LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BAKTI SOSIAL BONSAI SENAT MAHASISWA FAKULTAS TEKNOBIOLOGI UNIKA ATMA JAYA PERIODE 2009-2010 I.

PENDAHULUAN Kegiatan bakti sosial dengan tema BONSAI telah terselenggara dengan baik pada tanggal 15 November 2009, 22 November 2009, dan 6 Desember 2009 di Sarana Olahraga Karang Taruna, Penjaringan, Jakarta. Pembahasan kegiatan BONSAI mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi dirinci dalam laporan pertanggungjawaban ini. Dalam pelaksanaan BONSAI ini juga terdapat kelebihan dan kekurangan. Dengan kelebihan yang ada, panitia berharap kelebihan tersebut dapat diteruskan oleh kepanitiaan berikutnya. Sebaliknya, kekurangan yang ada perlu diantisipasi dan dipelajari sehingga kepanitiaan berikutnya dapat merancang dan melaksanakan acara dengan lebih baik dan berhati-hati. II. TUJUAN 1. 2. Mempertanggungjawabkan proses dan hasil dari perwujudan acara bakti sosial. Mendeskripsikan acara bakti sosial mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi sehingga dapat menjadi bahan acuan dan pembelajaran bagi kepanitiaan berikutnya. III.NAMA KEGIATAN Bakti Sosial

IV.TEMA KEGIATAN BONSAI: Biotechnology in Social Action V. KEGIATAN 1. Ketua Tahap Persiapan Menentukan job description masing-masing divisi. Memimpin dan mengatur jalannya rapat. Mengambil keputusan jika tidak diperoleh keputusan secara musyawarah. Mengawasi masing-masing divisi dalam persiapan acara. Melakukan follow up untuk tugas yang diberikan pada masing-masing divisi. Membantu proses pembuatan proposal dan surat izin. Tahap Pelaksanaan Mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara. Menjadi bagian dari tim promosi. Membantu divisi-divisi lain yang membutuhkan saat acara berlangsung. Kendala Kurangnya partisipasi penuh dari seluruh anggota panitia. Sulitnya menentukan waktu untuk rapat pleno dan rapat divisi. Kesulitan dalam bekerja sama dengan pihak luar, yakni Karang Taruna 05.

Saran Membuat timetable keseluruhan persiapan kegiatan sejak awal. Mengadakan rapat bersama pihak luar dalam membicarakan pelaksanaan acara. 2. Wakil Ketua Tahap Persiapan Membantu ketua mengambil beberapa keputusan. Menggantikan posisi ketua yang berhalangan dalam memimpin rapat. Membantu proses pembuatan proposal. Tahap Pelaksanaan Mengawasi jalannya acara. Menjadi bagian dari tim promosi. Membantu mencatat hasil evaluasi ketika sekretaris berhalangan hadir. Membantu pekerjaan berbagai divisi yang membutuhkan bantuan saat acara berlangsung. Kendala Kurangnya partisipasi penuh dari seluruh anggota panitia. Terpusatnya semua arus pertanyaan dan pengambilan keputusan pada ketua.

Saran Memberikan pengertian tentang acara bersama dengan lebih baik. Menjadi lebih aktif dalam berkomunikasi dengan ketua. 3. Sekretaris Tahap Persiapan Menyusun proposal acara Menyusun jaringan komunikasi untuk mempermudah penyebaran informasi yang berhubungan dengan kepentingan acara. Membuat surat-surat yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan acara. Tahap Pelaksanaan Mengawasi jalannya acara. Mempromosikan acara BONSAI kepada penduduk setempat. Membantu divisi-divisi lain yang membutuhkan bantuan. Kendala Acara yang disusun sangat mendadak sehingga proposal baru selesai disusun 2 minggu sebelum acara dimulai. Kurangnya koordinasi dengan pihak Karang Taruna mengenai jadwal acara sehingga proposal pada bagian rundown mengalami perubahan yang cukup sering.

Saran Jadwal acara perlu dipastikan sehingga proposal dapat diselesaikan dalam waktu yang cepat tanpa mengubah rundown dalam proposal. 4. Bendahara Tahap Persiapan Mengumpulkan dan menyimpan bon-bon sebagai bukti pengeluaran dari semua divisi. Menyimpan uang hasil pendapatan untuk kepentingan acara. Menyusun dan menghitung pengeluaran dan pemasukan. Mengeluarkan dana untuk hal-hal yang berkaitan dengan persiapan acara.

Tahap Pelaksanaan Mengawasi jalannya acara. Berpartisipasi dalam mempromosikan acara BONSAI kepada penduduk setempat. Membantu divisi-divisi lain yang membutuhkan bantuan. Menjadi tim pengajar saat tim pengajar berhalangan untuk hadir.

Kendala Sulitnya mengumpulkan bon-bon dari masing-masing divisi.

 Saran

Adanya pengeluaran yang melebihi anggaran yang telah ditentukan.

Melakukan survey harga barang-barang yang akan dibeli untuk keperluan acara. Secara terus menerus melakukan follow up terhadap masing-masing divisi, untuk meminimaliasi adanya pengeluaran yang tidak tercatat.

5. Sie. Acara Tahap Persiapan Menentukan konsep acara serta menentukan rundown acara secara keseluruhan pada. Mengadakan latihan pembuatan kertas daur ulang, games, dan ice breaking. Mengadakan survey ke Penjaringan pada 17 Oktober 2009. Panitia bertemu dengan Umi Eva (Ketua Karang Taruna 05 Penjaringan) dan melihat arena yang bertempat di bawah kolong jembatan. Panitia mensosialisasikan rundown acara kepada Umi Eva sehingga beliau mendapat gambaran acara BONSAI ini. Mensurvey Pasar Pagi pada 22 Oktober 2009. Hasil survey tersebut adalah pedagang pasar pagi membeli barang secara grosiran dan dengan harga yang murah. (Panitia memutuskan untuk tidak menjual di Pasar Pagi karena peserta belum tentu dapat membuat barang aplikasi yang bagus dan dalam jumlah banyak).

