PELAYANAN FARMASI KELAS XI SEMESTER GENAP

PELAYANAN KEFARMASIAN
https://pendidikan-kita-semua.blogspot.co.id/
adalah mengoptimalkan bentuk penggunaan obat dengan harus tetap menjamin
ketersediaan, keamanan, dan keefektifan penggunaan obat. Obat adalah bentuk riil
dari jasa pelayanan RS, oleh karena itu untuk lebih meningkatkan kualitas dari
pengadaan bahan baku obat, RS perlu meningkatkan internal kontrol atas persediaan
obat.
Persediaan obat-obatan pada suatu RS sangat besar dalam material jumlah. Apabila
dalam penanganan pemberian obat-obatan pada pasien (pasien rawat jalan dan rawat
inap) tidak mempunyai pengendalian, maka sudah pasti RS tersebut akan mengalami
kerugian yang besar apabila tidak memiliki pengendalian yang memadai.
Pentingnya manajemen pengadaan dan pengendalian obat di RS merupakan salah satu
faktor untuk mengamankan persediaan obat pada suatu RS, oleh karena itu penulis
akan membahas kedua aspek tersebut.

Pelayanan kefarmasian pada saat ini telah bergeser orientasinya dari obat ke pasien
yang mengacu kepada Pharmaceutical Care. Kegiatan pelayanan kefarmasian yang
semula hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi menjadi pelayanan
yang komprehensif yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas hidup dari pasien.

Sebagai konsekuensi perubahan orientasi tersebut, apoteker dituntut untuk

meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan perilaku agar dapat melaksanakan
interaksi langsung dengan pasien.

