MATERI SIMULASI MEMIMPIN SIDANG

(RAPAT KERJA RANTING)

PEMBUKAAN SIDANG-SIDANG

Pembukaan sidang-sidang dilakukan oleh ketua ranting sebagai penanggung

jawab seluruh proses Rapat Kerja Ranting (RAKER) Langkah-langkah :
1. Ketua dan Sekretaris (sebagai pencerminan kolegalitas kepengurusan)
menduduki meja persidangan
2. Pembukaan sidang-sidang oleh ketua, antara lain :

Bahasa pembukaan :
“Dengan pertolangan Allah dalam Kristus Yesus, dan disaksikan oleh seluruh
potensi organisasi AMGPM  yang hadir, maka pada hari ini
(hari…../tanggal…../tahun…..), saya; berdasarkan otoritas yang ada, membuka
secara resmi sidang paripurna, sidang-sidang komisi dan sidang pleno Rapat
Kerja…… Ranting……”
3. Palu sidang diketuk –tegas- 3x
4. Setelah palu diketuk, diserahkan palu tersebut kepada sekretaris untuk
melanjutkan acara siding

PEMBACAAN, PENAWARAN PEMBAHASAN & PENGESAHAN PESERTA

Langkah-langkah :
1. Pembacaan rancangan nama-nama peserta Pimpinan sidang mengambil
absen seluruh peserta sidang, dengan memilah status peserta
berdasarkan rancangan nama-nama peserta persidangan yang terlampir
dalam materi dan disesuaikan dengan daftar tanda tangan absen
kehadiran.
Yang pertama dibaca adalah nama-nama peserta biasa, dimulai dari pengurus
ranting, kemudian anggota ranting.

Sesudah itu, nama-nama peserta luar biasa, yang dimulai dari : Konsultan
(Pengurus Cabang dan Pembina Ranting) Undangan (orang-orang yang
mewakili  unsure Pembina Fungsional, seperti Majelis Jemaat, Lurah, Polsek,
atau unsur Mupides, serta pihak-pihak lain yang diundang dengan tujuan
konsultatif ) Peninjau (mereka yang diundang baik selaku pribadi maupun
mewakili lembagalembaga tertentu yang sama tinggi strata organisasinya
dengan ranting, untuk tujuan meninjau dan belajar atau studi banding)

2. Penawaran rancangan nama-nama peserta Yang ditawarkan kepada

forum untuk dibahas adalah nama-nama peserta yang telah diabsensi,
dinyatakan hadir.
Bahasa Penawaran :
“Peserta yang hadir berjumlah…. Orang! Terdiri dari…. Peserta biasa, dan….
Peserta luar biasa! Berdasarkan acuan dan keadaaan jumlah peserta biasa
selaku penentu dalam seluruh proses pengambilan keputusan, kami
menawarkan penetapan peserta Raker berjumlah….Orang
dengan catatan bahwa baik peserta biasa maupun peserta luar biasa yang
hadir Setelah penetapan surat keputusan, juga diberikan hak sesuai statusnya
masing-masing. Apakah forum setuju?”

Jika forum setuju :

1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x
2.      Pembacaan nomor Surat Keputusan
01/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.01-XI/2011 tentang : Penetapan nama-
nama peserta Rapat Kerja IV Ranting Nazareth tahun 2021
3.      Palu persidangan diserahkan kepada pimpinan sidang yang lain
Jika forum belum setuju :
Beri kesempatan kepada yang belum setuju untuk mengemukakan
pendapatnya. jika yang mengemukakan pendapat lebih dari 1 orang, dan
pikiran mereka kontradiktif,
cara mengatasinya adalah :
1. Minta dua pikiran solusi dari unsur peserta biasa dari unsur konsultan
Bahasa penawaran :
“karena ada pikiran berkembang dan konstruktif, tetapi masih kontradiktif,
padahal tujuannya baik, maka: Pimpinan sidang meminta dua pikiran solusi,
satu dari untsur peserta biasa dan satu dari unsure konsultan. Untuk pikiran
yang akan disampaikan, kami minta kedewasaan forum untuk tidak
menginterupsinya, karena solusi ini akan kami tawarkan kepada forum untuk
disetujui”
2. Setelah pikiaran solusi disampaikan, pimpinan sidang
meramu/merangkum pikiran tadi dan menawarkan kepada forum untuk
disetujui
Bahasa penawaran :
“mempertimbangkan semua percakapan yang disampaikan, maka pikiran dari
(…..yang mewakili konsultan) kami tawarkan sebagai jalan pemecahannya.
Apakah saudarasaudari setuju?”
Jika forum setuju :
1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x
2.      Pembacaan nomor surat keputusan
01/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Penetapan nama-nama
peserta Rapat Kerja XI Ranting 3 Tahun 2011
3. Palu persidangan diserakan kepada pimpinan sidang yang lain