 Simulasi acara BONSAI 27 Oktober 2009 hari pertama yang dihadiri oleh seluruh panitia BONSAI. Simulasi dilaksanakan di parkiran lantai 12. Simulasi ini bertujuan agar panitia mengetahui garis besar acara BONSAI sehingga seluruh panitia dapat mempersiapkan dengan baik acara BONSAI ini. Memberi brosur BONSAI ke Penjaringan pada 30 Oktober 2009 melalui Umi Eva untuk menarik orang-orang di daerah Penjaringan untuk mendaftar menjadi peserta dalam BONSAI. Melakukan perubahan rundown acara minggu pertama, kedua, dan ketiga. Hal ini dikarenakan adanya miskomunikasi dengan pihak Karang Taruna sehingga pada waktu yang ditentukan belum ada peserta yang mendaftar. Mengubah target peserta menjadi anak-anak/ remaja karena melihat sebagian besar peserta minggu pertama adalah anak-anak.

Tahap Pelaksanaan Minggu, 15 November 2009 07.00-07.40 Kumpul di Atma Jaya Sie. perlengkapan belum berangkat pukul 07.00 karena kurangnya koordinasi antara sie. acara dan perlengkapan. Barang-barang yang akan

dibawa belum disiapkan sehingga perlengkapan baru berangkat pukul 07.18 dengan mobil dari sie. transportasi. Pukul 07.40 panitia baru berangkat dari Atma Jaya menuju stasiun Kota menggunakan Bus Transjakarta. Keberangkatan seharusnya dapat dilakukan lebih pagi lagi karena kurang koordinasi antara sie. acara dengan sie. transportasi yang tidak meminta membuat list panitia yang berangkat dari Atma Jaya sehingga membuat keberangkatan terhambat. 07.40-08.20 08.20-09.00 09.00-10.26 Perjalanan ke arena Briefing panitia Persiapan Tim promosi memulai promosi yang dikordinasi oleh Andrew untuk mempromosikan acara BONSAI ini. Panitia berpencar dan mengajak warga sekitar untuk mengikuti acara BONSAI. 10.26-12.00 Demonstrasi pembuatan kertas daur ulang Acara demonstrasi pembuatan kertas daur ulang terlambat 26 menit karena belum adanya warga yang masuk ke dalam untuk melihat demonstrasi pembuatan kertas daur ulang. Pukul 10.26 baru ada warga yang masuk untuk melihat. MC menarik warga untuk masuk ke dalam untuk melihat demonstrasi. Namun, megaphone diambil alih oleh Umi. Beliau mengarahkan megaphone ke dalam arena, mempromosikan acara kepada warga yang ada di dalam arena, dan memasang lagu dari handphone ke megaphone. Seharusnya megaphone digunakan untuk menarik perhatian warga luar yang belum masuk ke dalam arena agar

mereka masuk ke arena dan dapat melihat demo pembuatan kertas daur ulang ini. Jumlah peserta menjadi sedikit. Pembagian tugas yang tidak jelas mengakibatkan banyak panitia yang mengobrol, bercanda, dan tidur. 12.00-13.12 Beres-beres Waktu beres-beres lebih 12 menit karena begitu banyak yang harus dibereskan sehingga perjalanan pulang ke Atma Jaya terlambat 12 menit. 13.12-14.24 Perjalanan pulang ke Atma Jaya Seluruh panitia harusnya pulang ke Atma Jaya, tetapi ada beberapa panitia yang langsung pulang dan tidak mengikuti evaluasi. Dalam perjalanan pulang, panitia banyak yang berfoto sehingga terlambat 24 menit untuk sampai di Atma Jaya. 14.24-14.52 14.52-16.36 Makan siang Evaluasi

Minggu, 22 November 2009 06.30-07.00 Sie. perlengkapan kumpul Sie. perlengkapan sudah datang dari pukul 06.30 dan mempersiapkan barang-barang yang akan dibawa untuk hari ini. Sie. perlengkapan berangkat pukul 07.00 dengan mobil salah satu panitia sie. transportasi. 07.00-07.30 07.30-08.30 Panitia kumpul di Atma Jaya Perjalanan ke arena

08.30-09.30 09.30-10.20

Persiapan Pendaftaran ulang peserta Hanya beberapa peserta yang minggu lalu mendaftar yang datang. Kebanyakan yang mendaftar ulang adalah anak-anak. Anggota Karang Taruna yang mewakili remaja yang mendaftar minggu lalu, tidak ada yang datang. Hal ini cukup memusingkan panitia sehingga beberapa panitia harus berkeliling kembali dan mengajak warga sekitar untuk mengikuti acara BONSAI ini. Hal ini mengakibatkan waktu memulai acara menjadi mundur 20 menit. Selama menunggu mentor masuk ke dalam peserta untuk mengajak berbicara, berkenalan dan bermain.

10.20-10.28 10.28-10.40

Perkenalan Ice Breaking Ice breaking yang dipimpin oleh kelompok II yaitu Kezia, Priska, dan Yuliany adalah Apa Kabar. Inti dari ice breaking ini adalah untuk lebih mengenal sesama peserta.

10.40-11.40

Pembelajaran kertas daur ulang Audrey dan Theresa menjelaskan kepada peserta bagaimana cara membuat kertas daur ulang. Pukul 10.52 Audrey dan Theressa selesai menjelaskan. Berikutnya, peserta secara bergiliran mencoba sendiri membuat kertas daur ulang. Seluruh peserta sangat antusias untuk membuat kertas daur ulang. Mentor membimbing mereka dengan sangat baik.

11.40-12.20

Makan siang

Pembagian berjalan lama karena dipanggil satu per satu untuk mengambil makanan, tapi langsung diganti dengan membagikan makanan langsung kepada yang belum mendapat sehingga cepat terbagi makanannya kepada peserta. Makanan mentor sama dengan makanan peserta dan mentor makan di kelompok masing-masing. Mentor makan bersama dengan peserta agar dapat mengakrabkan diri dengan peserta. 12.20-12.30 Games Games yang dipimpin oleh Kelompok II, yaitu Kezia, Priska, dan Yuliany adalah games Lari Puzzle. Peserta diperbolehkan membawa satu keping potongan puzzle dan berlari menuju seberang dan menyusun puzzle. 12.30-14.00 Aplikasi Setiap kelompok membuat satu barang yang berbeda dari kelompok lain. Para mentor membantu peserta untuk membuat aplikasi. Sayangnya mentor kurang mempertegas bahwa hasil aplikasi ini akan dijual, sehingga peserta membuat aplikasi dengan asal. Ada yang menulis nama di aplikasinya, ada yang tidak membuat, dan ada yang menaruh glitter dan lem berlebih sehingga hasil aplikasi jauh dari harapan panitia. 14.00-14.45 Beres-beres Hasil aplikasi peserta dikumpul ke mentor masing-masing untuk dinilai oleh panitia. Peserta diperbolehkan pulang dan diberi tahu bahwa acara BONSAI akan diadakan lagi pada tanggal 6 Desember 2009. Peserta sangat antusias menunggu acara BONSAI.

