Istilah-istilah :

1. SPAL (Surat Perjanjian Angkutan Laut)

Yaitu kontrak sewa kapal. Yang menerbitkan SPAL adalah perusahaan pelayaran (kita).
Istilah lainnya yaitu Charter Party, Kontrak, Fixture Note.

2. Invoice
Yaitu nota tagihan yang kita terbitkan kepada shipper.

3. Shipper
Dalam istilah kita, Shipper adalah penyewa kapal kita. Atau dengan kata lain, Customer.

4. Barging
Artinya, pengapalan (dengan tongkang).

5. Shipment
Pengapalan

6. Nominasi kapal
Maksudnya, kapal-kapal yang akan digunakan oleh Shipper. Nominasi ini diinfokan oleh Ibu Erlin / Pak David / Pak
Yin.

7. SI (Shipping Instruction)
Yaitu semacam surat keterangan / penunjukkan yang isinya adalah informasi barging, nama Shipper, Consignee,
dll. SI ini berfungsi untuk pembuatan kontrak kita dan juga pembuatan BL.

8. Laycan
Yaitu waktu ketersediaan kapal untuk muat. Misal, jika disebutkan laycan PL I adalah 17 Oktober. Artinya, PL I
sudah siap dimuat tanggal 17 Oktober. Artinya juga, PL I sudah harus siap berada di loading port pada atau
sebelum tanggal 17 Oktober.

9. Loading Port
Artinya pelabuhan muat. Umumnya, istilah loading port menggunakan istilah “jetty”. Secara harfiah, jetty artinya
dermaga. Maksudnya, dermaga yang digunakan untuk penyandaran tongkang saat pemuatan. Jadi, saat
menemukan kata jetty, biasanya yang dimaksud adalah pelabuhan muatnya.

10. Discharging Port (disport)

Artinya pelabuhan bongkar. Maksudnya, tujuan pengapalan tersebut. Berdasarkan disportnya, ada 2 tipe
shipment, yaitu :
1) Transshipment
Transit. Maksudnya, pengapalan tongkang dari loading port ke pelabuhan / tempat transit. Gampangnya,
mengetahui sebuah pengapalan adalah transshipment apabila disportnya menyebut nama MV. Misal, PL I
loading di jetty LHI tujuan MV Banos A, M. Berau. Ini artinya, MV Banos A yang berada di M. Berau merupakan
tempat transit saja. Kargo di atas MV Banos A (yang berasal dari tongkang-tongkang) kemudian diangkut lagi
ke tujuan akhirnya.
Dikatakan transit juga karena lokasi pembongkarannya yang berada di tengah laut.
2) Spot Charter
Maksudnya, pengapalan tongkang dari loading port langsung ke tujuan akhir kargo tersebut, jadi langsung
diantarkan ke pelabuhan.
Misal, BK X loading di jetty JMB tujuan Ciwandan. Ciwandan di sini merupakan tujuan akhir dari kargo tersebut.
Karena Ciwandan yang dimaksud di sini adalah pelabuhan, dimana kargo dari tongkang akan langsung
didistribusikan ke pabrik (melalui trucking misal).
1|AR Manual
 Gampangnya, jika disportnya disebutkan sebuah nama pelabuhan, atau nama jetty, maka itu namanya adalah
Spot Charter.

11. Dead Freight

Yaitu quantity minimum pemuatan. Misal, disebutkan dalam kontrak Dead Freight adalah 7,500 MT (300ft),
ternyata setelah complete loading quantitynya adalah 7,350 MT. Maka ini dikenakan dead freight. Di invoicenya,
quantity yang harus ditagihkan adalah qty dead freight, yaitu 7,500 MT. Perhatikan! Apabila ada klaim dead
freight, jangan lupa cantumkan juga actual cargonya. Jadi untuk contoh kasus di atas, dalam invoice dituliskan
seperti ini :
Qty 7,500 MT (act. Cargo 7,350 MT)

12. Keagenan / agen

Yaitu jasa pengurusan dokumen pelayaran. Dokumen yang diurus adalah clearance, izin gerak, dll yang
berhubungan dengan perizinan pelayaran kapal. Sedangkan agen adalah orang/pihak yang mengurusnya.
Di Marindo, agen adalah Pak Sangkala CS. Perhatikan! Pak Sangkala hanya berwenang untuk mengurus keagenan
kapal yang ada di Samarinda saja. Apabila kapal berada di luar Samarinda, entah loading di luar Samarinda atau
bongkar di luar Samarinda, maka kita menggunakan jasa keagenan di kota tersebut.
Marindo punya 3 cabang, yaitu Balikpapan (termasuk Mentawir); Kuala Samboja (termasuk Dondang); dan
Tarakan. PIC cabang Balikpapan dan Samboja adalah Pak Heru. PIC Tarakan adalah Pak Fany. Jadi, jika ada kapal
kegiatan di Balikpapan, misal, maka hubungi Pak Heru jika memerlukan suatu dokumen.

Untuk kota selain daripada cabang di atas, maka PIC keagenan adalah Dimas. Jadi, jika ada yang perlu ditanyakan
perihal agen atau dokumen yang pengurusannya oleh agen, maka hubungi Dimas.

13. Laytime
Yaitu batas waktu wajar penyewaan kapal.

14. PDPR (per day pro rate)

Artinya, perhitungan laytime prorata.

15. NOR (Notice of Readiness)

Yaitu sebuah surat yang menyatakan kesiapan kapal untuk loading / bongkar. Yang menerbitkan adalah kapten
kapal (tongkang) atau bisa juga diwakilkan oleh agen.
Isi NOR adalah nama kapal, nama pelabuhan (nama jetty/vessel/pelabuhan), tanggal kapal tiba di pelabuhan
tersebut, jam kapal tiba di pelabuhan tersebut, dan keterangan kegiatan kapal (muat/bongkar).
Saat kapal tiba dan NOR dibuatkan, istilahnya adalah NOR tendered.
Kemudian saat NOR dikonfirmasi / diterima oleh pihak pelabuhan (jetty/vessel/lainnya), maka disebut NOR
accepted.
Contoh, PL I tiba di jetty SBJ tanggal 18 Oktober jam 15.00
Maka, agen membuatkan NOR sesuai waktu di atas. Ini disebut NOR tendered dalam perhitungan laytime.
Kemudian, NOR tersebut diserahkan ke pihak jetty SBJ. PIC SBJ kemudian menandatangani NOR tersebut dan dia
tuliskan keterangan waktu, misal, 18 Oktober 15.10
Maka waktu di atas disebut dengan NOR accepted.
Dalam menghitung laytime, apabila waktu NOR tendered dan NOR accepted berbeda, maka yang digunakan
adalah NOR accepted.

15. Broker
Yaitu perantara dalam penyewaan kapal. Misal, sebuah perusahaan trading / tambang membutuhkan tongkang
kemudian ia menghubungi seorang broker. Broker ini kemudian mencarikan tongkang ke perusahaan pelayaran.
Jika deal, maka broker ini berhak dapat komisi dari perusahaan pelayaran untuk jasanya mencarikan customer.
Broker bisa berupa perseorangan ataupun mewakili perusahaan.
2|AR Manual
16. B/L (Bill of Lading)
Yaitu dokumen yang diterbitkan oleh agen sebagai bentuk tanda terima barang yang dimuat di kapal. Isi BL adalah
pemilik/pengirim barang (shipper), pembeli/pemesan barang (consignee), pihak yang harus dihubungi saat kapal
tiba di disport (notify party), nama kapal, loading port, disport, jenis barang, quantity, tanggal pemuatan, dan
keterangan-keterangan lain sesuai permintaan shipper.
Dalam eskpor impor, BL ini bisa menjadi salah satu kelengkapan dalam pencairan LC yang dikeluarkan oleh buyer
(consignee) kepada seller (shipper). Jadi, saat shipper minta untuk dibuatkan original BL, maka itu sifatnya adalah
urgent dan harus segera dikerjakan.
Biasanya, saat shipper minta original BL (OBL), maka yang harus kita terbitkan adalah :
BL First Original, Second Original, dan Third Original.
Kemudian dilengkapi dengan BL Copy Non Negotiable. Jumlah Copy NN adalah sesuai permintaan shipper.
Namun, standar Marindo adalah menerbitkan Original + 6 Copy NN.

