Ruj.

Kami:KP(S)1609/3(22)
Tarikh : 28 Mac 2003

Semua Ketua Jabatan/Bahagian

Semua Pengarah Pendidikan Negeri
Semua Pengarah Politeknik
Semua Pengarah Maktab Perguruan
Semua Pengarah Kolej Matrikulasi
Kementerian Pelajaran Malaysia

Y. Bhg Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan,

JAWAPAN / MAKLUM BALAS KEPADA TEGURAN / PEMERHATIAN

KETUA AUDIT NEGARA DAN BAHAGIAN AUDIT DALAM
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Dengan segala hormatnya saya adalah diarah merujuk kepada perkara tersebut di atas.

2. PEMERHATIAN AUDIT

Seperti yang Y.Bhg Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan sedia maklum, setiap auditan yang

dijalankan, sama ada oleh Jabatan Audit Negara atau Bahagian ini, akan disusuli
dengan satu pemerhatian audit kepada pihak auditi (PTJ atau Pusat Kos yang diaudit).
Setiap pemerhatian audit akan mengandungi :

i. Tujuan auditan
ii. Skop dan metodologi auditan
iii. Penemuan-penemuan audit
iv. Kesan-kesan sesuatu kelemahan/kesilapan
v. Syor-syor membetulkan atau mengatasinya

Segala penemuan hasil daripada auditan yang dijalankan dihuraikan secara terperinci
mengikut kategori isu dan di bawah setiap kategori diadakan tajuk-tajuk kecil bagi
membolehkan pihak auditee mudah memahami isu dan teguran-teguran audit untuk
memberi maklum balas yang jelas dan lengkap.

3. JAWAPAN AUDITI YANG TIDAK MEMUASKAN

Namun demikian, adalah didapati jawapan/maklumbalas yang diterima daripada auditi

adalah tidak memuaskan dari segi beberapa aspek seperti yang dihuraikan di bawah.
Jawapan yang tidak memuaskan akan menjejaskan tindakan susulan oleh pihak audit
untuk memberi nasihat dan syor-syor yang sesuai bagi mengatasi atau membetulkan
sesuatu kelemahan. Ini akan melewatkan proses penyelesaian perkara-perkara yang
dibangkitkan. Ada kemungkinan perkara tersebut dibangkitkan dalam Laporan Ketua
Audit Negara.
4. ISU-ISU BERKAITAN JAWAPAN YANG TIDAK MEMUASKAN

Dengan itu, Bahagian ini ingin membawa ke perhatian Y.Bhg

Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan beberapa isu mengenai jawapan maklumbalas yang tidak
memuaskan yang perlu diberi perhatian oleh pihak Y.Bhg Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan
serta PTJ-PTJ di bawah kewalan Y.Bhg Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan semasa memberi
jawapan atau maklumbalas kepada teguran-teguran audit:

4.1 Teguran Audit Lewat Dijawab

Terdapat teguran-teguran audit lewat dijawab iaitu lebih dari satu bulan dari
tarikh pemerhatian audit. Semua teguran audit hendaklah diberi maklum
balas dengan segera tidak lewat dari sebulan dari tarikh pemerhatian audit
dikeluarkan. Jawapan yang lewat akan melengahkan lagi tindakan pembetulan
dan ini menyebabkan sesuatu kelemahan/kesilapan berterusan. Kerjasama Y.
Bhg Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan adalah diminta supaya menarik perhatian
semua PTJ di bawah kawalan Y. Bhg Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan kepada
ketetapan yang terdapat dalam Arahan Perbendaharaan 306 yang berbunyi
"Adalah menjadi kewajipan semua pegawai awam memberi kepada Ketua Audit
Negara segala kemudahan yang perlu dalam masa melaksanakan kewajipannya
dan menjawab apa-apa pertanyaan audit dengan cepat iaitu tidak lewat dari satu
bulan dari tarikh pertanyaan audit dialamatkan kepada mereka".

4.2 Jawapan/Maklumbalas Teguran Audit Yang Tidak Memuaskan

Jawapan yang tidak memuaskan boleh dikategorikan di bawah 3 kategori

seperti berikut:

i. Jawapan yang tidak lengkap

ii. Jawapan yang tidak jelas / relevan
iii. Jawapan yang tidak disokong dengan bukti penyelesaian

4.2.1 Jawapan yang tidak lengkap

Jawapan yang tidak lengkap boleh dibahagikan kepada 2 jenis iaitu:

a. Tidak semua teguran audit dijawab. Contoh: pemerhatian audit

yang dibangkitkan mempunyai 6 teguran yang meliputi isu-isu
berlainan tetapi auditi hanya menjawab 5 teguran sahaja.

b. Jawapan yang diberi terhadap sesuatu teguran tidak sempurna.

