A.

EVALUASI PANITIA

DIVISI ACARA

A. Persiapan

Alhamdulillahirabbil‟alamin, kegiatan MUSYAWARAH WILAYAH III (MUSWIL)

IKAHIMKI 2020 telah berjalan dengan lancar. Persiapan Divisi Acara untuk kegiatan
MUSYAWARAH WILAYAH III (MUSWIL) IKAHIMKI 2020 yaitu, membuat teknis kegiatan
dari pembukaan hingga penutupan, membuat rundown acara, rencana-rencana yang
memungkinkan agar acara MUSYAWARAH WILAYAH III (MUSWIL) IKAHIMKI 2020
dapat berlangsung, menentukan daftar tamu undangan yang akan hadir dalam acara
MUSYAWARAH WILAYAH III (MUSWIL) IKAHIMKI 2020, menentukan pimpinan sidang,
melakukan rapat internal Divisi Acara sebagai bentuk controlling atas persiapan, melaksanakan
gladi dan simulasi terkait teknis materi kegiatan, serta menghubungi pengisi acara. Pada tahap
persiapan ini Divisi Acara melakukan koordinasi dengan divisi lain agar konsep acara berjalan
dengan semestinya.

B. Pelaksanaan
Pada hari Sabtu 15 Agustus 2020 dilaksanakan kegiatan Opening Ceremony dan Pembahasan
Laporan Pertanggungjawaban. Selanjutnya untuk mempercepat proses persiapan, panitia masuk
ke Zoom pukul 08.00 WIB sesuai dengan shift masing-masing yang sudah tertera di juknis.
Selanjutnya pukul 08.30 WIB peserta masuk ke zoom. Pada pukul 09.16 dilakukan pembukaan
opening ceremony oleh MC. Alhamdulillah acara Opening Ceremony berjalan dengan lancar
sesuai dengan waktunya. Dilanjutkan dengan kegiatan Pembahasan Laporan
Pertanggungjawaban yang dimulai pada pukul 10.26 WIB , di dalam kegiatan tersebut dijelaskan
pembacaan tata tertib peserta dan tamu undangan oleh Divisi Perkapman selanjutnya dijelaskan
pembahasan tata tertib musyawarah yang dipimpin oleh pimpinan sidang yang berlangsung
hingga pukul 13.59 WIB. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan LPJ musyawarah wilayah.
Pembahasan LPJ melebihi batas waktu yang telah di tentukan yaitu pada hari minggu 16 Agustus
2020 pukul 02.41 WIB kemudian dipending dan dilanjutkan pada minggu 16 Agustus 2020
pukul 08.00 WIB. Acara pada hari minggu dimulai lebih awal, karena pembahasan LPJ pada hari
sebelumnya belum selesai.
 Pada hari Minggu 16 Agustus 2020 dilaksanakan kegiatan Pemilihan koordinator IKAHIMKI
wilayah III dan Closing Ceremony. Selanjutnya kegiatan Pemilihan koordinator IKAHIMKI
wilayah III dimulai pada pukul 11.00 WIB. Sebanyak 6 calon koordinator wilayah
menyampaikan visi misinya melalui video. Kemudian peserta dipersilahkan bertanya dan
dijawab oleh masing-masing cakorwil selama 1 menit. Pertanyaan yang ditanyakan sebanyak 5
buah dan dijawab oleh setiap cakorwil dengan urutan yang acak. Kemudian dibuat ruang zoom
baru untuk mendiskusikan pemilihan korwil yang berisi 6 calon koordinator wilayah, koordinator
wilayah , perwakilan setiap kahim, alumni , ketua MUSWIL dan beberapa anggota divisi acara.
Pemilihan berlangsung hingga pukul 12.55 WIB dan hanya tersisa 2 calon koordinator wilayah.
Pukul 12.45 WIB panitia dan peserta telah memasuki Zoom utama. Acara pemilihan korwil
dilanjutkan di Zoom utama pada pukul 13.00 WIB hingga pukul 15.18 WIB. Selanjutnya
dilakukan pembacaan SK oleh pimpinan sidang. Kemudian pada pukul 15.22 WIB dilanjutkan
dengan sambutan koordinator IKAHIMKI Wilayah III 2018-2020. Selanjutnya diberikan waktu
7 menit untuk pengkondisian peserta dan menghubungi pengisi acara untuk masuk ke Zoom
dalam kegiatan Closing Ceremony. Pada pukul 15.30 WIB dilakukan pembukaan Closing
Ceremony oleh MC. Kegiatan Closing Ceremony dimulai tidak tepat waktu dikarenakan kegiatan
sebelumnya yang berakhir lebih lambat. Kegiatan pada hari Minggu ditutup dengan Closing
Ceremony yang berakhir pada pukul 16.10 WIB

