Materi yang disampaikan:

Bagaimana tour leader wajib berkomunikasi secara lengkap, sopan dan informatif dengan klien
melalui WhatsApp (berupa TOR), mencakup:
- Memastikan informasi klien dan perjalanan benar/sesuai sebelum keberangkatan,
- Mempersiapkan perkenalan diri sesuai SOP yang sudah ditetapkan perusahaan,
- Memastikan detail itinerary perjalanan sesuai permintaan klien,
- Memastikan hal-hal yang harus dipersiapkan di setiap lokasi perjalanan berlangsung,
- Menjelaskan jobdesk secara umum kepada klien.

Hal yang harus diperhatikan ulang dan disampaikan sebelum keberangkatan berlangsung:
1. Info perjalanan (Berapa lama waktu perjalanan? Berapa tempat yang akan dikunjungi?
Dengan siapa klien akan melakukan perjalanan? Siapa nama awak kendaraan yang
membawa klien selama perjalanan? Bagaimana itinerary perjalanan akan berlangsung? Kursi
mana yang hanya boleh diduduki tour leader dan tidak boleh diduduki klien?)
2. Memastikan hal-hal yang terkait keamanan perjalanan dalam kondisi baik, seperti: kondisi
alat transportasi, kelengkapan alat-alat yang dibutuhkan saat darurat, inventaris obat-
obatan/kotak P3K.
3. Tata cara check-in penginapan dimana tour leader yang akan mengurus segalanya, dari:
kelengkapan identitas yang harus sesuai dengan jumlah klien yang menginap, pembagian
kamar, info peraturan hotel tempat menginap, info sarapan, sampai info waktu check-out.
4. Memastikan dari awal terkait: kondisi kesehatan semua klien, perlengkapan/obat-obatan
pribadi dari semua klien, waktu sholat apakah akan di-jama’ atau sesuai waktunya, apakah
akan mampir ke toko oleh-oleh, apakah ada request tertentu yang harus dipersiapkan dari
jauh hari?
5. Selain 4 poin di atas, tour leader juga diwajibkan menghubungi klien sebelum keberangkatan
untuk memastikan:
- Klien sudah memisahkan barang-barang sesuai urgensinya (mana yang akan dibawa
selama perjalanan, mana yang akan dimasukkan ke dalam koper yang nantinya akan stay
di bagasi kendaraan)
- Info kosakata-kosakata penting dan trivia dari negara/daerah tersebut yang harus
dipelajari klien sebelum keberangkatan
6. Membuat form dokumen perjalanan yang merangkum poin 1-5 dimana tour leader bisa
melakukan checklist data ulang setiap dibutuhkan.

Hal yang harus diperhatikan sebelum sampai lokasi tujuan:

1. Info fasilitas umum, komunikasi dan keamanan terdekat yang lengkap (toilet, tempat ibadah,
pintu masuk dan pintu keluar, tempat parkir, muster point saat keadaan darurat,
minimarket, ATM, pos keamanan, dkk),
2. Mengecek jumlah reservasi sudah sesuai dengan jumlah klien yang dubawa,
3. Memastikan sudah menjelaskan gambaran medan tempat wisata yang dituju, sesuai atau
tidak untuk profil usia tertentu,
4. Memastikan semua klien mengerti dan mematuhi kode timer yang dibuat khusus oleh tour
leader untuk menandai waktu-waktu tertentu,
5. Memastikan ulang info preferensi makanan (vegetarian, alergi, gluten-free, dkk) kepada
seluruh klien,
6. Memastikan ada/tidaknya pesanan khusus dari klien dengan profil anak-anak,
7. Memiliki pengetahuan dan siap memberi sugesti tempat-tempat instagrammable untuk
mengambil foto,
 8. Meminta izin sekaligus menjelaskan bahwa tour leader juga akan ikut mengabadikan momen
klien secara candid sebagai kenang-kenangan perjalanan.

Hal yang harus diperhatikan sebelum sampai penginapan:

1. Lokasi kamar dan denah bangunan,
2. Info breakfast,
3. Info rule dari penginapan yang harus disampaikan ke klien secara lengkap, seperti:
kehilangan barang, jam tenang, barang yang boleh dibawa dan tidak boleh dibawa pulang
tamu, dkk),
4. Memastikan ulang bahwasanya klien tidak perlu ikut mengurus proses check-in, semua akan
ada dibawah tanggungjawab tour leader.

Barang-barang pendukung yang wajib dibawa tour leader:

1. Power Bank,
2. TOA,
3. Bendera/penanda tertentu yang akan dikenali klien,
4. Kamera,
5. Buku catatan dan form dokumen perjalanan,
6. Tas kecil berisi obat-obatan darurat seperti, minyak angin, perban, hansaplast, obat pusing,
dkk.
SOP Tour Leader:
1. Mengetahui tempat kedatangan wisatawan, maksimal 30 menit sebelum kedatangan sudah
berada di lokasi penjemputan
2. Grooming (menguasai diri, tenang, segar, rapi, bersih serta berpenampilan simpatik),
3. Memakasi name-tag perusahaan,
4. Memperkenalkan diri, dan “meeting service” yang baik saat pertama jumpa,
5. Memastikan waktu tur program beserta kelengkapannya di masing-masing tempat,
6. Memastikan keberadaan pengemudi dan kendaraannya,
7. Cek kelengkapan kendaraan,
8. Memastikan menu makanan dan kesiapan rumah makan 30 menit sebelum sampai di
tempat,
9. Menghubungi hotel 30 menit sebelum kedatangan,
10. Menghubungi porter bandara 30 menit sebelum kedatangan,
11. Memastikan titik kumpul di setiap akhir lokasi perjalanan dan mengkomunikasikannya pada
klien setiap 15 menit sebelum berpindah ke lokasi selanjutnya,
12. Memastikan jumlah bagasi keluar dan masuk sesuai,
13. Membantu proses check-in,
14. Ikut bertanggungjawab dengan kelengkapan boarding pass klien (diprint dan dikumpulkan
kembali setelah check-in,
15. Mengantisipasi adanya perubahan jadwal,
16. Memastikan hal berikut di setiap lokasi kedatangan: kelengkapan tamu, tidak ada barang
tertinggal, informasikan tujuan selanjutnya,
17. Meyakinkan wisatawan agar mematuhi hukum, peraturan, adat kebiasaan yang berlaku dan
ikut melestarikan objek,
18. Menjelaskan letak dan fungsi pintu darurat,
19. Menjelaskan info perjalananan selengkap-lengkapnya,
20. Menyediakan kantung plastik,
21. Mengingatkan klien untuk tidak mengisi ulang daya Power Bank di dalam bus,
22. Memastikan dokumentasi perjalanan sudah lengkap terkumpul,
23. Menyampaikan kesimpulan kunjungan,
24. Persiapan diri untuk melakukan penghantaran pulang klien,
25. Mengetahui tempat perhentian terakhir klien,
26. Mempersiapkan prosedur check-out baik di hotel maupun di tempat keberangkatan (cek
barang, pembayaran, tiket, dll),
27. Mengantar klien sampai di titik perpisahan dengan tamu, disarankan menunggu sampai
keberangkatan,
28. Membantu memberi solusi jika terjadi keterlambatan kepulangan.