STANDART OPERATION PROCEDURE

BAB I
KETENTUAN UMUM PENGURUS

(1) Ketua adalah orang yang memimpin organisasi secara keseluruhan.

(2) Tugas Ketua:
• Mengayomi seluruh anggota FORSIMAK dan mahasiswa Maksi
Usakti
• Selalu berpartisipasi di setiap kegiatan jika tidak ada halangan
• Membawahi seluruh departemen
• Bersedia menerima tugas yang diberikan dari kampus
• Menengahi jika di dalam organisasi ada sebuah masalah
• Menjaga kerukunan di FORSIMAK
• Menjaga hubungan baik dengan seluruh civitas akademika
Maksi Usakti maupun Alumni
• Selalu berkordinasi dengan wakil ketua/pengurus jika ada
masalah
• Wajib membuat FORSIMAK semakin solid dan berkelanjutan
(3) Wakil Ketua1 (Bidang Proses Organisasi) adalah orang yang
mendampingi ketua dalam setiap kegiatan dan/atau sebagai teman
diskusi ketua khususnya perihal proses dalam organisasi.
(4) Tugas Wakil Ketua1:
• Membantu ketua jika ada atau pun tidak ada masalah
• Sebagai teman diskusi ketua
• Membawahi seluruh departemen
• Mewakili ketua memimpin rapat jika berhalangan menghadiri
rapat
• Mewakili ketua memberikan sambutan jika ketua berhalangan
hadir
• Membantu ketua dalam upaya reward dari kampus untuk
pengurus
• Selalu berkordinasi dengan ketua/pengurus jika ada masalah
• Wajib membuat FORSIMAK semakin solid dan berkelanjutan
(5) Wakil Ketua 2 (Bidang Keuangan) adalah orang yang bertugas
mencatat dan menyimpan kas utama FORSIMAK.
(6) Tugas Wakil Ketua 2:
• Mengingatkan kepala departemen jika ada kelebihan dana sisa
kegiatan
• Mencatat dan merapikan laporan kas
• Mengumpulkan anggaran departemen dan mengajukannya ke
maksi usakti
• Membantu ketua dalam upaya reward dari kampus untuk
pengurus
• Wajib selalu berkordinasi dengan ketua dan/atau wakil ketua 1
dan/atau pengurus lainnya
• Wajib membuat FORSIMAK semakin solid dan berkelanjutan
(7) Sekertaris Organisasi adalah orang yang bertugas mencatat dan
mengumpulkan serta menyimpan berkas seluruh rapat departemen
dan rapat pengrus
(8) Tugas Sekertaris Organisasi:
• Mengingatkan para pengurus jika adakegiatan
• Memegang seluruh file yang terdapat di dropbox FORSIMAK
• Membuat standarisasi penulisan surat menyurat
• Membuat standarisasi penyimpanan file
• Membuat format sturktur organisasi yang akan dipajang di
kesekretariatan maksi atau sosial media
• Membantu ketua dalam upaya reward dari kampus untuk
pengurus
• Mengingatkan kepala departemen untuk mengumpulkan LPJ
dan proposal
• Mencatat segala hasil rapat. Baik rapat pengurus dan/atau
rapat per departemen
• Wajib selalu berkordinasi dengan ketua dan/atau wakil ketua
dan/atau pengurus
• Wajib membuat FORSIMAK semakin solid dan berkelanjutan
(9) Kepala Departemen Penelitian dan Pengembangan (LITBANG) adalah
orang yang bertanggungjawab atas Departemen Penelitian dan
Pengembangan
(10) Tugas Kepala LITBANG:
• Diusahakan selalu menghadiri rapat acara yang dibuat oleh
LITBANG
• Mengkoordinir program kerja tahunan
• Memilih ketua panitia kegiatan LITBANG yang didiskusikan
bersama dengan pengurus lainnya
• Mengayomi staf dan anggota LITBANG
• Selalu menyerahkan LPJ dan proposal h+7 kegiatan
kesekertaris umum FORSIMAK
• Membantu para staf dan anggota LITBANG jika ada kesulitan
dalam kegiatan atau dalam kehidupan sehari-hari
• Memberi saran/ide kepada ketua dan/atau wakil ketua dan
pengurus jika perlu
• Wajib membuat FORSIMAK semakin solid dan berkelanjutan
• Wajib berkordinasi dengan KETUA dan WAKIL KETUA 1 jika
ada masalah serius
• Membuat anggaran kegiatan departemen selama setahun
(11) Staf Pelatihan adalah orang yang dipercaya oleh kepala departemen
dalam menjalankan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan
pelatihan akademik.