C. Problematika
1) Kurang tegasnya Divisi Acara dalam memberhentikan kegiatan yang telah melebihi batas
waktu.
2) Pimpinan sidang belum pernah mengikuti dan memimpin persidangan di acara manapun.
3) kurangnya kecekatan operator.
4) Terdapat kegiatan acara yang mundur sehingga tamu undangan tidak bisa hadir.

D. Saran
1) Divisi Acara lebih tegas dan bertanggung jawab dengan tugasnya.
2) Pimpinan sidang harus lebih banyak berlatih memimpin persidangan
3) Operator harus lebih cekatan dalam setiap kegiatan acara.
4) Panitia harus lebih tegas dalam mengatur waktu sesuai rundown dan lebih mem-follow
up lagi tamu undangan.

B. EVALUASI ACARA

1. Opening Ceremony

Hari Tanggal : Sabtu, 15 Agustus 2020

Waktu Rencana : 09.16 –10.47 WIB
Waktu Pelaksanaan : 09.16 – 10.25 WIB
Keterangan : Acara Terlaksana.

a. Persiapan
Alhamdulillahirabbil‟alamin, kegiatan Opening Ceremony telah berjalan dengan
lancar. Persiapan divisi Acara untuk kegiatan Opening Ceremony yaitu Berkoordinasi
dengan semua divisi dalam mempersiapkan acara kegiatan Opening Ceremony.
Contoh berkoordinasi dengan semua divisi terkait pembagian shift setiap divisi,
Koordinasi dengan KSK terkait dengan absensi peserta. Divisi KSK berkoordinasi
dengan divisi Humtrans terkait mem-follow up peserta dan tamu undangan di grup
Whatsapp masing-masing. Divisi PDD melakukan persiapan background yang akan
ditampilkan. Persiapan divisi Humtrans menjadi LO peserta dan tamu undangan .
Divisi Konsumkes menentukan poster kesehatan yang akan dibagikan saat kegiatan
Opening Ceremony .

b. Pelaksanaan
Acara Opening Ceremony dimulai pada pukul 09.16 WIB, acara dibuka oleh MC,
dilanjutkan dengan pembacaan kalam ilahi oleh saudari Neng Ulfa kemudian
menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne UII dan Mars IKAHIMKI yang dipimpin
oleh saudari Tania amara, dan dilanjutkan dengan sambutan dari Ketua MUSWIL
2020 oleh saudara Hafiz Royhan, Ketua HMK FMIPA UII oleh saudara Kokoh
Bagus Maulithohiry, Ketua Umum LEM FMIPA UII oleh saudara Faiz Firmansyah,
 Ketua DPM FMIPA UII diwakili oleh saudara M. Sobari, sekaligus pembukaan oleh
DPM FMIPA UII kemudian amanat dari prodi Bapak Dr.Dwiarso Rubianto, S.Si.,
M.si., sambutan Korwil IKAHIMKI WILAYAH III oleh saudara Hanan Rizal
Wicaksono, selanjutnya Pembacaan doa oleh saudara Ainun Naim, kemudian
dilanjutkan perkenalan panitia menggunakan PPT video yang ditampilkan di zoom
kemudian dilanjutkan dengan perkenalan perwakilan 15 HMJ. Terdapat kendala
sinyal saat perkenalan HMAK UII dan HIMAKI UNY, sehingga kedua himpunan
tersebut perkenalan di akhir sesi, dan terakhir penutupan oleh MC. Divisi acara
bertugas sebagai controlling selama acara berlangsung dan sebagai time keeper.
Acara Opening Ceremony berakhir pada pukul 10.25 WIB. Pada pelaksanaan
Opening Ceremony, kegiatan sedikit lebih cepat berakhir dari waktu yang telah
ditentukan dan kelebihan waktu tesebut digunakan untuk acara setelahnya, sehingga
sisa waktu yang dimiliki dijadikan safety time untuk waktu acara selanjutnya.