         Bentuk interaksi tersebut antara lain adalah melaksanakan pemberian informasi,

monitoring penggunaan obat untuk mengetahui tujuan akhirnya sesuai harapan dan
terdokumentasi dengan baik. Apoteker harus memahami dan menyadari kemungkinan
terjadinya kesalahan pengobatan (medication error) dalam proses pelayanan.
Oleh sebab itu apoteker dalam menjalankan praktek harus sesuai standar. Apoteker
harus mampu berkomunikasi dengan tenaga kesehatan lainnya dalam menetapkan
terapi untuk mendukung penggunaan obat yang rasional. Sebagai upaya agar para
apoteker dapat melaksanakan pelayanan kefarmasian dengan baik, Ditjen Yanfar dan
Alkes, Departemen Kesehatan bekerja sama dengan Ikatan Sarjana Farmasi Indonesia
(ISFI) menyusun standar pelayanan kefarmasian di apotek. Hal ini sesuai dengan
standar kompetensi apoteker di apotek untuk menjamin mutu pelayanan kefarmasian
kepada masyarakat.
 Tujuan
  Standar Pelayanan Kefarmasian di apotek disusun:
1.     Sebagai pedoman praktek apoteker dalam menjalankan profesi.
2.     Untuk melindungi masyarakat dari pelayanan yang tidak profesional
3.     Melindungi profesi dalam menjalankan praktik kefarmasian
Pengertian
1.     Apotek adalah tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan
penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat.
2.     Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus pendidikan profesi dan telah
mengucapkan sumpah berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku dan berhak
melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia sebagai apoteker.
3.     Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika
4.     Perbekalan kesehatan adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan
untuk menyelenggarakan upaya kesehatan.
5.     Alat kesehatan adalah bahan, instrumen aparatus, mesin, implan yang tidak
mengandung obat yang digunakan untuk mencegah,mendiagnosis, menyembuhkan dan
meringankan penyakit, merawat orang sakit serta memulihkan kesehatan pada
manusia dan/atau untuk membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.
6.     Resep adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada
apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan
perundangan yang berlaku.
7.     Perlengkapan apotek adalah semua peralatan yang dipergunakan untuk melaksanakan
kegiatan pelayanan kefarmasian di apotek.
8.     Pharmaceutical care adalah bentuk pelayanan dan tanggung jawab langsung profesi
apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk meningkatkan kualitas hidup pasien.
9.     Medication record adalah catatan pengobatan setiap pasien.
10.   Medication error adalah kejadian yang merugikan pasien akibat pemakaian obat
selama dalam penanganan tenaga kesehatan yang sebetulnya dapat dicegah.
11.   Konseling adalah suatu proses komunikasi dua arah yang sistematik antara apoteker
dan pasien untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang berkaitan dengan
obat dan pengobatan.
12.   Pelayanan residensial (Home Care) adalah pelayanan apoteker sebagai care giver
dalam pelayanan kefarmasian di rumah-rumah khususnya untuk kelompok lansia dan
pasien dengan pengobatan terapi kronis lainnya.
RUANG LINGKUP PRAKTEK KEFARMASIAN
 SISTEM DAN RUANG LINGKUP PRAKTEK KEFARMASIAN
Sistem praktek kefarmasian dapat diartikan sebagai bagian integral dari sistem
pelayanan kesehatan yang utuh dan terpadu, terdiri dari struktur dan fungsi jaringan
pelayanan kefarmasian. Praktek kefarmasian adalah upaya penyelenggaraan
pekerjaan kefarmasian dalam rangka pemeliharaan kesehatan dan pencegahan
penyakit bagi perorangan, keluarga, kelompok dan atau masyarakat. Sistem pelayanan
kefarmasian meliputi struktur sistem pelayanan kefarmasian dan fungsi sistem
pelayanan kefarmasian.
StruktuR sistem pelayanan kefarmasian yang merupakan lingkup kegiatan
pelayanan kefarmasian  terdiri dari ;
1.    Unsur pembentuk struktur yang terdiri dari unsur pemerintah dan masyarakat.
Bentuk   pelayanan kefarmasian tersebut dapat dilakukan di ;
a.     Dirumah sakit
b.     Komunitas meliputi, apotek dan kebutuhan masyarakat
c.     Industri
d.     Lembaga Riset
2.    Penampilan struktur
Penampilan struktur sistem pelayanan kefarmasian dinilai dari kelengkapan
satuan organisasi yang membentuk sistem pelayanan kefarmasian. Secara umum
penampilan struktur
sistem pelayanan kefarmasian disebut baik jika memiliki berbagai satuan
organisasi secara lengkap.
Fungsi sistem pelayanan kefarmasian terkait dengan kewenangan dan tanggung
jawab yang dimiliki oleh satuan organisai yang menyelenggarakan pelayanan
kefarmasian .
Pihak yang mempunyai kewenangan untuk menyelenggarakan pelayanan
kefarmasian adalah farmasis sesuai dengan ;
Undang undang Obat keras Tahun 1949 tentang penyerahan obat keras.
Undang undang tentang kesehatan  no. 23 thn 1992 mengenai pekerjaan
kefarmasian
Standar Fungsional Apoteker tahun 1999, mengenai definisi Apoteker dan definisi
pekerjaan kefarmasian.
         Standar Pekerjaan Kefarmasian  { I S F I }
         Etika Profesi Farmasi { I S F I }
         Kode Etik.
         Standar Pelayanan Rumah Sakit
          Standar Pelayanan Farmasi Rumah Sakit.
         Good Pharmacy Practice
         PP 32 thn 1966 tentang Tenaga Kesehatan
Ruang lingkup pelayanan kefarmasian yang meliputi lingkup kegiatan , tanggung
jawab, kewenangan dan hak. Seluruh ruang lingkup pelayanan kefarmasian harus
dilaksanakan dalam kerangka sistem pelayanan kesehatan yang berorientasi pada
masyarakat.
LINGKUP TANGGUNG JAWAB FARMASI
Menjamin ketersedian dan keterjangkauan obat dan alat kesehatan yang
dibutuhkan masyarakat.
Menjamin mutu, keamanan, efektifitas obat yang diberikan dan memperhatikan
hak azazi dan keunikan setiap pribadi.
Menjamin setiap orang atau masyarakat yang menggunakan obat atau alat
kesehatan, mendapatkan informasi tentang obat atau alat kesehatan yang digunakan
demi tercapainya kepatuhan penggunaan.
Memiliki tanggung jawab bersama dengan tenaga kesehatan lain dan pasien
dalam menghasilkan keluaran terapi yang optimal.
LINGKUP KEWENANGAN FARMASI
           Melakukan penelitian dan pengembangan mengenai obat dan bahan baku obat.
           Menyusun kebijakan tentang sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan
kesehatan.
           Memproduksi dan mengendalikan mutu sediaan farmasi , alat kesehatan dan
perbekalan kesehatan.
           Mengadakan sediaan farmasi , alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.
           Melakukan pengawasan dan pengendalian persedian.
           Merancang dan melaksanakan distribusi sediaan farmasi dan alat kesehatan.
           Mengelola sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.
           Melayani permintaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan ,
baik atas permintaan dokter, dokter gigi, dokter hewan, maupun langsung dari
masyarakat.
           Memberikan informasi sediaan farmasi , alat kesehatan dan perbekalan ksehatan.
           Melaksanakan penelitian dan pengembangan sediaan farmasi, alat kesehatan dan
perbekalan kesehatan.
           Memonitor dan mengevaluasi penggunaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan
perbekalan kesehatan.
           Memusnahkan sediaan , alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.
           Menganalisa sediaan farmasi , alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.
           Memilih sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan yang sesuai
dengan kemampuan keuangan dan kondisi konsumen.
           Mengkaji penggunaan obat melalui rekam medik pasien, resep dan atau rekam
farmasi lain.
           Mengidentifikasi , memastikan kebenaran dan kebaikan suatu obat.
           Menghitung dosis, menentukan macam sediaan yang paling cocok.  
           Membuat keputusan profesional mengenai ada atau tidak nya atau kemungkinan
terjadi masalah dengan obat beserta penyelesaiannya.
           Meracik menjadi sediaan yang sesuai kebutuhan, memberi kan Label , menyerahkan
obat diikuti dengan pemberian informasi yang cukup menjamin pasien menggunakan
obat yang benar.
           Memonitor penggunaan obat & mengevaluasi penggunaan obat.
           Mengaman persediaan
           Memusnahkan obat yang rusak.
           Melaksanakan pendidikan, penelitian dan pengembangan.
LINGKUP HAK DARI PELAYANAN KEFARMASIAN
         Hak untuk mendapatkan posisi kemitraan dengan profesi tenaga kesehatan lain.
         Hak untuk mendapatkan perlindungan hukum pada saat melaksanakan praktek sesuai
dengan standar yang ditetapkan.
         Hak untu mendapatkan jasa profesi sesuai dengan kewajaran jasa profesi kesehatan.
         Hak untuk bicara dalam rangka menegakkan keamanan masyarakat dalam aspek
sediaan farmasi, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan.

BAB II
MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI DI APOTEK

https://pendidikan-kita-semua.blogspot.co.id/ 

JABATAN DAN PEMBAGIAN TUGAS DI APOTEK.