Walaupun semua teguran audit dijawab tetapi maklumbalas yang
diterima tidak sempurna kerana:

i. maklumat yang diperlukan tidak dibekalkan dengan

sepenuhnya. Sesuatu teguran mungkin mempunyai beberapa
bahagian atau memerlukan pelbagai maklumat untuk
kesempurnaan maklumbalas. Contoh: Maklumat yang
diperlukan ialah nombor baucar, tarikh bayaran dan jumlah
tetapi maklumat yang dibekalkan hanya nombor baucar dan
jumlah sahaja.

ii. maklumat yang dibekalkan tidak mengikuti format

maklumbalas yang ditetapkan, iaitu bagi setiap isu yang
 dibangkitkan pihak auditi adalah dikehendaki memberi
maklumat mengenai punca masalah serta tindakan
pembetulan/penyelesaian. Contoh: Teguran audit mengenai
ketiadaan Daftar Bil telah dijawab oleh pihak auditi dengan
kenyataan "tindakan telah diambil untuk menyelenggarakan
Daftar Bil mulai Januari 2002". Jawapan itu, walaupun
mempunyai penjelasan mengenai tindakan penyelesaian
tetapi tidak langsung menyentuh punca masalah tersebut, iaitu
sebab-sebab mengapa Daftar Bil tidak diselenggarakan
sehingga tarikh audit.

4.2.2 Jawapan Yang Tidak Jelas/Relevan

Jawapan dan butiran yang diberi adalah tidak jelas maksudnya atau tidak
relevan kepada teguran audit yang dibangkitkan.

Contoh 1: Auditi diminta untuk memberi penjelasan masalah bayaran

lewat kepada kontraktor. Jawapan yang diterima daripada auditi
mempunyai kenyataan "tindakan akan diambil untuk mengatasi masalah
bayaran lewat". Jawapan ini tidak menerangkan dengan jelasnya apakah
tindakan yang akan diambil, bilakah tindakan itu akan diambil dan
bagaimana ianya dielakkan dari berulang lagi pada masa hadapan.

Contoh 2: Auditi diminta untuk memberi penjelasan masalah Buku Vot

yang tidak kemaskini. Jawapan yang diterima daripada auditi hanya
menjelaskan mengenai jumlah peruntukan yang diluluskan dan jumlah
peruntukan diterima dalam tahun berkenaan. Jawapan yang diterima itu
tidak tepat atau relevan kepada teguran mengenai masalah Buku Vot
tidak kemaskini.

4.2.3 Maklumbalas Yang Diberi Tidak Disokong Dengan Bukti

Jawapan yang diterima khususnya bagi penerangan mengenai tindakan

pembetulan/penyelesaian yang diambil tidak disokong dengan bukti yang
diperlukan. Di mana boleh, semua tindakan pembetulan/penyelesaian
hendaklah disokong dengan bukti yang sesuai.

Contoh: Teguran audit yang dibangkitkan adalah mengenai carta

organisasi PTJ yang tidak disediakan. Apabila menjawab teguran auditi
memaklumkan bahawa carta organisasi telah disediakan tanpa
mengepilkan sesalinan carta organisasi yang disediakan bagi
pengesahan audit.

5. GARIS PANDUAN JAWAPAN / MAKLUM BALAS TEGURAN AUDIT

Kerjasama Y. Bhg Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan adalah dipohon supaya memastikan

bahawa semua PTJ di bawah kawalan Y. Bhg Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan memberi
perhatian yang serius terhadap perkara-perkara yang tersebut di atas. Bagi membantu
pihak Y. Bhg Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan dan PTJ-PTJ di bawah kawalan Y. Bhg
Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan untuk memberi jawapan / maklum balas yang lebih
lengkap, jelas dan disokong dengan bukti yang sesuai, satu contoh jawapan telah
disediakan dan dikepilkan di Lampiran A untuk panduan Y. Bhg
Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan.
Sekian, terima kasih.

