KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

BAHAGIAN AKAUN
ARAS 6, BLOK E7, KOMPLEKS E
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN
62590 WP PUTRAJAYA

KUTIPAN BAYARAN BALIK EMOLUMEN TERLEBIH BAYAR

Prosedur untuk mengakaunkan bayaran balik emolumen secara ansuran adalah berdasarkan
Arahan Perbendaharaan (AP) 327 (b) iaitu:

i. Pegawai mengambil pendahuluan diri dengan kelulusan Pegawai Pengawal sekiranya

tempoh ansuran tidak melebihi 60 bulan.

ii. Pegawai mengambil pendahuluan diri dengan kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan
(Treasury) sekiranya tempoh melebihi 60 bulan.

Walaubagaimanapun, Pegawai Pengawal (KSU), KKM telah melantik Pegawai

Perakaunan bagi meluluskan permohonan AP327 (b) dan Seksyen 15A Akta Tatacara
Kewangan 1957 (Akta 61) melalui surat No rujukan (6) Dlm. KKM-58/300/3-6 Jld 8 sk.7
bertarikh 3 November 2015. Peringkat kelulusan seperti berikut:-

Kutipan bayaran balik emolumen terlebih bayar secara ansuran yang tidak mematuhi ketepatan
AP327(b) adalah TIDAK DIBENARKAN kerana tidak direkodkan sebagai Akaun Belum Terima (ABT).

Penggunaan kod potongan 4016 (tahun lalu) dan 4017 (tahun semasa) bagi menuntut bayaran
terlebih emolumen hanya dibenarkan bagi potongan secara sekaligus sahaja dan tidak dibenarkan
secara ansuran.

Proses Kerja Permohonan Pendahuluan Diri Terlebih Emolumen AP327 (b) setelah penurunan kuasa
oleh Pegawai Pengawal bagi potongan kurang daripada 36 bulan dilampirkan di Lampiran A.

Bagi potongan ansuran 6 bulan ke bawah, Borang Pendahuluan Diri (Kew. 106) hendaklah
ditandatangani oleh Penyelia/Pegawai Unit Gaji masing-masing di ruangan Ketua Jabatan. Manakala di
ruangan kelulusan hendaklah ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
PROSES KERJA BAGI PEMOHONAN KELULUSAN PENDAHULUAN DIRI TERLEBIH EMOLUMEN
(KURANG 36 BULAN)

BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK/ TINDAKAN

1. Terima dan Semak permohonan i. Borang Pendahuluan Diri

(Kew.106);
ii. Salinan Perubahan Gaji (Kew.8);
iii. Surat permohonan/ setuju bayar
daripada anggota;
iv. Surat pengesahan tarikh persaraan;
v. Salinan Penyata Gaji;
vi. Jadual perkiraan lebihan bayaran;
vii. Salinan Kad Pengenalan;
viii. Penjelasan kenapa berlaku
kesilapan terlebih bayar

2. Buat pengiraan jumlah yang perlu dikutip i. Surat permohonan/ setuju bayar
semula, ansuran bulanan dan tempoh daripada anggota;
bayaran balik berdasarkan tempoh dan
lebihan berkenaan ii. Jadual perkiraan lebihan bayaran;

3. Semak kelulusan kuasa melulus;

Peringkat IPKKM
a) Bagi potongan kurang daripada 36
bulan (peringkat IPKKM) kemukakan
kepada SUB (KP) untuk kelulusan Borang Pendahuluan Diri
(Kew.106) hendaklah
Peringkat JKN/ Institusi ditandatangani oleh Penyelia/
a) melebihi 6 bulan hingga 36 bulan Pegawai Unit Gaji masing-
kemukakan kepada Pengarah JKN/ masing di ruangan Ketua
Insitutsi/ untuk kelulusan; Jabatan

b) Bagi potongan kurang daripada 6 bulan

kemukakan kepada Ketua Jabatan, PTJ
yang membayar gaji untuk kelulusan

4. Membuat Perakuan Untuk Kelulusan Menyediakan perakuan kepda Pegawai

Perakaunan yang telah dilantik (Pelulus)

