MEKANISME KEGIATAN

KAJIAN ISU TERBUKA HIMKAJAYA SUARASA 2020

GAMBARAN UMUM PELAKSANAAN KEGIATAN

Kajian Isu Terbuka adalah kegiatan yang memberikan pemahaman kepada peserta
mengenai isu-isu terkini yang perlu dibahas dan diketahui oleh mahasiswa, memberikan
pemahaman kepada peserta tentang betapa pentingnya isu-isu terkini yang perlu dibahas dan
diketahui oleh mahasiswa, memberikan gambaran kepada peserta mengenai penyelesaian
masalah isu-isu terkini dengan cara yang baik dan benar serta memberikan pemahaman kepada
peserta dalam berfikir kritis untuk menjadikan mahasiswa yang semakin dapat memahami
dirinya untuk bisa lebih berkembang lagi.

MEKANISME UMUM
a. Sasaran
1. Seluruh Anggota Kementrian Advokastra
2. Pengurus Himkajaya
3. Mahasiswa PSIK FKUB 2016
4. Mahasiswa PSIK FKUB 2017
5. Mahasiswa PSIK FKUB 2018
6. Mahasiswa PSIK FKUB 2019
7. Mahasiswa PSIK FKUB 2020
8. SAP angkatan 2019
9. SAP angkatan 2020
b. Waktu dan Lokasi
1 Hari, Tanggal : Minggu, 27 September 2020
2 Waktu : 10.00 – 13.00 WIB
3 Durasi : 180 menit
4 Tempat : Google Meeting
 c. Dresscode Panitia
1. Perempuan : SPMFK harian (Kemeja berwarna putih), jilbab biru dongker
2. Laki-laki : SPMFK harian (Kemeja berwarna putih),
d. Dresscode Peserta
Bebas, sopan, dan rapi

MEKANISME KEGIATAN

Mekanisme Pra Event

A. Pendaftaran Peserta
Pendaftaran peserta akan dilaksanakan pada saat H-5 acara sampai dengan H-2 acara dengan
menggunakan google form yang dibuat oleh divisi Kestari Dian. Selanjutnya hasil dari
pendaftaran tersebut akan direkap oleh divisi Kestari Dian dan diberikan kepada divisi Acara
Ayu maksimal H-1 acara.
B. Pembentukan Kelompok Kecil
Peserta yang telah terdaftar akan dibagi menjadi 6 kelompok kecil oleh divisi Acara Ayu.
Kelompok kecil tersebut digunakan untuk berdiskusi pada saat hari H Kajian Isu Terbuka. Setiap
kelompok akan berisi gabungan antara peserta angkatan 2017 sampai dengan 2020 dan berisi
satu fasil untuk mengarahkan jalannya kajian isu. Masing-masing kelompok kecil akan dibuatkan
grup line dengan bantuan PDDM Shafa. Jika ada peserta yang melakukan pendaftaran melewati
batas waktu akan dipersilahkan untuk memilih link salah satu kelompok yang sudah tertera.
C. Pembagian materi, aturan peserta, pembagian kelompok, dan link grup kelompok kecil
Pembagian resume materi, aturan peserta, nama-nama kelompok kecil, dan link grup
kelompok kecil akan di dibagikan pada H-1 acara di grup peserta Kajian Isu Terbuka