17. CM (Cargo Manifest)

Yaitu semacam packing list pengiriman barang. Isinya/keterangannya sama dengan isi BL.
CM pun ada Original dan Copy Non Negotiable-nya. Jumlahnya samakan dengan jumlah BL.

18. Draft Survey

Yaitu sebuah dokumen yang menyatakan muatan loading/discharging yang dikeluarkan oleh surveyor yang
ditunjuk oleh shipper.

19. LHV (Laporan Hasil Verifikasi)

Yaitu sebuah dokumen yang diterbitkan oleh surveyor (yang sama yang menerbitkan DSR) yang isinya
menyatakan nama shipper, nama kapal, quantity, jenis barang, loading port, disport, jumlah royalti (shipper). LHV
ini merupakan salah satu syarat dalam pengurusan clearance. Juga sebagai salah satu syarat dalam pengurusan
RKBM bongkar.

20. ETA (Estimated Time of Arrival)

Artinya, estimasi kapal tiba di pelabuhan muat/bongkar. Saat dikatakan MV Banos A ETA di M. Berau tanggal 19
Oktober, artinya MV Banos A diperkirakan tiba di M. Berau pada tanggal sekian.
Untuk mengetahui ETA sebuah kapal (MV), bisa tanyakan kepada Ibu Erlin. Atau bisa cek di internet melalui
marinetraffic.com
Caranya, search di google nama kapal yang ingin diketahui ETA-nya. Misal, ketik MV Banos A. Kemudian pilih situs
marinetraffic, nanti akan muncul keterangan kapal tersebut, ETA-nya beserta posisi terakhir kapal.

21. ATA (Actual Time of Arrival) / TA (Time of Arrival)

Waktu aktual (sebenarnya) kapal tiba. Apabila di marinetraffic tertulis ATA atau TA, artinya kapal telah tiba di
pelabuhan.

22. ETCL (Estimated Time of Completion of Loading)

Yaitu estimasi kapal selesai muat.

23. ETCD (Estimated Time of Completion of Discharging)

Estimasi kapal selesai bongkar.

24. ETD (Estimated Time of Departure)

Estimasi kapal berangkat.

25. TD (Time of Departure)

Waktu kapal berangkat.
3|AR Manual
26. Time Sheet / SOF (Statement of Facts)
Yaitu data berisi rincian kegiatan kapal sejak tiba di pelabuhan muat sampai selesai bongkar. PIC adalah Ibu Erlin.

27. Bunker
Ada 2 macam bunker, yaitu bunker BBM (solar) dan bunker air tawar.
Secara harfiah, bunker artinya pengisian ulang.

28. Cargo Treatment

Yaitu kegiatan yang dilakukan oleh ABK (sesuai instruksi shipper) untuk mengatasi permasalahan kargo, misalnya
kargo terbakar / ada asap yang timbul. Penanggulangan pertama dari ABK adalah dengan menyiramnya dengan
air (tawar). Jika parah, bisa dibutuhkan treatment dengan menggunakan bahan kimia (tanggung jawab shipper).
Perhatikan jika ada masalah kargo terbakar ini. Bisa timbul klaim dari kita kepada shipper berupa biaya air tawar,
biaya pompa air, atau bisa juga demurrage/detention.

29. Geared Vessel (kapal gondrong)

Adalah MV yang punya crane sendiri (built in) di atas kapalnya.
Untuk vessel tipe ini, pemuatannya menggunakan jasa stevedoring
(untuk mengoperasikan crane tersebut).

30. Gearless Vessel

Adalah MV yang tidak ada built-in crane nya.
Pemuatannya menggunakan floating crane / crane barge.

31. Floating Crane / Crane Barge

Adalah alat/sarana yang digunakan untuk pemuatan
Gearless vessel (gambar yang di tengah warna kuning).
FC ini merupakan tanggung jawab shipper.
Artinya mereka yang mencari dan menyewa FC.
Jadi, saat pemuatan vessel, posisinya FC di tengah antara
tongkang dan vessel. Muatan dari tongkang
diangkat menggunakan grab yang ada di crane dan
kemudian dipindahkan ke vessel.
4|AR Manual
32. Conveyor Jetty

Yaitu sarana pemuatan dari jetty ke tongkang. Bentuknya adalah seperti di atas. Batubara dari tambang disalurkan ke
tongkang yang ada di tepi sungai melalui bangunan tersebut.

33. Assist
Yaitu kegiatan kapal khusus assist untuk membantu kapal (tugboat) melakukan olah gerak di suatu wilayah
perairan wajib pandu. Caranya adalah dengan menggandeng/mengiringi, menarik, atau mendorong.

34. Pandu
Yaitu kegiatan untuk memandu sebuah kapal dalam melakukan olah gerak di perairan wajib pandu. Bedanya
dengan assist, pandu ini petugasnya naik/turun ke tugboat. Jadi dia memandu dari dalam kabin kapal.

35. Pengolongan
Dari kata kolong, artinya kegiatan kapal saat melewati bawah suatu jembatan.

36. PPN (Pajak Pertambahan Nilai)

10 %

37. PPh 15
1.2 %
Berlaku untuk penyewaan tugboat & tongkang (1 set). Atau penyewaan tugboat saja, intinya kalau ABK-nya dari
kita, PPh-nya 15

38. PPh 23
Untuk penyewaan tongkang saja (tanpa ABK), berlaku PPh 23 2%. Dan juga berlaku untuk jasa lain seperti channel
fee, dsb.

TIPE TONGKANG
Berdasarkan ukurannya, tongkang ada 4 macam (yang dimiliki Marindo), yaitu :
1. 220 feet
2. 230 feet
3. 270 feet
4. 300 feet

Untuk mengetahui ukuran tongkang Marindo, cukup lihat nama tongkang tersebut (bagian angkanya).
Misal, Bg. Maritim Perkasa 2315, artinya tongkang 230 ft.
5|AR Manual
Bg. Kaba Perkasa 2702, artinya tongkang 270 ft.
Bg. Elanor 3009, artinya tongkang 300 ft.

TIPE SHIPMENT
Ada 4 tipe shipment, yaitu :
1. Transshispment

2. Spot Charter

3. Time Charter (TC)

Yaitu sewa kapal dengan jangka waktu. Misal, Tb. Trisakti disewa selama 6 bulan untuk kegiatan di Pulau Obi.
Maka shipment ini namanya adalah time charter.
Untuk kegiatan TC, keagenan; insentif ABK; BBM kapal menjadi tanggung jawab shipper. Keagenan di sini
termasuk pengurusan/biaya clearance dari Samarinda (berangkat) dan menuju Samarinda (pulang).

4. Volume Charter
Yaitu sewa kapal berdasarkan volume kargo. Contohnya adalah LHI, SGP, dan IDC.
Misal, LHI kontrak dengan jangka waktu 1 tahun dan volume minimal 1,200,000 MT. Yang menjadi acuan adalah
volumenya. Apabila dalam 1 tahun volume minimal tersebut tidak terpenuhi, maka kita bisa klaim kepada LHI
untuk kekurangannya.

