ID SOP Judul

SM_03
MANAJEMEN PELAYANAN DI
KEMAJELISAN
Revisi Disiapkan oleh Tanggal disiapkan
00 Gde Ngurah Indraguna Pinatih (Ketua Majelis) 29/12/2019

Tanggal Efektif: Diulas Oleh Tanggal Diulas

01/01/2020 Gde Ngurah Indraguna Pinatih (Ketua Majelis) 29/12/2019

Lampiran: Disetujui oleh Tanggal Disetujui

0 Anggota Majelis (Rapat anggota lengkap) 26/12/2019

Kebijakan: Mengatur seluruh tata cara pengelolaan sumber daya manusia yang melayani sebagai majelis di
GPT.Baithani, termasuk rekrutmen, rapat rapat, pelaksanaan ibadah khusus, pelepasan tugas /
mutasi; dan juga mengatur seluruh teguran dan/atau konsekuensi sebagai anggota majelis.

Tujuan: Menyeragamkan proses dan tata cara pelayanan dan/atau kegiatan di kemajelisan

Cakupan: Prosedur ini berlaku untuk seluruh anggota dan calon anggota majelis di lingkungan GPT.Baithani.

Prosedur:

I. Pemilihan Calon Ketua Majelis

1. Pemilihan calon ketua majelis dilakukan paling lambat 2 (dua) bulan sebelum masa jabatan kemajelisan
yang lama berakhir

2. Calon Ketua Majelis dipilih oleh tim formateur yang terdiri dan/atau mewakili dari 3 (tiga) pilar yaitu
majelis yang lama, Yayasan dan gembala.

3. Setiap pilar mengirimkan 2 (dua) orang wakilnya. Supaya jumlah anggota formateur ganjil, gembala
hanya diwakili satu orang saja.

4. Calon ketua dapat diperoleh dari kalangan formateur atau di luar formateur dengan catatan harus
memenuhi kriteria/standar sebagai ketua majelis (SM… )

5. Penetapan ketua sebaiknya dilakukan dengan cara musyawarah/mufakat atau dapat juga dengan cara
voting bila cara pertama tidak berhasil, dengan didahului oleh pernyataan kesediaan dari yang
dicalonkan.

II. Rekrutmen anggota majelis.

1. Calon anggota majelis diusulkan oleh tim formateur, Ketua Komunitas (CG/FG) dan/atau yayasan
Margi Rahayu termasuk dari penetua. Jika ada informasi tentang calon anggota yang berasal diluar
1
 dari komunitas, pengusul wajib mengkonfirmasi calon anggota tersebut kepada Ketua Komunitas di
wilayahnya.

2. Pemilihan anggota majelis yang membantu ketua menjadi hak prerogatif ketua majelis terpilih

3. Jika calon anggota tersebut belum mengikuti komunitas (CG/FG), maka standard keanggotaan
termasuk pertumbuhan iman rohaninya menjadi tanggung jawab ketua majelis.

III. Rapat majelis lengkap

1. Rapat rutin majelis lengkap sampai dengan tingkat seksi dilakukan setahun minimal 2 (dua) kali yaitu
pada waktu penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan pengesahan RAB

2. Rapat penyusunan RAB dilaksanakan paling lambat di akhir bulan November tahun yang bersangkutan
dan rapat pengesahan RAB dilaksanakan paling lambat minggu kedua bulan Januari tahun berikutnya.

3. Materi untuk rapat RAB sudah harus disiapkan sebelumnya di tingkat bidang dan diadvokasi oleh anggota
tim ketua yang bertanggung jawab di bidang tersebut, sehingga RAB yang diusulkan bersifat hampir jadi.

4. Dalam rapat pengesahan RAB dibicarakan juga teknis global dari agenda acara tahunan termasuk
pembentukan panitia khusus.

5. Setiap keputusan termasusk proses pengambilan keputusan dalam rapat dicatat oleh sekretaris dan
dilaporkan untuk diarsipkan paling lambat 1 (satu ) minggu setelah rapat terlaksana.

IV. Rapat majelis terbatas

1. Rapat rutin majelis terbatas sampai dengan tingkat bidang dilakukan setahun 4 (empat) kali yaitu disetiap
triwulan. 2 (dua) kali dilaksanakan bersamaan dengan rapat majelis lengkap. 2 (dua) kali sisanya
dilaksanakan akhir bulan April atau awal Mei dan berikutnya pada akhir bulan Juli atau awal Agustus.

2. Rapat wajib dihadiri oleh semua unsur kemajelisan sampai ke tingkat bidang. Bila ada yang berhalangan
maka bidang yang berhalangan dapat mengirim wakilnya dengan catatan wakil tersebut sudah disapkan
oleh bidangnya untuk berbicara tentang masalah di bidang yang bersangkutan.

