fungsi Pengadaan/Panitia
Pengadaan dalam rangka klarifikasi.
7. Evaluasi Penawaran
1) Pelaksanaan evaluasi penawaran dilakukan oleh Fungsi Pengadaan/
Panitia Pengadaan terhadap semua penawaran yang dinyatakan
sah/tidak gugur pada saat pembukaan penawaran. Evaluasi tersebut
meliputi evaluasi administrasi, teknis, HSE plan dan harga berdasarkan
kriteria, metode, dan tata cara evaluasi yang telah ditetapkan dalam
dokumen pengadaan serta penjelasannya, tidak diperkenankan
menambah atau mengurangi kriteria dan tata cara evaluasi.
2) Penawaran yang memenuhi syarat dalam evaluasi adalah penawaran
yang sesuai dengan ketentuan, syarat-syarat, dan spesifikasi yang
ditetapkan dalam dokumen pengadaan, tanpa ada penyimpangan yang
bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat.
Penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat

adalah:
a. Jenis penyimpangan yang berpengaruh terhadap hal-hal yang

sangat substantif dan akan mempengaruhi lingkup, kualitas, dan
hasil/kinerja/ performance pekerjaan;
b. Substansi kegiatan tidak konsisten dengan dokumen pengadaan;
c. Adanya penawaran dari Penyedia Barang/Jasa dengan persyaratan
tambahan diluar ketentuan dokumen pengadaan yang akan
menimbulkan persaingan tidak sehat dan/atau tidak adil diantara
peserta lelang yang memenuhi syarat.
3) Evaluasi dilakukan terhadap unsur administrasi, unsur teknis dan unsur
harga.
a. Evaluasi unsur administrasi:
Ditujukan untuk meyakinkan bahwa persyaratan peserta lelang dan
persyaratan administrasi lainnya yang telah ditetapkan dalam
dokumen pengadaan dan atau penjelasan umum sudah dipenuhi;
a) Surat Penawaran
Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan tidak
melebihi jangka waktu yang ditetapkan dalam dokumen
pengadaan.
b) Dilakukan juga penelitian mengenai kemungkinan adanya afiliasi
antar Penyedia Barang/Jasa, yang menyebabkan Pelelangan
tidak kompetitif. Semua penawaran dari peserta yang
mempunyai afiliasi tersebut dinyatakan gugur.
c) Penilaian terhadap kelengkapan administrasi hanya dilakukan
pada hal-hal yang tidak/belum dilakukan penilaian pada saat
sertifikasi/prakualifikasi;
d) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan memeriksa, menunjukkan
dan membacakan kelengkapan dokumen penawaran yang terdiri
dari :
(1) Surat penawaran yang didalamnya tercantum masa berlaku
penawaran;
(2) Surat pernyataan kesediaan dikenakan sanksi sesuai yang
diatur dalam Pedoman Pengadaan Barang/Jasa bilamana
mengundurkan diri sebelum berakhirnya batas waktu
penawaran, yang ditandatangani di atas meterai.
e) Penawaran dinyatakan tidak lulus bila salah satu persyaratan
administrasi yang diminta dalam dokumen pengadaan tidak
dipenuhi atau tidak memenuhi syarat;
f) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan membuat berita acara

penawaran administrasi yang ditandatangani oleh Fungsi
Pengadaan/Panitia Pengadaan dan 1 (satu) wakil peserta yang
hadir (bila ada);
g) Penawaran yang lulus administrasi dilanjutkan dengan evaluasi
teknis. Penyedia Barang/Jasa yang penawarannya dinyatakan
tidak lulus administrasi dapat mengambil kembali dokumen
penawaran teknis dan penawaran harga.
b. Evaluasi unsur teknis
Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan melakukan evaluasi teknis
terhadap semua penawaran yang dinyatakan memenuhi
persyaratan/lulus administrasi. Faktor-faktor yang dinilai pada
evaluasi teknis harus sesuai dengan yang ditetapkan dalam
dokumen pengadaan. Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan tidak
diperkenankan menambah dan/atau mengurangi faktor-faktor yang
dinilai dan tata cara penilaian yang ditetapkan dalam dokumen
pengadaan serta penjelasannya.
a) Untuk pengadaan jasa, penawaran dinyatakan memenuhi
persyaratan teknis, apabila:
(1) Metode pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan memenuhi
persyaratan substantif yang ditetapkan dalam dokumen
pengadaan dan diyakini menggambarkan penguasaan dalam
penyelesaian pekerjaan;
(2) Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan tidak
melampui batas waktu yang ditetapkan dalam dokumen
pengadaan;
(3) Volume pekerjaan dan spesifikasi teknis memenuhi
persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan;
(4) Personil inti yang akan ditetapkan secara penuh sesuai
dengan persyaratan yang ditentukan dalam dokumen
pengadaan serta posisinya dalam manajemen pelaksanaan
pekerjaan sesuai dengan organisasi pelaksanaan yang
diajukan;
(5) Bagian pekerjaan yang akan disubkontrakkan sesuai dengan
persyaratan yang dinyatakan dalam dokumen pengadaan.
b) Untuk pengadaan barang, penawaran dinyatakan memenuhi
persyaratan teknis, apabila:
(1) Memenuhi spesifikasi teknis barang yang ditawarkan
berdasarkan contoh, brosur dan gambar-gambar yang
ditetapkan dalam dokumen pengadaan;
(2) Jadwal waktu penyerahan barang tidak melampui batas

waktu yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan;
(3) Identitas barang/jasa lainnya yang ditawarkan tercantum
dengan lengkap dan jelas;
(4) Jumlah barang yang ditawarkan tidak kurang dari yang
ditetapkan dalam dokumen pengadaan;
(5) Memenuhi syarat teknis lainnya yang ditetapkan dalam
dokumen pengadaan.
c) Khusus untuk Jasa Konsultansi:
Penilaian penawaran teknis dilakukan dengan cara memberikan
nilai angka terhadap dokumen penawaran teknis dengan
memerhatikan bobot yang diberikan pada unsur-unsur yang dinilai.
Unsur-unsur pokok yang dinilai adalah : Pengalaman Konsultan,
Pendekatan dan Metodologi, serta Kualifikasi Tenaga Ahli.
Penilaian dilakukan dengan pembobotan dari masing-masing
unsur dan contoh tentang pembobotan masing-masing unsur
diberikan sebagai berikut:
Unsur Bobot (%)
 Pengalaman Konsultan 10-20
 Pendekatan dan Metodologi 20-45
 Kualifikasi Tenaga Ahli 45-60
Jumlah 100
Penetapan bobot yang digunakan untuk masing-masing unsur,
dalam rentang tersebut di atas berdasarkan jenis pekerjaan jasa
yang akan dilaksanakan.
Untuk jasa studi analisis perlu diberikan penekanan kepada
pengalaman perusahaan dan pendekatan metodologi, sedang
kan untuk jasa supervisi dan perencanaan teknis penekanan
lebih diberikan kepada kualifikasitenaga ahli.
(1) Pengalaman Konsultan;
Penilaian dilakukan atas pengalaman konsultan dalam
melaksanakan pekerjaan sejenis dengan pekerjaan yang
dipersyaratkan dalam KAK untuk 5 (lima) tahun terakhir.
Pengalaman kerja di Indonesia dan/atau lokasi proyek
mendapat nilai tambah. Pengalaman tersebut diuraikan
secara jelas dengan mencantumkan informasi: nama
proyek/kegiatan, lingkup dan data proyek/kegiatan secara
singkat, lokasi, pemberi tugas, nilai, dan waktu pelaksanaan
menyebutkan bulan dan tahun. Penilaian juga dilakukan
terhadap jumlah proyek/pekerjaan yang sedang dilaksanakan
oleh konsultan, disamping untuk mengukur pengalaman juga

dapat dipergunakan mengukur kemampuan/kapasitas
konsultan yang bersangkutan dalam melaksanakan
tugasnya.
Pengalaman konsultan harus dilengkapi dengan referensi dari
pengguna jasa sebelumnya yang menunjuk kinerja konsultan
yang bersangkutan.
Unsur-unsur yang dinilai, antara lain:
(a) Pengalaman melaksanakan proyek/pekerjaan sejenis;
(b) Pengalaman melaksanakan proyek/kegiatan di Indonesia
dan/atau di luar negeri;
(c) Pengalaman manajerial dan fasilitas utama;
(d) Kapasitas perusahaan dengan memerhatikan jumlah
tenaga ahli tetap.
(2) Pendekatan Metodologi;
Dimaksudkan untuk menilai pemahaman konsultan atas
lingkup pekerjaan/jasa layanan yang diminta dalam KAK,
pemahaman atas/tujuan, kualitas metodologi, dan hasil kerja.
Unsur-unsur yang dinilai antara lain:
(a) Pemahaman atas jasa layanan yang tercantum dalam
KAK, penilaian terutama meliputi: pengertian terhadap
tujuan proyek, lingkup serta jasa konsultansi yang
diperlukan (aspek-aspek utama yang diindikasikan dalam
KAK), pengalaman lapangan;
(b) Kualitas Metodologi, penilaian terutama meliputi
ketetapan menganalisa masalah dan langkah
pemecahan yang diusulkan dengan tetap mengacu
kepada persyaratan KAK, konsentrasi antara metodologi
dengan rencana kerja, apresiasi terhadap inovasi,
tanggapan terhadap KAK khususnya mengenai data
yang tersedia, (man-month) tenaga ahli, uraian tugas,
jangka waktu pelaksanaan laporan-laporan yang diisyarat
kan, jenis keahlian serta jumlah tenaga kerja ahli yang
diperlukan, program kerja, jadual pekerjaan, jadual
penugasan, organisasi, kebutuhan jumlah man-month,
dan kebutuhan fasilitas penunjang;
(c) Hasil kerja (deliverable), penilaian meliputi antara lain:
analisis, gambaran-gambaran kerja, spesifikasi teknis,
perhitungan teknis dan laporan-laporan;
(d) Fasilitas pendukung konsultan tersebut dalam melaksana

kan pekerjaan yang diminta dalam KAK;
Konsultan yang mengajukan gagasan baru guna
meningkatkan kualitas output seperti tersebut dalam KAK
meskipun berakibat perubahan KAK, diberikan nilai lebih.
(3) Kualifikasi tenaga ahli;
Penilaian dilakukan terhadap tenaga ahli konsultan yang
diusulkan untuk melaksanakan pekerjaan dengan memerhati
kan jenis keahlian, persyaratan, serta jumlah tenaga yang
ditetapkan di dalam KAK.
Unsur-unsur yang dinilai, antara lain:
(a) Tingkat pendidikan, yaitu lulusan perguruan tinggi negeri
atau perguruan tinggi swasta yang telah lulus ujian negara
atau yang telah diakreditasi, atau perguruan tinggi luar
negeri yang telah diakreditasi, dibuktikan dengan foto
copy ijazah;
(b) Jenis keahlian (spesialisasi) harus sesuai dengan yang
disyaratkan dalam KAK dibuktikan dengan sertifikat;
(c) Pengalaman kerja profesional seperti yang disyaratkan
dalam KAK, didukung dengan referensi dari pengguna
jasa;
(d) Lain-lain: penguasaan bahasa Inggris, bahasa Indonesia
(bagi konsultan asing), bahasa setempat, aspek
pengenalan (familiarity) atas tata cara, aturan, situasi,
kondisi dan adat istiadat setempat. Personil yang
menguasi/memahami aspek-aspek tersebut di atas
diberikan nilai lebih tinggi.
Kualifikasi dari tenaga ahli yang melebihi kualifikasi dari
persyaratan KAK tidak memperoleh tambahan nilai.
Pembobotan dan penilaian untuk tiap sub-unsur di
tetapkan lebih lanjut oleh Fungsi Pengadaan/Panitia
Pengadaan.
d) Apabila dalam evaluasi teknis di atas terdapat hal-hal yang
kurang jelas atau meragukan, Fungsi Pengadaan/Panitia
Pengadaan melakukan klarifikasi dengan pihak penawar. Pada
sistem satu sampul dan dua sampul, Fungsi Pengadaan/
Panitia Pengadaan dapat melakukan klarifikasi teknis sepanjang
tidak mengubah subtansi. Pada sistem dua tahap, Fungsi
Pengadaan/Panitia Pengadaan dapat melakukan klarifikasi dan
negosiasi teknis.
Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan dapat melakukan

klarifikasi teknis antara lain:
(1) Klarifikasi dilakukan untuk memperoleh kejelasan teknis
dengan memerhatikan kesesuaian antara bobot kerjaan dan
tenaga ahli yang ditugaskan dengan mempertimbangkan pula
kebutuhan perangkat pendukung yang profesional guna
pencapaian hasil kerja yang optimal;
(2) Aspek-aspek teknis yang perlu diklarifikasi antara lain namun
tidak terbatas pada:
(a) Lingkup dan sarana;
(b) Cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja;
(c) Kualifikasi tenaga ahli;
(d) Organisasi pelaksanaan;
(e) Program alih pengetahuan;
(f) Jadwal pelaksanaan pekerjaan;
(g) Jadwal penugasan personil;
(h) Fasilitas penunjang.
(3) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan membuat Berita Acara
Hasil Klarifikasi dilampiri persyaratan tentang telah/tidak
tercapainya kesepakatan dan melaporkan kepada Pejabat
Berwenang.
e) Terhadap penawaran yang memenuhi persyaratan teknis akan
dilanjutkan dengan evaluasi kewajaran harga, sedangkan
terhadap penawaran yang tidak memenuhi persyaratan teknis
dinyatakan tidak lulus.
f) Hasil evaluasi data administrasi dan teknis disampaikan kepada
peserta. Data administrasi dan teknis yang tidak memenuhi
syarat tidak dikembalikan kepada yang bersangkutan. Pada
sistem dua sampul hanya dikembalikan sampul II yang berisi
data harga penawaran yang belum dibuka oleh panitia.
c. Evaluasi unsur harga:
a) Dalam hal menggunakan metode evaluasi kualitas, maka Fungsi
Pengadaan/Panitia Pengadaan hanya membuka sampul II
peringkat teknik terbaik dan melakukan evaluasi harga terhadap
penawaran dimaksud;
b) Dalam hal menggunakan metode evaluasi kualitas dan harga,
maka Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan membuka sampul
II dari seluruh peserta yang lulus evaluasi teknis. Selanjutnya
Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan menghitung langsung
nilai kombinasi pada nilai penawaran teknis dan nilai penawaran

harga;
c) Dalam hal menggunakan metode evaluasi harga, maka Fungsi
Pengadaan/Panitia Pengadaan membuka sampul II dari seluruh
peserta yang lulus evaluasi teknis;
d) Pada sistem satu sampul dilakukan evaluasi harga penawaran
bagi peserta yang memenuhi syarat administrasi dan teknis.
e) Pada sistem dua sampul, peserta yang data administrasi dan
teknisnya memenuhi syarat, diundang lagi untuk mengikuti
pembukaan sampul II yang berisikan harga penawaran. Pada
berita acara pembukaan sampul II disertakan dokumen
penawaran dengan semua lampirannya.
f) Pada prinsipnya evaluasi harga dilihat secara lumpsum, namun
bilamana dianggap perlu evaluasi item demi item (itemized)
dapat dilaksanakan sepanjang masing-masing item bersifat tidak
saling tergantung dan tidak harus diserahkan pada saat yang
bersamaan. Ketentuan perihal kriteria evaluasi yang akan
digunakan harus dicantumkan dalam Dokumen Pengadaan.
g) Untuk kontrak lumpsum atau kontrak harga satuan yang harga
satuannya ditulis dalam angka dan huruf, apabila terdapat
perbedaan antara penulisan nilai dalam angka dan huruf maka
nilai penawaran yang diakui adalah sesuai ketentuan:
(1) Harga penawaran yang dipakai adalah harga dalam angka
atau huruf yang sesuai dalam perincian penawaran.
(2) Apabila tidak ada perincian penawaran, maka yang dipakai
adalah nilai dalam tulisan huruf yang tercantum dalam surat
penawaran.
(3) Apabila penawaran dalam angka, huruf dan perincian ketiga-
tiganya berbeda, maka penawaran dinyatakan tidak lulus.
h) Apabila terdapat perbedaan volume pekerjaan antara penawaran
teknis dengan penawaran harga, maka dilakukan klarifikasi
dengan ketentuan harga satuan pekerjaan yang ditawarkan
tidak boleh diubah (untuk pekerjaan jasa konstruksi, yang
menggunakan perhitungan lumpsum, dalam hal terjadi
pembetulan perhitungan perincian harga penawaran dikarenakan
adanya kesalahan aritmatik, maka harga penawaran total tidak
boleh diubah. Perubahan hanya boleh dilakukan pada volume
pekerjaan atau harga satuan, dan semua resiko akibat adanya
koreksi aritmatik menjadi tanggung jawab sepenuhnya penyedia
jasa).
i) Koreksi aritmatik dilakukan sebagai berikut:

(1) Apabila terjadi kesalahan hasil pengalian antara volume
dengan harga satuan pekerjaan, atau apabila terjadi
kesalahan penjumlahan, maka dilakukan pembetulan, dengan
ketentuan harga satuan pekerjaan yang ditawarkan tidak
boleh diubah;
(2) Jenis pekerjaan yang tidak diberi harga satuan dianggap
sudah termasuk dalam harga satuan pekerjaan lain, dan
harga satuan pada saat surat penawaran tetap dibiarkan
kosong.
j) Hasil koreksi aritmatik dapat mengubah nilai atau urutan
penawaran menjadi lebih tinggi atau lebih rendah terhadap
urutan penawaran semula. Apabila koreksi aritmatik tersebut
mengubah nilai total penawaran hargadan peserta Pelelangan
tidak menerima perubahan nilai penawaran dan atau perubahan
urutan penawaran tersebut, maka penawarannya digugurkan.
k) Ketentuan koreksi aritmatik pada butir i) dan j) tidak berlaku
untuk pekerjaan konstruksi yang menggunakan perhitungan
lumpsum.
l) Penawar tidak diperbolehkan menambah, mengurangi atau
mengubah penawarannya, setelah penawarannya dibuka,
kecuali apabila diminta oleh Fungsi Pengadaan/Panitia
Pengadaan untuk memberikan jawaban atas adanya kesalahan
penjumlahan dan perkalian, atau karena adanya hasil klarifikasi
yang merubah harga penawaran sebelumnya.
8. Negosiasi Harga Penawaran
Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan tidak wajib melakukan negosiasi
apabila telah terdapat harga penawaran yang sama atau kurang dari
OE/HPS. Namun Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan wajib melakukan
negosiasi apabila semua harga penawaran di atas OE/HPS. Negosiasi
dapat dilakukan dalam beberapa kali putaran (best effort) kepada 5 (lima)
Penyedia Barang/Jasa dengan penawaran terbaik atau kurang bila peserta
yang memenuhi syarat kurang dari 5 (lima) berdasarkan metode evaluasi
yang digunakan.
Negosiasi harga dapat dilakukan secara manual atau secara e-
ReverseAuction yang hasilnya dituangkan dalam Berita Acara Hasil
Negosiasi dengan dilampiri persyaratan tentang telah/tidak tercapainya
kesepakatan dan melaporkannya kepada Pejabat Berwenang.
Berdasarkan hasil negosiasi maka:

1) Apabila telah didapatkan 1 (satu) penawaran harga yang sama atau di
bawah OE/HPS, maka penawar dimaksud diusulkan sebagai calon
pemenang.
2) Apabila terdapat lebih dari 1 (satu) penawaran harga yang sama serta
sudah dibawah OE/HPS, maka dilakukan negosiasi ulang kepada para
peserta yang memberikan penawaran yang sama sampai didapatkan 1
(satu) harga penawaran terendah.
3) Apabila tidak ada penawaran yang sama atau di bawah OE/HPS, maka
dapat dilakukan peninjauan dan penyesuaian OE/HPS.
4) Apabila berdasarkan OE/HPS yang telah disesuaikan:
a. Terdapat 1 (satu) penawar terendah yang sama atau di bawah
OE/HPS yang telah disesuaikan, maka penawar dimaksud diusulkan
sebagai calon pemenang.
b. Terdapat lebih dari 1 (satu) penawaran terendah dengan harga yang
sama serta sudah dibawah OE/HPS yang telah disesuaikan, maka
dilakukan negosiasi ulang kepada peserta yang memberikan
penawaran yang sama sampai didapatkan 1 (satu) harga
penawaran terendah.
c. Tidak ada penawaran yang sama atau di bawah OE/HPS yang telah
disesuaikan, maka proses pengadaan dinyatakan gagal.
Harga penawaran hasil negosiasi merupakan harga penawaran akhir yang
dituangkan dalam Berita Acara Negosiasi.
9. Pengusulan Calon Pemenang
1) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan mengusulkan 1 (satu) calon
pemenang yang telah memasukkan penawaran terbaik bagi
Perusahaan.
2) Dalam usulan penetapan calon pemenang, Fungsi Pengadaan/Panitia
Pengadaan menyertakan 2 (dua) urutan penawaran terbaik berikutnya
(jika ada) sebagai cadangan apabila calon pemenang mengundurkan
diri.
3) Penetapan mengenai calon pemenang Pelelangan sebagaimana
dimaksud dalam butir 1). di atas diambil oleh Panitia dalam suatu rapat
yang dihadiri oleh lebih dari dua pertiga dari jumlah anggota. Apabila
pada rapat pertama tidak mencapai kuorum, maka pada rapat
berikutnya, dapat diambil keputusan bilamana dihadiri oleh lebih dari
separuh jumlah anggota.
4) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan membuat laporan kepada

Pejabat Berwenang dalam rangka pengambilan keputusan penetapan
pemenang yang dilengkapi dengan Berita Acara Hasil Pelelangan yang
memuat hasil pelaksanaan Pelelangan antara lain sebagai berikut :
a. Nama usulan calon pemenang;
b. Nama semua peserta Pelelangan dan jumlah harga penawaran
akhir dan/atau harga penawaran terkoreksi dari masing-masing
peserta;
c. Metode evaluasi yang digunakan;
d. Unsur-unsur yang dievaluasi;
e. Rumus yang dipergunakan;
f. Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu mengenai hal-
ikhwal pelaksanaan Pelelangan;
g. Tanggal dibuatnya berita acara serta jumlah peserta yang lulus dan
tidak lulus pada setiap tahapan evaluasi.  diurutkan berdasarkan
kronologis proses pengadaan.
Berita Acara Hasil Pelelangan ditandatangani oleh ketua dan semua
anggota Panitia yang hadir, atau sekurang-kurangnya dua pertiga dari
jumlah anggota Panitia.
Laporan tersebut disertai usul serta penjelasan tambahan dan
keterangan lain yang dianggap perlu sebagai bahan pertimbangan
untuk mengambil keputusan.
10. Keputusan Penetapan Pemenang
1) Berdasarkan usulan Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan, Pejabat
Berwenang sesuai pelimpahan otorisasi yang berlaku segera
menetapkan pemenang Pelelangan.
2) Dalam hal pengadaan dilakukan secara join procurement, maka
Penetapan Pemenang dilakukan oleh pejabat berwenang dengan
permintaan kebutuhan paling besar sesuai otorisasi nilai total
pengadaan barang/jasa dan diparaf oleh masing-masing pejabat
berwenang terkait.
3) Data pendukung yang diperlukan untuk penetapan pemenang adalah
sebagai berikut :
a. OE/HPS yang telah disahkan;
b. Berita acara pemberian penjelasan (bila ada);
c. Berita acara pembukaan penawaran;
d. Berita acara evaluasi penawaran;
e. Berita acara negosiasi;
f. Berita acara hasil Pelelangan;

g. Ringkasan proses Pelelangan dan hasil Pelelangan;
h. Analisis secara tertulis terhadap penawaran (apabila terdapat
perbedaan harga penawaran yang dipilih di bawah 80% OE/HPS).
i. Dokumen penawaran dari calon pemenang Pelelangan yang
diusulkan oleh Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan .
4) Apabila Pejabat Berwenang menetapkan pemenang Pelelangan tidak
sependapat dengan calon pemenang Pelelangan yang diusulkan oleh
Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan, maka pejabat tersebut
membahas perbedaan pendapat dengan panitia yang hasilnya
dituangkan dalam Berita Acara untuk mengambil keputusan akhir yang
bentuknya adalah :
a. Menyetujui usulan Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan atau;
b. Meminta Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan untuk melakukan
evaluasi/Pelelangan ulang berdasarkan ketentuan dalam dokumen
pengadaan atau;
c. Menetapkan pemenang yang berbeda dengan usulan panitia
berdasarkan kewenangannya disertai justifikasi tertulis Pejabat
Berwenang tersebut dan merupakan dokumen lelang.
11. Pengumuman Pemenang Pelelangan
Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan mengumumkan keputusan Pejabat
Berwenang tentang penetapan pemenang Pelelangan kepada para peserta
melalui papan pengumuman resmi Perusahaan dan atau website/email.
12. Sanggahan Peserta Pelelangan