A. MEMBUAT SPAL
Jika ada Shipper baru (belum pernah sewa kapal kita sebelumnya), mintakan NPWP, SPPKP dan TDP mereka untuk
referensi pembuatan Faktur Pajak. Jangan lupa kirimkan juga dokumen yang sama ke mereka.
Klausa dalam kontrak yang harus diperhatikan / diubah :

1. Nomor Kontrak
Membuat nomor kontrak dari file “Daftar Kontrak Invoice”.
E ->Scan ->2020 -> Daftar Kontrak 2020
2. Tanggal Kontrak
Sesuaikan dengan tanggal pengiriman SI oleh shipper, atau tanggal pembuatan, atau tanggal laycan, yang
mana yang lebih dulu.
3. Nama & Alamat Shipper
Sesuaikan dengan NPWP mereka
4. Nama Kapal
Nominasi kapal sesuai yang kita berikan
5. Tanggal Laycan
Sesuaikan dengan info dari shipper atau lihat di SI, atau bisa juga lihat di Laporan Shipper
6. Loading Port (Jetty)
7. Discharging Port
Perhatikan jika transshipment menggunakan MV, ETA vessel juga disebutkan. Untuk mengetahuinya, bisa
dilihat di laporan shipper atau tanyakan Ibu Erlin atau cari di marinetraffic.
8. Dead Freight
Standar Marindo :
300ft = 7,500 MT
270ft = 5,300 MT
230ft = 3,200 MT
Jika disebutkan dalam email, ikuti. Kalau tidak ada, konfirmasikan ke Pak David atau Pak Yin tentang DF ini.
Jangan ikuti yang tercantum di SI.

6|AR Manual
 9. Freight Rate (Harga)
Konfirmasikan ke Pak David atau Pak Yin. Dan jangan lupa tanyakan apakah harga itu sebelum atau sesudah
PPN.
10.Laytime
Konfirmasikan dengan Pak David atau Pak Yin.
11.Demurrage rate
Konfirmasikan ke Pak David atau Pak Yin. Dan jangan lupa tanyakan apakah harga itu sebelum atau sesudah
PPN.
12.Nama Shipper, Penandatangan, dan Jabatan di kolom Signature
Tanyakan melalui email / telp kepada shipper
13.Nomor & tanggal kontrak di “Halaman Addition”
14.Payment term
Konfirmasikan dengan Pak David atau Pak Yin.
15.Nama Shipper & Penandatangan di bawah.

B. MEMBUAT INVOICE
Untuk membuat invoice, pantau Laporan Shipper dan Time Sheet atau laporan dari Agen (kalau kapal loading di
luar Samarinda).

Laporan Shipper : untuk mengetahui kapal-kapal apa saja yang sedang kegiatan dan dicatat mana saja yang sudah
ada invoicenya.

Time Sheet : untuk mengetahui update kegiatan kapal. Apabila kapal sudah selesai muat, minta draft survey ke
pak Richad atau Pak Andy (Kalau muat di Dondang) dan segera buatkan invoicenya.

Laporan dari Agen : jika kapal loading di luar Samarinda, misal di Jetty Viracon (Grogot), kalau ada laporan update
dari agen, perhatikan! Apabila kapal sudah selesai loading, atau agen mengirimkan BL, berarti invoice sudah bisa
dibuat.

Jika ada shipment yang sudah bisa dibuatkan invoicenya, masukkan datanya ke file “Hasil Pajak” untuk membuat
nomor invoicenya.

Umumnya, tanggal & quantity invoice berdasarkan tanggal complete loading.

Jadi, selalu cek email time sheet dari Ibu Erlin. Jika sudah complete loading, segera siapkan invoicenya.
Tidak berlaku untuk LHI. Karena LHI berdasarkan tanggal & quantity bongkar.

Perhatikan payment term masing-masing shipper untuk pembuatan invoice ini.

Kalau termnya 25:50:25, artinya 25 % dibayar saat ttd kontrak, 50% saat complete loading, dan 25% saat tiba di
disport sebelum bongkar.
Artinya, saat buat kontrak, langsung buatkan invoice DP 25% juga.
Caranya : Dead Freight x harga x 25%. Dan seterusnya.

Selalu perhatikan dokumen pendukung invoice sesuai permintaan Shipper. Apakah mereka minta BL atau
dokumen-dokumen lain.

Jangan lupa, setelah membuat invoice, serahkan kepada Mita untuk dibuatkan Faktur Pajaknya.

Jika invoice dan FP sudah dibuat, segera emailkan dan kemudian kirim aslinya ke alamat Shipper.

7|AR Manual
C. LAYTIME
Adalah batas waktu penggunaan (penyewaan) kapal. Yang tidaktermasuk Laytime adalah :
1. Kapal bergerak, baik saat proses sandar ataupun saat berlayar
2. Apabila dalam time sheet dikatakan tidak ada kegiatan akibat hujan atau cuaca buruk
3. Waktu menunggu dokumen kapal (ijin gerak, clearance, dll)
4. Waktu yang digunakan untuk kepentingan kapal (misal bunker BBM, bunker air tawar, kerusakan atau
perbaikan kapal, dll)

Yang termasuk dalam Laytime adalah :

1. Waktu tunggu (sandar), baik di pelabuhan muat ataupun bongkar
2. Waktu muat dan bongkar
3. Waktu tunggu surveyor
4. Waktu tunggu dokumen kargo (DSR, SKAB, SKB, LHV, dll)
5. Jika terjadi kerusakan alat / sarana pemuatan atau pembongkaran (misal, kerusakan conveyor di jetty,
kerusakan crane di vessel, dll)
6. Waktu tunggu alat / sarana pemuatan atau pembongkaran (misal, kalau di pelabuhan muat, menunggu
crushing batubara, menunggu trucking, dll. Kalau di pelabuhan bongkar (vessel / port), misal menunggu
floating crane dll
7. Jika terjadi masalah pada kargo, misal jika kargo (batubara) berasap sehingga dibutuhkan penyiraman dll

Cara menghitung waktu mulai laytime :

NOR accepted + 12 jam atau Commencement of Loading / Discharging, yang mana yang lebih dahulu.

NOR accepted artinya saat kapal tiba di pelabuhan muat / bongkar, agen mengeluarkan NOR sebagai pernyataan
bahwa kapal telah siap dan NOR tender. NOR accepted saat Shipper mengkonfirmasi NOR tersebut.

