materi

Pengikut

Arsip Blog
 ▼  2012 (1)
o ▼  Januari (1)

 microsoft office access

Mengenai Saya

didit
Lihat profil lengkapku

Sabtu, 14 Januari 2012

microsoft office access

BAB
I
MENGOPERASIKAN SOFTWARE APLIKSI BASIS
DATA
A. PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA (DATABASE)
1. Pengertian Database
Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data. Misalnya data
tentang peserta didik, nilai, harga, makanan, dan lain-lain. Agar data menjadi suatu
informasi yang bermanfaat bagi orang yang membacanya, maka data harus
diorganisasikan dan diolah dalam suatu file database. Untuk pengorganisasian dan
pengolahan data dengan komputer dibutuhkan suatu system manajemen database
(DBMS). Dengan DBMS, kita dapat menambah, mengubah, menghapus, dan
mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan yang diinginkan serta
membuat laporan bagi data tersebut.
Database atau biasa dikenal dengan basis data adalah kumpulan data yang
terhubung dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database
antara lain : buku telepon, buku kamus, katalog buku diperpustakaaan, dan lain-lain.
2. Mengenal Microsoft Access 2007
Microsoft Access 2007 atau lebih dikenal dengan sebutan Access 2007
merupakan salah satu perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database
di bawah system Windows. Dengan menggunakan Microsoft Acces 2007 Kita dapat
merancang, membuat, dan mengolah database dengan mudah dan cepat.
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access
2007 diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label
data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung
daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.
3. Database Dalam Access 2007
Di dalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau obyek yang
dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun obyek- obyek tersebut
antara lain :

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam lingkungan
Access 2007 yaitu :
 Table adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Tabel mengatur data di
dalamnya dalam bentuk kolom (field) dan baris (record).
 Field adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama
atau sejenis dimasukkan. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara
 vertikal pada tabel.
 Record merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya
tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.
4. Memulai Microsoft Access 2007
Untuk menjalankan Microsoft Access 2007, ikuti langkah sebagai berikut :
a. Klik Start
b. Pilih All Programs
c. Pilih Microsoft Office
d. Pilih dan klik Microsoft Office Access 2007
e. Sehingga muncul tampilan sebagai berikut
Pada tampilan awal tersebut, klik salah satu pilihan berikut :
 Blank Database jika ingin membuat sebuah database baru yang masih
kosong. Ketik nama filenya pada kotak dialog yang muncul disebelah
kanan Access 2007.
 Feature Online Template jika ingin membuat sebuah database dengan
menggunakan template yang disediakan oleh Windows Sharepoints
Service Site.
Klik Create untuk pilihan Blank Database atau klik Download untuk pilihan yang
ada di Feature Online Templates.
5. Membuat Database Baru
Untuk membuat sebuah database baru, langkah-langkahnya sebagai berikut :
a. Pada tampilan awal pilih Blank Database atau bisa juga memilih New Blank
database pada bagian Microsoft Office Button.
b. Setelah muncul dialog untuk memasukkan nama file database, isikan alamat
beserta nama file database secara manual atau bisa mengklik tombol folder untuk
menyimpan secara otomatis.
c. Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel
untuk membatalkan proses pembuatan file database.
d. Sehingga ditampilkan lembar kerja access sebagai berikut
6. Membuka File Database
Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan cara :
 a. Klik Office Button
b. Lalu klik Open.
c. Di dalam daftar folder, cari folder atau alamat tempat tersimpannya file
database.
d. Bila sudah menemukan file database yang diinginkan, pilih salah satu
langkah berikut :
 Double klik file database untuk membukanya.
 Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk
membukanya.
7. Menutup File Database yang Aktif
Untuk menutup database yang sedang aktif, langkah-langkahnya sebagai
berikut :
a. Klik Office Button
b. Klik tombol Close Database (Ctrl+W).
8. Mengakhiri Access 2007
Untuk mengakhiri atau menutup Access 2007, Kita tinggal mengklik tombol
Close dari jendela Access yang sedang aktif atau tekan secara bersamaan tombol Alt
dan F4 pada keyboard.

BAB
ii
BEKERJA DENGAN APLIKASI MICROSOFT
ACCESS 2007
A. Membuat dan Memodifikasi Tabel pada Access 2007
1. Pengertian Tabel
Selain objek utama sebuah database, sebuah tabel bisa dipandang sebagai
kumpulan data tentang topik yang khusus, seperti data peserta didik, data guru, dan lain
sebagainya. Dengan menggunakan tabel terpisah masing-masing topik berarti kita sudah
 melakukan suatu tindakan yang amat berguna bagi database. Sebab dengan demikian
akan mengurangi kesalahan terutama di dalam memasukkan data.
Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu kolom (field) dan baris (record). Struktur
tabel pada Access 2007 yang terdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke dalam
kelompok-kelompok yang berjenis sama. Di dalam tabel perlu menentukan jenis dan
ukuran yang dibutuhkan sesuai dengan besarnya data yang akan dimasukkan.
Berikut ini adalah jenis data yang disediakan oleh Access 2007 dan sering
digunakan untuk membentuk sebuah tabel :

