BAB III: Peran, Tanggungjawab, Kewajiban

Dan Tugas Manajer Kantor

a) Hakikat Manajer

Manajer adalah seorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan

kegiatan-kegiatannya guna mencapai sasaran suatu organisasi.

Defenisi lain manajer yaitu seseorang yang menjadi pimpinan suatu jabatan tertentu dari

suatu organisasi yang berpengalaman, berwawasan dan berkemampuan baik sehingga

disadari oleh organisasi sebagai seorang capable untuk mengarahkan, memimpin,

mamanage, serta melakukan pengembangan terhadap organisasi dalam rangka pencapain

tujuan organisasi atau perusahaan.

Pengertian manajer menurut Robbins adalah seorang yang bekerja dengan dan melalui

orang lain dengan mengordinasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan mereka guna mencapai

sasaran organisasi.

b) Peran Manajer kantor

Peran-peran manajer dibagi menjadi tiga kelompok yaitu:

1. Peran interpersonal (interpersonal role)

Dalam hubungan interpersonal terdapat tiga peran pemimpin yang muncul secara

langsung dari otoritas formal yang dimiliki pimpinan dan mecnakup hubungan

interpersonal dasar, yaitu :

a. Peran sebagai yang dituakan (figurehead role) karena posisinya sebagai pemimpin

suatu unit organisasi, pemimpin harus melaksanakan tugas-tugas seremonial

seperti menyambut tamu oenting, menghadiri pernikahan anak buahnya, atau

menjamu makan siang pelanggan atau kolega.

b. Peran sebagai pemimpin (leader role) seorang pemimpin bertanggungjawab atas

hasil kerja orang-orang dalam unit organisasi yang dipimpinnya. Kegiatan yang
 terkait dengan itu berhubungan dengan kepemimpinan secara langsung dan tidak

langsung. Yang berkaitan secara langsung antara lain menyangkut rekrutmen dan

training bagi stafnya. Sendangkan yang berkaitan secara tidak langsung, seorang

pemimpin harus memberi motivasi dan mendorong anak buahnya. Pengaruh

pemimpin jelas terlihat pada perannya dalam memimipin.

c. Peran sebagai penghubung (laision role) pemimpin menjalin kontak di luar rantai

komando vertikal. Pemimpin membutuhkan dan memelihara kontak biasanya

dalam rangka mencari informasi, akibatnya peran sebagai penghubung serong

secara khusus diperuntukkan bagi pengembangan sistem informasi eksternalnya

senfiri yang bersifat informal, privat verbal, tetapi efektif.

2. Peran informasional (informational role)

Pemrosesan informasi merupakan bagian utama dari tugas seorang pemimpin,

informasi tersebut terdiri dari:

a. Peran sebagai monitor (monitor role) sebagai yang memonitor, seorang pemimpin

secara terus menerus memonitor lingkungannya untuk memperoleh informasi.

Informasi tersebut dapat berupa kasus dan spekulasi yang masih membutuhkan

konfirmasi dan verifikasi lebih lanjut.

b. Peran sebagai disseminator (disseiminator role) sebagian besar informasi yang

diperoleh pemimpin harus dimanfaatkan bersama dan didistribusikan kepada anak

buah yang membutuhkan.

c. Peran sebagai juru bicara (spokesman role) sebagai juru seorang pemimpin

mempunyai hak untuk menyampaiakan iformasi yang dimilikinya ke orang di luar

unit organisasinya.

3. Peran pengambilan keputusan (decisional role)

 Informasi yang diperoleh pemimpin bukanlah tujuan akhir, tetapi merupakan masukan

dasar bagi pengambilan keputusan.

a. Peran sebagai wirausaha (entrepreneur Role)

Pemimpin harus berupaya untuk selalu memperbaiki kinerja unitnya dan

beradaptasi dengan perubahan lingkungan dimana organisasi tersebut eksis

b. Peran sebagai pengendali gangguan (Disturbance handler role)

Pemimpin harus bisa sukarela sebgai agen pembaharuan, sementara di pihak lain

peran sebagai pengendali gangguan memotret keharusan pemimpin untuk

merespon tejabab yang dihadapi organisasinya.

c. Peran sebagai pengalokasi sumber daya (resource allocator role)

Disini terletak tanggungjawab memutuskan siapa yang akan menerima apa dalam

unit organisasi. pemimpin juga bertugas mendesain struktur organisasi, pola

hubungan formal, pembagian kerja, dan koordinasi dalam unit yang dipimpin.

d. Peran sebagai negosiator (negotiator role)

Negosiasi merupakan bagian dari way of life dari seorang pemimpin yang canggih.

