Manual Book Sikd

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)

Universitas Sebelas Maret
Untuk Pengguna:
- Pejabat Sruktural
- Sekretaris
- Pencatat Surat
- Pengelola Surat
PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS 1
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) UNS
Kata Pengantar
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat,
Inayah, Taufik dan Hidayahnya sehingga petunjuk penggunaan aplikasi Sistem
Informasi Kearsipan Dinamis Universitas Sebelas Maret dapat diselesaikan meskipun
bentuk dan isinya sangat sederhana. Semoga petunjuk penggunaan ini dapat
dipergunakan sebagai acuan, petunjuk maupun pedoman bagi para pengguna
(users) Pejabat Struktural, Sekretaris, dan Pencatat Surat, serta Pengelola Surat
selain mempermudah dalam pengelolaan tata persuratan di lingkungan Universitas.
Harapan kami selaku pengembang semoga petunjuk penggunaan ini

membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pangguna,
diharapkan kami dapat terus memperbaiki bentuk maupun isi petunjuk penggunaan
ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.
Petunjuk penggunaan ini kami akui masih banyak kekurangan karena

pengalaman yang kami miliki sangat kurang dan kami akan terus memperbaiki.
Oleh kerena itu kami harapkan kepada pengguna untuk memberikan masukan-
masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan petunjuk penggunaan ini.
Surakarta, Februari 2018

Penyusun

DAFTAR ISI
BAB I PENGERTIAN DASAR ............................................................. 6

1. TIPE PENGGUNA ............................................................. 6
A. Tipe User Pejabat Struktural ...................................... 6
B. Tipe User Sekretaris .................................................. 7
C. Tipe User Pencatat Surat ............................................ 7
D. Tipe User Pengelola Surat ......................................... 7
2. MEMULAI APLIKASI ........................................................ 7
3. REGISTRASI NASKAH ..................................................... 8
A. Registrasi Naskah bagi Pejabat Struktural ................. 9
1) Registrasi Nota Dinas (Surat Internal) ................. 9
2) Registrasi Surat Keluar (Surat Dinas) ................... 9
3) Registrasi Surat Keluar Tanpa Tindaklanjut ........... 10
B. Registrasi Naskah bagi Sekretaris .............................. 11
C. Registrasi Naskah bagi Pencatat Surat ....................... 11
1) Registrasi Naskah Masuk ....................................... 11
2) Registrasi Naskah Surat Masuk Tanpa Tindaklanjut 11
D. Registrasi Naskah bagi Pengelola Surat ..................... 12
4. NASKAH MASUK dan SISTEM NOTIFIKASI ...................... 12
A. Naskah Masuk ........................................................... 13
B. Naskah Masuk Pimpinan ............................................. 13
5. LOG REGISTRASI ............................................................. 14
A. Log Registrasi Pejabat Struktural dan Sekretaris ...... 14
1) Log Registrasi Nota Dinas ...................................... 14
2) Log Registrasi Naskah dan Tanpa Tindaklanjut ...... 14
B. Log Registrasi Pencatat Surat .................................... 14
1) Log Registrasi Naskah Masuk ................................. 14
2) Log Registrasi Naskah Masuk Tanpa tindaklanjut .. 15
6. BERKAS SURAT ............................................................... 15
A. Daftar Berkas yang Melewati Masa Aktif ................... 16
B. Usul Pindah Arsip Inaktif ........................................... 17
7. LAPORAN ........................................................................ 17
A. Laporan Surat Masuk ................................................. 17
B. Laporan Surat Keluar ................................................. 17
C. Daftar Berkas ............................................................ 18
BAB II IMPLEMENTASI ................................................................... 19

1. PENERAPAN APLIKASI (IMPLEMENTASI) ....................... 19
2. SCANNING (DIGITALISASI) ........................................... 19
3. PROSES IMPLEMENTASI REGISTRASI NASKAH .............. 20
A. Registrasi Naskah Pejabat Struktural dan Sekretaris 20
1) Registrasi Nota Dinas & Surat Keluar ..................... 20
2) Registrasi Naskah Keluar Tanpa Tindaklanjut ........ 22
B. Registrasi Naskah Masuk Pencatat Surat ................... 23
Registrasi Surat Masuk ............................................... 23
4. NOTIFIKASI SURAT MASUK ............................................ 24
5. MEMBUAT DISPOSISI ..................................................... 27
6. MEMBALAS SURAT SESUAI KEPENTINGAN ..................... 29
A. Membalas dengan Forward (Teruskan) ....................... 29
B. Membalas dengan menu Memo/Balas ......................... 29
BAB III PEMBERKASAN .................................................................. 31
1. MANAJEMEN BERKAS (MEMBUAT BERKAS BARU) ........... 31
A. Mengedit Berkas ........................................................ 33
B. Menghapus Berkas .................................................... 34
C. Menutup Berkas ........................................................ 34
2. DAFTAR BERKAS YANG MELEWATI MASA AKTIF ............. 36
3. USUL PINDAH ARSIP INAKTIF ........................................ 37
BAB IV LAPORAN ........................................................................... 39
BAB V FLOWCHART ......................................................................... 41
1. (Pencatat Surat) Tata Usaha Universitas & .....................
Kepala Tata Usaha per Fakultas ...................................... 41
A. Flowchart Registrasi Naskah Masuk .......................... 41
B. Flowchart Registrasi Naskah Masuk Tanpa
Tindaklanjut .............................................................. 42
2. Pejabat Struktural & Sekretaris) End Users ..................... 42
A. Flowchart Pejabat Struktural untuk ............................
Registrasi Naskah Keluar ............................................ 42
B. Flow Chart Pejabat Struktural saat terdapat ..............
surat masuk dari pencatat Surat ................................
(TU Universitas & Kepala TU per Fakultas) ................. 43
3. Pengelolaan Arsip Aktif dalam SIKD ............................... 44
4. Pengelolaan Arsip Inaktif dalam SIKD ............................ 44
5. Download Template ........................................................ 45

BAB I PENGERTIAN DASAR
1.
SIKD merupakan suatu aplikasi yang dirancang untuk menangani
pengelolaan arsip dinamis maupun korespondensi (persuratan), dimana
aplikasi SIKD UNS dimaksudkan untuk melakukan pengelolaan urusan
persuratan secara elektronik (e-Office) dengan menerapkan kaidah
kearsipan. Tujuan aplikasi SIKD UNS untuk mempermudah pekerjaan,
meningkatkan kualitas pelayanan, dan menyelamatkan bukti aktivitas
organisasi. Aplikasi persuratan ini diharapkan mampu membantu pelayanan
surat menyurat di lingkungan Universitas Sebelas Maret secara efektif dan
efisien.
Instrumen aplikasi yang mendukung jalannya aplikasi e-Office SIKD
UNS memuat;
1. Tata Naskah Dinas (Peraturan Rektor UNS Nomor 992 Tahun 2016
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas
Sebelas Maret);
2. Klasifikasi Arsip (Peraturan Rektor UNS Nomor 510/UN27/TU/2012
tentang Pedoman Pola Klasifikasi Arsip dan JRA di Lingkungan UNS);
3. Jadwal Retensi Arsip (Peraturan Rektor UNS Nomor
510/UN27/TU/2012 tentang Pedoman Pola Klasifikasi Arsip dan JRA
di Lingkungan UNS); dan
4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Universitas Sebelas
Maret.
Keempat unsur tersebut seringkali disebut sebagai instrumen wajib
pengelolaan arsip dinamis. Keempat instrumen pengelolaan arsip dinamis ini
merupakan syarat awal terciptanya pengelolaan arsip dinamis dengan baik.
1. TIPE PENGGUNA
A. Tipe User Pejabat Struktural
Tipe Pengguna (User) Pejabat Struktural hanya diperuntukkan kepada
pejabat terkait yang berwenang dan berada pada eselon 4 keatas. Tipe ini
ialah tipe yang paling universal dari semua tipe pengguna yang dipakai di
aplikasi SIKD. Pejabat Struktural dapat mengakomodir surat-surat keluar
dari unit kerja terkait hingga proses memonitor jejak (tracking/pelacakan)
surat dan pemberkasan bawahannya. Tracking dapat dilakukan juga saat
terjadinya proses lalu lintas persuratan yang terjadi, sehingga memudahkan
untuk melihat alur surat yang telah dibaca maupun belum dibaca.

