12ranting

Selasa, 09 Juni 2015

MATERI SIMULASI MEMIMPIN SIDANG (RAKER)

MATERI SIMULASI MEMIMPIN SIDANG

(RAPAT KERJA RANTING)

PEMBUKAAN SIDANG-SIDANG
Pembukaan sidang-sidang dilakukan oleh ketua ranting sebagai penanggung jawab seluruh
proses Rapat Kerja Ranting (RAKER)
Langkah-langkah :
1.      Ketua dan Sekretaris (sebagai pencerminan kolegalitas kepengurusan) menduduki meja
persidangan
2.      Pembukaan sidang-sidang oleh ketua, antara lain :
Bahasa pembukaan :
“Dengan pertolangan Allah dalam Kristus Yesus, dan disaksikan oleh seluruh potensi
organisasi AMGPM  yang hadir, maka pada hari ini (hari…../tanggal…../tahun…..), saya;
berdasarkan otoritas yang ada, membuka secara resmi sidang paripurna, sidang-sidang
komisi dan sidang pleno Rapat Kerja…… Ranting……”
3.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x
4.      Setelah palu diketuk, diserahkan palu tersebut kepada sekretaris untuk melanjutkan
acara sidang

PEMBACAAN, PENAWARAN PEMBAHASAN & PENGESAHAN PESERTA

Langkah-langkah :
1.      Pembacaan rancangan nama-nama peserta
Pimpinan sidang mengambil absen seluruh peserta sidang, dengan memilah status
peserta berdasarkan rancangan nama-nama peserta persidangan yang terlampir dalam
materi dan disesuaikan dengan daftar tanda tangan absen kehadiran.
Yang pertama dibaca adalah nama-nama peserta biasa, dimulai dari pengurus ranting,
kemudian anggota ranting.
Sesudah itu, nama-nama peserta luar biasa, yang dimulai dari :
Konsultan (Pengurus Cabang dan Pembina Ranting)
Undangan (orang-orang yang mewakili  unsure Pembina Fungsional, seperti Majelis
Jemaat, Lurah, Polsek, atau unsur Mupides, serta pihak-pihak lain yang diundang
dengan tujuan konsultatif)
Peninjau (mereka yang diundang baik selaku pribadi maupun mewakili lembaga-
lembaga tertentu yang sama tinggi strata organisasinya dengan ranting, untuk tujuan
meninjau dan belajar atau studi banding)
2.      Penawaran rancangan nama-nama peserta
Yang ditawarkan kepada forum untuk dibahas adalah nama-nama peserta yang telah
diabsensi, dinyatakan hadir.

Bahasa Penawaran :
“Peserta yang hadir berjumlah…. Orang! Terdiri dari…. Peserta biasa, dan…. Peserta luar
biasa! Berdasarkan acuan dan keadaaan jumlah peserta biasa selaku penentu dalam seluruh
proses pengambilan keputusan, kami menawarkan penetapan peserta Raker berjumlah….
Orang dengan catatan bahwa baik peserta biasa maupun peserta luar biasa yang baru akan
muncul. Setelah adanya penetapan surat keputusan, juga diberikan hak sesuai statusnya
masing-masing. Apakah forum setuju?”

Jika forum setuju :

1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x
2.      Pembacaan nomor Surat Keputusan
01/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.01-XI/2011 tentang : Penetapan nama-nama peserta Rapat
Kerja XI Ranting 3 tahun 2011
3.      Palu persidangan diserahkan kepada pimpinan sidang yang lain

Jika forum belum setuju :

