SISTEM ABSENSI FINGER PRINT

UNIVERSITAS ADVENT INDONESIA

Dosen Pengampu:

Valentine Siagian S.E., Ak., M.Ak., CA., Ph.D

Disusun Oleh :

Yoan Rois Panggabean (1632178)

Jonathan Riski Primadana (1832157)

Rahmatuel Samuel (1832078)

Raja Ginting (1832076)

Jordan S (1732111)

FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI

UNIVERSITAS ADVENT INDONESIA

2021

1
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Identifikasi Masalah

Di era serba digital kini sudah banyak sekali jenis absensi dalam
perusahaan, perkantoran, maupun universitas dan sekolah pada umumnya.
Universitas Advent Indonesia (UNAI) pun kini masih menggunakan standar
absensi manual, dimana mahasiswa tanda tangan di kertas yang dibagikan
setiap kali akan memulai sesi perkuliahan.

Kelemahan daripada sistem yang sudah sejak lama dijalankan ini

salah satunya adalah masih banyak kecurangan yang dilakukan mahasiswa
untuk memalsukan tanda tangan kehadirannya dikelas. Hal ini juga
menuntut banyak tenaga yang diperlukan. Setelah melakukan absensi,
mahasiswa akan menyerahkan map lembaran absensi kepada instansi yang
bertanggung jawab mengerjakan absensi perkuliahan. Setiap pekerja pada
instansi yang bertanggung jawab juga masih harus melakukan input manual
kedalam modul kampus untuk konfirmasi besaran persenan kehadiran
mahasiswa. Ini juga menambah biaya pengeluaran perihal pembelian kertas
absensi, dan map untuk absensi setiap mata kuliah.

Hal ini menjadi menarik sebuah perhatian khusus kami mengetahui

masih banyak jumlah mahasiswa yang sering menggunakan istilah “titip
absen” untuk memenuhi jumlah kehadiran mereka di kelas yang seharusnya
wajib di-ikuti mahasiswa tersebut.

Berdasarkan pemaparan masalah diatas, dapat di simpulkan bahwa

identifikasi masalahnya adalah :

1. Maraknya sistem absensi yang dilakukan oleh mahasiswa

kampus.
2. Cara input hasil absensi masih dilakukan secara manual,
sehingga memakan waktu yang lama dan data kurang akurat.

2
 3. Masih digunakannya kertas dan map yang mengakibatkan
pengeluaran secara terus menerus.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dijabarkan diatas, maka

dapat disimpulkan rumusan masalahnya sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem ini dapat mengatasi maraknya titib

absensi diantara mahasiswa?
2. Bagaimana perbedaan pengeluaran diantara sistem yang
lama dan sistem yang baru?
3. Bagaimana sistem ini dapat mengurangi kelebihan waktu
dalam penginputan absensi kedalam website resmi kampus?
4. Bagaimana sistem ini dapat memberi pengaruh produktifitas
terhadap kampus?

1.3 Maksud Penelitian

Absensi adalah salah satu faktor yang mempengaruhi nilai akademis

dan perilaku mahasiswa. Bila dibiarkan terus berjalan dengan sistem manual
yang membuat mahasiswa terlalu mudah melakukan titip absensi, hal ini
akan menciptakan mahasiswa yang berkarakter buruk dan nilai akademis
menurun. Penelitian ini dimaksudkan untuk merancang sistem yang dapat
mencegah maraknya hal tersebut, dan peneliatian ini diharapkan dapat
membantu kampus untuk mengurangi kecurangan dan pengeluaran terus
menerus dalam bentuk absensi kertas yang masih berjalan.

1.4 Tujuan Penelitian

Berdasarkan seluruh penjelasan diatas, maka tujuan daripada

penelitian ini adalah :

1. Mengurangi kecurangan absensi yang sering dilakukan oleh

mahasiswa kampus.
2. Mengurangi pengeluaran universitas untuk jangka Panjang.

3
3. Mengurangi waktu yang berlebihan dalam penginputan
absensi kedalam web resmi universitas.
4. Membantu kampus meningkatkan produktifitas kehadiran
didalam kelas.