B. Tipe User Sekretaris
Tipe Pengguna (User) Sekretaris hanya diperuntukkan bagi bawahan
langsung pejabat struktural atau dapat juga diakomodir oleh tata usaha
pada unit kerja yang bersangkutan. Tipe ini memiliki fungsi sebagai backup
atasan jika nantinya atasannya sedang sibuk atau dinas keluar kota dan
tidak berkesempatan menangani surat masuk maupun surat keluar dari
Aplikasi SIKD. Jenis akun ini dapat langsung bertindak dan menindaklanjuti
surat-surat yang masuk kepada atasan langsungnya (hanya berlaku pada
jabatan sekretaris pada unit yang menangani surat-surat dekanat .
C. Tipe User Pencatat Surat

Tipe Pengguna (User) Pencatat Surat diperuntukkan bagi pegawai
yang diberikan wewenang untuk menerima surat masuk dari luar instansi
(Universitas). Untuk Kantor Pusat berada di Tata Usaha Universitas yaitu
unit kerja yang berfungsi sebagai pelayanan satu pintu pada surat masuk
yang ditujukan untuk Universitas. Fungsi dan menu tipe pengguna ini di
fasilitasi dengan entry surat masuk sehingga registrasi dapat ditujukan
kepada pejabat atau tujuan surat. Selain itu tipe ini dapat memonitor
seluruh aktifitas persuratan di Universitas.
D. Tipe User Pengelola Surat

Tipe Pengguna (User) Pengelola Surat diperuntukan bagi pegawai
yang diberikan wewenang untuk mengatur surat. Tugasnya ialah meneliti
dan mengoreksi pemberkasan surat yang telah terjadi selama proses
persuratan berlangsung di Universitas. Selain itu fungsi dan menu pengguna
ini tidak difasilitasi untuk membuat surat, sehingga hanya memiliki fungsi
pemberkasan dan penyusutan arsip saja.
2. MEMULAI APLIKASI
SIKD merupakan aplikasi berbasis web, untuk menggunakan aplikasi ini
harus melalui aplikasi web browser, salah satu web browser yang dapat
digunakan untuk membuka SIKD adalah Mozilla Firefox.
1. Aktifkan Mozilla Firefox yang terdapat di desktop dengan melakukan
double klik icon atau klik START, All Programs, Mozilla Firefox
kemudian pilih Mozilla Firefox.
2. Setelah muncul Mozilla Firefox, pada bagian alamat url ketikkan alamat
yang diberikan oleh administrator.

Catatan: dapat menggunakan aplikasi browser lain seperti google chrome,
Microsoft edge, safari, internet explorer, dll. namun diprioritaskan
menggunakan mozilla firefox.
Tulis alamat url dengan:

sikd.uns.ac.id
Alamat url SIKD UNS adalah sikd.uns.ac.id
3. Selanjutnya akan muncul form login ke aplikasi. Masukkan Nama

Pengguna dan Password yang telah diberikan oleh administrator.
Tampilan halaman awal SIKD
Pada bagian halaman awal aplikasi SIKD terdapat script kode (captcha
code) yang berfungsi sebagai keamanan seperti ditunjukkan pada kotak merah
diatas. Pengguna harus memasukkan kode dengan benar agar dapat ter-login
kedalam aplikasi.
3. REGISTRASI NASKAH
Sebelum melakukan registrasi surat harus melalui proses scanning surat
(digitalisasi) jika surat masuk berbentuk fisik atau konvensional. Sedangkan jika
berbentuk e-surat atau draft surat maka surat dapat langsung di registrasi namun
dalam proses akhir harus meng-upload surat final. (Proses scanning akan
dijelaskan di bagian implementasi)
7
Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office UNS
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas
Sebelas Maret
A. Registrasi Naskah bagi Pejabat Struktural (Atasan)
Jenis registrasi ini hanya pada pejabat eselon 4 keatas yang mengelola
akun e-Office SIKD UNS secara langsung. Penggunaan aplikasi ini ialah
berada pada jabatan atasan langsung dari setiap unit kerja/yang
berwenang.
1) Registrasi Nota Dinas (Surat Internal)

Menurut Peraturan Rektor Universitas Sebelas maret Nomor 992 Tahun
2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Sebelas
maret, Nota Dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal dari atasan
kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan langsung atau yang
setingkat, berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok
persoalan kedinasan.
2) Registrasi Surat Keluar (Surat Dinas)

Menurut Peraturan Rektor Universitas Sebelas maret Nomor 992 Tahun
2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Sebelas
maret, Surat Dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan
dengan administrasi pemerintahan. Surat Keluar digunakan saat melakukan
persuratan dengan pihak luar instansi.
8
Sebelas Maret
Registrasi Naskah Keluar pada dasarnya digunakan untuk meregistrasi
surat dari Universitas kepada Luar Instansi (Ekstenal). Namun dengan
maksud bukan mengirim surat via registrasi naskah kepada akun luar instansi.
Registrasi Naskah Keluar hanya ditujukan pada proses persuratan sebelum
surat fisik dikirimkan kepada tujuan surat di luar Universitas. Sehingga fungsi
registrasi naskah keluar hanya stop/berhenti saat surat berbentuk draft telah
selesai. Yang membedakan ialah saat pemberkaskan di kolom berkaskan.
(dapat dilihat pada gambar dibawah ini)
Pada registrasi naskah keluar, pengguna (user) wajib/harus

memberkaskan di awal saat registrasi naskah, tujuannya ialah sebagai
pengingat pemberkasan pertinggal surat tersebut akan diberkaskan di unit
kerja mana. Sama halnya dengan registrasi naskah pada umumnya, registrasi
surat keluar ini akan sampai/selesai saat surat final/terakhir telah dicetak dan
siap untuk dikirimkan. Jadi untuk surat menyurat dipastikan akan ada
beberapa draft sebelum surat resmi dikirimkan keluar instansi, sehingga
fungsi daripada registrasi naskah keluar masih digunakan pada internal
instansi.
3) Registrasi Surat Keluar Tanpa Tindaklanjut

