BAB IV

PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

4.1 Pengumpulan Data

4.1.1 Profile PT. Deqha Elcomindo
PT. Deqha Elcomindo adalah kontraktor mekanikal dan elektrikal yang
berdiri pada tahun 2011, bergerak dibidang merupakan ndustry jasa kontraktor
mekanik dan elektrikal peralatan listrik. PT. Deqha Elcomindo juga service
partner dari schneider, circutor, enerwise, rockwell automation, trafindo. PT.
Deqha Elcomindo dibangun pada tahun 2011, pada saat itu perusahaan ini bekerja
dibidang automation, control system dan engineering consultant. Dan pada tahun
2019 perusahaan ini makin terus berkembang dalam pengadaan barang dan jasa
(integrated electrical system) pada suatu industri.
Berikut merupakan visi dan misi perusahaan PT. Deqha Elcomindo:
Visi: Berinovasi, terampil dan koordinasi agar menjadi yang terbaikbidang di
industri kelistrikan.

Misi: 1. Menjadi mitra yang kompeten bagi pelanggan.

2. Memenuhi kebutuhan dan menyelesaikan masalah pelanggan.

3. Memberikan solusi kelistrikan terpadu yang efektif dan efisien.
4. Memberikan pelayanan terbaik yang “FAST” (Fokus, Antusias, Solusi,
Target)

29
 30

Beberapa contoh project pada PT. Deqha Elcomindo:

Tabel 4.1 Nama-nama project di PT. Deqha Elcomindo

PT. Petro Storindo Energi
PT. Pupuk Kalimantan Timur (PKT)
PT. Smart Telecom
PT. Kaltim Methanol Industri
PT. Heinz ABC Indonesia
PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) TBK
PT. Sinar Sosro
PT. Kaltim Daya Mandiri (KDM)
PT. SKF Indonesia
PT. Summarecon Agung TBK (MKG)
PT. Angkasa Pura I (Persero)
Royal Danish Embassy
Pemeliharaan Peralatan Elektrikal &
Instrumentasi Merk L&T
Jasa Penggantian Panel MV Switchgear
Improve Panel LVMDP System BSD
Pengadaan & Instalasi Relay Proteksi
Upgrade Facility
Pengadaan Jasa Maintenance Panel MV,
LVMDP & PKG
Pengadaan Panel Control
RTU Automation Sistem
Breaker Test LVMDB
Suplay & Install Inverter VSD 1.5 Kw
Pengadaan & Pemasangan Trafo
Landfill Gas Recovery And Conversion
4.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 4.1 Struktur Organisai Departemen PT. Deqha Elcomindo

31
 4.1.3 Procurement Pada PT. Deqha Elcomindo
Procurement merupakan salah satu bagian terpenting di PT. Deqha
Elcomindo. Pada PT. Deqha Elcomindo purchasing masuk ke dalam bagian
procurement, purchasing disini bertugas untuk membeli material ke beberapa
supplier untuk memenuhi permintaan project yang berjalan. Setelah turunnya
purchase requisition (PR) dari project manager dilanjutkan dengan pihak
purchasing untuk melakukan pembelian barang sesuai persentase cost yang telah
dipertimbangkan sebelumnya. Pihak purchasing juga mempertimbangkan
budgeterynya untuk mengetahui persentase cost yang di punya pada project
tersebut, serta bernegosiasi harga untuk mendapatkan margin lebih dari budgetery
dengan cara membandingkan harga dari tiga atau lebih supplier. Hal yang paling
diperhatikan dalam pembelian barang adalah:
1. Pembayaran bisa jatuh tempo 30 hari atau lebih
2. Pengiriman
3. Harga material

4.1.4 Job description Pada Bagian Procurement

Job description pada bagian procurement di PT. Deqha Elcomindo adalah:

1. Membantu membuat BOQ (Bill Of Quantity) final dari quotation sales

menggunakan template status cost.
2. Cek pricelist dari supplier yang sudah ada atau penawaran sebelumnya,
sebagai bahan pertimbangan negosiasi harga dan term payment.
3. Email blust ke supplier mengenai jadwal pengiriman dan harga
4. Mencari pembanding harga dan TOP (Term OF Payment) berdasarkan
BOQ (Bill Of Quantity) terhadap supplier rekanan (min 3 supplier) beserta
jadwal pengiriman
5. Mencari distributor atau principal yang baru berdasarkan jenis barang
yang dibutuhkan
6. Update penawaran dari supplier ke bank data
7. Mengajukan approval material dan jasa ke PM (Project Manager)
8. Membuat PO (Purchase Order) dan SPK yang sudah di setujui oleh PM
(Project Manager) di accurate
9. Update PO dan SPK di smartsheet utuk tiap project mengenai jadwal
pengiriman dan harga
10. Update jadwal menggunakan google kalender terkait dengan kapan waktu
pengiriman
11. Update reminder pembayaran tiap PO yang sudah jatuh tempo ataupun
ataupun pelunasan.
12. Reminder dilakukan tiap 3 kali (tiga minggu sebelumnya, satu minggu
sebelumnya, satu hari sebelumnya)
13. Dokumentasi hard copy BOQ final, PO, SPK, jadwal, timeline, OA,
drawing approve, minute meeting.
14. Mempersiapkan dokumen invoice untuk dikirimkan ke finance
15. Update report target invoice, progres pekerjaan, progres material

4.1.5 Process Activity Mapping Pada Bagian Procurement

No Kegiatan Waktu
1 Turunnya PR dari project manager 1
2 Merespon PR dari project manager 1
3 Mencari vendor pembanding dalam pembelian material 2
4 Melakukan pembanding harga penawaran material dari 2
beberapa vendor
5 Menunggu penawaran dan informasi harga deal dari vendor 3
6 Meminta approval kepada project manager 1
7 Membuat PO material ke vendor 1
8 Menunggu informasi approval dan konfirmasi PO dari 1
vendor
9 Menunggu informasi kedatangan material 5
10 Melakukan pengecekan material 1
11 Membandingkan harga pengiriman barang 1
12 Mengurus proses pengiriman dari gudang ke tempat project 2
13 Menyusun hand over PO yang telah dibuat 1
Tabel 4.2 Process Activity pada bagian procurement
4.2 Pengolahan Data

4.2.1 Value Stream Mapping (VSM)

4.2.1.1 Current State Value Stream Mapping
Pembuatan current state map dibutuhkan beberapa informasi yang
nantinya akan digunakan sebagai penunjang. Informasi-informasi yang
dibutuhkan selama pembuatan current state map didapatkan melalui
metode observasi secara langsung. Data yang telah diambil dan diolah
akan digunakan sebagai dasar dalam membuat current state value stream
mapping (VSM). Pembuatan current state value stream mapping
digunakan untuk mengetahui alur proses aktivitas yang terjadi sekarang
pada bagian procurement dan bertujuan untuk mengetahui aliran informasi
yang terjadi selama proses aktivitas tersebut berlangsung.
35
 36

Gambar 4.2 Current State Map Procurement PT. Deqha Elcomindo

 Dari gambar 4.2 dapat diketahui total value added time sebesar 3
hari. Sedangkan total lead time pada bagian procurement didapat dari
jumlah cycle time tiap proses dengan waktu tunggu proses aktivitas dari
satu proses ke proses yang lain dan didapat total lead time sebesar 17 hari.
Untuk perhitungan process cycle efficiency dapat digunakan rumus sebagai
berikut:

Total Value Added Time

PCE
= Total Procurement Lead
Time
PCE 3 hari
= 17 hari
17.65%
=

4.2.2 Waste Assessment Model (WAM)

Pengumpulan data dilakukan dengan cara diskusi dan wawancara
serta menyebarkan kuesioner pembobotan ke bagian yang terkait dalam
proses procurement PT. Deqha Elcomindo. Diskusi dilakukan untuk
menyatukan pemikiran dan persepsi tentang pemahaman terhadap waste
(pemborosan) dan keterkaitan antar waste. Sedangkan penyebaran
kuesioner dilakukan untuk mendapatkan bobot dari waste. Untuk detail
dari kuesioner dapat dilihat pada lampiran.
Proses diskusi dan pengisian kuesioner melibatkan lima orang
responden. Pemilihan lima orang ini didasarkan kepada kapabilitas dan
pengetahuan yang dimiliki oleh responden tersebut, sebab kuesioner ini
bersifat assessment yang terdiri dari pertanyaan yang tidak semua orang
dapat memahaminya.

4.2.3 Keterkaitan Antar Waste

Keterkaitan antar waste dilakukan secara diskusi dengan
menggunakan kriteria pembobotan. Tabulasi detail dari jawaban penilaian
keterkaitan waste dapat dilihat di bagian lampiran. Berikut ini adalah

37
 38

ringkasan hasil dan skor dari tingkat keterkaitan antar waste pada proses
procurement PT. Deqha Elcomindo.
 Tabel 4.3 Tabulasi Keterkaitan Antar Waste

4.2.4 Waste Relationship Matrix (WRM)

Berdasarkan hasil perhitungan keterkaitan waste pada tabel 4.3 di
atas, maka dapat dibuat waste relationship matrix (WRM) proses
procurement PT. Deqha Elcomindo sebagai berikut.
 40

Tabel 4.4 Waste Relationship Matrix (WRM) Proses Procurement

Untuk penyederhanaan matrix maka variabel yang ada dalam tabel

WRM dikonversikan ke dalam bentuk persentase angka. Waste
relationship matrix dikonversikan ke dalam angka dengan acuan A=10;
E=8; I=6; O=4; U=2 dan X=0. Berikut adalah waste matrix value untuk
proses procurement PT. Deqha Elcomindo.
Tabel 4.5 Data Waste Matrix Value

4.2.5 Waste Assessment Questionnaire (WAQ)

Nilai waste yang didapat dari WRM selanjutnya digunakan untuk
penilaian awal WAQ dari jenis pertanyaan. Kuesioner assessment terdiri
atas 68 pertanyaan yang berbeda-beda. Beberapa pertanyaan ditandai
dengan tulisan “From”, yang maksudnya pertanyaan tersebut menjelaskan
jenis waste yang ada saat ini dan dapat memicu munculnya jenis waste
lainnya berdasarkan perhitungan WRM. Pertanyaan lainnya ditandai
dengan tulisan “To”, maksudnya pertanyaan tersebut menjelaskan tiap
jenis waste yang ada saat ini dan bisa terjadi karena dipengaruhi oleh jenis
waste lainnya. Tiap pertanyaan memiliki tiga pilihan jawaban dan masing-
masing jawaban diberi bobot 1, 0,5 dan 0 (Nol). Ada tiga jenis pilihan
jawaban untuk tiap pertanyaan kuesioner, yaitu “Ya”, “Sedang” dan
“Tidak”.

41
Sedangkan skor untuk tiap jenis jawaban kuesioner dibagi menjadi dua kategori
yaitu kategori A dan B.
 Kategori yang pertama atau kategori A adalah jika jawaban “Ya” berarti
diindikasikan adanya pemborosan. Skor untuk jawaban kategori A adalah 1
jika “Ya”, 0,5 jika “Sedang”, dan 0 jika “Tidak”.
 Kategori kedua atau kategori B adalah jika jawaban “Ya” berarti
diindikasikan tidak ada pemborosan yang terjadi. Skor untuk jawaban
kategori B adalah 0 jika “Ya”, 0,5 jika “Sedang”, dan 1 jika “Tidak”.
Untuk pengukuran peringkat waste mengikuti delapan langkah sebagai berikut.
1. Mengelompokkan dan menghitung jumlah pertanyaan kuesioner berdasarkan
jenis pertanyaan. Berikut ini merupakan hasil pengelompokkan dan
perhitungan jenis pertanyaan.
Tabel 4.6 Pengelompokan Jenis Pertanyaan
No Jenis Pertanyaan (i) Jumlah Pertanyaan (Ni)
1 From Overproduction 3
2 From Inventory 6
3 From Defects 8
4 From Motion 11
5 From Tramsportation 4
6 From Process 7
7 From Waiting 8
8 To Defects 4
9 To Motion 9
10 To Transportation 3
11 To Waiting 5
Jumlah 68