           Apoteker, dan tugasnya :
a.     Memimpin seluruh kegiatan apotek.
b.     Mengatur, melaksanakan dan mengawasi administrasi yang meliputi : administrasi
kefarmasian, administrasi keuangan, administrasi penjualan, administrasi barang
dagangan atau inventaris, administrasi personalia, administrasi bidang umum. 
c.     Membayar pajak yang berhubungan dengan perapotekan.
d.     Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang optimal
sesuai dengan rencana kerja.
         Sedangkan tanggung jawab Apoteker adalah bertanggung jawab terhadap
kelangsungan hidup apotek yang dipimpinnya dan bertanggung jawab kepada pemilik
modal. 
           Asisten apoteker, dan tugasnya :
a.   Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan profesinya, yaitu :
        Dalam pelayanan obat bebas dan resep (mulai dari menerima resep dari pasien
sampai menyerahkan obat yang diperlukan).
        Menyusun buku defecta setiap pagi (membantu bagian pembelian), memelihara buku
harga sehingga selalu benar dan rapi. 
        Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat.
        Menyusun resep-resep menurut nomor urut dan tanggal, digulung kemudian
disimpan. 
        Memelihara kebersihan ruang peracikan, lemari obat, gudang dan rak obat. 
b.   Dalam hal darurat, dapat menggantikan pekerjaan sebagai kasir, penjual obat bebas
dan juru resep.
          Sedangkan tanggung jawab Asisten apoteker  adalah bertanggung jawab
kepada apoteker dengan tugasnya, artinya bertanggung jawab atas kebenaran segala
tugas yang diselesaikannya, tidak boleh ada kesalahan, kekeliruan, kekurangan,
kehilangan dan kerusakan. 
           Seksi pembelian, dan tugasnya :
a.   Melakukan pencatatan kegiatan pembelian ke buku pembelian. 
b.   Melakukan tukar faktur kepada distributor. 
c.    Mempersiapkan kelengkapan pembayaran hutang dagang berupa faktur asli, materai,
faktur pajak asli dan faktur penerimaan barang. 
d.   Membuat surat pemesanan berdasarkan defecta barang dari gudang. 
e.   Melakukan pemesanan dan pembelian barang. 
f.     Memberi informasi perubahan harga dari PBF ke semua bagian, dengan memasukkan
data harga baru ke komputer yang memiliki jaringan on line. 
g.    Memeriksa kebenaran faktur pembelian meliputi nama, jumlah barang, harga dan
potongan harga sesuai dengan surat pesanan.
          Sedangkan wewenang seksi pembelian adalah memilih distributor yang
menguntungkan dari segi kualitas barang, harga dan potongan harga, kecepatan
pelayanan dan syarat pembayaran yang ringan atas sepengetahuan kepala apotek.
           Seksi Gudang, dan tugasnya :
a.   Menerima barang dari distributor.
b.   Menyimpan dan menyusun barang di gudang dan mengatur pengeluaran barang dari
gudang berdasarkan sistem FIFO (First In First Out).
c.    Mengeluarkan barang berdasarkan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA).
d.   Mencatat barang yang masuk dan keluar dari gudang dalam kartu stok gudang. 
e.   Memberikan informasi mengenai kondisi barang yang rusak atau mendekati kadaluarsa
kepada petugas pembelian untuk ditukar.
5. Seksi Penjualan, dan tugasnya :
    a) Merekapitulasi hasil dari penjualan tunai harian dan kredit.
    b) Merekapitulasi jumlah harga obat dari resep-resep kredit berdasarkan debiturnya
masing-masing. 
    c) Memisahkan resep-resep kredit dan tunai setiap hari. 
    d) Membuat kwitansi atau faktur penjualan.
6. Seksi Peracikan, dan tugasnya :
    a) Memeriksa kerasionalan obat dan kelengkapan dari suatu resep yang diterima
serta memeriksa kembali resep-resep yang telah disiapkan dan menyerahkannya. 
    b) Menghitung dosis, menimbang dan menyiapkan obat untuk racikan sesuai dengan
permintaan resep.
7. Seksi Tata Usaha, dan tugasnya :
    a) Mengkoordinir dan mengawasi seluruh kegiatan tata usaha. 
    b) Memeriksa laporan keuangan berupa kas, buku bank, buku penjualan, buku
pembelian, buku pajak dan buku memorial. 
    c) Melaksanakan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian seperti
absensi kehadiran karyawan dan gaji karyawan. 
    d) Memeriksa laporan hutang piutang.

BAB III
STANDAR PENAMPILAN DIRI

STANDAR PENAMPILAN PRIBADI

         Standar dapat diartikan sebagai suatu ukuran yang disepakati
         edangkan penampilan pribadi mempunyai pengertian sebagai penampilan
(performance) dari diri seseorang maupun organisasi atau perusahaan yang dapat
dilihat dan dirasakan oleh orang atau pihak lain.
         Standar penampilan pribadi merupakan penampilan diri seseorang, organisasi, atau
perusahaan yang sesuai standar yang berlaku baik di lingkungan pribadi (rumah
tangga), lingkungan masyarakat maupun lingkungan kerja (perusahaan).
         Penampilan yang baik akan memberikan image yang positif bagi perusahaan atau
organisasi.
Faktor-faktor yang berkaitan dengan standar penampilan pribadi
•Memelihara personal hygiene, lingkungan, dan perusahaan
•Memelihara presentasi atau penampilan pribadi
•Mengidentifikasi sikap tubuh yang baik
Bila faktor tersebut sudah dilaksanakan dengan baik maka pelaksanaan standar
penampilan pribadi dapat berjalan dengan baik pula.
Memelihara Personal Hygiene, Lingkungan, dan Perusahaan
1.    Personal Hygiene
Dilihat dari asal kata:
a. Arti kata personal adalah pribadi atau perseorangan
b.Arti kata hygiene adalah sehat atau bersih
Maka personal hygiene adalah kesehatan pribadi atau perorangan
Pribadi yang sehat dan bersih berkaitan dengan hal-hal berikut ini:
a. Rambut
b. Muka
c. Badan
d. Tangan
e. Kaki
kesehatan fisik yang baik perlu didukung oleh kesehatan mental yang baik pula.

Kesehatan mental ialah kemampuan seseorang untuk menyesuaikan diri terhadap

berbagai tuntutan perkembangan sesuai kemampuannya, baik tuntutan dari dalam diri
maupun luar dirinya, seperti menyesuaikan diri dengan lingkungan rumah, sekolah,
masyarakat atau lingkungan kerja (perusahaan).