Registrasi Naskah Surat Keluar Tanpa Tindaklanjut adalah surat keluar
yang selesai pada saat surat telah dialihmedia atau diterima unit pencipta,
artinya surat tersebut tidak perlu tindaklanjut dan bersifat final (akhir). Surat
keluar tanpa tindaklanjut juga dapat berfungsi sebagai pengalihmediaan
surat-surat lama yang belum tersingkron di aplikasi SIKD, tujuannya ialah
untuk mendata file surat sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat terlacak
di aplikasi SIKD.
9
Sebelas Maret
B. Registrasi Naskah bagi Sekretaris (Sekretaris, Tata Usaha,
Pengadministrasi Umum, Pencatat Surat Keluar)
Registrasi naskah bagi Sekretaris, Tata Usaha, Pengadministrasi Umum,
Pencatat Surat Keluar penggunaannya sama dengan pejabat struktural, hanya
yang membedakan ialah registrasi naskah bagi sekretaris berfungsi sebagai
second person (pejabat kedua), penempatannya ialah dengan atas nama sebagai
pengganti pejabat struktural. Registrasi dapat dilakukan sama sesuai prosedur
dari registrasi naskah pejabat struktural. Registrasi ini dimaksudkan dapat
membantu proses persuratan di unit kerja saat atasan utamanya sedang
mempunyai halangan atau sedang tugas sehingga jarang membuka aplikasi SIKD
atau untuk membuka aplikasi SIKD ini sangat kecil. Selain dapat meregistrasi
naskah yang tertuju pada akun sekretaris secara langsung, jenis akun ini dapat
menindaklanjuti surat-surat yang berasal dari atasan (jika memang ditugaskan
demikian/atasan tidak bisa mengoperasikan aplikasi).
Registrasi naskah untuk tindaklanjut atasan dapat diakomodir oleh sekretaris

dengan menggunakan fungsi naskah masuk sesuai dengan surat mana pada
atasan yang ingin di tindaklanjuti seperti pada kotak merah diatas. Sekretaris
dapat memilih untuk menindaklanjuti surat-surat yang masuk kepada dekan,
waked dekan bidang 1, wakil dekan bidang 2, hingga wakil dekan bidang 3, yang
mana nantinya ditujukan untuk penilaian remunerasi sebagai hak milik
penindaklanjut yaitu sekretaris.
C.Registrasi Naskah bagi Pencatat Surat
1) Registrasi Surat Masuk

Registrasi surat masuk digunakan saat terdapat surat masuk dari luar
instansi. User meregistrasi surat dari luar instansi yang ditujukan kepada user
di dalam instansi melalui Tata Usaha Universitas di Kantor Pusat/Kepala
Bagian Tata Usaha di Fakultas.
10
Sebelas Maret
2) Registrasi Surat Masuk Tanpa Tindaklanjut
Registrasi surat masuk tanpa tindaklanjut digunakan saat terdapat surat
masuk bersifat selesai (final) atau surat pemberitahuan sehingga tanpa ada
balasan atau proses surat selanjutnya. Jadi surat hanya sampai pada tata
usaha saja.
D. Registrasi Naskah bagi Pengelola Surat

Registrasi naskah bagi pengelola surat tidak difasilitasi dan untuk tipe
pengguna ini menu registrasi naskah tidak akan aktif untuk mengirim surat. Tipe
pengguna pengelola surat lebih ditekankan untuk mengoreksi pemberkasan pada
setiap unit kerja yang telah melakukan entry data surat.
11
Sebelas Maret
4. NASKAH MASUK DAN SISTEM NOTIFIKASI
Naskah masuk (notifikasi) dapat terjadi saat surat dikirimkan atau surat telah
terkirim kepada si penerima pesan. Notifikasi ini berperan seperti peringatan surat
masuk layaknya pesan masuk seperti sms. Notifikasi ini tanda adanya surat masuk,
balasan surat nota dinas, maupun balasan disposisi dari atasan. Setiap user atau
pengguna dapat mengakses naskah masuk.
A. Naskah Masuk
Naskah masuk berperan sebagai inbox atau kotak masuk pesan-pesan
surat masuk baru, seluruh surat masuk akan berada atau terdaftar di menu
ini sehingga untuk tracking surat dapat langsung terlihat dan dicari.
12
Sebelas Maret
B. Naskah Masuk Atasan yang ditindaklanjuti oleh Sekretaris
Menu ini hanya aktif untuk jenis akun sekretaris dan memiliki atasan
langsung sehingga surat-surat yang telah masuk ke akun atasan, dapat
secara langsung ditindaklanjuti oleh bawahan (sekretaris/tata usaha,
maupun petugas yang berwenang) sehingga peran sekretaris disini sangat
dibutuhkan untuk proses kelancaran surat-menyurat terlebih lagi jika surat
tersebut dibutuhkan tindakan secara cepat. Naskah Masuk ini berfungsi
sebagai pengingat dan monitoring (pengawas), artinya pengguna dapat
melihat lalu lintas persuratan atasannya. Sehingga akan memudahkan
pengelolaan surat masuk jika terdapat surat masuk namun atasan masih
belum membuka dan bahkan memang bawahanlah yang mengerjakan surat
tersebut.
5. LOG REGISTRASI
Log Registrasi ialah histori registrasi surat yang pernah dilakukan oleh setiap
tipe atau akun. Semua entry dari registrasi surat akan terekam kedalam menu log
registrasi. Setiap pengguna (user) dapat mengakses log registrasi sesuai fungsi
dan tujuannya. Pada dasarnya setiap Log Registrasi berfungsi seperti outbox atau
pesan terkirim pada sebuah sms.
A. Log Registrasi Pejabat Struktural dan Sekretaris
1) Log Registrasi Nota Dinas

Log Registrasi Nota Dinas berlaku pada persuratan internal (dalam
Universitas), yang artinya setiap proses registrasi nota dinas akan terekam
di menu ini. log registrasi nota dinas akan menampilkan histori surat yang
telah ter-entry pada akun pengguna selama akun tersebut masih aktif,
sehingga jika sebuah akun pengguna pada posisi tidak aktif maka akun
tersebut beralih menjadi seperti akun baru, maka semua log akan hilang dan
akan tersimpan pada system.
13
Sebelas Maret
2) Log Registrasi Naskah Keluar dan tanpa tindaklanjut
Log Registrasi Naskah Keluar maupun tanpa tindaklanjut juga berfungsi
sebagai histori surat yang telah ter-entry ke dalam aplikasi SIKD, log ini
terdapat juga informasi surat berupa status surat, tujuannya untuk
mengetahui apakah surat telah dibaca atau belum, sehingga mampu
digunakan untuk memantau surat tersebut secara realtime.
Catatan: untuk user sekretaris akan memiliki menu yang sama dengan user
pejabat struktural sehingga untuk fungsi lognya juga sama seperti di atas.
B. Log Registrasi Pencatat Surat
1) Log Registrasi Naskah Masuk

Log Registrasi Naskah Masuk memiliki fungsi yang sama dengan outbox
atau surat terkirim, yang artinya setiap proses registrasi surat akan terekam
di menu ini. Pada Log Registrasi Naskah Masuk termasuk juga informasi
surat berupa status surat, tujuannya untuk mengetahui apakah surat
tersebut telah dibaca atau belum, sehingga mampu digunakan untuk
memantau surat tersebut secara realtime.
2) Log Registrasi Naskah Masuk Tanpa Tindaklanjut