3. Materi yang dibahas pada rapat terbatas, meliputi laporan dan evaluasi kegiatan yang berjalan,
perubahan anggaran dan masalah lainnya yanga urgent untuk dibahas

4. Materi dan/atau usulan yang akan disampaikan dalam rapat terbatas sudah harus disiapkan sebelumnya
oleh masing masing bidang dan diadvokasi oleh anggota tim ketua yang bertanggung jawab di bidang
tersebut, sehingga materi/usulan yang diusulkan bersifat hampir jadi.

5. Setiap keputusan termasusk proses pengambilan keputusan dalam rapat dicatat oleh sekretaris dan
2
 dilaporkan untuk diarsipkan paling lambat 1 (satu ) minggu setelah rapat terlaksana.

V. Rapat majelis khusus

1. Rapat majelis khusus dapat dilakukan bila ada hal hal khusus di kemajelisan yang urgent dibicarakan dan
memerlukan keputusan majelis secara kolektif kolegial.

2. Keputusan untuk mengadakan rapat khusus dikeluarkan oleh ketua majelis berdasarkan usulan dari
anggota majelis.

3. Rapat majelis khusus harus dihadiri oleh tim ketua, sekertaris dan bidang lain yang tersangkut dalam
topik bahasan rapat.

4. Setiap keputusan termasusk proses pengambilan keputusan dalam rapat dicatat oleh sekretaris dan
dilaporkan untuk diarsipkan paling lambat 1 (satu ) minggu setelah rapat terlaksana.

VI. Pelepasan Tugas kemajelisan, Mutasi, Rehat Sementara

1. Jika diperlukan, setiap anggota berhak mendapatkan pelepasan tugas kemajelisan, pindah
pelayanan (mutasi), ataupun waktu rehat sementara.

2. Anggota yang bersangkutan wajib memberi informasi kepada kepala bidang yang bersengakutan
dan/atau ketua majelis secara personal. Anggota yang mengusulkan didorong untuk membicarakan
alasannya dengan jujur secara rinci sehingga dapat tetap terlayani dengan baik.

3. Anggota yang bersangkutan wajib menginformasikan paling lambat 40 hari sebelumnya. Hal ini
diperlukan agar proses penggantian dan/atau substitusi tidak erganggu dan memudahkan untuk
pengganti beradaptasi..

4. Anggota yang bersangkutan diwajibkan untuk mencari pengganti terlebih dahulu, untuk kemudian
mendiskusikannya dengan ketua bidang dan/atau ketua majelis. Jika hal tersebut tidak
memungkinkan, tim ketua wajib mencarikan pengganti.

5. Dalam kondisi permintaan pelepasan tugas kemajelisan, berlaku prosedur tambahan selain poin-
poin diatas, yaitu:

i. Anggota yang telah melakukan permintaan pelepasan tugas tidak dapat dijadwal/melayani lagi
di perioode kemajelisan yang sama. Jika anggota yang bersangkutan setelah beberapa waktu
tersebut berniat untuk tergabung kembali dalam keanggotaan majelis , maka anggota tersebut
dapat diikutkan dalam proses perekrutan pada kemajelisan di periode yang berikutnya

ii. Anggota yang melepaskan tugas keanggotaanya tidak lagi memiliki kewajiban untuk mengikuti
SOP dan standarisasi, namun tetap disarankan untuk aktif dalam ibadah dan komunitas.

3
 6. Dalam kondisi permintaan mutasi pelayanan, berlaku prosedur tambahan selain poin-poin diatas, yaitu:

i. Selain memberikan informasi kepada 2 pihak di atas, anggota wajib mendiskusikan rencana
mutasinya kepada ketua bidang yang dituju untuk membahas kemungkinan penempatan
dirinya berikut tugas tugasnya di bidangnya yang baru

ii. Anggota yang berpindah wajib melatih calon penggantinya sehingga calon pengganti dapat
segera melanjutkan tugas tugas yang ditinggalkan oleh anggota yang mutasi

7. Dalam kondisi permintaan rehat sementara, berlaku prosedur tambahan selain poin-poin diatas, yaitu:

i. Anggota yang bersangkutan wajib memberikan informasi durasi rehat yang diminta, lengkap
dengan tanggal mulai dan selesainya durasi rehat. Anggota disarankan untuk tidak
mengambil waktu lebih dari 60 hari.

ii. Dalam masa rehat, anggota yang bersangkutan tetap wajib memenuhi standardisasi
keanggotan majelis, termasuk tetap aktif dalam ibadah dan komunitas.

iii. Selama masa rehat maka tugas kemajeliasan untuk sementara digantikan oleh ketua bidangnya
dan/atau tim ketua majelis

iv. Setelah durasi masa rehat selesai sesuai dengan permintaan anggota, maka anggota tersebut
dapat langsung bekerja di tempat dia melayani.
v. Jika masa durasi rehat sudah selesai, namun anggota yang bersangkutan masih belum siap
melayani, maka disarankan untuk mengambil waktu tambahan. Tambahan ini dibatasi maksimal
selama 30 hari terhitung dari berakhirnya masa rehat yang pertama.
vi. Jika waktu tambahan sudah selesai, namun anggota yang bersangkutan masih belum siap
melayani, maka anggota tersebut dianggap melepaskan tugas keanggotaanya, dan prosedur
pelepasan tugas akan diikuti.