Cara untuk memiliki kesehatan mental yang baik

•Bersikap sportif
•Memiliki rasa percaya diri
•Memiliki semangat atau motivasi
•Bersikap tenang (tidak emosi)
•Dapat membangun komunikasi yang baik
•Bersikap terbuka
•Berpikir positif
•Peduli terhadap lingkungan

2. Lingkungan Kerja yang Sehat

yaitu lingkungan kerja/perusahaan/instansi/lembaga yang terpelihara dengan baik
sehingga menimbulkan suasana kerja yang nyaman bagi karyawan.
Beberapa hal yang menunjang kesehatan lingkungan kerja:
a. Meja kerja yang terawat dan tertata dengan baik
b. Peralatan yang tidak berdebu
c. Perlengkapan kerja yang rapi dan bersih
d. Ruang kerja yang bersih, nyaman.
3. Perusahaan yang Sehat
Perusahaan yang sehat dapat dilihat dari pengelolaan manajemen perusahaan.
Pengelolaan perusahaan yang baik harus memiliki SOP (Standard Operating Procedure)
yang merupakan acuan kerja yang dapat digunakan sebagai pedoman standar dalam
bekerja di suatu perusahaan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik,
tepat, dan efisien.

Memelihara Presentasi Pribadi

•Salah satu upaya untuk menjaga standar penampilan pribadi, yaitu dengan
memelihara penampilan pribadi, yang berkaitan dengan penampilan prima,
kepribadian, etiket, dan komunikatif dalam berbicara.
1.Penampilan Prima

Penampilan diri (personal apperance) bertujuan:

a. Menampilkan citra diri
b. Sikap penghargaan terhadap orang lain
c. Kepantasan penampilan saat berinteraksi dengan orang lain

2.Kepribadian (personality)
adalah sifat/kebiasaan yang melekat pada diri seseorang.
•Sikap (kepribadian) yang harus dimiliki oleh pemberi layanan kepada pelanggan:
a. selalu gembira
b. lurus hati dan disiplin
c. bijaksana
d. sopan santun
e. periang
f. mudah bergaul
g. penuh inisiatif
h. tidak mudah putus asa
i. ketajaman daya ingatan
j. penuh perhatian

3. Etiket
Etiket ialah sekumpulan norma dan sikap dalam pergaulan antar manusia yang dapat
diterjemahkan sebagai tata krama atau sopan santun.
Tujuan seseorang mengetahui etiket:
a. Menghargai orang lain
b. Membuat lawan bicara lebih simpatik
c. Membuat pembicaraan menjadi lebih menyenangkan dan menarik

•Etiket pemberi layanan kepada pelanggan:

a. Menyapa pelanggan
b. Menyebut nama pelanggan
c. Menolong pelanggan (saran)
d. Berbicara dengan pelanggan (simpati dan empati)
4. Komunikatif dalam berbicara
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi dengan pelanggan:
a. Perhatikan penampilan (make up, baju, sepatu, aksesori,dll)
b. Perhatikan alat bantu presentasi
c. Perhatikan tempat berdiri/duduk
d. Perhatikan pelanggan

•Hal-hal yang harus dihindari ketika menghadapi pelanggan:

a. Jangan memainkan tanda tangan, meremas-remas tangan, dsb.
b. Jangan memainkan barang-barang
c. Jangan memainkan apa yang ada di sekitar
d. Jangan membelakangi pelanggan
e. Jangan menunjuk ke arah pelanggan.

Yang harus dilakukan saat berkomunikasi

•Memahami materi
•Menjaga penampilan
•Menghindari rasa takut
•Menunjukkan sikap positif :menolong orang”
•Membuka kesempatan berdialog
•Menunjukkan rasa percaya diri
•Menunjukkan antusiasme yang tinggi
•Memiliki optimisme keberhasilan
•Memiliki komitmen yang kuat
•Berbicara dengan tenang, ramah, dan sopan

Identifikasi Sikap Tubuh yang Baik

•“Ubahlah kebiasaan maka kebiasaan itu akan mengubah kita”

1.Cara berjalan
Ada 3 jenis tipe pejalan:
a. Pejalan cepat
b. Pejalan sedang
c. Pejalan lambat
Dalam konteks pelayan prima maka berjalan yang baik adalah yang sesuai dengan
situasi
dan kondisi budaya pelanggan yang dihadapi.

2. Cara Duduk
Cara duduk yang baik:
a. Jangan duduk di kursi sambil mengangkat kaki
b. jangan duduk sambil menggoyang-goyang kursi saat berbicara dengan orang lain
c. Jangan duduk di atas meja
d. Jangan duduk sambil tiduran
 3. Cara Berbicara (Komunikasi)
a. Melakukan kontak mata
Kontak mata dengan pelanggan dapat membangun hubungan yang positif dalam
komunikasi. Pandanglah lawan bicara tidak lebih dari 3 detik. Jangan memandang ke
atas lawan bicara akan berkesan ketidaksiapan berkomunikasi. Atau jangan
memandang kearah lain dari tubuh pelanggan.
b.Ekspresi Wajah
c.Mengatur nada suara
Nada, volume, dan kecepatan suara memberikan cita rasa pada wajah dan gerak
tubuh sehingga irama komunikasi menjadi menarik dan menyenangkan.
d.Mengatur gerak tubuh, mengatur gerak lengan dan tangan yang alami.