Pada log ini fungsinya sama dengan log registrasi naskah seperti diatas,
log ini merekam setiap proses registrasi naskah pada saat user meregistrasi
naskah tanpa tindaklanjut.
6. BERKAS SURAT
Berkas surat sesuai kaidah kearsipan, berarti pemberkasan surat yang telah
terjadi atau telah selesai. Surat yang berhak diberkaskan ialah surat yang
tercipta sejak dari awal dibuat tertutup maupun surat yang telah berstatus akhir
(final). Pemberkasan surat ini juga telah terjadi pada saat pertama kali
penciptaan surat, dengan mengisi kolom pemberkasan seperti pada bawah ini;
14
Sebelas Maret
Dengan menekan tombol folder kuning tersebut user akan dialihkan kepada
windows pemberkasan surat.
Pada kolom “entry berkas” diisi sesuai dengan informasi pada surat,
sedangkan untuk retensi arsip otomatis by system, namun user harus memilih
kode klasifikasi yang telah disediakan terlebih dahulu.
Catatan: Pemberkasan di awal penciptaan arsip bersifat wajib, artinya dapat

diberkaskan di awal saat penciptaan atau registrasi naskah baik pemberkasan
langsung di unit kearsipan atau dapat diberkaskan di akhir setelah surat
tersebut berstatus final dengan diberkaskan di unit kerja terakhir yang
menerima berkas fisik surat di unit pengolah, namun lebih dianjurkanh untuk
diberkaskan diawal karena untuk penomoran surat nanti menggunakan pola
klasifikasi arsip.
Selain pemberkasan unit kerja, fungsi berkas surat terdiri dari daftar berkas
yang melewati masa aktif dan usul pindah arsip inaktif. Kedua layanan ini akan
berhubungan dengan UPT Kearsipan UNS selaku Unit Kearsipan untuk proses
penyusutan surat di tiap-tiap unit kerja.
A. Daftar Berkas Yang Telah Melewati Masa Aktif

Daftar surat yang telah selesai diberkaskan dan berkas telah ditutup dapat
mencegah edit dan hapus surat. Setelah berkas yang melewati masa aktif
selesai sesuai retensi arsip maka akan ada notifikasi surat berupa daftar surat
mana saja yang berstatus inaktif, sehingga prosesnya dapat berlanjut menuju
ke penyusutan surat untuk dapat diusul pindahkan kepada UPT Kearsipan UNS.
15
Sebelas Maret
Tata Usaha
Daftar Surat yang sudah berada pada menu di atas artinya telah masuk
sebagai arsip inaktif dengan masa frekuensi yang rendah. Jika terdapat berkas
yang telah melewati masa aktif, maka akan muncul notifikasi peringatan pada
halaman awal aplikasi dan fungsi daftar berkas yang telah melewati masa
aktif seperti pada gambar diatas. Daftar surat tersebut di atas digunakan untuk
berkas yang ingin dipindahkan ke Unit Kearsipan (UPT Kearsipan UNS) melewati
proses Usul Pindah Arsip Inaktif.
B. Usul Pindah Arsip Inaktif
Usul pindah adalah kegiatan untuk melakukan usul perpindahan arsip atau
surat untuk tujuan penyusutan surat. Usul pindah arsip berasal dari unit
pengolah ke unit kearsipan dengan melakukan proses pengisian form pada
aplikasi SIKD dan melampirkan berita acara yang telah di scan sebagai lampiran
daftar usul pindah.
Catatan: Berkas yang akan muncul pada daftar berkas usul pindah pada form di
atas merupakan berkas yang sudah diclose (tutup) oleh unit
pengolahnya/penciptanya.
16
Sebelas Maret
7. LAPORAN
Fungsi dari laporan dalam aplikasi SIKD ini berguna untuk menampilkan
seluruh informasi rekapitulasi surat, baik surat masuk dan keluar hingga daftar
berkas. Hasil rekapitulasi tersebut dapat di print langsung melalui aplikasi.
Fungsi laporan juga memfasilitasi pencarian berkas surat melalui rentang waktu
yang diinginkan.
A. Laporan Surat Masuk
B. Laporan Surat Keluar
C. Daftar Berkas
L
Laporan Surat Masuk, rekap surat masuk dari Tata Usaha (user Pencatat
Surat) staf dari Pejabat Struktural. Daftar surat yang terbentuk berupa berkas-
berkas yang telah masuk di akun terkait.
Laporan Surat Keluar, rekap surat keluar dari unit kerja terkait atau dari
pejabat struktural sebagai pencipta arsip.
Daftar Berkas, rekap surat yang berasal dari unit kerja sesuai dengan
pemberkasan surat masuk. Daftar berkas ini ditampilkan pada form entry
berkas saat registrasi naskah masuk.
17
Sebelas Maret
BAB II IMPLEMENTASI
1. PENERAPAN APLIKASI (IMPLEMENTASI)
Perlu diketahui untuk pemilihan registrasi surat, terdapat surat-surat yang

digunakan sesuai tata naskahnya. Pada Peraturan Rektor UNS Nomor 992 Tahun
2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan UNS, surat berbentuk
nota dinas baik surat masuk dan surat keluar digunakan untuk proses tata
persuratan Universitas Sebelas Maret. Surat Masuk harus melewati layanan 1 (satu)
pintu dimana surat harus melewati Tata Usaha Universitas sebelum menuju
destinasi surat tersebut di kantor pusat sedangkan melewati Kepala Bagian Tata
Usaha di tiap fakultas.
2. SCANNING (DIGITALISASI)
Pada proses pengisian registrasi surat masuk maupun surat keluar hal
yang perlu diperhatikan jika surat yang berbentuk fisik ialah di scan terlebih dahulu
untuk mengambil informasi digitalnya, sedangkan untuk surat yang berbentuk draft
juga harus memiliki cap dan tanda tangan basah terlebih dahulu lalu di scan. Setiap
unit kerja nantinya akan membutuhkan alat scanner sebagai penunjang dalam
digitalisasi surat untuk lampiran surat elektronik, dimana hasil scan tersebut
sebagai sarana penyimpanan surat berupa softfile dan bukti keabsahan surat yang
dikirim. Scanning ini merupakan proses awal baik semua surat masuk dari luar
instansi akan diproses oleh para pengguna (user).
Scanning hanya dilakukan saat menerima surat dari luar instansi atau
Universitas. Sedangkan untuk surat yang telah di scan dan terkirim melalui aplikasi
SIKD berupa notif seperti email dan dapat dibuka oleh penerima (receiver) dengan
format file tersebut di scan, bisa pdf ataupun Microsoft Word tergantung pengirim
mengirim surat. Dalam hal ini system menyediakan beberapa ekstensi format file
yang dapat dikirim, antara lain docx, doc, pdf, xls, xlsx, ppt, pptx, png, jpeg,
jpg, html, txt. sehingga pengguna dapat mengirim beberapa jenis teks selain dari
word, seperti power point dan excel.
Scanning selain untuk alih media sebagai penyimpanan surat elektronik juga
diharapkan membantu proses temu balik surat jika ada kemungkinan dikemudian
hari bukti fisik surat telah hilang. Dilakukannya scanning juga dikarenakan
diperlukan keabsahan surat tersebut, bahwa surat resmi dapat dikatakan surat sah
apabila memiliki cap stampel dan tanda tangan basah. Dengan kata lain, proses
scanning (alih media) ini mampu mendorong terjaminnya pelayanan kearsipan
dengan baik dan benar.
18
Sebelas Maret
3. PROSES IMPLEMENTASI REGISTRASI NASKAH
Implementasi registrasi naskah ditujukan untuk membuat proses
persuratan di dalam aplikasi SIKD, pengguna dapat memilih registrasi sesuai
jenis naskah (surat) yang terdapat di surat. Untuk pengguna pejabat
struktural dan sekretaris dapat membuat registrasi naskah sebanyak 3 (tiga)
jenis registrasi naskah, antara lain nota dinas, surat dinas keluar, dan surat
tanpa tidaklanjut. Sedangkan untuk pencatat surat dapat membuat registrasi
naskah sebanyak 2 (dua) registrasi, antara lain registrasi surat masuk dan
surat masuk tanpa tidaklanjut. Berikut adalah cara implentasi pengisian
registrasi naskah:
Catatan: Registrasi Naskah untuk Sekretaris sama halnya dengan registrasi

naskah untuk Pejabat Struktural.
A. Registrasi Naskah untuk Pejabat Struktural dan

