PELAYANAN KEFARMASIAN

adalah mengoptimalkan bentuk penggunaan obat dengan harus tetap menjamin ketersediaan,
keamanan, dan keefektifan penggunaan obat. Obat adalah bentuk riil dari jasa pelayanan RS, oleh
karena itu untuk lebih meningkatkan kualitas dari pengadaan bahan baku obat, RS perlu meningkatkan
internal kontrol atas persediaan obat.

Pelayanan kefarmasian pada saat ini telah bergeser orientasinya dari obat ke pasien yang mengacu
kepada Pharmaceutical Care. Kegiatan pelayanan kefarmasian yang semula hanya berfokus pada
pengelolaan obat sebagai komoditi menjadi pelayanan yang komprehensif yang bertujuan untuk
meningkatkan kualitas hidup dari pasien.

Sebagai konsekuensi perubahan orientasi tersebut, apoteker dituntut untuk meningkatkan

pengetahuan, ketrampilan dan perilaku agar dapat melaksanakan interaksi langsung dengan pasien.

· Bentuk interaksi tersebut antara lain adalah melaksanakan pemberian informasi, monitoring
penggunaan obat untuk mengetahui tujuan akhirnya sesuai harapan dan terdokumentasi dengan baik.
Apoteker harus memahami dan menyadari kemungkinan terjadinya kesalahan pengobatan (medication
error) dalam proses pelayanan.

Oleh sebab itu apoteker dalam menjalankan praktek harus sesuai standar. Apoteker harus mampu
berkomunikasi dengan tenaga kesehatan lainnya dalam menetapkan terapi untuk mendukung
penggunaan obat yang rasional. Sebagai upaya agar para apoteker dapat melaksanakan pelayanan
kefarmasian dengan baik, Ditjen Yanfar dan Alkes, Departemen Kesehatan bekerja sama dengan Ikatan
Sarjana Farmasi Indonesia (ISFI) menyusun standar pelayanan kefarmasian di apotek. Hal ini sesuai
dengan standar kompetensi apoteker di apotek untuk menjamin mutu pelayanan kefarmasian kepada
masyarakat.

Tujuan

Ø Standar Pelayanan Kefarmasian di apotek disusun:

1. Sebagai pedoman praktek apoteker dalam menjalankan profesi.

2. Untuk melindungi masyarakat dari pelayanan yang tidak profesional

3. Melindungi profesi dalam menjalankan praktik kefarmasian

Pengertian

1. Apotek adalah tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan
farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat.

2. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus pendidikan profesi dan telah mengucapkan
sumpah berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku dan berhak melakukan pekerjaan
kefarmasian di Indonesia sebagai apoteker.

3. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika

4. Perbekalan kesehatan adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk
menyelenggarakan upaya kesehatan.

5. Alat kesehatan adalah bahan, instrumen aparatus, mesin, implan yang tidak mengandung obat yang
digunakan untuk mencegah,mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang
sakit serta memulihkan kesehatan pada manusia dan/atau untuk membentuk struktur dan memperbaiki
fungsi tubuh.

6. Resep adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada apoteker untuk
menyediakan dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

7. Perlengkapan apotek adalah semua peralatan yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan
pelayanan kefarmasian di apotek.

8. Pharmaceutical care adalah bentuk pelayanan dan tanggung jawab langsung profesi apoteker
dalam pekerjaan kefarmasian untuk meningkatkan kualitas hidup pasien.

9. Medication record adalah catatan pengobatan setiap pasien.

10. Medication error adalah kejadian yang merugikan pasien akibat pemakaian obat selama dalam
penanganan tenaga kesehatan yang sebetulnya dapat dicegah.

11. Konseling adalah suatu proses komunikasi dua arah yang sistematik antara apoteker dan pasien
untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang berkaitan dengan obat dan pengobatan.

12. Pelayanan residensial (Home Care) adalah pelayanan apoteker sebagai care giver dalam pelayanan
kefarmasian di rumah-rumah khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan terapi
kronis lainnya.
RUANG LINGKUP PRAKTEK KEFARMASIAN

SISTEM DAN RUANG LINGKUP PRAKTEK KEFARMASIAN

Sistem praktek kefarmasian dapat diartikan sebagai bagian integral dari sistem pelayanan kesehatan
yang utuh dan terpadu, terdiri dari struktur dan fungsi jaringan pelayanan kefarmasian. Praktek
kefarmasian adalah upaya penyelenggaraan pekerjaan kefarmasian dalam rangka pemeliharaan
kesehatan dan pencegahan penyakit bagi perorangan, keluarga, kelompok dan atau masyarakat. Sistem
pelayanan kefarmasian meliputi struktur sistem pelayanan kefarmasian dan fungsi sistem pelayanan
kefarmasian.

StruktuR sistem pelayanan kefarmasian yang merupakan lingkup kegiatan pelayanan kefarmasian terdiri
dari ;

1. Unsur pembentuk struktur yang terdiri dari unsur pemerintah dan masyarakat. Bentuk pelayanan
kefarmasian tersebut dapat dilakukan di ;

a. Dirumah sakit

b. Komunitas meliputi, apotek dan kebutuhan masyarakat

c. Industri

d. Lembaga Riset

2. Penampilan struktur

Penampilan struktur sistem pelayanan kefarmasian dinilai dari kelengkapan satuan organisasi yang
membentuk sistem pelayanan kefarmasian. Secara umum penampilan struktur

sistem pelayanan kefarmasian disebut baik jika memiliki berbagai satuan organisasi secara lengkap.

Fungsi sistem pelayanan kefarmasian terkait dengan kewenangan dan tanggung jawab yang dimiliki oleh
satuan organisai yang menyelenggarakan pelayanan kefarmasian .