Bagaimana gerak kita saat mengucapkan kalimat berikut:

* Terima kasih atas kepercayaan Anda menggunakan produk kami
* Kualitas barang kami seudah standar internasional
* Semoga Anda merasa puas atas pelayanan yang telah kami berikan
4. Cara Berpakaian
Berpakaian yang baik adalah berpakaian yang sesuai dengan norma-norma agama,
hukum, dan etika.
Kriteria berpakaian yang rapi:
a. Memakai baju berlengan panjang atau pendek dengan tidak digulung
b. Memakai kemeja dimasukkan ke dalam celana (laki-laki)
c. Memakai atribut yang ditetapkan oleh perusahaan atau tempat kerja
d. Memakai ikat pinggang, kaos kaki dan kelengkapan lain yang menunjang
penampilan.

BAB IV
PERENCANAAN PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI

 https://pendidikan-kita-semua.blogspot.co.id/

A.   DEFINISI PERENCANAAN OBAT

        Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun
daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep
kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau
tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan,
menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga
perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.       

B.    TUJUAN PERENCANAAN OBAT

             Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun
kebutuhan obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya
kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan
persediaan farmasi secara efektif dan efisien.

            Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan
perencanaan obat, yaitu :

a.    Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai
tujuan dan sasaran.

b.    Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk
dan untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.

c.    Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.

d.    Pertimbangan anggaran dan prioritas.

C.   PRINSIP PERENCANAAN PENGADAAN OBAT

            Ada 2 cara yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan yaitu berdasarkan :

a.    Data statistik kebutuhan dan penggunaan obat, dari data statistik berbagai kasus
penderita dengan dasar formularium Rumah Sakit, kebutuhan disusun menurut data
tersebut.

b.    Data kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem administrasi atau
akuntansi Instalasi Farmasi Rumah Sakit.

            Data kebutuhan tersebut kemudian dituangkan dalam rencana operasional

yang digunakan dalam anggaran setelah berkonsultasi dengan Panitia Farmasi dan
Terapi.

D.   TAHAP PERENCANAAN KEBUTUHAN OBAT

            Tahap perencanaan kebutuhan obat meliputi :

1.    Tahap Persiapan

Perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka
menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta kebutuhan
pelayanan kesehatan, hal ini dapat dilakukan dengan membentuk tim perencanaan
pengadaan obat yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan
dana obat melalui kerjasama antar instansi yang terkait dengan masalah obat.

2.    Tahap Perencanaan

a.    Tahap pemilihan obat

Tahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai dengan
kebutuhan, dengan prinsip dasar menentukan jenis obat yang akan digunakan atau
dibeli.

b.    Tahap perhitungan kebutuhan obat

Tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat. Dengan
koordinasi dari proses perencanaan dan pengadaan obat diharapkan obat yang dapat
tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu. Metode yang biasa digunakan dalam
perhitungan kebutuhan obat, yaitu :

-    Metode konsumsi

Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual dalam

memproyeksikan kebutuhan yang akan datang berdasarkan analisa data konsumsi obat
tahun sebelumnya.

-    Metode morbiditas

Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien, kejadian

penyakit yang umum, dan pola perawatan standar dari penyakit yang ada.

-    Metode penyesuaian konsumsi

Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi penggunaan obat.
Sistem perencanaan pengadaan didapat dengan mengekstrapolasi nilai konsumsi dan
penggunaan untuk mencapai target sistem suplai berdasarkan pada cakupan populasi
atau tingkat pelayanan yang disediakan.

-    Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan anggaran

 Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat
berdasarkan biaya per pasien yang diobati setiap macam-macam level dalam sistem
kesehatan yang sama.

E.    DEFINISI PENGADAAN OBAT

        Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit
dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal
melalui pembelian dari manufaktur,  distributor, atau pedagang besar farmasi.

F.    SIKLUS PENGADAAN OBAT

            Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan

dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan
kualitas obat-obat yang diterima.

            Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan

dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok,
penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan
pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan
informasi penggunaan obat.

Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah
yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat
diperlukan.

G.   JENIS PENGADAAN OBAT

            Jenis pengadaan obat

a.    Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :

    Pengadaan barang dan farmasi

    Pengadaan bahan dan makanan

    Pengadaan barang-barang dan logistik

b.    Berdasarkan sifat penggunaannya :

    Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep

    Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer

    Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin

    Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus

c.    Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :

    Pembelian tahunan (Annual Purchasing)

Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun

    Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)

Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan

ataupun 6 bulan

    Pembelian tiap bulan

Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan.

        Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat
dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga
medis. Proses pengadaan efektif seharusnya :

    Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat

    Memperoleh harga pembelian serendah mungkin

    Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui

    Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu),
menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan

    Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas

    Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai
total lebih rendah.

II.8     Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat

            Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah,
organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan
keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan
Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan
pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa,
yaitu :

1.    Pembelian

a.    Pelelangan (tender)

b.    Pemilihan langsung

c.    Penunjukan langsung

d.    Swakelola

2.    Produksi

a.    Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.

b.    Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit

c.    Obat untuk penelitian

3.    Kerjasama dengan pihak ketiga

4.    Sumbangan

5.    Lain-lain

II.9    Kriteria Umum Pemilihan Pemasok

            Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :

1.    Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan
penjualan (telah terdaftar).

2.    Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.

3.    Suplier dengan reputasi yang baik.

4.    Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat.

II.10    Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik
dan merupakan standar universal mencakup aspek :

a.    Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik

b.    Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit

c.    Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan
harga

d.    Pengadaan secara kompetitif

    Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang
diizinkan mengikuti.

e.    Adanya komitmen pengadaan

    Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani

f.    Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata

    Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek dengan
pola penyakit dan jumlah kunjungan

    Lakukan penyesuaian  terhadap stok over, stok out, obat expired

    Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan

perubahan pola penyakit (utamanya) lansia

g.    Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti

    Kembangkan kepastian pembayaran

    Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga

h.    Prosedur tertulis dan transparan

    Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun 2000

    Umumkan hasil pelelangan kepada publik

i.    Pembagian Fungsi

    Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu

    Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek
perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan

j.    Program Jaminan Mutu Produk

    Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen

    Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan
terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat

k.    Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.

    Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian pembayaran

dan faktor lain yang berhubungan

    Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal

l.    Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan

    Buat laporan untuk indikator kinerja  dibandingkan dengan target setidaknya
setahun sekali

    Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar (market),
rencana pengadaan dan realisasi

BAB V
PENGADAAN OBAT DAN PERBEKALAN FARMASI

Yang dimaksud perbekalan farmasi menurut undang-undang kesehatan adalah

perbekalan farmasi yang meliputi :

1. Obat, yang terdiri dari :

     - Obat Bebas

    - Obat Bebas Terbatas

    - Obat Wajib Apotek ( OWA )

    - Obat Keras

    - Obat Narkotika

    - Obat Psikotropika

 Penggolongan obat di atas sesuai dengan Peraturan Menteri kesehatan RI Nomor
917/Menkes/Per/X/1993 yang kini diperbaiki dengan Permenkes RI Nomor
949/Menkes/Per/2000.

2. Bahan Baku Obat

3. Obat Tradisional dan bahan obat tradisional (obat asli Indonesia) dan (bahan obat
asli Indonesia)

4. Alat-alat kesehatan

5. Kosmetika
PENGADAAN
Berdasarkan Kepmenkes RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 untuk menjamin
kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur
resmi. Pengadaan barang dapat melalui 2 cara yaitu pembelian dan konsinyasi.
Pembelian barang di apotek sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan
setempat. Prosedur pembelian meliputi tahap-tahap sebagai berikut :
1.      Persiapan
Pengumpulan data obat dan perbekalan farmasi yang akan dipesan berdasarkan
buku defecta (buku barang habis) baik dari bagian penerimaan resep, obat bebas
maupun dari gudang.
2.      Pemesanan
Pemesanan dilakukan dengan menggunakan Surat Pemesanan (SP) untuk
setiap supplier. Surat pemesanan di Apotek ada tiga macam yaitu surat pesanan
narkotika, surat pesanan psikotropika, dan surat pesanan untuk obat selain narkotika
dan psikotropika.  SP minimal dibuat 2 rangkap (untuk supplier dan arsip apotek) dan
ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama dan nomor SP serta cap apotek.
SP pembelian Narkotik dibuat 5 rangkap, 1 lembar merupakan arsip untuk administrasi
apotek dan 4 lembar dikirim ke PBF Kimia Farma, selanjutnya PBF Kimia Farma
menyalurkan kepada kepala Dinas kesehatan Kota/Kabupaten, BPOM dan
penanggungjawab Narkotika di Depot Kimia Farma Pusat. Satu lembar surat pesanan
untuk memesan satu jenis narkotika. SP untuk psikotropika, format telah ditetapkan
oleh Dinas Kesehatan, dibuat rangkap 3, satu lembar (asli) untuk PBF dan dua lembar
(tembusan) untuk arsip apotek dan pengecekan barang datang. Dalam satu SP dapat
memuat lebih dari satu item obat, pemesanan bisa dilakukan selain PT. Kimia Farma.
3.      Barang yang datang dicocokkan dengan faktur dan SP (Surat Pesanan).
 Faktur tersebut rangkap 4-5 lembar, dimana untuk apotek diberikan 1 lembar
sebagai arsip, sedangkan yang lainnya termasuk yang asli dikembalikan ke PBF yang
akan digunakan untuk penagihan dan arsip PBF. Faktur tersebut berisikan nama obat,
jumlah obat, harga obat, bonus atau potongan harga, tanggal kadaluarsa, dan tanggal
jatuh tempo. Faktur ini dibuat sebagai bukti yang sah dari pihak kreditur mengenai
transaksi penjualan (Hartini dan Sulasmono, 2007).
SP digunakan untuk mencocokkan barang yang dipesan dengan barang yang
dikirim. Selain itu dicek apakah barang dalam keadaan utuh, jumlah sama dengan
permintaan dan sesuai pada faktur tanggal kadaluarsa sesuai dengan faktur atau
tidak. Setelah sesuai dengan pesanan, APA atau AA yang menerima dan
menandatangani faktur, memberi cap dan nama terang serta nomor SIPA apoteker
sebagai bukti penerimaan barang. Barang yang telah diterima kemudian dimasukkan
ke gudang dan dicatat dalam kartu stok (Hartini dan Sulasmono, 2007.)
Untuk obat-obat yang memiliki waktu kadaluarsa, dalam pembeliannya
diperlukan perjanjian mengenai batas waktu pengembalian ke PBF bersangkutan jika
sudah mendekati waktu kadaluarsa obat. Jika tidak cocok atau tidak sesuai maka
barang akan dikembalikan melalui petugas pengantar barang.
Kebijaksanaan pengelolaan Apotek terutama dalam hal pembelian barang
sangat menentukan keberhasilan usaha. Beberapa cara pembelian barang yaitu:
1)        Pembelian dalam jumlah terbatas (Hand to mouth buying)\
Pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam jangka waktu yang
pendek, misalnya satu minggu. Pembelian ini dilakukan bila modal terbatas dan PBF
berada tidak jauh dari Apotek, misalnya berada dalam satu kota dan selalu siap
melayani kebutuhan obat sehingga obat dapat dikirim (Anief, 2008).
2)        Pembelian secara spekulasi
Cara pembelian ini dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan,
dengan harapan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau dikarenakan adanya
diskon atau bonus. Meskipun pembelian secara spekulasi memungkinkan mendapatkan
keuntungan yang besar tetapi cara ini mengandung resiko yang besar untuk obat-
obatan dengan waktu kadaluwarsa yang relatif dan yang bersifat slow moving (Anief,
2008).
3)        Pembelian terencana
Cara pembelian ini erat hubungannya dengan pengendalian persediaan barang.
Pengawasan stok obat/barang sangat penting untuk mengetahui obat/barang mana
yang laku keras dan mana yang kurang laku. Hal ini dapat dilakukan dengan
menggunakan kartu stok. Selanjutnya dilakukan perencanaan pembelian sesuai
dengan kebutuhan per item (Anief, 2008)
Selain itu ada juga pembelian Cash on delivery (COD) yaitu untuk barang-
barang narkotika dari PBF Kimia Farma. Ketika barang datang, pembayaran tunai
langsung dilakukan. Pemesanan narkotika hanya dapat dilakukan pada satu
distributor, yaitu pada PBF Kimia Farma.