Contoh :
1. BK I tiba di Jetty A pada 1 Oktober 2017 pukul 10.00
Mulai muat pada 3 Oktober 2017 pukul 08.00
Laytime mulai pada : 1 Oktober 2017 pukul 10.00 + 12 jam = 1 Oktober 2017 pukul 22.00

2. BK I tiba di Jetty A pada 1 Oktober 2017 pukul 10.00

Mulai muat pada 1 Oktober 2017 pukul 13.00
Laytime mulai pada : 1 Oktober 2017 pukul 13.00

Istilah-istilah laytime :
Tiba di jetty Arrived at jetty area
Tambat Moored
Tunggu info sandar Waited for instruction
Tunggu antrian sandar Waited for berthing sequence
Batu belum cukup Unsufficient coal
Proses sandarkan tongkang Berthing process
Selesai sandarkan tongkang Barge berthed alongside jetty
Start muat Commenced loading
Stop muat Stopped loading
Proses crushing batu Coal crushing
Lepas dari jetty (setelah stop muat) Unberthed
Tunggu info muat Waited for instruction
Start muat (setelah stop) Resumed loading
Selesai muat Completed loading

8|AR Manual
 Lepas dari jetty Casted off from jetty
Tambat Moored
Tarik tongkang (setelah tambat) Unmoored
Berlayar misal ke kendawang Sailing or sailed
Berlabuh Dropped anchor
Tarik tongkang (setelah berlabuh) Anchor’s aweigh
Tunggu dokumen Waited for docs
Tunggu air pasang Waited for high tide
Tunggu alur keluar Waited for navigable waters
Tunggu pengolongan jembatan Waited for schedule to pass under bridge
Bunker BBM Fuel bunkering
Bunker air tawar Fresh water bunkering
Kargo berasap Coal emitted smoke
Cargo treatment (penyiraman) Spraying coal
Mesin rusak Engine trouble
Kandas Barge grounded
Lepas dari kandas Released barge from grounded
Tb ……….. bantu tarik tongkang kandas Tb ………….. assisted grounded barge
Tarik tongkang Shifted
Berlayar ke M. Berau Shifted to M. Berau
Tiba di M. Berau Arrived at M. Berau
Tunggu kedatangan vessel Waited for vessel arrival
Tunggu FC Waited for FC
Vessel tiba di M. Berau Vessel arrived at M. Berau
Menuju ke vessel Shifted to vessel
Tunggu info sandar Waited for instruction
Tunggu antrian sandar Waited for berthing sequence
Tunggu info bongkar Waited for instruction
Tunggu antrian bongkar Waited for discharging sequence
Start bongkar Commenced discharging
Stop bongkar Completed discharging
Lepas dari vessel (belum selesai dibongkar) Unberthed from MV ……..
Berlabuh Dropped anchor
Tunggu instruksi selanjutnya Waited for instruction
Tunggu vessel berikutnya Waited for instruction (cargo would be discharged to
another vessel)
Proses sandarkan tongkang Berthing process
Selesai sandarkan tongkang Barge berthed
Start bongkar (sisanya) Resumed discharging
Selesai bongkar Completed discharging
Lepas dari vessel Casted off

D. DEMURRAGE
Adalah denda yang ditagihkan kepada penyewa karena kelebihan waktu pemakaian kapal.
Menghitung demurrage caranya : waktu total dipakai - laytime
Hasilnya dikalikan harga demurrage sesuai kontrak

E. KOMISI
1. SLE

9|AR Manual
 Komisi untuk shipment SLE dibayarkan kepada Pak Prico dan Pak Andi.
Nilainya adalah Rp 1,000 / MT untuk masing-masing. Dan dipotong PPh 21.
Perhitungannya ada di :
F -> Invoice -> Bunker Adjustment Formula ->Komisi - Pak Prico & Pak Andy - SLE
Apabila SLE sudah bayar invoice, segera update perhitungan ini dan aturkan pembayarannya kepada mereka.

2. GUNUNG SAMARINDA
Komisi dibayarkan ke Pak Jay (LHI). Nilainya adalah Rp 3,000 / MT dipotong PPh 21.
Perhitungannya ada di :
F -> Invoice -> Bunker Adjustment Formula ->Komisi - Pak Jay - GnSmd
Apabila GnSmd sudah bayar invoice, segera update perhitungan ini dan aturkan pembayarannya kepada
mereka.

3. TRIMEGAH BANGUN PERSADA

Komisi dibayarkan ke Pak Denny. Nilainya adalah Rp 15,000,000 setiap invoicenya. Tidak ada potongan PPh di
sini, jadi begitu TBP bayar, langsung aturkan pembayarannya ke Pak Denny. Ingat, di Bank Keluarnya, beri
keterangan “biaya” dan bukan “komisi”.

4. INDOCEMENT TUNGGAL PRAKARSA

Dibayarkan kepada Pak Thomas Iskandar dipotong PPh 21. Nilainya dari Pak Cien. Perhitungan pajaknya :
F -> Invoice -> Bunker Adjustment Formula ->Komisi - Pak Thomas - IDC

PERHATIKAN untuk komisi yang ada potongan PPh-nya. Selalu konfirmasikan nilainya ke Mita sebelum dibayarkan
untuk menghindari kesalahan nilai pembayaran.
Dan selalu double check untuk komisi mana yang dibayarkan untuk menghindari terjadi double bayar atau
terlewat bayar.

Jika sudah benar, buatkan Bank Keluarnya dan mintakan tanda tangan ke Pak David. Jika sudah, copy Bank
Keluarnya dan serahkan copynya ke Mita untuk nanti dibuatkan bukti potong. Yang asli serahkan ke Pak Cien
untuk segera ditransfer.

F. FAKTUR PAJAK
Faktur Pajak terbit sesuai dengan terbitnya invoice.
KECUALI PT. Yepeka Usaha Mandiri, karena dia FPnya terbit hanya setelah dia lakukan pembayaran. Misal, invoice
DP terbit tanggal 10 Oktober, jangan langsung bikinkan FP.
Jika dia bayar, katakan, tanggal 20 Oktober, baru bisa kita terbitkan FPnya. Tapi, PERHATIKAN, walaupun terbitnya
belakangan, namun tanggalnya sama dengan tanggal invoice, yaitu tanggal 10 Oktober.

G. HARGA PERTAMINA
Untuk bisa menghitung formula freight adjustment LHI, SGP, dan IDC, kita butuh Surat Edaran Harga Pertamina.
Yang mengirimkan adalah Ibu Anisa atau Pak Rizal (SGP).
Surat ini terbit 2 kali dalam sebulan untuk 2 periode, yaitu 1-14 dan 15-30/31.
Jika Ibu Anisa/Pak Rizal sudah mengirimkan surat untuk periode yang kedua (15-31), maka segera transferkan Rp
1juta ke Ibu Anisa sebagai insentif.

H. BL
Perhatikan untuk kapal yang loading di luar (menggunakan agen). Apabila mereka mengirimkan scan BL (copy
atau original), kirim BL ini ke shipper kita untuk dimintakan konfirmasi penerbitan OBL-nya.
Apabila dari shipper minta direvisi, sampaikan kepada agen. Jangan pernah forward/reply/sertakan kontak
shipper ke agen, kita cukup jadi orang tengahnya.

10 | A R M a n u a l
 Kalau dari agen sudah kirim revisinya, kirimkan lagi ke shipper dan mintakan konfirmasi kembali. Terus dilakukan
sampai dari shipper sudah konfirmasi. Apabila sudah konfirmasi, segera sampaikan ke agen untuk minta
diterbitkan OBL + copy NN sesuai jumlah permintaan shipper.
Kemudian, mintakan ke agen untuk discan terlebih dahulu First Original BL & halaman belakangnya serta First
Original CM. Kemudian kirim ke shipper.
Apabila sudah, tanyakan ke shipper untuk alamat pengiriman BL, kemudian minta ke agen untuk mengirimkan
dokumen tersebut ke alamat sesuai info dari shipper.

I. BBM (Bukti Bank Masuk)

Untuk mengetahui pembayaran invoice, mintakan ke Pak Cien untuk cek rekening kita.
Jika ada pembayaran yang masuk, catat dan langsung potong di outstanding.
Setelah itu buatkan BBM. Perhatikan untuk pembuatan BBM, apakah dipotong PPh atau tidak. Serta, jika ada
selisih (kurang bayar) kurang dari Rp 50,000 maka masukkan saja itu sebagai biaya bank. Kalau selisihnya cuma Rp
1, masukkan saja sebagai diskon.