c. Problematika
1) Saat perkenalan himpunan terdapat 2 HMJ yang mengalami kendala sinyal

d. Saran
1. Meningkatkan koordinasi dengan HMJ terkait apabila terjadi kendala sinyal

2. LPJ

Hari Tanggal : Sabtu dan Minggu, 15 dan 16 Agustus 2020

Waktu Rencana : 10.51 – 22.00 WIB
Waktu Pelaksanaan : 10.26 - 02.41 WIB dan 08.00 – 10.49 WIB
Keterangan : Acara Terlaksana.

a. Persiapan
Alhamdulillahirabbil’alamiin, kegiatan Pembahasan Laporan Pertanggung Jawaban
(LPJ) telah berjalan dengan lancar. Persiapan divisi Acara untuk kegiatan
Pembahasan LPJ yaitu berkoordinasi dengan semua divisi dalam mempersiapkan
 acara kegiatan Pembahasan LPJ. Contoh berkoordinasi dengan semua divisi terkait
pembagian shift setiap divisi, koordinasi divisi perkapman dalam mempersiapkan
pembacaan tata tertib peserta dan tamu undangan, divisi acara mempersiapkan
pimpinan sidang, divisi humtrans berkoordinasi dengan divisi KSK dalam
menghubungi peserta musyawarah dan absensi, divisi perkapman mempersiapkan
palu sidang, dam persiapan host dalam pembagian LPJ via Zoom.
b. Pelaksanaan
Pembahasan LPJ diawali dengan pembacaan tata tertib peserta oleh divisi perkapman,
dan pembacaan tata tertib musyawarah oleh pimpinan sidang. Kemudian pembahasan
LPJ dimulai pada 14.00 WIB. Pada pembahasan LPJ dilakukan pembahasan 5 bidang
dan 6 pengurus inti. Pembahasan LPJ dipimpin oleh pimpinan sidang dan dipending
pada pukul 15.00 WIB untuk ISHOMA dan dilanjutkan pada pukul 15.35 WIB
sampai pukul 17.40 WIB kemudian dipending untuk melakukan ISHOMA dan
dilanjut pada pukul 19.31 WIB dan berakhir pada 16 Agustus 2020 pukul 02.41 WIB
dini hari. Seharusnya pembahasan berakhir pada pukul 22.00 WIB hari sabtu sebab
pembahasan LPJ belum selesai dari pihak panitia menambah waktu pembahasan
sampai pukul 00.00 WIB. Karena pembahasan LPJ masih tetap belum selesai waktu
ditambah sampai dengan pukul 02.41 WIB dini hari. Pembahasan LPJ dilanjutkan
pada pukul 08.00 WIB pada hari minggu karena belum selesai sehingga acara pada
hari minggu berjalan lebih awal dari rundown. Pada pembahasan LPJ setiap divisi
melakukan koordinasi satu sama lain, seperti divisi acara melakukan penambahan
waktu pembahasan LPJ, divisi Perkapman melakukan controlling mic, room chat dan
zoom peserta, divisi Konsumkes membagikan poster kesehatan di room chat dan grup
whatsapp peserta, divisi KSK berkoordinasi dengan divisi Humtrans dalam
membagikan form standardisasi penilaian LPJ di grup whatsapp peserta.
c. problematika
1) Pimpinan sidang belum pernah mengikuti dan memimpin persidangan di acara
manapun.
2) pembagian waktu pimpinan sidang yang tidak maksimal.
3) ketegasan panitia dalam pelaksanaan waktu.
4) kurangnya kecekatan operator.
 d. saran
1) Pimpinan sidang harus lebih banyak berlatih dalam memimpin persidangan.
2) Dipastikan kembali waktu kerja pimpinan sidang.
3) Panitia harus lebih tegas dalam mengatur waktu sesuai rundown.
4) Operator harus lebih cekatan dalam setiap kegiatan acara.

