Notulensi Persiapan Seminar

28 April 2020

Dokumentasi (pak asep)

1. Photografer butuh 1
2. Video grafer butuh 2
3. Yg didapat Include album kolase coversheet 11 halaman, All copy filr photo, video teaser 1
menit, video liputan kegiatan 5-10 menit
4. minta harga 3,5 juta

Registrasi (Wanda)

Dari diskusi kami untuk persiapan registrasi ya kita sudh sepakat bahwa untuk alur pendaftaraan
1.cukup via wa dan kalau via email agak ribet tapi

2.untuk administrasi pengiriman tranfer kami ada usul mengguanakan bank bendahara (no reg)karena
teman teman pada kaga mau kalau regist itu mengang duit gitu.

3. untuk bukti tf cukup via wa ke kontak person

4.dan kalau untuk tempo pendaftaran nya gel 1dan 2 kita belum bersepakat nama yang bisa jadi kontak
person karna belum ada yang respon

5.nanti skema alur regist pendaftar wa kontak person ➡️respon ➡️tf ke no reg (bendahara),➡️bukti tf
➡️kirim ke wa kontak person dan list nama yang sudah kirim duit dan bukti tf

6. Terakhir saya belum kordinasi ke bag bendahara dan media partener belum sempat

CONTOH WEB BINAR (KAK Pitra) terkait teknis sie registrasi

Mengingatkan kembali diskusi Webinar PERSI dengan Topik:

KESEHATAN MENTAL TENAGA KESEHATAN SELAMA PANDEMI COVID-19

Hari/tanggal : Rabu, 22 April 2020

Waktu:

Pukul 10.00-12.00 WIB

Link webinar

Registration URL
https://attendee.gotowebinar.com/register/3712167165926777611

Webinar ID: 641-807-627

Pembukaan:

Dr. Kuntjoro Adi Purjanto, M.Kes (Ketua Umum PERSI)

Moderator:

Dr. Eka Viora, Sp.KJ (Anggota Kompartemen Manajemen Mutu PERSI)

Narasumber :

1. Dr. Petrin Redayani, Sp.KJ(K), M.PdKed – Ketua Seksi Psikoterapi dan Tim Konseling Tenaga
Kesehatan RSCM

“Dampak Covid terhadap kesehatan mental Nakes: Hasil Pendampingan Tim Konseling RSCM”

2. Dr. Nalini Muhdi, Sp.KJ(K) – RSUD Dr Soetomo Surabaya & Departemen Psikiatri FK UNAIR

“Membangun Layanan Konseling Nakes Era Pandemi COVID-19: Peluang dan Tantangan”

Pembahas :

1. Dr. Bambang Eko Sunaryanto, Sp.KJ, MARS – Direktur Utama RSUP M Husin Palembang

2. Brigadir Jendral TNI dr. Agung Hermawanto Sp.KJ, MMRS – Wakapuskesad TNI & mantan
Karumkit RSD Wisma Atlet

Link youtube https://www.youtube.com/c/unitpublikasi/live

Dr. Kuntjoro Adi Purjanto, M.Kes

Ketua Umum PERSI

KEAMANAN (YUHESTI)

1. Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengankeamanan

kegiatan
2. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan kegiatan
 3. Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan Kegiatan
4. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia
5. Membantu sie lain kalau kemanan sedang lenggang
6. mmberikan penjelasan tata tertib yg harus di patuhi sblm d mulainya seminar. Terus proses
evakuasi jika terjadi ssuatu yg tdk dinginkan

Pertanyaan : Untuk keamanan di siapkan buat talking walking ga ? Untuk persiapan Offline nya??

OPERATOR (Miftahul H)

Planning Tim Operator

Seminar Online:

1. Mempersiapkan zoom berbayar

2. Mempersiapkan koneksi yg baik/stabil

3. Listing perlengkapan yang dibutuhkan

Seminar Offline

1. Listing perlengkapan yang dibutuhkan

Perlengkapan yang dibutuhkan

OFFLINE

1. Sound system

2. Lampu pencahayaan

3. Laptop

4. LCD

5. Microphone wireless

6. Layar

7. Proyektor
8. Laser pointer

9. Handy talky

ONLINE

1. Audio

2. Lampu pencahayaan

3. Laptop

4. LCD

5. Microphone wireless

6. Wifi

7. Camera

8. Tripod

KONSUMSI (KAK PITRA)

Offline :

Roti 3 macam + aqua gelas x 500 orang @15.000

Online makan siang : 85 orang mahasiswa + dosen + narasumber = 90 orang @25.000

+ Air mineral dan buah2an

Tissue

Plastik sampah ekstra

HUMMAS (BU KONI)

Surat permohonan pengajuan skp apakah sudah di ketik oleh sekertaris utk di ajukan ke dpd ?mohon
petunjuk?

BENDAHARA( mbi)

dari bendahara:
Kita nanti akan punya 3 nomer rekening.

1 untuk uang masuk patungan temen2

2 untuk uang masuk dari peserta (ada nilai regis misal dibelakang nominal pembayaran ada angka 01)
missal 120.001

Untuk pj di mohon membuat RAB, untuk perkiraan biaya yang kita butuhkan jadi nanti enak patungan
modal awalnya berapa.

lalu nanti bila sudah diterima RAB di acc ketua, dan uangnya di kasih mohon transaksi apapun ada
notanya. biar ga miss antara uang masuk dan keluar.

segitu dari bendahara, mohon koreksi ya takut aku ada yang lupa.

ACARA(Bu ending)

Kami dari seksi acara sdh menyusun Rundown utk Seminar yg akan kita ikuti.

Susunan Acara Seminar ......

Tema .....

Jam 07 - 08 : Registrasi

Jam 08 - : Persiapan Acara

Jam 08:30 : Pembukaan acara oleh MC

Jam : Kata Sambutan

1. Ketua Panitia

2. Ketua Yayasan

3......

Durasi kita tentukan? Setelah Kata sambutan : kita buat Acara door prize 1.

Jam 09 - : Acara Inti dgn memperkenalkan Moderator, Pembicara,

Setelah selesai penyajian dari Pembicara acara tanya jawab...

Pertanyaan dibatasi dengan 2 atau 3 sesi... setiap Sesi ada 3 pertanyaan.

Setelah selesai semua acara inti, perkiraan Wkt sekitar 2 jam.

Jd kira2 acara selesai jam 11.

Jam 11. 30 : acara Hiburan/ door prize..

12.30 acara ditutup

Utk anggaran Acara : mohon maaf kami blm buat🙏

Terkait pembicara dan moderator yg akan menghub beliau2 ini siapa ya? Karna seksi acara akan
menyesuaikan materi, serta pertanyaan2 dari peserta, jgn terbentur dgn wkt yg sdh ditentukan sesuai
Rundown acara

Kami akan koord dgn : Sekretaris utk penyusunan Acara dan Sponsorship terkait Doorprize

Sponsorship (INDRA)

Untuk sponsor kita sudah list daftar perusahaan dan nnt kita juga akan menitipkan proposal ke temen2
biar lebih banyak.

Mengenai isi proposal kan harus ada rincian biaya kita belum ada,

Ini aku harus koodinasi dengan siapa?

Semua PJ harus ada masukan rincian biaya

Untuk mekanisme online kita memberikan pilihan jika menempelkan logo sponsor/menjelaskan produk
itu tergantung dari baget yg kita tentukan.