2. Merancang Tabel
Untuk membuat sebuah tabel baru, Kita dapat merancang dan membuat dengan langkah-
langkah berikut ini :
a. Buka file database yang Kita inginkan atau buat sebuah database baru.
b. Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan, maka secara otomatis
akan muncul tampilan table1 dalam format Datasheet View. Walaupun begitu
tidak disarankan merancang tabel dalam format datasheet view karena struktur
dan jenis data tabel tidak terlalu terlihat. Oleh karena itu : pilih tab datasheet =>
klik view => pilih design view.
c. Maka secara otomatis otomatis Kita akan diminta memasukkan nama tabel.
Ketikkan nama Data Siswa. Lalu tekan OK.
d. Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field yang secara
otomatis terisi dengan ID. Hapus nama field tersebut.
e. Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di gambar berikut ini :
f. Pada Field Name, ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas.
Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (.).
g. Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur di atas.
h. Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang diubah
(sebagai contoh field size dari nama field yang ada). Isikan sesuai dengan
perubahan yang Kita buat pada field di sebelahnya.
i. Pada saat mengisi nama field, Kita perlu menentukan nama field mana yang akan
dijadikan Primary Key. Misalnya nama field NIS (posisikan kursor dalam
keadaan aktif di field name NIS) dijadikan sebagai primary key (biasanya
 field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan
bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain), maka langkahnya sebagai berikut :
 Pilih field yang akan dijadikan primary key contoh : NIS.
 Pilih tab Design => klik Primary Key.
j. Pada kotak Field Properties, terdapat beberapa pilihan yaitu :

k. Setelah selesai membuat struktur tabel di atas, simpan struktur tabel tersebut.
3. Merancang Tabel dengan Entering Data
Untuk membuat sebuah tabel baru, pengguna juga bisa menggunakan
fasilitas Entering Data dengan langkah-langkah berikut ini :
a. Buka file database yang diinginkan, kemudian pada tab Create klik Table.
b. Secara otomatis akan timbul tampilan seperti berikut :
c. Untuk menggantikan nama field tersebut di atas, klik kanan kolom yang akan
diganti. Kemudian pilih Rename Column. Untuk selanjutnya lakukan untuk
menambah kolom dengan cara menekan tombol tab sehingga tampilannya
seperti berikut:
4. Modifikasi Tabel
Setelah merancang tabel terkadang ada suatu perubahan yang mengharuskan
modifikasi pada tabel yang dibuat. Misalkan mengganti field, menambah atau
menyisipkan field, ataupun menghapus field tersebut. Adapun bentuk modifikasi
tabelnya adalah sebagai berikut :
 Memperbaiki nama field (Field Name)
 Memperbaiki jenis data (Data Type)
 Memindahkan letak field
 Menyisipkan/menambah field
 Menghapus field
a. Memperbaiki Nama Field (Field Name)
Untuk memperbaiki nama field caranya sebagai berikut :
1) Buka field tabel yang ingin diperbaiki, misalkan tabel Data Siswa.
2) Pilih nama field yang akan diganti kemudian ketikkan nama field baru.
Contoh ganti nama field Nama Siswa diganti dengan Nama Peserta Didik.
 b. Memperbaiki Jenis Data (Data Type)
Untuk memperbaiki jenis data, caranya sebagai berikut :
1) Misalkan akan mengganti data type Text dengan Number untuk field JK.
2) Aktifkan atau tempatkan kursor pada field JK, lalu klik di bagian Data Type.
3) Pilih tipe data Number.
4) Simpan kembali struktur tabel tersebut.
c. Memindahkan Letak Field
Cara memindahkan letak field adalah sebagai berikut :
1) Misalkan pindahkan letak field ALAMAT dan letakkan setelah field
NAMA WALI.
2) Aktifkan kursor pada field ALAMAT lalu klik.
3) Tekan dan geser (drag dan drop) field ALAMAT lalu arahkan ke field
NAMA WALI lalu lepas mousenya.
4) Simpan kembali struktur tabel tersebut.
d. Menyisipkan/Menambah Field
Cara menambah atau menyisipkan field adalah sebagai berikut :
1) Misal sisipkan field JURUSAN, dengan data typenya text, sedangkan
lebarnya 20 dan letakknya setelah field JK.
2) Aktifkan/tempatkan kursor pada field setelah JK lalu klik.
3) Klik Insert Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Insert Rows.
4) Lalu ketik nama field JURUSAN.
5) Simpan kembali struktur tabel tersebut.
e. Menghapus Field
Cara menghapus field adalah sebagai berikut :
1) Misal hapus field JK.
2) Aktifkan/tempatkan kursor pada field JK lalu klik.
3) Klik Delete Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Delete Rows.
5. Mengubah Ukuran Data
Seperti halnya field, data/record pun dapat diubah ukurannya, baik lebar kolom
maupun tinggi baris data.
a. Mengubah lebar kolom
 1) Aktifkan kolom yang akan diubah lebar kolomnya.
2) Masuk ke tab Home.
3) Klik tombol More yang ada di bagian record lalu pilih Column Width atau
klik kanan pilih Column Width sehingga muncul :
4) Pada kotak isian Column Width, isikan angkanya.
5) Klik OK.
Keterangan :
Standard Width : Mengubah lebar kolom ke lebar kolom
semula (standar).
Best Fit : Mengubah lebar kolom sesuai dengan
banyaknya karakter pada kolom data.
b. Mengubah tinggi baris
1) Aktifkan baris yang akan diubah tinggi barisnya.
2) Masuk ke tab Home.
3) Klik tombol More yang ada dibagian Records lalu pilih Row Height atau klik
kanan pilih Row Height sehingga muncul :
4) Pada kotak isian Row Height, isikan angkanya.
5) Klik OK.
6. Menyisipkan/Menambah Data
Penyisipan data/record berarti penambahan jumlah data yang telah ada. Data baru
akan selalu ditampilkan setelah data terakhir. Untuk menyisipkan data/record
langkahnya sebagai berikut :
a. Pilih dan klik baris data/record yang akan disisipkan.
b. Masuk ke tab Home.
c. Klik tombol New yang ada pada bagian record atau klik kanan lalu pilih New
Record.
7. Menghapus Data
Untuk menghapus data yang tidak diperlukan lagi, langkahnya sebagai berikut :
a. Pilih dan klik baris data/record yang akan dihapus.
b. Masuk ke tab Home.
c. Klik tombol Delete yang ada pada bagian Records atau klik kanan lalu pilih Delete
 Record.
8. Mengurutkan Data (Data Sort)
Kita dapat mengurutkan data dengan cara re;atif cepat dan singkat, baik
diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun Descending (menurun).Misal
urutkan data berdasarkan NAMA secara Ascending, langkahnya sebagai berikut :
a. Pilih dan klik kolom NAMA sehingga isi kolom NAMA akan terseleksi.
b. Masuk ke tab Home.
c. Klik tombol Ascending pada bagian Sort & Filter.
Untuk mengurutkan data secara Descending langkahnya hampir sama dengan
Ascending, hanya tombolnya yang berbeda.
9. Mencetak Tabel
Untuk mencetak tabel yang telah dibuat, langkah-langkahnya sebagai
berikut :
a. Buka basis data tempat tabel yang akan dicetak berada.
b. Kemudian pilih tabel yang akan dicetak dengan cara mengkliknya, kemudian klik
Office Button => Print. Selanjutnya muncul jendela Print. Kita bisa melakukan
pengaturan pada jendela Print. Selanjutnya OK.