14.45-15. 54 Perjalanan pulang Seluruh panitia seharusnya pulang ke Atma Jaya, tetapi ada beberapa panitia yang langsung pulang dan tidak mengikuti evaluasi karena memiliki acara lain. Dalam perjalanan pulang, banyak panitia yang berfoto-foto dan ada panitia yang mampir di Museum Bank Indonesia untuk menumpang ke toilet sehingga terlambat sekitar 20 menit di Unika Atma Jaya. 15.54-17.18 Evaluasi

Minggu, 6 Desember 2009 06.30-08.00 Kumpul di Atma Jaya Pukul 06.30 sie. perlengkapan sudah tiba di Unika Atma Jaya. Banyak panitia yang sudah sampai tetapi terhambat karena tidak boleh masuk ke kampus Atma Jaya oleh satpam. Hal ini terjadi karena tidak adanya surat izin untuk masuk ke Atma Jaya. Hal inilah yang membuat keberangkatan panitia menjadi terlambat. 08.00-09.10 Perjalanan menuju arena Panitia yang berkumpul di Atma Jaya sampai di stasiun kota dan langsung jalan menuju arena. Sie. perlengkapan yang sudah sampai lebih dulu mempersiapkan arena, yaitu memasang spanduk dan meminjam meja dari Umi Eva. 09.10-09.30 09.30-10.00 Persiapan Pendaftaran ulang

Sie. publikasi dan dokumentasi mendata ulang peserta dan terdapat 9 anak yang mau ikut acara BONSAI. Karena ada beberapa anak yang mengundurkan diri pada hari tersebut, makanan yang disediakan sie. konsumsi cukup untuk peserta dan mentor. 10.00-10.18 Acara dimulai MC membuka acara BONSAI dan membagi peserta dalam kelompok yang telah dibentuk sebelumnya. MC mengajak salah satu peserta untuk memimpin doa. 10.18-10.30 Ice Breaking Ice breaking yang dipimpin oleh Kelompok I, yaitu Lisa, Lydia, dan Delia adalah BONSAI says. Peserta diminta untuk melakukan apa yang dikatakan oleh panitia ketika panitia mengucapkan BONSAI says terlebih dahulu. Peserta yang tidak bisa mengikuti ice breaking dengan benar akan dihukum dengan melakukan tari pinguin. Dengan ice breaking ini, peserta menjadi bersemangat. 10.30-12.05 Aplikasi Peserta duduk di kelompok dan membuat aplikasi dari bahan yang disediakan oleh panitia. Peserta saling membantu dalam kelompok untuk membuat minimal 2 aplikasi. Beberapa peserta ada yang berlarian dan bercanda sehingga mengganggu peserta lain, tetapi dapat diatasi oleh mentornya. 12.05-12.22 Games

Games diadakan sebagai alternatif untuk menunggu waktu makan siang akibat keterlambatan sie. konsumsi. Games yang dibawakan oleh Lisa dan Delia adalah Ular Naga. Pihak yang kalah dalam permainan ini dihukum dengan mengikuti gaya penyanyi yang berada dalam lagu Goyang Duyu. 12.22-13.10 Makan siang Permainan dihentikan dan dimulai pembagian makan siang. Suasana makan cukup ramai karena peserta sudah akrab satu sama lain. Beberapa peserta meninggalkan arena. Hal ini terjadi karena kurangnya kontrol dari sie. keamanan akan peserta yang menuju ke luar arena. Namun ketika acara akan dimulai kembali, peserta kembali ke arena dan mengikuti acara kembali. 13.10-13.35 Simulasi penjualan Pada games simulasi jualan terdapat 5 pos dan tiap kelompok harus mempromosikan barang aplikasi hasil buatan mereka kepada penjaga pos. Penjaga pos membeli barang hasil buatan mereka dengan kupon yang telah dibuat sebelumnya, maksimal dijual dengan harga 10 kupon. 5 menit pertama, para mentor menjelaskan dan membriefing bagaimana permainan ini berlangsung dan bagaimana cara mempromosikan barang hasil buatan mereka. Penjaga pos sudah di briefing untuk menanyakan kepada mereka apa guna barang itu, alasan membuat barang itu,dan sebagainya untuk lebih membuat mereka kreatif dan menjelaskan bahwa berjualan di dunia sebenarnya itu tidak mudah. Peserta pindah ke pos

berikutnya, bukan rolling, tetapi hanya pindah satu kali saja ke pos berikutnya. Hal ini dikarenakan panitia berpikir, jika dilakukan rolling, peserta akan merasa bosan, tetapi ternyata peserta sangat bersemangat dalam berjualan. Dampak dari tidak dijalankan rolling adalah ada beberapa kelompok yang mudah mendapat kupon, dan ada yang kesulitan untuk mendapat kupon. 13.35-13.45 Pengumuman pemenang MC mengumumkan pemenang dari hasil aplikasi yang dibuat tanggal 22 November 2009. Fajar sebagai juara pertama, Hesti sebagai juara kedua, dan Ibu Rohati sebagai juara ketiga. Juara faforit (peserta yang paling aktif dalam acara BONSAI) adalah Bayu. Pemenang games simulasi penjualan yaitu kelompok Andrew. Setelah pengumuman, pemenang berfoto dengan mentornya dan dengan ketua acara BONSAI, yaitu Vanessa. 13.45-14.18 Kesan pesan Kesan pesan dari pemenang pertama pembuatan aplikasi kertas daur ulang, yaitu Fajar dan dari juara favourit, yaitu Bayu. Kesan pesan dibawakan oleh perwakilan mentor, yaitu Fransisca dan Shirley, lalu ketua Senat FTb, Varian, dan dari wakil ketua BONSAI, Yeremia. 14.18-14.30 Kata penutup Kata penutup dibawakan oleh Umi Eva. Vanessa, sebagai ketua BONSAI, memberikan cetakan kertas daur ulang kepada Umi Eva sebagai penyerahan secara simbolis barang-barang BONSAI kepada