(12) Tugas Staf Pelatihan:
• Membantu kepala departemen jika ada kesulitan
• Selalu berkordinasi dengan ketua, wakil, sekretaris, kepala
departemen, staf pengembangan dan pengurus lainnya
• Mengumpulkan materi perkuliahan, tugas perkuliahan, dan
bank soal pada setiap mata kuliah yang diambil oleh
mahasiswa maksi usakti
 • Membuat tim pengajar untuk pelatihan akademik dan olah data
statistik
• Mencari talent yang dapat menjadi tutor menjelang UTS dan
UAS dan merekamnya dalam bentuk video
• Menentukan besaran fee yang akan diberikan ke setiap tutor
• Mengumpulkan file thesis-thesis yang telah lalu
• Berkoordinasi dengan staf internal HUMAS perihal database
mahasiswa aktif dan alumni
• Berkoordinasi dengan staf teknologi TI perihal data yang akan
di upload ke website/aplikasi FORSIMAK
(13) Staf Pengembangan adalah orang yang dipercaya oleh kepala
departemen dalam menjalankan kegiatan-kegiatan yang berkaitan
dengan pengembangan akademik.
(14) Tugas Staf Pengembangan:
• Membantu kepala departemen jika ada kesulitan
• Selalu berkordinasi dengan ketua, wakil, sekretaris, kepala
departemen, staf pelatihan dan pengurus lainnya
• Membantu kepala departemen dalam menjalankan program
kerja tahunan
• Membantu staf pelatihan jika ada kesulitan
• Berkoordinasi dengan staf internal HUMAS perihal database
mahasiswa aktif dan alumni
• Berkoordinasi dengan staf teknologi TI perihal data yang akan
di upload ke website/aplikasi FORSIMAK
(15) Kepala Departemen Teknologi dan Informasi (TI) adalah orang yang
bertanggungjawab atas departemen TI
(16) Tugas Kepala TI:
• Diusahakan selalu menghadiri rapat/diskusi yang dibuat
oleh TI
• Mengkoordinir program kerja tahunan
• Mengayomi staf dan anggotaTI
• Selalu menyerahkan LPJ dan proposal h+7 kegiatan
kesekertaris umum FORSIMAK
• Membantu para staf dan anggota TI jika ada kesulitan dalam
kegiatan atau dalam kehidupan sehari-hari
• Memberi saran/ide kepada ketua dan/atau wakil ketua dan
pengurus jika perlu
• Wajib membuat FORSIMAK semakin solid dan berkelanjutan
• Wajib berkordinasi dengan KETUA dan WAKIL KETUA 1 jika
ada masalah serius
• Berkordinasi dengan vendor website/aplikasi FORSIMAK
perihal maintenance teknologi
• Membuat anggaran kegiatan departemen selama setahun
(17) Staf Publikasi dan Dokumentasi adalah orang yang dipercaya oleh
kepala departemen dalam menjalankan kegiatan-kegiatan yang
berkaitan dengan publikasi dan dokumentasi FORSIMAK.
(18) Tugas Staf Publikasi dan Dokumentasi:
• Membantu kepala departemen jika ada kesulitan
 • Selalu berkordinasi dengan ketua, wakil, sekretaris, kepala
departemen, staf teknologi dan pengurus lainnya
• Membuat desain poster untuk perayaan hari besar, reminder
UTS dan UAS, dan persoalan sosial lainnya
• Membuat trailer video program setahun dan program kerja
departemen jika diperlukan
• Mengedit video tutorial UTS dan UAS agar dapat di upload di
website/aplikasi FORSIMAK
• Memegang sosial media FORSIMAK (Instagram, twitter, dsb
kecuali gmail) dan membuatnya semakin dikenal
• Membuat mading kegiatan secara virtual maupun yang akan
ditempel di kesekretariatan maksi usakti
• Membuat profil pengurus sturktural beserta kesan pesan yang
akan di upload di instagram
• Berkoordinasi dengan seluruh pengurus mengenai kegiatan
yang akan di upload
• Membantu staf teknologi jika ada kesulitan
• Diusahakan dapat hadir sebelum dan saat hari H kegiatan
FORSIMAK
(19) Staf Teknologi adalah orang yang dipercaya oleh kepala departemen
dalam menjalankan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan
pengembangan teknologi FORSIMAK.