Mekanisme Event
A. Kedatangan Seluruh Panitia
1. PDDM Wiharti Ayu menyiapkan google meet untuk briefing panitia pukul 09.40-09.50
2. PDDM Wiharti Ayu mengirimkan link google meet kepada Panon Humas Shela pada
pukul 19.50
 3. Humas Shella membagikan jarkoman beserta link google meet di grup OC Kajian Isu
Terbuka pukul 09.50
4. Humas Shella memfollow up kedatangan panitia
5. Acara Ayu memastikan seluruh panitia hadir tepat waktu pukul 10.00-10.10
6. Acara Tria menyesuaikan waktu sesuai rundown
B. Briefing Panitia dan Fasil
1. BPI Deni membuka forum briefing panitia, memimpin doa dan dilanjutkan dengan
menyerahkan ke divisi acara untuk mulai briefing panitia
2. Setelah Acara Ayu memastikan seluruh panitia sudah memasuki room google meet, Pada
pukul 10.10-10.20 Acara Ayu memimpin briefing:
a. Doa
b. Reminder jobdesk masing-masing panitia dan fasil
c. Membacakan needlist sesuai dan mengkonfirmasi langsung kepada divisi terkait.
d. Menyamakan waktu.
e. Sambutan perwakilan BPI
f. Penutup
3. Acara Tria menyesuaikan waktu sesuai rundown
4. Kestari Kaista membagikan link presensi kedatangan panitia di room chat google
meeting dan grup WhatsApp OC Kajian Isu Terbuka pukul 10.00-10.05
5. Kestari Nabiela menuliskan berita acara
C. Persiapan Google meet
1. Pukul 10.25-10.30 PDDM Wiharti Ayu sebagai panon PDDM mempersiapkan Google
Meet dan menampilkan wallpaper, menyiapkan CV pemateri, PPT pemateri, dan
mempersiapkan backsound (buruh tani dan totalitas perjuangan)
2. PDDM Wiharti Ayu memastikan Google Meeting yang akan dipakai dapat beroperasi
dengan baik
3. Acara Tria Menyesuaikan waktu sesuai rundown
4. Moderator Iin melakukan kegiatan latihan moderator untuk memastikan semua dapat
berjalan dengan baik
5. Kestari Azizah bersiap dengan lembar presensi kedatangan peserta
6. Kestari Nabiela menuliskan berita acara
 7. Humas Shella memfollow up kedatangan tamu undangan pada pukul 10.20 untuk hadir
pukul 10.35
D. Pembagian link Google meet
1. Pukul 10.30-10.40 Humas Warieh membagikan link Google Meeting di dan Grup Line
Peserta Kajian Isu Terbuka dan Grup Nakama Suarasa
2. Acara Ayu melakukan briefing pemateri pada pukul 10.25
3. Acara Tria menyesuaikan waktu sesuai rundown
4. Kestari Nabiela menuliskan berita acara
E. Registrasi Kedatangan Peserta dan Tamu Undangan
1. Peserta hadir pukul 10.35-10.55. Panitia on dan Moderator Iin menyambut peserta.
2. Acara Tria menyesuaikan waktu sesuai rundown
3. Kestari Azizah mengirim lembar presensi kedatangan peserta ke grup Line peserta KI
Terbuka pada pada pukul 10.35
4. Kestari Azizah mencatat peserta yang belum hadir dan mengirimkannya kepada Humas
Warieh
5. Kestari Kaista mengirimkan link presensi tamu kepada Humas Shella untuk diberikan
secara personal chat kepada tamu pada pukul 10.35
6. Kestari Nabiela menuliskan berita acara.
7. PDDM Agung mendokumentasikan kegiatan
8. PDDM Wiharti Ayu memastikan layout sudah ditampilkan, dan menyalakan backsound
kedatangan peserta (Totalitas perjuangan, buruh tani,).
9. Humas Tito memfollow up kehadiran Kak Alfah selaku Perwakilan BPI Himkajaya
untuk sambutan pukul 11.00
10. Humas Warieh memfollow up peserta yang belum hadir dengan melakukan personal
chat peserta Kajian Isu Terbuka yang belum hadir
11. Humas Shella memastikan tamu undangan apakah sudah join di Google Meeting
F. Pembukaan MC dan Doa
1. Pada pukul 10.55-11.00 Moderator Iin melakukan:
a. Perkenalan moderator
b. Melakukan doa bersama
c. Membacakan tema Kajian Isu Terbuka 2020
 d. Membacakan aturan peserta
e. Pembacaan urutan acara
f. Berbincang dengan peserta
2. Acara Tria menyesuaikan waktu sesuai rundown
3. Kestari Nabiela menulis berita acara.
4. PDDM Wiharti Ayu menampilkan wallpaper dan mematikan backsound
5. Agung mendokumentasikan kegiatan
G. Sambutan BPI KI 2020
1. Pada pukul 11.00-11.05 Moderator Iin mempersilahkan perwakilan BPI KI Deny
memberikan sambutan, dan peserta memberikan tepuk tangan yang meriah
2. BPI KI Deny memberi sambutan
3. Acara Tria menyesuaikan waktu sesuai rundown
4. Kestari Nabiela menuliskan berita acara
5. PDDM Wiharti Ayu menampilkan wallpaper
6. Agung mendokumentasikan kegiatan
H. Sambutan BPI Himkajaya 2019
1. Pukul 11.05-11.10 Moderator Iin mempersilahkan Perwakilan BPI HIMKAJAYA
memberikan sambutan, dan peserta memberikan tepuk tangan yang meriah.
2. Acara Tria menyesuaikan waktu sesuai rundown
3. Kestari Nabiela menuliskan berita acara
4. Humas Tito Memfollow up kehadiran pemateri …… pukul 11.05