Sekretaris
1) Nota Dinas (surat internal) dan Surat Keluar
Nota Dinas digunakan saat berkirim surat antara sesama unit atau
setingkat, atasan kepada bawahan maupun sebaliknya. Pengisian field
Registrasi Naskah Nota Dinas dan Registrasi Surat Keluar sama. Berikut
contoh pengisian surat melalui registrasi nota dinas/surat keluar. Sorot kursor
pada menu Registrasi Naskah lalu pilih Registrasi Nota Dinas/Registrasi
Surat Keluar.
1
2
3
4
berdasarkan
Konten Klik
Naskah/Nota Dinas
19
Sebelas Maret
1. Pilih jenis naskah sesuai dengan jenis surat yang diterima, system telah
menyediakan jenis naskah pada menu dropdown.
2. Tanggal surat disesuaikan dengan surat yang diterima, default
menunjukkan tanggal saat ini.
3. Nomor surat disesuaikan dengan nomor pada surat yang tertera.
4. Nomor agenda ditulis sesuai pengganti di buku agenda persuratan.
5. Tulis kolom hal sesuai perihal surat maupun isi ringkas surat agar dapat
lebih mudah dipahami penerima surat (receiver).
6. Kolom berkaskan (pengguna dapat mengisi klasifikasi dengan tujuan untuk
pemberkasan arsip dengan menekan tombol kuning di samping kotak
kolom) lalu pilih berkas tadi pada tombol kaca pembesar disamping kotak
kuning tadi.
7. Kolom kepada dapat diisi dengan tujuan pengguna mengirimkan surat
terhadap siapa. Kolom ini sudah disediakan oleh system sehingga
pengguna hanya mengetik keyword tertentu nanti secara otomatis akan
ditampilkan kata-kata yang berkaitan. Pada kolom ini dimungkinkan untuk
mengirimkan surat ke banyak pengguna (akun) sekaligus karena bersifat
multiple.
8. Pengisian tembusan sama dengan pada kolom kepada.
Selanjutnya untuk registrasi naskah keluar dan tanpa tindaklanjut sama

prosesnya dengan nota dinas namun disesuaikan sesuai jenis naskah
sebagaimana pada nomor 1 sampai dengan 8 di atas.
Setelah menginput data sesuai field dihalaman registrasi naskah maka

akan muncul windows seperti di bawah, yang menampilkan form upload
digital. File digital untuk proses upload diatas berasal dari proses scanning
diproses awal, maupun dapat berbentuk surat yang masih berupa draft.
Klik jika ingin

2. Klik menghapus
3. file telah
terupload
Klik dan cari file surat

yang telah di scanIsi
4. Klik
20
Sebelas Maret
Jika surat telah terkirim tinggal menunggu tujuan surat (receiver) dan balasan
dari penerima surat. (berlaku untuk semua user/pengguna).
2) Registrasi Naskah Keluar Tanpa Tindaklanjut
Registrasi naskah keluar tanpa tindaklanjut digunakan untuk surat-surat

tanpa proses lebih lanjut. Surat yang dimaksud merupakan surat yang
bersifat akhir (final). Pengguna dapat meng-entry surat-surat seperti surat
pemberitahuan, surat pengumuman, maupun surat-surat lain yang hanya
ditujukan untuk memberitahukan sesuatu. Berlaku juga untuk registrasi
naskah masuk tanpa tindaklanjut (Tipe User Pencatat Surat). Untuk cara
pengisiannya sebagai berikut:
1. Arahkan kursor pada tab Registrasi Naskah, lalu klik menu Registrasi
Naskah Keluar Tanpa Tindaklanjut
2. Setelah itu akan muncul form pengisian registrasi naskah seperti berikut
Pemberkasan
Catatan: Yang membedakan antara registrasi naskah keluar biasa

dengan tanpa tindaklanjut ialah kolom kepada (tujuan surat), pada
registrasi naskah keluar tanpa tindaklanjut kedua kolom tersebut tidak
ada, yang berarti setiap naskah/surat yang telah di entry melalui menu
ini sudah bersifat akhir(final).
21
Sebelas Maret
B. Registrasi Naskah untuk Pencatat Surat
Registrasi Naskah Masuk (Surat Masuk)
Perlu diingat sebelum melakukan registrasi naskah harap scan surat

terlebih dahulu untuk kepentingan surat dinas. Berikut adalah langkah-
langkah untuk registrasi naskah masuk. Sorot Kursor pada menu Registrasi
Naskah, lalu pilih registrasi naskah masuk
1
2
3
4
5
6
8
9
Isi berdasarkan
Konten
Klik
Naskah/Surat
1. Pilih jenis naskah sesuai dengan jenis surat yang diterima, system telah
menyediakan jenis naskah pada menu dropdown.
2. Tanggal surat disesuaikan dengan surat yang diterima, default menunjukkan
tanggal saat ini.
3. Nomor surat disesuaikan dengan nomor pada surat yang tertera.
4. Nomor agenda ditulis sesuai pengganti di buku agenda persuratan.
5. Tulis kolom hal sesuai perihal surat maupun isi ringkas surat agar dapat lebih
mudah dipahami penerima surat.
6. Kolom asal naskah diisi dengan asal surat tersebut dikirim kan, biasanya
terletak pada Kop atau kepala surat pengirim. (contoh: Kemenristekdikti, PT.
Mentari Jaya, Universitas Gadjah Mada)
7. Kolom berkaskan (pengguna dapat mengisi klasifikasi dengan tujuan untuk
pemberkasan arsip dengan menekan tombol kuning di samping kotak kolom).
22
Sebelas Maret
8. Kolom kepada dapat diisi dengan tujuan pengguna mengirimkan surat
terhadap siapa. Kolom ini sudah disediakan oleh system sehingga pengguna
hanya mengetik keyword tertentu nanti secara otomatis akan ditampilkan
kata-kata yang berkaitan. Pada kolom ini dimungkinkan untuk mengirimkan
surat ke banyak pengguna (akun) sekaligus karena bersifat multiple.
9. Pengisian tembusan sama dengan pada kolom kepada.
Setelah menginput data sesuai field dihalaman registrasi naskah maka

akan muncul windows seperti dibawah, yang menampilkan form upload
digital. File digital untuk proses upload diatas berasal dari proses scanning
diproses awal, maupun dapat berbentuk surat yang masih berupa draft.
2.
Klik
3. file telah
terupload
1. Klik dan cari file
surat yang telah di
scan
4.
Klik
Jika surat telah terkirim tinggal menunggu tujuan surat (receiver) dan balasan
dari penerima surat. (berlaku untuk semua user/pengguna).
4. NOTIFIKASI SURAT MASUK

