UAS MANAJEMEN EVENT

Nama : Jorgen Andrew Kaawoan

NIM : 1764190236
Mata kuliah : Manajemen Event
Hari/Jam : Rabu / 12.50 – 15.20
Dosen : YULI YULFINARSYAH., S.SOS., M.Si

UNIVERSITAS PERSADA INDONESIA YAI

2021
Buatlah sebuah event berbentuk "Virtual Run Event ". Jarak yangharus ditempuh dalam
YAI5K2021 yaitu minimal 5km. setelah berlari perserta dapat mengunggah hasil berlarinya
diakun media sosial @yai_5k. dengan tetap menerapkan protokol kesehatan yang berlaku
saat ini "Virtual Run Event " tersebut harus melalui 5 tahap yakini : (point 100).
a. Research (Riset pro-event)
d. Design (Konsep Event)
c. Planning (Proposal Event)
d. Coordination (Job Desk)
e. Evaluation (Poll Everywhere)
A. Research (Riset pro-event)

Olahraga merupakan suatu kegiatan jasmani yang dilakukan dengan maksud untuk
memelihara kesehatan. Dalam perkembangannya kegiatan ini dapat dilakukan sebagai
kegiatan yang menghibur, menyenangkan atau juga dilakukan dengan tujuan untuk
meningkatkan prestasi. Pemerintah sendiri menjadikan olahraga sebagai pendukung
terwujudnya manusia Indonesia yang sehat. Hal ini ditunjukkan dengan menempatkan
olahraga sebagai salah satu arah kebijakan pembangunan, yaitu menumbuhkan budaya
olahraga guna meningkatkan kualitas manusia Indonesia sehingga memiliki tingkat kesehatan
dan kebugaran yang memadai. Khususnya bagi generasi muda, olahraga merupakan fase
dalam pembentukan karakter dan kepribadian seseorang. Oleh karena usia remaja merupakan
masa produktif dalam bersosialisasi, berorganisasi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan
yang diinginkan.

Pandemi membuat banyak kegiatan kita sempat terhenti. Tak hanya kegiatan ekonomi,
kegiatan di bidang olahraga pun ikut terhenti akibat dampak pandemi. Melalui virtual run atau
lari secara virtual, para penggemar lomba lari dapat mengikuti lomba lari secara online.
Meskipun tidak dapat lari secara ramai bersama dengan teman-teman lainnya, virtual run tetap
memberikan manfaat kesehatan.

Sejalan dengan gagasan tersebut, mahasiswa Fakultas Ilmu Komunikasi UPI YAI akan
menyelenggarakan acara lari virtual “YAI5K 2021” yang ditunjuk bagi mahasiswa UPI YAI
khususnya mahasiswa fikom UPI YAI. YAI5K 2021 merupakan kegiatan yang kedua yang
diselenggarakan oleh Fikom UPI YAI. Kegiatan ini dapat dijadikan sebagai promosi
awareness UPI YAI yang kegiatan juga melibatkan dan mengajak mahasiswa untuk hidup
sehat.
B. Design (Konsep Event)
Logo: logo ini juga digunakan untuk event sebelumnya, tetapi logo sekarang diberi tulisan
virtual dan diganti menjadi tahun 2021

Jersey:
Medali:

BIB NUMBER:
E-Sertifikat:
D. . Coordination (Job Desc)
Koordinator Produksi
Tugas saya adalah bertanggung jawab atas perencanaan pelaksanaan produksi souvenir yang
dibutuhkan event ini seperti Jersey dan Medali. Saya juga berkoordinasi dengan anggota tim
produksi yang lain dalam melaksanakan kegiatan produksinya. Saya juga mencoba
menghubungi beberapa vendor-vendor jersey dan medali untuk mencoba melakukan
pemesanan yang sesuai dengan budget yang sudah ditentukan via whatsapp. Setelah itu saya
menginformasikan kepada anggota Koordinator Produksi yang lain hasil dari whatsapp saya
dengan vendor-vendor tersebut, lalu disampaikan pada saat rapat panitia penyelenggara.
Setelah mendapat vendor jersey dan medali, anggota koordinator produksi melakukan
pengawasan proses produksi via whatsapp untuk menanyakan apakah souvenirnya dapat
selesai dengan tepat waktu dan aman tanpa ada kekurangan. Ketika proses produksi
souvenirnya sudah kelar, saya mengambil souvenirnya yang sudah jadi untuk dibagikan
kepada anggota panitia penyelenggara dan peserta YAI5K VIRTUAL 2021.

Berikut saya lampirkan bukti berupa chat whatsapp:

E. Evaluation (Poll Everywhere)
1. Apakah anda suka olahraga lari?
2. Berapa jarak terjauh anda saat berlari?
3. Dimana tempat yang sering anda datangi untuk berlari?
4. Apakah anda pernah mengikuti event lomba lari?
5. Apakah anda tau tentang Virtual run?
6. Apakah anda tertarik untuk mencoba virtual run?
7. Apakah anda tau tentang YAI5K VIRTUAL 2021?
8. Dari mana anda mendapat informasi tentan YAI5K VIRTUAL 2021?
9. Apakah anda mengikuti sosial media YAI5K VIRTUAL 2021?
10. Bagaimana pendapat anda tentang YAI5K VIRTUAL 2021?
 LATAR BELAKANG

Olahraga merupakan suatu kegiatan jasmani yang dilakukan dengan maksud untuk
memelihara kesehatan. Dalam perkembangannya kegiatan ini dapat dilakukan sebagai
kegiatan yang menghibur, menyenangkan atau juga dilakukan dengan tujuan untuk
meningkatkan prestasi. Pemerintah sendiri menjadikan olahraga sebagai pendukung
terwujudnya manusia Indonesia yang sehat. Hal ini ditunjukkan dengan menempatkan
olahraga sebagai salah satu arah kebijakan pembangunan, yaitu menumbuhkan budaya
olahraga guna meningkatkan kualitas manusia Indonesia sehingga memiliki tingkat kesehatan
dan kebugaran yang memadai. Khususnya bagi generasi muda, olahraga merupakan fase
dalam pembentukan karakter dan kepribadian seseorang. Oleh karena usia remaja merupakan
masa produktif dalam bersosialisasi, berorganisasi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan
yang diinginkan.

Pandemi membuat banyak kegiatan kita sempat terhenti. Tak hanya kegiatan ekonomi,
kegiatan di bidang olahraga pun ikut terhenti akibat dampak pandemi. Melalui virtual run
atau lari secara virtual, para penggemar lomba lari dapat mengikuti lomba lari secara online.
Meskipun tidak dapat lari secara ramai bersama dengan teman-teman lainnya, virtual run
tetap memberikan manfaat kesehatan.

Sejalan dengan gagasan tersebut, mahasiswa Fakultas Ilmu Komunikasi UPI YAI akan
menyelenggarakan acara lari virtual “YAI5K 2021” yang ditunjuk bagi mahasiswa UPI YAI
khususnya mahasiswa fikom UPI YAI. YAI5K 2021 merupakan kegiatan yang kedua yang
diselenggarakan oleh Fikom UPI YAI. Kegiatan ini dapat dijadikan sebagai promosi
awareness UPI YAI yang kegiatan juga melibatkan dan mengajak mahasiswa untuk hidup
sehat.

Jarak yang harus ditempuh dalam YAI5K2021 yaitu minimal 5 km. Setelah berlari peserta
dapat mengunggah hasil berlarinya di akun media sosial @yai_5k. Semua peserta akan
mendapatkan Medali, E-sertifikat dan Jersey.
 TUJUAN

• Untuk pencapaian mata kuliah Manajemen Event

• Meningkatkan kesadaran mahasiswa untuk gemar berolahraga.

• Menciptakan kegiatan yang memungkinkan terjadinya sosialisasi dan interaksi di

antara mahasiswa UPI YAI secara virtual disesuaikan dengan keadaan.

• Menumbuhkan rasa sportivitas di kalangan mereka.

• Sebagai ajang promosi kampus Universitas Persada YAI pada publik.

TARGET PESERTA

Civitas Akademika UPI YAI

Target Peserta 250

ACARA & PENDAFTARAN

ACARA

• Sabtu, 14 Agustus 2021 & Minggu, 15 Agustus 2021 (Start pukul 05.00 WIB-23.00
WIB) dikarenakan hari tersebut merupakan hari weekend dimana hari yang tepat
untuk berolahraga.

• Area bisa dimana saja dan kapan saja. Bisa start dan finish di tempat pilihanmu yang
penting jarak tempuh minimal 5 kilometer.

• Biaya Pendaftaran: Rp. 110.000, -

• Medali, Jersey akan didapatkan sebelum acara dan e-sertifikat akan didapatkan
setelah acara

PENDAFTARAN

▪ 18 Juni s/d 3 Juli 2021 melalui google form

▪ Pembayaran melalui transfer bank

 KETENTUAN YAI5K VIRTUAL

1. Kegiatan akan dimulai pada tanggal 14-15 Agustus 2021.

2. Peserta akan mendapatkan email konfirmasi setelah melakukan pembayaran dan

berikutnya akan mendapat nomor identifikasi lomba (Bib).

3. Alamat email hanya dapat digunakan untuk satu kali registrasi.

4. Peserta tidak boleh memberikan hak pendaftaran, nomor dada untuk digunakan pihak
lain.

5. Peserta dilarang bertelanjang dada selama mengikuti kegiatan.

6. Peserta dapat bebas memakai aplikasi running seperti Nike Run, Etrava, Endomondo,
dll.

7. Garis Start dan Finish ditentukan dari wilayah/tempat tinggal masing-masing peserta
sampai dengan menempuh jarak sejauh 5km.

8. Peserta dapat bebas berlari di pagi/siang/sore hari.

9. Peserta dapat berlari dengan rute bebas.

10. Peserta di haruskan berlari/berjalan pada jarak dan hari yang telah ditentukan.

11. Untuk kelancaran acara, peserta diwajibkan untuk mengikuti protokol kesehatan yang
telah di tetapkan.

12. Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas kejadian seperti cedera, cacat, kematian
bahkan pelanggaran protokol kesehatan Covid-19 oleh peserta lomba sebelum, selama atau
sesudah acara berlangsung.
13. Peserta wajib mengupload bukti foto lari dengan menyertakan rute sejauh 5k dari
aplikasi yang dipilih, melalui salah satu sosial media dibawah ini menggunakan tag/mention
akun yai_5k

Instagram : yai_5k

Twitter : yai_5k

TikTok : yai_5k

14. Peserta wajib menggunakan Hastag #yai5k #yai5k2021 #virtualrun

15. Beberapa peserta yang beruntung akan mendapatkan doorprize

16. Peraturan yang telah ditetapkan oleh penyelenggara tidak dapat diganggu gugat.

PETUNJUK YAI5K

1. Kegiatan berlari / berjalan akan dimulai pada tanggal 14-15 Agustus 2021.
2. Para peserta harus menyelesaikan seluruh jarak lomba yang telah ditetapkan sejauh 5
km di hari yang telah ditentukan.
3. Garis Start dan Finish ditentukan dari wilayah/tempat tinggal masing-masing peserta
sampai dengan menempuh jarak sejauh 5 km.
4. Peserta diharuskan berlari/berjalan sejauh jarak yang telah ditentukan.

BENEFIT

• Digital bib number

• Medali (untuk semua finishers)

• Running Jersey

• E-sertifikat

• Doorprize bagi peserta yang beruntung

JERSEY YAI5K

MEDALI
BIB NUMBER

E-Sertifikat
 MEDIA PLAN

• MEDIA ONLINE •

Jenis Media Sosial Kategori Frekuensi Durasi

Instagram Post dan Instastory 2 content (feed + H-1 bulan hingga

snapgram) dalam3 post event
hari

Twitter Tweets 1 content dalam3 H-1 bulan hingga

hari post event

Tiktok Video 1 content dalam 3 2 post per-minggu

hari (H-1 bulan hingga
post event)
 • MEDIA OFFLINE •

Jenis Ukuran Bahan Jumlah Lokasi Durasi

Promosi
Iklan
Outdoor

Poster Kertas A3 Art Carton 10 pcs Gedung A (lobby, Dipasang 1

190gsm perpustakaan), bulan
Gedung B (lobby, sebelum
perpustakaan), event
Gedung C (lobby,
perpustakaan),
kantin, parkiran.
 ANGGARAN DANA

Pemasukan

NO ANGGARAN JUMLAH HARGA TOTAL

1. Biaya Pendaftaran 250 Rp 110.000 Rp 27.500.000

2. Sponsorship Rp. 5.000.000 Rp. 5.000.000

Total Pemasukan Rp. 32.500.000

Pengeluaran

NO ANGGARAN JUMLAH HARGA TOTAL

Kesekretariatan

1. Percetakan Proposal 5 Rp. 20.000 Rp. 100.000

2. Cetak Poster 10 Rp. 15.000 Rp. 150.000

Racepack

1. Jersey 260 Rp. 55.000 Rp. 14.300.000

2. Medali 250 Rp. 40.000 Rp. 10.000.000

3. Ongkos Kirim 250 Rp. 10.000 Rp. 2.500.000

4. Biaya Packaging 250 Rp. 2.000 Rp. 500.000

Lain-lain

1. Biaya Tak Terduga Rp. 4.000.000 Rp.4.000.000

Total Pengeluaran Rp. 31.550.000

 PANITIA PENYELENGGARA

Jabatan Nama NIM

Dewan Penasihat Dr. Syarifuddin S. Gassing, M.Si. NID : 100053

Dr. Siti Komsiah, S.I.P., M.Si. NID : 040077

Drs. Achmad Mucharam, M.Si. NID : 950034

Dra. Hj. Nur Idaman, M.Si. NID : 040017

Angga Kusuma Alamsyah, NID : 190007

S.I.Kom.,M.Si

Penanggung Yuli Yulfinarsyah, S.Sos., M.Si. NID : 080035

Jawab
Khina Januar R, M.M., M.I.Kom. NID : 140014

Ketua Panitia Nadila Azhari Octavia 1964190192

Wakil Ketua Dimas Wirayuda 1964190063

Panitia

Sekretaris Aninda Marasukma Maksum 1964190018

Panitia
Visca Aufilana Rachmatika 1964190195

Bendahara Syafa Fadhillah 1964190123

Panitia
Fajriyaty Yusra 1964190190
Desain Grafis William Tristan 1964190151

Shafa Baitinur A 1964190149

Ariq Shidqi 1964190119

Humas Aristia Lutvinayanti 1964190076

Daniella Eklesia 1964190022

Salsabila Ramadhanti 1964190132

Maulidia Eka Sitadewi 1964190176

Koordinator Lathifa Syavira Rachma 1964190148

Acara
Ami Nurul Salsabilla 1964190139

Koordinator Annisa Nurul Puspadewi 1964190108

Sponsor
Jihan Hasna H 1964190040

Reyneke Anggelina 1964190126

Fitriana wijaya I 1964190174

Putri Manurung 1964190114

Martha 1964190061

Suci Ramadhanty 1964190031

Lidya Hezkiawati S 1964190038

Hadiyatna 1964190052

Dea Nesa Perdani 1964190145

Agnes Diana 1964190111

Ferdian Muhammad Rizky 1964190203

Nabila 1964190167

Achmad Alvin Ramadhan 1964190159

Salsa Belia Elfian 1964190039

Ravli Wahyu Pelvedesra 1964190182

Ricky Novanta Sitepu 1964190209

Salsabila syifa 1764190185

Kevin Horas Yeheskel 1964190179

Ermanda Sukma 1964190134

Nadya Ofiah Septia 1964190075

M. Alvino Darmawan
1964190128
Adinda Nafa Khairunnisa
1964190223
Shinta Azelia
1964190089
Athalia Devi Syefita
1964190032
Hadiyatna
1964190052
Nayla Salsabila Sabri
1964190164
Rr Devi Permatasari
1964190175
Amariyo wisnu A.
1964190198
Koordinator Kayla Rifa Atala 1964190033
Promosi
(Sosmed) Pita Patricica 1964190086

Tasya Claudia Emma R 1964190117

Putri Zaitun Indriyana 1964190129

Indah Sari Azura 1964190106

Sania Huda 1964190055

Tiara Nabilla Putri 1964190101

Dyah ayu w.k 1964190056

Revina Aprilia Andini 1964190206

Putri Salsabila Irawan 1964190127

Ayu Mulyani 1964190205

Shoimatusania 1964190204

Ammalia Anjani 1964190009

Sarah Karundeng 1964190229

Vadya 1964190112

Ines Ferhani 1964190228

Ananda harfi yudhistira 1964190165

Sayyida zahra 1964190196

Dhea Tanzia Putri 1964190104

Redy Nur Septiawan 1964190025

Septian Rizky Avianto 1964190193

Fasya Ardila Putri 1964190142

Vanda Febri Aulia 1964190170

Dean Indira 1964190163

 Hana Khairunnisa 1964190218

Nikita Alwa Shakira 1964190216

Fadilla Chaerani 1964190212

Syfa Fauziah 1964190084

Agnes Diana P 1964190111

Koordinator Hanifa Widianti 1964190157

Produksi
Jorgen Andrew 1764190236

Koordinator Hafidz Fathurrohman 1564190084

Registrasi
Yunilia Suryasari 1964190152

Firdha Indah Rizqi 1964190044

Koordinator Cantika Putri Angelyna 1964190118

Lomba
Made Gita Damayanthi 1964190177

Devina Melliasari 1964190069

Evaluasi Jeihan Baina Nurullah 1964190017

Selly Fitriani 1964190096

Wina Ayu Talitha 1964190073

Nadia Marelnya Arviansyah 1964190012

Octavia Rusman Chali 1964190066

Melaniya 1964190020

Pipit Widyastuti 1964190122

Wanda Fijamalia Taufik 1964190130

Raihanah Hidayati 1964190098

Zahir Abi 1964190125

Anisha Aulia Shabilla 1664190128

Avisha alvianita dewi 1764190234

Avia Septiani 1964190110

Aulia Jasmine 1964190109

Rifqi Fajrianto 1964190121

Ambareni Putri Juanda 1964190124

Annisa Fahira Elda Nindya 1964190116

Jovando Rahian 1964190188

Catheriona Winda Nariswari 1964190194

Akhmat Vidiyanto 1964190169

Ibnu Azhar Baihaqi 1964190080

Muhammad Rifqi Naufal 1964190135

Carol Joy 1664190086

Agneta Ariel Larasati 1964190087

Julfa Anggraini 1964190027

Sevira Tiara N 1964190090

Anastasya Farah 1964190034

Syfa Fauziah 1964190084

Reini Zalfa 1964190162

YAI5K 2019
 PENUTUP

Demikianlah proposal YAI5K Virtual 2021 ini dibuat untuk digunakan sebagaimana
mestinya. Besar harapan kami semoga acara ini dapat berjalan dengan lancar dan sukses.
Atas perhatian dan kerja sama dari berbagai pihak, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Nadila Azhari Octavia

Ketua Panitia Pelaksana YAI5K Virtual 2021

Dimas Wirayuda Aninda Marasukma Maksum

Wakil Ketua Pelaksana YAI5K Virtual 2021 Sekretaris Pelaksana YAI5K Virtual 2021

Penanggung Jawab

Yuli Yulfinarsyah, S.Sos, M.Si Khina Januar R, M.M, M.I.Kom

 Menyetujui
KaProdi Ilmu Komunikasi UPI YAI

Dra. Nur Idaman., M.Si.

Mengetahui,

Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi

UPI YAI

Prof. Dr. Ibnu Hamad, M.Si.