pihak Karang Taruna agar dapat digunakan oleh peserta untuk membuat kertas daur ulang dan aplikasinya kembali. Setelah itu dilanjutkan dengan kata penutup dari penanggung jawab BONSAI, Fungkey dan dari ketua BONSAI, Vanessa. 14.30-14.42 14.42-15.10 Foto-foto Beres-beres Seluruh panitia membereskan perlengkapan BONSAI dan memberikannya kepada pihak Karang Taruna. Setelah itu membereskan dan menyapu arena. Seluruh panitia berfoto-foto disertai dengan spanduk BONSAI. 15.10 Perjalanan pulang Seluruh panitia langsung pulang ke rumah masing- masing karena tidak ada evaluasi. Evaluasi dilaksanakan hari Sabtu, 12 Desember 2009 dengan dihadiri seluruh panitia. Kendala Sulit mengadakan rapat divisi dan latihan-latihan dengan dihadiri oleh seluruh panitia sie. acara. Sulit mengadakan rapat divisi dan latihan-latihan dengan efektif karena banyaknya pantia yang sibuk sendiri dan ribut, mengobrol dengan orang lain. Kurangnya pengalaman panitia sie. acara.

 Kurangnya koordinasi dan komunikasi dengan divisi lain pada tahap persiapan. Perubahan rundown yang mendadak sehingga panitia lain banyak yang tidak siap dalam acara. Terdapat masalah dengan pihak Karang Taruna karena tidak bertanggung jawab atas kesepakatan yang telah disetujui bersama.

Saran Lebih mengefektifkan waktu rapat agar waktu rapat efisien. Seluruh anggota panitia cepat tanggap dan berinisiatif dalam mengetahui informasi mengenai tanggung jawab masing-masing. Meningkatkan koordinasi dan komunikasi antara anggota divisi. Merancang rencana cadangan agar panitia tidak terlalu panik ketika acara tidak berjalan sesuai yang diharapkan. Panitia lebih serius saat briefing agar siap dan mengetahui dengan baik tugas dan tanggung jawabnya saat acara berlangsung. Memastikan kerjasama dengan pihak lain secara up to date.

6. Sie. Publikasi dan Dokumentasi Tahap Persiapan Rapat divisi untuk membagi tugas. Membuat desain spanduk, name tag, dan brosur. Mempersiapkan segala hal yang bersangkutan dengan identitas panitia dan peserta seperti tempat nametag peserta dan panitia, formulir kehadiran peserta serta alat tulis. Mempersiapkan kamera untuk mendokumentasikan jalannya acara bersetra kelengkapannya. Tahap Pelaksanaan Mendokumentasikan jalannya acara. Mendaftar ulang peserta yang menghadiri acara tiap minggunya. Membagikan name tag kepada peserta dan panitia sebelum acara dan bertanggungjawab dengan pengumpulannya kembali setelah acara selesai. Menjaga meja registrasi.

Kendala Sulitnya pengaturan jadwal kehadiran dan pembagian kerja saat acara berlangsung karena jadwal acara yang berubah-ubah. Peralatan kamera yang terbatas dan masalah baterai yang habis serta pengeluaran tambahan untuk baterai kamera.

Beberapa name tag tidak terkumpul akibat kekacauan pada proses pengumpulan nametag.

Saran Jadwal acara sebaiknya dipastikan sehingga setiap anggota divisi dapat hadir saat acara. Kamera sebaiknya digunakan secara efisien untuk meminimalisasi masalah kamera seperti kehabisan baterai. Proses registrasi diatur setertib mungkin dengan bantuan divisi yang berwenang sehingga tidak menyebabkan kesalahan pendataan. 7. Sie. Dana Tahap Persiapan Mencari dana sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dengan mengamen dan menjual makanan ringan. Tahap Pelaksanaan Menjadi tim promosi untuk mempromosikan acara BONSAI kepada penduduk sekitar dan membantu panitia perlengkapan. Membantu panitia perlengkapan Membantu panitia acara dalam menyelenggarakan games dan membantu panitia publikasi dan dokumentasi

Kendala Kesulitan dalam mencari dana yang dibutuhkan, misalnya persaingan dengan fakultas lain yang juga mencari dana untuk acara mereka. Saran Menentukan lokasi yang lebih strategis untuk berjualan. 8. Sie. Keamanan Tahap persiapan Mempersiapkan pembagian daerah pengawasan serta obyek yang diawasi. Memeriksa keamanan lingkungan dan daerah untuk berlangsungnya acara. Mencari pos keamanan publik seperti hansip terdekat dari tempat berlangsungnya acara. Tahap pelaksanaan Menjaga barang perlengkapan, hadiah, dan tas panitia. Menjaga pintu masuk dan arena acara pada saat acara berlangsung. Membantu mentor dan panitia yang lain. Kendala Peserta sulit untuk diatur selama acara karena mayoritas adalah anak-anak. Daerah yang terbatas selama acara menghambat daerah pengawasan dari sie. keamanan terutama karena banyaknya panitia yang datang.

 Kurangnya koordinasi dari panitia keamanan. Kurangnya komunikasi dengan BPH. Saran Memberikan perhatian lebih terutama untuk peserta yang masih anak-anak sehingga tidak terlalu ricuh. Membuat sistem penjagaan yang lebih baik. Membuat koordinasi yang lebih baik antar panitia keamanan dengan panitia lain maupun dengan masing-masing anggota divisi keamanan sehingga informasi bisa berjalan dengan lancar. 9. Sie. Transportasi dan Akomodasi Tahap Persiapan Menentukan alat dan cara transportasi yang akan digunakan saat acara berlangsung. Mangatur alat transportasi yang diperlukan oleh tiap sie. selama acara. Memastikan semua panitia pergi dan pulang dari tempat acara dengan selamat. Tahap Pelaksanaan Memasukkan barang-barang perlengkapan ke dalam mobil yang dibawa anggota sie. transportasi untuk dibawa ke lokasi acara.

