Materi Sesi 2 - Digitalisasi Dan Autentikasi Arsip
Materi Sesi 2 - Digitalisasi Dan Autentikasi Arsip
Arsip
Wahid Nurfiantara
1
Document version
2
Wahid Nurfiantara
wahid.nurfiantara31@ui.ac.id digiarsip.id
Pengalaman Pekerjaan
Kepala Kantor Arsip Universitas Indonesia, 2020 – sekarang
Perwakilan Manajemen untuk ISO 30301:2019, 2019
Koordinator Layanan & Pengembangan Kantor Arsip UI, 2016 – 2020
Pengembangan Sistem Elektronik Kearsipan Universitas Indonesia, 2012 & 2015
Pendidikan
Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia
Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia
Penghargaan
Finalis Diktendik Award Universitas Indonesia 2017
Juara 3 - Arsiparis Berprestasi Kemenristekdikti 2017
3
Agenda
• Definisi
• Dasar kebijakan
• Peran Arsiparis
• Tujuan
• Cakupan & Tanggung Jawab
• Standar & Kriteria
• Penggunaan
• Pemeliharaan
• Penyusutan
• Autentikasi
4
Definisi
Alih Media Scanning/Pemindaian
Alih Media adalah kegiatan pengalihan proses, cara, perbuatan memindai (KBBI)
media Arsip dari satu media ke media
lainnya dalam rangka memudahkan Digitisasi
akses Arsip. (Perka 9/2018)
pengubahan teks, gambar, atau suara ke
bentuk digital sehingga dapat diproses
Autentikasi oleh computer (KBBI)
proses, cara, perbuatan membuktikan
sesuatu secara autentik Digitalisasi
proses pemberian atau pemakaian
sistem digital (KBBI)
Autentik
dapat dipercaya; asli; tulen ; sah 5
Ilustrasi
4. Digitalisasi
5. Autentikasi
1. Alih Media
6. Autentik
2. Scanning/Pemindaian;
3. Digitisasi
6
7
Sumber: sap.com
PP 95/2018
tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)
8
Layanan Ombudsman
pelayanan kepada masyarakat sering
terkendala karena kurang tertib
administrasi, atau tidak dilakukannya
pencatatan dan aktivitas perekaman
37,91% peristiwa sehingga data konkrit dan
autentik sulit diperoleh.
9
Peran Arsiparis
Keuangan
Kebijakan
Logistik
Organisasi
Fungsi Organisasi
Arsiparis
Manajemen
Personalia
Risiko
Riset &
Legal
Inovasi
10
*Records Continuum Model
Prasangka/anggapan
Tugas &
Cakupan Tanggung Jawab
Semua dokumen ini
perlu didigitisasi Jenis dokumen
Standar &
Kriteria
Pelestarian &
Penyusutan
Akses Keamanan
11
Sumber gambar: photo by denny muller on unsplash
Tujuan Alih Media
Kemudahan Akses (Arsip Dinamis)
• ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih
media (Pasal 37 ayat (5) PP 28/2012).
12
Cakupan & Tanggung Jawab Alih Media Arsip
• Menentukan cakupan proses bisnis yang dilakukan alih media
• Contoh: Layanan Permintaan Arsip, Layanan Surat Keterangan Penelitian
Mahasiswa.
• Siapa yang bertugas terhadap proses tersebut
• Contoh: Arsiparis, Mailroom, Kepala Unit Arsip, Administrator Sistem
Pengelolaan Arsip Elektronik, Kepala Lembaga Kearsipan, Kepala Unit IT,
Kepala Unit Data Manajemen, dsb.
• Menentukan Jenis dokumen yang dilakukan alih media
• Contoh: Formulir Permohonan Arsip, dsb.