Beri kesempatan kepada yang belum setuju untuk mengemukakan pendapatnya.
Jika yang mengemukakan pendapat lebih dari 1 orang, dan pikiran mereka kontradiktif,
cara mengatasinya adalah :
1.      Minta dua pikiran solusi dari unsur peserta biasa dari unsur konsultan
Bahasa penawaran :
“karena ada pikiran berkembang dan konstruktif, tetapi masih kontradiktif, padahal
tujuannya baik, maka:
Pimpinan sidang meminta dua pikiran solusi, satu dari untsur peserta biasa dan satu dari
unsure konsultan. Untuk pikiran yang akan disampaikan, kami minta kedewasaan forum
untuk tidak menginterupsinya, karena solusi ini akan kami tawarkan kepada forum untuk
disetujui”
2.      Setelah pikiaran solusi disampaikan, pimpinan sidang meramu/merangkum pikiran tadi
dan menawarkan kepada forum untuk disetujui
Bahasa penawaran :
“mempertimbangkan semua percakapan yang disampaikan, maka pikiran dari (…..yang
mewakili konsultan) kami tawarkan sebagai jalan pemecahannya. Apakah saudara-
saudari setuju?”

Jika forum setuju :

1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x
2.      Pembacaan nomor surat keputusan
01/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Penetapan nama-nama peserta Rapat
Kerja XI Ranting 3 Tahun 2011
3.      Palu persidangan diserakan kepada pimpinan sidang yang lain

PEMBACAAN & PENGESAHAN TATA TERTIB

Sebelum Tata Tertib dibacakan, Pimpinan Sidang harus menyampaikan deskripsi
(penjelasan) pengantar agar peserta dapat memahami tujuan penggunaan, substansi dan
hal-hal strategis lain yang terkandung dalam tata tertib
(Jika Tata Tertib yang digunakan adalah Tata tertib baku yang telah ditetapkan dalam
Kongres atau MPP maka bagian ini tidak perlu dibahas, namun langsung disahkan menjadi
Tata Tertib Rapat Kerja Ranting)

Bahasa Pengantar :
“KarenaTata Tertib yang dipergunakan merupakan tata tertib baku, yang telah ditetapkan
dalam MPP di Dobo tahun 2011, maka kami akan membaca tata tertib ini untuk ketahuan
forum sebagai pedoman kegiatan Raker disaat ini”
Dilanjutkan dengan pembahasan acara, tanpa surat keputusan tentang Tatib karena
merupakan tatib baku yang telah disahkan MPP dalam bentuk peraturan organisasi (PO) 6

PEMBACAAN, PENAWARAN, PEMBAHASAN & PENGESAHAN ACARA

Pada bagian ini, biasanya konsistensi kegiatan terhadap waktu selalu berubah. Karena itu
Pimpinan Sidang sebaiknya meminta pertimbangan dari forum tentang kemungkinan 
adanya pergeseran waktu.

Bahasa penawarannya :
“Karena terjadi pergeseran waktu dari rancangan jadwal acara yang disusun dalam materi,
maka : kami tawarkan agar alokasi bobot dan jarak waktu serta seluruh mata acara kita
dipertahankan dan disesuaikan dengan konteks waktu yang sedang kita lalui.
Apakah saudara saudari setuju ?

Jika forum setuju :

1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x
2.      Pembacaan nomor surat keputusan
02/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Jadwal Acara Rapat Kerja XI Ranting 3
Tahun 2011
3.      Palu persidangan diserahkan kepada pimpinan sidang yang lain

Jika ada yang belum setuju :

1.      Bagi yang belum setuju, jangan langsung diberi kesempatan untuk berbicara. Harus
didata terlebih dahulu, baru diberi kesempatan berbicara. (lama bicara disesuaikan
dengan keputusan Tata Tertib)
2.      Pikiran para penanya disampaikan kepada forum satu demi satu untuk disetujui
Jika setuju : Ketuk palu sidang 1x
Jika belum setuju : Ulangi langkah yang sama.
3.      Jika palu 1x telah dilakukan sebagai tanda sepakat (putusan sela), maka dilanjutkan
dengan pembahasan jadwal acara secara keseluruhan. Dan jika forum setuju, maka palu
diketuk 3x disertai pembacaan Surat Keputusan