Pihak yang mempunyai kewenangan untuk menyelenggarakan pelayanan kefarmasian adalah farmasis
sesuai dengan ;

Undang undang Obat keras Tahun 1949 tentang penyerahan obat keras.
Undang undang tentang kesehatan no. 23 thn 1992 mengenai pekerjaan kefarmasian

Standar Fungsional Apoteker tahun 1999, mengenai definisi Apoteker dan definisi pekerjaan
kefarmasian.

· Standar Pekerjaan Kefarmasian { I S F I }

· Etika Profesi Farmasi { I S F I }

· Kode Etik.

· Standar Pelayanan Rumah Sakit

· Standar Pelayanan Farmasi Rumah Sakit.

· Good Pharmacy Practice

· PP 32 thn 1966 tentang Tenaga Kesehatan

Ruang lingkup pelayanan kefarmasian yang meliputi lingkup kegiatan , tanggung jawab, kewenangan
dan hak. Seluruh ruang lingkup pelayanan kefarmasian harus dilaksanakan dalam kerangka sistem
pelayanan kesehatan yang berorientasi pada masyarakat.

LINGKUP TANGGUNG JAWAB FARMASI

Menjamin ketersedian dan keterjangkauan obat dan alat kesehatan yang dibutuhkan masyarakat.

Menjamin mutu, keamanan, efektifitas obat yang diberikan dan memperhatikan hak azazi dan keunikan
setiap pribadi.

Menjamin setiap orang atau masyarakat yang menggunakan obat atau alat kesehatan, mendapatkan
informasi tentang obat atau alat kesehatan yang digunakan demi tercapainya kepatuhan penggunaan.

Memiliki tanggung jawab bersama dengan tenaga kesehatan lain dan pasien dalam menghasilkan
keluaran terapi yang optimal.

LINGKUP KEWENANGAN FARMASI

· Melakukan penelitian dan pengembangan mengenai obat dan bahan baku obat.

· Menyusun kebijakan tentang sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.

· Memproduksi dan mengendalikan mutu sediaan farmasi , alat kesehatan dan perbekalan
kesehatan.

· Mengadakan sediaan farmasi , alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.

· Melakukan pengawasan dan pengendalian persedian.

· Merancang dan melaksanakan distribusi sediaan farmasi dan alat kesehatan.

· Mengelola sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.

· Melayani permintaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan , baik atas
permintaan dokter, dokter gigi, dokter hewan, maupun langsung dari masyarakat.

· Memberikan informasi sediaan farmasi , alat kesehatan dan perbekalan ksehatan.

· Melaksanakan penelitian dan pengembangan sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan
kesehatan.

· Memonitor dan mengevaluasi penggunaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan
kesehatan.

· Memusnahkan sediaan , alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.

· Menganalisa sediaan farmasi , alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.

· Memilih sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan yang sesuai dengan
kemampuan keuangan dan kondisi konsumen.

· Mengkaji penggunaan obat melalui rekam medik pasien, resep dan atau rekam farmasi lain.

· Mengidentifikasi , memastikan kebenaran dan kebaikan suatu obat.

· Menghitung dosis, menentukan macam sediaan yang paling cocok.

· Membuat keputusan profesional mengenai ada atau tidak nya atau kemungkinan terjadi masalah
dengan obat beserta penyelesaiannya.

· Meracik menjadi sediaan yang sesuai kebutuhan, memberi kan Label , menyerahkan obat diikuti
dengan pemberian informasi yang cukup menjamin pasien menggunakan obat yang benar.

· Memonitor penggunaan obat & mengevaluasi penggunaan obat.

· Mengaman persediaan

· Memusnahkan obat yang rusak.

· Melaksanakan pendidikan, penelitian dan pengembangan.

LINGKUP HAK DARI PELAYANAN KEFARMASIAN

· Hak untuk mendapatkan posisi kemitraan dengan profesi tenaga kesehatan lain.

· Hak untuk mendapatkan perlindungan hukum pada saat melaksanakan praktek sesuai dengan
standar yang ditetapkan.
· Hak untu mendapatkan jasa profesi sesuai dengan kewajaran jasa profesi kesehatan.

· Hak untuk bicara dalam rangka menegakkan keamanan masyarakat dalam aspek sediaan farmasi,
alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.

BAB II

MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI DI APOTEK

https://pendidikan-kita-semua.blogspot.co.id/

JABATAN DAN PEMBAGIAN TUGAS DI APOTEK.

· Apoteker, dan tugasnya :

a. Memimpin seluruh kegiatan apotek.

b. Mengatur, melaksanakan dan mengawasi administrasi yang meliputi : administrasi kefarmasian,

administrasi keuangan, administrasi penjualan, administrasi barang dagangan atau inventaris,
administrasi personalia, administrasi bidang umum.

c. Membayar pajak yang berhubungan dengan perapotekan.

d. Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang optimal sesuai dengan
rencana kerja.

Sedangkan tanggung jawab Apoteker adalah bertanggung jawab terhadap kelangsungan hidup
apotek yang dipimpinnya dan bertanggung jawab kepada pemilik modal.

· Asisten apoteker, dan tugasnya :

a. Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan profesinya, yaitu :

· Dalam pelayanan obat bebas dan resep (mulai dari menerima resep dari pasien sampai
menyerahkan obat yang diperlukan).

· Menyusun buku defecta setiap pagi (membantu bagian pembelian), memelihara buku harga
sehingga selalu benar dan rapi.

· Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat.

· Menyusun resep-resep menurut nomor urut dan tanggal, digulung kemudian disimpan.

· Memelihara kebersihan ruang peracikan, lemari obat, gudang dan rak obat.

b. Dalam hal darurat, dapat menggantikan pekerjaan sebagai kasir, penjual obat bebas dan juru resep.
 Sedangkan tanggung jawab Asisten apoteker adalah bertanggung jawab kepada apoteker dengan
tugasnya, artinya bertanggung jawab atas kebenaran segala tugas yang diselesaikannya, tidak boleh ada
kesalahan, kekeliruan, kekurangan, kehilangan dan kerusakan.

