6/5/2010

SESI 2. MK. Manajemen Program Kesehatan

“Prinsip-Prinsip Manajemen Program & Manajemen Proyek

Manajemen Program dan

Manajemen Proyek Kesehatan

Yodi Mahendradhata

Bagian IKM, Fakultas Kedokteran,

Universitas Gadjah Mada

Struktur sesi

„ Mengapa kita memerlukan manajemen

proyek/program?
„ Prinsip2x manajemen program
kesehatan
„ Prinsip2x manajemen proyek
kesehatan
„ Review RPKPS dan penugasan
2

1
 6/5/2010

Bagian 1
1.

Mengapa kita memerlukan

manajemen
j p
program/proyek?
g p y

Mengapa sektor kesehatan memerlukan

kompetensi manajemen proyek?

„ Proporsi pembelanjaan proyek dlm

pembelanjaan sektor kesehatan
„ Jumlah proyek dlm sektor kesehatan
„ Dinamika lingkungan/perubahan sektor
kesehatan
„ Proyek kesehatan -> tujuan stratejik
pembangunan global
4

2
 6/5/2010

Millennium development goals

1
1. Eradikasi kemiskinan dan kelaparan ekstrim
2. Pencapaian pendidikan dasar universal
3. Kesetaraan jender dan pemberdayaan wanita
4. Menurunkan kematian anak
5. Meningkatkan kesehatan maternal
6. Memerangi g HIV/AIDS,, malaria,, dan penyakit2x
p y
lain
7. Menjamin sustainabilitas lingkungan
8. Mengembangkan kemitraan gobal untuk
pembangunan
5

Target2x kesehatan MDG 2015

„ Menurunkan kelaparan ekstrim – 1/2

„ Menurunkan angka kematian balita -> 2/3
„ Menurunkan angka kematian Ibu -> 2/3
„ Menghentikan penyebaran HIV/AIDS
„ Menghentikan
g penyebaran
y TB dan Malaria

3
 6/5/2010

Kesenjangan strategi-kinerja
(Mankins dan Steele, 2005)

37%
Realized
performance
Performance loss

63%

Faktor2x kesenjangan strategi-kinerja

(Mankins dan Steele, 2005)

2%2% Penganggaran
12% 21% pengadaan
Perencanaan

Monitoring

10% Manajemen kinerja

Komunikasi

Birokrasi
o as
23% Kepemimpinan
14%
Komitmen

8% 8% Lain2x

4
 6/5/2010

Mengapa sektor kesehatan memerlukan

kompetensi manajemen proyek?

„ Jumlah proyek dlm sektor kesehatan

„ Proporsi pembelanjaan proyek dlm
pembelanjaan sektor kesehatan
„ Dinamika lingkungan sektor kesehatan
„ Manajemen proyek kesehatan ->
tujuan stratejik pembangunan global

Bagian 2.
2

Prinsip2x manajemen
program
p g kesehatan

10

5
 6/5/2010

Aplikasi ilmu manajemen dlm

sektor kesehatan

LEMBAGA

PROGRAM

PROYEK 11

Definisi program kesehatan

„ Serangkaian tugas dan aktifitas yang

dikelola berdasar beberapa tujuan
khusus yang bermuara pada
pengendalian suatu (atau beberapa)
masalah kesehatan.
„ Ex. Program pemberantasan
tuberkulosis, program kesehatan Ibu

12

6
 6/5/2010

Ruang lingkup manajemen

program kesehatan

„ Pengembangan program
„ Implementasi program

13

1. Pengembangan program

„ Tujuan : mengembangkan strategi program

yang berbasis pada kebijakan lembaga.
„ Produk utama: strategi program
„ Pengelola program dapat mempengaruhi
perumusan kebijakan kelembagaan melalui:
{ Advokasi
{ Perumusan program.