1) Peserta yang mengajukan sanggahan menyampaikan surat sanggahan
yang dilampiri dokumen pendukung sanggahan dan jaminan dari Bank
Umum sebesar 0.2% dari harga penawaran atau maksimal Rp
50.000.000,- dari nilai penawaran untuk dikirimkan kepada Pejabat
Berwenang yang memutuskan penetapan pemenang Pelelangan.
2) Pejabat Berwenang memberikan jawaban atas sanggahan tersebut
yang disiapkan oleh Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan, baik secara
tertulis maupun lisan.
3) Jawaban atas sanggahan yang disampaikan Pejabat Berwenang
bersifat final.
4) Proses Pelelangan dapat dilanjutkan setelah sanggahan dinyatakan
tidak benar tanpa menunggu reaksi terhadap tanggapan.
5) Apabila sanggahan ternyata benar, maka keputusan yang ada akan
dianulir dan jaminan sanggahan dikembalikan kepada penyanggah.
6) Apabila sanggahan ternyata tidak benar, maka jaminan sanggahan

dicairkan dan peserta tersebut akan dikenakan sanksi sesuai peraturan
Perusahaan yang berlaku.
13. Penunjukan Pemenang
1) Penunjukan Pemenang dilakukan oleh Fungsi Pengadaan.
2) Penunjukan Pemenang dapat dilakukan apabila tidak ada sanggahan
atau ternyata sanggahan tidak benar berdasarkan surat jawaban
sanggahan atau sanggahan diterima melewati waktu masa sanggah
atau sanggahan tidak disampaikan kepada Pejabat Berwenang seperti
tercantum dalam dokumen pengadaan.
3) Peserta yang ditunjuk sebagai pemenang wajib menerima penunjukan
tersebut dan apabila mengundurkan diri, maka dikenakan sanksi sesuai
peraturan Perusahaan yang berlaku.
4) Dalam hal pemenang Pelelangan yang ditunjuk mengundurkan diri atau
karena sesuatu hal tidak dapat ditunjuk, maka penetapan Penyedia
Barang/Jasa dapat dilakukan kepada urutan berikutnya dengan
ketentuan :
a. Dilakukan upaya negosiasi.
b. Penetapan pemenang lelang berdasarkan urutan berikutnya
tersebut harus mendapat persetujuan/penetapan dari Pejabat
Berwenang yang menetapkan pemenang lelang.
c. Masa penawaran calon pemenang lelang urutan berikutnya masih
berlaku atau sudah diperpanjang masa berlakunya.
d. Apabila pemenang lelang urutan berikutnya telah ditetapkan sesuai
dengan harga penawarannya atau hasil negosiasi lanjutannya
namun kemudian mengundurkan diri, maka akan dikenakan sanksi
sesuai peraturan Perusahaan yang berlaku.
5) Surat penunjukan pemenang, keputusan penetapan pemenang
Pelelangan, berita acara pembukaan dokumen penawaran, dan berita
acara pemberian penjelasan serta dokumen pengadaan lainnya
merupakan dasar dan bagian tak terpisahkan dari perjanjian/kontrak
yang akan dibuat.
C. PEMILIHAN LANGSUNG
Pada dasarnya prosedur/tata cara Pemilihan Langsung adalah sama dengan
prosedur/tata cara Pelelangan, kecuali :
1. Dilakukan dengan mengundang calon peserta yang terpilih berdasarkan
Bidder List.
2. Pada prinsipnya pemilihan calon Penyedia Barang/Jasa yang sudah
memiliki SKT didasarkan kepada kinerja sebelumnya sedangkan yang
belum mempunyai SKT harus dilengkapi dengan justifikasi yang berisikan

informasi mengenai reputasi/kinerja sebelumnya yang diketahui.
Tahapan aktifitas proses Pemilihan Langsung dapat dilihat dalam Bab VIII -
Indikator dan Ukuran Keberhasilan.
D. PENUNJUKAN LANGSUNG
Pada dasarnya prosedur/tata cara Penunjukan Langsung adalah sama
dengan prosedur/tata cara Pemilihan Langsung, kecuali:
1. Dilakukan dengan menunjuk langsung kepada 1 (satu) calon peserta yang
sudah memiliki SKT sesuai kualifikasi dan klasifikasinya yang terpilih
berdasarkan Bidder List. Dalam hal tidak tersedia calon peserta yang
sudah memiliki SKT, maka dapat dilakukan Penunjukan Langsung kepada
calon peserta yang belum memiliki SKT sesuai kualifikasi dan klasifikasinya
dengan terlebih dahulu dilakukan proses prakualifikasi;
2. Tidak ada masa sanggah.
Tahapan aktifitas proses Penunjukan Langsung dapat dilihat dalam Bab VIII -
Indikator dan Ukuran Keberhasilan.
E. PENGADAAN MELALUI E-PROCUREMENT
Pengadaan barang/jasa melalui e-procurement dilakukan untuk metode
Pelelangan dan Pemilihan Langsung yang pada dasarnya memiliki prosedur /
tata cara yang sama dengan Pelelangan dan Pemilihan Langsung secara
manual / konvensional, kecuali:
1. Pengumuman Pengadaanatau undangan Pemilihan Langsung dilakukan
melalui aplikasi Pertamina e-procurement;
2. Bila diperlukan pengumuman tambahan dengan menggunakan media
papan pengumuman dan atau media massa hanya bersifat informasi
singkat dengan mencantumkan kata-kata : “Informasi secara lebih lengkap
dapat dilihat di website https://eproc.pertamina.com“ dan di dalam
pengumuman harus dinyatakan secara jelas bahwa metode pengadaan
dengan menggunakan aplikasi Pertamina e-procurement;
3. Pendaftaran calon Penyedia Barang/Jasayang belum memiliki SKT
dilakukan secara elektronik melalui aplikasi Pertamina e-procurement
sedangkan hard document untuk kebutuhan sertifikasi disampaikan kepada
Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan;
4. Penyedia Barang/Jasa yang sudah dinyatakan lulus sertifikasi (memiliki
SKT) akan mendapatkan user-ID & password, dengan terlebih dahulu
menandatangani “Surat Pernyataan Menjadi Anggota Pertamina e-
procurement” yang berisi syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan yang akan
diberlakukan;
5. Apabila Penyedia Barang/Jasa anggota Pertamina e-procurement karena

sesuatu hal terlupa dengan User-ID dan/atau password miliknya, maka
yang bersangkutan dapat mengajukan surat permohonan Reset Password
miliknya yang ditandatangani oleh pimpinan perusahaan yang
bersangkutan kepada Petugas Pertamina di lokasi dimana Penyedia
Barang/Jasa tersebut pertama kali mendaftar sebagai anggota Pertamina
e-procurement;
6. Apabila user-ID & password tidak sesuai, maka secara otomatis calon
peserta akan ditolak oleh aplikasi Pertamina e-procurement;
7. Dokumen Pengadaan di-upload oleh Fungsi Pengadaan/Panitia
Pengadaan dan dapat di-akses (di-download) oleh seluruh peserta
pengadaan secara elektronik di dalam aplikasi Pertamina e-procurement;
8. Keseluruhan dokumen penawaran (persyaratan administrasi, persyaratan
teknis, harga penawaran), termasuk rincian harga penawaran dan/atau
lampiran dokumen penawaran lainnya, di-entry dan di-submit oleh peserta
ke dalam aplikasi Pertamina e-procurement sekaligus pada waktu yang
bersamaan;
9. Apabila terdapat rincian harga penawaran dan/atau lampiran dokumen
penawaran lainnya yang tidak memungkinkan untuk di-entry dan di-submit
ke dalam aplikasi Pertamina e-procurement maka:
 Dokumen tersebut (hard document) dapat dikirim secara langsung pada
waktu yang telah ditentukan dan dimasukkan ke dalam kotak/tempat
yang disediakan oleh Panitia Pengadaan / Fungsi Pengadaan;
 Pembukaan dan evaluasi penawaran dilakukan pada aplikasi Pertamina
e-procurement (tidak perlu dihadiri atau disaksikan peserta) sesuai
data yang di-entry dan di-submit oleh peserta, termasuk pembukaan
lampiran / pelengkap dokumen penawaran yang terdapat pada kotak /
tempat yang telah disediakan.
10. Apabila negosiasi dilakukan melalui e-ReverseAuction secara remote maka
belaku ketentuan sebagai berikut :
1) Dilaksanakan paling cepat 30 (tiga puluh) menit sampai dengan paling
lambat 60 (enam puluh) menit setelah diumumkan hasil evaluasi
penawaran.
2) Batas waktu pelaksanaan minimal 3 (tiga) jam dan maksimal 24 (dua
puluh empat) jam. Apabila terjadi kegagalan komunikasi dan/atau terjadi
hal-hal diluar kemampuan, Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan dapat
melakukan penundaan pelaksanaan e-ReverseAuction.
3) Pelaksanaan e-ReverseAuction tidak dilakukan dengan perpanjangan
waktu, dan hasil e-ReverseAuction hanya menampilkan ranking dan
nama peserta e-ReverseAuction.
4) Peserta dapat memasukkan harga penawaran secara menurun dan

berulang-ulang di dalam aplikasi Pertamina e-procurement sesuai batas
waktu dimulai dan berakhirnya proses e-ReverseAuction. Kendali batas
waktu pelaksanaan negosiasi e-ReverseAuction dilakukan secara
otomatis oleh sistem berdasarkan jam server PERTAMINA untuk
Standar Waktu Indonesia Bagian Barat (WIB).
11. Kepada 3 (tiga) peserta terbaik berdasarkan hasil evaluasi dan negosiasi
penawaran diharuskan mengirimkan Surat Penawaran yang berisi harga
penawaran. Surat penawaran tersebut dibuat dengan melakukan print-out
harga penawaran soft document hasil negosiasi terakhir (yang di-submit
terakhir kali pada sistem Pertamina e-Procurement).
Untuk penawar terbaik ke-1, surat penawaran hasil negosiasi dilampirkan
rincian harga hasil negosiasi.
Untuk penawar terbaik ke-2 dan ke-3, surat penawaran hasil negosiasi
tanpa dilampirkan rincian harga hasil negosiasi.
12. Apabila peserta terbaik urutan pertama mencantumkan harga penawaran
dalam surat penawaran tersebut di atas (hard document) berbeda dengan
harga penawaran hasil negosiasi terakhir (yang di-submit terakhir kali pada
sistem Pertamina e-Procurement), maka penawarannya dinyatakan gugur
dan peserta terbaik urutan berikutnya dapat diusulkan sebagai calon
pemenang.
13. Pengumuman pemenang, jawaban terhadap sanggahan (bila ada) dan
keputusan penunjukan pemenang dilakukan melalui aplikasi Pertamina e-
Procurement dan dapat juga dibuat secara tertulis hanya bila diperlukan.
F. PROSES KONTRAK
SURAT PERJANJIAN
1. Fungsi Pengadaan menyiapkan konsep surat perjanjian hasil pembahasan
bersama penyedia jasa atau penyedia barang dan jasa (borongan) selama
proses Pelelangan / Pemilihan Langsung / Penunjukan Langsung dengan
dilengkapi dokumen pendukung berupa:
1) Dokumen Pengadaan
2) Berita Acara Penjelasan (bila ada), Berita Acara Pembukaan
Penawaran, Berita Acara Negosiasi
3) Surat Penawaran
4) Surat Penunjukan Pemenang
5) Dokumen lainnya yang dianggap perlu
2. Apabila terdapat perubahan klausul dalam konsep surat perjanjian yang
telah dilampirkan dalam dokumen pengadaan sebelumnya, Fungsi
Pengadaan bersama Fungsi Pengguna, Fungsi Hukum dan Fungsi terkait
lainnya melakukan pembahasan final surat perjanjian secara internal.
3. Fungsi Pengadaan, Fungsi Pengguna, Fungsi Hukum dan Fungsi terkait

lainnya memberikan paraf pada final surat perjanjian.
4. Pejabat Berwenang dan penyedia jasa atau penyedia barang dan jasa
(borongan) menandatangani surat perjanjian.
5. Fungsi Pengadaan mengirimkan permohonan create and release PO
kepada SPC setelah surat perjanjian ditandatangani.
6. SPC melakukan create and release PO.
7. Fungsi Pengadaan melakukan distribusi dokumen surat perjanjian sesuai
ketentuan dalam bab VI.C Pedoman Pengadaan Barang/Jasa.
SURAT PESANAN (Khusus Untuk Barang)

1. Fungsi Pengadaan mengajukan permohonan create PO kepada SPC.
2. SPC melakukan create PO.
3. Fungsi Pengadaan melakukan print-out PO dan memberikan paraf
kemudian mengajukan kepada Pejabat Berwenang dan penyedia barang
yang akan melaksanakan pekerjaan.
4. Pejabat Berwenang dan penyedia barang menandatangani Surat Pesanan.
5. Fungsi Pengadaan mengirimkan permohonan release PO kepada SPC
setelah surat pesanan ditandatangani.
6. SPC melakukan release PO.
7. Fungsi Pengadaan melakukan distribusi dokumen surat perjanjian sesuai
ketentuan dalam bab VI.C Pedoman Pengadaan Barang/Jasa.
VIII. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN

1. Diperoleh barang/jasa yang sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam
dokumen pengadaan / kebutuhan operasional dengan harga yang paling
menguntungkan Perusahaan
2. Pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa mulai dari pengumuman/
undangan sampai penandatanganan kontrak dapat dilakukan dengan tata
waktu sebagai berikut:
Pemilihan Penunjukan
No. Aktivitas Pelelangan
Langsung Langsung
1 Pengumuman / Mengundang &
3–5 0– 4 -
Pendaftaran
2 Sertifikasi 2–3
0–4 0–2
3 Prakualifikasi 3–5
4 Undangan dan Pengambilan Dokumen
1–2 1–2 1–2
Pengadaan
5 Pemberian Penjelasan 2–4 1–3 0– 2
6 Penyampaian Dokumen Penawaran 5 – 10 3–7 1–5
7 Pembukaan Dokumen Penawaran
8 Evaluasi Penawaran
7 – 10 3–7 1–5
9 Negosiasi
10 Usulan Penetapan Calon Pemenang
11 Keputusan Penetapan Pemenang 3 -7 2-5 1–5
12 Pengumuman Pemenang 1 1 -
13 Masa Sanggah :
- Pengajuan sanggahan 1–4 1–4 -
- Jawaban sanggahan 1–5 1–5 -
14 Penunjukan Pemenang 1 1 1
Di luar proses kontrak 30 – 57 14 – 43 5 – 22
15 Proses Kontrak 5 – 14 5 – 14 3 – 14
Total 35 – 71 19 – 57 11 – 37
Ukuran keberhasilan proses pengadaan barang/jasa tersebut di atas dapat

ditetapkan lebih lanjut sesuai kebutuhan oleh Fungsi Pengadaan dengan
mengalokasikan waktu yang cukup.
IX. LAMPIRAN
Lampiran 1 – Diagram Alir TKO Pengadaan Barang/Jasa:
A. Persiapan
B. Pelelangan /Pemilihan Langsung /Penunjukan Langsung
C. Proses Kontrak
Lampiran 2 – Persyaratan Tambahan E-Reverse Auction Dalam Dokumen
Pengadaan
Lampiran3 – Surat Pernyataan menjadi Anggota Pertamina e-Procurement
Lampiran – 1 TKO No.B- 001/I00020/2010-S0 Revisi Ke- 2
DIAGRAM ALIR TKO
A. PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/JASA
FUNGSI HUKUM /
FUNGSI FUNGSI PANITIA
NO. PROSEDUR FUNGSI TERKAIT
PENGGUNA PENGADAAN PENGADAAN
LAINNYA
1 Mengirimkan permintaan pengadaan barang/jasa kepada

Fungsi Pengadaan yang berisi uraian kebutuhan barang/jasa
dengan dilampiri dokumen pendukung lainnya sesuai 1
kebutuhan (print-out PR, OE/HPS, dll).
2 Menentukan metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan

disertai justifikasi dan menyiapkan draft dokumen pengadaan
yang terdiri dari RKS dengan dilampiri KAK (khusus untuk jasa)
atau detail spesifikasi teknis (khusus untuk barang) dan draft / 2
konsep kontrak. Sedangkan OE/HPS tetap disimpan dan
bersifat rahasia dan baru bisa dibuka pada saat evaluasi harga
penawaran dan tetap bersifat rahasia bagi semua peserta
pengadaan barang/jasa.
3 Melakukan pembahasan dan menyiapkan final dokumen

pengadaan yang meliputi RKS, KAK, draft/konsep kontrak dan
draft pengumuman (bila akan dilakukan melalui pelelangan), 3
dalam hal pengadaan dilakukan secara join procurement
maka fungsi pengguna bisa terdiri dari beberapa fungsi.
DIAGRAM ALIR TKO
B. PELELANGAN / PEMILIHAN LANGSUNG / PENUNJUKAN LANGSUNG
PANITIA FUNGSI/ PANITIA PEJABAT PENYEDIA

NO. PROSEDUR MDM
SERTIFIKASI PENGADAAN BERWENANG BARANG/JASA
1 Pengumuman / Pengundangan
Mengumumkan pekerjaan / mengundang penyedia 1
barang/jasa
2 Sertifikasi & Prakualifikasi

a Menyiapkan persyaratan dokumen yang diperlukan dan 2.a
melakukan pendaftaran
b Melakukan evaluasi dan verifikasi terhadap dokumen
2.b 2.b
persyaratan sertifikasi dan prakualifikasi
Lulus?
c Mengembalikan berkas kepada Penyedia Barang/Jasa (SKT dan

Non-SKT) yang dinyatakan tidak lulus sertifikasi dan/atau 2.c.1 2.c.2
prakualifikasi
d Bagi penyedia barang/jasa yang dinyatakan lulus :
1) Mengirimkan data kepada Fungsi MDM dan permintaan untuk
2.d.1
'create vendor'
2) Melakukan 'create vendor' & menginformasikan kepada
2.d.2
Panitia Sertifikasi
3) Panitia Sertifikasi mengaktivasi status penyedia barang/jasa
dalam Pertamina e-Procurement, dimana terkirim 2.d.3
pemberitahuan secara otomatis melalui e-mail kepada
penyedia barang/jasa yang di aktivasi
4) Penyedia barang/jasa dapat melakukan print-out SKT setelah 2.d.4
log in di Pertamina e-Procurement
3 Undangan dan Pengambilan Dokumen

a
Membuat bidder list dari MySAP dan mengundang penyedia 3.a
barang/jasa yang lulus untuk mengambil dokumen pengadaan
b Mengambil dokumen pengadaan 3.b
4 Pemberian Penjelasan
Memberikan penjelasan mengenai dokumen pengadaan di 4
tempat dan pada waktu yang ditentukan, dengan mengundang
para calon penyedia barang/jasa
5 Penyampaian Dokumen Penawaran

Menyusun dokumen penawaran dan memasukkan dokumen 5
tersebut kepada Fungsi/Panitia Pengadaan
6 Pembukaan Dokumen Penawaran

Membuka dokumen penawaran dengan dihadiri oleh penyedia 6
barang/jasa dan menandatangani Berita Acara pembukaan 6
penawaran
7 Evaluasi Penawaran
Mengevaluasi dokumen penawaran dan hasilnya dituangkan 7
dalam berita acara evaluasi penawaran
8 Negosiasi Harga Penawaran

Melakukan negosiasi kepada calon penyedia barang/jasa dan 8
hasilnya dituangkan dalam berita acara negosiasi
9 Penetapan Calon Pemenang

Menetapkan calon pemenang melalui pembuatan berita acara
hasil pelelangan dan mengusulkannya kepada pejabat yang 9
berwenang
10 Keputusan Penetapan Pemenang 10

Memutuskan calon pemenang
11 Pengumuman Pemenang Pelelangan 11

Memngumumkan pemenang pelelangan
12 Sanggahan Peserta Pelelangan

Peserta pengadaan yang berkeberatan atas putusan
12
penetapan pemenang diberikan kesempatan untuk
mengajukan sanggahan
13 Penunjukan Pemenang
a Membuat Surat Penunjukan Pemenang Lelang Umum 13.a
b Menandatangani Surat Penunjukan Pemenang 13.b

Lampiran 2 – TKO B-001/100020/2010-S0 Revisi Ke-2
TAMBAHAN KLAUSUL KAK DALAM RANGKA PELAKSANAAN

e-REVERSEAUCTION
Tambahan klausul KAK sekurang-kurangnya meliputi :

I. UMUM
1. e-ReverseAuction Pertamina adalah fasilitas pelelangan secara elektronik
yang disediakan oleh Pertamina dengan tujuan untuk mendapatkan proses
pengadaan yang transparan, fair dengan hasil harga penawaran yang paling
baik melalui proses negosiasi on-line, real-time.
2. Pertamina akan memberikan fasilitas yang sama secara teknis kepada setiap
Bidder yang telah memenuhi persyaratan administrasi dan teknis serta
penawaran harga dinyatakan sah.
3. Pelaksanaan e-ReverseAuction akan dilakukan dengan metode Bidding
Room Auction, dimana para peserta melakukan proses bidding di fasililas
bidding room yang disediakan oleh Pertamina.
4. Untuk menjamin keamanan, keadilan, transparansi dan kesamaan
kesempatan, aplikasi ini didesain untuk Local Area Network tersendiri
(terpisah dari Network yang lain).
5. Peserta wajib tunduk pada persyaratan yang tertera dalam ketentuan ini serta
kebijakan lain yang ditetapkan oIeh e-ReverseAuction Pertamina.
II. PESERTA I BIDDER

1. Peserta yang mengikuti tahapan e-ReverseAuction adalah mereka yang telah
lulus evaluasi administrasi dan teknis. Dengan demikian maka aplikasi ini
dirancang hanya untuk melelangkan 'harga'. Selanjutnya peserta disebut
'Bidder'.
2. Pendaftaran Bidder ke dalam sistem e-ReverseAuction dilakukan sebelum
pelaksanaan e-ReverseAuction oleh Administrator Panitia Pelelangan.
III. KEWAJlBAN PESERTA I BIDDER

