“TATA CARA PENYELENGGARAAN PAMERAN KARYA SENI RUPA”

1. Perencanaan Pameran Karya Seni Rupa

Rencana sebuah pameran perlu dirancang secara sistematis dan logis agar pada  
pelaksanaannya  berjalan  lancar.  Tanpa perencanaan yang sistematis sebuah pameran
tidak dapat berjalan lancar  sesuai dengan yang diharapkan. Pelajari tahapan umum dalam
perencanaan penyelenggaran pameran seni rupa berikut ini.
1) Menentukan Tujuan Pameran
Tujuan penyelenggaraan pameran seni rupa perlu difikirkan secara matang. Hal ini
perlu dilakukan sebab tujuan akan mempengaruhi keseluruhan konsep atau agenda
kegiatan yang akan diselenggarakan. Pameran seni rupa bisa saja dilakukan dengan
tujuan edukasi, sosial, kemanusiaan, kebudayaan, atau tujuan komersil dalam bentuk
penggalangan dana.
2) Menentukan Tema Pameran
Penentuan tema pameran befungsi untuk memperjelas tujuan yang ingin dicapai,
gunakan tema yang sesuai dengan “misi” yang ingin dilaksanakan. Dalam
menentukan tema biasanya disesuaikan dengan peristiwa monumental yang
melatarbelakangi pelaksanaan pameran. Tema pameran yang diselenggarakan harus
mencakup sebagai berikut :
 Hal yang melatarbelakangi diadakan pameran.
 Maksud dan tujuan diadakan pameran.
 Fungsi diadakan pameran.
 Sasaran diadakan pameran.
3) Menentukan Materi Pameran
Materi pameran adalah isi yang akan diusung dalam pameran seni rupa. Materi
pameran seni rupa tentu dalam bentuk karya-karya seni rupa. Beberapa karya seni
rupa yang dapat dijadikan materi pameran antara lain lukisan, patung, kerajinan
tangan, dan sebagainya. Materi pameran disusun dan dikembangkan berdasarkan
tema.
4) Menyusun Kepanitiaan
Penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan, situasi dan kondisi
tempat dan instansi yang mengadakan pameran akan memastikan setiap individu
bekerja sesuai dengan tanggungjawabnya masing-masing. Kepanitiaan suatu pameran
meliputi:
1. Ketua. Pimpinan yang bertanggungjawab secara umum terhadap kelancaran
pelaksanaan pameran.
2. Wakil Ketua. Mendampingi ketua untuk memastikan kelancaran pelaksanaan
dengan lebih intens berhubungan langsung dengan seksi-seksi khusus pameran.
3. Sekertaris. Memastikan berbagai kebutuhan dokumen formal pameran seperti
surat izin, pemberitahuan kepada instansi dan pihak berwenang tersedia dengan
baik.
4. Bendahara. Bertanggungjawab penuh terhadap penerimaan, penyimpanan dan
penggunaan dana yang masuk dan tersedia untuk penyelenggaraan pameran.
5. Seksi Kesekretariatan. Biasanya dokumen yang harus disiapkan tidak akan
sedikit dan sekertaris membutuhkan tim khusus untuk membantunya.
6. Seksi Usaha. Merupakan seksi yang khusus untuk menggalang dana baik dari
peserta pameran (jika bukan pameran tunggal) maupun mencari sponsor atau
sumbangan dari instansi terkait.
7. Seksi Publikasi dan Dokumentasi. Memastikan pameran tersebar pada khalayak
luas seperti sosial media, poster, dsb. Seksi ini juga berkewajiban untuk
mendokumentasikan pameran dengan baik.
8. Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang. Seksi ini berfungsi untuk memastikan
penataan dan pengaturan benda-benda seni terpajang dengan baik, mengarahkan
pengunjung melalui akses jalan yang baik, memberikan dekorasi dan atau musik
dan lagu pengiring sesuai dengan tema.
9. Seksi Stand. Bertugas untuk memastikan kelancaran pelaksanaan pameran,
termasuk mengarahkan dan membantu melayani pengunjung mulai dari masuk,
berkeliling, hingga keluar dari ruang pameran.
10. Seksi Pengumpulan dan Seleksi Karya. Seksi yang bertugas untuk
mengumpulkan dan menyeleksi karya yang sesuai dengan tema pameran yang
telah ditentukan.
11. Seksi Perlengkapan. Sesuai dengan namanya, seksi perlengkapan bertugas untuk
menyiapkan dan mengatur semua perlengkapan seperti fasilitas dan alat-alat yang
dibutuhkan untuk menyokong pelaksanaan pameran.
12. Seksi Keamanan. Memastikan terjaganya ketertiban dan keamanan di lokasi
pameran.
13. Seksi Konsumsi. Menyiapkan kudapan dan hidangan makanan pada saat
berjalannya pameran, terutama untuk tamu undangan.
 5) Menentukan Waktu dan Tempat
Penentuan waktu dan tempat pameran yang diselenggarakan harus disesuaikan
dengan tujuan dan tema yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya, jika pameran
diselenggarakan di instansi pendidikan seperti sekolah, maka tentukan waktu yang
tepat agar pameran mendapatkan eksposur maksimal (pengunjung yang banyak) dan
tidak mengganggu kegiatan penting lainnya di sekolah, seperti hari jumat-sabtu.
