Teknik Persidangan:
Jumlah Presidium Sidang
Dalam mubes, dibutuhkan preisidium sementara dan presidium tetap/sidang. Presidium
sementara, jumlahnya 3 orang, bertugas untuk memimpin jalannya persidangan yang membahas
tentang TATIB MUBES (Tata Tertib Musyawarah Besar). Atau tata tertib persidangan.
Sekaligus memimpin untuk menentukan siapa yang akan menjadi presidium tetap/sidang.
Tugas Presidium Sidang
Lalu apabila telah terpilih 3 orang untuk menjadi presidium tetap, maka acara sidang yang
sesungguhnya bisa dimulai. Presidiumnya 3 orang, tentu ada job masing-masing. Berikut ini
uraiannya:
Presidium 1 – Pimpinan Sidang (duduk di tengah)
1. Membuka dan menutup sidang
2. Membuat keputusan
3. Mengontrol peserta sidang agar tertib
Presidium 2 (duduk di sebelah kanan pimpinan sidang)
1. Menulis opsi yang masuk dari peserta
2. Menggantikan presidium 1 apabila ia kelelahan
Presidium 3 (duduk di sebalah kiri pimpinan sidang)
1. Mencatat segala masukan dari peserta dan perubahan yang terjadi di naskah (naskah yang
dikaji ditampilkan di layar dan diedit secara langsung)
2. Menyimpulkan hasil sidang
Ketukan Palu Sidang
Menjadi presidium, harus mengerti tentang tata cara menjadi presidium atau pimpinan sidang.
Iya, siapkan palu dan alas palunya ya. Untuk ketukan-ketukan saat persidangan.
Oh tentu saja, setiap ketukan palu ada maknanya. Berikut uraiannya:
1 kali ketukan
Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang dari presidium 1 ke 2 atau sebaliknya
Mengesahkan kesepakatan dan keputusan peserta sidang poin per poin atau ayat per
ayat
Menskorsing sidang dan mencabut kembali skorsing sidang (biasanya 2x1 menit untuk
lobbying, dll)
Mencabut kembali atau membatalkan ketuka sebelumnya yang dianggap keliru
2 kali ketukan
Menskorsing dan mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya 2x30
menit untuk istirahat, sholat, makan dll)
Peninjauan kembali
3 kali ketukan
Membuka dan menutup agenda sidang
Mengesahkan keputusan akhir hasil sidang
Banyak ketukan
Untuk mengamankan acara sidang yang dianggap gaduh atau tidak terkontrol
Teks Pimpinan Sidang
Membuka sidang oleh presidium sementara untuk pembahasan tatib mubes
“Assalamualaikum wr wb. Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim,
tepat pada pukul 09.17, maka sidang musyawarah besar organisasi xxxx tahun
2020, saya nyatakan dibuka” (3x ktukan palu)
Memasuki Pokok Pembahasan Sidang
“Pada hari ini, saya akan memimpin jalannya sidang untuk pembahasan tata tertib
mubes organisasi xxxx hingga akhir. Saya harap para peserta mengikuti jalannya
sidang dengan tertib. Silakan dibuka naskah tata tertib mubesnya”.
Lalu dibaca deh naskahnya. Dibaca sesuai judul. Poin per poin. Contohnya:
“TATA TERTIB MUSYAWARAH BESAR (MUBES) UNIVERSITAS
JEMBER MENGAJAR, ORGANISASI MAHASISWA UNIVERSITAS
JEMBER MENGAJAR, UNIVERSITAS JEMBER, TAHUN 2016. Apakah ada
usulan perubahan?”
Presidium melihat ke peserta, mungkin ada yang mengacungkan tangan untuk
mengusulkan sesuatu.
Apabila ada usulan, “Iya, silakan Mas xxx untuk menyampaikan pendapatnya”.
Pastikan ketahui namanya ya. Kalaupun belum kenal, maka minta dia untuk
menyebutkan namanya terlebih dahulu. Pemimpin yang baik harus mengenal
anggotanya dong.
Apabila sudah ada peserta yang menyampaikan pendapat, “Terima kasih atas
usulannya. Mungkin ada usulan lain?” Tawarkan usulan lain.
Kalau masih diam dan hening, tawarkan sampai 3 kali.
Kalau ada yang jawab: Tidak Pim. Maka bisa dilanjutkan dengan “Baik, karena
tidak ada usulan lain, maka saya ajukan usulan dari mas xxx mengenai perubahan
tentang yyyy menjadi zzzz. Apakah bisa disepakati?”
Lalu audiens menjawab, “Sepakaaat”.
Maka presidium mengetuk palu 1 kali, sebagai tanda telah disepakati atas
perubahan yang terjadi.
Begitu seterusnya ya. Pembahasan bisa per bab, per ayat, bahkan poin per poin
Melakukan Lobbying
Misal nih. Ada usulan pertama dari si A, dan ada usulan kedua dari si B.
Ditawarkan bagaimanapun, tidak menemui kata sepakat. Maka yang selanjutnya
dilakukan adalah penguatan pendapat.