14

7
 6/5/2010

1.1. Komponen strategi

program

„ Strategi teknis
{ Deteksi
{ Kriteria diagnostik
{ Tata laksana pasien
„ Petunjuk
j teknis
„ Petunjuk administratif

15

1.2. Efektifitas pengembangan program

„ Visi yang jelas akan strategi yang optimal

„ Kapasitas interpretasi operasional kebijakan
stratejik
„ Kemampuan untuk merujuk pada bukti-bukti
{ analisis situasi
{ literatur ilmiah
„ Kemampuan untuk menulis strategi program
secara sistematis

16

8
 6/5/2010

2. Implementasi program

„ Fungsi utama
{ Bantuan teknis
„ Pelatihan
„ Coaching dan supervisi
{ Monitoring
{ Evaluasi
„ Fungsi penunjang: manajemen sumber
daya
17

2.1. Manajemen sumber daya

program

„ Team building
„ Upaya jaminan mutu
„ Rencana kerja dan anggaran
„ Manajemen logistik

18

9
 6/5/2010

Tipologi proyek
Penelitian
Tinggi Penelitian
Multicenter
dasar
Ketidakpastian

GFATM
K

Perayaan
Pernikahan
Rendah 17 Agustus

Rendah Kompleksitas Tinggi

19

Implikasi ketidakpastian bagi

perencanaan proyek

Aspek Ketidakpastian
perencanaan
Tinggi Rendah

Tujuan Berkembang Fixed

Batasan Kabur Jelas

Rencana kerja Garis besar Detail

20

10
 6/5/2010

Kendala2x utama manajemen proyek

„ SDM
„ Penganggaran
„ Birokrasi
„ Estimasi
„ Komunikasi

21

Kesuksesan proyek?
Kualitas
Pesawat ulang alik

GFATM
Konser musik

Biaya Waktu
22
On time, on budget, high quality!

11
 6/5/2010

Bagian 2
2.

Prinsip2x manajemen proyek

kesehatan

23

Standard2x manajemen proyek

PMBOK Guide (The A temporary endeavour
Project Management undertaken to create a unique
Institute) product service or result
product,
PRINCE2 A set of coordinated activities, with specific
start and finish, pursuing specific goal with
constraints on time, cost and resources

ISO A management environment that is created

for the purpose of delivering one or more
business products according to a specific
business case

APM (Association of An endeavour in which human, material

and financial resources are organized in a
Project Managers) novel way to deliver a unique scope of
work of given specification, often within
constraints of costs and time, and to
achieve beneficial change defined by
quantitative and qualitative objectives 24

12
 6/5/2010

Kebutuhan kompetensi
manajemen proyek?

Project Management
Body of Knowledge

Interpersonal
p Area knowledge,
g , standards
skill & regulations

25

Project Management
Body of Knowledge

„ Siklus kehidupan proyek

„ Lima proses manajemen proyek
„ Sembilan area pengetahuan

26

13
 6/5/2010

Siklus kehidupan proyek?

Fase inisial Fase intermediate Fase final

n sumber daya lain
Biaya, SDM dan

27

Waktu

5 proses manajemen proyek

Monitoring &
Inisiasi Perencanaan Implementasi Penutupan
Control

28

14
 6/5/2010

1. Proses inisiasi

„ Otorisasi dan definisi proyek

„ Output
{ Project charter
{ Preliminary project scope statement

29

1.1. Seleksi

• Diskusi kepentingan proyek

• Sinkronisasi tujuan proyek dengan
rencana stratejik organisasi
• Penetapan prioritas proyek (vs. proyek
lain/kegiatan rutin)

30

15
 6/5/2010

1.2. Teknik seleksi proyek

• Non-numeric
Non numeric
– The sacred cow
– The operating necessity
– The competitive necessity
– The product line extension
– Comparative benefit model
• Numeric

31

2. Proses perencanaan
„ Project
j management
g p
plan
„ Scope planning
„ Scope definition
„ Work Breakdown Structure
„ Activity definition
„ Activity sequencing
„ Activity resource estimating
„ Activity duration estimating
„ Scheduling
„ Cost estimating
„ Cost budgeting
„ Qualityy planning
p g
„ HR planning
„ Communication planning
„ Risk management planning
„ Risk identification
„ Qualitative risk analysis
„ Quantitative risk analysis
„ Risk response planning
„ Purchasing planning
„ Contracting planning

32

16
 6/5/2010

2.1. Perencanaan proyek

• Work breakdown structure

• Task sequencing
• Schedule calculation
• Resource assignment
• Budgeting

Supported by project management softwares,

e.g. Microsoft Project
33

2.2. Manajemen risiko

• Semua proyek mengandung unsur

ketidakpastian/risiko
• Manajemen risiko: identifikasi dan
antisipasi risiko
– Prediksi skenario masa depan
p
– Sistim kewaspadaan dini
– Penguatan komunikasi