Mengantar dan menjaga keselamatan semua anggota panitia berdasarkan kelompok ke lokasi acara dengan angkutan umum Menjemput anggota sie. konsumsi yang membawakan konsumsi. Membantu sie-sie lain yang memerlukan bantuan misalnya sie. acara, publikasi dan dokumentasi, perlengkapan, keamanan, dan lain-lain. Mengumpulkan anak-anak dan menawarkan tumpangan kepada panitia yang sakit atau tidak enak badan untuk naik mobil transportasi langsung ke Atma Jaya setelah acara selesai.

Kendala Adanya beberapa ban mobil panitia yang kempes meski tidak diketahui apakah karena kesengajaan suatu pihak atau tidak. Adanya beberapa panitia yang tidak mengabarkan kepada ketua kelompoknya mengenai keberadaannya sewaktu pulang sehingga mengganggu kinerja sie. keamanan dan transportasi. Kurangnya komunikasi dengan sie. konsumsi dalam mengantarkan konsumsi dan dengan sie. keamanan dalam menjaga keamanan panitia selama pulang pergi dari acara. Saran Mempersiapkan alat tranportasi untuk keperluan acara dengan lebih baik. Meningkatkan komunikasi di antara sie. agar semua berjalan dengan baik.

 Bekerja sama dengan sie. keamanan mengenai keamanan tempat parkir mobil panitia. Menghimbau semua panitia agar pada waktu pulang dan pergi selalu melapor pada ketua kelompok masing-masing dan berkumpul dengan kelompoknya. 10. Sie. Perlengkapan Tahap Persiapan Menyediakan segala barang yang dibutuhkan untuk keberlangsungan acara. Menyimpan dan menjaga barang untuk dibutuhkan untuk acara. Meminjam berbagai barang keperluan acara kepada berbagai pihak dan menjaganya agar tetap pada kondisi baik.

Tabel 1 Keterangan alat-alat yang digunakan No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Nama Barang Korek api Power Glue Stick Es Lem UHU Lem Fox Penggaris Wantex Sedotan Double tape Lakban Jumlah 10 kotak 1 buah 60 batang 10 tube 3 bungkus 12 buah 5 pak 1 pak 1 buah 2 buah Sumber Beli Bawa Bawa Beli Beli Beli Beli Beli Beli Beli Status Sisa 5 kotak, diberikan pada panitia Sisa 1 buah, diberikan pada panitia Sisa 30 batang, diberikan pada panitia Habis Sisa 1 bungkus, diberikan pada panitia Sisa 12 buah, diberikan pada panitia Habis Habis Sisa 1 buah, diberikan pada panitia Sisa 2 buah, diberikan pada panitia

11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33.

Pita jepang Pita kecil Pita sedang Glitter Sendok Kertas krep Tali aplikasi Gelas plastik Gunting Kaleng Kotak aplikasi Kertas warna Saringan Bak cuci Spons Gayung Ember Blender Kertas bekas Tripleks Hard board Kain perca

4 roll 4 roll 4 roll 6 pak 6 buah 10 buah 2 roll 9 gelas 11 buah 12 buah 4 buah 1 pak 10 pasang 7 buah 11 buah 6 buah 7 buah 3 buah 8 kantong 6 buah 10 buah 10 buah

Beli Beli Beli Beli Bawa Bawa Bawa Bawa Beli Bawa Bawa Beli Pesan Beli Beli Beli Beli Beli Bawa Bawa Beli Bawa

Sisa 3 roll, diberikan pada panitia Sisa 3 roll, diberikan pada panitia Sisa 4 roll, diberikan pada panitia Habis Habis Sisa 2 buah, diberikan pada panitia Habis Habis Sisa 11 buah, diberikan pada panitia Habis Habis Habis 3 pasang diberikan pada pihak Karang Taruna. Sisanya diberikan pada panitia. 3 buah diberikan pada pihak Karang Taruna. Sisanya diberikan pada panitia. Sisa 2 buah, diberikan pada panitia 2 buah diberikan pada pihak Karang Taruna. Sisanya diberikan pada panitia. 3 buah diberikan pada pihak Karang Taruna. Sisanya diberikan pada panitia. 1 buah diberikan pada pihak Karang Taruna. Sisanya diberikan pada panitia. Sisa 3 kantong, diberikan pada panitia 2 buah diberikan pada pihak Karang Taruna. Sisanya diberikan pada panitia. Habis 3 buah diberikan pada pihak Karang Taruna. Sisanya diberikan pada panitia.

34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48.

Plastik sampah Sampul plastik Tali rafia Kabel gulung Terpal Kertas koran TOA Spanduk Indomie goreng Beras Garam Gula Gelas plastik Piring plastik Mangkok

2 pak 1 buah 1 gulung 3 gulung 6 buah 1 dus 2 buah 1 buah 15 buah 6 liter 3 bungkus 3 kg 2 buah 4 buah 1 buah

Beli Beli Bawa Pinjam panitia Bawa Bawa Pinjam panitia Pesan Beli Beli Beli Beli Beli Beli Beli

Habis Sisa 1 buah, diberikan pada panitia Habis Dikembalikan Habis Sisa kardus, diberikan pada panitia Dikembalikan Sisa 1 buah, diberikan pada panitia Habis Habis Habis Habis Habis Habis Habis

Tahap Pelaksanaan Mendata barang-barang yang dipakai untuk acara. Mengurus ketersediaan dan kesiapan barang yang dipakai selama acara berlangsung serta penyimpanannya kembali. Bertanggung jawab atas barang-barang yang dibawa saat acara berlangsung. Kendala

 Kurangnya kesigapan dari anggota sie. perlengkapan dalam mencari barang yang dibutuhkan untuk acara dan waktu yang relatif pendek untuk bekerja. Barang yang dibutuhkan dari sie. lainnya kurang jelas dalam penyampaiannya. Pelimpahan tanggung jawab yang berlebihan pada sie. perlengkapan. Saran Membentuk struktur penugasan dan tanggung jawab dari masing-masing sie. pada awal perencanaan acara sehingga tidak saling lempar tanggung jawab. Menumbuhkan kesadaran dari masing-masing anggota akan tugasnya dan sanksi yang tegas. Koordinasi yang lebih baik dengan sie. lainnya.

