TATA CARA BERSIDANG DALAM ORGANISASI

PENGERTIAN SIDANG
Secara sederhana, sidang merupakan bentuk diskusi resmi yang diikuti orang banyak
untuk memutuskan sesuatu dengan mekanisme-mekanisme yang jelas/teratur. Mekanisme-
mekanisme yang dibuat dan diberlakukan di sidang bertujuan agar sidang yang dilakukan
berjalan aman, aspiratif, dan demokratis. Oleh karena itu aturan main sidang harus jelas.
Segala keputusan yang berhubungan dengan kebijakan public akan selalu diambil
melalui mekanisme sidang. Sehingga semua pihak yang berkepentinagn dengan kebijakan
publek pasti akan berkumpul untuk ikut dalam proses itu.
Sebelum sidang dimulai, biasanya sidang belum mempunyai pimpinan sidang. Untuk
itu sebagai pimpinan sidang sementara diambil alih oleh panitia pengarah (SC). Panitia
pengarah ini akan memilih pimpinan sidang atau presidium sidang untuk selanjutnya.
Presidium sidang terpilih memimpin jalannya persidangan.

MACAM-MACAM SIDANG
1.      Sidang Komisi
Sidang ini hanya diikuti oleh anggota komisis saja untuk memudahkan perumusan dan
pengambilan kebijakan sementara sehingga pembahasan bidang yang telah ditentukan lebih
terfokus. Keputusan pada sidang komisis bersifat non permanen (dapat berubah) kemudian
dibawa kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir.
2.      Sidang Pleno
Biasa disebut sidang besar yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali.. Sidang
pleno dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah dirumuskan
sebelumnya pada sidang komisi. Pembahasan agenda, tatib, dan LPJ menggunakan sidang
jenis ini.

ATURAN UMUM SIDANG

1.      Presedium Sidang
  Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang
dipandu oleh Panitia Pengarah atau Steering Committee (SC).
  Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan
yang disepakati peserta.
  Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

2.      Peserta Penuh
  Hak peserta:
  Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada
pimpinan baik secara lisan maupun tertulis.
  Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
  Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
  Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
  Kewajiban peserta:
  Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
  Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

3.      Peserta Peninjau
  Hak Peninjau:
  Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada
pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
  Kewajiban Peninjau:
  Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
  Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

4.      Steering Committee (SC) / Pemandu

Steering Committee(SC) adalah Komite/Panitia Pengarah yang terdiri dari sekelompok orang
yang memiliki kredibilitas tertentu yang ditunjuk dan diangkat berdasarkan keputusan
sebelum acara dilaksanakan.

  Hak SC:
  SC hanya memiliki hak bicara ketika diperlukan oleh pimpinan sidang berdasarkan kesepakan
oleh seluruh peserta sidang.
  Tugas dan Kewajiban SC:
  Memandu jalannya persidangan
  Memandu sidang pleno pertama untuk menentukan Presedium sidang
  memberikan pengarahan tentang konsep/pola/bentuk penyelenggaraan konvensi.

5.      Organizing Committee (OC) / Panitia Pelaksana

Organizing committee adalah orang yang mengorganisir kegiatan sehingga bisa berjalan
dengan baik sehingga kegiatan berjalan sesuai dengan tata cara pelaksaanaan.
  Hak OC:
  OC tidak berhak apapun tentang jalannya persidangan
  OC tidak dibenarkan masuk ruangan sidang kecuali atas permintaan pimpinan sidang dengan
kesepakatan peserta sidang
  Tugas dan Kewajiban OC:
  Mengadakana acara
  Mengkordinir acara sidang
  Menyediakan perlengkapan sidang

PERANGKAT SIDANG
1.      Peserta sidang (Penuh dan Penijau)
2.      SC
3.      Presidium atau pimpinan sidang
  Ketua (Presidium 1)
         Duduknya di tengah
         Bertugas:
  Membuka dan menutup sidang
  Menjelaskan dan mengatur serta mengarahkan permasalahan agar fokus
  Membuat keputusan-keputusan
  Anggota (Presidium 2)
         Duduk di sebelah kanan Ketua
         Bertugas menulis opsi yuang masuk dari peserta
  Anggota (Presidium 3)
         Duduk di sebelah kiri Ketua
         Bertugas menyimpulkan dan mengamankan sidang
4.      Agenda acara persidangan/materi persidangan
Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft tatib,
AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia
khusus
5.      Ruangan Sidang
6.      Perlengkapan Sidang
  Meja
  Kursi
  Palu sidang
  Pengeras suara
  Podium
  Laptop dan Printer
  Notulensi
7.      Tata Tertib Persidangan
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan
dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

ISTILAH-ISTILAH DALAM PERSIDANGAN

1.      Mohon Bicara (Opsi): meminta izin untuk memberikan pendapat.
2.      Interupsi adalah memotong pembicaraan/menyela dikarenakan ada hal-hal yang sangat
penting untuk diungkapkan, ditempuh dengan menggunakan kata “interupsi” yang pada
hakekatnya meminta kesepakatan untuk berbicara.
3.      Kliring: memotong pembicaraan di atas interupsi
4.      Pending/Skorsing: penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu
pada waktu sidang berlangsung dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan
sidang.
5.      Lobbying: penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan
pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal.
6.      PK/Peninjauan Kembali: mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali
pembahasan/ putusan yang telah ditetapkan.