3. Pemilihan Koordinator IKAHIMKI Wilayah III

Hari Tanggal : Minggu, 16 Agustus 2020

Waktu Rencana : 09.16 - 11.55 WIB
Waktu Pelaksanaan : 10.50- 15.22 WIB
Keterangan : Acara Terlaksana

a. Persiapan
Alhamdulillahirabbil’alamiin, kegiatan Pemilihan Koordinator IKAHIMKI Wilayah III
telah berjalan dengan lancar. Persiapan divisi Acara untuk kegiatan Pemilihan
Koordinator IKAHIMKI Wilayah III berkoordinasi dengan semua divisi dalam
mempersiapkan kegiatan Pemilihan Koordinator IKAHIMKI Wilayah III. Contoh
berkoordinasi dengan semua divisi terkait pembagian shift setiap divisi, divisi Acara
menghubungi calon koordinator via grup whatsapp, divisi Humtrans berkoordinasi
dengan divisi KSK dalam menghubungi peserta.

b. Pelaksanaan
Agenda kegiatan pemilihan koordinator wilayah 3 IKAHIMKI yang baru dimulai pada
pukul 10.50 WIB, waktu dimulainya kegiatan ini lebih lambat dikarenakan agenda
kegiatan sebelumnya berakhir lebih lambat. Kegiatan ini diawali dengan penampilan
video visi-misi calon coordinator wilayah yang baru dan dilanjutkan dengan pemilihan
yang dilakukan via zoom yang lain (berbeda dengan zoom utama untuk muswil) yang
dimana didalam zoom tersebut berisikan koordinator wilayah, alumni IKAHIMKI,
KAHIM HMJ yang menaungi calon koordinator wilayah yang baru, calon koordinator
wilayah yang baru, ketua MUSWIL 2020 dan beberapa anggota divisi acara. Waktu
untuk berdiskusi dilaksanakan selama 45 menit atau sampai pukul 11.47. Namun karena
diskusi belum selesai, pemilihan calon koordinator wilayah berlangsung hingga pukul
12.55 WIB dan hanya tersisa 2 calon koordinator wilayah. Kemudian pada pukul 13.00
dilanjutkan dengan voting di Zoom utama dan didapatkan nama koordinator wilayah
yang baru. Setelah itu dilanjutkan pembacaan SK koordinator wilayah yang baru oleh
pimpinan sidang, kemudian dilanjutkan dengan sambutan koordinator IKAHIMKI
Wilayah III yang lama. Agenda ini berakhir pada pada pukul 15.22 WIB . Pada agenda
kegiatan ini para divisi bekerja sesuai jobdesc dan juga saling berkoordinasi dalam
keberjalanannya. Contoh divisi Acara melakukan pengubahan rundown dan mengatur
berjalannya acara, selain itu juga menyiapkan zoom untuk pemilihan korwil yang baru.
Divisi Perkapman melakukan controlling di Zoom dan room chat, divisi KSK
berkoordinasi dengan Humtrans dalam membagikan form kriteria korwil dari Ikahimki,
divisi Konsumkes membagikan poster kesehatan.

c. problematika
1) ketegasan panitia dalam pelaksanaan waktu.
2) Kurangnya berkoordinasi dengan pihak Ikahimki terkait teknis pemilihan
koordinator wilayah.

d. saran

1) panitia harus lebih tegas dalam mengatur waktu sesuai rundown.