· Seksi pembelian, dan tugasnya :

a. Melakukan pencatatan kegiatan pembelian ke buku pembelian.

b. Melakukan tukar faktur kepada distributor.

c. Mempersiapkan kelengkapan pembayaran hutang dagang berupa faktur asli, materai, faktur pajak
asli dan faktur penerimaan barang.

d. Membuat surat pemesanan berdasarkan defecta barang dari gudang.

e. Melakukan pemesanan dan pembelian barang.

f. Memberi informasi perubahan harga dari PBF ke semua bagian, dengan memasukkan data harga
baru ke komputer yang memiliki jaringan on line.

g. Memeriksa kebenaran faktur pembelian meliputi nama, jumlah barang, harga dan potongan harga
sesuai dengan surat pesanan.

Sedangkan wewenang seksi pembelian adalah memilih distributor yang menguntungkan dari segi
kualitas barang, harga dan potongan harga, kecepatan pelayanan dan syarat pembayaran yang ringan
atas sepengetahuan kepala apotek.

· Seksi Gudang, dan tugasnya :

a. Menerima barang dari distributor.

b. Menyimpan dan menyusun barang di gudang dan mengatur pengeluaran barang dari gudang
berdasarkan sistem FIFO (First In First Out).

c. Mengeluarkan barang berdasarkan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA).

d. Mencatat barang yang masuk dan keluar dari gudang dalam kartu stok gudang.

e. Memberikan informasi mengenai kondisi barang yang rusak atau mendekati kadaluarsa kepada
petugas pembelian untuk ditukar.

5. Seksi Penjualan, dan tugasnya :

a) Merekapitulasi hasil dari penjualan tunai harian dan kredit.

b) Merekapitulasi jumlah harga obat dari resep-resep kredit berdasarkan debiturnya masing-masing.

c) Memisahkan resep-resep kredit dan tunai setiap hari.

 d) Membuat kwitansi atau faktur penjualan.

6. Seksi Peracikan, dan tugasnya :

a) Memeriksa kerasionalan obat dan kelengkapan dari suatu resep yang diterima serta memeriksa
kembali resep-resep yang telah disiapkan dan menyerahkannya.

b) Menghitung dosis, menimbang dan menyiapkan obat untuk racikan sesuai dengan permintaan
resep.

7. Seksi Tata Usaha, dan tugasnya :

a) Mengkoordinir dan mengawasi seluruh kegiatan tata usaha.

b) Memeriksa laporan keuangan berupa kas, buku bank, buku penjualan, buku pembelian, buku pajak
dan buku memorial.

c) Melaksanakan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian seperti absensi kehadiran

karyawan dan gaji karyawan.

d) Memeriksa laporan hutang piutang.

BAB III

STANDAR PENAMPILAN DIRI

STANDAR PENAMPILAN PRIBADI

· Standar dapat diartikan sebagai suatu ukuran yang disepakati

· edangkan penampilan pribadi mempunyai pengertian sebagai penampilan (performance) dari diri
seseorang maupun organisasi atau perusahaan yang dapat dilihat dan dirasakan oleh orang atau pihak
lain.

· Standar penampilan pribadi merupakan penampilan diri seseorang, organisasi, atau perusahaan
yang sesuai standar yang berlaku baik di lingkungan pribadi (rumah tangga), lingkungan masyarakat
maupun lingkungan kerja (perusahaan).

· Penampilan yang baik akan memberikan image yang positif bagi perusahaan atau organisasi.

Faktor-faktor yang berkaitan dengan standar penampilan pribadi

•Memelihara personal hygiene, lingkungan, dan perusahaan

•Memelihara presentasi atau penampilan pribadi

•Mengidentifikasi sikap tubuh yang baik

Bila faktor tersebut sudah dilaksanakan dengan baik maka pelaksanaan standar penampilan pribadi
dapat berjalan dengan baik pula.

Memelihara Personal Hygiene, Lingkungan, dan Perusahaan

1. Personal Hygiene

Dilihat dari asal kata:

a. Arti kata personal adalah pribadi atau perseorangan

b.Arti kata hygiene adalah sehat atau bersih

Maka personal hygiene adalah kesehatan pribadi atau perorangan

Pribadi yang sehat dan bersih berkaitan dengan hal-hal berikut ini:

a. Rambut

b. Muka

c. Badan

d. Tangan

e. Kaki

kesehatan fisik yang baik perlu didukung oleh kesehatan mental yang baik pula.

Kesehatan mental ialah kemampuan seseorang untuk menyesuaikan diri terhadap berbagai tuntutan
perkembangan sesuai kemampuannya, baik tuntutan dari dalam diri maupun luar dirinya, seperti
menyesuaikan diri dengan lingkungan rumah, sekolah, masyarakat atau lingkungan kerja (perusahaan).

Cara untuk memiliki kesehatan mental yang baik

•Bersikap sportif

•Memiliki rasa percaya diri

•Memiliki semangat atau motivasi

•Bersikap tenang (tidak emosi)

•Dapat membangun komunikasi yang baik

•Bersikap terbuka

•Berpikir positif

•Peduli terhadap lingkungan

2. Lingkungan Kerja yang Sehat

yaitu lingkungan kerja/perusahaan/instansi/lembaga yang terpelihara dengan baik sehingga

menimbulkan suasana kerja yang nyaman bagi karyawan.

Beberapa hal yang menunjang kesehatan lingkungan kerja:

a. Meja kerja yang terawat dan tertata dengan baik

b. Peralatan yang tidak berdebu

c. Perlengkapan kerja yang rapi dan bersih

d. Ruang kerja yang bersih, nyaman.

3. Perusahaan yang Sehat

Perusahaan yang sehat dapat dilihat dari pengelolaan manajemen perusahaan.

Pengelolaan perusahaan yang baik harus memiliki SOP (Standard Operating Procedure) yang merupakan
acuan kerja yang dapat digunakan sebagai pedoman standar dalam bekerja di suatu perusahaan
sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik, tepat, dan efisien.