4
 BAB II

ANALISIS DAN PERANCANGAN

2.1 Analisis Sistem Lama

Prosedur absensi yang diterapkan didalam kampus saat ini dapat

dikatakan masih kurang efesien dan efektif, dimana semua masih dilakukan
secara manual dengan memperhatikan hasil tanda tangan mahasiswa pada
selebaran kertas yang dibagikan di awal memulai kelas untuk perkuliahan.
Hal ini tentu juga menjadi berdampak pada waktu penginputan yang relatif
lama, dengan bentuk pencatatan yang masih dalam hardcopy sehingga dapat
menyebabkan mahasiswa melakukan kecurangan dalam pengisian absensi.

Dalam aspek biaya, dapat dijelaskan keterangan nya dalam contoh

sebagai berikut :

a) Biaya kertas dihitung : Rp. 57.000/rim

b) Biaya map untuk kertas absensi : Rp 4.000/pcs

Maka untuk membuat absensi satu kelas membutuhkan 2 lembar

kertas dan 1 map. Untuk satu rim jumlah kertas yaitu 500 pcs.

a) 500/2-3 lembar kertas untuk absensi satu kelas = 166 total

absensi.
b) Diasumsikan tiap jurusan memiliki 44 kelas untuk semua
angkatan. 44 x 14 jurusan = 616 total abensi. Dimana hal ini
menunjukkan kurangnya satu rim kertas untuk absensi
keseluruhan mahasiswa dikampus. Sehingga total kertas
yang dibutuhkan sebanyak 4 rim.

Daripada itu maka (57.000 * 4) + (4.000 * 616) = Rp. 2.692.000

untuk per semesternya. Hal ini juga dikarenakan pergantian map tiap
semester karena rusak sehingga tidak dapat digunakan secara terus menerus.

5
 Maka disimpulkan pengeluaran yang dilakukan dalam jangka waktu
4 tahun dikampus adalah :

a) 8 Semester x Rp. 2.692.000 = Rp. 21.536.000

b) Disini juga belum dijabarkan pengeluaran untuk tinta printer
dan fotokopi untuk seluruh lembar tabel absensi yang
digunakan mahasiswa.

Lalu pada sistem absensi manual juga dilakukan penginputan hasil

data absensi kedalam web modul resmi kampus untuk mahasiswa dan dosen
yang juga dilakukan secara manual. Dimana hal ini tentu membutuhkan
ketelitian dalam membaca data absensi dan menghitung kehadiran, sakit,
ijin, maupun mahasiswa yang absen dan memakan waktu lama. Dan tentu
saja membutuhkan karyawan untuk melaksanakan hal tersebut sehingga
menggunakan pengeluaran untuk menggaji karyawan yang melakukan
penginputan data absensi tersebut. Hal ini juga dianggap kurang efesien dan
efektif, karena data dapat dinyatakan kurang akurat karena dilakukan secara
manual, dimana biasanya yang bekerja pada departemen ini adalah
mahasiswa kampus.

Berdasarkan analisis ini, kelemahan pada sistem yang lama

disimpulkan sebagai berikut :

1. Absensi manual yang berlaku tidak efisien dan efektif.

2. Pengeluaran yang berlebihan.
3. Sistem input absensi yang memakan waktu dan data dapat
dianggap kurang akurat.

2.2 Analisis Sistem Baru

Sistem yang akan dirancang tentu saja ditujukan untuk memudahkan

semua aspek yang terlibat didalam kampus. Sistem juga ditujukan untuk
menghasilkan data yang akurat tanpa perlu dikhawatirkan lagi. Hal ini dapat
dilakukan karena sistem ini menyediakan sarana pendaftaran sidik jari
secara private, dimaksudkan bahwa absensi tidak lagi dapat dilakukan

6
secara diwakilkan karena perbedaan sidik jari pada manusia. Ngantung et al
(2014) juga menjabarkan bahwa sidik jari merupakan salah satu teknologi
yang handal karena terbukti relatif akurat, aman, dan lebih mudah untuk
dipakai, hal ini juga disebabkan karena sidik jari; layak, berbeda satu sama
lain, tetap, akurat, dan dapat diterima (Apriyanto n.d, 2015 dalam Garno,
2017).

Dalam aspek biaya, dapat dijelaskan keterangan nya dalam contoh

sebagai berikut :

a) Mesin Finger Print : Rp. 390.000/pcs

b) Diasumsikan jumlah ruangan kelas sebanyak 60 ruangan
yang aktif digunakan.

Maka totalnya dapat disimpulkan sebagai berikut : 390.000 x 60 =

Rp. 23.400.000. Dimana masa penggunaan mesin adalah jangka panjang,
atau lebih dari lima tahun.