MACAM-MACAM INTERUPSI:
1.      Point of clarification : interupsi untuk menjernihkan/meluruskan permasalahan atau isi
pembahasan.
2.      Point of view : interupsi yang digunakan untuk menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan,
saran
3.      Point of order : memotong pembicaraan orang lain karena telah melenceng.
4.      Point of solution : interupsi untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dibahas.
5.      Point of information : interupsi untuk memberikan informasi/ kebenaran yang dianggap
perlu,yang berkaitan dengan kondisi yang menjadi pokok pembahasan atau hal-hal yang
dipandang urgen untuk diinformasikan.
6.      Point of privilege (rehabilitation) : Memotong pembicaraan orang lain ketika ia telah
menyinggung martabat orang lain.
7.      Interruption of explanatio, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita
sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap
pernyataan kita.
8.      Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang
disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara
pribadi.
9.      Interup of Solution, Memotong dan menyampaikan solusi sehingga pembahasan bisa
diakhiri.
10.  Interup of idea, Menyampaikan ide baru tapi masih terkait dengan yang sedang dibicarakan
sehingga harus disampaikan segera

PELAKSANAAN INTERUPSI :
         Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah
mendapat ijin dari Presidium Sidang
         Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
         Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan
jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil
alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang
 ATURAN KETUKAN PALU:
  1 Kali Ketukan
  Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
  Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan sementara).
  Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
  Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya
skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
  Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
  2 Kali Ketukan
  Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya 2 X ??
menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan.
  Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
  Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam
pengambilan keputusan
  3 kali ketukan
  Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
  Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang

KALIMAT YANG DIPAKAI OLEH PRESIDIUM SIDANG SAAT MENGETUK

PALU
  Membuka sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim tepat pada pukul 00.00 di jam tangan saya,
sidang pleno I saya nyatakan dibuka.”
tok…….tok…….tok (tiga kali)
  Menutup sidang
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin tepat pada pukul 00.00 di jam tangan
saya, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.
 tok……..tok……..tok (tiga kali)
  Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya”
tok... (satu kali)

  Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih”
 tok (satu kali)
  Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama satu kali 15 menit”
tok..tok... (dua kali)
  Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing satu kali 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan”
tok…tok... (dua kali)
  Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok…(satu kali)
“Peserta sidang harap tenang !”
  Meminta Persetujuan Peserta
“Bagaimana forum, apakah sepakat?”
“Sepakaaat”
Tok.. (satu kali)

SYARAT-SYARAT PRESIDIUM SIDANG :

1.      Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
2.      Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
3.      Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
4.      Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
SIKAP PRESIDIUM SIDANG :
1.      Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
2.      Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
3.      Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1.      Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari
peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus)
2.      Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil
melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
3.      Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka
dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang
SANKSI-SANKSI
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan
dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan
saran, dan usulan peserta siding yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian
sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian
dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta
tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan
peserta sidang yang lain.
            Jika terjadi kericuhan dalam persidangan, peserta bisa meredamnya dengan
jalan:
  Melantunkan ayat suci Alquran
  Menyanyian Lagu Indonesia Raya atau Lagu Mars

ETIKA SIDANG (MUSYAWARAH)

Sering ditemukan sidang-sidang menjadi ricuh karena hal-hal sepele, tapi
akibatnya bisa menghabiskan waktu yang panjang bahkan merusak suasana, materi
 pembahasan, ukhuwah dsb. Padahal forum itu kadang pesertanya terdiri dari
kalangan terpelajar atau bahkan agamawan (aktivis dakwah).
Hal ini terjadi karena saking asiknya berdinamika sehingga melupakan hal-hal
kecil yang bisa merusak. Untuk itu disamping kita belajar untuk ahli beretorika juga
dituntut untuk memperhatikan hal-hal yang dapat mengganggu perasaan para
peserta sidang dan merusak suasana persidangan. Etika sidang yaitu:
  Berbicara atas izin pimpinan sidang
  Sedapat mungkin tidak memotong pembicaraan orang lain, kecuali bila memang
sangat mendesak
  Berbicara seperlunya, tepat sasaran dan tidak bertele-tele
  Berbicara menghadap pimpinan sidang (hindari berhadapan face to face sesama
peserta).
  Camkan bahwa yang ditanggapi adalah ide, gagasan, pendapat dan pemikiran,
bukan orang yang menyampaikannya. Hindari asumsi-asumsi, perasaan antar
pribadi atau pun kelompok.
  Hindari tindakan apologis yang berlebihan. Apologis disini maksudnya adalah
membela diri karena merasa diserang atau karena yang berbeda pendapat adalah si
anu atau dari golongan anu.
  Lihat dan tanggapi segala sesuatu secara objektif, bebas dari asumsi, intrik dan
pretensi negative
  Dan banyak lagi hal-hal sepele tapi menyangkut nilai dan etika yang harus
diperhatikan agar sidang menjadi bermanfaat dan tidak banyak kemubaziran.

“Unzur maa qaala walaa tanzur man qaala” Lihatlah apa yang dikatakan dan jangan
lihat siapa yang mengatakan
Kebenaran yang hakiki hanyalah milik ALLAH SWT, kesalahan dan kekhilafan
adalah bukti bahwa manusia adalah makhluk yang lemah disisi-Nya. Tugas manusia
adalah berupaya terus mencari kebenaran, memperjuangkan keadilan, mencegah
kemunkaran dan menebar kebaikan (amar ma’ruf nahiy munkar)

‫وهللا المو ّفق الى اقوم الطريق‬

“Wallaahul Muwaffiq ilaa aqwamith thoriiq”
“Allah-lah Sang Penolong kepada seteguh-teguh jalan yang ditempuh”