PENYAMPAIAN & PEMBAHASAN LAP. EVALUASI PROGRAM, KEBIJAKAN DAN

ANGGARAN
A.     Penyampaian
Teknis penyampaian dapat dilakukan dengan dua cara, tergantung dari keinginan
pengurus, dan ini tidak perlu dibahas oleh forum.
Cara 1 : Ketua membaca secara keseluruhan
Cara 2 : Ketua hanya menyampaikan pengantar (sebagai bagian dari garis-garis besar
pertanggungjawaban organisasi), sekretaris membaca laporan evaluasi (dalam status
sebagai penanggungjawab dan kepala urusan rumah tangga program), bendahara
membaca realisasi batang Tubuh Anggaran (wewenang)
B.     Pembahasan
Setelah pengurus selesai membacakan laporan, maka :
Pimpinan Sidang menawarkan hasil yang dibacakan kepada forum untuk disetujui.

Bahasa penawarannya :
“Forum telah mendengar penyampaian laporan evaluasi pelaksanaan program dan anggaran
yang disampaikan oleh pengurus ranting, apakah forum menerima laporan tersebut?”

Jika forum setuju :

1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x
2.      Pembacaan Surat Keputusan nomor :
03/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Pengesahan Evaluasi Program dan
Anggaran Pendapatan Belanja Ranting 3 Tahun 2011
3.      Pengurus Ranting dipersilahkan duduk
4.      Palu persidangan diserahkan kepada pimpinan sidang yang lain

Jika ada yang belum setuju :

1.      Daftar nama-nama penanya
2.      Babak pertanyaan pertama dinyatakan dibuka oleh Pimpinan Sidang dengan mengetuk
palu 1x
3.      Persilahkan penanya untuk mengajukan pertanyaan sesuai dengan konteks laporan
yang telah disampaikan oleh Pengurus Ranting, secara berurutan dengan menegaskan
waktu yang disediakan untuk setiap orang menyampaikan pertanyaan.
Catatan: Pada bagian ini, pimpinan sidang juga harus mencatat setiap pertanyaan yang
dikemukakan oleh penanya. Tujuannya untuk membantu mengarahkan atau
mengingatkan pertanyaan-pertanyaan yang telah dikemukakan kepada pengurus untuk
dijawab, bila terlupa atau kurang dimengerti. Cara ini sesungguhnya merupakan fungsi
dari pimpinan sidang, yakni mengelola lalulintas percakapan forum.
4.      Setelah seluruh penanya selesai menyampaikan pertanyaan, persilahkan pengurus
untuk menjawab.
5.      Setelah pengurus selesai menjawab, tanyakan kepada semua penanya satu demi satu
tentang rasa puasnya atas jawaban yang disampaikan.

Jika penanya merasa puas :

Tawarkan seluruh hasil evaluasi dan pembobotan yang disampaikan untuk disetujui oleh
forum.

Jika forum setuju :

1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x
2.      Pembacaan nomor Surat Keputusan
03/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Pengesahan Evaluasi Program dan
Anggaran Pendapatan Belanja Ranting 3 Tahun 2011
3.      Pengurus Ranting dipersilahkan duduk
4.      Palu persidangan diserahkan kepada pimpinan sidang yang lain

Jika ada yang belum setuju :

1.      Babak kedua resmi dibuka, namun hanya kepada mereka yang bertanya di babak
pertama namun belum puas (disertakan ketukan palu sidang 1x)
2.      Pada babak kedua pimpinan sidang dapat menyarankan kepada penanya yang belum
puas untuk memberikan usulan atau solusi bagi penyelesaian masalah
3.      Setelah seluruh penanya menyampaikan usul saran ataupun solusi, pimpinan sidang
kembali menawarkan seluruh hasil evaluasi dan pembobotan/usul saran yang
berkembang, untuk disetujui oleh forum.

PENYAMPAIAN PENGANTAR NOTA KEUANGAN DAN RAPB

Untuk sesi ini, pimpinan sidang mengundang Ketua Ranting untuk maju dan membaca
pengantar nota keuangan dan RAPB. (Pengantar nota ini tidak dibahas).