Namun, jika kekurangannya cukup besar, katakanlah dari rentang Rp 200,000 ke atas, konfirmasikan dahulu ke
shipper. Sertakan perhitungan kita (setelah potong PPh) dan kirimkan ke mereka. Apabila memang ada kesalahan
di mereka, infokan ke Pak David, apakah kita minta dikembalikan atau tidak. Kalau Pak David suruh bayar
kekurangannya, emailkan ke shipper permohonan kekurangan pembayaran dengan perhitungan lengkap dan
sertakan nomor rekening kita sesuai dengan yang di invoice tersebut.

Jika ada kelebihan bayar lebih dari Rp 100,000, infokan ke shipper. Bisa via telpon atau email. Kalau lebihnya
karena salah perhitungan PPh (misal, seharusnya dipotong PPh 23 tapi dibayar dengan potongan PPh 15), maka
kita harus kembalikan nilai kelebihan tersebut. Konfirmasikan dahulu kepada shipper apakah memang benar ada
kesalahan potongan dan bagaimana cara pengembaliannya (mintakan nomor rekening PERUSAHAAN mereka).

SHIPPER
I. LHI
Dokumen pendukung invoice freight :
1. Invoice asli (putih) bermaterai
2. Faktur Pajak
3. Freight Adjustment Formula
4. Copy Surat Edaran Harga Pertamina sesuai periodenya
5. Copy BL vessel

Dokumen pendukung invoice PNBP :

1. Invoice asli (putih) bermaterai
2. Nota PNBP asli

Dokumen pendukung invoice DMO :

1. Invoice asli (putih) bermaterai
2. Faktur Pajak
3. Dokumen loading : BL, SKAB, SKB, DSR muat
4. Dokumen discharging (dari Pak Heru)

Komponen shipment LHI :

1. Barging (penyewaan tongkang Marindo)
2. Stevedoring (menggunakan pihak ketiga, yaitu KSM)
3. PNBP (quantity x Rp 1,300)
4. Mooring Gangs (PT. Pardipta Win Transport)
5. Komisi UBS (quantity per bulan x USD 0.10)
11 | A R M a n u a l
6. DMO (PLTU)
7. Despatch Vessel
8. Barge Detention

1. Barging
Penetapan tanggal berdasarkan tanggal vessel complete loading. Bisa dilihat di laporan KSM atau time sheet
Ibu Erlin (lihat tanggal tongkang terakhir selesai bongkar)
Quantity berdasarkan quantity di BL vessel. BL vessel dapat dimintakan via email ke Ibu Ria.
Jika menggunakan stevedoring, maka quantity vessel dapat juga dilihat dari laporan KSM, bisa dari laporan
“Completed Loading” atau “Loading Document”. Jika sudah ada Loading Doc-nya, lihat pada DSR atau laporan
time sheet karena pasti tercantum quantity.
Tapi perhatikan! Ini tidak berlaku (laporan KSM) apabila shipment-nya combine. Misal, MV Serene Susannah
yang suppliernya adalah LHI & SGP.

Harga berubah-ubah sesuai dengan harga Pertamina

Rumusnya ada pada Folder “Bunker Adjustment Formula”
Yang perlu diperhatikan adalah :
a. Base Freight (harga dasar)
Tetap selama 1 tahun dan tidak perlu diganti
b. Base Fuel Price (harga dasar BBM)
Tetap selama 1 tahun dan tidak perlu diganti
c. New Fuel Price (harga BBM sesuai periode loading)
Harus diganti berdasarkan periode loading. Misal, BL vessel tanggal 19 Oktober, maka ganti harga BBM-
nya dengan periode 15-31 Oktober, dsb.

2. Stevedoring
Stevedoring adalah tenaga kerja untuk bongkar muat. Dalam kasus ini, stevedoring adalah jasa tenaga kerja
untuk pemindahan kargo dari tongkang ke vessel.
Vessel yang menggunakan stevedoring adalah Geared Vessel (yang memiliki crane).
Untuk sistem borongan, LHI menyerahkan stevedoring ini pada Marindo.
Marindo menggunakan pihak ketiga, yaitu KSM.
Harga KSM tahun 2017 adalah Rp 8,600 / MT (termasuk PPN). Harga ini berlaku sampai shipment MV Port
Belmonte (LHI). Setelah itu, harga yang berlaku adalah Rp 9,500 / MT (termasuk PPN). Berlaku sampai akhir
tahun, setelah itu (tahun 2018), harga kemungkinan bisa berubah lagi.

Sedangkan harga yang kita tagihkan untuk LHI tahun 2019 adalah Rp 11,200 / MT (tidak termasuk PPN). Untuk
SGP Rp 11,200 / MT (tidak termasuk PPN).

Pembayaran Stevedoring
a. DP
Apabila ada rencana shipment dan menggunakan Stevedoring, Marindo (Pak Yin) akan mengirimkan email
penunjukkan Stevedoring pada KSM. Setelah itu, KSM akan mengirimkan invoice DP via email. Jika terima,
langsung bayarkan. Karena term Marindo-KSM adalah pembayaran DP sebelum kapal loading.
Nilai DP adalah 50% dari nilai stevedoring.

b. PNBP (Penghasilan Negara Bukan Pajak) Jasa Alih Muat

Adalah biaya yang harus dibayarkan oleh Shipper kepada negara melalui Syahbandar. Nilainya adalah
quantity (vessel) x Rp 1,300
Biaya ini dibayarkan dulu oleh PBM (KSM) ke Syahbandar, kemudian ditagihkan ke Marindo. Marindo
kemudian menagihkan kepada LHI.

12 | A R M a n u a l
 Perhatikan! PNBP harus dibayarkan ke KSM sebelum kapal selesai loading. Teliti laporan kegiatan dari KSM
yang diupdate 3 hari sekali untuk mengetahui quantity dan ETC (estimated time of completion).

Contoh :
MV Saubaagya 5. Pre stowage plan 53,428 MT. ETC 7 Okt 2017.
Sekarang tanggal 5 Okt 2017. PNBP sudah bisa dibayarkan ke KSM.
53,428 MT x Rp 1,300 = Rp 69,456,400

Perhatikan untuk PNBP ini. Karena saat kita bayarkan memakai qty sesuai stowage plan, maka bisa saja
actual qty nanti berbeda. Jadi, bisa saja ada selisih nilai pembayaran. Selalu update data pembayaran ini
karena nilai selisihnya harus diselesaikan dengan KSM.

c. Pelunasan
Term Marindo-KSM, pelunasan dilakukan 21 hari setelah tanggal complete loading.
KSM akan mengirimkan invoice ke Marindo, namun di invoice tersebut tidak dicantumkan DP. Jadi,
perhatikan! Nilai pada invoice tersebut harus dikurangi PPh 23 (2%) dan juga dikurangi DP yang telah kita
bayarkan sebelumnya.

3. PNBP
Sesuai penjelasan pada 2.b di atas

4. Mooring Gangs
Adalah jasa tenaga kerja untuk pengaturan penyandaran/tambat di jetty dengan menggunakan jasa PT. PWT
(Pak Parwoto & Ibu Yeti).
Harganya adalah Rp 550 / MT (tidak termasuk PPN).
Untuk transshipment (vessel), quantity sesuai dengan quantity dalam invoice Marindo dan tanggalnya pun
sama.
Untuk DMO (PLTU), quantity menggunakan quantity loading dan tanggalnya juga tanggal loading.
Invoice Mooring dikirimkan setiap awal bulan untuk periode bulan sebelumya.
Apabila LHI sudah melunasi invoice selama 1 bulan (misal bulan Agustus sudah lunas semua), maka kita sudah
harus membayarkan invoice Agustus ke PWT.