Setelah surat terkirim, penerima surat akan mendapatkan notifikasi surat
masuk berupa tulisan kedip-kedip pada halaman awal aplikasi seperti pada
gambar dibawah ini. User juga dapat mengklik tab naskah masuk pada fungsi
utama menu.
23
Sebelas Maret
Setelah user klik notif tersebut akan muncul tampilan surat masuk berupa
informasi surat.
Klik
1. Nomor urut surat secara otomatis sudah urut dari tanggal termuda.
2. Status surat dapat berupa belum dibaca, sudah dibaca, dan berkas ditutup,
sehingga memudahkan pejabat dalam membuka surat yang terkirim di unit
kerjanya.
3. Nomor surat sesuai penomoran pada tata naskah dinas Universitas Sebelas
Maret.
4. Asal surat ialah pengirim surat atau pencipta surat.
5. Hal berisikan perihal maupun isi ringkasan surat oleh pengirim.
6. Tanggal surat sesuai dengan tanggal yang tertera pada fisik surat.
7. Tanggal registrasi secara otomatis terisi pada saat user meregistrasi surat.
Catatan: Pada bagian ini pejabat dapat mencari surat-surat lama pada box
pencarian bahkan dapat menampilkan hingga 100 surat.
Pengguna dapat memilih salah satu surat yang akan dilihat, bila terdapat
surat masuk baru pada tabel status naskah akan terlihat bold atau agak tebal
dan tertulis belum dibaca. Setelah di klik pada surat yang akan di tindaklanjuti
maka akan muncul tampilan detail naskah seperti berikut. (ditambahkan ke
pejabat struktural)
Nota Dinas
24
Sebelas Maret
Pada contoh gambar diatas menunjukan telah terjadi proses lalu lintas
persuratan sebelum surat ini tertuju kepada bagian tata usaha, dilihat pada tanggal
paling tua tanggal 19 januari 2018 telah terjadi surat menyurat antara pejabat
struktural dengan kepala unitnya melalui nota dinas.
Pada form Detail Naskah diatas, anda dapat menindak lanjuti naskah tersebut,
seperti melihat, Teruskas, Nota Dinas, Disposisi, Ubah Metadata Surat, Cetak
Daftar Disposisi, Cetak Jejak Surat, dsb sesuai keadaan yang dibutuhkan.
Keterangan:
1. Kembali : tombol ini digunakan untuk kembali ke menu sebelumnya.
2. Teruskan : dipergunakan untuk meneruskan naskah atau surat yang salah
kirim.
3. Nota Dinas : dipergunakan untuk melakukan balasan dalam bentuk nota
dinas.
4. Disposisi : dipergunakan untuk membuat disposisi terhadap naskah yang
masuk.
Disposisi merupakan catatan berupa tanggapan, saran, atau instruksi setelah
surat tersebut dibaca oleh pimpinan.
5. Ubah Metadata : dipergunakan untuk merubah struktur (metadata) surat
masuk.
6. Cetak Daftar Disposisi : dipergunakan untuk mencetak seluruh disposisi yang
ada pada lalu lintas surat tersebut.
7. Cetak Jejak Surat : dipergunakan untuk mencetak seluruh histori naskah
sehingga memunginkan melihat traffic persuratan tersebut.
8. History naskah : untuk melihat posisi akhir naskah berada di unit kerja mana
(tracking), baik dari surat masuk maupun surat keluar yang saling berkaitan.
9. Metadata : dilihat untuk melihat struktur (metadata) surat masuk
10. Status pemberkasan : untuk melihat status pemberkasan, apakah sudah
diberkaskan atau belum, jika belum akan muncul tulisan kedip-kedip
berwarna merah yang artinya di berkaskan di unit kerja pengelolanya.
Notifikasi ini akan hilang apabila surat masuk sudah diberkaskan.
Pengisian kolom pada form sama seperti registrasi naskah masuk.

Pengguna juga dapat memberkaskan surat ini pada kolom berkaskan yang
telah disediakan.
25
Sebelas Maret
5. MEMBUAT DISPOSISI
Syarat untuk membuat dan menindaklanjuti surat berupa disposisi
merupakan pejabat, dan hanya atasan yang berhak untuk membuat
disposisi. Sehingga pengguna umum (end user)/Pejabat Skruktural yang
dapat mengakses menu disposisi. Pada bagian Fakultas Kepala Tata Usaha
di fakultas dapat melakukan disposisi karena nantinya surat masuk ke
fakultas akan melalui kepala tata usaha terlebih dahulu. Berikut cara untuk
membuat disposisi:
1. Login sebagai Pejabat Struktural
2. Setelah itu sorot pada surat masuk yang membutuhkan disposisi

(klik pada menu naskah masuk), contoh:
3. Membuat disposisi dapat dilakukan saat surat telah dibaca oleh

pejabat structural atau terkait. Pada gambar diatas klik pada salah
satu surat yang akan ditindaklanjuti dan di disposisi. Setelah di klik
akan muncul tampilan detail naskah seperti berikut.
26
Sebelas Maret
4. Setelah itu klik pada tombol disposisi seperti di atas, akan muncul
windows baru seperti dibawah ini.
E
F
Langkah-langkah:
A. Berisikan Sifat/kepentingan surat (Biasa, Segera, Sangat Segera,
Rahasia, Sangat Rahasia)
B. Dipilih/dicentang isi disposisi sesuai yang dibutuhkan
C. Tujuan disposisi bawahan langsung
D. Tujuan lainnya jika tujuan disposisi bawahan tidak ada/ingin
mendisposisi ke unit lainnya
E. Pesan/catatan seputar disposisi
F. Proses untuk mengirim disposisi
27
Sebelas Maret
5. Setelah proses selanjutnya maka akan keluar form upload file digital,
dapat langsung dilwati dengan menekan tombol kirim atau juga
dapat mengupload file digital sebagai lampiran lain yang dibutuhkan.
6. MEMBALAS SURAT SESUAI KEPENTINGAN

Surat masuk baik melalui Tata Usaha maupun yang berasal dari Pejabat
akan dikategorikan menjadi 2 (dua) kategori, yaitu yang perlu tindak lanjut
atau tidak perlu. Saat surat perlu tindaklanjut pejabat, artinya surat juga
perlu balasan menggunakan disposisi seperti yang telah dijelaskan pada
nomor 5 diatas (MEMBUAT DISPOSISI), baik dari nota dinas maupun surat
dinas.
A. MEMBALAS DENGAN FORWARD (TERUSKAN)

Surat yang telah masuk terkadang juga tidak sepenuhnya sesuai
dengan tujuan surat, maka pada saat surat yang dikirim dan ternyata salah
alamat, maka tombol forward digunakan untuk membenarkan alamat surat
sesuai yang seharusnya. Pengguna hanya tinggal memasukan
tujuan/alamat akun yang seharusnya dikirimkan surat.
B. MEMBALAS DENGAN MENU MEMO/BALAS

Membalas dengan nota dinas digunakan saat pengguna hanya bertukar
surat kedinasan dalam 1 (satu) universitas dan tidak memerlukan balasan
berupa surat lainnya, sehingga fungsinya seperti pemberitahuan balas
membalas sebagaimana sms (short massage system). Hal ini dimaksudkan
juga agar tidak sering muncul permintaan nomor surat untuk pembuatan
surat baru.
1. Tujuan surat ditujukan kepada siapa nota dinas balasan dikirimkan.

