PEMERINTAH KOTA PEMATANGSIANTAR

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

dr. DJASAMEN SARAGIH
Jalan Sutomo No. 230 Pematangsiantar
Telp.(0622) 23823 –23824 – 22959 Fax. (0622) 23824
Email. rsuddjasamensaragih@gmail.com, Website.
https://rsuddjasamensaragih.id

SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH dr. DJASAMEN SARAGIH
KOTA PEMATANGSIANTAR
NO. : II/TU/ /

TENTANG RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

DIREKTUR RSUD dr. DJASAMEN SARAGIH PEMATANGSIANTAR

MENIMBANG : a. Bahwa dalam rangka menyelenggarakan rekam medis yang

baik dan efisien di RSUD Dr. Djasamen Saragih Kota
Pematangsiantar.
b. Bahwa untuk maksud tersebut dalam butir “a” diperlukan surat
Keputusan Direktur RSUD Dr. Djasamen Saragih Kota
Pematangsiantar.

MENGINGAT : 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004

tentang Praktek Kedokteran.
2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 200
tentang Kesehatan.
3. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
tentang Rumah Sakit.
4. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan.
5. Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1996 tentang Tenaga
Kesehatan.
6. Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam
Medis.
7. Permenkes No. 36 tahun 2012 tentang Rahasia Kedokteran.
8. Peraturan Walikota Pematangsiantar Nomor 15 Tahun 2017
tentang Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Daerah Rumah
Sakit Umum Daerah Dr. Djasamen Saragih Kota
Pematangsiantar pada Dinas Kesehatan Kota
Pematangsiantar.
9. Keputusan Walikota Pematangsiantar Nomor: 820/469/VII/Wk-
Thn 2017, tentang pengangkatan dr. B. Susanti Dewayani,
SpA sebagai Direktur RSUD Dr. Djasamen Saragih Kota
Pematangsiantar.
 MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :
KESATU : Memberlakukan kebijakan retensi dan pemusnahan rekam medis
pasien di RSUD Dr. Djasamen Saragih Kota Pematangsiantar.
KEDUA : Kepada Kepala Sub Bagian Rekam Medis dan seluruh staf rekam
medis dalam melaksanakan retensi dan pemusnahan rekam medis
mengacu kepada kebijakan tersebut dalam lampiran surat
keputusan ini.
KETIGA : Segala biaya yang timbul akibat ditetapkannya surat keputusan ini
dibebankan pada anggaran biaya RSUD Dr. Djasamen Saragih
Kota Pematangsiantar.
KEEMPAT : Apabila di kemudian hari terdapat kekurangan dan atau kekeliruan
dalam Surat Keputusan ini maka akan diadakan perubahan dan
perbaikan sebagaimana mestinya.
KELIMA : Keputusan ini berlaku terhitung mulai tanggal ditetapkan

Ditetapkan di : Pematangsiantar
Pada tanggal :

Direktur
RSUD Djasamen Saragih
Kota Pematangsiantar

dr. B. SUSANTI DEWAYANI, Sp. A

PEMBINA UTAMA MUDA
NIP. 19630628 199010 2 002

Tembusan:
1. Wadir I Bidang Pelayanan Medis dan Keperawatan
2. Wadir III Bidang Umumm SDM dan Keuangan
3. Para Kabag dan Kabid
4. Para Kasubbag dan Kasubbid
5. Kepala SPI
LAMPIRAN I SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD Dr. DJASAMEN SARAGIH
NOMOR :
TANGGAL :

KEBIJAKAN RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

DI RSUD Dr. DJASAMEN SARAGIH KOTA PEMATANGSIANTAR
I. PENGERTIAN
Retensi yaitu pengurangan jumlah formulir yang terdapat di rekam medis
dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir.
Berkas rekam medis aktif yaitu berkas rekam medis yang masih aktif digunakan
untuk pelayanan pasien yang bersangkutan. Berkas rekam medis in aktif yaitu
berkas rekam medis yang sudah tidak digunakan lagi pelayanan pasien yang
bersangkutan dalam jangka waktu tertentu.
Pemusnahan rekam medis adalah kegiatan
menghilangkan/menghapus/menghancurkan secara fisik dokumen rekam medis
yang telah mencapai 5 tahun sejak terakhir mendapat pelayanan di rumah sakit.

II. TUJUAN
1. Mengurangi jumlah dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak (filling)
sehingga didapat ruang untuk penyimpanan rekam medis yang baru.
2. Mengabadikan formulir-formulir rekam medis yang bernilai guna.