5. Komisi UBS
Harganya USD 0.10 / MT
Di sini Marindo yang memberikan data kepada UBS (Ng Bee Geok).
Data diberikan di awal bulan untuk periode bulan sebelumnya. Misal, sekarang tanggal 4 Oktober 2017, kita
sudah bisa kirimkan data per September ke UBS.
Perhatikan! Untuk data yang kita kirimkan HANYA untuk data transshipment!
DMO (PLTU) tidak dimasukkan. PNBP tidak dimasukkan.
Cara pembayarannya sama dengan Mooring PWT (menunggu LHI lunas).

6. DMO (Domestic Market Obligations)

LHI memenuhi DMO-nya ke PLN (PLTU).
DMO sekarang ada 4 trip, Balikpapan, Amurang, Barru dan Berau
Quantity yang digunakan adalah quantity berdasarkan DSR bongkar.

Dokumen muat : BL, SKAB, SKB, DSR (minta ke Richad). Dokumen ini harus dikirimkan ke Ibu Ria (balasin dari
exchange email yang berkaitan dengan nomor tripnya). Selalu tambahkan email cc ke pak Suphacai
gmail.Untuk balikpapan cc juga ke Pak Heru (kgk & bppn_marindopacific dan pak Suwardi). Untuk Amurang,
Barru dan Berau Loading Document di kirim ke Mas Dimas (OPR2 Marindo Pacific)
13 | A R M a n u a l
 Dokumen bongkar : Untuk Balikpapan DSR, Time Sheet (dari PT. Adhiguna Putera), NOR, laporan kegiatan
harian dll dikirimkan oleh Pak Heru. Dokumen ini harus dikirimkan ke Ibu Ria (balasin lagi dari exchange email
terakhirsesuai nomor tripnya). Untuk Amurang, Barru dan Berau minta dok bongkar ke Mas Dimas, atau cek
email WBM Amurang (untuk amurang).

Untuk pembuatan invoice ke LHI, tanggal yang digunakan adalah tanggal complete bongkar berdasarkan DSR
bongkar. Quantity juga menggunakan quantity sesuai DSR bongkar.
Untuk harga, formulanya menggunakan formula di folder Formula LHI DMO.
Untuk formula, yang perlu diganti adalah :
a. Nama kapal dan nomor trip (sesuai email)
b. Tanggal & quantity complete loading (sesuai DSR muat / BL)
c. Tanggal complete discharging (sesuai DSR bongkar)
d. Quantity discharging (sesuai DSR bongkar)
e. Harga Pertamina. Perhatikan! Untuk harga Pertamina, cukup memasukkan harga dasarnya saja! Dan
periodenya menggunakan periode awal bulan saat kapal loading.

Contoh :
1. PL 2 loading tanggal 13 September. Harga Pertamina yang dipakai adalah harga periode 1-14
September.
2. PL I loading tanggal 30 September. Harga Pertamina yang dipakai tetap harga periode 1-14 September
2017.

Perhatikan, di invoice tidak menggunakan hitungan manual (kalkulator) tapi menggunakan nilai sesuai yang di
formula. Jadi, saat terbitkan invoice, sesuaikan saja dengan nilai yang ada di formula.
Jika sudah, kirimkan file Formula Balikpapan kirim ke Pak Fadilla dan Amurang, Barru dan Berau ke Pak Frangky
untuk minta konfirmasi. Jika sudah dikonfirmasi, invoice bisa langsung diterbitkan.

“Komisi” DMO
Komisi / return money untuk shipment DMO dibayarkan ke Pak Fadilla. Nilainya = total invoice x 8.57%
Jadi, nilai yang tertera di invoice (termasuk PPN) langsung dikalikan persentase di atas, dan itulah nilai yang
harus dibayarkan ke Pak Fadilla.
Di file formula DMO, klik kanan pada salah satu sheet dan klik “unhide”, setelah itu pilih “commision” untuk
memunculkan data pembayaran komisi. Jangan lupa mengupdate data ini untuk memudahkan pencarian data
di kemudian hari.
Jika sudah diupdate, selalu “hide” kembali sheet tersebut.

Komisi dibayarkan apabila invoice sudah dibayarkan oleh LHI. Usahakan pembayaran langsung pada hari itu
juga saat LHI membayarkan invoice tersebut.

7. Despatch Vessel
Adalah kompensasi yang diberikan kepada penyewa karena waktu pemakaian kapal kurang dari laytime.
Despatch pada umumnya tidak berlaku untuk penyewaan kapal (tongkang) biasa.
Namun berlaku untuk shipment milik LHI & SGP.
Yang berlaku adalah nilai despatch vessel karena sistem kerja Marindo adalah borongan. Dan HANYA untuk
kapal geared.
Nilai despatch dibayarkan oleh buyer batubara kepada LHI/SGP. Kemudian, nilai tersebut dibagi kepada
Marindo 50:50
Jadi, per 3 bulan, minta laporan despatch/demurrage kepada LHI/SGP supaya bisa diterbitkan invoicenya.
Untuk despatch LHI, bisa minta ke Pak Suphachai, untuk SGP bisa minta ke Pak Sabar.

14 | A R M a n u a l
 Karena nilainya dalam USD, maka harus dikonversi ke IDR. Caranya, saat LHI/SGP kirim laporan despatch,
tanggal pengiriman laporan itu yang jadi acuan untuk tanggal kurs.
Kurs yang digunakan adalah kurs tengah BI (kurs JISDOR).
Perhatikan apakah nilai yang diberikan termasuk PPN atau tidak. Lihat contoh pada invoice-invoice dan
laporan-laporan sebelumnya.
Di email, data despatch LHI ada pada folder “Despatch LHI”

8. Barge Detention
Barge detention di sini berlaku untuk pembongkaran dengan menggunakan vessel gearless.
Untuk dapat menghitung barge detention, harus mengetahui dulu barge window dari vessel tersebut.
Biasanya, LHI akan menginfokan barge window ini dan Pak Yin akan cantumkan di dalam filenya (yang di
dropbox).

Contoh :
MV Jia Da, ETA 27 Oktober 2017. Laycan 27-31 Oktober 2017. Stowage plan 78,000 MT (+/- 15 tongkang 270’)
Barge window :
27 Oktober – 28 Oktober = 30,000 MT
29 Oktober – 30 Oktober = 30,000 MT
31 Oktober = 18,000 MT

Artinya :
27 – 28 Oktober = 30,000 MT (+/- 6 tongkang 270’)
29 – 30 Oktober = 30,000 MT (+/- 6 tongkang 270’)
31 Oktober = 18,000 (+/- 3 tongkang 270’)

Namun, apabila ternyata saat pemuatan terjadi sebagai berikut :

27 – 28 Okt = 25,000 MT (+/- 5 tongkang)

29 – 30 Okt = 20,000 MT (+/- 4 tongkang)
31 Okt – 1 Nov = 20,000 MT (+/- 4 tongkang)
2 Nov = 13,000 MT (sisanya)

Karena melebihi barge windownya (31 Oktober), dan kuota barge juga tidak terpenuhi, maka kita bisa tagihkan
Barge Detention kepada LHI.

Caranya seperti menghitung demurrage tongkang biasa, TAPI laytimenya adalah 2.5 hari (standarnya).
Laytime mulai saat kapal tiba di disport sesuai dengan barge windownya.