2. Tembusan dapat diberikan jika ingin memberikan tembusan kepada siapa.
3. Pesan dapat berisi pesan singkat untuk memo, dan untuk nota dinas
maupun surat dinas dapat berupa rincian kegiatan. Kolom pesan ini
disediakan untuk pemberitahuan lebih lanjut seperti catatan kecil.
28
Sebelas Maret
Setelah klik proses selanjutnya akan muncul tampilan upload file digital.
Fungsi ini ditujukan guna untuk mengupload file surat yang fix atau revisi
dari surat yang salah sebelumnya. Namun dapat juga langsung dilewati
tanpa mengupload file dengan klik kirim & tutup.
29
Sebelas Maret
BAB III PEMBERKASAN
1. MANAJEMEN BERKAS (MEMBUAT BERKAS BARU)
Manajemen berkas dapat terjadi saat penciptaan surat ialah dengan
memberkaskan di kolom berkaskan saat registrasi naskah, sedangkan untuk
pemberkas yang di akhir ialah saat posisi surat telah final dan tidak perlu tindak
lanjut lagi. Membuat berkas baru artinya pengguna (Pengelola surat) membuat
berkas yang benar-benar baru sebagai primer berkas. Pembuatan berkas ini juga
dimaksudkan untuk membantu proses registrasi naskah agar peregistrasi dapat
dengan mudah menentukan surat tersebut terberkas di klasifikasi mana.
Cara membuat berkas baru ialah sebagai berikut;

1. Pilih Tab Berkas
2. Pilih Berkas Unit Kerja
3. Akan muncul menu Daftar Berkas. Untuk membuat berkas klik Tambah
4. Kemudian akan muncul form Entry Berkas.
Klik Berkas Uniit

Kerja
30
Sebelas Maret
5. Isi menu entry berkas seperti Unit Kerja, Klasifikasi, Nomor Berkas, Judul
Berkas, Retensi Arsip, dsb.
6. Klik simpan jika telah selesai
Pada menu berkas ini penguna dapat mengedit berkas, menghapus berkas, dan
menutup (close) berkas. Masing-masing menu ini bertindak sebagai pemicu agar
berkas atau surat yang nantinya telah melewati masa inaktif di unit kerjanya dapat
diusul pindahkan langsung ke Unit Kearsipan UNS. Disamping itu menu fungsi
pemberkasan ini dapat ditujukan untuk membuat berkas baru jika pengguna ingin
memasukkan berkas-berkas lama, namun dengan rincian yang masih minim.
Fungsinya kurang lebih seperti entry data excel daftar surat pada system dengan
mengisi kolom klasifikasi dan retensi arsip.
Mengedit, menghapus, dan menutup berkas juga berkaitan dengan form entry
berkas dimana pengguna akan dapat melakukan ketiga fungsi tersebut saat ingin
mengoreksi surat tersebut apakah telah sesuai masa retensinya. Berikut adalah
cara untuk mengedit berkas, menghapus berkas, dan menutup berkas;.
31
Sebelas Maret
A. Mengedit Berkas
1. Klik Tab Berkas, pilih Berkas Unit Kerja. Maka akan tampil form Daftar
Berkas.
2. Pilih Berkas yang mau diedit, kemudian Klik icon edit di sebelah kanan
baris berkas seperti pada gambar dibawah ini.
3. Kemudian akan muncul form Entry Berkas. Untuk proses edit berkas,
hanya Judul Berkas, Retensi Arsip, Tindakan Penyusutan Akhir, Lokasi
Fisik Berkas, dan Isi Ringkas yang dapat diedit
Berkas yang
dapat diedit
32
Sebelas Maret
4. Lakukan Perubahan, Klik Simpan untuk menyimpan perubahannya. Klik
Tutup untuk keluar
B. Menghapus Berkas
1. Klik Tab Berkas, pilih Berkas Unit Kerja. Maka akan tampil form Daftar
Berkas
2. Pilih berkas yang akan dihapus, kemudian klik Icon minus (-) di sebelah
kanan nama berkas
3. Klik Ok
Klik icon (-)
Catatan: Berkas dapat dihapus apabila berkas yang akan dihapus belum berisi
item. Ketika berkas sudah berisi item maka berkas tidak bisa dihapus, dan icon
minus (-) tidak muncul.
C. Menutup Berkas
Tutup berkas dilakukan jika seluruh naskah selesai ditindaklanjuti. Pejabat

yang berhak menutup berkas adalah pejabat yang memiliki naskah digital
lengkap.
Adapun langkah yang dilakukan untuk menutup berkas, sebagai berikut :
1. Pilih Tab Berkas
2. Pilih Berkas Unit Kerja
3. Akan muncul daftar berkas
4. Sorot dan Klik Icon berkas yang akan ditutup
33
Sebelas Maret
5. Kemudian akan muncul form Tutup Berkas
6. Pilih Unit kerja tempat berkas ditutup
7. Ketik lokasi detail tempat fisil berkas ditutup disimpan
8. Klik Proses tutup berkas
Catatan:
Berkas yang sudah ditutup, dapat kembali dibuka hanya oleh Administrator Pusat
Pilih unit kerja tempat

berkas ditutup
Tata usaha
Disini dimana
berkas fisiknya
disimpan Klik
proses
34
Sebelas Maret
2. DAFTAR BERKAS YANG MELEWATI MASA AKTIF
Ketika berkas telah melalui masa aktifnya (sesuai Jadwal Retensi Aktif), maka
berkas tersebut akan masuk kedalam daftar berkas yang melewati masa aktif.
Untuk melihat daftar tersebut dilakukan dengan cara:

1. Sorot Tab Berkas, pilih Daftar Berkas Yang Melewati Masa Aktif
2. Akan muncul Form Daftar Berkas Yang Melewati Masa Aktif
Catatan: pada saat penggunaan awal rentang tahun 1 sampai tahun kedua,
daftar arsip yang melewati masa aktif akan muncul saat retensi pemberkasan
telah melewati jadwal waktu yang ditentukan, sehingga muncul dalam daftar
berkas diatas. Contoh seperti dibawah ini:
35
Sebelas Maret
Daftar arsip yang telah melewati masa aktif pada jadwal retensi yang telah
ditentukan akan secara otomatis terekam dalam kolom daftar seperti diatas.
Maka dari itu berkas surat yang telah terdaftar tersebut diatas dapat di usul
pindahkan (disusutkan) melalui menu usul pindah arsip inaktif.
3. USUL PINDAH ARSIP INAKTIF

Ketika ada arsip yang telah melewati masa aktifnya, maka arsip tersebut
akan menjadi arsip inaktif dan harus diusulkan untuk dipindahkan ke record
center. langkah-langkah usul pindah arsip inaktif sebagai berikut:
1. Sorot Tab Berkas, pilih Daftar Berkas Yang Melewati Masa Aktif
2. Akan muncul form Daftar Arsip Usul Arsip Aktif ke Record Center
3. Klik Tambah akan muncul form seperti dibawah ini:
36
Sebelas Maret
Isi Data
Upload File
Centang
arsip yg
diusulkan Klik Usulkan
4. Akan muncul Menu Form Isian Daftar Arsip Usul Arsip Aktif ke Record
Center
5. Isikan data-data : Nomor Naskah Permohonan, Tanggal Permohonan, dan
Periode Arsip
6. Upload file naskah permohonan usul pindah arsip
7. Klik Usulkan
Catatan: Berkas yang akan muncul pada daftar berkas usul pindah pada form di
atas, adalah berkas yang sudah diclose (ditutup) oleh unit
pengolahnya/penciptanya.
37
Sebelas Maret
BAB IV LAPORAN
Fungsi laporan adalah untuk memberikan rekapitulasi hasil surat menyurat
berupa daftar surat yang telah di entry, dapat juga langsung diprint sesuai
kebutuhan sebagai bahan laporan keatasan, harian, bulanan, hingga tahunan.
Dalam fungsi ini terdapat menu laporan naskah masuk, naskah keluar, daftar
berkas.
Daftar laporan akan berbentuk seperti diatas, dimana pengguna dapat langsung
mencetak hasil laporannya setelah mengisi rentang waktu yang diinginkan untuk
naskah masuk dan naskah keluar. Sedangkan untuk daftar berkas ialah semua
berkas yang telah terjadi selama lalu lintas persuratan antara pencipta surat dan
pengelola surat terkait. Tata cara rekap laporan sebagai berikut:
1. Sorot Tab Laporan, pilih daftar rekap yang diinginkan, bisa surat masuk,
surat keluar, dan daftar berkas.
2. Akan muncul form laporan surat masuk seperti dibawah ini
38
Sebelas Maret
Pengguna (user) dapat mengisi kolom periode yang ingin ditampilkan dengan
mengisi tanggal dari dan sampai dengan, setelah itu klik pada tombol tampilkan
laporan, maka akan muncul tampilan sebagai berikut sekaligus windows untuk
mencetak atau print. Berikut contoh rekap laporan registrasi naskah masuk selama
2 (dua) bulan dari 1 januari 2018 sampai 2 februari 2018.
39
Sebelas Maret
BAB V FLOWCHART
Berikut merupakan alur dari pengelolaan arsip dinamis sesuai PP No. 28 Tahun
2012 tentang Kearsipan.
1. (Pencatat Surat) Tata Usaha Universitas & Kepala Tata