III. ISI KEBIJAKAN

1. Retensi rekam medis dilakukan untuk pasien inaktif 2 tahun atau lebih sejak
terakhir pasien berobat.
2. Retensi dilakukan setiap bulan atau triwulan secara reguler
3. Apabila rekam medis pasien sudah disimpan di rak inaktif tapi kemudian
pasien berobat lagi maka rekam medisnya disimpan kembali di rak aktif.
4. Pemusnahan dilakukan untuk rekam medis yang inaktif yang telah mencapai
5 tahun sejak terakhir mendapat pelayanan di rumah sakit kecuali ringkasan
pulang dan persetujuan tindakan medis.
5. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis disimpan dalam jangka
waktu minimal 10 tahun sejak tanggal dibuat ringkasan tersebut.
6. Pemusnahan dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi ruang
penyimpanan rekam medis.
7. Pemusnahan rekam medis diusulkan kepada Direktur RSUD Dr. Djasamen
Saragih Kota Pematangsiantar untuk ditetapkan tim jadwal pemusnahannya.
8. Tata cara pemusnahan ditetapkan dalam standar operasional prosedur
tersendiri dengan memperhatikan prinsip-prinsip kerahasiaan, keamanan
dan integritas.
LAMPIRAN II SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD Dr. DJASAMEN SARAGIH
NOMOR :
TANGGAL :

SURAT PERINTAH TUGAS TIM RETENSI DAN PEMUSNAHAN

REKAM MEDIS PASIEN TAHUN 2010-2015
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : dr. B. SUSANTI DEWAYANI, Sp.A
NIP : 19630628 199010 2 002
PANGKAT/GOL : Pembina Utama Muda/ IV c
Jabatan : Direktur RSUD Dr. Djasamen Saragih
Kota Pematangsiantar
Dengan ini menugaskan:
No NAMA NIP KETERANGAN
1 Ronny Dicky Wijaya, S.STP, M.Sc 19811020 200012 1 001 KETUA
2 Sri Uli Silalahi, SE, M.Si 19750806 199602 2 001 WAKIL KETUA
3 Alina R. Tampubolon, SKM 19810401 200502 2 003 SEKRETARIS
4 Marlinda Pakpahan 19640305 198403 2 003 ANGGOTA
5 Lasma Simanjuntak 19640330 198311 2 001 ANGGOTA
6 Marolop Siallagan 19640913 198403 1 001 ANGGOTA
7 Rose Aritonang 19640224 198312 2 001 ANGGOTA
8 Tiarma Napitupulu 19700102 199103 2 002 ANGGOTA
9 Lasmaida Simbolon 19730303 201410 2 001 ANGGOTA
10 Agus Wahyudi 19650822 201402 1 001 ANGGOTA
11 Mariden Situmorang 19650802 198903 1 008 ANGGOTA
12 Darma Purba 19840125 201410 1 002 ANGGOTA
13 Martalena Sinambela THL ANGGOTA
14 Tiomerlina Sidauruk THL ANGGOTA
15 Liver Purba THL ANGGOTA
16 Risman Saragih THL ANGGOTA
17 Rudi Sinaga THL ANGGOTA
18 Robbi Aulia Damanik THL ANGGOTA
19 Dahlan THL ANGGOTA
20 Ganda THL ANGGOTA
21 Lolo Siadari Pegawai BLUD ANGGOTA
22 Lester A. Simarmata Pegawai BLUD ANGGOTA
23 Amanda Ophie Sidabalok Pegawai BLUD ANGGOTA

Untuk menjadi tim retensi dan pemusnahan berkas rekam medis pasien periode tahun
2010-2014 di RSUD Dr. Djasamen Saragih Kota Pematangsiantar yang akan dilakukan
dalam jangka waktu selama 2 bulan sejak tanggal ditetapkan.
Demikian surat perintah tugas ini dibuat kepada yang bersangkutan untuk dilaksanakan
dengan penuh rasa tanggung jawab.
LAMPIRAN III SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD dr. DJASAMEN SARAGIH
NOMOR :
TANGGAL :
TENTANG
KEPANITIAAN TIM PENILAI/RETENSI BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF
RSUD dr. DJASAMEN SARAGIH KOTA PEMATANGSIANTAR

Ketua : dr. Efrylin Sidabutar, Sp.PD (Ketua komite medis)

Wakil Ketua : Juliana Marpaung, S.Kp, M.Kep (Ketua Komite Keperawatan)
Sekretaris : dr. Leonardus Lumbangaol (Kabid Pelayanan)
Anggota : 1. Allen Lamretta Sidabalok, SKM (Kabid Perawatan)
2. Sabarina Kaban (Perawat Senior)
3. dr. Mutiara Barus (Dokter Senior)
4. Alina R. Tampubolon, SKM

Ditetapkan di :
Pada tanggal :
Direktur RSUD dr. Djasamen Saragih
Kota Pematangsiantar

dr. B. SUSANTI DEWAYANI, Sp. A

PEMBINA UTAMA MUDA
NIP. 19630628 199010 2 002