Contohnya, lihat di file :

SANTHY -> Dokumen Perusahaan -> Demurrage -> SGP -> Barge Detention (Folder) -> Barge Detention (.xlsx)

II. SGP
Dokumen pendukung invoice freight :
1. Invoice asli putih & kuning
2. Faktur Pajak
3. E-Nofa / NSFP
4. Copy draft survey tongkang
5. Copy kontrak

Dokumen pendukung invoice PNBP :

1. Invoice asli putih & kuning
15 | A R M a n u a l
 2. Nota PNBP asli (perhatikan, nama shipper dan quantity HARUS sesuai)

SGP punya 3 loading point, yaitu Mutiara (Dondang), Amborawang dan Mentawir (Balikpapan).
Agen-nya adalah Cabang Marindo, PIC-nya adalah Pak Heru.

Komponen shipment SGP :

1. Barging (penyewaan tongkang Marindo)
2. Stevedoring (menggunakan pihak ketiga, yaitu KSM)
3. PNBP (quantity x Rp 1,300)
4. Despatch Vessel
5. BL barges

1. Barging
Penetapan tanggal berdasarkan tanggal tongkang terakhir complete loading. Bisa dilihat di time sheet Ibu Erlin
(lihat tanggal tongkang terakhir selesai muat)
Quantity sesuai dengan yang tercantum di DSR muat. Dokumen muat (BL, DSR, LHV) dikirimkan oleh Pak Heru
dan tim (Pak Suwardi, Pak Andi). Jangan lupa untuk selalu memantau kelengkapan dokumen ini. Apabila ada
dokumen yang belum lengkap, segera mintakan ke tim Pak Andi (Mutiara) dan Pak Suwardi (Mentawir).

Harga berubah-ubah sesuai dengan harga Pertamina

Rumusnya ada pada Folder “Bunker Adjustment Formula”
Yang perlu diperhatikan adalah :
a. Base Freight (harga dasar)
Tetap selama 1 tahun dan tidak perlu diganti
b. Base Fuel Price (harga dasar BBM)
Tetap selama 1 tahun dan tidak perlu diganti
c. New Fuel Price (harga BBM sesuai periode loading)
Harus diganti berdasarkan periode loading

2. Stevedoring
Sama dengan LHI

3. PNBP
Sama dengan LHI

4. Despatch Vessel
Sama dengan LHI

5. BL Barges
Walaupun keagenan dihandle Pak Heru, untuk penerbitan BL original di Mutiara dan Mentawir adalah kita
(Taras).
Kalau ada orang SGP (Pak Rizal) kirim draft BL, forward ke Taras (marindo.ops). Karena Taras tidak punya data,
maka kita yang siapkan data. Datanya adalah file excel “LHV DS Mutiara” yang kita update dokumennya.
Data yang perlu disiapkan adalah nama kapal, quantity, tanggal complete loading, dan nama kapten.
Ingat, untuk BL ini sifatnya URGENT, jadi harus segera dibuat dan dikirimkan hari itu juga.

III. MHU
Kontrak MHU dibuatkan hanya 1 kali, yaitu kontrak per Juli 2017. 1 kontrak ini berlaku sampai Desember 2017.
Harga 300ft adalah Rp 36,000 termasuk PPN. Dan untuk 230ft adalah Rp 45,000 termasuk PPN.
Mintakan SI setiap ada kegiatan ke Ibu Etha.

16 | A R M a n u a l
 Jika ada perubahan harga atau masuk ke tahun 2018, buatkan kontraknya. Konfirmasi kontrak ke Pak Herdi.

Dokumen pendukung untuk pengiriman invoice adalah :

1. Invoice asli bermaterai
2. Faktur Pajak
3. E-nofa / NSFP
4. BL Copy NN
Invoice ditujukan ke Pak Herdi.

Untuk BL, minta tolong Taras bikinkan. Kalau SI belum juga dikirim sedangkan invoice sudah siap dikirim, buat
sesuai dengan BL yang sebelumnya (Consignee : To Order. Notify Party : To Order).

IV. INDOCEMENT (IDC / ITP)

1. JMB
JMB adalah supplier-nya IDC. Jika Ibu Erlin kirim email atau telpon tentang nominasi di JMB, kirimkan email ke
JMB (Endang dll) nominasi itu dan sertakan juga Ship’s Particular setiap kapalanya.

Jika kapal telah loading, Richad akan buatkan BL dan serahkan ke kita. Scan BL ini dan kirimkan ke JMB,
mintakan konfirmasinya. Jangan lupa mintakan juga dokumen loading (SKAB, SKB, DSR) ke Richad. Kalau sudah
terima, scan semua tapi tidak perlu dikirim. Kalau nanti Dimas minta dokumen, baru kirimkan SKAB, SKB, DSR
dan BL ini ke dia. Dokumen ini diperlukan Dimas untuk dikirimkan ke agen di pelabuhan bongkar.

2. TAMBANG DAMAI
PIC-nya Tambang Damai adalah Pak Yohanes / Pak Darwin / Pak Ledy. Cara kerjanya sama dengan JMB di atas.

Invoice IDC berdasarkan tanggal & quantity loading. TAPI, baru dapat diterbitkan setelah DSR bongkar terbit
karena IDC melihat quantity bongkarnya, jika seandainya ada cargo loss.

Kelengkapan invoice :
1. Invoice asli bermaterai
2. Faktur Pajak
3. Kwitansi asli bermaterai
4. BL Copy NN (stempel basah)
5. Dokumen loading (SKAB, SKB, DSR muat)
6. Freight Order (dikirim oleh purchasing IDC, yaitu Pak Fandi)
7. Draft Survey Bongkar (dikirim oleh Pak Fandi)
8. Copy 1 rangkap semua dokumen di atas

V. TANJUNG BERSINAR CEMERLANG (TBC)

Untuk invoice transshipment TBC, karena menggunakan USD maka invoice kita harus dikonversi menjadi IDR.
Caranya, perhatikan tanggal invoice (tanggal complete loading tongkang terakhir)nya.

Contoh :
PL 8 selesai loading di jetty Alamjaya tanggal 27 Oktober 2017 qty 7,503 MT.
Maka di invoicenya 7,503 MT x USD 2.1818 (sebelum PPN) = USD 16,370.05 (USD selalu 2 angka di belakang
koma)
Kemudian nilai USD ini dikonversi ke IDR menggunakan kurs tengah BI (kurs JISDOR) per tanggal 27 Oktober 2017,
yaitu Rp 13,630 menjadi USD 16,370.05 x Rp 13,630 = Rp 223,123,781 (tanpa desimal dan dibulatkan ke atas serta
ini adalah nilai sebelum PPN).

17 | A R M a n u a l
 Jika tanggal loading adalah hari libur (Sabtu, Minggu, atau hari libur nasional) dan tidak ada kurs JISDOR-nya,
maka kurs yang digunakan adalah kurs per tanggal sebelum tanggal loading.

Contoh :
BK 8 selesai loading tanggal 22 Oktober 2017 (hari Minggu), maka kurs yang digunakan adalah kurs per tanggal 20
Oktober 2017. Karena tanggal 20 merupakan tanggal sebelum tanggal loading tersebut.

Apabila kapal yang disewa lebih dari 1, maka cukup lihat pada tanggal selesai loading tongkang yang terakhir.

Contoh :

BK I selesai loading tanggal 24 Oktober, BK 2 selesai loading tanggal 25 Oktober, dan BK 6 selesai loading tanggal
27 Oktober. Maka tanggal invoicenya adalah tanggal 27 Oktober dan kurs yang digunakan juga kurs per tanggal 27
Oktober.

Untuk TBC setelah invoice di buat kirimkan dulu proforma invoicenya sebelum terbit faktur pajak untuk
memperkecil kesalahan atau revisi seperti Qty Rounded atau menggunakan nama Alamjaya Barapratama.