BAB
iii
MELAKUKAN ENTRY DATA
A. Membuat Form
1. Membuat atau Merancang Form
Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk mempermudah
Kita memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki
data dan mencetaknya. Dengan form, kita bisa membuat atau bahkan merancang form
yang hanya memperlihatkan sebagian field dari sebuah tabel, atau bahkan
menyertakan foto Kita maupun data siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan.
Tidak itu saja, dengan form kita bisa menampilkan record record yang memenuhi
 kriteria tertentu.
2. Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard
Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan formnya
tidak perlu merancang lagi layout form maupun gaya (style) form. Kita cukup
memilih bentuk yang sudah disediakan oleh Access 2007.
Sebelum membuat form, terlebih dahulu buatlah file database dengan nama Dataku.
Sedangkan nama file tabelnya yaitu Data Siswa dengan struktur tabel sebagai berikut :
Untuk membuat form dengan fasilitas Form Wizard ikuti langkah berikut ini :
a. Buka tabel Data Siswa
b. Klik tab Create.
c. Pada menu Forms klik tombol More Forms lalu pilih Form Wizard.
d. Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada formnya.
Apabila ingin memilih salah satu field, kita bisa mengklik dua kali field yang
diinginkan atau tinggal mengklik tombol >. Untuk memilih semua field klik
tombol >>. Dalam kasus ini pilih semua field lalu klik Next.
e. Pada form kedua pilih tampilan atau layout form yang diinginkan. Dalam hal
ini ada empat pilihan yaitu :
o Columnar
o Tabular
o Datasheet
o Justified
Pilih Columnar lalu klik Next.
f. Pada form ketiga, kita bisa memilih style yang kita suka. Pilih Access 2007
lalu klik Next.
g. Pada form keempat kita harus memasukkan nama dari form yang kita buat.
Pada form tersebut, kita juga bisa memilih untuk membuka form atau
memodifikasi tampilan form yang sudah dibuat. Masukkan form Data Siswa
pada isian nama form lalu pilih Open the form to view or enter information.
Klik Finish untuk melihat hasil formnya.
h. Maka tampilan formnya adalah sebagai berikut:
i. Di bawah ini tampilan form, ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk
 berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan.
j. Setelah itu kita dapat mengisikan data baru dengan mengklik tombol New
(Blank) Record.
3. Mengubah Desain Form
Jika form yang dibuat ingin dimodifikasi sehingga menghasilkan form yang menarik,
kita harus melakukan perubahan. untuk melakukan perubahan tersebut, kita bisa
mulai melakukan pengaturan ulang pada form tersebut. Langkahlangkahnya
adalah sebagai berikut :
a. Buka kembali Database Dataku. Pada jendela Navigation Pane, klik kanan
form Data Siswa dan pilih Design View.
b. Selanjutnya muncul tampilan berikut.
c.
d. Sekarang coba kita merubah judul pada Form Header. Hal ini dapat
dilakukan dengan meletakkan kursor di Form Header dan kemudian ketiklah
perubahan judul yang diinginkan. Misal judulnya diubah menjadi “Data
Siswa SMK Negeri 1 Sendawar”, hasilnya seperti terlihat pada gambar berikut.
e. Setelah selesai melakukan perubahan klik tab Design => pada ribbon yang
tampil pilih View => Form View. Maka terlihat hasilnya seperti pada gambar.
4. Menambahkan Fungsi Matematika pada Form
Dalam bahasan menambahkan Fungsi Matematika ini kita akan menggunakan
form Daftar Nilai yaitu menghitung Jumlah Nilai secara otomatis, langkahnya sebagai
berikut :
a. Buat dulu table daftar nilai sebagai berikut
b. Buka kembali tabel Daftar Nilai pada basis data Database Dataku. Masuk
ke Design View tabel tersebut dan tampilkan field Jumlah Nilai dan Rata-
rata. Keduanya memiliki tipe data Number.
c. Selanjutnya simpan perubahan tabel dengan menekan Ctrl + S. Buatlah
kembali sebuah form baru dengan nama Penilaian yang menampilkan semua
field yang telah ada. Buat form dengan menggunakan Form Wizard.
Hasilnya dapat kita lihat seperti berikut :
d. Untuk membuat rumus di kolom jumlah nilai dan rata-rata caranya adalah:
 kita masuk ke Design View dari Penilaian. Klik ganda textbox jumlah
nilai. Jika kita mengklik dengan benar, maka akan muncul properties box
seperti pada gambar. Jika Control Source diklik, akan muncul tombol
disebelah kanan kotak Jumlah Nilai.
e. Jika tombol tersebut diklik, kita akan memasuki Expression Builder.
f. Ganti kotak dengan persamaan jumlah nilai yang sebelumnya telah diberikan,
caranya :
o Ketik tanda “=” (tanpa tanda “ “), kemudian klik ganda pada nilai yang
akan dijumlah.
o Klik sekali tanda tambah (+), lalu klik lagi nilai berikutnya yang akan
dijumlah, dan seterusnya sampai semua nilai yang akan dihitung
dimasukkan.
g. Hasilnya dapat kita lihat seperti pada gambar. Setelah selesai memasukkan
persamaan, klik OK.
h. Jika telah berhasil mencapai langkah ini, simpan hasil kerja kita. Selanjutnya
keluar dari Design View dan buka kembali form Penilaian. Maka akan
diperoleh hasil seperti gambar berikut.
5. Menambah Fungsi Seleksi pada Form
Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat subjektif, sehingga
perlu dibuat ukuran-ukuran yang jelas agar keterangan yang disampaikan memiliki
makna. Sebagai contoh, jika seorang siswa mendapatkan nilai rata-rata di atas 6,
maka siswa dinyatakan lulus, jika sebaliknya maka siswa tidak lulus, dapat juga