Mekanisme Materi
A. Penyambutan pemateri pada pukul 11.10-11.15
1. Moderator Iin membacakan CV pemateri dan menyambut pemateri serta mempersilahkan
pemateri mengaktifkan mic serta video.
2. Acara Tria mengatur waktu sesuai rundown
3. PDDM Wiharti Ayu menayangkan CV pemateri dan mematikan backsound
4. PDDM Shafa menyiapkan materi atau PPT yang akan disampaikan oleh pemateri.
5. Kestari Nabiela menuliskan berita acara
6. Peserta, panon, dan panoff memberikan tepuk tangan yang meriah
B. Penyampaian materi dan tanya jawab pada pukul 11.15-11.45
1. Pemateri menyampaikan materi.
2. Moderator Iin mempersilahkan pemateri untuk menyampaikan materi selama 30 menit
3. Acara Tria mengatur waktu sesuai rundown
4. PDDM Wiharti Ayu menampilkan PPT materi.
5. PDDM Agung melakukan live report dengan melakukan screen capture Google Meeting
6. PDDM Agung publish live report di Instagram Himkajaya
7. Peserta memperhatikan dan memahami materi yang disampaikan oleh pemateri, dengan
catatan wajib menghidupkan kamera, tidak diperkenankan menghidupkan mic, makan,
dan minum saat materi sedang berlangsung.
8. Acara Tria sebagai Time keeper memberitahu kepada Moderator Iin melalui grup WA
panitia dan chat personal apabila waktu kurang 10 menit, 5 menit dan 3 menit.
9. Moderator Iin akan memberitahu pemateri apabila waktu kurang 10 menit, 5 menit dan 3
menit
10. Kestari Nabiela menuliskan berita acara