Tentukan tempat yang strategis dan memadai, misalnya gedung serba guna/aula
sekolah hingga ke beberapa kelas connecting.
6) Menyusun Agenda Kegiatan
Penyusunan agenda kegiatan
dimaksudkan untuk memberikan
kejelasan waktu pelaksanaan
kepada semua pihak yang berkaitan
dengan proses penyelenggaraan
pameran. Agenda kegiatan disusun
dalam sebuah table dengan
mencantumkan komponen jenis
kegiatan dan waktu (biasanya
dalam bulan, minggu dan tanggal).
7) Menyusun Proposal Kegiatan
Proposal disusun sebagai pedoman pameran tertulis yang sistematis dan sangat
bermanfaat untuk semua pihak penyelenggara dan pihak luar yang ingin ikut terlibat
secara tidak langsung, misalnya melalui sponsorship. Tentunya seperti namanya,
proposal dapat digunakan untuk menjadi pengajuan resmi pada pihak lain, untuk
menggalang dana maupun bantuan dalam bentuk lainnya. Sistematika penulisan
proposal meliputi: nama kegiatan, tema, latar belakang, landasan/dasar
penyelenggaraan, tujuan, kegiatan, susunan kepanitiaan, anggaran biaya, jadwal
kegiatan, ketentuan sponsorship, dsb.
2. Persiapan Pameran Karya Seni Rupa
Setelah penyusunan rencana, maka langkah selanjutnya dalam menyelenggarakan
pameran seni rupa adalah melakukan persiapan konkret. Persiapan-persiapan tersebut
sebagai berikut.
1) Menyiapkan dan Memilih Karya
 Mengundang perupa untuk berkarya sesuai dengan tema lalu memilih karya yang
akan dipajang adalaha hal mutlak untuk pameran. Karena karya-karya tersebut adalah
inti dari kegiatan pameran seni rupa. Pemilihan karya setelah karya dapat didasarkan
terhadap kualitas, jenis karya yang memungkinkan didisplay di lokasi, dan kesesuaian
karya terhadap tema pameran.
2) Menyiapkan Perlengkapan Pameran
Jangan lupa bahwa ini adalah tahapan persiapan, bukan hanya rencana lagi. Maka,
secara konkret berbagai perlengkapan pameran sudah harus mulai disediakan.
Perlengkapan tersebut meliputi:
1. Ruangan pameran yang telah dipersiapkan untuk pelaksanaan pameran. Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam ruang pameran sebagai berikut.
a. Ruang pameran ditata agar dpaat memberikan kenyamanan kepada
pengunjung.
b. Usahakan komunikasi antara pengunjung dan penyelenggara pameran dapat
berjalan dengan baik.
c. Jalur lalu lintas dalam ruang pameran diatur dan diusahakan satu arah dengan
membedakan antara pintu masuk dan pintu keluar.
d. Karya yang dipamerkan disusun dengan menarik (artistik) dan mudah dilihat
sehingga pengunjung dapat menikmatinya dan  mengapresiasi karya tersebut.
2. Sekat partisi (panel/panil), untuk menata karya berdasarkan jenis atau temanya,
dapat digunakan sebagai pengatur aliran pengujung juga.
3. Katalog pameran atau buku pameran yang berisi kuratorial atau teks
pernyataan/gagasan kurator terhadap tema dan karya yang dipamerkan, gambar
dan teks pernyataan/gagasan seniman terhadap karya yang diperlihatkan pada
pameran.
4. Buku tamu, untuk menampung data para pengunjung yang akan berguna sebagai
laporan akhir dan evaluasi pameran.
5. Pencahayaan, seperti lampu sorot untuk memperjelas penampilan karya-karya
yang dipamerkan, lampu penerangan, lampu ambient, dsb. Beberapa hal yang
harus diperhatikan dalam tata cahaya antaralain:
1) Jangan menyilaukan mata pengunjung.
2) Usahakan lampu cukup terang biar karya terlihat dengan jelas.
3) Sumber cahya tidak spesialuntuk dari salah satu sudut saja.
 4) Usahakan biar lampu tidak mensugesti warna karya terutama lukisan.
6. Menyiapkan Sound System
Meski tidak menyerupai pergelaran yang identik dengan musik dan suara,
pameran karya seni rupa juga membutuhkan sound system. Sound system dipakai
dalam program pembukaan dan untuk memperdengarkan musik instrumental
diberirama lembut selama pameran berlangsung. Musik diberirama lembut
berfungsi mendukung suasana pameran sehingga pengunjung lebih terhibur dan
tidak merasa jenuh.
7. Poster, x-banner, brosur dan media penunjang display lainnya. Terkadang
beberapa pameran juga biasanya menampilkan seni instalasi untuk mengganti
penunjang display ini.

Nama Penulis : Amaliyah Ramadhan S. Bunga

Sumber :
- https://www.edutafsi.com/2017/02/perencanaan-persiapan-dan-pelaksanaan-pameran-
seni-rupa.html?m=1
- https://serupa.id/pameran-seni-rupa/amp/
- https://mataseluruhdunia208.blogspot.com/2018/10/perencanaan-persiapan-dan-
pelaksanaan.html?m=1
- http://yuliarahmawati10.blogspot.com/2018/03/merencanakan-pameran-dan-persiapan-
pameran-karya-seni-rupa-yang-baik-dan-benar-lengkap.html?m=1
- http://berkaryasenirupa.blogspot.com/2017/02/persiapan-pameran.html?m=1