diberi batasan, jika siswa mendapatkan nilai diatas atau sama dengan 8 maka siswa
mendapatkan keterangan istimewa, sebaliknya siswa hanya mendapatkan nilai
cukup.Untuk menyelesaikan kasus tersebut, Microsoft Access telah menyediakan
fungsi seleksi yaitu fungsi IIf. Format dari fungsi ini adalah :
IIf(Pernyataan, A, B)
Maksud dari fungsi tersebut, jika pernyataan benar, maka yang diambil adalah nilai
A, namun jika pernyataan salah, maka yang diambil adalah nilai B. Sekarang, untuk
contoh kasus Database Dataku ini, kita buat syarat- syarat, sebagai berikut :
a. Nilai rata-rata ≥ 8; keterangan = Istimewa
 b. Nilai rata-rata < 8; keterangan = Cukup
Kita berikan cukup dua syarat agar mudah bagi kita mempelajari fungsi seleksi ini.
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.
 Buka kembali Design View dari form Penilaian. Kemudian klik ganda textbox
Keterangan dan ubah Control Source melalui Expression Builder.
 Ketikkan fungsi berikut di dalam Expression Builder.
=IIf([RATA-RATA]>=8,"Istimewa","Cukup")
Perhatikan dengan baik penulisan fungsi seleksi, karena kesalahan kecil saja
akan memyebabkan Microsoft Access tidak mengeksekusi perintah yang
diberikan.
o Penulisan harus diawali dengan tanda sama dengan (“=”).
o Penulisan yang tepat adalah IIf. Walaupun demikian Microsoft Access
tetap mengenali fungsi ini sekalipun ditulis dengan huruf kecil.
o Perhatikan tanda kurung buka.
o Jika yang ditampilkan pada textbox adalah kata (bukan angka), gunakan
tanda kutip dua(“ “). Dalam hal ini kita gunakan kata “Istimewa” dan
“Cukup”. Kedua kata ditulis lengkap dengan tanda kutip dua. Jangan lupa
meletakkan tanda kurung tutup!
o Klik OK, simpan hasil perubahan yang kita lakukan dengan menekan
Ctrl+S.
 Selanjutnya, buka kembali form Penilaian. Kita akan melihat bahwa
keterangan siswa telah berubah.
 Setelah kita mampu membuat suatu program seleksi di Expression Builder,
mungkin kita akan lebih tertantang membuat syarat-syarat yang lebih
ketat. Misalnya, nilai 8 - 10 adalah istimewa, 7 - 8 adalah baik, 6 - 7
adalah kurang, sedangkan kurang dari 6 dapat diberi keterangan tidak lulus.
6. Entry Data pada Form dengan Menggunakan Keyboard
Dalam hal ini, asumsikan bahwa kita sudah mempunyai sebuah basis data yang
didalamnya sudah terdapat tabel dan form. Aturan yang ada di dalam sistem
manajemen basis data menyebutkan bahwa untuk memasukkan (entry) data ke
dalam suatu basis data sebaiknya dilakukan melalui suatu form. Selain mudah dan
 praktis, pengguna form dimaksudkan untuk menghindari adanya duplikasi data.
Untuk entry data tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau
keyboard. Tetapi dari kedua alat tersebut, penggunaan keyboard biasanya lebih
dominan perannya.
Sebelum kita mulai memasukkan data, kita harus mengenal beberapa
fungsi tombol pada keyboard yang digunakan saat memasukkan data pada form.
a. Untuk berpindah dari field satu ke field yang lain kita dapat menekan tombol
Enter, Tab, dan Arrow (panah).
b. Jika kita telah mengisikan data pada semua field dan akan pindah ke lembar
form yang baru dapat menekan tombol Page Down atau tekan Enter pada
field terakhir.
c. Jika kamu ingin kembali ke lembar form sebelumnya, kita dapat menekan
tombol Page Up.
Selanjutnya kita dapat mulai memasukkan data pada form, perhatikan langkah
berikut :
 Buka form yang telah dibuat, misalnya form Penilaian.
 Setelah form terbuka, kita bisa mulai mengisikan data. Jika lembar form
telah terisi kita harus mencari lembar form yang kosong dengan menekan
Page Down atau dengan menekan icon pada form.
 Selanjutnya isikan data sesuai yang diinginkan sampai selesai.
 Setelah selesai melakukan input data jangan lupa untuk menyimpannya.
7. Memeriksa Hasil Entry Data
Untuk memeriksa apakah data yang kamu masukkan sudah benar dan sudah tersimpan
pada basis data, dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satunya dengan
melihat tabel yang menyimpan data tersebut. Sebagai contoh, sekarang akan dilihat
data yang baru saja dimasukkan pada bagian sebelumnya. Caranya adalah sebagai
berikut:
a. Buka tabel Penilaian. Tabel Penilaian mengalami beberapa penambahan
data.
b. Data yang baru dimasukkan ada pada tabel, artinya data yang dimasukkan
tersimpan. Kita bisa mengecek apakah datanya sudah benar atau belum.
 Kita juga bisa memeriksa hasil entry data dengan menggunakan form. Caranya
adalah dengan membuka form Penilaian, kemudian kamu periksa record pada setiap
lembar form dengan menggunakan tombol navigasi yang terdapat pada bagian
bawah jendela form Penilaian.
Keterangan :
o Tombol digunakan untuk menuju ke record pertama.
o Tombol digunakan untuk menuju ke record sebelumnya.
o Kotak digunakan untuk menuliskan nomor record yang akan
dipilih untuk ditampilkan.
o Tombol digunakan untuk menuju ke record berikutnya.
o Tombol digunakan untuk menuju ke rocord terakhir.
8. Mencetak Hasil Entry Data
Ada baiknya yang sudah kita masukkan ke dalam basis data juga dicetak ke atas
kertas agar kita mempunyai arsip data tersebut secara fisik. Langkah untuk mencetak
sebagai berikut :
a. Tekan tombol office => Print atau Ctrl+P.
b. Klik All untuk mencetak semua data.
c. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas, pewarnaan dan sebagainya, kita
dapat menggunakan tombol properties.
d. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai.