Memelihara Presentasi Pribadi

•Salah satu upaya untuk menjaga standar penampilan pribadi, yaitu dengan memelihara penampilan
pribadi, yang berkaitan dengan penampilan prima, kepribadian, etiket, dan komunikatif dalam berbicara.

1.Penampilan Prima

Penampilan diri (personal apperance) bertujuan:

a. Menampilkan citra diri

b. Sikap penghargaan terhadap orang lain

c. Kepantasan penampilan saat berinteraksi dengan orang lain

2.Kepribadian (personality)

adalah sifat/kebiasaan yang melekat pada diri seseorang.

•Sikap (kepribadian) yang harus dimiliki oleh pemberi layanan kepada pelanggan:

a. selalu gembira

b. lurus hati dan disiplin

c. bijaksana

d. sopan santun

e. periang

f. mudah bergaul

g. penuh inisiatif

h. tidak mudah putus asa

i. ketajaman daya ingatan

j. penuh perhatian

3. Etiket

Etiket ialah sekumpulan norma dan sikap dalam pergaulan antar manusia yang dapat diterjemahkan
sebagai tata krama atau sopan santun.

Tujuan seseorang mengetahui etiket:

a. Menghargai orang lain

b. Membuat lawan bicara lebih simpatik

c. Membuat pembicaraan menjadi lebih menyenangkan dan menarik

•Etiket pemberi layanan kepada pelanggan:

a. Menyapa pelanggan
b. Menyebut nama pelanggan

c. Menolong pelanggan (saran)

d. Berbicara dengan pelanggan (simpati dan empati)

4. Komunikatif dalam berbicara

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi dengan pelanggan:

a. Perhatikan penampilan (make up, baju, sepatu, aksesori,dll)

b. Perhatikan alat bantu presentasi

c. Perhatikan tempat berdiri/duduk

d. Perhatikan pelanggan

•Hal-hal yang harus dihindari ketika menghadapi pelanggan:

a. Jangan memainkan tanda tangan, meremas-remas tangan, dsb.

b. Jangan memainkan barang-barang

c. Jangan memainkan apa yang ada di sekitar

d. Jangan membelakangi pelanggan

e. Jangan menunjuk ke arah pelanggan.

Yang harus dilakukan saat berkomunikasi

•Memahami materi

•Menjaga penampilan

•Menghindari rasa takut

•Menunjukkan sikap positif :menolong orang”

•Membuka kesempatan berdialog

•Menunjukkan rasa percaya diri

•Menunjukkan antusiasme yang tinggi

•Memiliki optimisme keberhasilan

•Memiliki komitmen yang kuat

•Berbicara dengan tenang, ramah, dan sopan

Identifikasi Sikap Tubuh yang Baik

•“Ubahlah kebiasaan maka kebiasaan itu akan mengubah kita”

1.Cara berjalan

Ada 3 jenis tipe pejalan:

a. Pejalan cepat

b. Pejalan sedang

c. Pejalan lambat

Dalam konteks pelayan prima maka berjalan yang baik adalah yang sesuai dengan situasi

dan kondisi budaya pelanggan yang dihadapi.

2. Cara Duduk

Cara duduk yang baik:

a. Jangan duduk di kursi sambil mengangkat kaki

b. jangan duduk sambil menggoyang-goyang kursi saat berbicara dengan orang lain

c. Jangan duduk di atas meja

d. Jangan duduk sambil tiduran

3. Cara Berbicara (Komunikasi)

a. Melakukan kontak mata

Kontak mata dengan pelanggan dapat membangun hubungan yang positif dalam komunikasi.
Pandanglah lawan bicara tidak lebih dari 3 detik. Jangan memandang ke atas lawan bicara akan
berkesan ketidaksiapan berkomunikasi. Atau jangan memandang kearah lain dari tubuh pelanggan.

b.Ekspresi Wajah

c.Mengatur nada suara

Nada, volume, dan kecepatan suara memberikan cita rasa pada wajah dan gerak tubuh sehingga irama
komunikasi menjadi menarik dan menyenangkan.

d.Mengatur gerak tubuh, mengatur gerak lengan dan tangan yang alami.

Bagaimana gerak kita saat mengucapkan kalimat berikut:

* Terima kasih atas kepercayaan Anda menggunakan produk kami

* Kualitas barang kami seudah standar internasional

* Semoga Anda merasa puas atas pelayanan yang telah kami berikan

4. Cara Berpakaian

Berpakaian yang baik adalah berpakaian yang sesuai dengan norma-norma agama, hukum, dan etika.

Kriteria berpakaian yang rapi:

a. Memakai baju berlengan panjang atau pendek dengan tidak digulung

b. Memakai kemeja dimasukkan ke dalam celana (laki-laki)

c. Memakai atribut yang ditetapkan oleh perusahaan atau tempat kerja

d. Memakai ikat pinggang, kaos kaki dan kelengkapan lain yang menunjang penampilan.

BAB IV

PERENCANAAN PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI

https://pendidikan-kita-semua.blogspot.co.id/

A. DEFINISI PERENCANAAN OBAT

 Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat
yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang
logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari
perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi
dapat digunakan secara efektif dan efisien.

B. TUJUAN PERENCANAAN OBAT

Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat
dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi serta
meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan efisien.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu :

a. Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan dan
sasaran.

b. Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan untuk jenis
obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.

c. Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.

d. Pertimbangan anggaran dan prioritas.

C. PRINSIP PERENCANAAN PENGADAAN OBAT

Ada 2 cara yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan yaitu berdasarkan :

a. Data statistik kebutuhan dan penggunaan obat, dari data statistik berbagai kasus penderita dengan
dasar formularium Rumah Sakit, kebutuhan disusun menurut data tersebut.

b. Data kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem administrasi atau akuntansi
Instalasi Farmasi Rumah Sakit.