(20) Tugas Staf Teknologi:
• Membantu kepala departemen jika ada kesulitan
• Selalu berkordinasi dengan ketua, wakil, sekretaris, kepala
departemen, staf publikasi dan dokumentasi beserta pengurus
lainnya
• Membantu kepala departemen dalam menjalankan program
kerja tahunan
• Membantu staf publikasi dan dokumentasi jika ada kesulitan
• Berkoordinasi dengan staf internal HUMAS perihal database
mahasiswa aktif dan alumni
• Mengembangkan meeting teleconferance
• Mengembangkan layanan pengaduan mahasiswa
• Berkoordinasi dengan staf pelatihan LITBANG perihal data
yang akan di upload ke website/aplikasi FORSIMAK
• Mengupload seluruh data dan hal-hal penting lainnya ke
website/aplikasi FORSIMAK
• Berkoordinasi dengan vendor website/aplikasi perihal
maintenance teknologi
(21) Kepala Departemen Hubungan Masyarakat (HUMAS) adalah orang
yang bertanggungjawab atas departemen HUMAS
(22) Tugas Kepala HUMAS:
• Diusahakan selalu menghadiri rapat acara yang dibuat oleh
HUMAS
• Mengkoordinir program kerja tahunan
• Memilih ketua panitia kegiatan HUMAS yang didiskusikan
bersama dengan pengurus lainnya
• Mengayomi staf dan anggota HUMAS
 • Selalu menyerahkan LPJ dan proposal h+7 kegiatan ke
sekertaris umum FORSIMAK
• Membantu para staf dan anggota HUMAS jika ada kesulitan
dalam kegiatan atau dalam kehidupan sehari-hari
• Memberi saran/ide kepada ketua dan/atau wakil ketua dan
pengurus jika perlu
• Wajib membuat FORSIMAK semakin solid dan berkelanjutan
• Wajib berkordinasi dengan KETUA dan WAKIL KETUA 1 jika
ada masalah serius
• Membuat anggaran kegiatan departemen selama setahun
(23) Staf Internal adalah orang yang dipercaya oleh kepala departemen
dalam menjalankan kegiatan-kegiatan internal FORSIMAK.
(24) Tugas Staf Internal:
• Membantu kepala departemen jika ada kesulitan
• Selalu berkordinasi dengan ketua, wakil, sekretaris, kepala
departemen, staf eksternal dan pengurus lainnya
• Mengumpulkan database mahasiswa aktif dan alumni maksi
usakti dan dibuatkan daftar rapi (nama, nim, angkatan,
konsentrasi, judul thesis, pekerjaan dan tambahan lain
jika perlu)
• Membuat group whatsapp alumni berdasarkan tahun
kelulusan (1/2 tahun)
• Membantu staf publikasi dan dokumentasi dalam membuat
mading yang akan ditempel di kesekretariatan
• Melakukan proses rekrutmen anggota FORSIMAK
• Mengupdate pertanyaan interview dan kriteria penilaian
• Memegang gmail FORSIMAK dan diwajibkan untuk membalas
setiap email yang terkirim
• Membuat data rapi untuk anggota FORSIMAK dan panitia
kegiatan
• Membantu staf publikasi dan dokumentasi dalam pembuatan
profil pengurus sturktural beserta kesan pesan yang akan di
upload di Instagram
• Membantu staf eksternal jika ada kesulitan
• Berkoordinasi dengan seluruh pengurus perihal database
mahasiswa aktif dan alumni
(25) Staf Eksternal adalah orang yang dipercaya oleh kepala departemen
dalam menjalankan kegiatan-kegiatan eksternal FORSIMAK.