BAB
iv
MELAKUKAN UPDATE DAN DELETE DATA
DENGAN UTILITAS APLIKASI
A. PERSIAPAN MENG-UPDATE DAN MEN-DELETE DATA
Salah satu peristiwa yang selalu terjadi adalah perubahan. Kebutuhan dan
minatmu dapat berubah seiring kita tumbuh dan berkembang. Sebuah informasi yang dahulu
 sangat penting bisa berubah menjadi tidak penting. Sementara, informasi yang semula
dianggap tidak berguna sama sekali bisa berubah menjadi informasi berharga. Seiring
meningkatnya jumlah informasi dalam bidang bisnis dan kehidupan sehari-hari, kita mungkin
perlu menata atau mendistribusi ulang informasi tersebut. Oleh karena itu untuk mengantisipasi
terjadinya perubahan- perubahan pada data yang dimiliki, ada baiknya mempelajari
bagaimana cara meng-update (mengubah) atau men-delete (menghapus) data pada basis data.
1. Memilih Field dan Record
Kita harus memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah jendela datasheet.
Untuk memilih data atau record pada sebuah jendela datasheet dapat dilakukan
dengan beberapa cara, untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini :

2. Memindahkan Insertion Point

Untuk memindahkan Insertion Point atau data Record dalam sebuah datasheet dapat
menggunakan fasilitas yang ada diperintah Go To dari menu Edit, Panah atas, panah
bawah, Page Up, Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar. Selain itu Kita
dapat juga memindahkan posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang
ada pada bagian bawah dari jendela datasheet sebuah tabel. Perhatikan tabel berikut :