1. Bidder harus menunjukkan otorisasi yang sah sebagai wakil dari Perusahaan
Peserta Lelang dalam bentuk copy KTP dengan menunjukkan aslinya dan asli
Surat Kuasa Direksi bila yang hadir bukan termasuk Direksi.
2. Bidder wajib mengikuti training singkat dan Trial penggunaan aplikasi e-
ReverseAuction, dan menandatangani Berita Acara mengikuti training. Jika
tidak bersedia menandatangani Berita Acara maka dianggap telah telah
memahami, mengerti, dan menerima sistem aplikasi e-ReverseAuction
sebagai media pemasukan penawaran yang sah.
3. Bidder wajib mengikutl Auction sampai selesai termasuk jika terjadi Extension
Time.
4. Setelah pelaksanaan e-ReverseAuction untuk hari bersangkutan dianggap
selesai oleh Pertamina, maka akan dibuatkan Berita Acara Pelaksanaan e-
ReverseAuction yang wajib ditandatangani oleh seluruh Bidder.
5. Dalam hal Bidder menolak menandatangani Berita Acara Pelaksanaan e-
ReverseAuction, maka Berita Acara dianggap tetap sah jika telah
ditandatangani oleh Panitia Pelelangan.
-2-
IV. TANGGUNG JAWAB PENGGUNAAN USER-ID & PASSWORD

1. Bidder wajib mengganti password pada saat login pertama kali. Selanjutnya
disarankan untuk mengganti password secara periodik.
2. Bidder bertanggungjawab atas penjagaan kerahasiaan password-nya dan
bertanggungjawab atas transaksi dan kegiatan lain yang menggunakan
accountnya.
3. Hal-hal yang berkaitan dengan penyalahgunaan user-id dan password adalah
merupakan tanggungjawab Bidder.
4. Dalam hal Bidder lupa dengan password yang dimilikinya, maka Administrator
akan memberikan password baru, yang harus diubah lagi oleh Bidder
tersebut.
5. Bidder setuju untuk segera memberitahukan kepada e-ReverseAuction
Pertamina apabila mengetahui adanya penyalahgunaan account miliknya oleh
pihak lain yang tidak berhak atau jika ada gangguan keamanan atas account
miliknya itu.
V. PERSYARATAN PENAWARAN HARGA

1. Harga penawaran yang diberikan dari Bidder adalah harga terbaik mereka.
2. Type evaluasi paket pekerjaan ini : Lumpsum / ltemized
3. Harga penawaran belum termasuk PPN
4. Mata uang yang dipakai dalam pekerjaan ini adalah Rp dan atau US$
5. Penurunan harga minimum yang diperbolehkan.
6. lnput ke dalam sistem e-ReverseAuction yang dilakukan; Bidder dalam
pelaksanaan e-ReverseAuction adalah input angka resmi dan mempunyai
kekuatan hukum sebagai penawaran resmi dari Perusahaan Peserta, dan
sepenuhnya diterima sebagai penawaran resmi dari Bidder oleh Pertamina.
7. Input yang dilakukan oleh Bidder dan atas nama Bidder di dalam komputer e-
ReverseAuction Pertamina hanya dapat dilakukan oleh Bidder dan
sepenuhnya menjadi tanggung jawab Bidder.
8. Input yang dimasukan Bidder ke dalam e-ReverseAuction, Pertamina harus
mengikuti setting yang telah ditentukan oleh Panitia Lelang.
9. SegaIa kesalahan dalam memasukkan input ke dalam sistem e-
ReverseAuction Pertamina menjadi tanggung jawab sepenuhnya dari Bidder
bersangkutan.
VI. WAKTU PENAWARAN

1. Waktu proses e-ReverseAuction (starting time s/d finish time) ditetapkan
selama … menit - (antara 15 s.d. 45 menit). Apabila pada 3 menit terakhir
terdapat Peserta Lelang yang memasukkan harga, maka waktu akan
diperpanjang oleh sistem secara otomatis selama ... menit (maksimal 5 menit).
Hal ini akan berulang selama ... kali (maksimal 3 kali).
2. Semua Bidder akan mempunyai kesempatan yang sama dalam hal akses
terhadap aplikasi/database, oleh karena 5 menit sebelum 'opening time' yang
disepakati, semua Bidder harus sudah memasukkan penawaran perdananya)
3. Segala kerugian akibat keterlambatan Bidder memasukan penawaran
perdana, menjadi tanggungjawab bidder.
-3-
4. Bidder baru bisa masuk ke menu Bidding pada setelah waktu waktu 'starting
time' tiba dimana pada layar Bidder ditunjukkan akan berubah masuk ke form
'Auction-Item'.
5. Panitia dapat mengulang satu kali proses negosiasi secara e-ReverseAuction
atau dapat menyatakan bahwa proses negosiasi gagal apabila:
a. Sampai jatuh tempo penawaran berakhir harga penawaran
terendah/terbaik masih diatas OE Pertamina ; atau
b. Penawaran terbaik yang telah ditetapkan sebagai pemenang lelang
membatalkan penawamnya. Bagi peserta dimaksud akan dikenai sanksi
sesuai ketentuan yang berlaku dan tidak diikut sertakan dalam negosiasi
ulang.
Untuk e-ReverseAuction ulang dapat dimungkinkan untuk memberikan
informasi apakah suatu penawaran sudah sama dengan atau dibawah OE.
Ketentuan ini harus disampaikan sebelum dilaksanakan e-ReverseAuction
ulang. Dalam e-ReverseAuction ulang, penawaran awal setiap peserta harus
sama dengan penawaran akhir e-ReverseAuction sebelumnya.
6. Penutupan waktu penawaran dilakukan secara otomatis oleh e-
ReverseAuction Pertamina.
7. Apabila diakhir proses e-ReverseAuction terdapat lebih dari satu Bidder yang
memasukkan harga terendah sama, maka proses e-ReverseAuction akan
diulang hanya kepada Bidder tersebut dengan kurun waktu ... menit (maksimal
15 menit) dengan ... kali perpanjangan otomatis (maksimal 2 kali) selama 5
menit.
8. Jika waktu e-ReverseAuction telah berakhir, sistem secara otomatis akan
menutup semua transaksi dan pada layar Bidder akan keluar dari layar
'Bidding Process'
VII. PERSYARATAN SELAMA PROSES AUCTION

1. Setiap Bidder dapat diwakili maksimal oleh ... orang (sesuai ketentuan Panitia)
yang terdiri dari Pimpinan Perusahaan dan atau orang yang ditunjuk dengan
surat penunjukkan bermaterai.
2. Bidder dilarang meninggalkan ruangan bidding dengan alasan apapun sampai
proses e-ReverseAuction dinyatakan selesai, kecuali dengan ijin Panitia
Lelang.
3. Hal-hal yang diperbolehkan dan tidak diperboIehkan bagi Bidder pada saat
pelaksanaan e-ReverseAuction antara lain : (ditentukan oleh Panitia)
a. Membawa dokumen dan peralatan yang diperlukan dalam pelaksanaan
lelang saperti dokumen pendukung, kalkulator, dll;
b. Membawa alat komunikasi,
c. Bertanya dan berkornunikasi dengan Panitia atau Administrator e-
ReverseAuction berkaitan dengan aplikasi.
4. Hal-hal yang dilarang bagi Bidder pada saat pelaksanaan Live e-
ReverseAuction adalah :
a. Sengaja mengganggu jalannya e-ReverseAuction;
b. Berkomunikasi dengan Bidder lain baik dalam bentuk lisan, maupun dalam
bentuk lainnya seperti komunikasi Handphone, SMS, atau lainnya;
c. Meninggalkan ruangan e-ReverseAuction tanpa ijin dari Panitia;
-4-
d. Merubah setting dan konfigurasi komputer e-ReverseAuction secara

hardware maupun aplikasi;
e. Mematikan komputer dan atau mematikan aplikasi e-ReverseAuction di
dalam komputer e-ReverseAuction;
f. Memanggil dan atau menggunakan aplikasi lainnya di dalam komputer e-
ReverseAuction.
5. Bidder menyadari bahwa usaha apapun untuk dapat menembus sistem
komputer dengan tujuan memanipulasi data e-ReverseAuction Pertamina
merupakan tindakan melanggar hukum.
6. Jika di dalam pelaksanaan e-ReverseAuction terjadi masalah kesisteman dan
atau listrik mati maka sistem secara otamatis akan merekam data harga
terakhir yang dimasukkan oleh Bidder, dan setelah dilakukan perbaikan maka
proses e-ReverseAuction akan dilanjutkan sesuai sisa waktu yang ada
dengan menggunakan data terakhir tersebut.
VIII.KERAHASIAAN DATA
1. Bidder dapat mengatahui posisi/rankingnya, namun dapat/tidak dapat melihat
harga terendah maupun ranking Bidder lainnya (ditentukan oleh Panitia).
2. Selama waktu Auction masih berjalan identitas dan data penawaran akan
dirahasiakan dari peserta lain selain hal yang telah ditetapkan dalam butir 1.
3. Identitas dan data penawaran, sebagaimana dimaksud ketentuan butir 2 di
atas, akan dibuka kepada semua bidder pada waktu penawaran berakhir.
IX. PERINGKAT PENAWAR

E-ReverseAuction PERTAMINA secara otomatis akan menyusun peringkat
penawar sesuai harga penawaran yang diajukan Bidder. Bidder yang
mengajukan harga penawaran terendah/terbaik akan menduduki peringkat
pertama, demikian seterusnya.
X. PENENTUAN HASlt E-REVERSEAUCTION

1. Data resmi yang digunakan dalam penentuan hasil e-ReverseAuction
hanyalah data resmi yang terdapat pada Sistem e-ReverseAuction Pertamina.
2. Hasil e-aution akan dibuat Berita Acara Negosiasi.
3. Bidder yang memasukkan penawaran terendah/terbaik didalam proses
pengadaan ini diwajibkan untuk membuat penawaran kembali sesuai dengan
harga yang dimasukkan didalam proses e-ReverseAuction lengkap dengan
perinciannya.
4. Panitia akan melakukan evaluasi terhadap penawaran terendah/terbaik untuk
selanjutnya dibuat Berita Acara Evaluasi, dengan isi antara lain usulan
pemenang.
-5-
XI. SANKSI
1. Pertamina berhak untuk memberikan sanksi berupa diskualifikasi kepada
Bidder jika ditemukan bukti pelanggaran pelaksanaan e-ReverseAuction oleh
Bldder.
2. Seluruh Bidder dan Perusahaan Peserta wajib mengikuti aturan pelaksanaan
e-ReverseAuction dan perubahannya tanpa terkecuali. Setiap pelanggaran
dari aturan ini dapat membatalkan keikutsertaan Bidder tersebut.
XII. PERLINDUNGAN HAK ClPTA

1. Dilarang mengutip atau mengkopi sebagian atau seluruh isi yang terdapat di
dalam aplikasi e-ReverseAuction Pertamina tanpa ijin tertulis dari manajemen
Pertamina. Pelanggaran atas ketentuan ini akan dituntut dan digugat
berdasarkan peraturan hukum pidana dan perdata yang berlaku di Indonesia.
2. Bidder setuju untuk tidak akan, untuk kepentingan komersial, meng-upload,
menstransmisikan, mereproduksi, menyebarluaskan atau berpartisipasi di
dalam pemindahtanganan atau penjualan, atau dengan cara apapun
memanfaatkan setiap isi yang diperoleh dari e-ReverseAuction Pertamina.
XIII.PERUBAHAM KETENTUAN
Panitia dan atau Administrator mempunyai hak sepenuhnya untuk:
1. Menolak dan menghentikan keikutsertaan Bidder pada Bidding Room Audion
dalam hal:
a. Tidak dapat menunjukkan otorisasi yang dipersyaratkan untuk mengikuti
jalannya e-Auclion.
b. Melanggar aturan penyelenggaraan e-ReverseAuction.
c. Terlambat datang sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
2. Mengubah jadwal (menunda, memperpanjang, dan atau mengulang)
pelaksanaan e-ReverseAuction jika dianggap perlu, temasuk jika terdapat
gangguan teknis dalam koneksi dan sistem e-ReverseAuction Pertamina.
3. Mempublikasikan data hasil pelaksanaan e-ReverseAuction, kecuali jika
disepakati berbeda.
Lampiran 3 – TKO B-001/I00020/2010-S0 Revisi Ke-2
SURAT PERNYATAAN
MENJADI ANGGOTA ELECTRONIC PROCUREMENT
PERTAMINA e-Procurement
Pada hari ………………… tanggal …… bulan ……………... tahun ………… bertempat di

................................
yang menandatangani surat pernyataan ini : ( Harus diisi lengkap dengan Huruf Balok )
Nama lengkap : ...................................................................................
Tempat, tanggal lahir : ...................................................................................
Nomor KTP : ...................................................................................
Alamat rumah : ...................................................................................
...................................................................................
Kota / Prop / Kode Pos : .........................../..............…………………/………………….
Jabatan di Perusahaan : ...................................................................................
adalah sebagai Pimpinan atau Direksi Perusahaan dari :
Nama Perusahaan : ...................................................................................
Akte Notaris Pendirian /Tgl : ...................................................................................
Akte Notaris Perubahan/Tgl : ...................................................................................
NPWP :__-___-___-_-___-___
SIUP : ...................................................................................
Alamat Perusahaan : ...................................................................................
...................................................................................
Alamat Perwakilan : ...................................................................................
...................................................................................
Kode / Nomor Vendor : ................................................................................. *
No. Telephone / Fax : ......................................../..........................................
No. Mobile Phone / HP : ...................................................................................
Alamat E-Mail : ...................................................................................
Alamat Web : ................................................................................. *
MENYATAKAN :
1. Memohon menjadi Anggota Electronic Procurement PERTAMINA e-Procurement, yang
selanjutnya dalam surat pernyataan ini disebut ANGGOTA.
2. Bersedia memberikan segala dokumen dan informasi yang benar, masih berlaku dan
sah secara hukum dari Perusahaan. Bilamana dikemudian hari ditemukan bahwa
dokumen-dokumen yang kami berikan tidak benar dan tidak sah, maka kami bersedia
dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku dan/atau
dikeluarkan dari Daftar Vendor PERTAMINA.
1 of 3
* diisi apabila ANGGOTA telah memiliki atau mengetahui.
3. Bersedia mematuhi dan melaksanakan persyaratan-persyaratan, ketentuan-ketentuan,
prosedur-prosedur maupun instruksi-instruksi yang berlaku bagi anggota PERTAMINA e-
Procurement, baik instruksi lisan maupun tertulis.
4. Bersedia berpartisipasi atau turut serta dalam setiap aktivitas yang diadakan oleh
PERTAMINA untuk melakukan pengadaan secara electronic yang meliputi permintaan
informasi, proposal, penawaran harga dan/atau pengadaan secara electronic Reverse
Auction (e-RA).
5. Bersedia melayani dan memenuhi permintaan PERTAMINA yang meliputi :
a. Permintaan dari PERTAMINA kepada ANGGOTA untuk memberikan setiap
informasi dalam rangka proses pra-kualifikasi melalui media elektronik.
b. Permintaan dari PERTAMINA kepada ANGGOTA untuk memberikan setiap informasi
tentang persyaratan / penawaran teknis yang akan digunakan untuk menentukan
kemampuan ANGGOTA dalam pengadaan barang/jasa melalui media elektronik.
c. Permintaan dari PERTAMINA kepada ANGGOTA untuk memberikan setiap
informasi tentang proposal penawaran harga yang akan digunakan untuk proses
evaluasi komersial melalui media elektronik.
d. e-RA (electronic Reverse Auction) adalah sebuah metoda pengadaan dengan cara
memasukkan harga lebih dari satu kali dan bersifat menurun dalam jangka waktu
yang telah ditentukan oleh PERTAMINA melalui media elektronik.
6. Memberikan kewenangan dan kuasa kepada PERTAMINA untuk memutus dan/atau
mengakhiri keanggotaan ANGGOTA sewaktu-waktu dengan tanpa memberikan
pemberitahuan sebelumnya, alasan atau sebab kepada ANGGOTA.
7. Sebagai ANGGOTA bertanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan User Name / ID
dan Password PERTAMINA e-Procurement, dan bertanggung jawab penuh untuk semua
aktivitas yang dilakukan dengan menggunakan User Name / ID dan Password
PERTAMINA e-Procurement.
8. Membebaskan PERTAMINA beserta para pekerjanya dari :
a. setiap penyalahgunaan User Name / ID dan Password dari ANGGOTA.
b. setiap kerusakan dan/atau kerugian baik langsung maupun tidak langsung, namun
tidak terbatas pada kehilangan keuntungan, I’tikad baik, kegunaan data atau
kerugian-kerugian non-material yang ditimbulkan oleh :
i. penggunaan atau ketidak mampuan menggunakan sistem.
ii. penggunaan akses yang tidak sah maupun pengiriman data.
iii. pernyataan atau tindakan dari pihak ketiga dalam sistem.
iv. hal-hal yang berhubungan dengan sistem.
c. setiap tuntutan dari pihak ketiga sehubungan dengan penawaran atau keterangan
yang dimasukkan oleh ANGGOTA ke dalam sistem atau melalui sistem.
d. setiap penggunaan dan/atau penyambungan sistem oleh ANGGOTA.
e. setiap pelanggaran atas perjanjian ini dan instruksi-instruksi dari PERTAMINA atau
pelanggaran terhadap hak-hak pihak lain.
f. kegagalan pelaksanaan program atau sistem PERTAMINA e-Procurement yang
disebabkan oleh keadaan kahar (force majeure) yaitu sesuatu yang diluar kekuasaan
PERTAMINA dan termasuk juga namun tidak terbatas pada bencana alam, pemogokan,
huru-hara, perang, penyakit menular, peraturan-peraturan pemerintah yang diterapkan
setelah kejadian, kebakaran, kegagalan / kerusakan saluran komunikasi, ketiadaan
tenaga listrik, gempa bumi atau kejadian-kejadian malapetaka
lainnya.
9. Bersedia terikat dan menghargai semua penawaran yang sudah diserahkan selama
proses e-Procurement.
10. Bersedia untuk tidak membuka, mengeluarkan maupun memberikan setiap informasi
dan data kepada pihak ketiga, dan/atau penggunaannya dengan cara bagaimanapun
oleh ANGGOTA baik langsung maupun tidak langsung terhadap setiap informasi dan
data yang berhubungan dengan kegiatan PERTAMINA e-Procurement dan kegiatan
PERTAMINA lainnya.
2 of 3
11. ANGGOTA sebagai pemilik User Name / ID dan Password mengakui bahwa pengiriman
data/penawaran yang dilakukan melalui system PERTAMINA e-Procurement
merupakan transaksi yang sah secara hukum.
12. Mengakui bahwa data-data dan/atau catatan-catatan yang valid dan sah untuk dasar
evaluasi proses pengadaan adalah data-data dan/atau catatan-catatan yang terekam
(recorded) didalam server PERTAMINA e-Procurement.
13. Bersedia untuk mengirimkan dan menyerahkan Dokumen Tertulis Penawaran Asli ke
PERTAMINA dengan segera setelah ANGGOTA mengirimkannya melalui sistem
PERTAMINA e-Procurement.
14. Bersedia untuk menerima segala keputusan Panitia Pengadaan PERTAMINA.
Keputusan PERTAMINA adalah mutlak dan tidak dapat diganggu gugat.
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Yang menyatakan, ANGGOTA :

PT/CV ........................…………….
Direksi,
meterai Rp.
6.000,-
…………………………..
Catatan :
- Penandatangan adalah Direksi Perusahaan (misalnya Presiden Direktur, Direktur Utama, Direktur) sesuai
Akte Notaris atau Akte Perubahan yang terakhir.
- Penandatangan tidak dapat dikuasakan.
- Nama & alamat penandatangan harus sama dengan KTP dan Akte Notaris
3 of 3
PENGADAAN BARANG / JASA

DALAM KEADAAN DARURAT
No. B-002/I00020/2010-S0
Revisi Ke-1
PERTAMINA

GROUP - GENERAL AFFAIRS DIT.
REVISI KE :1
JUDUL : PENGADAAN BARANG/JASA BERLAKU TMT : 17 September 2011
HALAMAN : 1 dari 5
I. UNIT KERJA/FUNGSI/JABATAN TERKAIT

1. Pejabat Tertinggi Setempat
2. Tim Manajemen
3. Tim Tanggap Darurat / Fungsi Pengguna
4. Fungsi Pengadaan
6. Fungsi Keuangan
II. TUJUAN
Tujuan dari penyusunan TKO ini adalah untuk membakukan prosedur
pengadaan barang/jasa di lingkungan Perusahaan yang disebabkan karena
adanya keadaan darurat, baik yang terkait dengan kepentingan operasional
maupun non operasional, agar pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui
proses penunjukan langsung karena keadaan Darurat dimaksud dapat dilakukan
secara efektif, transparan dan bertanggung jawab dengan memperhatikan
kepentingan Perusahaan.
III. RUANG LINGKUP

TKO ini berlaku untuk pengadaan barang/jasa melalui proses penunjukan
langsung karena Keadaan Darurat di lingkungan Perusahaan.
IV. REFERENSI
1. Pedoman Pengadaan Barang/Jasa No. A-001/I00020/2010-S0.
2. TKO Material Management Non Hydro.
V. DOKUMEN TERKAIT
1. Surat Pernyataan Keadaan Darurat
2. Surat Pencabutan Keadaan Darurat
3. Surat Perintah Pembentukan Tim Tanggap Darurat
4. Work Order (WO)
5. Letter of Intent (LOI) / Surat Perintah Memulai Pekerjaan (SPMP)
6. Surat Perjanjian / Surat Pesanan
7. TKI Negosiasi Secara Manual No. C-002/I00020/2010-S0

REVISI KE :1
HALAMAN : 2 dari 5
VI. PENGERTIAN & BATASAN

A. PENGERTIAN
1. Perusahaan adalah PT PERTAMINA (Persero).
2. Pernyataan Keadaan Darurat adalah pernyataan tertulis yang
dikeluarkan oleh Pejabat Tertinggi Setempat sehubungan dengan telah
terjadinya Keadaan Darurat.
3. Surat Pencabutan Keadaan Darurat adalah pernyataan tertulis yang
dikeluarkan oleh Pejabat Tertinggi Setempat sehubungan dengan telah
berakhirnya Keadaan Darurat.
4. Pejabat Tertinggi Setempat adalah Pimpinan Unit Operasi / Unit Usaha.
Khusus untuk lingkungan Kantor Pusat yang ditunjuk sebagai Pejabat
Tertinggi Setempat adalah Direktur Umum.
5. Keadaan Kahar (force majeure) adalah suatu peristiwa atau kejadian
yang tidak diduga sebelumnya atau di luar kontrol manusia, termasuk
tetapi tidak terbatas pada bencana alam, huru-hara, kebakaran, epidemi.
6. Keadaan Darurat adalah keadaan yang apabila tidak segera diambil
tindakan dapat mengakibatkan kerugian yang lebih besar bagi
Perusahaan, mengganggu kelangsungan operasi Perusahaan, serta
membahayakan keselamatan jiwa manusia atau kelestarian lingkungan
hidup, yang secara khusus diakibatkan oleh :
a. Telah terjadinya Keadaan Kahar (force majeure); dan atau
b. Kendala teknis operasional perusahaan yang terjadi mendadak
dan/atau tidak dapat diperkirakan sebelumnya yang berakibat
terhentinya aktifitas pekerjaan setempat, namun tidak termasuk kondisi
yang disebabkan tidak tersedianya stock item atau insurance item
material.
5. Tim Tanggap Darurat adalah Tim yang terdiri dari Fungsi Terkait yang
dibentuk berdasarkan Surat Perintah Pejabat Tertinggi dengan tugas
utama untuk mengkoordinir pemulihan keadaan / kondisi operasional
Perusahaan akibat Keadaan Darurat.
6. Tim Manajemen adalah pejabat satu tingkat dibawah Pejabat Tertinggi
Setempat.
B. BATASAN
1. Keadaan Darurat harus segera dilaporkan secara tertulis oleh Pejabat
Tertinggi setempat kepada Direktur terkait atau Direktur Utama
2. Tim Tanggap Darurat dapat dibentuk apabila peristiwa keadaan darurat
dimaksud memerlukan penanganan dari berbagai fungsi.