2. Memberikan bobot untuk tiap pertanyaan kuesioner berdasarkan waste

relationship matrix. Sebagai contoh: Untuk jenis pertanyaan To Motion dapat
diisi dengan nilai pada kolom M yang vertical. Sedangkan untuk jenis
pertanyaan From Motion, dapat diisi dengan nilai kolom M yang horizontal.
Detail tabulasi dapat dilihat pada lampiran Berikut ini adalah ringkasan dari
bobot awal kuesioner.
Tabel 4.7 Bobot Awal Pertanyaan Kuesioner berdasarkan WRM
No Jenis Pertanyaan (i) Bobot Awal Untuk Tiap Jenis Waste
 O I D M T P W
1 To Motion 8 4 4 10 4 6 0
2 From Motion 0 4 6 10 0 6 6
3 From Defects 4 2 10 4 4 0 4
4 From Motion 0 4 6 10 0 6 6
5 From Motion 0 4 6 10 0 6 6
6 From Defects 4 2 10 4 4 0 4
7 From Process 4 4 4 6 0 10 6
… …. …. … …. …. …. …. ….
66 From Overproduction 10 4 4 8 4 0 8
67 From Process 4 4 4 6 0 10 6
68 From Defects 4 2 10 4 4 0 4
20
Total Skor 326 288 378 392 2 236 342

3. Membagi tiap bobot dalam satu baris dengan jumlah pertanyaan yang
dikelompokkan (Ni). Berikut ini merupakan tabel yang menunjukan
pembobotan waste berdasarkan jumlah jenis pertanyaan.
4. Menghitung jumlah skor tiap kolom jenis waste, dan frekuensi (Fj) dari
munculnya nilai pada tiap kolom waste dengan mengabaikan nilai 0.
Kemudian tahap selanjutnya adalah melakukan penghilangan efek dari
jawaban yang nol dengan mencari Fj. Fj merupakan frekuensi dari cells yang
berisi bobot yang bukan nol untuk tiap jenis dari waste j. Hasil bobot
pertanyaan setelah dibagi Ni beserta hasil jumlah skor dan frekuensi
selengkapnya dapat dilihat pada lampiran Berikut ini merupakan ringkasan
bobot pertanyaan setelah dibagi Ni (jumlah skor dan frekuensi).
Tabel 4.8 Bobot Pertanyaan dibagi Ni dan Jumlah Skor (Sj) & Frekuensi (Fj)
No Jenis Pertanyaan (i) Ni Bobot Awal untuk Tiap Jenis Waste (Wj, k)
      Wo, k Wi, k Wd, k Wm, k Wt, k Wp, k Ww, k
1 To Motion 9 0.89 0.44 0.44 1.11 0.44 0.67 0.00
2 From Motion 11 0.00 0.36 0.55 0.91 0.00 0.55 0.55
3 From Defects 8 0.50 0.25 1.25 0.50 0.50 0.00 0.50
4 From Motion 11 0.00 0.36 0.55 0.91 0.00 0.55 0.55