Negosiasi merupakan kewajiban seorang pemimpin, mungkin rutin tetapi tidak

boleh dihindari. Negosiasi merupakan bagian integral tugas pemimpin karena

hanya pemimpin yang memiliki otoritas untuk bisa memberikan komitmen

sumberdaya organisasi

c) Tanggungjawab dan Kewajiban Manajer Kantor

Hakikat Tanggung jawab Manajer Kantor

Tanggungjawab adalah keharusan untuk melakukan semua kewajiban/tugas-tugas

yang dibebankan kepadanya sebagai akibat dari wewenang yang diterima atau

dimilikinya.

Seorang manajer kantor memmpunyai tanggung jawab, sebagai berikut:

 a) Perencanaan kantor

- Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk

mencapai tujuan tertentu

- Adalah suatu sistem kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan

hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara petugas dan

struktur hubungan tersebut.

b) Pengoordinasian kantor

Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan partisipasi sejumlah

kegiatan kantor.

c) Pengawasan Kantor

Meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti,

menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan tepat

seperti rencana.

d) Tugas Pokok Manajer Kantor

1. Manajer memimpin organisasi/perusahaan

Khususnya di perusahaan, seorang manajer memilki tugas yang berbeda-beda

tergantung dimana posisi manajer tersebut bekerja.

Tugas seorang manajer dalam perusahaan dibagi menjadi tiga lini yaitu lini pertama,

menengah dan manajer puncak

2. Manajer mengendalikan dan mengatur organisasi/perusahaan

Manajer memastikan bahwa langkah-langkah yang dilaksanakan oleh

organisasi/perusahaan sudah berjalan sesuai dengan rencana atau tujuan awal

organisasi. manajer dalam hal ini adalah mengatur dan mengendalikan sumber daya

dan proses manajemen di dalam organisasi ataupun perusahaan agar efektif dan

efisien.
3. Manajer membangun kepercayaan antar karyawan

Manajer adalah seseorang yang memimpin sekelompok orang di bawah komandonya.

Sebagai pemimpin dan pelaksana manajemen tertinggi, manajer harus memahami

bahwa keberjalanan manajemen harus dilaksanakan dengan seni. Salah satunya adalah

senin berkomunikasi dan membangun kepercayaan antar karyawan khususnya satu

tim.

4. Manajer mengembangkan kualitas organisasi/perusahaan

Manajer memikirkan bagaimana suatu organisasi atau perusahaan dapat berkembang.

Apabila memimpin organisasi laba, manajer harus berpikir bagaiaman profit dan aset

perusahaan dapat meningkat. Pada organisasi pemerintahan, manajer atau pemimpin

perlu memikirkan peningkatan kesejahteraan rakyat dan berbagai contoh lainnya.

Tugas dan tanggung jawab manajer untuk mengembangkan kualitas

organisasi/perusahaan tidak hanya dilaksanakan dalam pandangan makro/luas namun

juga harus dilaksanakan dengan mengembangkan per individu atau kelompok.

5. Manajer mengevaluasi aktivitas organisasi/perusahaan

Melakukan evaluasi terhadap sumber daya organisasi/perusahaan merupakan tugas

pokok seorang manajer.

6. Manajer menjadi problem solver bagi permasalahan organisasi /perusahaan

Manajer mampu memberikan ide, gagasan dan solusi terkait isu-isu yang terjadi di

dalam proses organisasi.

7. Mencapai tujuan organisasi/perusahaan bersama dengan para karyawan yang

dipimpin

8. Bertanggung jawab terhadap proses manajemen secara keseluruhan