REVISI KE :1
HALAMAN : 3 dari 5
3. Tim Tanggap Darurat dibentuk berdasarkan Surat Perintah yang

dikeluarkan oleh Pejabat Tertinggi Setempat yang anggotanya sekurang-
kurangnya terdiri dari :
a. Fungsi Pengguna ;
b. Fungsi Perencana
c. Fungsi Pengawas Pekerjaan / Fungsi Penerimaan
d. Fungsi-fungsi lain yang dianggap perlu
4. Pernyataan keadaan darurat harus segera dicabut setelah kelangsungan
operasi dapat dijalankan dengan Fasilitas Minimal.
Pekerjaan yang sedang berlangsung terkait dengan Keadaan Darurat
tetap dilaksanakan sampai dengan selesainya pekerjaan tersebut.
5. Rincian Fasilitas minimal untuk kelangsungan operasi ditetapkan oleh
Pejabat Tertinggi Setempat atau oleh Tim Tanggap Darurat.
6. Pengadaan Barang/Jasa untuk menanggulangi Keadaan Darurat dapat
dilakukan dengan cara-cara biasa ataupun cara-cara khusus yang paling
menguntungkan perusahaan secara keseluruhan, termasuk pengadaan
barang dan jasa secara pre-delivery (sesuai diagram alir).
Permintaan pre-delivery harus ditandatangani oleh Pejabat Tertinggi
Setempat atau oleh Ketua Tim Tanggap Darurat.
VII. PROSEDUR
1. Tim Manajemen tempat terjadinya Keadaan Darurat memberikan laporan dan
usulan penetapan terjadinya Keadaan Darurat kepada Pejabat Tertinggi
Setempat.
2. Pejabat Tertinggi Setempat berdasarkan laporan dan usulan Tim Manajemen
mengeluarkan Pernyataan Keadaan Darurat secara tertulis dan apabila
diperlukan segera membentuk Tim Tanggap Darurat.
3. Tim Tanggap Darurat / Fungsi Pengguna melakukan inventarisasi pekerjaan
untuk menanggulangi keadaan darurat, termasuk menetapkan rincian fasilitas
minimal untuk menjalankan operasi dan spesifikasi barang/jasa yang
dibutuhkan.
4. Tim Tanggap Darurat / Fungsi Pengguna menyiapkan Purchase Requisition
(PR) Emergency (jika memungkinkan) atau Material Requisition (MR) / Work
Order (WO) untuk masing-masing pekerjaan dan usulan Penyedia Barang/
Jasa Pelaksana dengan justifikasi pemilihan Pelaksana Penyedia
Barang/Jasa dimaksud.
5. Fungsi Pengadaan menerima PR Emergency atau MR atau WO dari Tim
Tanggap Darurat / Fungsi Pengguna, menerbitkan Surat Perintah Memulai
Pekerjaan (SPMP) / Letter of Intent (LOI) dan menyerahkan 1 (satu) berkas

REVISI KE :1
HALAMAN : 4 dari 5
asli kepada Penyedia Barang/Jasa untuk memulai pekerjaan dan 1 (satu)

berkas fotokopi kepada Tim Tanggap Darurat / Fungsi Pengguna.
6. a. Penyedia Barang/Jasa menerima SPMP/LOI dan melaksanakan
pekerjaan
b. Tim Tanggap Darurat/Fungsi Pengguna melakukan pengawasan
pelaksanaan pekerjaan.
7. Tim Tanggap Darurat / Fungsi Pengguna bersama dengan Penyedia
Barang/Jasa menyepakati lingkup kerja final.
8. a. Tim Tanggap Darurat/Fungsi Pengguna selanjutnya mempersiapkan
Owner Estimate.
b. Penyedia Barang/Jasa menyiapkan Penawaran Harga.
9. Fungsi Pengadaan melakukan evaluasi Penawaran Penyedia Barang/Jasa.
10. Tim Tanggap Darurat/Fungsi Pengguna dan Fungsi Pengadaan melakukan
negosiasi secara maksimal terhadap Penawaran Harga yang diajukan
Penyedia Barang/Jasa sesuai TKI Negosiasi Secara Manual No. C-
002/I10100/2008-S0.
11. Fungsi Pengadaan menyiapkan Kontrak atau PO Emergency dan
menyerahkan 1 (satu) berkas asli kepada Penyedia Barang/Jasa dan 1 (satu)
berkas fotokopi kepada Tim Tanggap Darurat / Fungsi Pengguna.
12. Penyedia Barang/Jasa menyelesaikan pekerjaan berdasarkan lingkup kerja
dan mengajukan progress report (laporan kemajuan pekerjaan) kepada Tim
Tanggap Darurat / Fungsi Pengguna sesuai ketentuan dalam Kontrak.
13. Tim Tanggap Darurat / Fungsi Pengguna melakukan Pemeriksaan Dokumen
dan Pengecekan Fisik terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan (jika diperlukan
pemeriksaan dapat dibantu oleh Tenaga Ahli).
14. Tim Tanggap Darurat / Fungsi Pengguna membuat Berita Acara Serah
Terima Pekerjaan (BASTP) atau Service Acceptance (SA) atau Goods
Receipt (GR) dan menandatanganinya bersama Penyedia Barang/Jasa.
Selanjutnya proses pembayaran dilakukan sesuai TKO Pembayaran atas
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
VIII. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN

Proses pengadaan barang/jasa dalam keadaan darurat dalam rangka pemulihan
operasi Perusahaan dapat dilaksanakan secara cepat, efektif, transparan,
bertanggung jawab dan auditable.

REVISI KE :1
HALAMAN : 5 dari 5
IX. LAMPIRAN
Lampiran 1 : Diagram Alir TKO Pengadaan Barang/Jasa Dalam Keadaan
Darurat
Lampiran 2 : Surat Pernyataan Keadaan Darurat
Lampiran 3 : Surat Pencabutan Keadaan Darurat
Lampiran 1 TKO No. B-002/I00020/2010-S0 Revisi Ke-1
PENGADAAN BARANG/JASA DENGAN
METODE STRATEGIC SOURCING
No.B-003/I00020/2010-S0
REVISI KE - 2
PERTAMINA
FUNGSI : PROCUREMENT EXCELLENCE GROUP – NOMOR : B-003/I00020/2010-S0

GENERAL AFFAIRS DIREKTORATE. REVISI KE :2
JUDUL : PENGADAAN BARANG/JASA DENGAN HALAMAN : 1 dari 6
I. TUJUAN
Tujuan dari TKO ini adalah untuk membakukan prosedur/tatacara pengadaan
Barang/Jasa dengan metode Strategic Sourcing agar pelaksanaannya dapat
dilakukan secara efektif, efisien, transparan dan bertanggung jawab serta
memberikan keuntungan yang optimal bagi Perusahaan.
II. RUANG LINGKUP

TKO ini menjelaskan pelaksanaan Strategic Sourcing mulai dari tahap persiapan
sampai dengan penunjukan pemenang dan proses penanda tanganan perjanjian
yang berlaku untuk pengadaan Barang/Jasa dengan menggunakan metode
Strategic Sourcing di lingkungan Pertamina.
III. PENGERTIAN DAN BATASAN

A. Pengertian.
1. Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah dokumen rencana kerja dan/atau
pelaksanaan pekerjaan yang disusun oleh Fungsi Pengguna Barang/Jasa.
2. Owner Estimate (OE)/Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah perkiraan
harga yang dikalkulasikan secara keahlian, yang digunakan sebagai acuan
dalam menilai kewajaran harga.
B. Batasan
1. Kerangka Acuan Kerja (KAK) harus dibuat dan diajukan oleh Fungsi
Pengguna untuk dijadikan acuan dan informasi bagi para Penyedia
Barang/Jasa dalam rangka menyiapkan kelengkapan administratif, usulan
teknis dan harga serta sebagai acuan Pengadaan dalam melakukan
evaluasi penawaran, klarifikasi, negosiasi, pembuatan kontrak dan evaluasi
hasil kerja.
2. Tata waktu sourcing disesuaikan dengan kebutuhan Fungsi Pengguna
Barang/Jasa dan kompleksitas Barang/Jasa yang dibutuhkan.
3. Dokumen Sourcing Strategic
Hasil utama dari tahapan sourcing adalah dokumen yang disebut “Business
Case” sebagai kesimpulan hasil Strategic Sourcing.
IV. REFERENSI
1. Pedoman Pengadaan Barang/Jasa No.A-001/I00020/2010-S0 Revisi ke-2.
2. TKO Pengadaan Barang/Jasa No.B-001/I00020/2010-S0 Revisi ke-2.
V. DOKUMEN TERKAIT
1. Memo permintaan dari Fungsi Pengguna Barang/Jasa atau dari Manajemen
2. Business case.

VI. FUNGSI/UNIT ORGANISASI /JABATAN TERKAIT

1. Fungsi/Bagian Strategic Sourcing
2. Fungsi Pengguna Barang/Jasa
3. Fungsi Hukum
4. Pejabat Berwenang
VII. PROSEDUR
A. Persiapan Sourcing
1. Fungsi Pengguna mengirimkan permintaan pengadaan barang/jasa kepada
Fungsi/Bagian Strategic Sourcing yang berisi uraian kebutuhan barang/jasa
dengan dilampirkan dokumen pendukung lainnya sesuai kebutuhan,
termasuk:
1) Print-out PR yang telah di release dan ditandatangani oleh Pejabat
Berwenang.
2) OE/HPS yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Pejabat
Berwenang sesuai otorisasi. Berdasarkan OE/HPS, Fungsi Pengguna
menentukan kualifikasi Penyedia Barang/Jasa.
3) Persyaratan prakualifikasi (bila ada).
4) Untuk pengadaan barang, dilengkapi dengan detail spesifikasi teknis
dalam bentuk katalog, brosur, dll (bila ada).
5) Untuk pengadaan jasa dilengkapi dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK),
termasuk gambar (bila ada).
KAK memuat antara lain:
a. Uraian pendahuluan berupa gambaran secara garis besar mengenai
kegiatan yang akan dilaksanakan, antara lain berisi latar belakang,
maksud dan tujuan, lokasi, pengguna jasa;
b. Data penunjang berupa data yang berkaitan pelaksanaan pekerjaan,
antara lain data dasar, standar teknis, studi-studi terdahulu yang
pernah dilaksanakan dan peraturan serta ketentuan yang berlaku;
c. Tujuan dan ruang lingkup pekerjaan yang memberikan gambaran
mengenai tujuan yang ingin dicapai, keluaran lain, peralatan dan
material yang disediakan oleh pemberi pekerjaan serta peralatan
dan material yang harus disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa,
lingkup kewenangan yang dilimpahkan kepada Penyedia
Barang/Jasa, perkiraan jangka waktu penyelesaian pekerjaan,
kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang harus disediakan, perkiraan
seluruh tenaga ahli/tenaga pendukung yang diperlukan (jumlah man-
months) dan jadwal setiap tahapan pelaksanaan pekerjaan;

d. Jenis dan jumlah laporan yang disyaratkan (laporan pendahuluan,

laporan sela dan laporan akhir);
e. Hal-hal lain seperti fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa
untuk membantu kelancaran pekerjaan, persyaratan kerjasama
dengan Penyedia Barang/Jasa lain (apabila diperlukan), dan
pedoman tentang pengumpulan data lapangan.
2. Fungsi/Bagian Strategic Sourcing bersama dengan Fungsi Pengguna
Barang/Jasa melakukan Challenge Session Kerangka Acuan Kerja (KAK)/
TOR bersama dengan Fungsi Pengguna Barang/Jasa.
3. Fungsi/Bagian Strategic Sourcing melakukan :
1) Mengumpulkan data dan informasi berkaitan pengadaan barang/jasa
yang dapat dilakukan dengan mengajukan permintaan informasi
(Request for Information/RFI) ke Penyedia Barang/Jasa atau
penulusuran informasi di media internet.
2) Analisa industri dari semua informasi yang diperoleh dengan
menggunakan Teknik Porter Five Forces Analysis.
3) Membuat sourcing strategy berdasarkan analisa Porter Five Forces
Analysis dan informasi lain yang diperoleh dan dituangkan dalam
lembar kerja Sourcing Strategy dan kemudian disetujui oleh Manager
Strategic Sourcing.
4) Membuat harga acuan, baik berupa Total Cost Ownership, Cleansheet,
Linear Price Performance, atau Lowest Based Price untuk keperluan
negosiasi dengan Penyedia Barang/Jasa.
5) Menyusun dokumen Permintaan Penawaran (Request For Quotation/
RFQ), yang mencakup;
a. Penjelasan Metode Strategic Sourcing
b. Metode evaluasi : Kriteria, bobot dan cara evaluasi
c. Template dan panduan pengisian
d. Tahapan dan waktu pelaksanaan sourcing
e. Persyaratan dokumen / administrasi
f. Cara pengiriman dokumen
g. Kriteria usulan calon pemenang (Calon pemenang adalah yang
memperoleh skor SAM tertinggi)
h. Klausul terkait : Negosiasi, Sanggahan, Denda, Jaminan, Term
pembayaran, Pemutusan Hubungan kerjasama, Sanksi, ketentuan
pembatalan sourcing, SRM, Contact Person.
6) Mengirimkan dokumen KAK/TOR yang disahkan dan ditandatangani
oleh Pejabat yang Berwenang, antara lain :

a. Daftar detail spesifikasi dan jumlah barang yang akan dibeli

berdasarkan hasil pengumpulan dan analisa data serta hasil proses
sourcing strategy.
b. Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan.
c. Jenis, jumlah dan mutu bahan yang disyaratkan dan dapat
dipertanggungjawabkan.
d. Dokumen administrasi, antara lain :
a) Profil perusahaan.
b) Pengalaman kerja (bukti : PO, Kontrak Kerjasama dll)
c) Struktur organisasi proyek.
d) Staf ahli yang dimiliki.
e) Rencana pelaksanaan kegiatan.
e. Jadwal proses kegiatan pengadaan (tanggal penyampaian
RFP/RFQ, penjelasan teknis dan negosiasi).
f. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, atau tanggal penyerahan
pekerjaan (jika diperlukan).
7) Melakukan penyusunan Bidder List berdasarkan :
a. Mengambil data penyedia barang/jasa dari daftar Penyedia
Barang/Jasa Strategic Sourcing;
b. Hasil pengumuman di media cetak, media elektronik dan website
Perusahaan. Dalam hal pengadaan barang/jasa yang diumumkan,
Bidder list disusun berdasarkan peserta yang mendaftar.
c. Penyedia Barang/Jasa yang diperoleh melalui akses
internet/website yang mempunyai pengalaman, kemampuan dan
kompetensi dalam bidangnya.
8) Meminta persetujuan kepada Pimpinan Fungsi/Bagian Strategic
Sourcing terhadap semua data yang telah dipersiapkan sebelum
dikirim, diantaranya :
a. Analisa Industri dan Sourcing Strategy
b. Harga Acuan
c. Request For Quotation/Information (RFQ/I)
d. Bidder list
4. Pimpinan Fungsi/Bagian Strategic Sourcing melakukan review dan
memberikan persetujuan atas dokumen pelaksanaan Strategic Sourcing.

B. Pelaksanaan Sourcing
1. Fungsi/Bagian Strategic Sourcing mengirim dokumen Permintaan
Penawaran (RFQ) ke Penyedia Barang/Jasa yang telah terdaftar dalam
Bidder List, antara lain mencakup :
1) RFQ
2) KAK/TOR
3) Supplier Response Template
4) Surat Pernyataan Telah Menerima Dokumen RFQ
5) Surat Pernyataan Ikut Penawaran
6) Draft Kontrak / Term & Condition
7) Pakta Integritas
8) Surat Pernyataan Informasi Perusahaan
2. Penyedia Barang/Jasa menyusun penawaran harga dan proposal kerja
serta melengkapi dokumen yang telah diminta pada dokumen Permintaan
Penawaran (RFQ) dan mengirimkan pada waktu yang telah ditetapkan
pada dokumen permintaan penawaran ke Fungsi/Bagian Strategic
Sourcing.
3. Fungsi Pengguna Barang/Jasa melakukan evaluasi teknis (awal) terhadap
penawaran yang diberikan oleh Penyedia Barang/Jasa.
4. Fungsi/Bagian Strategic Sourcing melakukan:
1) Negosiasi dan klarifikasi penawaran harga dengan Penyedia Barang/
Jasa (jika diperlukan), dan dituangkan dalam Berita Acara Negosiasi
dan Klarifikasi. Negosiasi dapat dilakukan secara tatap muka, surat
menyurat secara tertulis, faximili atau melalui media elektronik
2) Evaluasi Supplier Assessment Matrix (Akhir).
3) Menyusun hasil sourcing (shortlist) berdasarkan hasil evaluasi dan
menyampaikan ke Pejabat yang berwenang untuk mendapat
persetujuan dan sebagai dasar penetapan pemenang.
5. Pejabat Berwenang melakukan review dan memberikan persetujuan hasil
evaluasi dimaksud dan mengirikamn ke Fungsi/Bagian Strategic Sourcing.
6. Fungsi/Bagian Strategic Sourcing menyampaikan pengumuman hasil
penetapan pemenang ke Penyedia Barang/Jasa (peserta sourcing) dengan
tembusan ke Fungsi Pengguna Barang/Jasa.
7. Penyedia Barang/Jasa (peserta sourcing) dapat memberikan sanggahan
kepada Pejabat berwenang sesuai ketentuan yang terdapat dalam TKO
Pengadaan Barang/Jasa No. B-001/I00020/2010-S0 Revisi ke-2.

8. Pejabat berwenang memberikan jawaban atas sanggahan tersebut dan

bersifat final dalam waktu maksimal 3 (tiga) hari kerja setelah sanggahan
diterima dan menugaskan Fungsi/Bagian Strategic Sourcing untuk
memproses dokumen perjanjian.
9. Fungsi/Bagian Strategic Sourcing menyusun dokumen perjanjian dan
menyampaikannya kepada Fungsi Legal untuk dilakukan legal review dan
memperoleh persetujuan.
10. Fungsi Hukum dan Fungsi Pengguna meneliti dan memberikan paraf pada
kontrak dan menyampaikannya ke Fungsi/Bagian Strategic Sourcing.
11. Fungsi/Bagian Strategic Sourcing melakukan:
1) Memproses tanda tangan kepada Penyedia Barang/Jasa dan Pejabat
Berwenang.
2) Mendokumentasikan historical data, back up infomasi dari sumber yang
dipertanggungjawabkan baik yang berasal dari surat maupun media
elektronik lainnya.
VIII. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN.

1. Terpenuhinya kebutuhan Barang/Jasa sesuai dengan waktu yang diperlukan,
dengan harga yang terbaik dengan sumber yang jelas dan mampu untuk
memenuhi jumlah, spesifikasi dan waktu yang ditentukan.
2. Tidak adanya dampak dari para pihak dan tidak menimbulkan kerugian
Perusahaan dan Negara.
IX. LAMPIRAN.
Lampiran 1 : Diagram alir TKO Pengadaan Barang/Jasa Strategic Sourcing.
Lampiran 2 : Business Case Checklist
Lampiran 1 – TKO B-003/I00020/2010-S0 Revisi ke-2
Bagian Pimpinan Penyedia

Fungsi Pejabat
No Prosedur Fungsi Strategic Fungsi Barang /
Hukum Berwenang
Pengguna Sourcing Pengadaan Jasa
A. Persiapan Sourcing
1. mengirimkan permintaan pengadaan barang/jasa yang berisi uraian kebutuhan
barang/jasa dengan dilampirkan dokumen pendukung lainnya sesuai kebutuhan,
termasuk:
a. Print-out PR,
b. OE/HPS, 1
...
c. Persyaratan prakualifikasi (bila ada),
d. Spesifikasi teknis dalam bentuk katalog, brosur, dll (Untuk pengadaan
barang bila ada).
e. Kerangka Acuan Kerja (KAK), termasuk gambar (bila ada untuk pengadaan
jasa)
2. Bersama fungsi Pengguna Barang/Jasa melakukan Challenge Session
KAK/TOR bersama dengan Pengguna Barang/Jasa 3
...
a. Mengumpulkan data dan informasi berkaitan pengadaan barang/jasa.

3.
b. Melakukan Analisa industri dengan menggunakan Teknik Porter Five Forces
Analysis.
c. Membuat sourcing strategy yang dituangkan dalam lembar kerja Sourcing
Strategy, kemudian minta persetujuan disetujui oleh Manager Strategic 2
Sourcing.
d. Membuat harga acuan, baik berupa Total Cost Ownership, Cleansheet,
Linear Price Performance, atau Lowest Based Price untuk keperluan
negosiasi dengan Penyedia Barang/Jasa.
e. Menyusun dokumen Permintaan Penawaran (Request For Quotation-RFQ),
f. Melakukan penyusunan Bidder List
g. Meminta persetujuan kepada Manager Strategic Sourcing
4. Mereview dan memberikan persetujuan terhadap semua data yang telah

dipersiapkan untuk pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dengan metoda 3
Strategic Sourcing. ...
A

Fungsi Pejabat
Hukum Berwenang
B. Pelaksanaan Sourcing
1. mengirim dokumen Permintaan Penawaran (RFQ) ke Penyedia Barang/Jasa

yang telah terdaftar dalam Bidder List 1 A
...
2. menyusun penawaran harga dan proposal kerja serta melengkapi dokumen yang
telah diminta pada dokumen Permintaan Penawaran (RFQ) dan mengirimkan 2
...
pada waktu yang telah ditetapkan pada dokumen permintaan penawaran
3. Fungsi Strategic Sourcing bersama Pengguna Barang / Jasa melakukan

Penilaian evaluasi teknis (awal) terhadap penawaran yang diberikan oleh 3
Penyedia Barang/Jasa. ...
4. a. Melaksanakan negosiasi dan klarifikasi penawaran harga dengan Penyedia

Barang/Jasa (jika diperlukan), dan dituangkan dalam Berita Acara Negosiasi
dan Klarifikasi.
b. Melakukan evaluasi Supplier Assessment Matrix (Akhir). 4
...
c. Menyusun hasil sourcing (shortlist) berdasarkan hasil evaluasi dan
menyampaikan ke Pejabat yang berwenang untuk mendapat persetujuan dan
sebagai dasar penetapan pemenang
5. melakukan review dan memberikan persetujuan hasil evaluasi dimaksud.

5
...
6. menyampaikan pengumuman hasil penetapan pemenang ke Penyedia

Barang/Jasa (peserta sourcing) dengan tembusan ke Pengguna Barang/Jasa. 6
...
7. memberikan sanggahan kepada Pejabat berwenang sesuai ketentuan

B 7
...