PEMBACAAN & PENGESAHAN TATA TERTIB

Sebelum Tata Tertib dibacakan, Pimpinan Sidang harus menyampaikan
deskripsi (penjelasan) pengantar agar peserta dapat memahami tujuan
penggunaan, substansi dan hal-hal strategis lain yang terkandung dalam tata
tertib (Jika Tata Tertib yang digunakan adalah Tata tertib baku yang telah
ditetapkan dalam Kongres atau MPP maka bagian ini tidak perlu dibahas,
namun langsung disahkan menjadi Tata Tertib Rapat Kerja Ranting)

Bahasa Pengantar :
“KarenaTata Tertib yang dipergunakan merupakan tata tertib baku, yang telah
ditetapkan dalam MPP di Dobo tahun 2011, maka kami akan membaca tata
tertib ini untuk ketahuan forum sebagai pedoman kegiatan Raker disaat ini”
Dilanjutkan dengan pembahasan acara, tanpa surat keputusan tentang Tatib
karena merupakan tatib baku yang telah disahkan MPP dalam bentuk
peraturan organisasi (PO) 6

PEMBACAAN, PENAWARAN, PEMBAHASAN & PENGESAHAN ACARA

Pada bagian ini, biasanya konsistensi kegiatan terhadap waktu selalu
berubah. Karena itu Pimpinan Sidang sebaiknya meminta pertimbangan dari
forum tentang kemungkinan adanya pergeseran waktu.

Bahasa penawarannya :
“Karena terjadi pergeseran waktu dari rancangan jadwal acara yang disusun
dalam materi, maka : kami tawarkan agar alokasi bobot dan jarak waktu serta
seluruh mata acara kita dipertahankan dan disesuaikan dengan konteks waktu
yang sedang kita lalui. Apakah saudara saudari setuju ?
Jika forum setuju :
1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x
2.      Pembacaan nomor surat keputusan
02/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Jadwal Acara Rapat Kerja
XI Ranting 3
Tahun 2011
3.      Palu persidangan diserahkan kepada pimpinan sidang yang lain
Jika ada yang belum setuju :
1. Bagi yang belum setuju, jangan langsung diberi kesempatan untuk
berbicara. Harus didata terlebih dahulu, baru diberi kesempatan
berbicara. (lama bicara disesuaikan dengan keputusan Tata Tertib)
2. Pikiran para penanya disampaikan kepada forum satu demi satu untuk
disetujui
Jika setuju : Ketuk palu sidang 1x
Jika belum setuju : Ulangi langkah yang sama.
3.      Jika palu 1x telah dilakukan sebagai tanda sepakat (putusan sela),
maka dilanjutkan dengan pembahasan jadwal acara secara keseluruhan.
Dan jika forum setuju, maka palu diketuk 3x disertai pembacaan Surat
Keputusan
PENYAMPAIAN & PEMBAHASAN LAP. EVALUASI PROGRAM, KEBIJAKAN
DAN ANGGARAN
A.     Penyampaian
Teknis penyampaian dapat dilakukan dengan dua cara, tergantung dari
keinginan pengurus, dan ini tidak perlu dibahas oleh forum.
Cara 1 : Ketua membaca secara keseluruhan
Cara 2 : Ketua hanya menyampaikan pengantar (sebagai bagian dari garis-
garis besar
pertanggungjawaban organisasi), sekretaris membaca laporan evaluasi (dalam
status sebagai penanggungjawab dan kepala urusan rumah tangga program),
bendahara membaca realisasi batang Tubuh Anggaran (wewenang)
B.     Pembahasan
Setelah pengurus selesai membacakan laporan, maka :
Pimpinan Sidang menawarkan hasil yang dibacakan kepada forum untuk
disetujui.
Bahasa penawarannya :
“Forum telah mendengar penyampaian laporan evaluasi pelaksanaan program
dan anggaran yang disampaikan oleh pengurus ranting, apakah forum
menerima laporan tersebut?”
Jika forum setuju :
1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x
2.      Pembacaan Surat Keputusan nomor :
03/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Pengesahan Evaluasi
Program dan Anggaran Pendapatan Belanja Ranting 3 Tahun 2011
3.      Pengurus Ranting dipersilahkan duduk
4.      Palu persidangan diserahkan kepada pimpinan sidang yang lain Jika
ada yang belum setuju :
1.      Daftar nama-nama penanya
2.      Babak pertanyaan pertama dinyatakan dibuka oleh Pimpinan Sidang
dengan mengetuk palu 1x
3.      Persilahkan penanya untuk mengajukan pertanyaan sesuai dengan
konteks laporan yang telah disampaikan oleh Pengurus Ranting,
secara berurutan dengan menegaskan waktu yang disediakan untuk
setiap orang menyampaikan pertanyaan.
Catatan: Pada bagian ini, pimpinan sidang juga harus mencatat setiap
pertanyaan yang dikemukakan oleh penanya. Tujuannya untuk membantu
mengarahkan atau mengingatkan pertanyaan-pertanyaan yang telah
dikemukakan kepada pengurus untuk dijawab, bila terlupa atau kurang
dimengerti. Cara ini sesungguhnya merupakan fungsi dari pimpinan sidang,
yakni mengelola lalulintas percakapan forum.
4.      Setelah seluruh penanya selesai menyampaikan pertanyaan, persilahkan
pengurus untuk menjawab.
5.      Setelah pengurus selesai menjawab, tanyakan kepada semua penanya
satu demi satu tentang rasa puasnya atas jawaban yang disampaikan.
Jika penanya merasa puas :
Tawarkan seluruh hasil evaluasi dan pembobotan yang disampaikan untuk
disetujui oleh forum.
Jika forum setuju :
1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x
2.      Pembacaan nomor Surat Keputusan
03/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Pengesahan Evaluasi
Program dan Anggaran Pendapatan Belanja Ranting 3 Tahun 2011
3.      Pengurus Ranting dipersilahkan duduk
4.      Palu persidangan diserahkan kepada pimpinan sidang yang lain
Jika ada yang belum setuju :
1.      Babak kedua resmi dibuka, namun hanya kepada mereka yang bertanya
di babak pertama namun belum puas (disertakan ketukan palu sidang
1x)
2.      Pada babak kedua pimpinan sidang dapat menyarankan kepada
penanya yang belum puas untuk memberikan usulan atau solusi bagi
penyelesaian masalah
3.      Setelah seluruh penanya menyampaikan usul saran ataupun solusi,
pimpinan siding kembali menawarkan seluruh hasil evaluasi dan
pembobotan/usul saran yang berkembang, untuk disetujui oleh forum.