Data kebutuhan tersebut kemudian dituangkan dalam rencana operasional yang digunakan dalam
anggaran setelah berkonsultasi dengan Panitia Farmasi dan Terapi.

D. TAHAP PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT

Tahap perencanaan kebutuhan obat meliputi :

1. Tahap Persiapan

Perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka menetapkan jenis dan
jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta kebutuhan pelayanan kesehatan, hal ini dapat dilakukan
dengan membentuk tim perencanaan pengadaan obat yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan
efektifitas penggunaan dana obat melalui kerjasama antar instansi yang terkait dengan masalah obat.

2. Tahap Perencanaan

a. Tahap pemilihan obat

Tahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai dengan kebutuhan, dengan
prinsip dasar menentukan jenis obat yang akan digunakan atau dibeli.

b. Tahap perhitungan kebutuhan obat

Tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat. Dengan koordinasi dari
proses perencanaan dan pengadaan obat diharapkan obat yang dapat tepat jenis, tepat jumlah dan
tepat waktu. Metode yang biasa digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu :

- Metode konsumsi

Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual dalam memproyeksikan
kebutuhan yang akan datang berdasarkan analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya.

- Metode morbiditas

Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien, kejadian penyakit yang umum,
dan pola perawatan standar dari penyakit yang ada.

- Metode penyesuaian konsumsi

Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi penggunaan obat. Sistem perencanaan
pengadaan didapat dengan mengekstrapolasi nilai konsumsi dan penggunaan untuk mencapai target
sistem suplai berdasarkan pada cakupan populasi atau tingkat pelayanan yang disediakan.

- Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan anggaran

Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat berdasarkan biaya per
pasien yang diobati setiap macam-macam level dalam sistem kesehatan yang sama.

E. DEFINISI PENGADAAN OBAT

Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit
pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur,
distributor, atau pedagang besar farmasi.

F. SIKLUS PENGADAAN OBAT

Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan
jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima.
 Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana,
pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak,
pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan,
pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat.

Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai
dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.

G. JENIS PENGADAAN OBAT

Jenis pengadaan obat

a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :

 Pengadaan barang dan farmasi

 Pengadaan bahan dan makanan

 Pengadaan barang-barang dan logistik

b. Berdasarkan sifat penggunaannya :

 Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep

 Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer

 Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin

 Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus

c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :

 Pembelian tahunan (Annual Purchasing)

Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun

 Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)

Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan

 Pembelian tiap bulan

Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan.

Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya total
kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif
seharusnya :

 Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat

 Memperoleh harga pembelian serendah mungkin

 Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui

 Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu), menghindari
kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan

 Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas

 Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai total lebih rendah.

II.8 Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat

Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisasi non
pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun
2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan
perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode
pengadaan barang dan jasa, yaitu :

1. Pembelian

a. Pelelangan (tender)

b. Pemilihan langsung

c. Penunjukan langsung

d. Swakelola

2. Produksi

a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.

b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit

c. Obat untuk penelitian

3. Kerjasama dengan pihak ketiga

4. Sumbangan

5. Lain-lain

II.9 Kriteria Umum Pemilihan Pemasok

Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :

1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan (telah
terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.

3. Suplier dengan reputasi yang baik.

4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat.

II.10 Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik dan merupakan
standar universal mencakup aspek :

a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik

b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit

c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga

d. Pengadaan secara kompetitif

 Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang diizinkan mengikuti.

e. Adanya komitmen pengadaan

 Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani

f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata

 Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek dengan pola penyakit dan
jumlah kunjungan

 Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired

 Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan perubahan pola penyakit
(utamanya) lansia

g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti

 Kembangkan kepastian pembayaran

 Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga

h. Prosedur tertulis dan transparan

 Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun 2000

 Umumkan hasil pelelangan kepada publik

i. Pembagian Fungsi

 Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu

 Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek perencanaan kebutuhan,
pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan

j. Program Jaminan Mutu Produk

 Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen

 Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan terhadap obat yang diduga
tidak memenuhi syarat

k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.

 Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian pembayaran dan faktor lain
yang berhubungan

 Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal

l. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan

 Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya setahun sekali

 Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar (market), rencana pengadaan
dan realisasi

BAB V

PENGADAAN OBAT DAN PERBEKALAN FARMASI

Yang dimaksud perbekalan farmasi menurut undang-undang kesehatan adalah perbekalan farmasi yang
meliputi :

1. Obat, yang terdiri dari :

- Obat Bebas

- Obat Bebas Terbatas

- Obat Wajib Apotek ( OWA )

- Obat Keras

- Obat Narkotika

- Obat Psikotropika

Penggolongan obat di atas sesuai dengan Peraturan Menteri kesehatan RI Nomor

917/Menkes/Per/X/1993 yang kini diperbaiki dengan Permenkes RI Nomor 949/Menkes/Per/2000.
2. Bahan Baku Obat

3. Obat Tradisional dan bahan obat tradisional (obat asli Indonesia) dan (bahan obat asli Indonesia)

4. Alat-alat kesehatan

5. Kosmetika

PENGADAAN

Berdasarkan Kepmenkes RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 untuk menjamin kualitas pelayanan

kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi. Pengadaan barang dapat
melalui 2 cara yaitu pembelian dan konsinyasi. Pembelian barang di apotek sebaiknya disesuaikan
dengan kebutuhan pelayanan setempat. Prosedur pembelian meliputi tahap-tahap sebagai berikut :

1. Persiapan

Pengumpulan data obat dan perbekalan farmasi yang akan dipesan berdasarkan buku defecta (buku
barang habis) baik dari bagian penerimaan resep, obat bebas maupun dari gudang.