11. Sie. Konsumsi Tahap Persiapan Mencari harga makanan yang sesuai dengan budget yang telah direncanakan. Memilih menu konsumsi bagi peserta. Menghubungi pembuat konsumsi untuk tanggal-tanggal yang sudah ditentukan. Membeli air gelas sebagai minuman. TABEL MENU Hari ke1 Makanan nasi Minuman akua gelas

tempe kecap ikan sambel nasi ayam teriyaki salad nasi ayam goreng mentega bihun goreng

akua gelas

akua gelas

Tahap pelaksanaan Hari pertama Makanan yang dipesan tidak diperuntukkan bagi para peserta sesuai dengan hasil rapat di hari sebelumnya. Makanan diberikan kepada para panitia di Atma Jaya sesaat sebelum melakukan evaluasi. Minuman yang tadinya diperuntukkan bagi para peserta mengalami keterlambatan sehingga minuman tidak jadi dibagikan kepada peserta. Hari kedua Makanan dan minuman datang tepat ada waktunya di tempat acara sehingga dapat dibagikan kepada para peserta. Jumlah konsumsinya bahkan berlebih karena jumlah peserta kurang dari perkiraan. Hari ketiga Terjadi kekacauan karena ada setengah dus minuman yang tidak dibawa sehingga air minum kurang.

Jumlah peserta berubah secara mendadak sehingga ada beberapa mentor yang tidak mendapatkan makanan.

Kendala Saran Mempersiapkan segala sesuatunya lebih awal. Menandai barang-barang untuk menghindari terjadinya kehilangan. Peserta dilarang registrasi sembarangan sehingga konsumsi yang disediakan tidak kurang. VI.SUSUNAN ACARA Terlampir - Lampiran I. VII. SUSUNAN PANITIA Terlampir - Lampiran II. VIII. REALISASI ANGGARAN Terlampir Lampiran III. Lupa membagi minuman di hari pertama. Jumlah anak tiba-tiba bertambah sehingga makanannya kurang. Ada minuman yang hilang.

IX.PENUTUP Demikian laporan pertanggungjawaban ini panitia sampaikan. Panitia berharap agar acara bakti sosial yang telah terselenggara ini dapat bermanfaat bagi semua pihak dan laporan ini dapat berguna bagi kepanitiaan berikutnya. Atas perhatian dan kerjasama Anda semua, panitia mengucapkan terima kasih. Hormat kami,

Vanessa Yolanda Ketua Panitia Mengetahui,

Florentin Devina Ketua BPM Fakultas Teknolobiologi

Varian Ketua Senat Fakultas Teknobiologi

Menyetujui,

Yogiara, M.Si. Wakil Dekan III Fakultas Teknobiologi Lampiran I SUSUNAN ACARA BAKTI SOSIAL BONSAI SENAT MAHASISWA FAKULTAS TEKNOBIOLOGI UNIKA ATMA JAYA PERIODE 2009-2010 Minggu, 15 November 2009 Perencanaan Keterangan 07.00-07.30 Panitia berkumpul di Hall Y Unika Atma Jaya 07.30-08.30 Perjalanan ke Sarana Olahraga Karang Taruna 08.30-09.00 Briefing panitia 09.00-10.00 10.00-12.00 12.00-13.00 13.00-14.00 14.00-14.30 Persiapan alat dan bahan Demonstrasi pembuatan kertas daur ulang Beres-beres Perjalanan kembali ke Atma Jaya Makan siang Pelaksanaan Keterangan 07.00-07.40 Panitia berkumpul di Hall Y Unika Atma Jaya 07.40-08.20 Perjalanan ke Sarana Olahraga Karang Taruna 08.20-09.00 Briefing panitia 09.00-10.26 10.26-12.00 12.00-13.12 13.12-14.24 14.24-14.52 Promosi BONSAI dan persiapan Demonstrasi pembuatan kertas daur ulang Beres-beres Perjalanan kembali ke Atma Jaya Makan siang

14.30-16.00

Evaluasi

14.52-16.36

Evaluasi

Minggu, 22 November 2009 Perencanaan 07.00-07.30 07.30-08.30 08.30-09.30 09.30-10.00 10.00-10.10 10.10-10.20 10.20-11.20 11.20-12.00 12.00-12.20 12.20-14.00 14.00-14.30 14.30-15.30 15.30-17.00 Keterangan Panitia berkumpul di Hall Y Unika Atma Jaya Perjalanan ke Sarana Olahraga Karang Taruna Persiapan alat dan bahan yang dibutuhkan Pendaftaran ulang peserta Perkenalan Ketua BONSAI, MC, dan mentor Ice breaking Pembelajaran daur ulang kertas Makan siang Games Lomba aplikasi Beres-beres Perjalanan kembali ke Atma Jaya Evaluasi Pelaksanaan 06.30-07.00 07.00-07.30 07.30-08.30 08.30-09.30 09.30-10.20 10.20-10.28 10.28-10.40 10.40-11.40 11.40-12.20 12.20-12.30 12.30-14.00 14.00-14.45 14.45-15. 54 15.54-17.18 Minggu, 6 Desember 2009 Perencanaan Keterangan Pelaksanaan Keterangan Keterangan Sie. Perlengkapan kumpul Panitia berkumpul di Hall Y Unika Atma Jaya Perjalanan ke Sarana Olahraga Karang Taruna Persiapan Pendaftaran ulang peserta Perkenalan Ketua BONSAI, MC, dan mentor Ice breaking Pembelajaran daur ulang kertas Makan siang Games Aplikasi Beres-beres Perjalanan kembali ke Atma Jaya Evaluasi

06.30-07.00 07.00-07.30 07.30-08.30 08.30-09.30 09.30-10.00 10.00-10.10 10.10-10.20 10.20-12.20 12.20-13.00 13.00-13.30 13.30-13.40 13.40-14.00 14.00-14.10 14.10-14.30 14.30-15.00 15.00-16.00 16.00-18.00