43
 5 From Motion 11 0.00 0.36 0.55 0.91 0.00 0.55 0.55
6 From Defects 8 0.50 0.25 1.25 0.50 0.50 0.00 0.50
7 From Process 7 0.57 0.57 0.57 0.86 0.00 1.43 0.86
… …. …. … …. …. …. …. …. …
66 From Overproduction 3 3.33 1.33 1.33 2.67 1.33 0.00 2.67
67 From Process 7 0.57 0.57 0.57 0.86 0.00 1.43 0.86
68 From Defects 8 0.50 0.25 1.25 0.50 0.50 0.00 0.50
Skor (Sj) 52 44 58 58 42 32 56
Frekuensi (Fj) 57 63 68 57 42 36 50

5. Memasukkan nilai rata rata jawaban dari hasil kuesioner (1, 0,5, atau 0) ke
dalam tiap bobot nilai di tabel dengan cara mengalikannya.
6. Menghitung total skor untuk tiap nilai bobot pada kolom waste dan frekuensi
(fj) untuk nilai bobot pada kolom waste dengan mengabaikan nilai 0 ( nol ).
Hasil pembobotan waste berdasarkan bobot tiap jawaban pada kuesioner
beserta hasil jumlah skor dan frekuensi selengkapnya dapat dilihat pada
lampiran. Berikut ini merupakan ringkasan pembobotan waste berdasarkan
bobot tiap jawaban pada kuesioner beserta hasil jumlah skor dan frekuensi
selengkapnya.

Tabel 4.9 Perkalian antara bobot dengan hasil penilaian kuesioner dan Jumlah
Skor (sj) & Frekuensi (fj)
Rata-
Jenis
No Rata Nilai Bobot untuk Tiap Jenis Waste (Wj, k)
Pertanyaan (i)
Jawaban
      Wo, k Wi, k Wd, k Wm, k Wt, k Wp, k Ww, k
1 To Motion 0.80 0.711 0.356 0.356 0.889 0.356 0.533 0.000
2 From Motion 0.00 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000 0.000
3 From Defects 0.70 0.350 0.175 0.875 0.350 0.350 0.000 0.350
4 From Motion 0.30 0.000 0.109 0.164 0.273 0.000 0.164 0.164
5 From Motion 0.20 0.000 0.073 0.109 0.182 0.000 0.109 0.109
6 From Defects 0.10 0.050 0.025 0.125 0.050 0.050 0.000 0.050
7 From Process 0.20 0.114 0.114 0.114 0.171 0.000 0.286 0.171
… …. …. … …. …. …. …. …. …
From
66 Overproductio 0.40 1.333 0.533 0.533 1.067 0.533 0.000 1.067
n
67 From Process 0.60 0.343 0.343 0.343 0.514 0.000 0.857 0.514
68 From Defects 0.70 0.350 0.175 0.875 0.350 0.350 0.000 0.350
Skor (sj) 22.791 18.938 24.075 22.596 16.997 10.678 21.452
Frekuensi (fj) 53 57 61 51 40 31 43

7. Menghitung indikator awal untuk tiap waste (Yj)

8. Menghitung nilai final waste factor (Yj final)
Hasil perhitungan akhir waste assessment dapat dilihat pada tabel 4.10 berikut.
Tabel 4.10 Hasil Perhitungan Waste Assessment

Berdasarkan tabel di atas, maka pada gambar 4.3 dapat dilihat peringkat waste
dalam bentuk grafik sebagai berikut.

20
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
O I D M T P W

Gambar 4.3 Grafik Peringkat Hasil Perhitungan Waste Assesment

45
46
Rekapan hasil kuesioner di atas dijadikan sebagai acuan dalam pembobotan waste
dalam pemilihan value stream analysis tools yang akan digunakan.