B. MENG-UPDATE (MENGUBAH) DATA

Ada beberapa cara untuk melakukan update data pada suatu aplikasi basis
data. Pada Microsoft Access, update data dapat dilakukan melalui tabel, query dan form. Pada
modul ini, update data akan dilakukan melalui tabel dan query.
1. Update Data Melalui Tabel
Untuk meng-update data melalui tabel, bukalah tabel yang ingin diubah terlebih
dahulu. Misalkan kita ingin meng-uodate data pada tabel “Data Siswa” yang kita buat
sebelumnya. Langkahnya sebagai berikut :
 a. Buka basis data Database Pendidikan yang telah dubuat sebelumnya.
Selanjutnya buka tabel Data Siswa.
b. Kita bisa mulai meng-update data setelah muncul jendela berikut ini.
Misalkan data di-update dengan menambahkan dua record baru dengan
siswa bernama Watin dan
Romaniah. Caranya, klik kanan pada selektor kolom, lalu pilih New Record,
seperti pada gambar.
c. Selanjutnya masukkan data dari Watin dan Romaniah dengan benar.
d. Setelah data selesai di update, klik Tombol Office => Save.
e. Langkah terakhir tutup tabel dengan mengklik Tombol Office => Close
Database.
2. Update Data Melalui Query
a. Membuat Query
Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel,
sehingga hanya data-data tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara
fisik query adalah tabel juga. Jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa
tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel
dengan sumber tabel-tabel yang sudah ada.
Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhi kriteria
tertentu atau juga dapat berupa ekspresi. Sebelum membuat query, tabel-tabel
yang akan digunakan harus dihubungkan terlebih dahulu satu sama lain karena
ketika memuat query kita akan menggunakan kombinasi dari tabel-tabel tersebut.
Cara membuat relationship pada tabel-tabel tersebut adalah sebagai berikut :
 Klik tab Database Tools.
 Klik Relationship yang ada di bagian Show/Hide.
 Timbul sebuah tampilan relationship. Klik Show Table yang ada
dibagian Relationship. Pada Form Show Table pilih tabel yang ingin kita
hubungkan dengan cara sorot nama tabelnya kemudian klik Add.
 Setelah memilih kemudian klik Close.
 Untuk membuat sebuah relasi antar tabel kita bisa langsung menyorot
field yang ingin direlasikan kemudian drag dan drop di field relasinya
 pada tabel yang berbeda. Sebagai contoh kita klik field NIS yang ada di
tabel Data Siswa kemudian drag dan drop field tersebut dengan field NIS
yang ada di tabel Penilaian. Kemudian pada form Edit Relationship klik
Create.
Setelah kita selesai membuat relasi antar tabel, maka sekarang bisa dimulai
membuat query. Terdapat dua cara membuat query yaitu :
o Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.
o Membuat Query dengan Query Design
1) Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.
Sebuah query dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh Access 2007 yaitu
dengan fasilitas query wizard. Cara untuk membuat query dengan query wizard adalah sebagai
berikut :
 Buka Database Dataku yang telah dibuah sebelumnya.
 Klik tab Create.
 Klik Query Wizard yang ada di bagian Other.
 Pada isian New Query, pilih Simple Query Wizard lalu klik OK.
 Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut:
 Pada kotak daftar pilihan Table/Query, pilih dan klik nama tabel/query
yang diinginkan, misal:
- Tabel Data Siswa nama field yang diinginkan NIS, NAMA
PESERTA DIDIK, KELAS, dan JURUSAN.
- Tabel Daftar Nilai nama field yang diinginkan yaitu JUMLAH dan
KETERANGAN.
 Pada kotak daftar pilihan Selected Field, pilih field-fieldnya dengan
menekan tombol >. Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga
field yang terseleksi akan tampak pada gambar di bawah ini.
 Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya. Pada form Simple Query
Wizard pilih Detail (Shows every field of every record). Kalau memilih
Summary kita bisa menambahkan kesimpulan dari query yang akan dibuat.
Sebagai contoh kita bisa menambahkan SUM untuk query yang telah dibuat.
Selanjutnya klik Next.
  Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan.
Kemudian kita bisa memilih Open the query to view information (melihat hasil
query dalam bentuk tabel) atau Modify the query design (melihat hasil query
dalam bentuk design view). Klik Finish.
2) Membuat Query dengan Query Design
Selain cara di atas, query juga dapat dibuat dengan cara manual. Langkahlangkah pembuatan
query manual adalah sebagai berikut:
 Bukalah Database Dataku yang telah dibuah sebelumnya.
 Klik tab Create.
 Klik Query Design di bagian Other.
 Pada form Show Table pilih tabel yang ingin di jadikan query dengan cara
mengklik Add. Lalu klik Close.
 Pada jendela yang tampil, pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan pada
kolom-kolom yang disediakan. Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan,
antara lain :
 Pada kolom pertama, klik tombol daftar pilihan pada baris Table. Pilih
tabel yang diinginkan. Lalu klik pada tombol daftar pilihan pada baris
Field, pilih dan klik nama field yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut
untuk mengisi kolom-kolom berikutnya.
 Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, pilih
dan klik nama field yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi kolom
yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom
berikutnya.
 Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, klik dua
kali nama field yang ingin ditampilkan. Dengan langkah ini secara
otomatis field-field tersebut akan mengisi kolom berikutnya yang masih
kosong.
 Untuk melihat hasil query yang dibuat, klik Run yang ada di bagian Results,
sehingga hasilnya adalah sebagai berikut.
 Kemudian simpan query tersebut dengan nama Data Siswa Query.
3) Menampilkan jumlah nilai dan rata-rata pada query
  Buka query Data Siswa Query. Masuk ke dalam Design View, pada kolom
jumlah nilai, ketikkan rumus berikut :
JUMLAH:[Bahasa Indonesia]+[Bahasa Inggris]+[Matematika]
Perhatikan penggunaan tanda “:” dan bukan tanda “=”. Simpan hasil perubahan
yang dilakukan di Design View.
 Selanjutnya, kamu dapat melihat query Data Siswa Query telah menunjukkan
jumlah nilai siswa.
 Jika ingin rata-rata ikut diperlihatkan dalam query, beri tanda checklist pada kolom