Sie. perlengkapan menyiapkan dan memasukkan barang ke mobil Panitia lain berkumpul di Hall Y Unika Atma Jaya Perjalanan menuju Sarana Olahraga Karang Taruna Persiapan alat dan bahan Registrasi peserta Pembukaan dari MC Ice breaking Aplikasi Makan siang Games Kesan pesan dari peserta dan Ketua Senat FTb Pengumuman pemenang dan penyerahan barang kepada pihak Karang Taruna Kata penutup dari Penanggung Jawab BONSAI dan Ketua BONSAI Foto-foto Beres-beres Perjalanan kembali ke Atma Jaya Evaluasi

06.30-08.00 08.00-09.10 09.10-09.30 09.30-10.00 10.00-10.18 10.18-10.30 10.30-12.05 12.05-12.22 12.22-13.10 13.10-13.35 13.35-13.45 13.45-14.18 14.18-14.30 14.30-14.42 14.42-15.10 15.10

Panitia berkumpul di Hall Y Unika Atma Jaya Perjalanan menuju Sarana Olahraga Karang Taruna Persiapan alat dan bahan Pendaftaran ulang Acara dimulai Ice Breaking Aplikasi Games Makan siang Simulasi penjualan Pengumuman pemenang Kesan pesan Kata penutup Foto-foto Beres-beres Perjalanan pulang ke rumah masing-masing

Lampiran II SUSUNAN KEPANITIAAN BAKTI SOSIAL BONSAI SENAT MAHASISWA FAKULTAS TEKNOBIOLOGI UNIKA ATMA JAYA PERIODE 2009-2010 Pengawas Penanggung Jawab Mentor Senat : Kartika Sari Henry : Fungkey Hoetama : Fabiola Sugiarto Joanita Sadeli Ribka Litantra Ketua Wakil Ketua Sekretaris Bendahara Sie. Acara Koordinator : Yonathan Eric (2009-080-013) : Vanessa Yolanda : Yeremia : Stephanie : Amanda Kristani (2007-080-003) (2008-080-040) (2007-080-104) (2007-080-038) (2008-080-065) (2009-080-088) (2009-080-008) (2009-080-042) (2009-080-017)

Angggota

: Anastasia Delia Agustina Eka Listiani Budiono Fiona Charlotte Frederic Wijaya Kezia Yolanda Lidya Kristiani Lisa Caroline Yuliany Priska Permatasari

(2009-080-039) (2009-080-053) (2009-080-075) (2009-080-014) (2009-080-037) (2009-080-024) (2009-080-086) (2009-080-066) (2009-080-009) (2009-080-084)

Tim Pengajar Koordinator Anggota : Audrey Gandasasmita : Andrew Valentinus Clement Fendy Heryanto Francisca Henry Tenurdin Indah Lestari Sachiko Julio Montana Lesly Puspita Shirley Irawaty Petra Ferani (2009-080-041) (2009-080-040) (2009-080-080) (2009-080-064) (2009-080-074) (2009-080-035) (2009-080-048) (2009-080-068) (2009-080-049) (2009-080-050) (2009-080-028)

Theressa Sie. Publikasi dan Dokumentasi Koordinator Anggota : Lambert Andreas P. : Anton Ega Sukoco Aurora Kartika Carla Handayani Grace Mulyani Jane Wati Chandra Wilson Dwinanda Putra Sie. Dana Koordinator Anggota : Agnes Natalia : Agung Kurniawan Annes Angelica Tiffany Beatrix Sri Rahayu Christine Edita Jonhson Julios Kristiana Maureen Orvin Karyadi

(2009-080-090)

(2009-080-060) (2009-080-076) (2009-080-067) (2009-080-073) (2009-080-012) (2009-080-018) (2009-080-036) (2009-080-085)

(2009-080-070) (2009-080-001) (2009-080-034) (2009-080-002) (2009-080-044) (2009-080-031) (2009-080-025) (2009-080-083) (2009-080-023) (2009-080-038)

Sie. Keamanan Koordinator Anggota : Ryan Yaohari : Andre Sutanto Bayu Wibowo Putra Flavia Maria Mauren Fredy Hudiono Handy Gunawan Handy Suryadinata Mahaldika Cesrany Marchelina Maria Deborah Sonny Tommy Halim Sie. Transportasi Koordinator Anggota : Kevin Tedjosugondo : Adeline Mariska Calsyca Fransisca Albertha Marvin Setiono Winarti Pangestu Yosep Sutanto (2009-080-020) (2009-080-063) (2009-080-077) (2009-080-030) (2009-080-069) (2009-080-004) (2009-080-065) (2009-080-032) (2009-080-057) (2009-080-021) (2009-080-051) (2009-080-033) (2009-080-047) (2009-080-079) (2009-080-054) (2009-080-003) (2009-080-005) (2009-080-082) (2009-080-062)

Sie. Perlengkapan Koordinator Anggota : Kevin Kurnia Ferri Megahwaty Effendy Melisa Paramita S. Michael Arianto Ruth Sanita Surlia Yosline Yurike Sie. Konsumsi Koordinator Anggota : Anavaliza Atmadja : Andrea Budiman Jennifer Lheman Maureen Novia Monica (2009-080-026) (2009-080-093) (2009-080-011) (2009-080-046) (2009-080-052) (2009-080-015) (2009-080-045) (2009-080-029) (2009-080-078) (2009-080-006) (2009-080-092) (2009-080-022) (2009-080-061) (2009-080-043) : Aloysius Dimas Pramudya (2009-080-010)

Lampiran III REALISASI ANGGARAN BAKTI SOSIAL BONSAI SENAT MAHASISWA FAKULTAS TEKNOBIOLOGI UNIKA ATMA JAYA PERIODE 2009-2010 No. Bon

Keterangan I. Pengeluaran Sie. Acara Gayung Korek kayu Wantex Wantex Glitter Bak segi nol Blender Kain campur