13
Standar & Kriteria Alih Media Arsip
• Menentukan standar format & kriteria kualitas alih media
• Menentukan standar metadata arsip hasil alih media
• Menentukan konvensi penamaan file hasil alih media
14
Standar metadata arsip
• ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDIAH, ISDF, RiC
• Dublin Core, MODS, METS, RAD
• IPTC
• Geospatial metadata
• Health Record Metadata
15
konvensi penamaan file
Karena nama file merupakan identifier utama pada Pengelolaan Arsip Elektronik:
• Version number (e.g., version 1 [v1, vers1])
• Date of creation (e.g., February 24, 2001 [022401, 02_24_01])
• Name of creator (e.g., Rupert B. Smith [RBSmith, RBS])
• Description of content (e.g., media kit [medkit, mk])
• Name of intended audience (e.g., general public [pub])
• Name of group associated with the record (e.g., Committee ABC [CommABC])
• Release date (e.g., released on June 11, 2001 at 8:00 a.m. central time [61101_0800CT])
• Publication date (e.g., published on December 24, 2003 [pub122403])
• Project number (e.g., project number 739 [PN739])
• Department number (e.g., Department 140 [Dept140])
• Records series (e.g., SeriesX)
16
Standar image Format
FORMAT NAME CHARACTERISTICS
BMP Windows bitmap Uncompressed format
18
Example Lossy
19
Standar Format
Sumber: Digitizing Archival Material Guidelines from G.S.O., Box 459, Grand Central Station, New York, NY 10163 21
22
Control of metadata related to
long-term preservation.
23
Penggunaan Arsip hasil Alih Media
• akses diberikan berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis;
• penggunaan harus terdokumentasi;
• penggunaan arsip elektronik wajib menjaga keutuhan arsip
elektronik; dan
• Pengendalian arsip alih media dengan memberikan tanda air pada
hasil unduhnya.
24
Pemeliharaan arsip hasil alih media
Antisipasi keusangan teknologi
1. lisensi perangkat lunak;
2. biaya pemulihan dan akses terhadap format yang telah usang; dan
3. estimasi umur media perekaman yang digunakan.
25
Pemeliharaan arsip hasil alih media -lanjutan
Pelestarian arsip elektronik dilakukan dengan
1. pengujian terhadap perangkat lunak maupun perangkat keras yang
akan digunakan;
2. penggunaan format non-proprietary atau opensource;
3. Menjaga kualitas metadata;
4. setiap proses pelestarian didokumentasikan dengan baik; dan
5. hasil pelestarian harus melewati autentikasi untuk menjamin keutuhan
arsip elektronik.
26
Penyusutan arsip hasil alih media
• Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan
hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan
(Pasal 49 ayat (4) PP 28/2012).
• Jadwal Retensi Arsip berlaku baik untuk arsip konvensional
maupun arsip elektronik
27
Tata Cara Autentikasi Arsip Alih Media
• Pelaksanaan:
• Autentikasi
• Berita Acara Alih Media
• Daftar Arsip Alih Media
• Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil
alih media (Pasal 49 ayat (5) PP 28/2012)
• Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan (Pasal 49 ayat (10) PP 28/2012).
• Arsip statis hasil alih media diautentikasi oleh pimpinan lembaga kearsipan (Pasal 99
ayat (4) PP 28/2012).
• Kepala lembaga kearsipan menetapkan autentisitas arsip statis sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dengan membuat surat pernyataan (Pasal 106 ayat (3) PP 28/2012).
28
Penilaian Autentikasi (Perka 20/2011)
• Tolok Ukur Perkiraan Autentistas Arsip Elektronik
• Identitas Arsip
• integritas arsip.
• Verifikasi Autentisitas Arsip Elektronik
• Penilaian dilakukan oleh Lembaga Kearsipan
Integritas arsip dapat tetap terjaga dan Arsip elektronik pada dasarnya dianggap
dibuktikan meskipun arsip tersebut lengkap dan tidak rusak jika pesan yang
tidak harus persis sama seperti ketika dimaksudkan untuk dikomunikasikan dalam
pertama kali diciptakan. rangka mencapai tujuannya tidak berubah. Ini
berarti bahwa integritas fisik, seperti jumlah
Adapun, hal-hal yang dapat bit strings yang sebenarnya, mungkin dapat
mempengaruhi integritas arsip di dikompromikan asalkan artikulasi konten dan
lingkungan elektronik adalah setiap anotasi serta elemen format tata naskah
kerapuhan media elektronik, yang diperlukan tetap sama.
keusangan teknologi, dan kekhususan
29
sistem.
Contoh bit strings & jumlahnya
text binary
ombudsman 01101111 01101101 01100010 01110101
01100100 01110011 01101101 01100001
01101110
hash algoritma value
sha256 44990c65cd20d85975756757bf9925a3a0457821911f430e80969dd2e00e
b635
32
@ui_kantorarsip
@arsipUI
arsip.ui.ac.id
arsip@ui.ac.id
33