4.2.6 Value Stream Analysis Tools (VALSAT)

Konsep VALSAT digunakan dalam pemilihan Value Stram Analysis Tools

dengan cara mengalikan hasil pembobotan waste dengan skala yang ada pada
tabel VALSAT. Penentuan tools dilakukan dengan cara pembobotan Value
Stream Analysis Tools (VALSAT). Pembobotan dilakukan dengan cara
mengalikan hasil pembobotan waste ) dengan kolerasi tingkat penyelesaian suatu
alat dalam matriks Value Stream Analysis Tools terhadap pemborosan. Nilai
korelasi penyelesaian suatu tools ditunjukkan dengan tiga skala. Korelasi skala
rendah bernilai 1 (Low), skala sedang bernilai 3 (Medium) dan skala tinggi
bernilai 9 (High). Berikut adalah hasil pembobotan dengan menggunakan
VALSAT.

Tabel 4.11 Hasil Pembobotan VALSAT

 48

Berdasarkan hasil perhitungan VALSAT di atas maka dapat digambarkan

peringkat mapping tools pada gambar 4.4 berikut ini.

563.005
600.000
500.000
400.000 316.730
300.000 212.978
156.215 151.668
200.000
90.760
100.000 24.621

0.000
PAM SCRM PVF QFM DAM DPA PS

Gambar 4.4 Grafik Peringkat Mapping Tools

Dari peringkat mapping tools di atas, maka langkah selanjutnya adalah

detail mapping dengan menggunakan dua tools dengan bobot terbesar yaitu :
1. Process Activity Mapping (PAM)
Merupakan tool untuk memetakan proses secara detail dengan menggunakan
simbol-simbol yang mempresentasikan aktivitas operasi, menunggu, transportasi,
inspeksi dan penyimpanan.

4.2.7 Process Activity Mapping (PAM) Pada Bagian Procurement

Process Activity Mapping digunakan untuk mengetahui proporsi dari
kegiatan yang termasuk value added (VA) dan non value added (NVA). Peta ini
mampu mengidentifikasi adanya pemborosan pada value stream dan
mengoptimalisasi proses agar lebih efisien dan efektif dengan cara simplifikasi,
kombinasi ataupun eliminasi.
Tahapan yang diharuskan untuk pembuatan process activity mapping ini
adalah sebagai berikut :
1) Mencatat semua aktivitas yang dilakukan dalam proses aktivitas
procurement PT. Deqha Elcomindo.
2) Mengklasifikasi aktivitas tersebut ke dalam aktivitas Operation (O), dan
Delay (D) dengan pendefinisian sebagai berikut.
 Operation adalah aktivitas yang memberi nilai tambah dan memiliki biaya.
 Delay dan storage adalah aktivitas menunggu atau tanpa aktivitas.
3) Menambahkan informasi untuk proses analisa selanjutnya.
4) Menganalisa proporsi aktivitas yang tergolong value added (VA), non value
added (NVA), non value added but necessary (NNVA).
Dari data yang telah terkumpul selanjutnya diolah menjadi sebuah
process activity mapping. Berikut ini merupakan process activity mapping pada
bagian procurement.
 50

Tabel 4.12 Process Activity Mapping Procurement PT. Deqha Elcomindo

Dari hasil data PAM maka diperoleh persentase masing-masing kategori

aktivitas seperti diagram berikut ini.

Persentase Waktu

VA
32%
NVA
50% NNVA

18%

Gambar 4.5 Persentase Waktu Process Activity Mapping

Pada gambar 4.5 menunjukkan bahwa persentase aktivitas value added
(VA) sebesar 32.00%, persentase aktivitas non value added (NVA) sebesar
18.00%, dan persentase aktivitas necessary but non value added (NNVA)
sebesar 50.00%. Berdasarkan tabel PAM current, maka dapat dibuatkan tabulasi
ringkasan perhitungan dan persentase PAM current pada tabel 4.13 berikut.
 51

Tabel 4.13 Ringkasan Perhitungan PAM

Waktu
Aktivitas Jumlah
(hari)
Operation 8 12
Dellay 4 10
Total Aktivitas 12  
Waktu
Klasifikasi Jumlah
(hari)
VA 5 7
NVA 2 4
NNVA 5 11
Total Waktu (hari) 22
VA 31,82%
NVA 18,18%
NNVA 50,00%