PENGANTAR PEMBAGIAN KOMISI-KOMISI KERJA

Langkah-langkah :
1.      Pimpinan Sidang membagi peserta ke dalam komisi-komisi yang jumlahnya disesuaikan
dengan kebutuhan.
Nama-nama anggota komisi diambil dari hasil keputusan Nomor :
04/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Penetapan Nama-Nama Peserta Rapat
Kerja XI Ranting 3 TAHUN 2011.
2.      Pengurus-pengurus bidang dimasukan kedalam komisi yang membahas rancangan
program bidangnya. Fungsi pengurus bidang adalah pendamping untuk menjelaskan
filosofi atau alas an penentuan rancangan program.
3.      Nama-nama anggota komisi dibacakan untuk diketahui.
4.      Tanyakan kepada forum,jika masih ada peserta yang belum terakomodir dalam komisi.
5.      Tawarkan nama-nama anggota komisi untuk ditetapkan dengan surat keputusan
nomor:
04/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Penetapan Nama-Nama Peserta Rapat
Kerja XI Ranting 3 TAHUN 2011
6.      Tentukan tempat dan lokasi kerja komisi.
7.      Skorsing waktu untuk kerja komisi (lamanya waktu kerja komisi sesuai alokasi waktu
yang ditetapkan dalam jadwal acara).

KERJA-KERJA KOMISI
Untuk kerja komisi:
1.      Penentuan ketua atau sekretaris komisi (Lihat rujukan atau instruksi pada Tata Tertib)
2.       
3.      Pembahasan Rancangan Program yang dipandu oleh ketua komisi.
4.      Hasil-hasil perubahan dicatat oleh sekretaris komisi.
(jika ada hal-hal yang perlu penjelasan berkaitan dengan substansi rancangan program ,
maka pengurus  bidang selaku pendamping harus menjelaskan)
PLENO HASIL HASIL KERJA KOMISI
Langkah-langkahnya:
1.      Pimpinan sidang mencabut skorsing waktu yang dilakukan untuk kerja komisi.
2.      Memeriksa kehadiran komisi dan anggota-anggota komisi
3.      Jika seluruh komisi telah ada dalam ruang sidang, pimpinan sidang segera mengundang
komisi-komisi secara berurutan untuk melaporkan hasil kerjanya
Mengundang pengurus bidang yang mendampingi komisi untuk menduduki meja
pimpinan sidang sebagai pimpinan sidang
Pimpinan sidang mengundang ketua dan sekertaris komisi untuk melaporkan hasil-hasil
kerja komisi
4.      Jika ketua dan sekretaris komisi telah selesai membacakan laporan kerja, maka
pimpinan sidang menawarkan hasil kerja komisi tersebut kepada forum untuk disetujui

Bahasa penawarannya :
Hasil kerja komisi….. telah kita dengar bersama, dan untuk menerima hasil kerja yang telah
disampaikan tadi, apakah forum setuju?

Jika forum setuju :

1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x
2.      Ketua dan sekertaris komisi dipersilahkan untuk kembali ke tempat
3.      Palu sidang diberikan kepada pimpinan sidang yang lain (dengan cara mengundang
pengurus bidang lainnya untuk mengganti pimpinan sidang)

Jika forum belum setuju :

1.      Daftar nama-nama penanya menurut komisi masing-masing
2.      Setelah dicatat, nama-nama tersebut dibaca ulang untuk konfirmasi
3.      Babak pertama pertanyaan dinyatakan dibuka oleh pimpinan sidang dengan mengetuk
palu 1x
4.      Persilahkan penanya untuk bertanya secara berurutan
Catatan : Pada bagian ini pimpinan sidang juga harus mencatat setiap pertanyaan yang
dikemukakan oleh penanya. Tujuannya untuk membantu mengarahkan atau
mengingatkan pertanyaan-pertanyaan yang telah dikemukakan kepada pengurus untuk
dijawab, bila terlupa atau kurang dimengerti. Cara ini sesungguhnya merupakan fungsi
dari pimpinan sidang, yakni mengelola lalulintas percakapan forum.
5.      Setelah seluruh penanya selesai bertanya, persilahkan komisi untuk menjawab
6.      Setelah komisi selesai menjawab, Tanya masing-masing penanya satu demi satu tentang
rasa puasnya terhadap jawaban yang dikemukakan.