34

17
 6/5/2010

3. Proses implementasi

„ Manajemen implementasi
„ Manajemen mutu
„ Pembentukan & pengembangan tim
proyek
„ Diseminasi informasi
„ Bidding

35

4. Monitoring & Control

„ Pemantauan & „ Pengendalian mutu
pengendalian aktifitas „ Pengendalian kinerja
proyek tim
„ Pengendalian „ Pelaporan kinerja
perubahan terpadu
„ Mengelola
„ Verifikasi ruang stakeholders
lingkup
„ Pengendalian
e ge da a dadan
„ Pengendalian ruang pemantauan risiko
lingkup
„ Administrasi kontrak
„ Pengendalian jadual
„ Pengendalian biaya
36

18
 6/5/2010

5. Penutupan

„ Pembubaran infrastruktur proyek

{ SDM
{ Asset
„ Pembelajaran proyek

37

Area pengetahuan
„ Project integration management
„ Project scope management
„ Project time management
„ Project cost management
„ Project quality management
„ Project human resource management
„ Project communication management
„ Project risk management
„ Project procurement management
38

19
 6/5/2010

Kebutuhan kompetensi
manajemen proyek

Project Management
Body of Knowledge

Interpersonal
p Area knowledge,
g , standards
skill & regulations

39

Understanding project
environment

„ Lingkungan sosio-budaya
sosio budaya
„ Lingkungan politis lokal, nasional dan
internasional
„ Lingkungan fisik

40

20
 6/5/2010

Kebutuhan kompetensi
manajemen proyek

Project Management
Body of Knowledge

Interpersonal
p Area knowledge,
g , standards
skill & regulations

41

General management
„ Manajemen
j p
pembiayaan
y dan akuntansi
„ Pembelian dan pengadaan
„ Pemasaran dan penjualan
„ Hukum kontrak
„ Distribusi
„ Logistik
„ Perencanaan stratejik, taktis dan operasional
„ Struktur dan perilaku organisasi
„ Manajemen SDM
„ Keselamatan dan kesehatan kerja
„ Teknologi informasi
42

21
 6/5/2010

Kebutuhan kompetensi
manajemen proyek

Project Management
Body of Knowledge

Interpersonal
p Area knowledge,
g , standards
skill & regulations

43

Interpersonal skill

„ Komunikasi efektif
„ Mempengaruhi
„ Kepemimpinan
„ Motivasi
„ Pemecahan masalah
„ Negosiasi dan manajemen konflik

44

22
 6/5/2010

Catatan2x akhir

45

Manajemen proyek vs program

„ Persamaan
{ Berbasis SDM
{ Keterbatasan sumber daya
{ Perencanaan, pelaksanaan dan
pengendalian
„ Perbedaan
{ Program: berkelanjutan dan repetitif
{ Proyek: temporer dan unik

46

23
 6/5/2010

Manajemen proyek vs program

Proyek Program

Baru, belum pernah Rutin, repetitif,

dilakukan sebelumnya berkesinambungan
Dapat dikelola lintas Dikelola dlm satu
divisi/bidang/seksi divisi/bidang/seksi
Risiko tinggi Risiko rendah

Manfaat berupa Nilai tambah berupa

produk/hasil/layanan yg perbaikan inkremental
jadi tepat waktu sesuai berkesinambungan
anggaran 47

‘Hukum’ manajemen proyek

„ Tidak ada proyek besar yang
mencapai target tepat waktu sesuai
anggaran
„ Perencanaan yg buruk membuat
proyek memerlukan waktu 3x lebih
lama
„ Perencanaan yg baik membuat proyek
memerlukan waktu 2x lebih lama

48

24
 6/5/2010

Review RPKPS dan penugasan

49

Penugasan kelompok

• Pohon masalah
• Pohon tujuan
• LogFrame
• Rencana Kerja
• Anggaran

50

25
 6/5/2010

Batas pengumpulan:
Jumat, 27 November 2009

Cover dg daftar nama dan

nomor mahasiswa
(hard + soft copy)

51

26