PENYAMPAIAN PENGANTAR NOTA KEUANGAN DAN RAPB

Untuk sesi ini, pimpinan sidang mengundang Ketua Ranting untuk maju dan
membaca pengantar nota keuangan dan RAPB. (Pengantar nota ini tidak
dibahas).

PENGANTAR PEMBAGIAN KOMISI-KOMISI KERJA

Langkah-langkah :
1. Pimpinan Sidang membagi peserta ke dalam komisi-komisi yang
jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan.
Nama-nama anggota komisi diambil dari hasil keputusan Nomor :
04/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Penetapan Nama-
Nama Peserta Rapat Kerja XI Ranting 3 TAHUN 2011.
2.      Pengurus-pengurus bidang dimasukan kedalam komisi yang membahas
rancangan program bidangnya. Fungsi pengurus bidang adalah
pendamping untuk menjelaskan filosofi atau alas an penentuan
rancangan program.
3.      Nama-nama anggota komisi dibacakan untuk diketahui.
4.      Tanyakan kepada forum,jika masih ada peserta yang belum terakomodir
dalam komisi.
5.      Tawarkan nama-nama anggota komisi untuk ditetapkan dengan surat
keputusan nomor: 04/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang :
Penetapan Nama-Nama Peserta Rapat Kerja XI Ranting 3 TAHUN 2011
6.      Tentukan tempat dan lokasi kerja komisi.
7.      Skorsing waktu untuk kerja komisi (lamanya waktu kerja komisi sesuai
alokasi waktu yang ditetapkan dalam jadwal acara).
KERJA-KERJA KOMISI
Untuk kerja komisi:
1.      Penentuan ketua atau sekretaris komisi (Lihat rujukan atau instruksi
pada Tata Tertib)
3.      Pembahasan Rancangan Program yang dipandu oleh ketua komisi.
4.      Hasil-hasil perubahan dicatat oleh sekretaris komisi.
(jika ada hal-hal yang perlu penjelasan berkaitan dengan substansi
rancangan program , maka pengurus  bidang selaku pendamping harus
menjelaskan)

