PANDUAN
APLIKASI
BKD KABUPATEN
PENGEMBANGAN APLIKASI
DATABASE PEJABAT DUKCAPIL
DAERAH
1. Pendahuluan .................................................................................................................................................. 5
2.7 Notifikasi..................................................................................................................................................... 29
3 Penutup ........................................................................................................................................................ 30
2
Daftar Gambar
3
Gambar 2.29 Edit Dokumen Halaman 3 ............................................................................................................... 24
4
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
1.1.1 Dasar HukumTugas
Fungsi/Kebijakan Dasar Hukum Kegiatan ini antara lain :
a. UU No. 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006
tentang Administrasi Kependudukan Pasal 83A
b. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 76 Tahun 2015 tentang Pengangkatan dan
Pemberhentian Pejabat Pada Unit Kerja Yang Membidangi Administrasi Kependudukan di
Provinsi dan Kabupaten/Kota
Berdasarkan gambaran umum sebagaimana tersebut diatas dan untuk upaya mewujudkan
amanat Undang-Undang Tentang Administrasi Kependudukan serta teruster-update-nyaAplikasi
Database Pejabat Dukcapil Daerah sesuai dengan kebutuhan dipusat dan di daerah, perlu kiranya
5
dilakukan Pengembangan Aplikasi DatabasePejabat Kependudukan dan Pencatatan Sipil Daerah
(Pejabat Struktural di Provinsi dan Pejabat Struktural di Kabupaten/Kota) yang terbaharui (up to
date) dan berkesinambungan.
Database Pejabat Kependudukan dan Pencatatan Sipil meliputi:
a) Data Dasar Pegawai
Berupa: Nama, Tempat dan TanggalLahir, NIP, Pendidikan, Pangkat/Golongan, Jabatan, Masa
Kerja Golongan, GajiPokok, Unit Kerja dan InstansiInduk Data Raster
b) Data Keluarga;
Berupa : Nama (Istri/Suami, Anak, Bapak dan ibu Kandung), JenisKelamin, Tempat/Tanggal
Lahir, Status dalam Keluarga, Tanggal Menikah, Pekerjaan.
c) Riwayat Pendidikan; Berupa: Pendidikan Formal dan Non Formal
d) Riwayat Jabatan dan Kepangkatan;
e) Riwayat penghargaan, tanda jasa, atau tanda kehormatan yang pernah diterima;
f) Riwayat pengalaman berorganisasi;
g) Riwayat gaji;
h) Riwayat pendidikan dan latihan;
i) Daftar penilaian prestasi kerja;
j) Hukuman Disiplin yang Pernah Diterima;
k) Surat keputusan;
Data tersebut merupakan data dinamis, oleh karena itu dalam kegiatan ini akan dilakukan
pengembangan aplikasi database Pejabat Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Daerah berbasis
data yang terbaharui (up to date) dan berkesinambungan sebagai layanan operasional berupa tata
kelola Data dan Informasi Pejabat Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Daerah (Dinas
Kependudukan Dan Pencatatan Sipil).
Yang dimaksud dengan data dinamis adalah data-data yang terbaharui pergerakannya. Terkait
dengan Database Pejabat Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Daerah yang lingkup operasional
system informasi meliputi:
Pada tahun 2019, pengembangan aplikasi database Dukcapil Daerah difokuskan antara lain untuk
pekerjaan :
1) Pengembangan dan Penyempurnaan GIS;
6
2) Pengembangan menu cetak SK, dalam hal ini memisahkan cetak SK untuk Pemberhentian
Pejabat, menu cetak SK untuk pengangkatan Pejabat, dan memperbaiki beberapa
konsepnarasi SK;
3) Pengembangan menu monev SK;
4) Membuat user untuk masing-masing pejabat Dukcapil Daerah, kondisi saat ini 1 user
digunakan untuk 1 (satu) Provinsi/Kabupaten/Kota;
5) Membuat hak akses user untuk BKD;
6) Memperbaiki menu usulan SK secara terpisah dari menu monev SK, yang akan digunakan
oleh BKD Provinsi/Kabupaten/Kota;
7) Pengembangan dashboard, menambahkan rekap data agregat pejabat Dukcapil daerah;
8) Menambahkan menu entry untuk data jabatan fungsional bagi administrator dan
operator database SIAK daerah;
9) Menambahkan menu entry data bagi pegawai potensial (talent pool) Dukcapil daerah;
10) Pengembangan terkait output/laporan agar dapat mengakomodir data dan laporan-
laporan dari pusat kedaerah maupun dari daerah kepusat.