Sistem yang baru juga akan menerapkan data sidik jari disimpan
pada database komputer, yang otomatis akan langsung terupdate kedalam
web modul yang digunakan mahasiswa dan dosen. Cara ini disebut sebagai
cara sentrilisasi. Biasanya digunakan pada alat sidik jari tipe online
atauyang harus terhubung dengan komputer. Data sidik jari yang harus
diregistrasi akan langsungdisimpan pada database yang ada pada harddisk
komputer. Keuntungan cara ini adalah kapasitas penyimpanan yang sangat
besar sesuai dengan kapasitas harddisk komputer.

Berdasarkan analisis ini, kelebihan pada sistem yang baru

disimpulkan sebagai berikut :

a) Harga yang relatif lebih murah dibandingkan sistem

biometrik lainnya dan sistem manual yang masih berlaku
sekarang.
b) Tidak memungkingkan penitipan absen.

7
c) Meningkatkan produktifitas kampus, karena lebih memicu
mahasiswa untuk hadir tepat waktu dan kehadirannya tidak
fiktif.
d) Data langsung masuk ke komputer dan web modul sehingga
akurat dan mengurangi kelebihan karyawan dan pengeluaran
penggajian karyawan.

8
 BAB III

PERANCANGAN SISTEM

3.1 Data Flow Diagram

3.1.1 Data Flow Diagram Modul

Gambar 1. Data Flow Diagram Modul

3.1.2 Data Flow Diagram Finger Print

Gambar 2. Data Flow Diagram Finger Print

9
 DFD (Data flow diagram) adalah gambaran arus informasi yang
diproses dari input menuju sebuah output tertentu. DFD (Data flow
diagram) fokus pada arus informasi, asal dan tujuan data, hingga bagaimana
data tersebut disimpan. Biasanya, DFD (Data flow diagram) digunakan
untuk menjelaskan atau menganalisis sebuah sistem informasi.

Gambar 1 dan 2 diatas adalah Data flow diargram untuk sistem

absensi finger print yang akan dirancang. Pada gambar dapat dilihat
keterangan sebagai berikut :

Ada 3 jenis user yang dapat mengakses sistem 1. Mahasiswa :

dimana mahasiswa akan mendaftarkan sidik jarinya diawal pendaftaran
semester baru dan data sidik jarinya otomatis ter-input dan tersimpan
kedalam data komputer dan web modul mahasiswa dan dosen. 2. Dosen :
diaman dosen juga akan melakukan hal yang persis sama, yaitu
mendaftarkan sidik jarinya untuk kemudian otomatis tersimpan pada web
dan komputer. 3. BAA atau pihak administrasi, dimana departemen ini akan
memastikan bahwa data telah terupdate secara baik dan konfirmasi bahwa
absensi sudah selesai di input pada jam yang ditentukan.

Hal ini hanya akan dilakukan sekali dalam empat tahun selama
berada di kampus, data akan diperbarui bila ada mahasiswa yang telah
menyelesaikan masa perkuliahan, cuti, berhenti kuliah, maupun mahasiswa
yang baru.

Maka data-data yang akan di input kedalam sistem web dan data
mesin finger print adalah sebagai berikut :

1. Jadwal kuliah mahasiswa dan dosen, dimana hari dan jam

dari perkuliahan akan di input juga kedalam mesin finger
print.
2. Jadwal tersebut akan otomatis menginput nomor ruangan
kelas yang akan digunakan, sehingga akan otomatis terbaca

10
 oleh mesin finger print yang akan diletakkan pada setiap
ruangan kelas.

3.2 Entity Relationship Diagram

Gambar 3. Entity Relationship Diagram

Gambar 3 merupakan bentuk entity relationship diagram daripada

sistem yang akan dirancang. ERD atau Entity Relationship Diagram adalah
suatu bentuk diagram yang menjelaskan hubungan antar objek-objek data yang
mempunyai hubungan antar relasi. ERD digunakan untuk menyusun struktur data
dan hubungan antar data, dan untuk menggambarkannya digunakan notasi, simbol,
bagan, dan lain sebagainya.

Dan gambar 3 menunjukkan susunan struktur data yang saling

berhubungan untuk sistem absensi sidik jari yang akan dirancang.