Pimpinan sidang bisa menawarkan “Silakan, kepada para peserta sidang, mungkin
ada yang mau memberi penguatan atas usulan pertama.” Penguatan dilakukan 3
kali orang yang berbeda. Hal ini untuk memberi keyakinan kepada para peserta
lain bahwa usulan tersebut itu bagus banget loh, harus banget untuk diterapkan di
organisasi ini.
Kalau setelah penguatan masih terjadi deadlock dan tidak mendapatkan
kesepakatan. Maka jalan terakhir adalah lobbying.
Proses Lobbying
Lobbying merupakan bentuk kompromi atau diskusi untuk menyelesaikan perbedaan
pendapat yang terlalu banyak dan belum mendapatkan kesepakatan.
Pimpinan sidang pleno boleh bilang seperti ini, “Baik, karena belum mendapatkan
kesepakatan setelah proses penguatan, maka selanjutnya kita masuk ke tahap lobbying.
Silakan kepada saudara A dan saudara B untuk melakukan proses lobbying di tempat yang
telah disediakan selama 1x2 menit.” Tok. Ketuk palu 1 kali.
Saudara A dan saudara B memasuki ruangan yang telah disediakan, bersama Presidium 2
sebagai saksi. Setelah lobbying selesai, maka presidium 2 menyampaikan hasil.
Proses Voting
Namun apabila masih belum didapatkan kesepakatan dari proses lobbying, maka jalan
terakhir satu-satunya adalah voting. Pimpinan sidang bisa berbicara seperti ini, “Baik, terima
kasih presidium 2 atas laporan lobbyingnya. Jadi, masih belum didapatkan kesepakatan
melalui proses lobbying. Maka dilanjutkan pada proses terakhir, yaitu voting. Voting
dilakukan secara terbuka. Peserta silakan mengacungkan tangan pada pilihan usulan yang
dikehendaki. Tidak diperkenankan mengacungkan tangan 2 kali. Mohon kesediaannya untuk
patuh pada tata tertib.” Lalu sampaikan usulannya dan hitung jumlah orang yang sepakat
dengan masing-masing usulan.
Peninjauan Kembali
Biasanya ada hal-hal yang luput, atau pasal yang ingin diubah oleh peserta. Padahal
pasal tersebut sudah dibahas. Maka usulan atau pendapat tersebut bisa disampaikan
saat proses PK (Peninjauan Kembali).
Presidium: “Naskah tata tertib mubes sudah kita bahas hingga pasal terakhir.
Mungkin di antara para peserta, ada yang ingin mengajukan PK atau peninjauan
kembali?”
Membacakan Hasil Sidang
“Akhirnya kita sudah selesai membahas tata tertib mubes. Mohon dipatuhi dan
dilaksanakan sebaik mungkin untuk pelaksanaan mubes tahun ini. Mohon kepada
presidium 2 untuk menyiapkan SK atau surat keputusan”.
Biasanya sudah disiapkan SK oleh presidium 2 beserta panitia. Naskah pembahasan
dicetak bersama dengan SK-nya. Setelah SK tercetak, lalu presidium sidang
membacakan. Kemudian ketiga presidium tanda tangan di SK.
Penerimaan atau Penolakan LPJ
Usai diskusi LPJ selesai, maka dilakukan penerimaan atau penolakan LPJ yang
dipimpin oleh presidium.
“Pembahasan LPJ telah selesai. Dengan begini, apakah Laporan Pertanggung
Jawaban Organisasi XXX Periode 20xx bisa diterima?”
Kalau ada yang menjawab diterima, maka “Baik, Laporan Pertanggung Jawaban
Organisasi XXX Periode 20xx diterima”. Tok. Ketuk 1 kali.
Kalau ada yang menjawab ditolak, maka tanyakan kembali ke peserta yang menjawab
ditolak. Mungkin maksudnya diterima dengan revisi. Boleh kok kalau diterima
dengan revisi. Nah, tentu saja ditentukan juga waktu pengumpulan LPJ yang telah
direvisi.
Menutup Sidang Pleno
“Alhamdulillahirobbilalamin. Akhirnya setelah kita bermusyawarah selama 2 hari 2
malam ini, telah kita dapatkan beberapa hal yang penting dalam organisasi kita, yaitu
penerimaan LPJ Organisasi xxxx Periode 20xx, AD/ART Organisasi xxxx Periode
20xx, mendapatkan ketua organisasi xxxx periode 20xx beserta dewan penasehatnya.
"
"Semoga, hal-hal yang kita diskusikan, peluh keringat kita selama mubes ini
memberikan hasil yang baik untuk kebaikan organisasi kita depannya. Kami harap,
ketua baru dapat menjalankan amanah dengan baik. Maka dari itu, saya dan kedua
rekan saya selaku presidium sidang, mohon pamit undur diri. Mohon dimaafkan atas
salah-salah kata dan tindakan selama acara mubes berlangsung. Terima kasih atas
kesempatan dan kepercayaannya. Semoga kita sukses selalu. Wassalamualaikum wr
wb”.
Tok… tok… tok… Ketuk palu 3x. Menandakan bahwa sidang ditutup.