2) Lebih meningkatkan koordinasi dengan pihak Ikahimki terkait teknis pemilihan
koordinator wilayah

4. Closing Ceremony

Hari Tanggal : Minggu, 16 Agustus 2020

Waktu Rencana : 13.31 - 14.25 WIB
Waktu Pelaksanaan : 15.30 - 16.10 WIB
Keterangan : Acara Terlaksana.

a. Persiapan
Alhamdulillahirabbil‟alamin, kegiatan Closing Ceremony telah berjalan dengan
lancar. Persiapan divisi Acara untuk kegiatan Closing Ceremony yaitu berkoordinasi
 dengan semua divisi dalam mempersiapkan acara kegiatan Closing Ceremony. Contoh
berkoordinasi dengan semua divisi terkait pembagian shift setiap divisi dan menghubungi
pengisi acara,divisi humtrans melakukan LO kepada peserta dan tamu undangan untuk
segera bergabung di dalam zoom, divisi ksk membantu divisi humtrans untuk mengajak
baik peserta dan tamu undangan untuk bergabung di zoom. Persiapan divisi perkapman
menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan saat Closing Ceremony.

b. Pelaksanaan

Acara Closing Ceremony dimulai pada pukul 15.30 WIB, acara dibuka oleh MC, dilanjutkan
dengan pembacaan kalam ilahi oleh saudari Neng Ulfa kemudian menyanyikan lagu Indonesia
Raya, Hymne UII dan Mars IKAHIMKI yang dipimpin oleh saudari Tania amara, dan
dilanjutkan dengan sambutan dari Ketua MUSWIL 2020 oleh saudara Hafiz Royhan, Ketua
HMK FMIPA UII oleh saudara Kokoh Bagus Maulithohiry, Ketua Umum LEM FMIPA UII oleh
saudara Faiz Firmansyah, Ketua DPM FMIPA UII diwakili oleh saudara Aditya Deska
Ramadhan, sekaligus penutupan oleh DPM FMIPA UII kemudian amanat dari prodi Bapak
Dr.Dwiarso Rubianto, S.Si., M.si., acara Closing Ceremony berlangsung lebih lambat dari waktu
yang telah ditentukan, sehingga pihak prodi tidak dapat hadir karena suatu kepentingan dan
hanya menitipkan pesan via whatsapp yang kemudian disampaikan oleh MC , kemudian serah
terima jabatan koordinator lama kepada koordinator baru, selanjutnya sambutan Koordinator
IKAHIMKI WILAYAH III yang baru tahun 2020-2022 oleh saudara Bayu, selanjutnya
Pembacaan doa oleh saudara Ainun Naim, dan terakhir penutupan oleh MC. Divisi acara
bertugas sebagai controlling selama acara berlangsung dan sebagai time keeper. Acara Closing
Ceremony berakhir pada pukul 16.10 WIB. Pada pelaksanaan Closing Ceremony, kegiatan
mundur dari waktu yang telah ditentukan. Seharusnya kegiatan Closing Ceremony dilakukan
pada pukul 13.30 WIB sesuai rundown, namun dikarenakan pada kegiatan sebelumnya
mengalami kendala waktu sehingga kegiatan Closing Ceremony harus mundur.

c. Problematika
Terdapat kegiatan acara yang mundur sehingga tamu undangan tidak bisa hadir.
D. Saran
Panitia harus lebih tegas dalam mengatur waktu sesuai rundown dan lebih mem-follow up lagi
tamu undangan.