2. Pemesanan

Pemesanan dilakukan dengan menggunakan Surat Pemesanan (SP) untuk setiap supplier. Surat
pemesanan di Apotek ada tiga macam yaitu surat pesanan narkotika, surat pesanan psikotropika, dan
surat pesanan untuk obat selain narkotika dan psikotropika. SP minimal dibuat 2 rangkap (untuk
supplier dan arsip apotek) dan ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama dan nomor SP
serta cap apotek. SP pembelian Narkotik dibuat 5 rangkap, 1 lembar merupakan arsip untuk administrasi
apotek dan 4 lembar dikirim ke PBF Kimia Farma, selanjutnya PBF Kimia Farma menyalurkan kepada
kepala Dinas kesehatan Kota/Kabupaten, BPOM dan penanggungjawab Narkotika di Depot Kimia Farma
Pusat. Satu lembar surat pesanan untuk memesan satu jenis narkotika. SP untuk psikotropika, format
telah ditetapkan oleh Dinas Kesehatan, dibuat rangkap 3, satu lembar (asli) untuk PBF dan dua lembar
(tembusan) untuk arsip apotek dan pengecekan barang datang. Dalam satu SP dapat memuat lebih dari
satu item obat, pemesanan bisa dilakukan selain PT. Kimia Farma.

3. Barang yang datang dicocokkan dengan faktur dan SP (Surat Pesanan).

Faktur tersebut rangkap 4-5 lembar, dimana untuk apotek diberikan 1 lembar sebagai arsip, sedangkan
yang lainnya termasuk yang asli dikembalikan ke PBF yang akan digunakan untuk penagihan dan arsip
PBF. Faktur tersebut berisikan nama obat, jumlah obat, harga obat, bonus atau potongan harga, tanggal
kadaluarsa, dan tanggal jatuh tempo. Faktur ini dibuat sebagai bukti yang sah dari pihak kreditur
mengenai transaksi penjualan (Hartini dan Sulasmono, 2007).

SP digunakan untuk mencocokkan barang yang dipesan dengan barang yang dikirim. Selain itu dicek
apakah barang dalam keadaan utuh, jumlah sama dengan permintaan dan sesuai pada faktur tanggal
kadaluarsa sesuai dengan faktur atau tidak. Setelah sesuai dengan pesanan, APA atau AA yang
menerima dan menandatangani faktur, memberi cap dan nama terang serta nomor SIPA apoteker
sebagai bukti penerimaan barang. Barang yang telah diterima kemudian dimasukkan ke gudang dan
dicatat dalam kartu stok (Hartini dan Sulasmono, 2007.)

Untuk obat-obat yang memiliki waktu kadaluarsa, dalam pembeliannya diperlukan perjanjian mengenai
batas waktu pengembalian ke PBF bersangkutan jika sudah mendekati waktu kadaluarsa obat. Jika tidak
cocok atau tidak sesuai maka barang akan dikembalikan melalui petugas pengantar barang.

Kebijaksanaan pengelolaan Apotek terutama dalam hal pembelian barang sangat menentukan
keberhasilan usaha. Beberapa cara pembelian barang yaitu:

1) Pembelian dalam jumlah terbatas (Hand to mouth buying)\

Pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam jangka waktu yang pendek, misalnya satu minggu.
Pembelian ini dilakukan bila modal terbatas dan PBF berada tidak jauh dari Apotek, misalnya berada
dalam satu kota dan selalu siap melayani kebutuhan obat sehingga obat dapat dikirim (Anief, 2008).

2) Pembelian secara spekulasi

Cara pembelian ini dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan, dengan harapan ada
kenaikan harga dalam waktu dekat atau dikarenakan adanya diskon atau bonus. Meskipun pembelian
secara spekulasi memungkinkan mendapatkan keuntungan yang besar tetapi cara ini mengandung
resiko yang besar untuk obat-obatan dengan waktu kadaluwarsa yang relatif dan yang bersifat slow
moving (Anief, 2008).

3) Pembelian terencana

Cara pembelian ini erat hubungannya dengan pengendalian persediaan barang. Pengawasan stok
obat/barang sangat penting untuk mengetahui obat/barang mana yang laku keras dan mana yang
kurang laku. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan kartu stok. Selanjutnya dilakukan
perencanaan pembelian sesuai dengan kebutuhan per item (Anief, 2008)

Selain itu ada juga pembelian Cash on delivery (COD) yaitu untuk barang-barang narkotika dari PBF
Kimia Farma. Ketika barang datang, pembayaran tunai langsung dilakukan. Pemesanan narkotika hanya
dapat dilakukan pada satu distributor, yaitu pada PBF Kimia Farma.

BAB VI

PENYIMPANAN OBAT DAN PERBEKALAN FARMASI

Tujuan penyimpanan barang adalah:

Untuk menjaga persediaan agar tidak hilang atau rusak

Untuk menjaga stabilitas obat

Memudahkan pengawasan jumlah persediaan, khususnya obat-obat yang mempunyai waktu kadaluarsa

Memudahkan dan mempercepat pelayanan

Menjaga kemungkinan keterlambatan pemesanan

Penyimpanan dan penyusunan obat harus diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya, hal ini untuk
memudahkan bagian gudang dalam pengontrolan dan pengawasan.

Penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek dapat digolongkan berdasarkan :

Disusun berdasarkan alphabetis. Obat-obat yang tersedia disusun berdasarkan alphabet dari huruf A
sampai Z.

Berdasarkan kriteria antara barang regular dan askes. Barang regular dan barang askes penempatannya
dipisah untuk memudahkan dalam pengambilan obat sehingga tidak terjadi kesalahan pengambilan
antara barang regular dan askes.

Berdasarkan golongan obat. Obat bebas dan obat bebas terbatas disimpan di etalase bagian depan,
karena dengan golongan obat tersebut dijual secara bebas kepadapasien. Sedangkan untuk obat
golongan narkotika dan psikotropika disimpan pada lemari khusus dan terkunci sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.

Berdasarkan FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out)

FIFO (First In First Out) yaitu obat-obat yang pertama masuk berarti yang pertama keluar.

FEFO (First Expired First Out) yaitu obat-obat yang kadaluarsanya lebih cepat, maka yang pertama
keluar.