VI. ANGGUN MAKMUR ENERGY (AME)

Untuk invoice AME yang loading di GBU, invoice yang kita terbitkan tetap dalam nilai USD.
Namun, saat pembayaran, AME akan mengkonversinya ke IDR dengan cara berikut :
Contoh :
BK 5 selesai loading di GBU tanggal 10 Oktober 2017 qty 7,502 MT.
Kita terbitkan invoice 7,502 MT x USD 4.2727 = USD 32,053.80 (sebelum PPN).
Kemudian FP langsung saja terbitkan. Karena FP harus dalam nilai IDR, sehingga saat Mita terbitkan FP akan
dikonversi ke IDR menggunakan kurs pajak per tanggal invoice tersebut (10 Oktober 2017), yaitu Rp 13,459
(perhatikan, kurs pajak terbit seminggu sekali).
Sehingga di FP, nilainya menjadi Rp 431,412,094 (USD 32,053.80 x Rp 13,459). Ini adalah nilai DPP-nya.

TAPI, saat AME melakukan pembayaran, cara konversinya adalah dengan membayarkan PPN sesuai dengan yang
tertera di FP (Rp 43,141,209) namun DPP-nya dikonversi sendiri menggunakan kurs JISDOR.
Katakanlah dia bayar tanggal 27 Oktober 2017. Kurs JISDOR hari itu adalah Rp 13,630. Sehingga DPPnya menjadi
Rp 436,893,294 (USD 32,053.80 x Rp 13,630).
Jadi dia bayar sekian :

PPN Rp 43,141,209 (sesuai di FP dengan kurs pajak tanggal 10 Okt)

DPP Rp 436,893,294 (sesuai kurs JISDOR per tanggal bayar, yaitu 27 Okt)
PPh 15 1.2 % (Rp 5,242,719) (acuan DPP sesuai kurs JISDOR)
TOTAL Rp 474,791,784

NAMUN, nilai yang kita terima mungkin selisih dengan perhitungan di atas. Alasannya, AME menyiapkan
pembayaran kita sehari sebelum diproses. Jadi, untuk contoh kasus di atas, pihak keuangan AME telah
menyiapkan pembayaran pada tanggal 26 Oktober.
Karena pembayaran dijalankan pada 27 Oktober, berarti kurs yang digunakan adalah tanggal 27 Oktober, tentu
saja pada saat disiapkan (26 Okt) kurs per 27 Okt tersebut belum terbit (belum diketahui nilainya). Sehingga, saat
AME menyiapkan pembayaran, mereka akan menggunakan kurs per tanggal 26 Oktober. Berikut perhitungannya :

PPN Rp 43,141,209 (sesuai di FP dengan kurs pajak tanggal 10 Okt)

DPP Rp 434,649,528 (sesuai kurs JISDOR per tgl persiapan bayar, yaitu 26 Okt Rp 13,560)
PPh 15 1.2 % (Rp 5,215,794) (acuan DPP sesuai kurs JISDOR)
TOTAL Rp 472,574,943 (nilai yang kita terima)
18 | A R M a n u a l
 Sehingga selisihnya dengan perhitungan pertama adalah
Rp 472,574,943 - Rp 474,791,784 = (Rp 2,216,841)
Jadinya, AME kurang bayar dengan nilai di atas. Nilai selisih ini masukkan ke dalam file :
F -> Data -> AME -> Kalkulasi Selisih Kurs
Di situ tertera total selisih pembayaran yang belum diselesaikan.
Jika sudah diupdate, emailkan ke keuangan mereka (Ibu Fenny, Ibu Vini, dll) dan mintakan konfirmasi serta
penyelesaian pembayarannya.

Untuk BBM-nya, kita harus buatkan invoice dalam Rupiah-nya.

Caranya, copy saja invoice-invoice sebelumnya yang telah dibayarkan di file Invoice AME.
Kita buatkan 2 invoice sebagai berikut :

1. Invoice DPP
Berdasarkan kurs JISDOR.
Untuk contoh di atas, maka nilainya menjadi Rp 436,893,294
Perhatikan, kita cukup menulis DPP-nya saja. Tidak perlu ditambahkan PPN!
2. Invoice PPN
Tambahkan pada nomor invoicenya huruf A. Misal, nomor invoice-nya 056/10/17, sehingga invoice PPN-nya
menjadi 056A/10/17.
Di sini keterangannya cukup tuliskan PPN invoice 056/10/17.
Untuk nilainya masukkan nilai sesuai yang tertera di FP.

Kedua invoice ini yang jadi acuan dalam penginputan di program. Jadi dua-duanya yang diinput ke program
supaya nilainya tidak selisih dan membingungkan.

VII. JEMBAYAN MUARABARA

Untuk pembuatan SPAL cek terlebih dahulu email antara ibu Cindy dan Pak Ayin, jika pada saat laycan kapal sudah
tiba di jetty, konfimasi via telp ke ibu Cindy jika sudah oke buat SPAL setelah itu kirim draft SPAL ke Khun Yong
(Jindarat Dawcharoen), jika Khun Yong sudah konfirmasi segera print dan tanda tangan SPAL dan email kembali ke
Khun Yong.

Jika kapal sudah selesai muat semua, buat draft TB Summary Shipment dalam bentuk PDF dan kirim ke ibu
Aprinawati Silalahi dan Endang Herawati, setelah di konfimasi print dan tandatangan, kirim ke JMB Samarinda.
Jika Summary TB Shipment sudah di konfirmasi invoice sudah bisa di buat

Untuk Hard copy bisa di kirim jika semua dokumen sudah lengkap SPAL, Invoice, dan TB Summary Shipment

Dokumen pendukung invoice JMB :

1. Invoice Putih Bermatrai
2. Faktur Pajak
3. Draft Survey
ALUR PEMBUATAN INVOICE

LHI TRANSHIPMENT
CEK LAPORAN - SELESAI BONGKAR – MINTA DRAFT BL (KE IBU RHIEA) – BUAT INVOICE – KIRIM KE LHI SMD

LHI DMO
SELESAI MUAT – KIRIM EMAIL KE LHI TEAM, (BPP-PAK HERU DAN SUWARDI), (AMG, BRU-MAS DIMAS) – BUAT
BUNKER DAN PROFORMA INVOICE (KIRIM KE PAK SUPACHAI, PAK FADILLA, PAK FRANKY) – SELESAI BONGKAR –

19 | A R M a n u a l
BUAT LAP. BUNKER KIRIM EMAIL (BPP –PAK FADILLA), (AMG, BRU-PAK FRANKY) – JIKA SUDAH CONFIRM BUAT
INVOICE – KIRIMKAN INVOICE

SGP
LAP SELESAI MUAT DR PAK ANDY – SELESAI MUAT – BUAT DRAFT INVOICE – EMAIL KE IBU INDAH – CONFIRM
TERBITKAN INVOICE – KIRIMKAN INVOICE

JMB
CEK EMAIL IBU CINDY – SIAP BUAT SPAL KIRIM DRAFT KE IBU KHUN YONG – CONFIRM CETAK SPAL DAN TANDA
TANGAN – DOKUMEN DSR LENGKAP BUAT SUMMARY TB SHIPMENT – EMAIL KE IBU ENDANG/ IBU RINA –
CONFIRM BUAT INVOCE DAN KIRIM SUMMARY KE KANTOR JMB SAMARINDA – SUDAH BISA DI AMBIL SIAPKAN
DOKUMEN UNTUK DIKIRIM (SPAL, INVOICE, SUMMARY TB SHIPMENT DALAM 1 KLIP)

20 | A R M a n u a l