“AUDITAN BERKESAN PENGURUSAN CEMERLANG”

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

Setiausaha Bahagian
Bahagian Audit Dalam
b.p. Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran Malaysia
 Lampiran A

GARIS PANDUAN MENGENAI JAWAPAN/MAKLUMBALAS

TERHADAP TEGURAN –TEGURAN AUDIT
(CONTOH JAWAPAN)

PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN DI PTJ “XYZ”

Bil Perenggan Isu/Teguran Audit Punca Masalah Yang Maklumbalas/Tindakan Susulan

Audit Dikenalpasti

1. 1.1 Carta Organisasi PTJ Masalah tersebut

Tidak Dikemaskini disebabkan:

(i) Berlaku banyak (i) Carta Organisasi PTJ telah dikemaskinikan pada
pertukaran pegawai pada 1 Januari 2003. Sesalinan Carta Organisasi
tahun 2001 dan 2002 dikepilkan bersama ini untuk rujukan tuan.
dan Kerani Pentadbiran
yang baru tidak sempat
mengemaskinikan Carta
Organisasi semasa
auditan dijalankan.

(ii) perkara ini terlepas (ii) Carta Organisasi yang dikemaskinikan tersebut
pandang oleh Ketua telah diedarkan kepada semua pegawai pada 3
Kerani Januari 2003.

(iii) kegagalan saya sendiri (iii) Bagi mengelakkan perkara ini dari berulang lagi,
sebagai Ketua PTJ untuk Kerani Pentadbiran dan Ketua Kerani diarahkan
memantau perkara ini. supaya mengemaskinikan Carta Organisasi setiap
kali terdapat pertukaran atau perubahan dalam
struktur organisasi PTJ. Selain itu, saya sendiri
sebagai Ketua PTJ akan memantau perkara
tersebut dari semasa ke semasa. Surat arahan
saya kepada Kerani Pentadbiran/Ketua Kerani
dikepilkan bersama ini untuk makluman tuan.

5
 Lampiran A

Bil Perenggan Isu/Teguran Audit Punca Masalah Yang Maklumbalas/Tindakan Susulan

Audit Dikenalpasti

2 3.1 Buku Vot Berkomputer Masalah tersebut disebabkan: Kolej ini telah melaksanakan Buku Vot Berkomputer
Tidak Kemaskini sejak Jun 2002. Buku Vot secara manual juga
diteruskan serentak sehingga Ogos 2002. Pada 2
Oktober 2002 pihak Kolej mula menghadapi masalah
dengan perisian Buku Vot Berkomputer yang
menyebabkan Buku Vot Berkomputer tidak dapat
dikemaskinikan sehingga tarikh auditan pada 21
November 2002. Sebaik sahaja menghadapi masalah
tersebut pihak Kolej telah mengambil tindakan-
tindakan berikut :

(i) pihak Kolej menghadapi (i) menggunakan semula penyelenggaraan Buku Vot
masalah dengan perisian secara manual
Buku Vot Berkomputer
dan tidak dapat membuat
penyesuaian pada akhir
bulan walaupun proses
‘restore’ dan ‘reconstruct’
diulangi beberapa kali.

(ii) pegawai yang (ii) menghubungi pihak Bahagian Kewangan

menjalankan tugas Buku Kementerian untuk mendapat bantuan mengatasi
Vot merupakan seorang masalah tersebut.
pegawai pelantikan baru
dan beliau belum mahir
dalam tugas-tugas
kewangan serta Pihak tuan akan dimaklumkan sebaik sahaja masalah
penggunaan perisian ini dapat diatasi sepenuhnya. Sehingga itu, Kolej ini
tersebut. akan meneruskan pengendalian Buku Vot secara
manual

6
 Lampiran A

Bil Perenggan Isu/Teguran Audit Punca Masalah Yang Maklumbalas/Tindakan Susulan

Audit Dikenalpasti
3.1 Buku Vot Berkomputer (iii) Kegagalan saya sendiri (iii) Pegawai yang menjalankan tugas kewangan akan
Tidak Kemaskini sebagai Ketua PTJ untuk diberi latihan dalam hal-hal pengurusan kewangan
(sambung) memantau perkara ini. serta penggunaan perisian komputer yang releven
bagi meningkatkan lagi pengetahuan beliau dalam
mengendalikan kerja-kerja yang
dipertanggungjawabkan. Sukacita dimaklumkan,
pegawai berkenaan telah dicalonkan untuk
menghadiri Kursus Kewangan yang akan
dikendalikan oleh IAB Genting Highlands pada
Januari 2003. Peluang yang sama akan diberi
kepada pegawai-pegawai lain yang kurang
berpengalaman dan dengan itu besarlah harapan
Kolej ini bahawa masalah-masalah yang
dibangkitkan oleh Jabatan Audit Negara dapat
diatasi.