Rencana

Realisasi

Jumlah

6 buah x Rp 2.500,00 6 pak x Rp 5.000,00

6 buah x Rp 2.500,00 2 pak xRp 2.500,00 3 pak xRp 3.000,00 6 pak x Rp 5.000,00

Rp Rp Rp Rp Rp

15.000,00 2.000,00 5.000,00 9.000,00 30.000,00

A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8

1 lusin x Rp 24.000,00 1 lusin x Rp 2.000,00

7 buah x Rp 22.500,00 7 buah x Rp 22.500,00 3 buahxRp 400.000,00 3 buah x Rp 133.000,00 1 m2 x 8 lembar x Rp 6.250,00

Rp 157.500,00 Rp 400.000,00 Rp 50.000,00

Clean Garbage Karton kuning 500x700mm Spektra Hard board Putik sari Foto copy Pigura dan saringan Potong saringan dan tambal kain Pigura 40 x 60 cm Renda Renda Sch Renda silver 1/8 Refill fox 700 gr Gunting Garisan Lem UHU Mica 45 cm Lakban bening Wantek Pita bunga

2 pak x Rp 27.900,00 4 pak x Rp 4.500,00 8 ikat x Rp 2.500,00 20 buah x Rp10.000,00 3 pak x Rp 12.500,00

2 pak x Rp 28.000,00 1 pak x Rp 16.600,00 4 pak x Rp 4.500,00 10 buah x Rp 5.250,00 8 ikat x Rp 2.500,00 27 lembar x Rp 150,00 20 buah x Rp 10.000,00 20 buah x Rp 2.500,00 Rp 185.000,00 3 potong x Rp 4.000,00 3 potong x Rp 2.000,00 1 potong x Rp10.000,00 3 pak x Rp 12.500,00

Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp

56.000,00 16.600,00 18.000,00 52.500,00 20.000,00 4.050,00 200.000,00 50.000,00

A9 A10 A11 A11 A12 A13 A14 A15 A16 A17 A17 A17 A18 A18 A18 A18 A18 A18 A19 A19

Rp 185.000,00 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 12.000,00 6.000,00 10.000,00 37.500,00 21.000,00 11.000,00 33.000,00 6.500,00 13.000,00 20.000,00 5.000,00

1 lusin x Rp 21.000,00 1 lusin x Rp 21.000,00 1 lusin x Rp 11.000,00 1 lusin x Rp 11.000,00 11 buah x Rp 3.300,00 11 buah x Rp 3.300,00 1 roll x Rp 6.500,00 2 buah x Rp 6.500,00 1 roll x Rp 6.500,00 2 buah x Rp 6.500,00 4 buah x Rp 5.000,00 1 potong x Rp 5.000,00

Kain Tile Indomie Soto Mie Tropical minyak goreng Beras Gula Garam bungkus Kecap ABC Indomie goreng Beng-beng coklat 20 gr Choki-choki 4 x 8 gr Cho-cho milk coklat S/ Rasa ice cream S/ Rasa aneka S/ Rasa yogurt Tempat pensil kotak-kotak Pensil bear Stip Olgino Garisan

5 meter x Rp 5.000,00 1 dus x Rp 41.300,00 1 pak x Rp 12.300,00 9 liter x Rp 5.500,00 3 kg x Rp 9.500,00 3 bungkus x Rp1.500,00 3 botol x Rp 3.500,00 15 bungkusxRp1.400,00 25 bungkusxRp1.100,00 10 buah x Rp 1.925,00 12 buah x Rp 550,00 1 bungkus xRp 2.200,00 1 bungkus xRp 2.200,00 1 bungkus xRp 2.200,00 1 lusin x Rp 20.000,00 1 kotak x Rp 15.000,00 1 pak x Rp 14.000,00 1 buah x Rp 10.000,00

Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp

25.000,00 41.300,00 12.300,00 49.500,00 28.500,00 4.500,00 10.500,00 21.000,00 27.500,00 19.250,00 6.600,00 2.200,00 2.200,00 2.200,00 20.000,00 15.000,00 14.000,00 10.000,00

A20 A21 A21 A22 A22 A22 A22 A22 A23 A23 A23 A23 A23 A23 A24 A24 A24 A24 A24 A25 A25 A25

Rautan Karton plastik hitam Karton warna Subtotal Sie. Konsumsi Konsumsi hari I Alto air minum Alto air minum Konsumsi hari II Konsumsi hari III Alto air minum Vit water cup Subtotal Sie. Publikasi dan Dokumentasi Name tag panitia Plastik name tag Cetak name tag Spanduk Plastik name tag

1 dus x Rp 9.000,00 1 pak x Rp 17.500,00 2 pak x Rp 5.500,00

Rp Rp Rp

9.000,00 17.500,00 11.000,00

A25 A26 A26 K1 K2 K3 K4 K5 K6 K7

Rp 1.794.700,00 Rp 400.000,00 Rp 80.000,00 Rp 400.000,00 Rp 400.000,00 50 kotak x Rp 8.000,00 1 dus x Rp 14.000,00 1 dus x Rp 14.000,00 60 kotak x Rp 8.000,00 50 kotak x Rp 8.000,00 1 dus x Rp 12.500,00 1 dus x Rp 16.600,00 Rp 400.000,00 Rp Rp 14.000,00 14.000,00

Rp 480.000,00 Rp 400.000,00 Rp 12.500,00 Rp 16.600,00 Rp 1.337.100,00

80 buah x Rp 2.000,00 3 m2 x Rp 35.000,00 -

45 buah x Rp 500,00 85 buah x Rp 900,00 (4,50 x 1,25) m2 x Rp 25.000,00/ m2 1 pak x Rp 21.000,00 Rp Rp Rp Rp

22.500,00 76.500,00 140.625,00 21.000,00

B1 B2 B3 B4

jepit Baterei AA Subtotal Sie. Transportasi Bensin Total pengeluaran II. Pemasukan Dana IKM Dana Mandiri Total Pemasukan Surplus Rp 247.200,00 Rp 1.000.000,00 Rp 2.264.200,00 Rp 1.000.000,00 Rp 2.859.000,00 Rp 1.000.000,00 Rp 2.859.000,00 Rp 3.859.000,00 66 liter x Rp 4.500,00 44,4 liter x Rp4.500,00 Rp 200.000,00 Rp 3.611.800,00 T1 2 buah x Rp 10.000,00 Rp Rp 20.000,00 280.625,00 B5