Oleh karenanya dalam kerangka kegiatan ini, merupakan efektifitas tata kelola data dan system
Database Pejabat Kependudukan dan Pencatatan Sipil Daerah untuk menghasilkan suatu
legalitas kelembagaan yang memiliki integritas kuat dalam kedudukannya sebagai Pejabat Daerah,
yaitu dengan 4 (empat) aspek Pengelolaan yaitu:
1. Pengelolaan Proses/Pengorganisasian melalui kerjasama yang sinergi dalam mendukung data
dan informasi berbasis Database Pejabat Kependudukan dan Pencatatan Sipil Daerah;
2. Pengelolaan Technologi (ICT/Aplikasi), berupa system informasi manajemen kelola Database
Pejabat Kependudukan dan Pencatatan Sipil Daerah berbasis teknologi informasi;
3. Pengelolaan Kompetensi Karyawan dan Manajemen (People), yaitu dalam meningkatkan
kinerja Pejabat Kependudukan dan Pencatatan Sipil Daerah yang menyeluruh hingga tingkat
Propinsi dan Kabupaten/Kota; dan
4. Pengelolaan Manajemen Data/Informasi dan perencanaan melalui Pelaporan, Kontrol dan
Evaluasi Database Pejabat Kependudukan dan PencatatanSipil Daerah.
7
3. Dinas Kependudukan dan PencatatanSipil Provinsi;
4. Dinas Kependudukan dan PencatatanSipil Kabupaten/Kota.
Kegiatan ini dilaksanakan oleh Sub Direktorat Wilayah V Direktorat Bina Aparatur
Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang dilakukan oleh penyedia, yaitu kegiatan
pengembangan aplikasi database Pejabat Dukcapil Daerah yang dilakukan melalui lelang
terbuka, kegiatan ini melibatkan unit layanan pengadaan (ULP) Kementerian Dalam
Negeri.
8
2 PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI DATABASE PEJABAT DUKCAPIL
2.1 Halaman Awal
Pada halam awal terdapat 2 pilihan halamn yaitu Halaman Kontak Kami dan Halaman login. Halaman
login adalah halaman yang muncul pertama kali ketika membuka aplikasi Database Pejabat Dukcapil.
Pengguna dapat memasukkan NIP/Username dan Password (kata kunci) yang telah dibuat.
Kemudian pilih (Sign In) untuk masuk. Terdapat check box Remember Me (Ingatkan saya) yang
digunakan untuk mengingatkan NIP/Username dan Password (kata kunci) pengguna. Jika pengguna
berhasil login, pengguna akan diarahkan kehalaman Beranda.
9
Gambar 2.3 Kontak Kami
Selain halaman login, pada halaman awal terdapat halaman Kontak Kami, yang berisi alamat,
telepon, email dan Peta Direktorat Jenderal Kependudukan Dan Pencatatan Sipil, Kementerian
Dalam Negeri Republik Indonesia.
10
Gambar 2.5 Chart Jumlah Usulan SK
11
Gambar 2.6 Chart Jumlah Pejabat Berdasarkan Pangkat/Golongan
12
Gambar 2.8 Chart Jumlah Pejabat Berdasarkan Golongan Usia
13
Gambar 2.10 Chart Jumlah Pejabat Berdasarkan Pendidikan
14
Gambar 2.12 Print Chart
Seluruh chart pada beranda dapat di Print atau di Download dalam beberapa format, seperti PNG
Image, JPEG Image, PDF Document dan SVG Vector Image. Klik lambang pada chart yang ingin di
download atau di print, lalu pilih format yang diinginkan.
15
diberhentikan adalah dengan klik tombol lalu akan muncul halaman seperti
dibawah ini.
16
Setelah berhasil pada form pertama, selanjutnya user diharuskan mengisi form kedua. Form
yang diisi adalah Usulan (Pemberhentian, Pengangkatan, Pengangkatan dan Pemberhentian)
berupa NIP dari pejabat yang ingin diberhentikan, diangkat atau diangkat dan
diberhentikan, lalu isi No. Surat usulan dari Walikota/Bupati, masukkan tanggal, alasan,
masalah dan solusi jika ada. Setelah form terisi semua dan benar lalu klik tombol
untuk melanjutkan ke form berikutnya. Jika terjadi kesalahan dalam input data dan ingin
menghapus semua isian dari form maka user dapat klik tombol .