Berdasarkan efek farmakologis

Berdasarkan bentuk sediaan

Sediaan Padat. Untuk obat disimpan di etalase toko bagian depan. Untuk obat keras di simpan di rak-rak
tertentu.Untuk obat narkotika dan psikotropika disimpan dilemari khusus dan terkunci. Dari semua
golongan obat disusun secara alfabetis dan menggunakan metode FIFO dan FEFO

Sediaan Suppositoria. Sediaan suppositoria disimpan dilemari pendingin

Sediaan Cair.Disimpan di rak khusus sediaan cair (sirup) dan berdasarkan alfabetis

Sediaan Tetes.Disimpan pada rak khusus sediaan tetes (tetes mata, hidung, dan telinga) disusun secara
alfabetis

Sediaan Salep. Disimpan pada rak khusus sediaan salep dan disusun berdasarkan alfabetis
Sediaan Injeksi. Disimpan di rak khusus sediaan injeksi.

BAB VII

DISTRIBUSI PERBEKALAN FARMASI

Distribusi perbekalan farmasi di RS dilakukan untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien
rawat jalan dan rawat inap serta untuk menunjang perbekalan medis. Sistem Distribusi Perbekalan
Farmasi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh tiap pasien dengan mempertimbangkan:

- Efisiensi dan efektifitas

- Metode sentralisasi atau desentralisasi

- Sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi

Ruang lingkup distribusi perbekalan farmasi di RS meliputi:

1. Sistem distribusi perbekalan farmasi untuk pasien rawat jalan

2. Sistem distribusi perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap

Sistem Distribusi Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Jalan

Prinsip:

- Informasi kepada pasien tentang obat harus jelas karena pasien sendiri yang akan bertanggung jawab
terhadap penggunaan obat tanpa ada pengawasan dari petugas kesehatan

- Apoteker juga bertindak sebagai konsultan obat bagi pasien

- Bagian IFRS yang melayani pasien rawat jalan letaknya berdekatan dengan Poliklinik dan Instalasi
Gawat Darurat

Sistem Distribusi Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Jalan

Ada 4 macam sistem yang biasa digunakan:

1. Sistem Resep Individu (Individual Prescription)

2. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (Total Floor Stock)

3. Sistem Kombinasi

4. Sistem Unti Dosis (Unit Dose Dispensing)

Sistem Resep Individu

Biasanya digunakan untuk RS kecil / sedang

Keuntungan:

- Semua pesanan obat langsung diperiksa oleh petugas farmasi, juga dapat memberikan informasi
kepada perawat berkaitan dengan obat pasien

- Memungkinkan Interaksi antara Farmasis, Dokter, Perawat dan Pasien

- Mempermudah penagihan biaya obat pasien

Kerugian:

- Kemungkinan keterlambatan obat sampai kepada pasien

- Jumlah kebutuhan SDM di IFRS meningkat

- Waktu cukup banyak untuk proses penyiapan obat sampai dengan penyerahan

Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan

Pendistribusian perbekalan farmasi untuk persediaan di ruang rawat inap merupakan tanggung jawab
perawat ruangan. Perbekalan farmasi yang disimpan tidak dalam jumlah besar dan dapat dikontrol
secara berkala oleh farmasis.

Jadi biasanya obat-obat telah distock di Ruang rawat pasien.

Keuntungan:

- Perbekalan farmasi yang siap pakai untuk pasien

- Pengurangan jumlah transkrip resep

- Pengurangan jumlah SDM farmasis

Kerugian:

- Resiko kesalahan pemberian obat bertambahn karena farmasis tidak melakukan pengecekan ulang
resep obat

- Fasilitas ruang terbatas

- Memerlukan fasilitas tempat penyimpanan obat yang memadai di tiap ruang rawat inap

- Meningkatkan resiko terjadinya kerusakan obat

Sistem Distribusi Kombinasi Resep Individu dan Persediaan di Ruangan

RS menggunakan sistem resep individu sebagai sarana utama untuk pelayanan obat, tetapi juga
memanfaatkan floor stock (persediaan di ruangan) secara terbatas

Keuntungan:

- Semua resep dapat diperiksa oleh Farmasis

- Beberapa obat yang diperlukan dapat segera tersedia bagi pasien

- Beban kerja IFRS berkurang

Kerugian:

- Kemungkinan keterlambatan obat sampai ke pasien

- Kesalahan pemberian obat masih dapaat terjadi terutama dari persediaan ruangan

Sistem Distribusi Obat Dosis Unit

Obat dosis unit merupakan obat yang dipesan oleh dokter untuk pasien, terdiri atas satu atau beberapa
jenis obat, masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk
suatu waktu tertentu.

Tujuan utama:

- Mengurangi resiko terjadinya kesalahan obat

- Mengurangi keterlibatan perawat dalam penyiapan obat

Dasar dari sistem dosis unit:

- Obat dalam kemasan unit tunggal

- Diberikan dalam bentuk siap konsumsi

- Untuk kebanyakan obat, tidak lebih dari 24 jam persediaan dosis

- Diantar ke atau tersedia di ruang perawatan pasien pada setiap waktu

Keuntungan:

- Pasien menerima pelayanan farmasi 24 jam dan hanya membayar obat yang dikonsumsi saja

- Peniadaan duplikasi order obat yang berlebihan

- Peningkatan pengendalian obat dan pemantauan penggunaan obat secara menyeluruh

- Dapat meningkatkan sistem komunikasi Dokter, Perawat dan Farmasis

- Mengurangi resiko kesalahan obat karena ada pemeriksaan ganda oleh Farmasis ketika membaca
resep Dokter, sebelum dan sesudah menyiapkan obat, dan pemeriksaan oleh perawat pada saat
membaca instruksi obat sebelum diberikan kepada pasien

- Semua dosis yang diperlukan telah disiapkan oleh IFRS, jadi perawat lebih punya banyak waktu untuk
perawatan pasien

- Menghemat ruangan perawatan dengan meniadakan obat-obatan di ruangan

Kerugian:

- Biaya awal yang besar

- Peningkatan jumlah SDM IFRS

BAB VIII

PELAPORAN DAN PENCATATAN ATAU ADMINISTRASI DIAPOTEK

v KEGIATAN ADMINISTRASI DI APOTEK (STANDAR PELAYANAN KEMARMASIAN)

-Administrasi umum pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika, psikotropika dan dokumentasi

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

-Administrasi pelayanan pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, pengarsipan hasil
monitoring penggunaan obat

v KELENGKAPAN ADMINISTRASI APOTIK:

· Blangko pesanan obat

· Blangko kartu stok

· Blangko salinan resep

· Blangko faktur dan blangko nota penjualan

· Buku pembelian dan penerimaan serta buku penjualan dan penerimaan obat

· Buku yang bersangkut paut dengan pembukuan keuangan

· Buku pencatatan narkotika dan psikotropika

· Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika

· Form laporan obat narkotika dan psikotropika

· Alat tulis dan kertas sesuai dengan kebutuhan

A. Definisi Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di Apotek dan Toko Obat merupakan rangkaian kegiatan dalam
rangka penatausahaan obat-obatan dan Perbenkes secara tertib baik obat-obatan yang diterima,
disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit pelayanan kesehatan lainnya.

B. Tujuan pencatatan dan Pelaporan

1. Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/ penggunaan
dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.

2. Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada masing-masing aspek
pengelolaan obat.

3. Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.

4. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.

5. Sumber data untuk pembuatan laporan.

C. Tujuan Manajemen Keuangan

Keuangan merupakan factor penentu, perlu adanya system control dan pembagian tugas. Bendahara
mengontrol dan menerima setoran dari kasir di bagian muka apotek mengenai hasil penjualan tunai dan
dari administrasi piutang hasil tagihan piutang.
Control pemasukan uang, bendahara dibantu administrasi mengontrol tagihan piutang dan dari
penjualan tunai harian, pengontrolan dapat menggunakan alat kas register. Mengadakan evaluasi hasil
penjualan dan pencatatan dilakukan secara efektif dan efisien tetapi mudah, sederhana dan reliable
terhadap masalah keuangan. Bendahara tidak berhak mengeluarkan uang tanpa ada persetujuan dari
atasan, tugasnya adalah menerima dan mencatat uang yang masuk.

Pengeluaran uang dapat berupa :

a. Pembayaran hutang dagang, dilakukan oleh administrasi pembelian dan control oleh administrasi
gudang.

b. Pebayaran biaya disertai oleh pembuktian yang syah dan control serta fiat oleh pimpinan.

Pembayaran gaji dilakukan oleh administrasi kepegawaian. Pembayaran biaya yang lain berupa biaya
rutin , seperti telepon, listrik dan lain-lain.

Pembayaran selain dapat berupa uang kontan dapat pua melalui bank dengan mengeluarkan cheque.
Sebaiknya bendahara tidak terlalu banyak menyimpan uang di brankas, tetapi lebih baik disimpan di
bank.

Data keuangan tersebut diperlukan oleh pimpinan apotek untuk :

1. Merencanakan manajemen dan pengembangan apotek.

2. Mengetahui posisi keuangan.

3. Mengevaluasi perkembanan apotek.

D. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pencatatan dan pelaporan dan manajemen keuangan.

Laporan merupakan rangkaian kegiatan dalam pencatatan usaha obat-obatan secara tertib, baik obat
yang diterima, disimpan maupun di distribusikan untuk pelayanan jenis-jenis pelaporan di puskesmas
dan di Apotek.

Untuk memudahkan dalam penulisan laporan yang akan dilaporkan kepada Kantor Wilayah Departemen
Kesehatan maka untuk obat narkotika diadakan stock opname setiap sebulan sekali pada tanggal satu
dan dibuat laporannya sebanyak tiga rangkap yang ditunjukan ke Dinas Kesehatan Kota, serta tembusan
ke Dinas Kesehatan Propinsi dan Badan POM sediaan lainnya diadakan stock opname setiap setahun
sekali tiap akhir tahun.Apoteker Pengelola Apotek (APA) menyusun resep yang telah dikerjakan menurut
urutan tanggal dan nomor urut penerimaan resep.

Resep harus disimpan setiap sekurang-kurangnya selama tiga tahun. Resep yang mengandung narkotika
harus dipisahkan dari resep lain. Untuk pelaporan resep harus dituliskan jumlah resep yang masuk
dengan mencantumkan harga dari masing-masing resep. Resep yang telah disimpian melebihi jangka
waktu penyimpanan dapat dimusnahkan dan dibuat berita acaranya. Semua hal ini tidak berlaku pada
Toko Obat, karena seperti yang kita tahu bahwasannya Toko Obat hanya menjual Obat bebas dan Obat
bebas terbatas saja.

a. Format Laporan Narkotika

Yaitu laporan yang dibuat oleh Apotek guna mencatat pengedaran dan pemakaian obat narkotika yang
berasal dan resep dokter dalam satu bulannya.

Laporan ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu dengan tembusan:

1) Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu.

2) Kepala Balai POM Bengkulu.

3) Arsip.

Contoh: format laporan terlampir.

b. Format Laporan Psikotropika

Adalah suatu laporan yang dibuat Apotek untuk mencatat pengeluaran obat Psikotropika berdasarkan
pelayanan resep dokter setiap bulannya ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu
dengan tembusan:

1) Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu.

2) Kepala Balai POM Bengkulu.

3) Arsip.

Contoh: format laporan terlampir.

c. Format Laporan Obat Generik

Yaitu suatu laporan yang dibuat oleh pihak Apotek yang mencatat nama dan alamat dokter. Jumlah
resep dan nama obat berasal dan dokter setiap bulannya. Laporan obat generik ditujukan kepada Kepala
Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu dengan tembusan:

a) Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu.

b) Kepala Badan POM.

c) Arsip.