Jika penanya puas, maka :

Keseluruhan hasil kerja komisi ditawarkan oleh pimpinan sidang untuk disetujui

Jika penanya belum puas, maka :

Babak kedua resmi di buka, namun hanya kepada mereka yang bertanya pada babak
pertama namun belum puas
Jika penanya telah selesai mengemukakan pertanyaan dibabak kedua (pimpinan sidang
mengarahkan untuk penanya supaya menyertakan pikiran solusi), maka persilahkan
komisi untuk menjawab.
Catatan : usahakan sedapat mungkin untuk tidak terjadi pembukaan babak ketiga. Karena itu
jika penanya masih belum puas, minta penanya untuk memberikan jalan keluar secara
tertulis dan akan dilampirkan bersama hasil keputusan kerja komisi yang sedang dibahas.

Jika seluruh komisi telah bselesai membahas hasil kerjanya dan telah diterima oleh forum,
maka pimpinan sidang menawarkan secara keseluruhan hasil-hasil kerja komisi (dari
komisi 1 dan seterusnya) untuk ditetapkan dengan surat keputusan nomor :
05/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Penetapan Hasil-Hasil Kerja Komisi Rapat
Kerja XI Ranting 3 Tahun 2011

PENUTUPAN SIDANG-SIDANG
Langkah-langkah :
1.      Pimpinan sidang mengundang sekretaris persidangan (sekretaris ranting) untuk
membaca hasil-hasil keputusan yang dihasilkan selama RAKER berlangsung.
Bahasa mengundangnya :
“sebelum sidang-sidang dalam Rapat Kerja Ranting ini ditutup secara resmi, kami
mengundang saudara sekretaris persidangan untuk membaca seluruh keputusan dan
rekomendasi yang dihasilkan dalam persidangan ini kepada forum yang terhormat”
2.      Sekretaris Persidangan maju dan membaca :
Bahasanya :
“dengan tuntunan kuasa Yesus Kristus, Kepala Gereja dan Angkatan Muda Gereja
Protestan Maluku, maka Rapat Kerja …. Menghasilkan….. buah keputusan, yakni :
01/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Nama-nama Peserta Raker
02/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Jadwal Acara Raker
03/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Lap. Evaluasi Prog. dan APBR
04/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Nama-Nama Anggota Komisi
05/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Hasil Kerja Komisi Raker
Dan…….. Rekomendasi yang antara lain” (jika ada)
3.      Sekretaris Persidangan kembali ketempat duduk
4.      Pimpinan sidang menutup sidang-sidang
Bahasanya :
“Berdasarkan seluruh hasil keputusan dan rekomendasi yang telah dibacakan oleh
Sekretaris Persidangan, yang sama-sama kita bahas selama kurang lebih …. Jam, maka :
Dengan pertolongan Tuhan Yang Maha Kuasa, saya menutup secara resmi Sidang
Paripurna, Sidang-sidang Komisi dan Sidang Pleno dalam Rapat Kerja Ranting…. Disaat
ini”
5.      Palu sidang diketuk 3 x (tanda seluruh sidang ditutup)

“Belajarlah Menjadi Pemimpin Pelayan Yang Membelajarkan Dengan Melayani”

Unknown di 05.03

Berbagi

1 komentar:
 Unknown 28 Januari 2020 05.04
Gardatedu 🙏
Balas

Masukkan komentar Anda...

Beri komentar sebagai: jordan18m Logout

Publikasikan Pratinjau Beri tahu saya

‹ Beranda ›
Lihat versi web

Mengenai Saya
Unknown
Lihat profil lengkapku

Diberdayakan oleh Blogger.