Mekanisme Forum Diskusi

A. Sesi Diskusi Kelompok Kecil 11.45-12.00
1. Moderator Iin membacakan mekanisme dan trigger (point pertanyaan) yang berjudul
"Pemerintah Belum Ramah Interprofesional Collaboration. Benar atau Salah?"
2. Acara Tria mengatur waktu sesuai rundown
3. Acara Ayu mengirimkan kembali pembagian kelompok beserta nama fasil tiap
kelompok dan juga grup line kelompok kecil di room chat google meeting.
4. Acara Ayu mengirimkan kembali pembagian kelompok beserta nama fasil tiap
kelompok dan juga grup line kelompok kecil di grup besar line peserta KI Terbuka.
5. Acara Ayu mengirimkan kembali rangkuman materi terkait topic kajian isu terbuka
6. Moderator Iin menyampaikan kepada peserta untuk segera memasuki grup line untuk
melakukan kajian selama 15 menit
7. Moderator Iin mempersilahkan pemateri untuk meninggalkan Google Meet dan apabila
berkenan dapat menunggu di room Google Meet selama forum diskusi berlangsung
8. Peserta menuju kelompok masing-masing dan meninggalkan room Google Meet.
 9. Masing-masing kelompok melakukan diskusi dan menuliskan atau mengetik hasilnya
selama 15 menit dipandu dengan Fasil yang ada pada masing-masing kelompok.
10. Peserta dapat membaca dan memahami lembaran rangkuman materi yang telah
dikirimkan di grup peserta.
11. Kestari Nabiela menuliskan berita acara.
12. PDDM Wiharti Ayu menampilkan trigger simulasi kajian isu
13. PDDM Wiharti Ayu memutar backsound dengan volume kecil.
14. PDDM Agung mengabadikan acara dengan live report
B. Sesi Debat 12.00-12.30
1. Fasil masing-masing kelompok menginformasikan bahwa waktu diskusi kelompok kecil
sudah berakhir dan memulai sesi diskusi kelompok besar.
2. Moderator Iin membacakan pertanyaan/trigger point satu lalu ditanggapi oleh kelompok
pro satu kemudian ditanggapi kontra satu, lalu ditanggapi pro dua, selanjutnya ditanggapi
kontra dua dan begitu seterusnya. Berlaku pada poin selanjunya, dengan waktu per
tanggapan 2 menit. Sehingga waktu diskusi untuk 6 kelompok dengan 2
trigger/pertanyaan sebanyak 24 menit.
3. Acara Tria mengatur waktu sesuai rundown
4. Kestari Dian menuliskan notulensi.
5. Kestari Nabiela menulis berita acara.
6. PDDM Wiharti Ayu mematikan backsound
7. PDDM Wiharti Ayu melakukan share screen lembar notulensi
8. PDDM Agung mengabadikan acara dengan live report
9. Moderator Iin menyampaikan kesimpulan sementara di setiap poinnya berpacu pada
notlensi.
10. Pemateri sebagai penengah dalam diskusi jika terjadi ketidakfokusan.
C. Sesi Klarifikasi Oleh Pemateri 12.30-12.40
1. Moderator Iin menghentikan sesi forum kemudian mempersilahkan pemateri untuk
memberikan klarifikasi.
2. Acara Tria mengatur waktu sesuai rundown
3. Pemateri memberikan klarifikasi
4. PDDM Wiharti Ayu menampilkan notulensi debat
 5. PDDM Agung mendokumentasikan kegiatan
6. Kestari Nabiela menulis berita acara.
D. Penyampaian kesimpulan oleh moderator (12.40-12.45)
1. Moderator Iin membacakan kesimpulan akhir dari kajian isu tersebut.
2. Acara Tria mengatur waktu sesuai rundown
3. PDDM Wiharti Ayu menampilkan background kembali setelah Moderator
membacakan kesimpulan.
4. PDDM Agung mendokumentasikan kegiatan
5. Kestari Nabiela menulis berita acara.
E. Pemateri Meningalkan Google Meet dan Ucapan Terimakasih Kepada Pemateri 12.45-12.50
1. Moderator Iin mengucapkan terimakasih kepada pemateri dan mempersilahkan pemateri
untuk keluar ruang Google Meeting
2. Acara Tria mengatur waktu sesuai rundown
3. Pemateri meninggalkan ruangan.
4. PDDM Wiharti Ayu menampilkan wallpaper
5. PDDM Wiharti Ayu menghidupkan backsound dengan suara kecil
6. Humas mengucapkan terimakasih dan mengirimkan e-sertifikat kepada pemateri melalui
chat personal.
7. Kestari Nabiela menulis berita acara.

Mekanisme Penutupan
A. Registrasi Kepulangan Peserta dan Mengisi Kuisioner 12.50-12.55
1. Moderator Iin menutup acara, memimpim doa, menyampaikan ucapan terimakasih
kepada peserta, dan mempersilahkan peserta untuk mengisi presensi kepulangan dan
kuisioner
2. Acara Tria mengatur waktu sesuai rundown
3. Kestari Azizah mengirim kuisioner dan presensi di dalam room google meet dan grup
line peserta Kajian Isu Terbuka.
4. Kestari Nabiela menulis berita acara.
5. PPDM Wiharti menampilkan wallpaper
B. Penutupan dan Doa 12.55-13.00
1. Moderator Iin memimpin doa dan mengakhiri kegiatan. Seluruh panitia mengucapkan
terimakasih kepada peserta dan tamu yang telah hadir.
2. Kestari Nabiela menulis berita acara.
3. PPDM Wiharti menampilkan wallpaper