17
Gambar 2.17 Tambah Data Halaman 3 (Dokumen Sudah Terupload)
Jika dokumen sudah disubmit, dokumen tersebut akan muncul pada form, seperti gambar
diatas. Setelah dokumen lengkap semua selanjutnya user klik tombol untuk
menyimpan semua data yang sudah diisi dan diupload.
2.3.2 Data Usulan Pejabat
18
Setelah data dimasukkan, user dapat melihat data tersebut dan mencarinya menggunakan
filter. Pilih wilayah dari pejabat yang ingin dicari atau pilih Dinas dari pejabat yang ingin
dicari. Jika sudah maka akan muncul dihalaman record.
19
Gambar 2.21 Kolom Usulan Pejabat Detail Status
Gambar diatas adalah status dari pejabat yang diusulakan. User dapat melihat sudah sampai
mana pejabat tersebut di proses. Ada 6 tahapan untuk melakukan proses Pemberhentian,
Pengangkatan, dan Pengangkatan dan Pemberhentian. Pertama BKD Kabupaten, BKD
Provinsi, Operator Pusat, Supervisor, Eksekutif dan terakhir Selesai. Jika sudah klik tombol
untuk menutup form.
2.3.2.2 Detail
20
Gambar 2.23 Aksi Detail Info Usulan Pejabat
Gambar diatas adalah detail info pejabat yang diusulkan, terdapat Tipe Dinas,
Tipe SK, Wilayah, Provinsi, Kabupaten, Tanggal Usulan, Info Usulan berupa
Memberhentikan, Usulan Jabatan, Usulan Gubernur, Alasan, Masalah, dan
Solusi. Untuk melihat dokumen pendukung, klik tab dan
untuk keluar klik tombol .
21
Gambar 2.24 Aksi Detail Dokumen Pendukung
Pada tab dokumen pendukung user dapat mencetak dokumen pendukung dan
mencetak dokumen pendukung rekomendasi. Klik tombol untuk
mencetak dokumen pendukung, maka akan muncul lampiran file seperti
gambar dibawah ini.
22
Gambar 2.26 Cetak Dokumen Rekomendasi
2.3.2.3 Edit
Untuk mengubah atau mengedit data, klik tombol pada kolom aksi. Jika
sudah di klik maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini.
23
Gambar 2.28 Edit Dokumen Halaman 2
Ganti isian di kolom yang ingin diubah atau diedit jika sudah klik tombol
maka akan masuk ke halaman selanjutnya seperti gambar dibawah ini.
24
2.3.2.4 Hapus
2.4 Upload/Download SK
25
Gambar 2.33 Kolom SK Pejabat Print SK Petikan
Terdapat tombol pada kolom aksi yang digunakan untuk mencetak SK Petikan
dari pejabat yang diusulkan untuk Diberhentikan, Diangkat serta Diangkat dan
diberhentikan.
26
Gambar 2.36 Print Lampiran SK Petikan
Gambar diatas adalah hasil dari cetak Lampiran SK Petikan Pejabat.
27
Pendidikan. User dapat memilih salah satu pilihan yang ada dalam daftar filter. Jika sudah
klik tombol untuk mencari pegawai berdasarkan filter yang diinginkan. Jika terjadi
kesalahan dalam memilih filter dan ingin menghapus semua isian dari kolom filter maka user
dapat klik tombol untuk menghapus kolom filter.
2.6.1 My Profile
Pada menu My Profile terdapat 2 (dua) menu, yang pertama adalah Settings dimana use
dapat mengubah profilenya dan Password jika user ingin mengganti Password lama ke
Password yang baru.
2.6.1.1 Settings
28
menyimpan profile. Jika terjadi kesalahan dalam input profile dan ingin menghapus semua
isian dari kolom maka user dapat klik tombol untuk menghapus kolom.
2.6.1.2 Ubah Password
Jika sudah terisi dengan benar klik tombol untuk menyimpan password. Jika terjadi
kesalahan dalam input password dan ingin menghapus semua isian dari kolom maka user
dapat klik tombol untuk menghapus kolom.
2.7 Notifikasi
29
3 Penutup
Website Database Pejabat Dukcapil Daerah adalah aplikasi yang mendukung sistem
pemerintahan berbasis elektronik dilingkungan Kementerian Dalam Negeri khususnya
Direktorat Bina Aparatur Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Gagasan aplikasi ini dapat
digunakan sebagai langkah Pemerintahan berbasis elektronik di lingkungan Kementerian
Dalam Negeri khususnya Direktorat Bina Aparatur Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Untuk kesempurnaan aplikasi masih dibutuhkan berbagai masukan dari berbagai pihak
untuk kesempuraan aplikasi selanjutnya.
30