VII. Pelanggaran, Tidak Memenuhi Standar, Konsekuensi

1. Jika dalam pelayanan, ada anggota yang terindikasi dan/atau terbukti melakukan pelanggaran/tidak
memenuhi kewajiban dan standardisasi, teguran dan/atau konsekuensi akan diberikan kepada
individu yang melakukan pelanggaran.

2. Bentuk teguran dan konsekuensi mengikuti besar dan banyaknya pelanggaran dan standar yang tidak
dipenuhi. Secara umum, proses dan bentuk pemberian teguran/konsekuensi adalah sbb:
i. Tahap 1: Teguran lisan oleh ka seksi dan/atau kabid yang bersangkutan, dengan
sepengetahuan Tim ketua majelis.
ii. Tahap 2: Teguran lisan oleh Ketua Bidang dan ketua majelis sepengetahuan gembala dan/atau
penetua . Dilakukan apabila tahap 1 sudah diberikan namun anggota yang bersangkutan tetap
4
 melakukan pelanggaran/tidak memenuhi kewajiban dan standar.
iii. Tahap 3: Teguran lisan oleh Kepala bidang, ketua mejelis, pastoral dan penetua. Bila
diperlukan dapat menjalankan teguran tulisan dengan Surat Peringatan. Dilakukan apabila
tahap 1 dan 2 sudah diberikan namun pelayan yang bersangkutan tetap melakukan
pelanggaran/tidak memenuhi kewajiban dan standar.
iv. Tahap 4: Rekomendasi kepada anggota yang bersangkutan untuk rehat sementara dari
pelayanan (istilah lain: Disiplin, Skorsing), sampai waktu yang ditentukan oleh ketua mejelis .
Rekomendasi tersebut wajib menyertakan Surat Rekomendasi Rehat. Dilakukan apabila tahap
1,2, dan 3 sudah diberikan namun pelayan yang bersangkutan tetap melakukan
pelanggaran/tidak memenuhi kewajiban dan standar.
a. Konsekuensi tahap 4 ini wajib didahului dengan persiapan penggantian personil dalam tim
keanggotaan. Penggantian tersebut dapat berasal dari permintaan anggota itu sendiri,
ataupun dari Fasilitator tim, atau dari kepala Seksi Pujian & Penyembahan.
b. Surat Rekomendasi Rehat dalam Tahap 4 di atas berisi informasi sebagai berikut:
 Nama lengkap pelayan yang bersangkutan
 Seksi, bidang dimana anggota tersebut tergabung
 Pelanggaran yang dilakukan
 Rekomendasi durasi rehat

Surat Rekomendasi Rehat wajib ditandatangani oleh Kepala Bidang Ketua Majelis, dan
Gembala Sidang GPT. Baithani.

3. Jika anggota sudah mendapatkan konsekuensi tahap 4, Ketua bidang dan Ketua CG dan/atau
pemimpin komunitas wajib memonitor kondisi KSA (Knowledge, Skill, Attitude) dari anggota yang
bersangkutan saat durasi rehat.

4. Jika anggota sudah mendapatkan konsekuensi tahap 4, sudah menyelesaikan durasi rehat yang
direkomendasikan, dan ingin kembali tergabung dalam tim kemajelisan pelayanan, maka anggota yang
bersangkutan diikutkan dalam proses rekrutmen kemajelisan peroide berikutnya. Ketentuan ini tidak
berlaku jika pelayan belum mendapatkan konsekuensi tahap 4.
VIII. Dokumen Daftar Anggota

1. Setiap anggota majelis wajib membuat daftar informasi personal. Daftar tersebut berisikan informasi
sebagai berikut:
i. Nama Lengkap
ii. Nama panggilan (kalau ada)
iii. Alamat lengkap
iv. Komunitas yang diikuti (nama SG / KK)
v. Nomor telepon yang digunakan sehari-hari

5
 vi. Social media / email yang aktif
vii. Posisi dalam keanggotaan majelis

2. Jika ada perubahan data, maka daftar tersebut wajib diubah sesegera mungkin.

3. Daftar tersebut wajib direkap dan menjadi arsip di sekretariat.

6
Riwayat Revisi:

Revisi Tanggal Deskripsi Perubahan Diminta Oleh

Disetujui Oleh,

( ) ( )

Gembala Sidang Ketua Majelis periode -

( )

Kepala Bidang Penatalayanan periode -