Fungsi Pejabat
Hukum Berwenang
8. memberikan jawaban atas sanggahan tersebut dan bersifat final dalam waktu B
maksimal 3 (tiga) hari kerja setelah sanggahan diterima dan menugaskan Fungsi
Strategic Sourcing untuk memproses dokumen perjanjian.
8
...
9. menyusun dokumen perjanjian dan menyampaikannya kepada Fungsi Legal

untuk dilakukan legal review dan memperoleh persetujuan 9
...
10. meneliti dan memberikan paraf pada kontrak dan menyampaikannya ke Fungsi
Strategic Sourcing 10
...
11. a. memproses tanda tangan kepada Penyedia Barang/Jasa dan Pejabat

Berwenang.
b. Mendokumentasikan historical data, back up infomasi dari sumber yang 11
dipertanggungjawabkan baik yang berasal dari surat maupun media ...
elektronik lainnya
TATA KERJA INDIVIDU
PEMBUATAN OWNER ESTIMATE/
HARGA PERHITUNGAN SENDIRI
No.C-001/I00020/2010-S0
REVISI KE - 2
PERTAMINA
TATA KERJA INDIVIDU
FUNGSI : PROCUREMENT EXCELLENCE GROUP- NOMOR : C-001/I00020/2010-S0
GENERAL AFFAIRS DIREKTORATE REVISI KE :2 –
JUDUL : PEMBUATAN OWNER ESTIMATE / BERLAKU TMT : 25 FEBRUARI 2013
HARGA PERHITUNGAN SENDIRI HALAMAN : 1 dari 9
I. METODE / TEKNIK / ALAT

Metode : Tatalaksana Penyusunan Owner Estimate/Harga Perhitungan Sendiri
Alat (tools) : - Analisis Harga
- Price Built Up
II. REFERENSI
1. Pedoman Pengadaan Barang/Jasa No.A-001/I00020/2010-S0 Revisi ke-2
2. TKO Pengadaan Barang/Jasa No.B-001/I00020/2010-S0 revisi ke-2
3. Peraturan Menteri Keuangan tentang FTA (Free Trade Agreement)
III. KUALIFIKASI PELAKSANA

A. Syarat kualifikasi minimal:
1. Memahami dokumen pengadaan dan seluruh tahapan pekerjaan yang
dilaksanakan.
2. Menguasai kondisi lapangan dan lingkungan di lokasi pekerjaan.
3. Memahami dan menguasai berbagai metode pelaksanaan pekerjaan dan
mengetahui mana yang paling efisien.
4. Tidak pernah melanggar kode etik profesi.
5. Diutamakan yang telah mendapat pelatihan mengenai pengadaan barang/
jasa termasuk penyusunan OE/HPS.
6. Mempunyai pengalaman kerja di fungsi pengadaan/enjiniring/ perencanaan.
B. Pelaksana pembuatan dan penetapan OE/HPS untuk pekerjaan jasa dan material
direct charge adalah Fungsi Pengguna, sedangkan untuk pekerjaan pengadaan
material stock adalah Fungsi Pengadaan.
IV. INSTRUKSI KERJA

A. OE/HPS PENGADAAN BARANG
1. Cari data pendukung dan data harga yang tersedia, antara lain :
1) Manufacturing process
2) Harga pembelian terakhir
3) Hasil sourcing sebelumnya
4) Acuan harga yang dikeluarkan oleh Departemen/Lembaga/ Asosiasi
5) Jurnal/publikasi harga
6) Price List Pabrikan/Agen
7) Hasil survey pasar
8) MR (Material Requisition)/PR (Purchase Requisition)
2. Periksa validitas data harga. Dalam menentukan valid tidaknya data
harga yang tersedia, perhatikan hal-hal sebagai berikut :
TATA KERJA INDIVIDU
1) Kurs waktu data diperoleh

2) Inflasi/deflasi
3) Kondisi pasar
4) Masa berlakunya harga
3. Jika data harga masih valid, lakukan perhitungan OE/HPS secermat
mungkin dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1) Kurs pada saat pembuatan OE/HPS.
Kurs yang dipakai adalah Kurs Jual Transaksi BI, tanggal kurs yang
dipakai dicantumkan dalam OE/HPS.
2) Price Built Up (PBU) bila data harga diperoleh dari pabrikan luar negeri.
Contoh perhitungan terlampir.
3) Dalam OE/HPS tidak dimasukkan unsur PPN
4) Tidak memasukkan biaya tak terduga, biaya lain-lain, dan pajak
penghasilan (PPh).
5) Perhitungan OE/HPS dapat menggunakan cara perhitungan sebagai
berikut :
Harga Satuan A
Quantity/Jumlah B
Sub Total C=AxB
Keuntungan & Resiko D=PxC
Transportasi E (bila ada)

Asuransi F (bila ada)
Total G=C+D+E+F
Dimana :
Keuntungan (P) yang wajar, dengan maksimal keuntungan sebagai
berikut :
= 10 % untuk perhitungan harga perkiraan pekerjaan yang bernilai
sampai dengan Rp. 500.000.000 (lima ratus juta rupiah).
= 8 % untuk perhitungan harga perkiraan yang bernilai di atas
Rp. 500.000.000 (lima ratus juta rupiah) sampai dengan Rp.
5.000.000.000 (lima miliar rupiah).
= 5% untuk perhitungan harga perkiraan pekerjaan yang mempunyai
nilai di atas Rp. 5.000.000.000 (lima miliar rupiah).
Untuk OE/HPS dengan menggunakan mata uang asing Keuntungan (P)
maksimal adalah 5% (lima persen).
4. Apabila tidak tersedia data harga yang valid, lakukan sourcing domestik
dan luar negeri dengan menggunakan media facsimile, internet, atau
media lainnya ke sumber-sumber yang paling hulu, antara lain :
TATA KERJA INDIVIDU
1) Pabrikan domestik /luar negeri;

2) Agen domestik /luar negeri;
3) Distributor;
4) Perwakilan luar negeri;
5) Konsul perdagangan;
6) Survey pasar.
5. Apabila mendapat jawaban dari hasil sourcing, masukkan data yang
diperoleh ke dalam Bank Data Harga.
6. Lakukan perhitungan OE/HPS secermat mungkin, sesuai butir IV.A.3.
7. Apabila dalam waktu 5 (lima) hari kerja belum ada jawaban (quotation),
buat OE/HPS berdasar data yang tersedia dengan mempertimbangkan:
1) Eskalasi (variable perubahan/struktur cost yang mempengaruhi
nilai/harga, contoh: Inflasi, Kurs, jurnal, dll);
2) Analogi barang sejenis.
8. Lakukan verifikasi berjenjang.
9. Mintakan pengesahan OE/HPS kepada Pejabat Berwenang (sesuai
otorisasi yang berlaku).
B. OE/HPS PENGADAAN JASA KONSTRUKSI/JASA LAINNYA
1. Tentukan unsur-unsur OE/HPS, antara lain:
1) Volume Pekerjaan;
2) Harga Material;
3) Biaya Upah/Jasa, termasuk biaya transportasi dan akomodasi personil (bila ada);
4) Biaya Sewa/Peralatan;
5) Biaya Mobilisasi/Demobilisasi (bila ada);
6) Biaya yang terkait dengan HAKI (bila ada);
7) Biaya asuransi peralatan dan personil (bila ada).
8) Semua komponen dalam perhitungan OE/HPS tidak termasuk PPN.
2. Cari data harga unsur-unsur OE/HPS dari Bank Data Harga atau sumber
data harga yang tersedia, antara lain:
1) Harga kontrak terakhir;
2) Hasil sourcing sebelumnya;
3) Analisis harga satuan pekerjaan;
4) Engineering Estimate (EE) yang dibuat oleh konsultan atau fungsi Perencana;
5) Harga pasar;
6) Harga kontrak sejenis;
7) Acuan harga yang dikeluarkan oleh Departemen/Lembaga/ Asosiasi;
8) Jurnal/publikasi harga;
9) Price List Pabrikan/Agen.
TATA KERJA INDIVIDU
3. Periksa validitas data harga. Dalam menentukan valid tidaknya data harga
yang tersedia, perhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Kurs pada saat pembuatan OE/HPS.
dipakai dicantumkan dalam OE/HPS.
2) Inflasi/deflasi;
3) Kondisi pasar;
4) Masa berlakunya harga.
4. Jika data harga masih valid maka langsung dibuat OE/HPS. Perhitungan
perkiraan harga dapat menggunakan cara perhitungan sebagai berikut :
Material A
Upah/Jasa B
Sewa/Peralatan C
Mobilisasi/Demobilisasi C.1 (apabila ada)
Biaya HAKI C.2 (apabila ada)
Biaya Asuransi C.3 (apabila ada)
Sub Total I D = A + B + C + C.1 + C.2 + C.3
Keuntungan & Resiko E=PxD
Total F=D+E
Dimana :
1) Keuntungan (P) maksimal adalah :
= 15% untuk perhitungan harga perkiraan pekerjaan yang bernilai
sampai dengan Rp. 500.000.000 (lima ratus juta rupiah).
= 10% untuk perhitungan harga perkiraan pekerjaan yang bernilai di
atasRp. 500.000.000 (lima ratus juta rupiah) sampai dengan Rp.
5.000.000.000 (lima miliar rupiah).
= 8% untuk perhitungan harga perkiraan pekerjaanyang bernilai di
atas Rp. 5.000.000.000 (lima miliar rupiah).
2) Pada prinsipnya harga material (A) adalah harga sampai lokasi pekerjaan (site).
3) Dalam hal perhitungan harga material berdasarkan pembelian (SP/PO)
terakhir tidak boleh memperhitungkan faktor keuntungan.
4) Apabila material berasal dari luar negeri (impor) dan Perusahaan yang
membuka L/C maka dalam rumus di atas terhadap unsur material
tersebut tidak diperhitungkan keuntungan, namun ongkos angkut dari
pelabuhan dimasukan sebagai unsur transport.
5) Untuk OE/HPS dengan menggunakan mata uang asing Keuntungan (P)
maksimal adalah 5% (lima persen).
TATA KERJA INDIVIDU
6) Untuk kontrak penyediaan tenaga kerja jasa penunjang dan jasa

pengamanan maksimal adalah 8% (delapan persen).
7) Dalam pembuatan OE/HPS tidak dimasukkan unsur PPN.
8) Dalam pembuatan perkiraan harga tidak boleh dimasukkan biaya tak
terduga, biaya lain-lain dan pajak penghasilan penyedia barang/jasa
(PPh).
5. Apabila tidak tersedia data harga yang valid, lakukan sourcing domestik dan
luar negeri dengan menggunakan media facsimile, internet, atau media
lainnya ke sumber-sumber yang paling hulu, antara lain :
1) Pabrikan domestik / luar negeri;
2) Agen domestik / luar negeri;
3) Distributor;
5) Konsul perdagangan;
6) Survey pasar.
7. Lakukan perhitungan OE/HPS secermat mungkin, sesuai butir IV.B.4.
buat OE/HPS berdasar data yang tersedia dengan mempertimbangkan :
a. Eskalasi;
b. Analogi harga satuan pekerjaan sejenis.
C. OE/HPS PENGADAAN JASA KONSULTASI

1. Tentukan unsur-unsur pokok OE/HPS :
1) Biaya Personil (renumeration);
2) Biaya Langsung Non Personil (Direct Reimburseable Cost), antara lain
terdiri dari :
a. Biaya sewa kantor;
b. Biaya perjalanan;
c. Biaya pengiriman dokumen;
d. Biaya pengurusan surat ijin;
e. Biaya komunikasi;
f. Akomodasi;
g. Dan lain-lain.
TATA KERJA INDIVIDU
2. Cari data harga unsur-unsur OE/HPS dari Bank Data Harga atau sumber
data harga yang tersedia, antara lain :
1) Harga kontrak terakhir;
2) Hasil sourcing sebelumnya;
3) Analisis harga satuan pekerjaan;
4) Engineering Estimate (EE) yang dibuat oleh konsultan atau fungsi perencana;
5) Harga Pasar ;
6) Harga kontrak sejenis;
7) Acuan harga yang dikeluarkan oleh Departemen/Lembaga/Asosiasi;
8) Jurnal/publikasi harga;
9) Price List.
yang tersedia, perhatikan hal-hal sebagai berikut :
1) Inflasi/deflasi;
2) Kondisi pasar;
3) Masa berlakunya harga.
4. Jika data harga masih valid maka langsung dibuat OE. Perhitungan
perkiraan harga dapat menggunakan cara perhitungan sebagai berikut :
BiayaPersonil A
Biaya Langsung Non Personil B

Total C = (A + B)
Dalam pembuatan perkiraan harga tidak boleh dimasukkan biaya tak

terduga, biaya lain-lain dan pajak penghasilan penyedia barang/jasa (PPh).
5. Apabila tidak tersedia data harga yang valid, lakukan sourcing domestik dan
luar negeri dengan menggunakan media facsimile, internet, atau media
lainnya ke sumber-sumber yang paling hulu, antara lain :
1) Survey pasar;
3) Konsul perdagangan, dan lain-lain.
7. Lakukan perhitungan OE/HPS secermat mungkin, sesuai butir IV.C.4.
buat OE/HPS berdasar data yang tersedia dengan mempertimbangkan :
1) Eskalasi;
TATA KERJA INDIVIDU
2) Analogi harga satuan pekerjaan sejenis.

D. OE/HPS PENGADAAN SEWA KENDARAAN RINGAN PENUMPANG (KRP)

Rumus dasar perhitungan harga sewa ini merupakan pendekatan untuk
menghitung estimasi harga sewa KRP per bulan yang digunakan sebagai tolok
ukur kewajaran dalam evaluasi dan negosiasi secara best effort, terhadap
penawaran Pengadaan Jasa Sewa KRP. Selain menggunakan rumus dasar,
perhitungan harga sewa dapat menggunakan harga Purchase Orders (PO)
terbaik dari pengadaan KRP sebelumnya di lingkungan Perusahaan.
Rumus dasar perhitungan harga sewa ditetapkan sebagai berikut :
[ ]
Total Harga Sewa per bulan = A + O
Keterangan:
A = Unsur pokok biaya sewa per bulan di luar biaya operasi (Rp.)
P = Nilai perolehan KRP (Rp.)
S = Salvage value (%)
n = Lama penyewaan dalam bulan (bulan)
i = Tingkat suku bunga pinjaman per bulan pada Bank Pemerintah saat
itu (%)
O = Biaya operasi (Rp.)
Penjelasan terhadap unsur-unsur perhitungan harga sewa tersebut di atas adalah:

1. Nilai perolehan KRP (P)
Mengadopsi harga terendah on the road (OTR) dari jenis / merk KRP yang
direncanakan akan disewa. Harga OTR tersebut diperoleh dari show room /
dealer resmi setempat (pada lokasi basis dimana KRP akan dioperasikan).
Dalam hal lokasi tersebut tidak tersedia show room / dealer resmi maka dapat
digunakan acuan harga OTR dari show room / dealer resmi terdekat ditambah
ongkos angkut sampai lokasi.
2. Salvage value (S)
Besarnya salvage value dapat ditetapkan dengan mengacu pada nilai yang lebih
tinggi dari salah satu acuan sebagai berikut :
TATA KERJA INDIVIDU
1) Harga rata-rata kendaraan bekas (used car) dari jenis / merk kendaraan yang
direncanakan akan disewa yang diperhitungkan secara presentase terhadap
nilai perolehan KRP (P).
Harga rata-rata kendaraan bekas tersebut dapat diperoleh dari harga pasar
setempat atau harga acuan yang digunakan oleh perusahaan asuransi
setempat (pada lokasi basis dimana KRP akan dioperasikan); atau
2) Nilai sisa yang dihitung dengan memperhatikan faktor depresiasi sebagai
berikut :
Tahun Kondisi Daerah Ringan Kondisi Daerah Berat

0 100% 100%
1 88% 84.8%
2 76% 69.6%
3 64% 54..4%
4 52% 39.2%
5 40% 24.0%
3. Masa Sewa (n)

Masa sewa KRP ditetapkan selama 36 (tiga puluh enam) bulan atau sesuai
dengan durasi projek (jika kurang dari 36 bulan), sampai dengan maksimum 60
(enam puluh) bulan, dengan mempertimbangkan kondisi KRP tersebut masih
layak (terkait pencitraan / image perusahaan) dan kondisi lapangan ringan, serta
mempertimbangkan keekonomisan harga sewa. Untuk kondisi daerah berat,
masa sewa KRP maksimum 36 (tiga puluh enam) bulan.
Untuk kendaraan dengan masa sewa lebih dari 36 (tiga puluh enam) bulan,
sebelum akhir tahun ke-3 (tiga) harus dilakukan cek fisik kendaraan untuk
memastikan bahwa kendaraan tersebut masih layak untuk dilanjutkan
kontraknya, bila hasil cek fisik kendaraan tidak layak maka harus diperbaiki atau
diganti agar kendaraan menjadi layak pakai.
4. Bunga Bank (i)
Ditetapkan berdasarkan tingkat suku bunga pinjaman yang berlaku pada Bank
Pemerintah saat proses pengadaan sewa KRP dilakukan.
5. Biaya Operasi (O)
Perhitungan biaya operasi sudah termasuk biaya-biaya sebagai berikut :
1) Asuransi All Risk
2) Formalitas seperti biaya KIR, perpanjangan Surat Tanda Nomor Kendaraan
(STNK), dll.
3) Perawatan berkala, termasuk penggantian oli dan suku cadang, sesuai
dengan buku manual perawatan kendaraan.
TATA KERJA INDIVIDU
4) Perbaikan, termasuk penggantian ban, accu dan suku cadang, di luar dari
perawatan berkala.
Besarnya biaya operasi diatas yang diperhitungkan terhadap nilai perolehan

KRP (P) ditetapkan sebagai berikut:
Bulan Kondisi Daerah Ringan Kondisi Daerah Berat
1 – 12 0.495% 0.825%
13 - 24 0.590% 0.985%
25 – 36 0.730% 1.215%
37 – 48 0.915% -
49 - 60 1.145% -
V. INDIKATOR & UKURAN KEBERHASILAN

Hasil perhitungan OE/HPS merupakan harga yang wajar dan paling menguntung
kan, dengan tolak ukur :
1. Tingkat keberhasilan (jumlah OE/HPS yang tidak perlu direvisi) 95% (sembilan
puluh lima persen).
2. Waktu pembuatan OE/HPS maksimal 7 (tujuh) hari kerja, kecuali untuk
pekerjaan kompleks.
VI. LAMPIRAN
Lampiran - Perhitungan Price Built Up
TATA KERJA INDIVIDU
NEGOSIASI SECARA MANUAL
No. C-002/I00020/2010-S0
Revisi Ke-1
PERTAMINA
TATA KERJA INDIVIDU
FUNGSI : PROCUREMENT EXCELLENCE NOMOR : C-002/I00020/2010-S0

REVISI KE :1
BERLAKU TMT : 17 September 2011
JUDUL : NEGOSIASI SECARA MANUAL HALAMAN : 1 dari 3
I. METODE/TEKNIK
Metode : Tatalaksana Negosiasi
Teknik : - Negosiasi Tertulis
- Negosiasi Tatap Muka
II. REFERENSI
1. Pedoman Pengadaan Barang/Jasa No. A-001/I00020/2010-S0
2. TKO Pengadaan Barang/Jasa No. B-001/I00020/2010-S0

1. Panitia Pengadaan; atau
2. Pekerja Fungsi Pengadaan yang ditunjuk/diberi wewenang melaksanakan
negosiasi dan menguasai teknik negosiasi/berpengalaman dalam negosiasi.
3. Pendidikan minimal D3.
IV. INSTRUKSI KERJA

Negosiasi wajib dilakukan apabila semua penawaran memiliki nilai lebih besar
dari OE/HPS. Negosiasi dapat dilakukan secara tertulis atau secara tatap
muka. Negosiasi dilakukan kepada 5 (lima) penawar terbaik atau kurang bila
peserta yang memenuhi syarat (lulus administrasi dan teknis serta penawaran
harga dinyatakan sah) kurang dari 5 (lima) sesuai metode evaluasi yang
digunakan. Khusus untuk metode evaluasi kualitas, negosiasi hanya dilakukan
terhadap penawaran yang mempunyai nilai kualitas terbaik/tertinggi.
A. Negosiasi Secara Tertulis
1. Buat surat/e-mail permintaan penurunan harga kepada 5 (lima) peserta
dengan penawaran terbaik atau kurang jika peserta yang memenuhi
syarat kurang dari 5 (lima) berdasarkan metode evaluasi yang
digunakan.
2. Lakukan evaluasi terhadap surat jawaban permintaan penurunan
penawaran harga pada waktu yang bersamaan.
3. Bila diperlukan, lakukan langkah 1 dan 2 dalam beberapa kali putaran
4. Lakukan evaluasi terhadap penawaran harga dari peserta dibandingkan
dengan OE/HPS
5. Jika telah terdapat penawaran harga sama atau lebih rendah dari
OE/HPS dan diyakini merupakan harga terbaik yang paling
menguntungkan Perusahaan, buat Berita Acara Evaluasi Hasil
Negosiasi.
6. Jika semua calon penyedia barang/jasa masih menawarkan harga yang
lebih besar dari OE/HPS walaupun telah dilakukan beberapa putaran
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
negosiasi (langkah 1 dan 2), kirim permintaan penyesuaian OE/HPS

kepada fungsi pengguna disertai penjelasan terhadap hasil negosiasi.
7. Lakukan evaluasi terhadap penawaran harga dibandingkan dengan
OE/HPS yang telah disesuaikan.
8. Jika telah terdapat peserta dengan penawaran harga sama atau lebih
rendah dari OE/HPS penyesuaian dan diyakini merupakan harga terbaik
yang paling menguntungkan Perusahaan, buat Berita Acara Evaluasi
Hasil Negosiasi.
9. Jika ternyata semua peserta masih menawarkan harga yang lebih besar
dari OE/HPS penyesuaian, maka pengadaan barang/jasa dinyatakan
gagal dan usulkan untuk melakukan pengadaan barang/jasa ulang.
B. Negosiasi Secara Tatap Muka

Persiapan:
1. Pahami aspek teknis dari barang/jasa yang akan diadakan.
2. Lakukan analisis posisi tawar menawar antara pengguna dan calon
penyedia barang/jasa.
3. Lakukan analisis harga dan biaya.
4. Kenali peserta yang akan diundang untuk negosiasi.
5. Tetapkan tujuan negosiasi.
6. Buat undangan negosiasi kepada 5 (lima) Penyedia Barang/Jasa
dengan penawaran terbaik atau kurang jika peserta yang memenuhi
syarat kurang dari 5 (lima) berdasarkan metode evaluasi yang
digunakan. Undangan negosiasi berisi ketentuan waktu dan tempat
negosiasi.
7. Laksanakan negosiasi dengan cara:
Negosiasi satu persatu
a) Laksanakan negosiasi terhadap peserta yang ada secara bergantian
b) Kemukakan fakta yang ditemukan dari masing-masing peserta
negosiasi atas harga yang ditawarkan
c) Kemukakan analisis harga atau biaya yang telah dilakukan
d) Lakukan perbandingan harga (dapat dilakukan dengan
membandingkan harga antar peserta negosiasi, harga pasar atau
harga pembelian terakhir)
e) Yakinkan peserta bahwa harga yang dinegosiasikan adalah wajar.
Negosiasi sekaligus dengan semua penawar terbaik

a) Negosiasi bersamaan kepada semua peserta yang hadir dan
semuanya diberi kesempatan untuk menyampaikan penawaran
dalam sampul tertutup pada saat yang bersamaan.
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
b) Kemukakan fakta serta analisis harga atau biaya secara umum

kepada peserta negosiasi
c) Lakukan perbandingan harga (dapat dilakukan dengan
membandingkan harga pasar atau harga pembelian terakhir)
d) Yakinkan peserta bahwa harga yang dinegosiasikan adalah wajar.
8. Bila diperlukan, lakukan langkah 7 dalam beberapa kali putaran.
OE/HPS.
10. Jika telah terdapat penawaran harga sama atau lebih rendah dari
OE/HPS dan diyakini merupakan harga terbaik yang paling
menguntungkan Perusahaan, buat Berita Acara Evaluasi Hasil
Negosiasi.
11. Jika semua calon penyedia barang/jasa menawarkan harga yang masih
lebih tinggi dari OE/HPS walaupun telah dilakukan beberapa putaran
negosiasi maka kirim permintaan penyesuaian OE/HPS kepada fungsi
pengguna disertai penjelasan terhadap hasil negosiasi.
OE/HPS penyesuaian.
13. Jika telah terdapat peserta dengan penawaran harga sama atau lebih
rendah dari OE/HPS penyesuaian dan diyakini merupakan harga terbaik
yang paling menguntungkan Perusahaan, buat Berita Acara Evaluasi
Hasil Negosiasi.
14. Jika ternyata semua peserta masih menawarkan harga yang lebih besar
dari OE/HPS penyesuaian, maka pengadaan barang/jasa dinyatakan
gagal dan usulkan untuk melakukan pengadaan barang/jasa ulang.
I. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN

Negosiasi mencapai total harga perolehan yang paling menguntungkan bagi
Perusahaan.
TATA KERJA INDIVIDU
PENYESUAIAN HARGA KONTRAK/

PRICE ADJUSTMENT
No. C-003/I00020/2010-S0
Revisi Ke-1
PERTAMINA
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
JUDUL : PENYESUAIAN HARGA KONTRAK
(PRICE ADJUSTMENT) HALAMAN : 1 dari 4
I. METODE/TEKNIK
Metode : Tatalaksana Penyesuaian Harga Kontrak (Price Adjustment)
Teknik : - Benchmark
- Formula perhitungan penyesuaian harga
II. REFERENSI
1. Pedoman Pengadaan Barang/Jasa No. A-001/I00020/2010-S0
2. TKO Pengadaan Barang/Jasa No. B-001/I00020/2010-S0

1. Minimal D3 (diutamakan Teknik/Ekonomi) dengan kualifikasi sebagai berikut :
a. Memahami dokumen pengadaan dan seluruh tahapan pekerjaan yang
dilaksanakan
b. Menguasai kondisi lapangan dan lingkungan di lokasi pekerjaan
c. Memahami dan menguasai berbagai metode pelaksanaan pekerjaan dan
mengetahui mana yang paling efisien
d. Tidak pernah melanggar kode etik profesi
e. Diutamakan yang telah mendapat pelatihan mengenai pengadaan
barang/jasa termasuk penyusunan OE/HPS
f. Mempunyai pengalaman kerja di fungsi pengadaan/enjiniring/perencanaan
2. Pelaksana Penyesuaian harga :
1. Kontrak Pengadaan Barang oleh Fungsi Pengadaan
2. Kontrak Pengadaan Jasa Pemborongan/Jasa Lainnya/Jasa Konsultansi
oleh Fungsi Perencana/Fungsi Pemakai/Fungsi Pengadaan
IV. INSTRUKSI KERJA

A. Persyaratan penggunaan rumusan penyesuaian harga
1. Penyesuaian harga dapat diberlakukan bagi Kontrak yang masa
pelaksanaannya lebih dari 12 (dua belas) bulan (multi years contracts)
dan diberlakukan mulai bulan pertama tahun kedua.
2. Penyesuaian harga dilakukan bila :
a. Terdapat permintaan kenaikan harga dari Penyedia Barang/Jasa
b. Terdapat penurunan harga pasar yang cukup signifikan
c. Terdapat klausul Penyesuaian Harga dalam Kontrak
B. Penyesuaian Harga karena terdapat permintaan kenaikan harga
1. Bandingkan permintaan kenaikan harga dengan harga kontrak
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
2. Cari data harga banding, antara lain :

a. Survey pasar
b. Kontrak barang/jasa sejenis yang paling mutakhir dari perusahaan lain
c. Sourcing
d. Benchmark terhadap proses pengadaan sejenis yang sedang
berlangsung
3. Cari data pendukung lain, antara lain :
a. Pernyataan Pemerintah/Departemen/Lembaga/Asosiasi
b. Jurnal/Publikasi
4. Lakukan evaluasi terhadap permintaan kenaikan harga terhadap harga
banding dan data pendukung yang diperoleh.
5. Perhitungan penyesuaian harga satuan dapat menggunakan rumusan
sebagai berikut :
Hn = Ho (a + b.Bn/Bo + c.Cn/Co + d.Dn/Do + …..)
Dimana :
Hn = Harga satuan barang/jasa pada saat pekerjaan dilaksanakan
Ho = Harga satuan barang/jasa kontrak
a = Koefisien tetap yang terdiri keuntungan dan overhead
Dalam hal penawaran tidak mencantumkan besaran komponen
keuntungan dan overhead, maka a adalah 0,15
b, c, d = Koefisien komponen kontrak sperti tenaga kerja, bahan, alat kerja,
dsb.
Penjumlahan a + b + c + d + ….. dst adalah 1,00
Bn, Cn, Dn= Indeks harga komponen pada saat pekerjaan dilaksanakan
Bo, Co, Do= Indeks harga komponen pada saat penandatangan kontrak
Catatan :
a. Indeks harga yang digunakan bersumber dari penerbitan Badan Pusat
Statistik (BPS)/Departemen atau Jurnal/Publikasi
b. Penetapan Koefisien komponen kontrak dilakukan oleh masing-masing
Direktorat.
3. Penyesuaian nilai kontrak dapat menggunakan rumusan sebagai berikut :
Pn = (Hn1 x V1) + (Hn2 x V2) + (Hn3 x V3) + …… dst
Dimana :
Pn = Nilai kontrak setelah dilakukan penyesuaian harga satuan barang/ jasa
Hn = Harga satuan baru setelah dilakukan penyesuaian harga menggunakan
rumusan penyesuaian satuan harga
Vn = Volume pekerjaan yang dilaksanakan
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
4. Berdasar hasil evaluasi, siapkan justifikasi penerimaan/penolakan

penyesuaian harga kontrak.
C. Penyesuaian Harga karena terdapat penurunan harga pasar

1. Bandingkan informasi penurunan harga pasar dengan harga kontrak
2. Cari data harga banding, antara lain :
a. Survey pasar
b. Kontrak barang/jasa sejenis yang paling mutakhir dari perusahaan lain
c. Sourcing
d. Benchmark terhadap proses pengadaan sejenis yang sedang
berlangsung
3. Cari data pendukung lain, antara lain :
a. Pernyataan Pemerintah/Departemen/Lembaga/Asosiasi
b. Jurnal/Publikasi
4. Lakukan evaluasi data harga banding dan data pendukung yang
diperoleh terhadap harga kontrak.
5. Perhitungan penyesuaian harga satuan dapat menggunakan rumusan
sebagai berikut :
Hn = Ho (a + b.Bn/Bo + c.Cn/Co + d.Dn/Do + …..)
Dimana :
Hn = Harga satuan barang/jasa pada saat pekerjaan dilaksanakan
Ho = Harga satuan barang/jasa kontrak
a = Koefisien tetap yang terdiri keuntungan dan overhead
Dalam hal penawaran tidak mencantumkan besaran komponen
keuntungan dan overhead, maka a adalah 0,15
b, c, d = Koefisien komponen kontrak sperti tenaga kerja, bahan, alat kerja,
dsb.
Penjumlahan a + b + c + d + ….. dst adalah 1,00
Bn, Cn, Dn= Indeks harga komponen pada saat pekerjaan dilaksanakan
Bo, Co, Do= Indeks harga komponen pada saat penandatangan kontrak
Catatan :
a. Indeks harga yang digunakan bersumber dari penerbitan Badan Pusat
Statistik (BPS)/Departemen atau Jurnal/Publikasi
b. Penetapan Koefisien komponen kontrak dilakukan oleh masing-masing
Direktorat.
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
6. Penyesuaian nilai kontrak dapat menggunakan rumusan sebagai berikut :

Pn = (Hn1 x V1) + (Hn2 x V2) + (Hn3 x V3) + …… dst
Dimana :
Pn = Nilai kontrak setelah dilakukan penyesuaian harga satuan barang/ jasa
Hn = Harga satuan baru setelah dilakukan penyesuaian harga menggunakan
rumusan penyesuaian satuan harga
Vn = Volume pekerjaan yang dilaksanakan
7. Berdasar hasil evaluasi, siapkan justifikasi dan negosiasi penyesuaian
harga kontrak.
II. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN
Hasil penyesuaian harga kontrak merupakan harga yang wajar dan paling
menguntungkan perusahaan.
TATA KERJA INDIVIDU
NEGOSIASI DENGAN
E-REVERSE AUCTION
No. C-004/I00020/2010-S0
Revisi Ke-1
PERTAMINA
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
JUDUL : NEGOSIASI DENGAN E-REVERSE HALAMAN : 1 dari 54
AUCTION
I. METODE/TEKNIK/ALAT
1. Metode : Negosiasi elektronik dengan menggunakan Bidding room.
2. Teknik : Penentuan ranking penawaran berdasarkan harga dan waktu
pemasukan penawaran.
3. Alat : - Aplikasi e-ReverseAuction Pertamina yang dikembangkan oleh Divisi
Sistem Bisnis & Teknologi Informasi
- Personal Computer (PC), PC Server dan Printer dengan
- spesifikasi minimal seperti terdapat pada lampiran 1
- Local Area Network (LAN)
- Bidding room seperti terdapat pada lampiran 2
II. PENGERTIAN
1. e-ReverseAuction adalah negosiasi secara elektronik dengan mencari harga
terendah dalam rangka pengadaan barang/jasa.
2. Tipe Evaluasi Lumpsum adalah metoda evaluasi pengurutan ranking berdasarkan
penawaran harga lumpsum dan waktu perekaman data di server e-
ReverseAuction.
3. Tipe Evaluasi Itemize adalah metoda evaluasi pengurutan ranking yang dilakukan
terhadap tiap-tiap item berdasarkan penawaran harga dan waktu perekaman data
di server e-ReverseAuction.
4. Tipe Evaluasi Merit Point adalah metoda evaluasi pengurutan ranking berdasarkan
kombinasi penawaran harga dan nilai teknis (dengan pembobotan tertentu ) serta
waktu perekaman data di server e-ReverseAuction.
5. Tipe Evaluasi Dual Currency adalah metoda evaluasi pengurutan ranking
berdasarkan penawaran harga ekuivalen (dari penawaran dalam rupiah dan
penawaran dalam dollar) serta waktu perekaman data di server e-ReverseAuction.
6. Bidding Room adalah ruangan yang digunakan untuk melakukan negosiasi yang
dilengkapi fasilitas perangkat komputer yang saling terhubung membentuk LAN.
III. REFERENSI
1. Pedoman Pengadaan Barang/Jasa No. A-001/I00020/2010-S0;
2. TKO Pengadaan Barang/Jasa No. B-001/I00020/2010-S0.
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
IV. KUALIFIKASI PELAKSANA

1. Bidder : Peserta (penyedia barang/jasa) yang telah lulus evaluasi administrasi dan
teknis serta telah menjalani pelatihan untuk menggunakan aplikasi e-
ReverseAuction PERTAMINA.
2. Administrator : Panitia Pelelangan atau Panitia Pengadaan yang ditunjuk/diberi
wewenang menjalankan aplikasi dan telah mendapatkan pelatihan sebagai
administrator e-ReverseAuction PERTAMINA. Jika diperlukan dapat dibantu oleh
pekerja fungsi Teknologi Informasi.
V. INSTRUKSI KERJA
A. TATA CARA BAGI ADMINISTRATOR
1. Menjalankan Aplikasi dan Masuk ke Menu Administrator

a. Jalankan Aplikasi e-ReverseAuction PERTAMINA dengan meng-click pada
icon e-ReverseAuction, tunggu beberapa saat hingga muncul Menu Login sbb :
b. Masukkan User-Id dan Password, dan click tombol

c. Jika user-id/password salah muncul pesan :
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
d. Click , dan ulangi dari langkah b.

e. Jika benar, maka akan muncul Menu Administrator sbb :
2. Mengelola Data Pekerjaan
a. Menambah Data Pekerjaan
1) Dari Menu Administrator click tombol , muncul form Auction List

seperti berikut :
Pilihan Jenis Auction dan Kegiatan

TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
2) Pilih jenis Auction (reverse atau forward) dan aktivitas yang akan dilakukan
untuk simulasi/training atau untuk real auction (lihat gambar diatas)
3) Click tombol , akan muncul layar ’Auction List – Detail’
Tab-DETAIL
Tab-TEAM
Auction Code
Auction Setting
Pada layar secara otomatis akan muncul Auction Code.
Format Auction code adalah sebagai berikut :

X999 XX 999
Nomer Urut
Kode jenis & data e-ReverseAuction
 RS = Reverse-Simulasi Auction
 RR = Reverse – Real Auction
 FS = Forward - Simulasi Auction
 FR = Forward – Real Auction)
Kode purchasing organisasi
 Isi ’Auction Name’ (nama pekerjaan);

4) Masukkan data Pekerjaan yang akan dilelang :
 Isi Originator; yaitu nama Direktorat/Unit Operasi/Unit Usaha yang
 Isi ’ Auction Date’ (tanggal pelaksanaan e-ReverseAuction);

melaksanakan e-ReverseAuction;
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
 Isi ‘Starting Time’ (waktu dimulainya e-ReverseAuction);

 Isi ‘Finish Time’ (waktu berakhirnya e-ReverseAuction);
 Isi ‘Bid Doc. No.’ ( Nomor dokumen lelang) ;
 Isi ‘Date Bid Doc.’ (Tanggal dokumen lelang);
 Pilih ‘Evaluation Type’ (pilih salah satu, Lump Sum, Itemized, Merit Point,
 Pilih Currency (mata uang yang digunakan);

atau Dual Currency); misalnya dipilih Lump Sum.
 Masukkan ’OE’ (Harga Perhitungan Sendiri). ’OE’ wajib diisi sebagai

control event pada saat e-ReverseAuction berakhir dimana aplikasi
 Menampilkan hasil e-ReverseAuction (urutan ranking dan harga

secara otomatis akan :
penawaran masing-masing bidder), jika sudah ada penawaran lebih
 Menampilkan ‘pesan re-ReverseAuction’ (urutan ranking dan harga

kecil atau sama dengan OE, atau;
penawaran tidak ditampillkan) jika belum ada memasukan penawaran
 Tentukan dan masukkan ’Decrement Value’ (minimal nilai penurunan

lebih kecil atau sama dengan OE
harga setiap kali memasukkan penawaran harga oleh bidder).
5) Click tombol maka akan keluar option sbb :
 Apakah Informasi perbandingan OE dengan harga yang ditawarkan

6) Tentukan pilihan-pilihan:
akan ditampilkan atau tidak (on/off). Berikan tanda ’V’ pada pilihan ’OE
Alert’ jika ingin ditampilkan, atau kosongkan jika tidak ditampilkan.
 Apakah Informasi harga penawaran terendah akan ditampilkan atau
tidak (on/off). Berikan tanda ‘V’ pada pilihan ’Show The Lowest Price’,
jika ingin ditampilkan atau kosongkan jika tidak ditampilkan.
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
 Apakah Informasi harga penawaran dan urutan ranking masing-masing

bidder akan ditampilkan atau tidak (on/off) pada saat e-ReverseAuction
berakhir. Berikan tanda ‘V’ pada pilihan ’Show The Final Price’, jika ingin
harga penawaran masing-masing bidder ingin ditampilkan atau

kosongkan jika hanya menampilkan urutan ranking tanpa harga.
Apakah akan diberikan perpanjangan waktu atau tidak, jika ada bidder
yang memasukkan penawaran saat ’injury time’ (misalnya 5 menit
terakhir sebelum ’finish time’. Jika ada perpanjangan waktu, tentukan
dan isikan ’Duration’ untuk berapa lama perpanjangan waktu dilakukan
dan isikan ’Total Extention’ untuk berapa kali dilakukan perpanjangan.
Jika tidak ada perpanjangan waktu, biarkan kosong.
 Click
Contoh hasil isian dengan pilihan ‘Evaluation Type’ Lump Sum nya adalah
sbb :
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
a. Bila ‘Auction Type’ dipilih Itemize, maka akan muncul layar sebagai berikut:


Isikan semua data seperti langkah 4)
Isi Nama Item, OE (bila diperlukan), dan Decrement Value pada field yang

disediakan kemudian click tombol
Ulangi langkah diatas hingga semua item pekerjaan masuk kedalam
daftar item, kemudian lakukan yang sama dengan langkah 5) dan 6).
b. Bila ‘Auction Type’ dipilih Merit Point, maka akan muncul layar sebagai
berikut:
 Isikan semua data seperti langkah 4)

TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
 Masukkan prosentase Bobot dari masing-masing aspek yaitu aspek teknis

dan aspek harga, kemudian lakukan yang sama dengan langkah 5) dan
6).
c. Bila ‘Auction Type’ dipilih DUAL CURRENCY, maka akan muncul layar
sebagai berikut:


Isikan semua data seperti langkah 4)

Isi KURS yang berlaku pada saat auction
Isi Nama Item sebagai item satu dengan ’Komponen Rupiah (IDR)’ dan

OE pada field yang disediakan kemudian click tombol
Isi Nama Item dua dengan ’Komponen DOLLAR (USD)’ dan OE pada field
yang disediakan kemudian click tombol , kemudian lakukan yang

sama dengan langkah 5) dan 6).
7) Masukkan Nama-nama anggota Panitia Pelelangan/Panitia Pengadaan

yang hadir pada saat pelaksanaan e-ReverseAuction, dengan cara click tab
’Team’ hingga muncul form sebagai berikut:
Tab-TEAM
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
8) Ketik Nama dan Jabatan pada field yang disediakan, kemudian click
tombol
9) Ulangi langkah 8) hingga semua Panitia Pelelangan/Panitia Pengadaan
masuk ke dalam daftar Panitia Lelang. Contoh hasil isiannya seperti
dibawah:
10) Simpan semua data yang sudah dimasukkan dengan Click tombol
11) Keluar dari menu Auction List dengan Click tombol .
b. Mengubah Data Pekerjaan

TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
2) Click salah satu Nama Pekerjaan yang akan diubah, akan muncul layar
’Auction List – Detail’ yang berisi informasi Pekerjaan misalnya sbb :
 Tanggal pelelangan
3) Lakukan perubahan, misalnya :
 Starting Time
 Finish Time
 Decrement Value minimum
 Auction Setting
4) Simpan perubahan yang telah dilakukan dengan Click tombol
c. Menghapus Data Pekerjaan

TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
2) Click salah satu Nama Pekerjaan yang akan dihapus, akan muncul layar
’Auction List – Detail’ yang berisi informasi Pekerjaan misalnya sbb :
3) Hapus, dengan Click tombol , maka akan muncul form konfirmasi

sbb :
4) Jika yakin akan dihapus, click tombol

TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
3. Mengelola Data Vendor / Rekanan
a. Menambah Vendor List :
1) Dari Menu Administrator Click tombol , muncul form ’Vendor List’

seperti dibawah ini :
2) Click Tombol , maka akan muncul form ’Vendor-List’ sbb :

TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
3) Isikan data yang diperlukan:



NPWP;

Vendor Number (nomor vendor), ini berlaku sebagai user-id vendor;

Company Name (Nama Perusahaan);

CEO Name (Nama Direktur);

Address (Alamat Perusahaan);

Postal Code (Kode Pos);

District (Kabupaten/Kotamadya);

Region (Propinsi);

Phone (No. Telpon Perusahaan);

Fax (facsimile Perusahaan);
E-mail.
Contoh hasil isian sbb :
4) Click , kemudian click

TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
b. Mengubah Data Vendor List
1) Dari Menu Administrator click tombol , muncul form ’Vendor List’

2) Click Nama Vendor yang akan diubah (untuk mencari bisa menggunakan
Scroll Bar naik-turun), maka akan muncul form ’Vendor-List’ yang
menampilkan data yang akan diubah, sbb :
3) Lakukan perubahan
4) Click , kemudian click

TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
c. Menghapus Data Vendor
1) Dari Menu Administrator Click tombol , muncul layar ’Vendor List’

2) Click Nama Vendor yang akan dihapus (untuk mencari bisa menggunakan
Scroll Bar naik-turun), maka akan muncul layar ’Vendor-List’ yang
menampilkan data yang akan dihapus, sbb :
3) Click , maka akan muncul permintaan konfirmasi

4) Jika yakin akan dihapus, click tombol
5) Untuk keluar dari ’Vendor List’ click
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
4. Memilih Vendor yang ikut e-ReverseAuction
a. Dari Menu Administrator Click tombol , muncul form Auction Bidder

sebagai berikut :
Pilih Data
Pilih Nama Pekerjaan
Pilih Nama Perusahaan yg telah lolos
b. Pilih pekerjaan yang sesuai

c. Pilih Nama Perusahaan yang telah memenuhi persyaratan untuk mengikuti e-
ReverseAuction, lalu click tombol
d. Ulangi langkah 3 hingga semua Bidder yang sudah dinyatakan memenuhi
persyaratan telah terdaftar di kolom ‘Selected Bidder’
e. Simpan nama Bidder yang telah dipilih dengan Click .
f. Untuk keluar dari ’Auction Bidder’ click
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
5. Monitoring Proses e-ReverseAuction
a. Dari Menu Administrator Click tombol , muncul form ’Monitoring Bidding

Process’ seperti dibawah :
Pilih Pekerjaan yang akan dimonitor
Penawaran perdana Bidder
Pesan ‘Auction belum dimulai’
 Jika para Bidder telah melakukan pemasukan penawaran perdana, maka

Keterangan :
 Bid Time akan menunjuk pada jam yang sama (sesuai dengan waktu
akan muncul pada layar monitoring ini
Opening)
b. Pilih jenis Auction dan Aktivitas (simulasi atau real)
c. Click tombol pada kolom ’Auction’ untuk memilih pekerjaan yang akan dimonitor
d. Click ’Hide Detail’ untuk tidak menampilkan keterangan pekerjaan
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
e. Tunggu beberapa saat. Jika waktu ’Starting Time’ telah tiba, maka layar
’Monitoring Bidding Process’ akan ’refresh’ setiap saat seperti dibawah :
Indikator sisa waktu
Posisi ranking selalu

terupdate realtime
 Posisi teratas menunjukkan ranking pertama

Keterangan :
 Posisi ranking akan selalu berubah sesuai dengan penawaran yang masuk.
f. Jika waktu yang telah ditentukan telah habis, maka ’refresh’ layar ’Monitoring
Bidding Process’ akan berhenti dan muncul tampilan seperti berikut :
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
6. Mencetak Hasil e-ReverseAuction
a. Menampilkan & Mencetak Data Transaksi
Tombol untuk
menampilkan laporan
1) Dari layar ’Monitoring Bidding Process’ dengan posisi ’The Auction has
ended’, click tombol , maka akan muncul layar pilihan seperti dibawah
ini:
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
2) Click tombol , maka muncul pilihan seperti dibawah :
3) Click ’Show All Vendor’, kemudian click , maka akan muncul

tampilan seperti dibawah :
Close
Print
4) Untuk mencetak, click tombol

TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
5) Untuk keluar dari tampilan, click tombol
b. Menampilkan & Mencetak Per Bidder
1) Dari layar ’Monitoring Bidding Process’ dengan posisi ’The Auction is
Finish’, click tombol , maka akan muncul layar pilihan seperti

berikut ini:

TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
3) Click ’Show Selected Vendor’, maka akan muncul tampilan seperti

dibawah:
4) Pilih Nama Bidder yang dikehendaki, kemudian click

TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
5) Untuk mencetak dan keluar, lakukan dengan cara sama seperti butir 6.a.4)
s.d 5).
c. Menampilkan & Mencetak Ranking

1) Dari layar ’Monitoring Bidding Process’ dengan posisi ’The Auction is
Finish’, click tombol , maka akan muncul layar pilihan seperti dibawah
ini:

TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
3) Untuk mencetak dan keluar, lakukan dengan cara sama seperti butir 6.a.4)
s.d 5).
7. Melihat Grafik Hasil e-ReverseAuction
a. Dari Menu Administrator Click tombol , muncul :

Keterangan :

Gambar garis bisa dirubah (click salah satu pilihan Chart Type)

Scala Harga dan Waktu bisa diatur (tentukan pada pilihan Scalling)
Grafik ini bisa dicetak dengan menekan tombol pilihan ”CETAK”
b. Untuk keluar dari Chart, click
8. Mencetak Rekap Laporan Periode tertentu

Fasilitas ini dipergunakan untuk mencetak laporan hasil e-ReverseAuction
(penghematan yang merupakan perbandingan OE, penawaran perdana dan hasil
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
e-ReverseAuction) seluruh aktifitas e-ReverseAuction dalam periode tertentu.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
a. Dari ’Menu Administrator’ click tombol , maka akan muncul layar
sbb :
Pilihan tanggal awal dan

tanggal akhir
b. Tentukan tanggal awal dan tanggal akhir dari rekap laporan yang diinginkan
seperti layar berikut :
Pilihan tanggal awal dan

tanggal akhir
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
c. Setelah tanggal ditentukan, click maka akan muncul layar sbb :
d. Untuk mencetak, click tombol

e. Untuk keluar dari tampilan, click tombol
9. Mengelola User
Fasilitas ini dipergunakan untuk mengelola (menambah, menghapus, merubah)

user-id Administrator. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
a. Dari ’Menu Administrator’ click tombol ’Report Rekap’ , maka

akan muncul layar sbb :
b. Untuk menambah user-Admin, click maka akan muncul layar sbb :
c. Masukkan Nama, Fungsi, User-id dan password, kemudian click
d. Untuk merubah user, double-click user yang dimaksud, kemudian lakukan

perubahan, selanjutnya click
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
e. Untuk menghapus user, double-click user yang dimaksud, click
f. Masukkan Nama, Fungsi, User-id dan password, kemudian click
10. Mereset User Login
Fasilitas ini dipergunakan untuk merubah status login / mereset agar user yang
sedang login dipaksa logout dari sistem. Dipergunakan apabila user sudah login,
kemudian ada sesuatu problem sistem sehingga user belum sempat logout secara
normal. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
a. Dari ’Menu Administrator’ click tombol , maka akan muncul layar

sbb :
b. Pilih dengan memberi ’checkmarked’ pada user atau bidder yang akan di-
deactive, kemudian click

c. Untuk keluar dari menu ini click
Catatan :
- Untuk mengetahui user/bidder baru yang login, dilakukan dengan
menekan/click tombol .
- Seorang user tidak bisa melakukan deactive dirinya sendiri.
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
11. Membackup Data
a. Click BackupData, makan akan muncul layar yang menampilkan daftar nama
database sbb :
b. DoubleClick nama database yang akan dibackup yaitu ‚ e-ReverseAuction’

c. Click tanda ’+’ hingga berubah menjadi ’-’ untuk menampilkan server group
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
d. Click server ’local’ kemudian click tombol ’connect’ hingga muncul layar seperti
ini :
e. Pilih data base (misalnya e-ReverseAuction) kemudian click tombol ,

maka akan muncul layar sbb :
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
f. Tentukan destinasi (tempat/folder dimana file backup akan disimpan dan nama
filenya) dengan click add pada kolom destination, misalnya seperti ini :
g. Click OK, OK, OK, maka proses backUp akan berjalan seperti berikut :
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
h. Jika sudah selesai, akan muncul layar sbb:
i. Untuk keluar, click exit
B. TATA CARA BAGI BIDDER
1. Menjalankan Aplikasi dan Masuk ke Menu ’Welcome Bidder’
a. Jalankan Aplikasi e-ReverseAuction PERTAMINA dengan meng-click pada

icon e-ReverseAuction, tunggu beberapa saat hingga muncul Menu Login sbb :
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
b. Masukkan User-Id dan Password, dan click tombol

Jika user-id/password salah muncul pesan seperti dibawah ini:
.
c. Click , kemudian ulangi dengan mengisi user-id dan password

d. Jika user-id/password benar, maka pada layar yang sama (login form) muncul
kolom untuk mengisikan Kode Pekerjaan / Kode lelang saat itu seperti pesan
seperti dibawah ini:
e. Isi ’Auction Code’ dengan kode Lelang yang telah disampaikan oleh
Administrator, kemudian Click (atau untul membatalkan)
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
f. Jika kode Lelang salah atau vendor tidak terdaftar sebagai Bidder dalam lelang
tersebut akan muncul pesan :
g. Jika kode Lelang benar atau vendor terdaftar sebagai Bidder dalam lelang
tersebut akan muncul pesan :
2. Mengganti Password
Pada saat pertama kali login, Bidder diwajibkan mengganti password. Hal ini
dimaksudkan untuk meyakinkan bahwa password tersebut hanya diketahui dan
menjadi tanggung jawab masing-masing bidder. Cara mengganti Password
adalah sbb :
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
a. Dari Form ’Menu Welcome Bidder’ click tombol , maka akan muncul
layar ’Change Password’ sbb :
b. Masukkan password baru pada kolom ’enter new password’ dan ’Confirm New
Password’, kemudian click , maka akan muncul layar ’Confirmation’
seperti dibawah ini:
c. Click , maka akan kembali ke form ’Welcome Bidder’
3. Keluar dari Aplikasi e-ReverseAuction

Dari Form ’Menu Welcome Bidder’ click tombol , maka akan keluar dari
aplikasi e-ReverseAuction dan kembali ke layar Windows.
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
4. Masuk ke Menu Bidding (untuk Evaluation type: Lumpsump)
a. Dari layar ’Menu Welcome Bidder’ click tombol , maka akan

muncul layar ’Initialize Data Bidder’ untuk memasukkan nama dan penawaran
perdana seperti layar berikut :
Check box
b. Isi Nama Lengkap Bidder (wakil dari vendor yang berwenang

menandatangani berita acara) pada kolom ‘Full Name’
c. Click pada ’check box’ disebelah kiri item yang dimaksudkan, maka akan
muncul layar sbb :
d. Masukkan angka penawaran perdana, kemudian click .

TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
e. Click tombol , maka akan muncul form ’Initialize Data Bidder’ yang
sudah terisi nama wakil vendor yang bersangkutan dengan harga penawaran
perdana pada masing-masing item seperti dibawah.
f. Lakukan pengecekan terhadap data yang sudah dimasukkan, jika masih ada
yang perlu diubah/diedit, Click tombol , maka akan kembali ke
langkah b. Lakukan hingga langkah f.
g. Jika yakin data sudah benar semua, click tombol , maka akan muncul
layar seperti dibawah ini:
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
Sambil menunggu, masih ada kesempatan untuk melakukan perbaikan

penawaran perdana dengan click tombol , maka akan kembali ke
butir a.
h. Tunggu beberapa saat, jika waktu ‘starting time’ yang diset telah tiba, maka
secara otomatis layar akan muncul form ‘Bidding-Process’ sbb :
Indikator Waktu Tersisa
Ranking selalu ter-update
Setelah muncul layar seperti diatas, berarti Waktu Auction telah dimulai, dan
Bidder bisa mulai melakukan bidding.
i. Perhatikan Ranking dan waktu tersisa. Jika ingin memperbaiki penawaran
(bid ulang) isikan harga penawaran yang baru ke kolom ’your bid’ (misalnya
1.250.000.000,-), kemudian click tombol , akan muncul layar
konfirmasi kebenaran dari angka yang dimasukkan
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
j. Jika sudah yakin dengan harga penawarannya, click , jika akan

memperbaiki, click .
k. Monitor kembali layar Bidding process (karena posisi ranking dan penawaran
terendah akan berubah setiap saat).
Menunjukkan posisi ranking

satu
 Penawaran harus lebih rendah dari penawaran sebelumnya, minimal

Catatan :
sebanyak decrement yang telah ditentukan.

 Pada saat posisi ranking satu, pada layar akan muncul simbol ‘palu’
l. Jika waktu telah habis, maka sistem akan Closing secara otomatis dan pada
 Jika terdapat penawaran yang sudah lebih kecil atau sama dengan OE,
layar akan menampilkan pesan sbb :
maka akan ditampilkan urutan ranking dan nilai penawaran dari seluruh
bidder seperti berikut
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
 Jika belum terdapat penawaran yang sudah lebih kecil atau sama dengan
OE, maka akan ditampilkan pesan re-ReverseAuction seperti berikut :
5. Masuk ke Menu Bidding (untuk Evaluation type: Itemize)

Check box
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
b. Isi Nama Lengkap Bidder (wakil dari vendor yang berwenang menandatangani
berita acara) pada kolom ‘Full Name’
c. Click pada ’check box’ disebelah kiri item yang dimaksudkan, Masukkan angka
penawaran perdana, kemudian click .
d. Ulangi langkah c. Untuk item yang lain
e. Click tombol , maka akan muncul form ’Initialize Data Bidder’ yang
perdana pada masing-masing item seperti berikut:
f. Lakukan pengecekan terhadap data yang sudah dimasukkan, jika masih ada
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
g. Jika yakin data sudah benar semua, click tombol , maka akan muncul
layar seperti dibawah ini:
h. Sambil menunggu, masih ada kesempatan untuk melakukan perbaikan

penawaran perdana dengan click tombol , maka akan kembali ke butir
a.
i. Tunggu beberapa saat, jika waktu ‘starting time’ yang diset telah tiba, maka

TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
j. Setelah muncul layar seperti diatas, berarti Waktu Auction telah dimulai, dan
k. Perhatikan Ranking dan waktu tersisa. Jika ingin memperbaiki penawaran (bid
ulang) isikan harga penawaran yang baru ke kolom ’your bid’ (misalnya pada
kolom item Uk. 5 ltr akan diperbaiki menjadi 10.000), kemudian click tombol
, akan muncul layar konfirmasi kebenaran dari angka yang dimasukkan
l. Jika sudah yakin dengan harga penawarannya, click , jika akan

m. Monitor kembali layar Bidding process (karena posisi ranking dan penawaran
n. Jika waktu telah habis, maka sistem akan Closing secara otomatis dan pada
maka akan ditampilkan urutan ranking dan nilai penawaran dari bidder.
Penawaran yang masih diatas OE di’hidden’ seperti berikut :
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
6. Masuk ke Menu Bidding (untuk Evaluation type: Merit Point)

Check box
Isikan nilai teknis
c. Isikan ‘nilai teknis’ yang telah diberikan oleh panitia lelang.
d. Click pada ’check box’ disebelah kiri item yang dimaksudkan, maka akan muncul
layar sbb :
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
e. Masukkan angka penawaran perdana, kemudian click .
f. Click tombol , maka akan muncul form ’Initialize Data Bidder’ yang
perdana pada masing-masing item seperti dibawah.
g. Lakukan pengecekan terhadap data yang sudah dimasukkan, jika masih ada
h. Jika yakin data sudah benar semua, click tombol ,
Sambil menunggu, masih ada kesempatan untuk melakukan perbaikan

penawaran perdana dengan click tombol , maka akan kembali ke
butir a.
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
i. Tunggu beberapa saat, jika waktu ‘starting time’ yang diset telah tiba, maka
Setelah muncul layar seperti diatas, berarti Waktu Auction telah dimulai,
dan Bidder bisa mulai melakukan bidding.
j. Perhatikan Ranking dan waktu tersisa. Jika ingin memperbaiki penawaran (bid
ulang) isikan harga penawaran yang baru ke kolom ’your bid’ (misalnya
11.500.000.000,-), kemudian click tombol , akan muncul layar konfirmasi
kebenaran dari angka yang dimasukkan
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
k. Jika sudah yakin dengan harga penawarannya, click , jika akan

l. Monitor kembali layar Bidding process (karena posisi ranking dan penawaran

Catatan :
sebanyak decrement yang telah ditentukan.
m. Jika waktu telah habis, maka sistem akan Closing secara otomatis dan pada
bidder seperti berikut

satu
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
7. Masuk ke Menu Bidding (untuk Evaluation type: Dual Currency)

Dual Currency
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
c. Click pada ’check box’ disebelah kiri item ‘komponen RUPIAH’, maka akan muncul
layar sbb :
d. Masukkan angka penawaran perdana, kemudian click .

e. Lakukan langkah c-d untuk ’komponen mata uang yang lain, misalnya DOLLAR’.
f. Click tombol , maka akan muncul form ’Initialize Data Bidder’ yang sudah
terisi nama wakil vendor yang bersangkutan dengan harga penawaran perdana
pada masing-masing item seperti dibawah.
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
g. Lakukan pengecekan terhadap data yang sudah dimasukkan, jika masih ada yang
perlu diubah/diedit, Click tombol , maka akan kembali ke langkah b.
Lakukan hingga langkah f.
h. Jika yakin data sudah benar semua, click tombol ,
i. Tunggu beberapa saat, jika waktu ‘starting time’ yang diset telah tiba, maka secara
otomatis layar akan muncul form ‘Bidding-Process’ sbb :
Setelah muncul layar seperti diatas, berarti Waktu Auction telah dimulai, dan
j. Perhatikan Ranking dan waktu tersisa. Jika ingin memperbaiki penawaran (bid
ulang) isikan harga penawaran yang baru ke kolom ’your bid’ (misalnya komponen
Rupiah menjadi 900.000.000,- dan komponen DOLLAR menjadi 8.000.000,-),
kemudian click tombol , akan muncul layar konfirmasi kebenaran dari
angka yang dimasukkan
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
k. Jika sudah yakin dengan harga penawarannya, click , jika akan

l. Monitor kembali layar Bidding process (karena posisi ranking dan penawaran

satu
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
Catatan :
sebanyak decrement yang telah ditentukan. Perhitungan berdasarkan
total nilai ekuivalen.
 Perubahan penawaran bisa dilakukan terhadap salah satu komponen atau
terhadap kedua komponen secara bersama-sama.
m. Jika waktu telah habis, maka sistem akan Closing secara otomatis dan pada layar
akan menampilkan pesan sbb :
bidder.
TATA KERJA INDIVIDU

REVISI KE :1
AUCTION
VI. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN

Hasil dari e-ReverseAuction mendapatkan harga terendah/terbaik yang paling
menguntungkan bagi Perusahaan.
TATA KERJA INDIVIDU
PENYUSUNAN HARGA SATUAN UNTUK
PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI
STRATEGIC SOURCING
No.C-005/I00020/2010-S0
REVISI KE - 2
PERTAMINA
TATA KERJA INDIVIDU
JUDUL : PENYUSUNAN HARGA SATUAN UNTUK BERLAKU TMT : 25 FEBRUARI 2013
PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI HALAMAN : 1 dari 7
STRATEGIC SOURCING

Metode : Tatalaksana Penyusunan Harga Acuan Untuk Pengadaan Barang/Jasa
Melalui Strategic Sourcing
Teknik : Analisis Harga
II. REFERENSI
2. TKO Pengadaan Barang/Jasa dengan metode Strategic Sourcing No.
B-003/I00020/2010-S0 Revisi ke-2

1. Pendidikan Minimal D3 dan sederajat.
2. Analis Fungsi Strategic Sourcing yang ditunjuk/diberi wewenang dan menguasai
teknik dalam mengevaluasi Penyedia barang/jasa dengan metode Strategic
Sourcing.
dilaksanakan.
4. Menguasai kondisi lapangan dan lingkungan di lokasi pekerjaan.
5. Memahami dan menguasai berbagai metode pelaksanaan pekerjaan dan
mengetahui mana yang paling efisien.
6. Diutamakan yang telah mendapat pelatihan mengenai pengadaan barang/jasa
termasuk penyusunan Clean Sheet, TCO, LPP, LBP.
IV. INSTRUKSI KERJA

A. Clean Sheet Pengadaan Barang
1. Kumpulkan data pendukung dari supplier dan user, antara lain :
A. Manufacturing proses;
B. Bill of Material;
C. Harga pembelian terakhir;
D. Acuan harga yang dikeluarkan oleh Departemen/Lembaga/ Asosiasi;
E. Jurnal/publikasi harga;
F. Price List Pabrikan/Agen;
G. Hasil survey pasar.
a. Kurs waktu data diperoleh;
TATA KERJA INDIVIDU
STRATEGIC SOURCING
b. Inflasi/deflasi;
c. Kondisi pasar;
d. Masa berlakunya harga.
Apabila tidak tersedia data harga yang valid, lakukan sourcing domestik
dan luar negeri dengan menggunakan media facsimile, internet, atau
media lainnya ke sumber-sumber yang paling hulu, antara lain :
a. Pabrikan domestik /luar negeri;
b. Agen domestik /luar negeri;
c. Distributor;
d. Perwakilan luar negeri;
e. Konsul perdagangan;
f. Survey pasar.
3. Buat identifikasi tambahan data yang dibutuhkan jika masih diperlukan.
4. Susun Komponen Biaya Utama atas barang yang akan dibeli seperti :
a. Material, diantaranya : (disesuaikan dengan jenis barangnya)
a. Raw Material;
b. Komponen tambahan yang dibeli;
c. Scrap.
b. Non Material, diantaranya : (disesuaikan dengan jenis barangnya)
a. Biaya Produksi:
a) Labor;
b) Equipment.
b. Overhead:
a) Transport;
b) Warranty;
c) Iklan;
d) Research & Development.
Catatan :
a. Pada prinsipnya harga material (4.a.) adalah harga sampai lokasi pekerjaan
(site).
b. Dalam hal perhitungan harga material berdasarkan pembelian (SP/PO)
terakhir tidak boleh memperhitungkan faktor keuntungan.
c. Apabila material berasal dari luar negeri (impor) dan Perusahaan yang membuka
L/C maka dalam rumus di atas terhadap unsur material tersebut tidak
TATA KERJA INDIVIDU
STRATEGIC SOURCING
diperhitungkan keuntungan, namun ongkos angkut dari pelabuhan dimasukan

sebagai unsur transport.
d. Dalam pembuatan Clean Sheet tidak dimasukkan unsur PPN.
e. Dalam pembuatan perkiraan harga tidak boleh dimasukkan biaya tak terduga,
biaya lain-lain dan pajak penghasilan penyedia barang/jasa (PPh).
5. Hitung biaya awal dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Raw Material A
Komponen tambahan yang dibeli B
Scrap C
Material D = A+B+C
Labor E
Equipment F
Produksi G = E+F
Transport H
Warranty (Bila Ada) I
Iklan (Bila Ada) J
Research & Development (Bila Ada) K
Overhead L = H+I+J+K
Non Material M = G+L

Keuntungan P
Total Biaya T = P+D+M
6. Lakukan peninjauan lapangan/site visit (Jika diperlukan), untuk mengetahui

cara pembuatan atas barang tersebut.
a. Sesuaikan Clean Sheet berdasarkan asumsi manufacturing proses
yang sudah disusun dengan kondisi lapangan pada saat site visit.
b. Konfirmasi dengan manufacturing untuk penyamaan persepsi atas
komponen biaya utama atas barang tersebut.
c. Teliti biaya spesifik yang diperlukan (sesuaikan dengan hasil site visit)
7. Lakukan perhitungan Clean Sheet secermat mungkin
8. Kirim Clean Sheet kepada Manajer Strategic Sourcing untuk pengesahan,
dan gunakan sebagai dasar melakukan negosiasi.
TATA KERJA INDIVIDU
STRATEGIC SOURCING
B. Clean Sheet Pengadaan Jasa (disesuaikan dengan jenis kegiatannya)

1. Tentukan unsur-unsur Clean Sheet, antara lain :
a. Volume Pekerjaan;
b. Harga Material;
c. Biaya Upah/Jasa, termasuk biaya transportasi dan akomodasi personil (bila ada);
d. Biaya Sewa/Peralatan;
e. Biaya Mobilisasi/Demobilisasi (bila ada);
f. Biaya yang terkait dengan HAKI (bila ada);
g. Biaya asuransi peralatan dan personil (bila ada).
h. Semua komponen dalam perhitungan Clean Sheet tidak termasuk PPN.
2. Cari data harga unsur-unsur Clean Sheet dari sumber data harga yang tersedia,
antara lain :
a. Harga kontrak terakhir;
b. Hasil sourcing sebelumnya;
c. Analisis harga satuan pekerjaan;
d. Harga pasar;
e. Harga kontrak sejenis;
f. Acuan harga yang dikeluarkan oleh Departemen/Lembaga/ Asosiasi;
g. Jurnal/publikasi harga;
h. Price List Pabrikan/Agen.
3. Periksa validitas data harga. Dalam menentukan valid tidaknya data harga yang
tersedia, perhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Kurs pada saat pembuatan Clean Sheet;
dipakai dicantumkan dalam Clean Sheet;
b. Inflasi/deflasi;
c. Kondisi pasar;
4. Buat Clean Sheet jika data harga masih valid.
5. Lakukan sourcing domestik dan luar negeri dengan menggunakan media facsimile,
internet, atau media lainnya ke sumber-sumber yang paling hulu, apabila tidak
tersedia data harga yang valid, antara lain:
a. Pabrikan domestik / luar negeri;
b. Agen domestik / luar negeri;
c. Distributor;
d. Perwakilan luar negeri;
TATA KERJA INDIVIDU
STRATEGIC SOURCING
e. Konsul perdagangan;
f. Survey pasar.
6. Masukkan data yang diperoleh ke dalam Bank Data Harga apabila mendapat
jawaban dari hasil sourcing
7. Lakukan perhitungan Clean Sheet secermat mungkin.
8. Kirim Clean Sheet kepada Manajer Strategic Sourcing untuk pengesahan, dan
gunakan sebagai dasar melakukan negosiasi.
C. TCO (Total Cost Of Ownership)

1. Kumpulkan data pendukung dari Penyedia Barang/Jasa dan Fungsi
Pengguna, antara lain :
a. Diagram alir atas kepemilikan barang;
b. Acuan harga barang (Price List, Jurnal, Publikasi, Market Price, Last PO
dll).
2. Gambarkan struktur biaya dari TCO berdasarkan perhitungan, estimasi harga
dari para ahli, dan lain sebagainya, diantaranya : (disesuaikan dengan jenis
barangnya)
a. Biaya Eksternal (External Cost)
1) Harga Beli Barang;
2) Biaya Pengepakan;
3) Biaya Pengiriman.
b. Biaya Internal (Internal Cost)
1) Biaya Material Handling;
2) Biaya Pemeliharaan;
3) Biaya Perencanaan;
4) Biaya Logistik;
5) Biaya Penyimpanan;
6) Biaya Administrasi Pembayaran;
7) Biaya Asuransi.
c. Biaya Bersama (Joint Cost)
1) Biaya Pengendalian Mutu;
2) Biaya Penelitian dan Pengembangan;
3) Biaya lain-lain.
3. Tampilkan Total Cost Ownership (TCO) dalam bentuk diagram bagan.
TATA KERJA INDIVIDU
STRATEGIC SOURCING
4. Lakukan analisa biaya (cost-driven) dari komponen harga.