rata-rata di Design View, kemudian ketikkan persamaan berikut:
RATA-RATA:[JUMLAH]/3
 Simpan perubahan yang kita lakukan dan keluarlah dari Design View.
Selanjutnya, buka kembali Data Siswa Query. Hasilnya sebagai berikut.
 Kita dapat mengubah jumlah desimal dengan mengklik kanan kolom rata- rata pada
jendela Design View, kemudian klik Properties.
 Ubah Format pada field properties menjadi Standard.
 Simpan hasil perubahan query dengan menekan Ctrl+S dan buka Data Siswa
Query dengan cara klik View => Datasheet View.
b. Update data melalui query
Untuk melakukan update data melalui query caranya tidak jauh berbeda dengan
update data melalui tabel. Berikut langkah-langkahnya :
1) Buka basis data Database Dataku, kemudia masuklah ke Data Siswa
Query.
2) Pada record terakhir, masukkan data yang ingin kita tambahkan dengan
tepat. Misalkan menambahkan data peserta didik berikut NIS: 3015,
Nama Siswa: Bayu, Kelas: X TKJ 2, Bind: 7, Bingg: 8, Mtk: 7.
3) Simpan hasil perubahan yang dilakukan.
C. MEN-DELETE (MENGHAPUS) DATA
Data yang terdapat di dalam suatu basis data boleh jadi ada yang sudah tidak digunakan lagi.
Oleh karena itu, data tersebut perlu kita hapus agar tidak memenuhi ruang penyimpanan
dalam basis data. Agar tidak terjadi kesalahan menghapus data, terlebih dahulu harus
dipastikan bahwa memang data tersebut adalah data yang dihapus. Penghapusan data dalam
basis data bisa dilakukan dengan berbagai bentuk, yaitu dengan men-delete (menghapus)
record, menghapus field, dan menghapus tabel.
1. Menghapus Record
Sebelum menghapus data dalam bentuk record, kita harus membuka tabel yang
datanya akan dihapus. Pada bagian ini kita akan menghapus record pada tabel
Data Siswa. Berikut langkah-langkahnya :
a) Buka tabel Data Siswa, kemudian pilih record yang hendak dihapus.
Misalnya, jika kita menginginkan record dari siswa bernama Silvia
untuk dihapus, maka klik kanan pada selektor record tersebut dan
pilih Delete Record. Atau kita juga dapat menghapusnya dengan cara
menekan tombol Delete pada keyboard atau melalui tab menu Home =>
Delete.
b) Setelah memilih Delete Record, kita akan dihadapkan pada dialog box.
Pilih Yes jika memang pasti data tersebut yang harus dihapus, atau pilih
No untuk membatalkan penghapusan data.
2. Menghapus Field
Field pada suatu tabel yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dihapus agar
mengurangi kepadatan penyimpanan data dalam database. Penghapusannya dapat
dilakukan melalui tabel dalam format Design View. Langkah-langkahnya sebagai
berikut :
a. Buka kembali basis data Database Dataku.
b. Selanjutnya, buka Design View dari tabel Data Siswa.
c. Klik kanan selektor field yang ingin dihapus dan pilih Delete Rows. Jika
field yang ingin dihapus adalah field NAMA WALI, maka klik
kanan selektor field-nya dan pilih Delete Rows.
d. Selesai mengklik perintah Delete Rows, akan keluar jendela validasi.
Jendela tersebut berisi pilihan Yes jika kita hendak menghilangkan field
secara permanen dan pilihan No jika kita ingin membatalkan
penghapusan.
3. Menghapus Tabel
Kita sudah mengetahui bahwa di dalam suatu basis data itu terdapat banyak tabel
yang saling berhubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain. Jika
 terdapat satu atau sejumlah tabel yang sudah tidak digunakan lagi, maka tabel
tersebut sebaiknya dihapus. Hal ini dimadsudkan untuk mengurangi kepadatan
penyimpanan data di dalam basis data. Adapun langkah-langkah untuk menghapus
tabel adalah sebagai berikut :
a. Buka jendela Navigation Pane.
b. Kemudian pilih tabel yang akan dihapus (Misalkan, tabel Data Siswa).
c. Klik kanan tabel Data Siswa, kemudian pilih Delete.
d. Setelah memilih Delete, akan muncul kotak konfirmasi. Pilih Yes
untuk melanjutkan menghapus tabel atau pilih No untuk membatalkan
penghapusan tabel. Semua data yang telah dihapus tidak akan bisa
dikembalikan lagi, kecuali kita memasukkan ulang data tersebut.
Maka berhati-hatilah dalam menghapus data.
D. MEMERIKSA HASIL UPDATE DATA
Setelah data di-update, sebaiknya diperiksa apakah data yang di-update sudah benar atau
belum. Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam meng-update data. Salah satu
cara untuk memeriksa data yang telah di-update adalah dengan menggunakan report.
Langkah-langkah membuat report sebagai berikut :
1. Buka kembali file basis data Database Dataku.
2. Pilih tabel/query yang akan dibuat report-nya.
3. Klik tab menu Create, lalu klik/pilih , akan muncul gambar
berikut.
4. Selanjutnya pindahkan nama field-field yang akan dibuatkan report-nya dari
Available Fields ke dalam Selected Fields. Tekan > untuk memidahkan nama
field satu per satu, atau klik >> untuk memindahkan seluruh field kedalam
Selected Fields. Klik Next.
5. Klik Next lagi, lalu atur penyortiran data jika diperlukan Ascending (menaik) atau
Descending (menuru), kemudian klik Next.
6. Pilih layout untuk report yang kita buat. Misalnya layout yang dipilih
Tabular dan Orientation yang digunakan Landscape seperti pada gambar.
7. Klik Next untuk menuju ke tahap berikutnya.
8. Selanjutnya tentukan Style (gaya) dari report yang akan ditampilkan.
 9. Setelah kita memilih salah satu style yang tersedia, klik Next.
10. Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan.
Kemudian kita bisa memilih Preview the report (melihat hasil report) atau
Modify the report’s design (melihat hasil report dalam bentuk design view).
Klik Finish.
11. Jangan lupa untuk menyimpan report tersebut.
12. Setelah report dibuat, kita bisa memeriksa data-data melalui Report.
E. MENCETAK HASIL UPDATE DAN DELETE DATA
Untuk mencetak hasil update dan hasil delete data, kita dapat menggunakan cara seperti pada
bagian sebelumnya, yaitu :
1. Tekan Tombol Office
2. Print atau Ctrl+P, maka akan tampil gambar berikut.
3. Pilih nama printer pada kotak Name: Isikan nomor halaman yang hendak dicetak,
pada kotak isian Page From: Klik All untuk mencetak semua data.
4. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas, pewarnaan dan sebagainya, kita dapat
menggunakan tombol Properties.
5. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai, maka tabel akan tercetak
beserta datanya.
Diposting oleh didit di 03.39