Usaha per Fakultas
A. Flowchart Registrasi Naskah Masuk.
mulai Surat Masuk Registrasi

Scanning Isi Data
Fisik Diterima Naskah Masuk
Upload Proses Berkaskan pada

Selesai Kirim
File Selanjutnya form entry
Isi sesuai
Simpan Klafisifikasi &
JRA
40
Sebelas Maret
B. Flowchart Registrasi Naskah Masuk Tanpa Tindaklanjut
Registrasi
mulai Surat Masuk Naskah Masuk
Scanning Isi Data
Fisik Diterima Tanpa
Tindaklanjut
Upload Proses Berkaskan pada

Selesai Kirim
File Selanjutnya form entry
2. (Pejabat Struktural & Sekretaris) End Users
A. Flowchart Pejabat Struktural untuk Registrasi Naskah Keluar

SCANNING
SURAT (CAP REGISTRASI ISI DATA UPLOAD
MULAI NASKAH
DAN TTD)
KIRIM
SELESAI
41
Sebelas Maret
B. Flow Chart Pejabat Struktural saat terdapat surat masuk dari pencatat
Surat (TU Universitas & Kepala TU per Fakultas)
MULAI SURAT MASUK NOTIFIKASI TELAAH

(TATA USAHA) SURAT MASUK SURAT
MENEN -
DOWN-
TUKAN
SURAT PERLU LOAD E-
BALASAN
SURAT
TINDAKLANJUT
NOTA DINAS DISPOSISI SURAT TANPA

TINDAKLANJUT
SURAT
KIRIM KIRIM FINAL
MENUNGGU PEMBERKASAN
=
BALASAN/ SURAT
FINAL
SELESAI
42
Sebelas Maret
3. Pengelolaan Arsip Aktif dalam SIKD
4. Pengelolaan Arsip Inaktif dalam SIKD
43
Sebelas Maret
5. Download Template
Fungsi ini digunakan untuk mendownload format surat sesuai dengan

Peraturan Rektor UNS Nomor 992 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Universitas Sebelas Maret), pengguna dapat mendownload
format tersebut pada menu yang telah disediakan, caranya sebagai berikut:
1. Buka tab Registrasi Naskah, lalu klik Download Template Dokumen.
2. Setelah itu akan muncul laman seperti dibawah ini
Klik tombol
folder ini
untuk
mendownload
format surat
Pada daftar format di aplikasi SIKD telah disediakan sebanyak total 38 macam
format surat termasuk jenis kop surat yang diambil dari Tata Naskah Dinas UNS.
44
Sebelas Maret

Manual Book Sikd

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Book Sikd

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)

Harapan kami selaku pengembang semoga petunjuk penggunaan ini

Petunjuk penggunaan ini kami akui masih banyak kekurangan karena

Surakarta, Februari 2018

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS 2

BAB I PENGERTIAN DASAR ............................................................. 6

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS 3

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS 4

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS 5

C. Tipe User Pencatat Surat

D. Tipe User Pengelola Surat

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI E-OFFICE UNS 6

Tulis alamat url dengan:

Alamat url SIKD UNS adalah sikd.uns.ac.id

3. Selanjutnya akan muncul form login ke aplikasi. Masukkan Nama

Tampilan halaman awal SIKD

1) Registrasi Nota Dinas (Surat Internal)

2) Registrasi Surat Keluar (Surat Dinas)

Pada registrasi naskah keluar, pengguna (user) wajib/harus

3) Registrasi Surat Keluar Tanpa Tindaklanjut

Registrasi naskah untuk tindaklanjut atasan dapat diakomodir oleh sekretaris

C.Registrasi Naskah bagi Pencatat Surat

1) Registrasi Surat Masuk

D. Registrasi Naskah bagi Pengelola Surat

A. Log Registrasi Pejabat Struktural dan Sekretaris

1) Log Registrasi Nota Dinas

B. Log Registrasi Pencatat Surat

1) Log Registrasi Naskah Masuk

2) Log Registrasi Naskah Masuk Tanpa Tindaklanjut

Catatan: Pemberkasan di awal penciptaan arsip bersifat wajib, artinya dapat

A. Daftar Berkas Yang Telah Melewati Masa Aktif

B. Usul Pindah Arsip Inaktif

A. Laporan Surat Masuk

B. Laporan Surat Keluar

1. PENERAPAN APLIKASI (IMPLEMENTASI)

Perlu diketahui untuk pemilihan registrasi surat, terdapat surat-surat yang

Catatan: Registrasi Naskah untuk Sekretaris sama halnya dengan registrasi

A. Registrasi Naskah untuk Pejabat Struktural dan

1) Nota Dinas (surat internal) dan Surat Keluar

Selanjutnya untuk registrasi naskah keluar dan tanpa tindaklanjut sama

Setelah menginput data sesuai field dihalaman registrasi naskah maka

Klik jika ingin

Klik dan cari file surat

2) Registrasi Naskah Keluar Tanpa Tindaklanjut

Registrasi naskah keluar tanpa tindaklanjut digunakan untuk surat-surat

Catatan: Yang membedakan antara registrasi naskah keluar biasa

Registrasi Naskah Masuk (Surat Masuk)

Perlu diingat sebelum melakukan registrasi naskah harap scan surat

Setelah menginput data sesuai field dihalaman registrasi naskah maka

4. NOTIFIKASI SURAT MASUK

Pengisian kolom pada form sama seperti registrasi naskah masuk.

2. Setelah itu sorot pada surat masuk yang membutuhkan disposisi

3. Membuat disposisi dapat dilakukan saat surat telah dibaca oleh

6. MEMBALAS SURAT SESUAI KEPENTINGAN

A. MEMBALAS DENGAN FORWARD (TERUSKAN)

B. MEMBALAS DENGAN MENU MEMO/BALAS

1. Tujuan surat ditujukan kepada siapa nota dinas balasan dikirimkan.

Cara membuat berkas baru ialah sebagai berikut;

Klik Berkas Uniit

Klik icon (-)

Tutup berkas dilakukan jika seluruh naskah selesai ditindaklanjuti. Pejabat

Pilih unit kerja tempat

Untuk melihat daftar tersebut dilakukan dengan cara: