SOP Sarana Prasarana 1
SOP Sarana Prasarana 1
P R
R O
O S
S E
E D
D U
U R O
O P
P E
E R
R A
A S
S II O
O N
N A
A L S
S T
T A
A N
N D
D A
A R
S
S A
A R
R A
A N
N A D
D A
A N P
P R
R A
A S
S A
A R
R A
A N
N A
U
U n
n ii v
v e
e rr ss ii tt a
a s B
B rr a
a w
w ii jj a
a y
y a
a
1
PENGANTAR
Dalam mempersiapkan Perguruan Tinggi
Negeri menjadi Badan Hukum Milik Negara
(BHMN), sejak lama bagian sarana dan
prasana selalu meningkatkan pelayanan asset
pada seluruh civitas akademika.
2
DAFTAR ISI
Hal
PENGANTAR
I. SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA 3
Ruang Lingkup
Maksud dan Tujuan
Sasaran
1.1. Pengertian 3
1.2. Klasifikasi Sistem Pengadaan dan Jasa 3
1.3. Prosedur kegiatan pengadaan barang (Rutin untuk perencanaan
satu tahun anggaran) : 4
1.3.1. Penjelasan langkahlangkah : 4
1.4.1. Pengertian 6
1.4.2. Porses dan Prosedur 6
1.4.3. Penjelasan langkahlangkah 6
3
II. PEMELIHARAAN ASET 19
2.1. Pemeliharaan dan Perbaikan Gedung dan Prasarana Umum 20
2.1.1. Pengertian 20
2.1.2. Porses dan Prosedur 20
2.1.3. Penjelasan langkahlangkah 20
4
P
P R
R O
O S
S E
E D
D U
U R O
O P
P E
E R
R A
A S
S II O
O N
N A
A L S
S T
T A
A N
N D
D A
A R
P
P E
E N
N G
G A
A D
D A
A A
A N B
B A
A R
R A
A N
N G
G /
/ JJ A
A S
S A
U
U n
n ii v
v e
e rr ss ii tt a
a s B
B rr a
a w
w ii jj a
a y
y a
a
1
Ruang Lingkup
Ruang lingkup sistem pengadaan/jasa adalah mulai permintaan, inventarisasi, kompilasi, evaluasi
dan pemetrikan, kepanitiaan, pelelangan sampai penerimaan barang/jasa dari semua unit kerja di
lingkungan Universitas Brawijaya.
Sasaran
Tersedianya sistem standar operasional prosedur pengadaan barang dan jasa yang digunakan sebagai
landasan berbasis elektronik (eprocurement) yang lengkap sehingga dapat mendukung tugas pokok
dan fungsi dari Universitas Brawijaya pada umumnya.
2
(1) Sistem pengadaan barang rutin
Sistem pengadaan barang rutin adalah sistem yang mengatur pengadaan barang yang
dilakukan secara rutin berdasarkan kebutuhan pengusul dari unit kerja meliputi; ATK,
kebutuhan barang laboratorium, inventaris, kebutuhan pemeliharaan alat dsb.
(2) Sistem pengadaan barang khusus adalah sistem yang mengatur pengadaan barang yang
spesifik berdasarkan kebutuhan masingmasing pengusul dari unit kerja meliputi barang
barang hidup (biology material), barangbarang berbahaya (hazard material).
(3) Sistem pengadaan barang terbatas adalah kebutuhan pengadaan yang benarbenar
mendesak dan terbatas yang harus segera dilakukan.
(4) Sistem pengadaan jasa konsultasi adalah kebutuhan pengadaan jasa yang melibatkan
tenaga ahli.
1. Pengiriman surat ke unit kerja; kebutuhan barang ATK/Inventaris
Pemrosesan membutuhkan 5 hari kerja pada awal bulan keempat tahun anggaran
2. Perencanaan
Pengajuan pengadaan barang dari unit pengusul dengan alokasi waktu 20 hari kerja
3. Inventarisasi
Inventarisasi kebutuhan barang oleh bagian perlengkapan membutuhkan waktu 10 hari
kerja
4. Kompilasi
pemilahan barangbarang yang diajukan dari unit pengusul membutuhkan waktu 10 hari
kerja
5. Hasil kompilasi diusulkan ke Rektor melalui rapat pembahasan anggaran
Hasil kompilasi yang diusulkan ke Rektor membutuhkan waktu 10 hari kerja
6. Evaluasi dan pematrikan untuk pengadaan tahun anggaran depan
Evaluasi dan pematrikan kebutuhan pengadaan tahun anggaran depan membutuhkan
waktu 20 kerja
7. Verifikasi Anggaran
Verifikasi RAB kebutuhan barang dalam Anggaran Tahunan;
8. Proses Pengadaan
Proses pengadaan dilakukan melalui mekanisme Pelelangan terbagi per paketpaket
kegiatan, dengan per satu kegiatan membutuhkan maksimal 120 hari kerja
9. Penyerapan anggaran melalui mekanisme proses pelelangan
Proses penyerapan anggaran melalui penunjukan langsung, pemilihan langsung dan
pelelangan umum awal bulan ketujuh tahun anggaran
10. Penerimaan dan Pendistribusian Barang ke unit kerja
Penerimaan dan pendistribusian barang ke unit kerja pengusul dilaksanakan setelah
penyedia barang/jasa mengirimkan barang.
3
Gambar 1.1. Diagram alir pengadanaan rutin
2. Pengajuan 1. Pengiriman
Kebutuhan Surat ke Unit
Barang Kerja
Tahunan
3. Inventarisasi
Kebutuhan
Barang
4. Kompilasi
Kebutuhan
Barang
5. Hasil Kompilasi di Usulkan Ke
Rektor Melalui Rapat Anggaran
Dengan Pimpinan Unit Kerja
8. Proses
Pengadaan
7. Verifikasi
RAB
6. Evaluasi & Pematrikan
Kebutuhan Barang
9. Penyerapan
Anggaran
Melalui Proses
Pelelangan
10. Penerimaan, Pendistribusian Barang ke Unit Kerja
Selesai
4
Metoda Pelelangan Umum dengan Prakualifikasi, Pemilihan Langsung dan Penunjukan
Langsung
Pengertian
(1) Proses pelelangan adalah proses pemilihan penyedia barang dan jasa yang
dilaksanakan untuk pekerjaan yang nilainya di atas Rp.100.000.000,
(2) Proses prakualifikasi adalah proses penilaian kemampuan usaha dan persyaratan
lainya seperti keahlian, pengalaman, kemampuan teknis, SDM yang andal, modal,
peralatan dan alamat yang tetap dari penyedia barang dan jasa sebelum
memasukkan penawaran.
(3) Proses Pemilihan Langsung adalah proses pemilihan penyedia barang dan jasa
untuk nilai pekerjaan antara Rp.50.000.000, s.d Rp.100.000.000,.
(4) Pelelangan Terbatas adalah pelelangan yang dilaksanakan untuk pekerjaan
pekerjaan komplek yang diyakini hanya bisa diikuti oleh Penyedia barang dan jasa
pada perusahaan tertentu dengan spesifikasi pekerjaan tertentu.
Penjelasan langkahlangkah
1. Pengumuman Prakualifikasi, Panitia memberikan pengumuman kepada masyarakat luas
tentang adanya pekerjaan, yang didahului dengan penilaian kemampuan perusahaan.
Pengumuman ini dilaksanakan 7 (tujuh) hari kerja. Pada Pelelangan Terbatas, pada
prinsipnya sama dengan tata cara Pelelangan Umum, tetapi dalam pengumuman
prakualifikasi harus dicantumkan batasanbatasan atau spssifikasi pekerjaan yang akan
dilaksanakan, sehingga hanya perusahaan yang dipastikan dapat melaksanakan
pekerjaan saja yang akan mengikuti Proses Pelelangan, yang biasanya diklarifikasi dulu
oleh Panitia pengadaan barang dan jasa;
2. Pengambilan Dokumen Prakualifikasi, Masyarakat atau Perusahaan yang berminat
mendaftarkan diri dan mengambil formulir isian Dokumentasi Kualifikasi;
3. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi, Masyarakat atau Perusahaan memasukkan
Dokumentasi Kualifikasi sesuai dengan syaratsyarat yang telah ditentukan, paling lambat
3 (tiga) hari setelah pengambilan Formulir Isian Dokumentasi Kualifikasi berakhir;
4. Evaluasi Dokumentasi Prakualifikasi, Panitia menilai Dokumentasi Kualifikasi dan
menusun urutan pemenang prakualifikasi;
5. Penetapan Hasil Prakualifikasi, Pengguna barang dan jasa dalam hal ini adalah Pejabat
sarana dan prasarana menetapkan urutan Pemenang Prakulaifikasi;
6. Pengumuman Hasil Prakualifikasi, Panitia mengumumkan pemenang prakualifikasi
kepada peserta prakualifikasi;
7. Pengajuan Sanggahan Prakualifikasi, Panitiamemberikan kesempatan kepada peserta
prakualifikasi untuk mengajukan sanggahan apabila merasa keberatan terhadap proses
pengadaan dan hasil prakualifikasi, selama 5 hari sejak pengumuman;
8. Mengundang Peserta yang Lulus Prakualifikasi, Panitian mengundang peserta yang
lulus prakualifikasi untuk mengambil Dokumen Penyedia Barang dan Jasa serta
memasukan surat Penawaran/mengikuti lelang pekerjaan.
9. Pengambilan Dokumen Lelang Umum, Peserta lelang mengambil Dokumen Penyedia
Barang dan Jasa, yaitu dokumen yang memmuat persyaratan administrasi/teknis, tata cara
penilaian administrasi/teknis, jadwal pengadaan dll;
5
10. Penjelasan (Aanwejzing), Panitia memberikan Penjelasan secara rinci kepada peserta
lelang tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan sesuai Dokumen Penyedia Barang, dan
Jasa dan membuat Berita Acara Penjelasan, apabila ada koreksi/perubahan, dimasukkan
dalam Berita Acara sesuai dengan Pasal dan ayat dalam Dokumen Penyedia Barang, dan
Jasa;
11. Pemasukan Penawaran, Peserta Lelang memasukkan dokumen Penawaran sesuai
dengan syaratsyarat yang ditentukan;
12. Evaluasi Penawaran, Panitia meneliti dan mengevaluasi dokumen penawaran dan
melaporkan kepada pengguna barang /jasa atau Pejabat sarana dan prasarana tentang
urutan calon pemenang lelang;
13. Klarifikasi dan Negoisasi Penawaran, Antara Panitia dan Penyedia Barang/Jasa proses
untuk mendapatkan harga yang disepakati, terutama hargaharga satuan yang lebih tinggi
dari HPS, dan klarifikasi teknis untuk mendapatkan barang/jasa, yang sesuai dengan yang
tercantum dalam Dokumen Penyedia Barang/jasa. Proses ini hanya dilaksanakan dalam
proses pemilihan penyedia barang/jasa dengan metode Pemilihan Langsung;
14. Pengusulan Pemenang, Penjabat sarana dan prasarana meminta persetujuan Pemenang
Lelang kepada Rektor;
15. Persetujuan Pemenang Lelang, Atas nama Rektor, Pembantu Rektor II memberikan
persetujuan Penyedia Barang/Jasa yang akan melaksanakan pekerjaan;
16. Pengumuman Pemenang Lelang, Panitia mengumumkan Pemenang Lelang kepada
peserta lelalng;
17. Pengajuan Sanggahan, Panitia memberikan kesempatan kepada Peserta Lelalng untuk
memberikan sanggahan jika merasa keberatan terhadap hasil pelelangan, selama 5 (lima)
hari sejak pengumuman dan panitia wajib untuk menindak lanjuti;
18. Pengeluaran SKPPBJ, Pejabat sarana dan prasarana mengeluarkan Surat Keputusan
Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa;
19. Penyerahan Jaminan Penawaran, Penyedia Barang/Jasa menyerahkan jaminan sebagai
syarat untuk melaksanakan pekerjaan;
20. Penandatangan kontrak, penandatanganan Perjanjian Kerja antara Pejabat Sarana dan
Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia Barang/Jasa;
21. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK, Pejabat Sarana dan Prasarana dan
Pemenang Lelang menandatangani Berita Acara Serah Terima Lapangan (lokasi yang
akan dikerjakan) dan Pejabat Sarana dan Prasarana menyeluarkan surat perintah untuk
Penyedia Jasa agar segera melaksanakan pekerjaan (SPMK);
22. Pelaksanaan Pekerjaan, Penyedia barang/jasa melaksanakan Pekerjaan di bawah
pengawasan Panitia Pengawas dan Pemeriksa barang/jasa;
23. Pengawasan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan Pengawasan
terhadap jalannya pekerjaan, sampai selesainya pekerjaan tersebut;
24. Serah Terima Pekerjaan I, Penyedia Barang/Jasa melaksanakan pekerjaan sampai
selesai 100%, dan menyerahkan kepada Pejabat Sarana dan Prasarana, sehingga hasil
pekerjaan dapat dimanfaatkan sebagai mana mestinya. Khusus pada pengadaan
penyediaan barang, serah terima pekerjaan ini merupakan langkah terakhir. Masa
Pemeliharaan barang diwujudkan dalam surat jaminan (garansi) barang, yang waktunya
tergantung jenis barang, sednag pada pengadaan penyedia jasa konstruksi masih ada
langkahlangkah berikutnya;
25. Masa Pemeliharaan, Penyedia jasa masih bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang
dilaksanakan selama masa pemeliharaan yang tercantum dalam kontrak;
6
26. Pemeriksaaan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan pemeriksanaan
dan jika tidak ada lagi kerusakankerusakan segera membuat laporan telah selesainya
masa pemeliharaan;
27. Serah Terima Pekerjaan ke II, Setalah selesainya masa pemeliharaan, berarti telah
selesai pula tugas penyedia Konstruksi, kemudian menyerahkan hasil pekerjaan yang
kedua kalinya kepada Pejabat Sarana dan Prasarana.
7
Gambar 1.2. Diagram alir proses pelelangan umum
PANITIA PENGGUNA JASA REKANAN REKTOR PANITIA
(Pejabat SdP/ PEMERIKSA
Pejabat Pembuat
Komitmen
2. Pengambilan
1. Pengumuman Dokumen
Prakualifikasi Prakualifikasi
4. Evaluasi 3. Pemasukan
Dokumentasi Dokumen
Prakualifikasi Prakualifikasi
5. Penetapan
Hasil
Prakualifikasi
6. Pengumuman
Hasil
Prakualifikasi 7. Pengajuan
Sanggahan
Prakualifikasi
8. Mengundang
Peserta Lulus
Prakualifikasi
9. Pengambilan
Dokumen
10. Penjelasan Lelang Umum
(Anweizein)
11. Pemasukan
Penawaran
12. Evaluasi 13. Klarifikasi
Penawaran Proses Pemilihan Negoisasi
langsung Penawaran
Proses Lelang
Prakualifikasi dan 14. Pengusulan
Lelang Terbatas
Pemenang
15. Persetujuan
Pemenang
Lelalng
16. Pengumuman
Pemenang Lelang
A
PANITIA PENGGUNA JASA REKANAN REKTOR PANITIA
(Pejabat SdP/ PEMERIKSA
Pejabat Pembuat
Komitmen
A
17. Pengajuan
Sanggahan
18. Pengeluaran
SKPPBJ
19. Penyerahan
Jaminan
Penawaran
20. Penandatangan Kontrak
21. Membuat BA Serah Terima
Lapangan dan SPMK
22. Pelaksanaan 23. Pengawasan
Pekerjaan Pekerjaan
24. Serah Terima Pekerjaan I
25. Masa 26. Pemeriksaan
Pemeliharaan Pekerjaan
27. Serah Terima Pekerjaan II
Selesai
9
Metoda Pelelangan Umum dengan Pascakualifikasi
Pengertian
(1) Proses pelelangan adalah proses pemilihan penyedia barang dan jasa yang
dilaksanakan untuk pekerjaan yang nilainya di atas Rp.100.000.000,
(2) Proses pascakualifikasi adalah proses penilaian kemampuan usaha dan
persyaratan lainya seperti keahlian, pengalaman, kemampuan teknis, SDM yang
andal, modal, peralatan dan alamat yang tetap dari penyedia barang dan jasa
setelah memasukkan penawaran.
Penjelasan langkahlangkah
1. Pengumuman Pelelangan Umum, Panitia memberikan pengumuman kepada
masyarakat luas untuk mengikuti pelelangan pekerjaan, dimana penilaian
kemampuan perusahaan dilakukan terhadap peserta yang diusulkan menjadi
Pemenang. Pemasukan dokumen kualifikasi perusahaan bersamaan dengan
dokumen penawaran. Pengumuman ini dilaksanakan 7 (tujuh) hari kerja.
2. Pendaftaran Pelelangan dan Pengambilan Dokumen Penyedia Barang/Jasa,
Masyarakat atau Perusahaan yang berminat dan sesuai dengan kriteria/kualifikasi
pekerjaan mendaftarkan diri untuk mengikuti penawaran pekerjaan yang akan
dilaksanakan dan mengambil Dokumen Penyedia Barang/Jasa, yaitu dokumen yang
memuat persyaratan adminstrasi/teknis, tata cara penilaian adminstrasi/teknis,
jadwal pengadaan dll.;
3. Penjelasan Dokumen Penyedia Barang dan Jasa, Panitia memberikan
penjelasan secara rinci kepada peserta lelang tentang pekerjaan yang akan
dilaksanakan sesuai Dokumen Penyedia Barang/Jasa dan membuat Berita Acara
Penjelasan. Apabila ada koreksi/perubahan, dimasukkan dalam Berita Acara
sesuai dengan Pasal dan ayat dalam Dokumen Penyedia Barang/Jasa.
4. Pemasukan Dokumen Penawaran, Peserta Lelang memasukkan dokumen
Penawarandalam sampul tertutup, sesuai dengan syaratsyarat yang ditentukan;
5. Membuka Dokumen Penawaran, Panitia membuka Sampul Dokumen
Penawaran dihadapan peserta lelang.
6. Evaluasi Dokumen Penawaran, Panitia meneliti dan mengevaluasi dokumen
penawaran sekaligus dokumen kualifikasi dan melaporkan kepada pengguna
barang /jasa atau Pejabat sarana dan prasarana tentang urutan calon pemenang
lelang;
7. Pengusulan Pemenang Lelang, Pengguna Barang/Jasa atau Penjabat sarana
dan prasarana meminta persetujuan Pemenang Lelang kepada Rektor;
8. Persetujuan Pemenang Lelang, Atas nama Rektor, Pembantu Rektor II
memberikan persetujuan Penyedia Barang/Jasa yang akan melaksanakan
pekerjaan;
9. Pengumuman Pemenang Lelang, Panitia mengumumkan Pemenang Lelang
kepada peserta lelalng;
10. Pengajuan Sanggahan, Panitia memberikan kesempatan kepada Peserta Lelalng
untuk memberikan sanggahan jika merasa keberatan terhadap hasil pelelangan,
selama 5 (lima) hari sejak pengumuman dan panitia wajib untuk menindak lanjuti;
10
11. Pengeluaran SKPPBJ, Pengguna Barang/Jasa atau Pejabat sarana dan
prasarana mengeluarkan Surat Keputusan Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa
(SKPPBJ);
12. Penandatangan kontrak, penandatanganan Perjanjian Kerja antara Pejabat
Sarana dan Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia
Barang/Jasa;
13. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK, Pejabat Sarana dan
Prasarana dan Pemenang Lelang menandatangani Berita Acara Serah Terima
Lapangan (lokasi yang akan dikerjakan) dan Pejabat Sarana dan Prasarana
menyeluarkan surat perintah untuk Penyedia Jasa agar segera melaksanakan
pekerjaan (SPMK Berita Acara serha terima lapangan hanya untuk pengadaan
penyedia jasa konstruksi);
14. Pelaksanaan Pekerjaan, Penyedia barang/jasa melaksanakan Pekerjaan di
bawah pengawasan Panitia Pengawas dan Pemeriksa Bbarang/jasa;
15. Pengawasan dan Pemeriksaan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa
melakukan Pengawasan terhadap jalannya pekerjaan, sampai selesainya pekerjaan
tersebut;
16. Serah Terima Pekerjaan I, Penyedia Barang/Jasa melaksanakan pekerjaan
sampai selesai 100%, dan menyerahkan kepada Pejabat Sarana dan Prasarana,
sehingga hasil pekerjaan dapat dimanfaatkan sebagai mana mestinya. Khusus pada
pengadaan penyediaan barang, serah terima pekerjaan ini merupakan langkah
terakhir. Masa Pemeliharaan barang diwujudkan dalam surat jaminan (garansi)
barang, yang waktunya tergantung jenis barang, sednag pada pengadaan penyedia
jasa konstruksi masih ada langkahlangkah berikutnya;
17. Masa Pemeliharaan, Penyedia jasa masih bertanggung jawab terhadap
pekerjaan yang dilaksanakan selama masa pemeliharaan yang tercantum dalam
kontrak;
18. Pemeriksaaan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan
pemeriksanaan dan jika tidak ada lagi kerusakankerusakan segera membuat
laporan telah selesainya masa pemeliharaan;
19. Serah Terima Pekerjaan ke II, Setalah selesainya masa pemeliharaan, berarti
telah selesai pula tugas penyedia Konstruksi, kemudian menyerahkan hasil
pekerjaan yang kedua kalinya kepada Pejabat Sarana dan Prasarana.
11
Gambar 1.3. Diagram alir proses pelelangan umum pascakualifikasi
1. Pengumuman 2. Pendaftaran
Pelelangan dan
Umum Pengambilan
Dokumen
3. Penjelasan
Dokumen
Penyedia
Barang/Jasa 4. Pemasukan
Dokumen
Penawaran
5. Membuka Dokumen Penawaran
dan Membuat BA Pembukaan
Dokumen
9. Pengumuman
Pemenang Lelang
10. Pengajuan 11. Pengeluaran
Sanggahan SKPPBJ
12. Penyerahan
Jaminan
Penawaran
13. Membuat BA Serah Terima
Lapangan dan SPMK
14. Pelaksanaan 15. Pengawasan
Pekerjaan Pekerjaan
16. Serah Terima Pekerjaan I
17. Masa
Pemeliharaan 18. Pemeriksaan
Pekerjaan
19. Serah Terima Pekerjaan II
Selesai
Metoda Penunjukan Langsung
Pengertian
Metode Penunjukan Langsung adalah Pemilihan Penyedia barang dan Jasa untuk :
Pekerjaan yang nilainya di bawah Rp.50.000.000,
· Untuk jenis pekerjaan yang komplek atau hanya beberapa perusahaan yang
diyakini bisa melaksanakan pekerjaan tersebut.
· Karena keadaan mendesak misal karena bencana alam.
· Karena hanya ada 1 pendaftar/tidak ada yang mendaftar walaupun sudah
dilaksanakan pengumuman ulang.
· Karena rahasia negara.
Penjelasan langkahlangkah
1. Mengundang Peserta Terpilih, Panitia memberikan undangan kepada penyedia
barang/jasa yang telah ditunjuk dan dipandang mempunyai spesifikasi/mampu
mengerjakan pekerjaan yang akan dilaksanakan.
2. Pengambilan Dokumen Penyedia Barang/Jasa, Penyedia barang/jasa mengambil
Dokumen Penyedia Barang/Jasa, yaitu dokumen yang memuat persyaratan
adminstrasi/teknis, tata cara penilaian adminstrasi/teknis, jadwal pengadaan dll.;
3. Memasukkan Dokumen Prakualifikasi, Sebelum mengajukan Penawaran secara
tertulis, penyedia barang/jasa memsukkan dokumen kualifikasi yang memuat
kemampuan perusahaan di bidang administrasi, teknik, finansial, tenaga
kerja/tenaga ahli dll.;
4. Memeriksa Dokumen Prakualifikasi, Panitia meneliti dokumen prakualifikasi
penyedia barang/jasa untuk menilai kemampuan perusahaan;
5. Penjelasan Dokumen Prakualifikasi, Panitia memberikan penjelasan secara rinci
kepada peserta lelang tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan sesuai dokumen
penyedia barang/jasa dan membuat Berita Acara penjelasan apabila ada
koreksi/perubahan, dimasukkan dalam Berita Acara sesuai dengan pasal da ayat
Dokumen penyedia barang/jasa;
6. Memasukkan Dokumen Penawaran, Peserta lelang memasukkan dokumen
penawaran daalm sampul tertutup, sesuai dengan syaratsyarat yang telah
ditentukan;
7. Membuka dan Evaluasi Dokumen Penawaran, Panitian membuka sampul
Dokumen Penawaran dan meneliti dokumen penawaran;
8. Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran, Panitia melakukan klarifikasi dan negosiasi
baik teknis maupun harga terhadap penawaran yang diajukan oleh penyedia
barang/jasa;
9. Melaporkan dan Pengusulan Pemenang, Panitia meloporkan hasil proses dan
mengusulkan penyedia barang/jasa kepada Rektor;
10. Pengeluaran SKPPBJ, Pengguna Barang/Jasa atau Pejabat sarana dan prasarana
mengeluarkan Surat Keputusan Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SKPPBJ);
11. Penandatanganan Kontrak, Penandatanganan Perjanjian Kerja antara Pejabat
Sarana dan Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia
Barang/Jasa;
12. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK, Pejabat Sarana dan Prasarana
dan Pemenang Lelang menandatangani Berita Acara Serah Terima Lapangan
(lokasi yang akan dikerjakan) dan Pejabat Sarana dan Prasarana menyeluarkan
surat perintah untuk Penyedia Jasa agar segera melaksanakan pekerjaan (SPMK
Berita Acara serah terima lapangan hanya untuk pengadaan penyedia jasa
konstruksi);
13. Pelaksanaan Pekerjaan, Penyedia barang/jasa melaksanakan Pekerjaan di bawah
pengawasan Panitia Pengawas dan Pemeriksa Bbarang/jasa;
14. Pengawasan dan Pemeriksaan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa
melakukan Pengawasan terhadap jalannya pekerjaan, sampai selesainya pekerjaan
tersebut;
15. Serah Terima Pekerjaan I, Penyedia Barang/Jasa melaksanakan pekerjaan
sampai selesai 100%, dan menyerahkan kepada Pejabat Sarana dan Prasarana,
sehingga hasil pekerjaan dapat dimanfaatkan sebagai mana mestinya. Khusus pada
pengadaan penyediaan barang, serah terima pekerjaan ini merupakan langkah
terakhir. Masa Pemeliharaan barang diwujudkan dalam surat jaminan (garansi)
barang, yang waktunya tergantung jenis barang, sednag pada pengadaan penyedia
jasa konstruksi masih ada langkahlangkah berikutnya;
16. Masa Pemeliharaan, Penyedia jasa masih bertanggung jawab terhadap
pekerjaan yang dilaksanakan selama masa pemeliharaan yang tercantum dalam
kontrak;
17. Pemeriksaaan Pekerjaan, Panitia Pengawas dan Pemeriksa melakukan
pemeriksanaan dan jika tidak ada lagi kerusakankerusakan segera membuat
laporan telah selesainya masa pemeliharaan;
18. Serah Terima Pekerjaan ke II, Setalah selesainya masa pemeliharaan, berarti
telah selesai pula tugas penyedia Konstruksi, kemudian menyerahkan hasil
pekerjaan yang kedua kalinya kepada Pejabat Sarana dan Prasarana.
14
Gambar 1.4. Proses pelelangan umum pascakualifikasi
1. Mengundang 2. Pengambilan
Calon Peserta Dokumen
Terpilih Kulaifikasi
3. Memasukan
Dokumen
Prakualifkasi
4. Memeriksa
Dokumen
Prakualifkasi
5. Penjelasan
Dokumen 6. Memasukan
Dokumen
Prakualifikasi
Penawaran
7. Membuka
dan Evaluasi
Dokumen 9. Pengusulan 9a. Persetujuan
Penawaran Pemenang Pemenang
Lelang Lelalng
8. Klarifikasi dan Negosiasi
Penawaran 10. Pengeluaran
SKPPBJ
11. Penandatanganan Kontrak
12. Membuat BA Serah Terima
Lapangan dan SPMK
13. Pelaksanaan 14. Pengawasan
Pekerjaan Pekerjaan
15. Serah Terima Pekerjaan I
16. Masa
Pemeliharaan 17. Pemeriksaan
Pekerjaan
18. Serah Terima Pekerjaan II
Selesai
Permintaan Barang
Pengertian
Permintaan barang habis pakai maupun barang inventaris dari unit kerja di lingkungan
unit kerja kantor pusat UB ke Direktorat Sarana dan Prasarana UB.
Penjelasan langkahlangkah
1. Mengajukan Surat Permintaan, Pemohonl dari unit kerja mengajukan surat
permintaan barang ke DSP, dengan spesifikasi barang harus jelas dan lengkap;
4. Membuat DO (Devivery Order), DSP membuat DO jika barang tersebut telah
tersedia;
5. Mengambil Barang, Pemohon dari unit kerja mengambil barang yang diminta
dengan menunjukkan DO. Pengambilan barang dapat dilakukan di gudang
persediaan maupun di DSP sesuai dengan jenis barang yang diminta dan
selanjutnya jenis barang dan jumlahnya dicatatkan pada Buku Induk Inventaris;
7. Verifikasi RAB, Satuan Audit Internal melakukan verifikasi RAB yang diajukan
DSP;
16
Gambar 1.5. Diagram alir proses permintaan barang
1. Mengajukan
Surat 2. Verifikasi Kelayakan
Permohonan
Tdiak layak
Selesai
3. Cek
Ketersediaan Tidak Ada
Barang
Ada
4. Membuat DO
5. Mengambil
Barang
6. Survey dan
Membuat RAB
7. Verifikasi 8. Menyetujui 9.
Selesai RAB RAB Melaksanakan
Pengadaan
Penyedia
barang
10. Mengeluarkan DO
5. Mengambil
Barang
Selesai
P
P R
R O
O S
S E
E D
D U
U R O
O P
P E
E R
R A
A S
S II O
O N
N A
A L S
S T
T A
A N
N D
D A
A R
P
P E
E M
M E
E L
L II H
H A
A R
R A
A A
A N A
A S
S E
E T
U
U n
n ii v
v e
e rr ss ii tt a
a s B
B rr a
a w
w ii jj a
a y
y a
a
Penjelasan LangkahLangkah
2. Mengajukan Surat Permohonan, Pemohon dari unit kerja membuat surat
permohonan yang ditujukan kepada Rektor;
3. Mengecek Alokasi dana, Atas dasar deposisi Rektor, Direktorat SP mengecek
alokasi dana untuk memperbaiki atau memelihara gedung/prasarana umum yang
diajukan;
4. Disoposisi Cek Lapangan, Apabila alokasi dana tersedia, maka Direktur SP
mengeluarkan disposisi untuk cek lapangan. Cek dan survey lapangan
dimaksudkan untuk mengetahui kondisi sebenarnya terkait dengan jenis
permohonan yang diajukan;
5. Cek Lapangan dan Menyusun RAB, Sub Bagian Prasarana melakukan cek
lapangan kemudian menggambar rencana perbaikan dan menghitung RAB;
6. Verifikasi RAB, SAI melakukan verifikasi terhadap harga satuan bahan yang
telah disusun (RAB);
7. Memberikan Persetujuan, Bagian Keuangan memberikan persetujuan terhadap
RAB hasil verifikasi;
8. Melaksanakan Kegiatan, Sub bagian Prasarana melaksanakan kegiatan
pemeliharaan/perbaikan secara langsung atau dengan cara pengadaan penyedia
jasa pemborongan.
19
Gambar 2.1. Diagram alir proses pemeliharaan gedung dan prasarana umum
1. Mengajukan
Surat 2. Mengecek
Permohonan Alokasi Dana
Rehab Ringan
Rehab Sedang
Rehab Berat
3. Disposisi
4. Cek Cek Lapangan
Lapangan &
Menyusun
RAB
5. Verifikasi 6.
RAB Memberikan
Persetujuan
7.
Melaksanakan
Kegiatan
Selesai
Pemeliharaan Kendaraan Dinas di UB
Pengertian
Pemeliharaan kendaraan dinas di UB adalah aktifitas proses pemeliharaan kendaraan
dalam upaya selalu pada kondisi kendaraan yang prima untuk menunjang kegiatan
kedinasan di lingkungan UB.
Penjelasan LangkahLangkah
1. Membuat Surat Permohonan, Pemohon dari unit kerja membuat surat
permohonan yang ditujukan kepada Bagian Pemeliharaan dilampiri fotokopi STNK;
2. Cek Kondisi Kendaraan, Bagian Pemeliharaan UB melakukan cek kondisi
kendaraan kerusakan yang terjadi atau kondisi yang mengharuskan berada pada
kondisi ringan, sedang dan berat;
3. Melaksanakan Pemeliharaan/Perbaikan Ringan, Pemeliharaan yang meliputi
(ganti olie mesin, olie gardan, olie persneleng, olie transmisi, grease, tambah accu,
minyak rem, ganti olie power steering, semprot filter dan ganti filter solar, filter olie
dan filter udara) jangka waktu pemeliharaan dilakukan 5 kali dalam setahun atau
capaian jumlah kilometer yang mensyaratkan.
4. Melaksanakan Pemeliharaan/Perbaikan Sedang, Pemeliharaan yang meliputi
(tune up, service rem, service radiator, ganti lager roda, ganti kampas rem,
perbaikan kabel lampu, ganti van belt, perbaikan dynamo isi, dynamo stater,
service compresor, service blower, spooring, balance ban dan service bosh pump)
jangka waktu pemeliharaan dilakukan 23 kali dalam setahun.
5. Melaksanakan Pemeliharaan/Perbaikan Berat, ( ganti kampas kopling, ganti
timing belt, pengecatan, skur klep, ganti per seker, ganti master rem) jangka waktu
pemeliharaan dilakukan setiap 5 tahun sekali.
6. Menyusun RAB dan Meminta Persetujuan, Bagian Pemeliharaan menyusun
RAB dan meminta disposisi pada pimpinan yang berwenang.
7. Persetujuan RAB, Pemohon melakukan persetujuan ke Bagian Keuangan.
8. Melaksanakan Kegiatan Pemeliharaan, Pemohon mengirimkan kendaraan ke
bengkel yang dipercaya selama ini yang melakukan perawataan
Gambar 2.1. Diagram alir proses pemeliharaan kendaraan dinas
1. Mengajukan
Surat
Permohonan
2. Cek Kondisi
Kendaraan
3. Melaksanakan
Pemeliharaan
Ringan
5. Melaksanakan
Pemeliharaan
Berat
8. Melaksanakan
Kegiatan
Selesai
22
P
P R
R O
O S
S E
E D
D U
U R O
O P
P E
E R
R A
A S
S II O
O N
N A
A L S
S T
T A
A N
N D
D A
A R
II N
N V
V E
E N
N T
T A
A R
R II S
S A
A S
S I D
D AA N
PP E
E N
N G
G H
H A
A PP U
U SS A
A N A A S
S E
E T
U
U n
n ii v
v e
e rr ss ii tt a
a s B
B rr a
a w
w ii jj a
a y
y a
a
Penjelasan LangkahLangkah
1. Mengajukan permohonan penghapusan, unit kerja mengajukan permohonan
penghapusan bangunan gedung kepada Rektor;
2. Disposisi Cek Bangunan, Rektor mendisposisi pengecekan bangunan yeng akan
akan dihapus kepada DS&P.
3. Cek bangunan Gedung dan Membuat Panitia Peneliti, Direktur S&P membuat
usulan Panitia Penghapusan Bangunan Gedung.
4. Menerbitkan SK Panitia Penliti, Rektor menerbitkan SK Panitia Penelitian
Penghapusan barang inventaris berupa bangunan gedung.
5. Meneliti dan Membuat BAP, Pabitia Penelitian Penghapusan Barang Inventaris
berupa bangunan gedung, meneliti dan membuat Berita Acara Penelitian (BAP).
6. Mengajukan Usulan Penghapusan, Rektor mengajukan usulan penghapusan
barang inventaris berupa bangunnan gedung kepada Dinas Kimpraswil Jatim.
7. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi, Dinas Kimpraswil Jatim
meneliti kondisi bangunan gedung yang disulkan akan dihapus dan mengeluarkan
surat rekomendasi atas kelayakan bangunan gedung yang dihapus.
8. Mengusulkan Penghapusan, Rektor mengajukan usulan penghapusan ke
Direktorat Jendral Anggaran (DJA) Jatim dilampiri Surat Rekomendasi dari Dinas
Kimpraswil.
9. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi, DJA Jatim meneliti dan
mengeluarkan Surat Rekomendasi Penghapusan Barang Inventaris berupa
bangunan gedung.
10. Mengusulkan Penghapusan, Rektor mengusulkan penghapusan barang
inventaris berupa bangunan gedung kepada Menteri Pendidikan Nasional.
11. Menerbitkan SK Penghapusan, Menteri Pendidikan Nasional menerbitkan SK
Penghapusan Barang Inventaris Berupa Bangunan Gedung.
12. Membentuk Panitia Lelang/Penjualan, Rektor membentuk Pantia
Pelengan/Penjualan Barang Inventaris Berupa Bangunan Gedung.
13. Membuat Harga Limit, Panitia Penjualan membuat harga limit dan melaporkan
kepada Rektor.
14. Mengajukan Pelaksanaan Lelang/Penjualan, Rektor mengajukan pelaksanaan
lelang/penjualan barang inventaris berupa bangunan gedung kepada Pejabat
Lelang.
15. Menentukan Jadwal Lelang/Penjualan, Pejabat lelang meneliti bangunan
gedung milik negara yang akan dilelangkan dan menentukan jadwal
lelang/penjualan.
24
16. Membuat Pengumuman Lelang/Penjualan, Rektor membuat pengumuman
lelang/penjualan yang berisi tanggal dan tempat pendaftaran peserta maupun
pelaksanaannya.
17. Melaksanakan Lelalng/Penjualan, Pejabat lelang bersama Panitia Penjualan
melakukan penjualan barang inventaris melalui pelelangan umum.
18. Membongkar dan Mengambil Barang, Pemenang lelang membongkar dan
mengangkut bongkaran bangunan gedung sesuai dengan ketentuan lelang dari
Unit Kerja dengan menunjukkan bukti pembayaran yang sah dan surat bukti
sebagai pemenang lelang.
19. Mengurangkan dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris, Unit kerja tempat
bangunan gedung yang dilelang mengurangkan dari Daftar Buku Induk Barang
Inventaris dan KIB bangunan gedung.
20. Mengurangkan dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris, Pengurus barang
DS&P mengurangkan barang inventaris berupa bangunan gedung yang akan
dihapus dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris dan KIB bangunan gedung.
21. Membuat Laporan Pelaksanaan, Rektor membuat laporan penghapusan barang
inventaris bangunan gedung ke Menteri Pendidikan Nasional.
22. Membuat Laporan Pelaksanaan, Menteri Pendidikan Nasional menerima
Laporan Pelaksanaan Lelang/Penjualan Barang Inventarsi berupa Bangunan
Gedung Milik Negara.
25
Gambar 3.1. Diagram alir proses penghapusan barang inventaris bangunan gedung
1.
Mengajukan 2. Disposisi
permohonan Cek
penghapusan Bangunan
3. Membuat
usulan panitia
penelitian 5. Meneliti &
Membuat
4. BAB
Menerbitkan
SK Panitia
Penelitiaan
6. 7. Meneliti &
Mengajukan Mengeluarkan
usulan Rekomendasi
penghapusan
9. Meneliti&
8. mengeluarkan
Mengajukan rekomendasi
usulan
penghapusan
11.
10. Menerbitkan
Mengusulkan SK
penghapusan Penghapusan
15. Meneliti &
menetapkan
Waktu Lelang
2.
Membongkar
&
Mengangkut
22. Menerima
19. 20. 21. Membuat Laporan
Mengurang Mengurang Laporan Pelaksanaan
kan dari BIBI kan dari BIBI Pelaksanaan Lelang/
dan KIB dan KIB Lelang Penjualan
Selesai
27
Penghapusan Barang Inventaris Berupa Kendaraan Bermotor
Pengertian
Penghapusan barang inventaris berupa kendaraan bermotor adalah menghapus
barang inventrais berupa kendaraan bermotor dari dafar Buku Induk Inventaris milik
negara di Uversitas Brawijaya
Penjelasan LangkahLangkah
1. Rekap Usulan Penghapusan; Seksi Inventraisasi dan Penghapusan merekap
usulan penghapusan barang pengembalian berupa kendaraan bermotor yang
rusak dan tidak dipakai lagi dari unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya;
2. Mengusulkan Panitia Peneliti, Direktur S&P membuat usulan Panitia
Penghapusan barang Inventaris berupa kendaraan bermotor;
3. Menerbitkan SK Panitia Penliti, Rektor menerbitkan SK Panitia Penelitian
Penghapusan barang inventaris berupa kendaraan bermotor;
4. Meneliti dan Membuat BAP, Pabitia Penelitian Penghapusan Barang Inventaris
berupa kendaraan bermotor, meneliti dan membuat Berita Acara Penelitian (BAP).
5. Mengajukan Usulan Penghapusan, Rektor mengajukan usulan penghapusan
barang inventaris berupa kendaraan bermotor kepada Dinas Perhubungan Jatim.
6. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi, Dinas Perhubungan Jatim
meneliti kondisi kendaraan bermotor yang diusulkan dihapus dan mengeluarkan
surat rekomendasi atas kelayakan kendaraan bermotor yang akan dihapus.
7. Mengusulkan Penghapusan, Rektor mengajukan usulan penghapusan ke
Direktorat Jendral Anggaran (DJA) Jatim dilampiri dengan Berita Acara (BA)
Penelitian dari Panitia Penelitian Penghapusan UB dan Surat Rekomendasi dari
Dinas Perhubungan Jatim.
8. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi, DJA Jatim meneliti dan
mengeluarkan Surat Rekomendasi Penghapusan Barang Inventaris berupa
kendaraan bermotor.
9. Mengusulkan Penghapusan, Rektor mengusulkan penghapusan barang
inventaris berupa kendaraan bermotor kepada Menteri Pendidikan Nasional.
10. Membentuk Panitia Lelang/Penjualan, Rektor membentuk Pantia
Pelengan/Penjualan Barang Inventaris Berupa kendaraan berrmotor.
11. Membuat Harga Limit, Panitia Penjualan membuat harga limit dan melaporkan
kepada Rektor.
12. Mengajukan Pelaksanaan Lelang/Penjualan, Rektor mengajukan pelaksanaan
lelang/penjualan barang inventaris berupa kendaraan bermotor kepada Pejabat
Lelang.
13. Meneliti dan Menentukan Jadwal Lelang/Penjualan, Pejabat lelang meneliti
barang milik negara yang akan dilelangkan dan menentukan jadwal pelaksanaan
lelang/penjualan.
14. Membuat Pengumuman Lelang/Penjualan, Rektor membuat pengumuman
lelang/penjualan yang berisi tanggal dan tempat pendaftaran peserta maupun
pelaksanaannya.
15. Melaksanakan Lelalng/Penjualan, Pejabat lelang bersama Panitia Penjualan
melakukan penjualan barang inventaris melalui pelelangan umum.
16. Mengambil Barang, Pemenang lelang mengambil barang berupa kendaraan
bermotor, STNK, BPKB dan Surat Keterangan untuk mengurus balik nama
kendaraan di Gudang UB dan atau di Unit Kerja, dengan menunjukkan bukti
pembayaran yang sah dan surat bukti pemenang lelang.
17. Mengeluarkan Barang dan Mengurangkan dari Daftar Barang Titipan, Unit
kerja tempat kendaraan bermotor yang dilelang mengeluarkan barang dan
mengurangkan dari Daftar Barang Titipan.
18. Mengurangkan dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris, Pengurus barang
DS&P mengurangkan barang inventaris berupa kendaraan bermotor yang akan
dihapus dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris.
19. Membuat Laporan Lelang/Penjualan, Rektor membuat laporan penghapusan
barang inventaris kendaraan bermotor ke Menteri Pendidikan Nasional.
20. Meneerima Laporan Pelaksanaan Lelang/Penjualan, Menteri Pendidikan
Nasional menerima Laporan Pelaksanaan Lelang/Penjualan Barang Inventarsi
berupa kendaraan bermotor.
29
Gambar 3.2. Diagram alir proses penghapusan barang inventaris kendaraan bermotor
5. 6. Meneliti &
Mengajukan Mengeluarkan
Usulan Surat
Penghapusan Rekomnedasi
7. 8. Meneliti &
Mengajukan Menerbitkan
Usulan Rekomnedasi
Penghapusan
9.
Mengusulkan 10.
Penghapusan Menerbitkan
SK
Penghapusan
11.
Membentuk 12. Membuat
Panitia Lelang harga limit
Pemenang DS&P Panitia Panitia Dinas
Lelang Unit Kerja Gudang Pengurus Subdit Direktur Rektor Peneliti Lelang Perhubungan KPPLN DJA Depdiknas
Barang Sarana S&P Jatim
13.
Mengajukan 12. Membuat
pelaksanaan harga limit
Lelang
14. Meneliti &
menetapkan
Waktu Lelang
15. Membuat
Pengumuman
Lelang
21. Menerima
Laporan
18. Mengeluarkan barang 19. 20. Membuat Laporan Pelaksanaan
dan mengurangkan pada Mengurang Pelaksanaan Lelang Lelang/
daftar titipan barang kan pada BIBI Penjualan
Selesai
31