(26) Tugas Staf Eksternal:
• Membantu kepala departemen jika ada kesulitan
• Selalu berkordinasi dengan ketua, wakil, sekretaris, kepala
departemen, staf internal dan pengurus lainnya
• Membantu kepala departemen dalam menjalankan program
kerja tahunan
• Membantu staf internal jika ada kesulitan
• Menyiapkan bunga wisuda bagi mahasiswa yang akan diwisuda
• Membuat list UMKM trisakti yang akan diajak Kerjasama dwi
fungsi KTM
 • Membuat desain dwi fungsi KTM yang akan digunakan sebagai
co card event seperti ID card perusahaan
• Berkoordinasi dengand ekan dan wakil dekan 3 trisakti perihal
MOU Kerjasama dengan UMKM
• Memberikan ide reward yang akan ditawarkan kepada UMKM
• Mengajukan MOU Kerjasama ke pada UMKM dan follow up
setiap 2 minggu sekali
• Mencari peluang sponsor kegiatan FORSIMAK
(27) Kepala Departemen Kreatifitas Sosial (KS) adalah orang yang
bertanggungjawab atas departemen KS
(28) Tugas Kepala KS:
• Diusahakan selalu menghadiri rapat acara yang dibuat oleh KS
• Mengkoordinir program kerja tahunan
• Memilih ketua panitia kegiatan KS yang didiskusikan Bersama
dengan pengurus lainnya
• Mengayomi staf dan anggota KS
• Selalu menyerahkan LPJ dan proposal h+7 kegiatan ke
sekertaris umum FORSIMAK
• Membantu para staf dan anggota KS jika ada kesulitan dalam
kegiatan atau dalam kehidupan sehari-hari
• Memberi saran/ide kepada ketua dan/atau wakil ketua dan
pengurus jika perlu
• Wajib membuat FORSIMAK semakin solid dan berkelanjutan
• Wajib berkordinasi dengan KETUA dan WAKIL KETUA 1 jika
ada masalah serius
• Membuat anggaran kegiatan departemen selama setahun
(29) Staf Dana Usaha adalah orang yang dipercaya oleh kepala departemen
dalam menjalankan kegiatan-kegiatan dana usaha FORSIMAK.
(30) Tugas Staf Dana Usaha:
• Membantu kepala departemen jika ada kesulitan
• Selalu berkordinasi dengan ketua, wakil, sekretaris, kepala
departemen, staf sosial dan olahraga beserta pengurus lainnya
• Membuat desain jaket/hoodie maksi usakti
• Melakukan pre order jaket/hoodie maksi usakti, dan
mengkontrol pembayaran serta pembagiannya
• Membuat korsa dan pin anggota FORSIMAK, melakukan pre
order, mengkontrol pembayaran dan pembagiannya
• Mencari info bazzar bisnis dan menginformasikannya ke setiap
group maksi usakti
• Memberikan ide baru perihal peluang dana usaha
• Membantu staf sosial dan olah raga jika ada kesulitan
• Membantu staf eksternal HUMAS dalam upaya peluang sponsor
kegiatan FORSIMAK
(31) Staf Sosial dan Olah raga adalah orang yang dipercaya oleh kepala
departemen dalam menjalankan kegiatan-kegiatan sosial dan olahraga
FORSIMAK.
(32) Tugas Staf Sosial dan Olahraga:
• Membantu kepala departemen jika ada kesulitan
• Selalu berkordinasi dengan ketua, wakil, sekretaris, kepala
departemen, staf dana usaha dan pengurus lainnya
• Membantu kepala departemen dalam menjalankan program
kerja tahunan
• Membantu staf dana usaha jika ada kesulitan
• Membuat jadwal olah raga rutin yang kemudian diinfokan ke
semua group maksi usakti
• Mencari referensi desa/panti asuhan atau sejenisnya untuk
kegiatan bakti sosial
• Menjalin hubungan baik dengan palang merah Indonesia (PMI)
guna keberlanjutan kegiatan donor darah
• Berkoordinasi dengan staf publikasi dan dokumentasi perihal
perayaan hari besar, reminder UTS dan UAS, dan persoalan
sosial lainnya