13 komentar:

1.

sukipri bejo suswanto20 November 2013 16.49

thank brooos

BalasHapus

2.
 Samjar Manoby11 Desember 2013 01.41

materinya ok bangat...!

BalasHapus

3.

faizatul mustaqimah20 Desember 2013 21.14

mantep gann,, makasih udah berbagi,,, sangat membantu

BalasHapus

4.

http://jonasmrlumbangaol.blogspot.com/10 Februari 2014 18.50

makasih bro, keren..

BalasHapus

5.

KIKY ADE NURASIH19 Maret 2014 08.23

makasih banyak gan, membantu sekali :)

BalasHapus

6.

widi asih29 Mei 2014 21.11

makasih ... membantu sekali buat UKK besok :)

BalasHapus

7.
 machmud euy4 Juni 2014 09.11

thank bwt UKK besok

BalasHapus

8.

muhammad aldi8 Juni 2014 08.30

Tombol-Tombol yang dapat digunakan untuk perpindahan field, apa yaa -_-

BalasHapus

9.

Bahrul irsyad 222 Oktober 2015 09.01

terima kasih atas informasinya bro... sangat bermanfaat..

BalasHapus

10.

Unknown27 November 2015 19.42

thank"s

BalasHapus

11.

linda aprilia1 Januari 2016 04.31

MAKASIH INFONYA

BalasHapus

12.
 Maratul Khayati16 Maret 2016 08.21

keren vroh :D

BalasHapus

13.

Windanti Afifah27 April 2016 20.35

thanks Sherenya...!!!!

BalasHapus

Muat yang lain...

Beranda
Langganan: Posting Komentar (Atom)