PLENO HASIL HASIL KERJA KOMISI

Langkah-langkahnya:
1.      Pimpinan sidang mencabut skorsing waktu yang dilakukan untuk kerja
komisi.
2.      Memeriksa kehadiran komisi dan anggota-anggota komisi
3.      Jika seluruh komisi telah ada dalam ruang sidang, pimpinan sidang
segera mengundang komisi-komisi secara berurutan untuk melaporkan
hasil kerjanya Mengundang pengurus bidang yang mendampingi komisi
untuk menduduki meja pimpinan sidang sebagai pimpinan sidang
Pimpinan sidang mengundang ketua dan sekertaris komisi untuk
melaporkan hasil-hasil kerja komisi
4.      Jika ketua dan sekretaris komisi telah selesai membacakan laporan
kerja, maka pimpinan sidang menawarkan hasil kerja komisi tersebut
kepada forum untuk disetujui
Bahasa penawarannya :
Hasil kerja komisi….. telah kita dengar bersama, dan untuk menerima
hasil kerja yang telah
disampaikan tadi, apakah forum setuju?
Jika forum setuju :
1.      Palu sidang diketuk –tegas- 3x
2.      Ketua dan sekertaris komisi dipersilahkan untuk kembali ke tempat
3.      Palu sidang diberikan kepada pimpinan sidang yang lain (dengan cara
mengundang pengurus bidang lainnya untuk mengganti pimpinan
sidang)
Jika forum belum setuju :
1.      Daftar nama-nama penanya menurut komisi masing-masing
2.      Setelah dicatat, nama-nama tersebut dibaca ulang untuk konfirmasi
3.      Babak pertama pertanyaan dinyatakan dibuka oleh pimpinan sidang
dengan mengetuk palu 1x
4.      Persilahkan penanya untuk bertanya secara berurutan
Catatan : Pada bagian ini pimpinan sidang juga harus mencatat setiap
pertanyaan yang dikemukakan oleh penanya. Tujuannya untuk
membantu mengarahkan atau mengingatkan pertanyaan-pertanyaan
yang telah dikemukakan kepada pengurus untuk dijawab, bila terlupa
atau kurang dimengerti. Cara ini sesungguhnya merupakan fungsi dari
pimpinan sidang, yakni mengelola lalulintas percakapan forum.
5.      Setelah seluruh penanya selesai bertanya, persilahkan komisi untuk
menjawab
6.      Setelah komisi selesai menjawab, Tanya masing-masing penanya satu
demi satu tentang rasa puasnya terhadap jawaban yang dikemukakan.
Jika penanya puas, maka :
Keseluruhan hasil kerja komisi ditawarkan oleh pimpinan sidang untuk
disetujui Jika penanya belum puas, maka :
Babak kedua resmi di buka, namun hanya kepada mereka yang bertanya pada
babak pertama namun belum puas
Jika penanya telah selesai mengemukakan pertanyaan dibabak kedua
(pimpinan siding mengarahkan untuk penanya supaya menyertakan pikiran
solusi), maka persilahkan komisi untuk menjawab.
Catatan : usahakan sedapat mungkin untuk tidak terjadi pembukaan babak
ketiga. Karena itu jika penanya masih belum puas, minta penanya untuk
memberikan jalan keluar secara tertulis dan akan dilampirkan bersama hasil
keputusan kerja komisi yang sedang dibahas.
Jika seluruh komisi telah bselesai membahas hasil kerjanya dan telah
diterima oleh forum, maka pimpinan sidang menawarkan secara keseluruhan
hasil-hasil kerja komisi (dari komisi 1 dan seterusnya) untuk ditetapkan
dengan surat keputusan nomor :
05/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 tentang : Penetapan Hasil-Hasil Kerja
Komisi Rapat Kerja XI Ranting 3 Tahun 2011

PENUTUPAN SIDANG-SIDANG
Langkah-langkah :
1. Pimpinan sidang mengundang sekretaris persidangan (sekretaris
ranting) untuk membaca hasil-hasil keputusan yang dihasilkan selama
RAKER berlangsung.
Bahasa mengundangnya :
“sebelum sidang-sidang dalam Rapat Kerja Ranting ini ditutup secara resmi,
kami mengundang saudara sekretaris persidangan untuk membaca seluruh
keputusan dan rekomendasi yang dihasilkan dalam persidangan ini kepada
forum yang terhormat”
2. Sekretaris Persidangan maju dan membaca :

Bahasanya :
“dengan tuntunan kuasa Yesus Kristus, Kepala Gereja dan Angkatan Muda
Gereja Protestan Maluku, maka Rapat Kerja …. Menghasilkan….. buah
keputusan, yakni :
01/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Nama-nama Peserta Raker
02/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Jadwal Acara Raker
03/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Lap. Evaluasi Prog. dan APBR
04/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Nama-Nama Anggota Komisi
05/KPTS/PD.14-PC.08/RKR.03-XI/2011 ttg : Hasil Kerja Komisi Raker
Dan…….. Rekomendasi yang antara lain” (jika ada)
3.      Sekretaris Persidangan kembali ketempat duduk
4.      Pimpinan sidang menutup sidang-sidang
Bahasanya :
“Berdasarkan seluruh hasil keputusan dan rekomendasi yang telah dibacakan
oleh Sekretaris Persidangan, yang sama-sama kita bahas selama kurang lebih
…. Jam, maka :
Dengan pertolongan Tuhan Yang Maha Kuasa, saya menutup secara resmi
Sidang Paripurna, Sidang-sidang Komisi dan Sidang Pleno dalam Rapat Kerja
Ranting…. Disaat ini”
5.      Palu sidang diketuk 3 x (tanda seluruh sidang ditutup)