5. Kirim Total Cost Ownership (TCO) kepada Manajer Strategic Sourcing untuk
pengesahan, dan gunakan sebagai dasar melakukan negosiasi.
D. LPP (Linear Performance Pricing)

1. Cari data harga dari berbagai sumber data harga yang tersedia dari
Penyedia barang/jasa atau sumber lainnya untuk satu jenis barang yang
sama.
2. Tentukan performance parameter yang akan dibanding dari setiap data
harga yang diperoleh berdasarkan paramater yang paling dominan, contoh;
kapasitas produksi, tingkat kenyamanan, kualitas barang/jasa, dan lain-lain.
3. Petakan/plot data harga yang ada berdasarkan performance dari jenis
barang yang sama dengan sumber yang berbeda.
4. Buat regresi linier untuk mendapatkan kurva harga-performance dan pilih
parameter performance terbaik.
5. Cek kewajaran dari perbedaan pada harga dan performance berdasarkan
konsep, proses produksi, penambahan fungsi, dan lain-lain.
6. Identifikasi target kurva harga terendah berdasarkan Benchmarking, Value
analysis, Technical feasibility, Representation of synthetically best solution
(ideas from benchmarking), Own innovative Ideas, dan Productivity
potential of suppliers.
7. Identifikasi kemungkinan potensi tertinggi dalam penurunan biaya dari
berbagai parameter yang ditentukan.
8. Kirim LPP kepada Manajer Strategic Sourcing untuk pengesahan, dan
gunakan sebagai dasar melakukan negosiasi.
E. LBP (Lowest Based Price)

1. Cari data harga dari berbagai sumber yang tersedia, antara lain :
a. Harga pembelian terakhir;
b. Hasil sourcing sebelumnya;
c. Acuan harga yang dikeluarkan oleh Departemen/Lembaga/ Asosiasi;
d. Jurnal/publikasi harga;
e. Price List Pabrikan/Agen;
f. Hasil survey pasar;
g. MR (Material Requisition)/PR (Purchase Requisition);
h. Harga penawaran Penyedia barang/jasa.
TATA KERJA INDIVIDU
STRATEGIC SOURCING
a. Kurs waktu data diperoleh;
b. Inflasi/deflasi;
c. Kondisi pasar;
3. Lakukan perbandingan harga untuk setiap item dari struktur harga yang
disusun secermat mungkin jika data harga masih valid.
4. Ambil Harga terendah dari setiap item pada struktur harga sebagai harga
acuan baru yang disusun dalam Lowest Based Price.
5. Kirim Lowest Based Price (LBP) kepada Manajer Strategic Sourcing untuk
pengesahan, dan gunakan sebagai dasar melakukan negosiasi.
V. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN

Diperoleh harga acuan yang wajar dan paling menguntungkan, dengan tolok ukur:
1. Perhitungannya bisa digunakan sebagai acuan harga negosiasi untuk
mendapatkan harga pembelian yang wajar.
2. Harga pembelian yang diperoleh/disepakati dapat mendekati perhitungan Harga
Acuan
TATA KERJA INDIVIDU
EVALUASI PENAWARAN
(STRATEGIC SOURCING)
No.C-006/I00020/2010-S0
REVISI KE - 2
PERTAMINA
TATA KERJA INDIVIDU
JUDUL : EVALUASI PENAWARAN (STRATEGIC BERLAKU TMT : 25 FEBRUARI 2013
SOURCING) HALAMAN : 1 dari 4

Metode : Tatalaksana Evaluasi Penawaran (Strategic Sourcing)
II. REFERENSI
B-003/I00020/2010-S0 Revisi ke-2

Minimal D3 (diutamakan Teknik/Ekonomi) dengan kualifikasi sebagai berikut:
1. Pekerja tetap yang ditunjuk oleh Pejabat yang berwenang untuk melakukan
evaluasi yang ditunjukkan dengan memorandum yang disampaikan
Pengguna Barang/Jasa ke Fungsi Strategic Sourcing.
dilaksanakan.
3. Memahami dan menguasai evaluasi penawaran Pengadaan Barang/Jasa
dan dapat menentukan peringkat Penyedia Barang/Jasa.
4. Tidak pernah melanggar kode etik profesi.
IV. INSTRUKSI KERJA

Evaluasi Penawaran dilakukan dalam 3 (tiga) tahapan yaitu Evaluasi Teknis,
Evaluasi Harga Penawaran dan Evaluasi Akhir (SAM)
A. EVALUASI TEKNIS
1. Lakukan rapat koordinasi dengan Fungsi Pengguna/User untuk
penyusunan kriteria dan bobot evaluasi.
2. Gunakan kriteria untuk Evaluasi Teknis :
1) Kriteria Evaluasi Teknis untuk Pengadaan Barang
a. Quality : yaitu penilaian barang dengan mengevaluasi sample dari
produk yang ditawarkan
b. Service/Product Support : yaitu yang berhubungan delivery,
kapasitas produksi, garansi produk, dan additional service dari
produk yang ditawarkan
2) Kriteria Evaluasi Teknis untuk Pengadaan Jasa
a. Quality : yaitu penilaian proposal pekerjaan melalui presentasi
b. Service : yaitu penilaian untuk jasa tambahan yang diberikan/
additional service
3. Tetapkan sub-kriteria untuk setiap kriteria yang akan dievaluasi pada
Evaluasi Teknis yang disesuaikan dengan kebutuhan dan ruang
lingkup pekerjaan. Penetapan sub-kriteria disusun bersama dengan
Fungsi Pengguna/User.
TATA KERJA INDIVIDU
4. Tambahkan kriteria untuk Evaluasi Supplier Assessment Matrix (Akhir)

yang akan dimasukkan jika diperlukan, selain dari kriteria dalam evaluasi
berikut,:
Kriteria Evaluasi Akhir/Supplier Assessment Matrix
1) Quality
2) Service
3) Price
5. Tentukan prioritas dari kriteria yang akan dilakukan dalam evaluasi.
6. Tentukan tingkat kepentingan dari masing masing kriteria terhadap
kriteria yang lain, dengan menggunakan skala 1 sampai dengan 9.
Contoh:
Kriteria A 9 8 7 6 5 4 3 2 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 Kriteria B
7. Buatkan rangkuman hasil kesepakatan yang telah dilakukan ke dalam

matrix pairwise comparison berikut ;
Kriteria A B C
A A:A A:B A:C
B B:A B:B B:C
C C:A C:B C:C
8. Hitung bobot masing masing kriteria tersebut dengan melakukan

penjumlahan dan dibagi dengan total hasil penjumlahan.
Kriteria A B C Total Bobot

A A:A A:B A:C =sum(A:A;A:B;A:C) (A/Total)*100%
B B:A B:B B:C =sum(B:A;B:B;B:C) (B/Total)*100%
C C:A C:B C:C =sum(C:A;C:B;C:C) (C/Total)*100%
Total Total=sum(A;B;C) 100%
B. EVALUASI HARGA PENAWARAN

Lakukan evaluasi harga penawaran dan/atau harga hasil negosiasi terakhir
dibandingkan dengan harga acuan yang telah disusun dan/atau Owner
Estimate.
TATA KERJA INDIVIDU
C. EVALUASI AKHIR (PENGGABUNGAN EVALUASI TEKNIS DAN EVALUASI

HARGA PENAWARAN) / SUPPLIER ASSESMENT MATRIX (SAM)
1. Buat rangkuman semua hasil penilaian untuk masing masing kriteria dan
subkriteria evaluasi termasuk harga akhir kesepakatan untuk setiap
Penyedia Barang/Jasa dalam satu form Supplier Assessment Matrix.
2. Lakukan perhitungan nilai minimum dan nilai maksimum dari masing
masing kriteria dan subkriteria dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Data yang digunakan dalam evaluasi adalah seluruh data yang
tersedia dalam evaluasi (yaitu terdiri dari nilai OE dan data penawaran
penyedia Barang/Jasa);
b. Nilai maksimal dan minimal dilihat dari sebaran data yang tersedia;
c. Jika penentuan nilai maksimal dan minimal tidak dapat dipenuhi
sebagai mestinya, maka Tim Sourcing akan melakukan forum
challenge session sehingga didapat kesepakatan bersama.
3. Lakukan perhitungan nilai dari setiap kriteria/subkriteria dengan
menggunakan rumus sebagai berikut;
Score 1 y 5
Data Min = x Max=

B A
Dimana jika yang dicari adalah nilai PT A maka :

y : Nilai PT A
x : Data PT A
A : Data terbaik (maximum data)
B : Data terburuk (minimum data)
4. Lakukan perhitungan total nilai masing masing kriteria dengan
menjumlahkan total perkalian nilai yang diperoleh dengan bobot yang
telah ditetapkan dari masing masing subkriteria.
5. Lakukan perhitungan total nilai dengan menjumlahkan total perkalian nilai
yang diperoleh dengan bobot yang telah ditetapkan dari masing masing
kriteria.
6. Tandatangani hasil rekapitulasi Supplier Assessment Matrix.
7. Kirim hasil rekapitulasi kepada Pimpinan Fungsi/Bagian Strategic
Sourcing, untuk mendapatkan persetujuan.
TATA KERJA INDIVIDU
V. INDIKATOR & UKURAN KEBERHASILAN

Diperoleh Penyedia Barang/jasa yang terbaik, baik dari sisi harga maupun
performance diterima oleh Pengguna Barangg/Jasa sehingga pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa dapat terlaksana dengan baik dan dapat
dipertanggungjawabkan.
VI. LAMPIRAN
Lampiran - Form Supplier Assessment Matrix
TATA KERJA INDIVIDU
PENYUSUNAN ANALISA INDUSTRI
No.C-007/I00020/2010-S0
REVISI KE - 2
PERTAMINA
TATA KERJA INDIVIDU
JUDUL : PENYUSUNAN ANALISA INDUSTRI BERLAKU TMT : 25 FEBRUARI 2013
HALAMAN : 1 dari 3

Metode : Tata laksana Penyusunan Analisa Industri
Alat (tools) : Porter Five Forces Analysis
II. REFERENSI
B-003/I00020/2010-S0 Revisi ke-2

1. Fungsi/Bagian Strategic Sourcing yang ditunjuk/diberi wewenang melakukan
evaluasi dan menguasai teknik menganalisa industri terkait Pengadaan Barang /
Jasa.
2. Pendidikan minimal D3 atau sederajat.
IV. INSTRUKSI KERJA

1. Gunakan Porter Five Forces Analysis untuk mengevaluasi dan menganalisa
karakteristik dan struktur yang mempengaruhi suatu industri.
2. Cari data yang dibutuhkan sebagai landasan untuk penetapan kriteria
(High/Medium/Low) dari masing masing “Forces”, diantaranya yaitu:
a. Jumlah pemasok dari industri komoditas barang/jasa yang dianalisa;
b. Total kebutuhan industri terhadap bahan baku komoditas;
c. Total kapasitas supply dari pemasok yang tersedia;
d. Nilai Investasi untuk mendirikan industri dari komoditas tersebut;
e. Tingkat pertumbuhan industri dari komoditas yang dianalisa;
f. Regulasi yang mengatur segala hal yang berhubungan dengan komoditas;
g. Total kapasitas yang tersedia di industri yang memproduksi/menyediakan
komoditas;
h. Jumlah kebutuhan Perusahaan dibandingkan terhadap total kapasitas yang
tersedia di industri yang memproduksi/menyediakan komoditas;
i. Jumlah kebutuhan perusahaan lain terhadap komoditas tersebut;
j. Jumlah kebutuhan pembeli secara global;
k. Jumlah industri yang bergerak dalam komoditas tersebut;
3. Lakukan pengecekan validitas dan perbaharuan data tersebut diatas minimal
satu tahun sekali.
TATA KERJA INDIVIDU
HALAMAN : 2 dari 3
4. Tentukan kriteria (High/Medium/Low) untuk Force “Supplier Power” dengan

mengacu kepada data yang telah dikumpulkan pada point 2, dengan ketentuan
dari masing-masing kriteria sebagai berikut ;
a. High : jika total kapasitas supply dari pemasok bahan baku industri lebih
kecil dari jumlah kebutuhan industri terhadap bahan baku komoditas
tersebut, dan jika jumlah pemasok bahan baku adalah sama atau lebih dari
satu perusahaan
b. Low : jika total kapasitas suppli dari pemasok bahan baku industri lebih
besar dari jumlah kebutuhan industri terhadap bahan baku komoditas
tersebut, dan jika jumlah pemasok bahan baku adalah lebih dari satu
perusahaan
5. Tentukan kriteria (High/Medium/Low) untuk Force “New Entrants” dengan
dari masing-masing kriteria sebagai berikut;
a. High : jika pertumbuhan industri untuk sektor komoditas yang dianalisa
diindikasikan tinggi, disertai dengan nilai investasi yang dibutuhkan untuk
mendirikan perusahaan untuk sektor komoditas tersebut relatif rendah, dan
regulasi yang mengatur terhadap industri komoditas tersebut longgar.
b. Low : jika pertumbuhan industri untuk sektor komoditas yang dianalisa
diindikasikan rendah, disertai dengan nilai investasi yang dibutuhkan untuk
mendirikan perusahaan untuk sektor komoditas tersebut relatif tinggi, dan
regulasi yang mengatur terhadap industri komoditas tersebut sangat ketat.
6. Tentukan kriteria (High/Medium/Low) untuk Force “Buying Power” dengan
dari masing masing kriteria sebagai berikut;
a. High : jika jumlah kebutuhan Perusahaan terhadap komoditas tersebut lebih
besar dari kebutuhan komoditas secara global, dan kapasitas industri relatif
lebih besar dari total kebutuhan global terhadap komoditas tersebut.
b. Low : jika jumlah kebutuhan Perusahaan terhadap komoditas tersebut lebih
kecil dari kebutuhan komoditas secara global, dan kapasitas industri relatif
lebih kecil dari total kebutuhan global terhadap komoditas tersebut.
7. Tentukan kriteria (High/Medium/Low) untuk Force “Substitution Threat” dengan
dari masing masing kriteria sebagai berikut;
a. High : jika diketahui bahwa perkembangan teknologi yang sangat tinggi
terhadap komoditas tersebut, dan kemampuan internal Perusahaan yang
dinilai cukup tinggi mengenai komoditas tersebut, serta regulasi yang
mengatur tidak ketat mengenai komoditas
TATA KERJA INDIVIDU
HALAMAN : 3 dari 3
b. Low : jika diketahui bahwa perkembangan teknologi adalah rendah

terhadap komoditas tersebut, dan diikuti oleh kemampuan internal
Perusahaan yang dinilai rendah mengenai komoditas tersebut, serta regulasi
yang mengatur secara sangat ketat mengenai komoditas
8. Tentukan kriteria (High/Medium/Low) untuk Force “Rivalry” dengan mengacu
kepada data yang telah dikumpulkan pada point 2, dengan ketentuan dari
masing masing kriteria sebagai berikut;
a. High : jika jumlah perusahaan yang bergerak dalam industri komoditas
tersebut lebih dari satu perusahaan, dan kapasitas perusahaan secara total
lebih besar dari kebutuhan total secara global.
b. Low : jika jumlah perusahaan yang bergerak dalam industri komoditas
tersebut lebih atau hanya satu perusahaan, dan kapasitas perusahaan
secara total lebih kecil dari kebutuhan total secara global.
9. Buat kesimpulan dari hasil penetapan dari kriteria dari masing masing Force
secara keseluruhan
10. Buat Sourcing Strategy berdasarkan hasil dari Porter Five Forces Analysis yang
disetujui oleh Pimpinan Fungsi/Bagian Strategic Sourcing .

Ukuran keberhasilan apabila Porter Five Forces Analysis dapat menghasilkan analisa
industri yang dapat digunakan dalam menetapkan sourcing strategy.
TATA KERJA INDIVIDU
PENYUSUNAN SOURCING STRATEGY
No.C-008/I00020/2010-S0
REVISI KE - 2
PERTAMINA
TATA KERJA INDIVIDU
JUDUL : PENYUSUNAN SOURCING STRATEGY BERLAKU TMT : 25 FEBRUARI 2013
HALAMAN : 1 dari 3

Metode : Tatalaksana Penyusunan Sourcing Strategy
Teknik : Matrix Sourcing Strategy
II. REFERENSI
2. TKO Pengadaan Barang/Jasa dengan metode Strategic Sourcing
No. B-003/I00020/2010-S0 Revisi ke-2.

1. Pekerja Fungsi/Bagian Strategic Sourcing yang ditunjuk/diberi wewenang
melakukan evaluasi dan menguasai teknik menganalisa industri terkait
Pengadaan Barang/Jasa.
2. Pendidikan minimal D3 atau sederajat.
IV. INSTRUKSI KERJA

1. Lakukan pemetaan hasil Analisa Industri dengan melihat hasil penetapan criteria
dari masing-masing forces, yaitu
a. Buying Power disingkat dengan BP;
b. Rivalry Power disingkat dengan RP;
c. Supply Power disingkat dengan SP;
d. New Entrants Power disingkat dengan NE;
e. Substitution Power disingkat dengan SB.
2. Tetapkan kondisi dari “Difficulty of Obtaining Supply – Tingkat kesulitan dalam
supply barang/jasa” dengan mengacu kepada hal hal berikut;
1) Nyatakan “Low” jika :
a. Minimal 3 kriteria dibawah ini memenuhi;
a) Buying Power (BP) : “HIGH”
b) Rivalry Power (RP) : “HIGH”
c) Supply Power (SP) : “LOW”
d) New Entrants Power (NE) : “HIGH”
e) Substitution Power (SB) : “HIGH”
b. Supply Power (SP) adalah “LOW” jika kriteria yang memenuhi kurang dari
3 kondisi diatas
2) Nyatakan “High” jika :
a. Minimal 3 kriteria dibawah ini memenuhi;
TATA KERJA INDIVIDU
HALAMAN : 2 dari 3
a) Buying Power (BP) : “LOW”

b) Rivalry Power (RP) : “LOW”
c) Supply Power (SP) : “HIGH”
d) New Entrants Power (NE) : “LOW”
e) Substitution Power (SB) : “LOW”
b. Supply Power (SP) adalah “HIGH” jika criteria yang memenuhi kurang dari
3 kondisi diatas
3. Masukan nilai total proyek yang akan dilaksanakan, yang dapat mengacu
kepada nilai budget atau nilai Harga Acuan yang telah ditetapkan.
4. Tetapkan Impact on End Product Value dengan berdasarkan hal dibawah ini
a. Nyatakan “Low” jika nilai project < 10 M
b. Nyatakan “High” jika nilai project > 10 M.
Penentuan sumbu x: Difficulty of Obtaining Supply – tingkat kesulitan dalam

supply barang/jasa
Penentuan sumbu y: Impact on End Product Value – Dampak terhadap Nilai
Akhir Produk
5. Petakan koordinat sourcing strategy kedalam 4 kuadran yang telah ditetapkan
sesuai dengan koordinat sumbu x dan sumbu y yang dihasilkan diatas.
6. Tetapkan strategi yang akan dilaksanakan dari kuadran yang telah ditetapkan
berdasarkan tabel berikut:
TATA KERJA INDIVIDU
HALAMAN : 3 dari 3
7. Gunakan Form “Sourcing Strategy” untuk merangkum semua hasil analisa yang
telah dilakukan diatas.
8. Mintakan persetujuan Pimpinan Fungsi/Bagian Strategic Sourcing atas Sourcing
Strategy yang telah disusun.

Menghasilkan suatu sourcing strategy yang dapat dijadikan acuan kerja dalam
melakukan proses sourcing.

SK 51 Rev-02 PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SK 51 Rev-02 PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEDOMAN

PENGADAAN BARANG / JASA

BAB I UMUM ..........................................................................................................1

BAB II PRINSIP, ETIKA DAN KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA .........8

BAB III KUALIFIKASI, TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB ....................12

BAB IV SERTIFIKASI, PRAKUALIFIKASI DAN PENGGOLONGAN

BAB V SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA ...................................................27

BAB VII PENGADAAN BARANG/JASA YANG TIDAK DIATUR OLEH

BAB VIII PENILAIAN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA .................................59

BAB IX PENGAWASAN .........................................................................................65

BAB X LAIN-LAIN ..................................................................................................67

Pertamina sebagai badan usaha perlu melakukan Pengadaan Barang/Jasa secara

sistem Pengadaan Barang/Jasa, perjanjian kontrak, penilaian dan pengawasan,

22. Join Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa yang diproses

31. Owner’s Estimate (OE)/Harga Perhitungan Sendiri (HPS) adalah perkiraan

b. Auditor yakin, atas dasar auditnya, bahwa laporan keuangan berisi

A. PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG/JASA

B. ETIKA PENGADAAN BARANG/JASA

pabrikan, skala keekonomian, Total Cost of Ownership, dll), melalui

14. Mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan

A. KUALIFIKASI PIHAK TERKAIT DALAM PROSES PENGADAAN

B. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT BERWENANG

C. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGGUNA

D. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGADAAN

E. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PANITIA PENGADAAN

F. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI TERKAIT

5) Memeriksa dokumen sertifikasi dan prakualifikasi yang terkait aspek hukum.

3) Melakukan peninjauan lapangan pada saat prakualifikasi atau evaluasi teknis

G. PELAKSANA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

H. PERSYARATAN PENYEDIA BARANG/JASA

/prakualifikasi, disertai Surat Kuasa dari Penyedia Barang/Jasa Luar Negeri

Persyaratan Penyedia Barang/Jasa tersebut di atas dapat dicantumkan dalam

A. SERTIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA

19) Asli Pakta Integritas (letter of undertaking) yang ditandatangani di atas

B. PRAKUALIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA

C. PENGGOLONGAN PENYEDIA BARANG/JASA

Nilai Pengadaan (ekivalen Rp.) per Klasifikasi (P-Q-R-S)

Penetapan perubahan kualifikasi penyedia barang/jasa (kenaikan kualifikasi

Untuk proses pengadaan melalui metode Strategic Sourcing, kualifikasi Penyedia

A. TAHAPAN PROSES PENGADAAN

kerjasama dari berbagai fungsi terkait (Cross Functional Team), untuk

B. METODE PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

mempertimbangkan persyaratan/kriteria yang telah ditetapkan serta masukan dari

Persyaratan/Kriteria Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa:

Panitia Pengadaan dibentuk dengan Surat Perintah yang ditandatangani oleh

pengetahuan dari penyedia barang dan/atau jasa serta diperlukan untuk

d) Harga Barang/Jasa lebih rendah atau paling tinggi sama dengan

3) Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa tersebut harus dapat dipertanggung

b. Apabila harga yang ditawarkan Penyedia Barang/Jasa melalui e-catalog

C. PENGADAAN MENGGUNAKAN APLIKASI PERTAMINA e-PROCUREMENT

5. Persetujuan atau approval melalui aplikasi Pertamina e-Procurement

efektif dibandingkan jika diproses melalui Fungsi Pengadaan. Pekerjaan yang

Contoh pekerjaan yang dapat dilakukan dengan swakelola antara lain:

9. Khusus untuk Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), hanya dapat diikutserta

E. PENGADAAN UNTUK KONDISI KHUSUS

F. METODE PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN

G. METODE EVALUASI PENAWARAN

b. Evaluasi Kualitas/Teknis, HSE Plan Minimal dan Harga Terendah

2. Multi winner dilakukan apabila terdapat lebih dari 1 (satu) pemenang

I. OWNER’S ESTIMATE (OE)/HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)

b) Lakukan evaluasi terhadap surat jawaban permintaan penurunan

3. Keputusan atas sanggahan tersebut harus disampaikan oleh Panitia

1. Sistem kontrak berdasarkan perikatan harga