5. Terima keputusan daripada Pelulus

6. Sedia dan kemukakan Surat Kelulusan i. Surat Kelulusan Pendahuluan Diri
kepada PTJ berkaitan. Surat kelulusan Terlebih Bayaran Emolumen;
tersebut juga beserta dengan dokumen- ii. Borang Pendahuluan Diri (Kew.106)
dokumen seperti senarai semak yang yang telah diluluskan;
berkenaan dikemukakan kepada Bahagian iii. Salinan Perubahan Gaji (Kew.8);
Akaun (Unit Subsidiari), KKM bagi tujuan iv. Surat permohonan/ setuju bayar
pengwujudan ID pinjaman/ akaun daripada anggota;
subsidiari, tarikh mula dan tarikh akhir bagi v. Surat pengesahan tarikh persaraan;
arahan potongan gaji. vi. Salinan Penyata Gaji;
vii. Jadual perkiraan lebihan bayaran;
viii. Salinan Kad Pengenalan;
ix. Penjelasan kenapa berlaku
kesilapan terlebih bayar

7. Peringkat Bahagian Akaun, KKM Bahagian Akaun, KKM

i. Menerima dan menyemak
permohonan beserta dokumen
sokongan
ii. Wujudkan ID Pinjaman di sistem
GALMOS

Permohonan melibatkan 2 situasi:-

- Emolumen melibatkan tahun lalu;
- Emolumen melibatkan tahun semasa

Emolumen melibatkan tahun lalu

 Sediakan Baucar Jurnal dan Borang

Kelompok
 Serahkan kepada Penyemak untuk
semakan (Peraku 1).
 Serahkan kepada Pelulus untuk
pengesahan (Peraku 2).
 Hantar ke Unit Penyelenggaraan
Akaun (UPA) untuk kunci masuk
dalam sistem GFMAS.
 Terima baucer yang telah dikunci
masuk oleh UPA.

Emolumen melibatkan tahun semasa

 Sediakan Baucar Jurnal dan Borang

Kelompok
 Sediakan dan hantar surat arahan
jurnal kepada PTJ
 Terima dan semak salinan jurnal
yang telah dikunci masuk oleh PTJ

iii. Daftarkan dalam buku daftar

 pendahuluan diri.

iv. Sedia dan hantar surat arahan

potongan gaji, jadual potongan dan
kod potongan (4189) kepada PTJ

8. Terima surat arahan potongan gaji daripada PTJ

Bahagian Akaun, KKM dan sediakan Borang
Perubahan Gaji (SG20) dengan mengisi
tarikh potongan mengikut arahan yang
ditetapkan di dalam surat dan kod
potongan 4189 untuk diserahkan kepada
Pejabat Perakaunan masing-masing.

PTJ perlu mewujudkan buku daftar

pendahuluan emolumen serta pantau
pemotongan gaji peminjam.

PTJ juga perlu memastikan peminjam tidak

mempunyai tunggakan dan memaklumkan
kepada Bahagian Akaun, KKM dengan
segera sekiranya peminjam didapati
bersara/meninggal agar tuntutan pinjaman
dapat dibuat melalui potongan ganjaran
JPA.

PTJ bertanggungjawab untuk menuntut

tunggakan daripada peminjam (sekiranya
ada).

Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan atau kemusykilan, sila berhubung dengan Unit Akaun
Subsidiari, Bahagian Akaun KKM seperti berikut;

Puan Aisah Kombos

 03-8883 3271
 aisah.kombos@moh.gov.my

Puan Siti Noor Engriani Binti Hj Abu

 03-8883 3288
 noorengriani@moh.gov.my

Cik Norhashimah Binti Mohamad

 03-8883 3290
 nhashimahm@moh.gov.my

Puan Syahfiqah Izzati Binti Abdul Wahab

 03-8883 3293
 syahfiqah@moh.gov.my