Panduan Digilib Sim UG Back-End
Panduan Digilib Sim UG Back-End
USER GUIDE
Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Informasi yang terdapat pada dokumen ini adalah rahasia dan diatur oleh legalitas antara PT
Sentra Vidya Utama dan Politeknik Kesehatan Denpasar (Poltekkes Denpasar) tidak
diperkenankan secara keseluruhan atau sebagian diberikan atau disalin kepada pihak lain
tanpa kesepakatan atau izin tertulis.
Dicetak dan diterbitkan oleh PT Sentra Vidya Utama untuk penggunaan kalangan terbatas.
1 Daftar Isi
1 Daftar Isi .................................................................................................................. 1
2 Daftar Gambar ......................................................................................................... 2
3 Pendahuluan ............................................................................................................ 4
4 Bagaimana Cara Masuk Kedalam Sistem ? ............................................................ 4
5 Bagaimana cara menambah anggota baru? ............................................................ 6
6 Bagaimana cara menambah pustaka? .................................................................... 9
7 Bagaimana cara mencatat peminjaman pustaka? ................................................. 12
8 Bagaimana cara mencatat peminjaman baca pustaka? ........................................ 14
9 Bagaimana cara menangani pengembalian pustaka? ........................................... 15
10 Bagaimana cara memperpanjang pustaka? .......................................................... 17
11 Bagaimana cara mengecek pustaka tersebut telah dipesan atau belum? ............. 18
12 Pengadaan Pustaka .............................................................................................. 19
12.1 Alur Sistem .................................................................................................... 19
12.2 Bagaimana cara mengusulkan pustaka ? ..................................................... 20
12.3 Bagaimana cara mengelola permintaan pengadaan ? .................................. 21
12.4 Bagaimana cara memvalidasi untuk bagian perpustakaan ? ........................ 23
12.5 Bagaimana cara membuat TTP ?.................................................................. 24
13 Bagaimana cara mengadakan pustaka bentuk sumbangan? ................................ 26
14 Bagaimana cara mengadakan pustaka bentuk tugas akhir? ................................. 27
15 Bagaimana cara menangani pengadaan pustaka tugas akhir yang diajukan
melalui DIGILIB? .................................................................................................... 30
16 Bagaimana cara mengadakan pustaka daftar upload mandiri? ............................. 32
17 Bagaimana cara menangani pengadaan pustaka upload mandiri yang diajukan
melalui DIGILIB? .................................................................................................... 33
18 Pengolahan Pustaka .............................................................................................. 35
18.1 Alur Sistem .................................................................................................... 35
18.2 Bagaimana cara memproses inventarisasi ? ................................................. 36
18.3 Bagaimana cara memproses digitalisasi ? .................................................... 39
18.4 Bagaimana cara memproses penerimaan eksemplar yang diterima? ........... 40
18.5 Bagaimana cara mencetak barcode dan label pustaka? ............................... 43
19 Fasilitas.................................................................................................................. 45
19.1 Bagaimana cara membuat surat bebas pinjam ? .......................................... 45
19.2 Bagaimana cara membuat pelayanan umum? .............................................. 46
19.3 Bagaimana cara membuat surat bebas pinjam dan sumbangan?................. 47
20 Bagaimana cara mengopname pustaka? .............................................................. 47
2 Daftar Gambar
Gambar 4.1 Halaman Utama Website .................................................................................. 4
Gambar 4.2 Halaman Pilihan Modul ..................................................................................... 5
Gambar 4.3 Halaman Home ................................................................................................. 5
Gambar 5.1 Tambah Anggota Baru ...................................................................................... 6
Gambar 5.2 Tambah Data Anggota Pustaka ........................................................................ 7
Gambar 5.3 Reset Password ................................................................................................ 7
Gambar 6.1 Halaman Daftar Pustaka ................................................................................... 9
Gambar 6.2 Tambah Data Pustaka ...................................................................................... 9
Gambar 6.3 Detail Pustaka ..................................................................................................11
Gambar 6.4 Tambah Eksemplar Baru..................................................................................11
Gambar 7.1 Transaksi Peminjaman.....................................................................................12
Gambar 7.2 Detail Peminjaman ...........................................................................................13
Gambar 7.3 Tab pada Transaksi Peminjaman .....................................................................13
Gambar 8.1 Transaksi Baca ................................................................................................14
Gambar 8.2 Detail Transaksi Baca ......................................................................................15
Gambar 9.1 Pengembalian Cepat........................................................................................16
Gambar 9.2 Detail Pengembalian Cepat..............................................................................16
Gambar 10.1 Perpanjangan Cepat ......................................................................................17
Gambar 10.2 Detail Perpanjangan Cepat ............................................................................17
Gambar 11.1 Halaman Check Reservasi Pustaka ...............................................................18
Gambar 11.2 Halaman Reservasi Pustaka ..........................................................................18
Gambar 12.1 Alur Pengadaan Pustaka................................................................................19
Gambar 12.2 Halaman Daftar Pengusulan Biasa ...............................................................20
Gambar 12.3 Tambah Pengusulan Biasa ............................................................................21
Gambar 12.4 Daftar Permintaan Pengadaan Biasa .............................................................22
Gambar 12.5 Tambah Permintaan Pengadaan Biasa ..........................................................22
Gambar 12.6 Detail Permintaan Pengadaan Biasa ..............................................................23
Gambar 12.7 Proses Validasi Perpustakaan .......................................................................23
Gambar 12.8 Proses Pengadaan Validasi ...........................................................................24
Gambar 12.9 Daftar Tanda Terima Pustaka ........................................................................24
Gambar 12.10 Tambah TTP ...............................................................................................25
Gambar 13.1 Daftar Sumbangan .........................................................................................26
Gambar 13.2 Tambah Pengadaan Pustaka Sumbangan .....................................................26
Gambar 13.3 Detail Tambah Pengadaan Pustaka Sumbangan ...........................................27
Gambar 14.1 Daftar Pengadaan Skripsi/Thesis dll ..............................................................28
Gambar 14.2 Halaman Penambahan Tugas Akhir/Skripsi ...................................................28
Gambar 14.3 Form Upload Tugas Akhir ..............................................................................29
Gambar 15.1 Daftar Tugas Akhir Mandiri Mahasiswa ..........................................................30
Gambar 15.2 Detail Upload Tugas Akhir..............................................................................31
3 Pendahuluan
SIM Perpustakaan merupakan sistem yang digunakan untuk mengatur data yang
berkaitan dengan perpustakaan atau pemeliharaan dan penggunakan buku, majalah
serta kepustakaan lainnya untuk dibaca, dipelajari dan dibicarakan.
SIM Perpustakaan ini dapat diakses oleh semua Admin di instansi Politeknik Kesehatan
Denpasar (Poltekkes Denpasar).
7. Untuk mencetak Data Anggota, klik di Daftar Anggota pada pojok kanan atas.
8. Untuk mencetak Kartu Anggota, pilih dulu anggota yang ingin dicetak kartunya,
pada Daftar Anggota dengan cara mencentang pada menjadi . Kemudian klik
4. Pada tab Upload Pustaka, upload file dapat dilakukan sebanyak file yang
diinginkan. Selain hal tersebut, file tersebut juga dapat diberikan hak akses, yaitu
Harus Login dan Bisa Download:
- Harus Login, merupakan hak akses yang diberikan untuk file tersebut, jika
dicentang maka file tersebut, hanya dapat dilihat ketika user login. Jika user
tidak/belum melakukan login, maka file tersebut tidak dapat dilihat pada sistem
DIGILIB.
- Bisa Download, merupakan hak akses yang diberikan untuk file tersebut, jika
dicentang maka file tersebut, akan dapat didownload tanpa user harus melakukan
login terlebih dahulu pada sistem DIGILIB.
5. Untuk menambah eksemplar, dapat dilakukan melalu 2 cara, yaitu: melalui Daftar
Pustaka dan melalui Detail Pustaka. Untuk yang melalui Detail Pustaka, klik di
Daftar Pustaka pada data yang ingin ditambahkan eksemplarnya. Maka akan muncul
tampilan seperti berikut:
6. Tekan tombol , pada pojok kanan atas seperti pada gambar di atas dengan
lingkar merah. Maka akan muncul tampilan seperti berikut:
8. Atau melalui Daftar Pustaka, klik pada kolom eksemplar. Untuk menambahkan
2. Masukkan ID Anggota-nya seperti contoh di atas, kemudian tekan Enter. Maka akan
muncul detail seperti berikut:
3. Isikan No. Induk buku yang akan dipinjam, atau dapat dilihat dengan menekan
Kembali, pilih .
memilih tab Pengembalian atau Perpanjangan pada salah satu tab-tab yang
disediakan.
2. Isikan ID Anggota seperti contoh di atas, kemudian klik Enter. Maka akan muncul
detail transaksi baca seperti berikut:
3. Isikan No. Induk pada field yang tersedia seperti pada lingkar merah di atas. Untuk
2. Isikan Nomor Seri, kemudian klik Kembali. Maka secara otomatis pustaka
dikembalikan. Seperti berikut:
2. Isikan Nomor Seri/No. Induk yang akan diperpanjang pustakanya seperti contoh di
2. Isikan Nomor Seri/No. Induk Pustaka pada field yang disediakan, kemudian klik
tombol .
12 Pengadaan Pustaka
Pengadaan Pustaka merupakan tindakan untuk mengadakan atau menyediakan
pustaka yang dibutuhkan oleh user. Pengadaan pustaka hanya dapat dilakukan oleh
administrator.
Master ID Anggota
Master Penerbit
Validasi Perpustakaan
3. Tentukan Tgl. Pengadaan dan isi Daftar Pengadaan dengan cara klik Pilih
OK pada Daftar Pengusulan Pustaka yang diinginkan.
2. Pilih No. Pengadaan yang akan di Validasi Perpustakaan, maka akan muncul
tampilan seperti berikut:
4. Isikan detail tambah pengadaan pustaka sumbangan tersebut, isikan pada bagian
yang ada pada kotak merah seperti contoh gambar di atas. Klik tombol
.
5. Maka secara otomatis pengadaan pustaka bentuk sumbangan berhasil diadakan.
Untuk selanjutnya tinggal diproses di menu Pengolahan.
2. Melalui DIGILIB
Langkah-langkah :
1. Buka web browser: http://poltekkesdenpasar.sevima.com/digilib/
2. Login DIGILIB dengan menggunakan ID user yang telah diberikan.
3. Setelah login berhasil, pilih menu Upload Tugas Akhir Upload File
Tugas Akhir.
user, klik pada data yang diinginkan. Maka akan muncul tampilan seperti
berikut:
tersebut tidak akan muncul sebelum user menklik tombol yang ada pada
DIGILIB atas hak akses user yang bersangkutan.
2. Untuk hanya melihat Detail pengajuan pengadaan upload mandiri user, pilih/klik
pada Judul Upload Mandiri yang diinginkan.
3. Untuk memvalidasi atau menanggapi pengajuan pengadaan upload mandiri user,
klik pada data yang diinginkan. Maka akan muncul tampilan seperti berikut:
tidak akan muncul sebelum user menklik tombol yang ada pada Digilib atas
hak akses user yang bersangkutan.
18 Pengolahan Pustaka
Pengolahan pustaka merupakan tindakan yang dilakukan setelah tahap pengadaan
berhasil. Dimana dalam pengolahan harus memenuhi beberapa tahap berikut, yang
akan dijelaskan pada alur dibawah ini:
18.1 Alur Sistem
Proses Inventarisasi
Pustaka Sumbangan
Keterangan:
1. Tanda Terima Pustaka (TTP) -> Pengadaan Biasa
Merupakan tanda terima yang telah dibuat oleh admin dari pengadaan pustaka
yang bersifat biasa.
2. Pustaka Sumbangan
Merupakan pengadaan pustaka, yang diperoleh dari sumbangan.
3. Pustaka Tugas Akhir/Skripsi
Merupakan pengadaan pustaka yang diperoleh dari tugas akhir/skripsi mahasiswa.
4. Proses Inventarisasi
Merupakan proses untuk mencatat atau mendata pustaka yang diadakan beserta
eksemplarnya.
5. Proses Digitalisasi
Merupakan proses untuk mencatat digitalisasi dari pustaka yang diadakan.
6. Penerimaan Eksemplar.
Merupakan proses pendataan eksemplar yang diterima serta mengesetan
evailabelnya.
7. Cetak Barcode & Label
Merupakan tindakan untuk mencetak barcode dan label yang akan digunakan
pustaka.
6. Untuk membuat data pengarang baru, dapat melalui tombol pada pop
up Pengarang.
8. Centang pada Judul yang diinginkan, seperti pada kotak merah pada gambar di
kali dengan menekan tombol , selain hal tersebut file juga dapat
diberikan hak aksesnya, yaitu Harus Login dan Bisa Download:
- Harus Login, merupakan hak akses yang diberikan untuk file tersebut, jika
dicentang maka file tersebut, hanya dapat dilihat ketika user login. Jika user
tidak/belum melakukan login, maka file tersebut tidak dapat dilihat pada
sistem DIGILIB.
- Bisa Download, merupakan hak akses yang diberikan untuk file tersebut, jika
dicentang maka file tersebut, akan dapat didownload tanpa user harus
melakukan login terlebih dahulu pada sistem DIGILIB.
klik .
4. Isikan field Lokasi yang dikehendaki, untuk mengisi Daftar Eksemplar, pilih
seperti pada lingkar merah di atas, maka akan muncul pop up seperti di
atas. Pilih data dengan mengklik OK pada pustaka yang diinginkan.
klik .
3. Untuk mengeset available pustaka, centang pada pustaka yang dikehendaki,
kemudian klik .
. Maka secara otomatis data pustaka dengan No. Induk tersebut akan
ditampilkan, seperti gambar di bawah ini:
3. Centang pada Judul Pustaka seperti contoh di atas dengan lingkar merah,
19 Fasilitas
Fasilitas merupakan fitur tambahan yang disediakan oleh sistem yang dapat
dimanfaatkan oleh Administrator.
2. Untuk memulai opname baru, pilih tanda seperti gambar di atas. Maka
akan muncul tampilan seperti berikut:
tombol .
6. Isikan Nomor Seri pustaka yang akan ditambahkan pada daftar opanme pada
tahun tersebut, pada field yang telah disediakan dan tentukan Kondisi Opname
22 Laporan
Laporan merupakan rekap data yang dapat dicetak dan dijadikan sebagai dokumen
yang kemudian di arsipkan. Dalam mencetak laporan, semua laporan sama
pembuatannya. Untuk lebih jelasnya berikut penjelasannya: (Misal: Laporan Pustaka
[Dinamik])
Langkah-langkah :
1. Pilih menu Laporan Laporan Pustaka Laporan Pustaka [Dinamik]