3.3 Rancang Tabel

3.3.1 Rancang Tabel Pendaftaran Sidik Jari

Gambar 4. Pendaftaran Sidik Jari

11
 Gambar 4 menunjukkan tabel yang di input untuk pendaftaran sidik
jari, dimana mahasiswa akan memassukkan data yaitu :

1. Nomor induk mahasiswa / dosen.

2. Password.
3. Nama mahasiswa / dosen.
4. Tempat, tanggal lahir.
5. Status sebagai mahasiswa / dosen.
6. Fakultas.
7. Jurusan.
8. Mata kuliah yang diambil pada semester yang akan berjalan
9. Memilih jam dan hari perkuliahan.
10. Otomatis akan menginput ID Mata Kuliah yang sudah dipilih
pada option 8 dan 9.
11. Dan otomatis akan menginput nomor ruangan kelas untuk
mata kuliah yang telah dipilih.
12. Memasukkan sidik hari mahasiswa / dosen.

3.3.2 Rancang Tabel Mahasiswa

Gambar 5. Tabel Mahasiswa

Tabel mahasiswa ini ketika mahasiswa akan melakukan pengecekan

absensi mereka masing-masing. Dimana mahasiswa dapat melihat :

1. Memasukkan nim dan password.

2. Konfirmasi sidik jari.
3. Diberikan data mata kuliah yang diambil.
4. Tanggal dan hari yang ingin dilakukan pengecekan.

12
3.3.3 Rancang Tabel Dosen

Gambar 6. Tabel Dosen

Tabel dosen ini ketika dosen akan melakukan pengecekan absensi

mereka masing-masing. Dimana dosen dapat melihat :

1. Memasukkan nim dan password.

2. Konfirmasi sidik jari.
3. Diberikan data mata kuliah yang diambil.
4. Tanggal dan hari yang ingin dilakukan pengecekan.

3.3.4 Rancang Tabel BAA

Gambar 7. Tabel BAA

Gambar 7 adalah tabel untuk BAA atau Administrasi dalam

melakukan pengecekan data absensi yang sudah masuk pada hari itu,
perlunya diadakan pengecakan adalah untuk memastikan bahwa data sudah
terinput kedalam web dengan baik dan benar. Dari tabel ini dapat dijelaskan
sebagai berikut :

1. Memilih status sebagai bagian departemen Administrasi /

BAA.
2. Memasukkan nomor induk dan password administrasi.
3. Memilih nomor ruangan kelas yang akan dicek.
4. Memilih mata kuliah yang menggunakan ruangan kelas
tersebut.
5. Tanggal dan hari yang akan di cek.
6. Melakukan konfirmasi bahwa abensi telah otomatis terinput
dengan baik dan benar.

13
3.4 Rancang Interface

Interface adalah tampilan visual sebuah produk yang menjembatani

sistem dengan pengguna (user). Tampilan dapat berupa bentuk, warna, dan
tulisan yang didesain semenarik mungkin. Secara sederhana, interface
adalah bagaimana tampilan sebuah produk dilihat oleh pengguna.

Dalam perancangan sistem absensi sidik jari ini, kami juga

menyediakan design daripada interface untuk sistem yang akan dirancang.

Gambar 8. Interface

Dimana interface ini yang akan menjadi tampilan option

pendaftaran sidik jari pada modul web resmi mahasiswa dan dosen. Dimana
didalam web modul resmi mahasiswa dan dosen yang sekarang sudah
digunakan kampus sebagai media pendaftaran, akan ditambah option
pendaftaran sidik jari pada menu yang telah ada sekarang.

14
 Lalu ketika memilih option tersebut, akan ditampilkan interface
seperti yang sudah dapat dilihat pada gambar 8. Interface ini juga akan
digunakan pada pengecekan konfirmasi absensi yang dapat dilakukan oleh
seluruh user, yaitu Mahasiswa, Dosen dan BAA atau Administrasi.

Pada interface ini perlu memasukkan data Nomor Induk dan

Password setiap user yang ingin mengakses absensi. Dan sudah tentu
dikarenakan option ini harus diakses melalui web resmi yang sudah dimiliki
kampus pada saat ini. Maka setiap data didalam akan tersimpan selama kita
melakukan perkuliahan di kampus,

Hal-hal yang perlu diperbarui hanya pada bagian pergantian kelas

yang diambil pada setiap semester yang berbeda-beda. Namun
mendaftarkan sidik jari hanya dilakukan sekali dalam masa perkuliahan.
Bila ada pergantian maupun kerusakan pada mesin sidik jari, yang pelu
dilakukan hanya tinggal meng-input data yang sudah tersimpan pada
computer dan web resmi milik universitas.

15