BAB VI
PENYIMPANAN OBAT DAN PERBEKALAN FARMASI

Tujuan penyimpanan barang adalah:

Untuk menjaga persediaan agar tidak hilang atau rusak

Untuk menjaga stabilitas obat

Memudahkan pengawasan jumlah persediaan, khususnya obat-obat yang mempunyai
waktu kadaluarsa
Memudahkan dan mempercepat pelayanan

Menjaga kemungkinan keterlambatan pemesanan

Penyimpanan dan penyusunan obat harus diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya, hal
ini untuk memudahkan bagian gudang dalam pengontrolan dan pengawasan.
Penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek dapat digolongkan berdasarkan :
Disusun berdasarkan alphabetis. Obat-obat yang tersedia disusun berdasarkan
alphabet dari huruf A sampai Z.

Berdasarkan kriteria antara barang regular dan askes. Barang regular dan barang askes
penempatannya dipisah untuk memudahkan dalam pengambilan obat sehingga tidak
terjadi kesalahan pengambilan antara barang regular dan askes.
Berdasarkan golongan obat. Obat bebas dan obat bebas terbatas disimpan di etalase
bagian depan, karena dengan golongan obat tersebut dijual secara bebas
kepadapasien. Sedangkan untuk obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan
pada lemari khusus dan terkunci sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Berdasarkan FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out)

FIFO (First In First Out) yaitu obat-obat yang pertama masuk berarti yang pertama
keluar.
FEFO (First Expired First Out) yaitu obat-obat yang kadaluarsanya lebih cepat, maka
yang pertama keluar.

Berdasarkan efek farmakologis

Berdasarkan bentuk sediaan

Sediaan Padat. Untuk obat disimpan di etalase toko bagian depan. Untuk obat keras di
simpan di rak-rak tertentu.Untuk obat narkotika dan psikotropika disimpan dilemari
khusus dan terkunci. Dari semua golongan obat disusun secara alfabetis dan
menggunakan metode FIFO dan FEFO

Sediaan Suppositoria. Sediaan suppositoria disimpan dilemari pendingin

Sediaan Cair.Disimpan di rak khusus sediaan cair (sirup) dan berdasarkan alfabetis

Sediaan Tetes.Disimpan pada rak khusus sediaan tetes (tetes mata, hidung, dan
telinga) disusun secara alfabetis

Sediaan Salep. Disimpan pada rak khusus sediaan salep dan disusun berdasarkan
alfabetis

Sediaan Injeksi. Disimpan di rak khusus sediaan injeksi.

BAB VII
DISTRIBUSI PERBEKALAN FARMASI

Distribusi perbekalan farmasi di RS dilakukan untuk pelayanan individu dalam proses

terapi bagi pasien rawat jalan dan rawat inap serta untuk menunjang perbekalan
medis. Sistem Distribusi Perbekalan Farmasi dirancang atas dasar kemudahan untuk
dijangkau oleh tiap pasien dengan mempertimbangkan:
- Efisiensi dan efektifitas
- Metode sentralisasi atau desentralisasi
- Sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi
Ruang lingkup distribusi perbekalan farmasi di RS meliputi:
1. Sistem distribusi perbekalan farmasi untuk pasien rawat jalan
2. Sistem distribusi perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap
Sistem Distribusi Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Jalan
Prinsip:
- Informasi kepada pasien tentang obat harus jelas karena pasien sendiri yang akan
bertanggung jawab terhadap penggunaan obat tanpa ada pengawasan dari petugas
kesehatan
- Apoteker juga bertindak sebagai konsultan obat bagi pasien
- Bagian IFRS yang melayani pasien rawat jalan letaknya berdekatan dengan Poliklinik
dan Instalasi Gawat Darurat

Sistem Distribusi Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Jalan

Ada 4 macam sistem yang biasa digunakan:
1. Sistem Resep Individu (Individual Prescription)
2. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (Total Floor Stock)
3. Sistem Kombinasi
4. Sistem Unti Dosis (Unit Dose Dispensing)
Sistem Resep Individu
Biasanya digunakan untuk RS kecil / sedang
Keuntungan:
- Semua pesanan obat langsung diperiksa oleh petugas farmasi, juga dapat
memberikan informasi kepada perawat berkaitan dengan obat pasien
- Memungkinkan Interaksi antara Farmasis, Dokter, Perawat dan Pasien
- Mempermudah penagihan biaya obat pasien
Kerugian:
- Kemungkinan keterlambatan obat sampai kepada pasien
- Jumlah kebutuhan SDM di IFRS meningkat
- Waktu cukup banyak untuk proses penyiapan obat sampai dengan penyerahan

Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan

Pendistribusian perbekalan farmasi untuk persediaan di ruang rawat inap merupakan
tanggung jawab perawat ruangan. Perbekalan farmasi yang disimpan tidak dalam
jumlah besar dan dapat dikontrol secara berkala oleh farmasis.
Jadi biasanya obat-obat telah distock di Ruang rawat pasien.

Keuntungan:
- Perbekalan farmasi yang siap pakai untuk pasien
- Pengurangan jumlah transkrip resep
- Pengurangan jumlah SDM farmasis

Kerugian:
- Resiko kesalahan pemberian obat bertambahn karena farmasis tidak melakukan
pengecekan ulang resep obat
- Fasilitas ruang terbatas
- Memerlukan fasilitas tempat penyimpanan obat yang memadai di tiap ruang rawat
inap
- Meningkatkan resiko terjadinya kerusakan obat
Sistem Distribusi Kombinasi Resep Individu dan Persediaan di Ruangan
RS menggunakan sistem resep individu sebagai sarana utama untuk pelayanan obat,
tetapi juga memanfaatkan floor stock (persediaan di ruangan) secara terbatas
Keuntungan:
- Semua resep dapat diperiksa oleh Farmasis
- Beberapa obat yang diperlukan dapat segera tersedia bagi pasien
- Beban kerja IFRS berkurang

Kerugian:
- Kemungkinan keterlambatan obat sampai ke pasien
- Kesalahan pemberian obat masih dapaat terjadi terutama dari persediaan ruangan
Sistem Distribusi Obat Dosis Unit
Obat dosis unit merupakan obat yang dipesan oleh dokter untuk pasien, terdiri atas
satu atau beberapa jenis obat, masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal
dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu.
Tujuan utama:
- Mengurangi resiko terjadinya kesalahan obat
- Mengurangi keterlibatan perawat dalam penyiapan obat

Dasar dari sistem dosis unit:

- Obat dalam kemasan unit tunggal
- Diberikan dalam bentuk siap konsumsi
- Untuk kebanyakan obat, tidak lebih dari 24 jam persediaan dosis
- Diantar ke atau tersedia di ruang perawatan pasien pada setiap waktu

Keuntungan:
 - Pasien menerima pelayanan farmasi 24 jam dan hanya membayar obat yang
dikonsumsi saja
- Peniadaan duplikasi order obat yang berlebihan
- Peningkatan pengendalian obat dan pemantauan penggunaan obat secara
menyeluruh
- Dapat meningkatkan sistem komunikasi Dokter, Perawat dan Farmasis
- Mengurangi resiko kesalahan obat karena ada pemeriksaan ganda oleh Farmasis
ketika membaca resep Dokter, sebelum dan sesudah menyiapkan obat, dan
pemeriksaan oleh perawat pada saat membaca instruksi obat sebelum diberikan
kepada pasien
- Semua dosis yang diperlukan telah disiapkan oleh IFRS, jadi perawat lebih punya
banyak waktu untuk perawatan pasien
- Menghemat ruangan perawatan dengan meniadakan obat-obatan di ruangan
Kerugian:
- Biaya awal yang besar
- Peningkatan jumlah SDM IFRS
BAB VIII
PELAPORAN DAN PENCATATAN ATAU ADMINISTRASI DIAPOTEK

  KEGIATAN ADMINISTRASI DI APOTEK (STANDAR PELAYANAN KEMARMASIAN)

-Administrasi umum pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika, psikotropika dan

dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

-Administrasi pelayanan pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien,

pengarsipan hasil monitoring penggunaan obat

  KELENGKAPAN ADMINISTRASI APOTIK:

         Blangko pesanan obat 

         Blangko kartu stok 
         Blangko salinan resep 
         Blangko faktur dan blangko nota penjualan 
         Buku pembelian dan penerimaan serta buku penjualan dan penerimaan obat
         Buku yang bersangkut paut dengan pembukuan keuangan
         Buku pencatatan narkotika dan psikotropika
         Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika 
         Form laporan obat narkotika dan psikotropika
          Alat tulis dan kertas sesuai dengan kebutuhan

A.      Definisi Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di Apotek dan Toko Obat merupakan rangkaian
kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan dan Perbenkes secara tertib baik
obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit
pelayanan kesehatan lainnya.

B.      Tujuan pencatatan dan Pelaporan

1.    Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/

penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.

2.    Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada
masing-masing aspek pengelolaan obat.

3.    Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.

4.    Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.

5.    Sumber data untuk pembuatan laporan.

C.      Tujuan Manajemen Keuangan

Keuangan merupakan factor penentu, perlu adanya system control dan pembagian
tugas. Bendahara mengontrol dan menerima setoran dari kasir di bagian muka apotek
mengenai hasil penjualan tunai dan dari administrasi piutang hasil tagihan piutang.

Control pemasukan uang, bendahara dibantu administrasi mengontrol tagihan piutang

dan dari penjualan tunai harian, pengontrolan dapat menggunakan alat kas register.
Mengadakan evaluasi hasil penjualan dan pencatatan dilakukan secara efektif dan
efisien tetapi mudah, sederhana dan reliable terhadap masalah keuangan. Bendahara
tidak berhak mengeluarkan uang tanpa ada persetujuan dari atasan, tugasnya adalah
menerima dan mencatat uang yang masuk.

Pengeluaran uang dapat berupa :

a.     Pembayaran hutang dagang, dilakukan oleh administrasi pembelian dan control oleh
administrasi gudang.
b.     Pebayaran biaya disertai oleh pembuktian yang syah dan control serta fiat oleh
pimpinan.

Pembayaran gaji dilakukan oleh administrasi kepegawaian. Pembayaran biaya yang

lain berupa biaya rutin , seperti telepon, listrik dan lain-lain.

Pembayaran selain dapat berupa uang kontan dapat pua melalui bank dengan
mengeluarkan cheque. Sebaiknya bendahara tidak terlalu banyak menyimpan uang di
brankas, tetapi lebih baik disimpan di bank.

Data keuangan  tersebut diperlukan oleh pimpinan apotek untuk :

1.    Merencanakan manajemen dan pengembangan apotek.

2.    Mengetahui posisi keuangan.

3.    Mengevaluasi perkembanan apotek.

D.      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pencatatan dan pelaporan dan manajemen
keuangan.

Laporan merupakan rangkaian kegiatan dalam pencatatan usaha obat-obatan

secara tertib, baik obat yang diterima, disimpan maupun di distribusikan untuk
pelayanan jenis-jenis pelaporan di puskesmas dan di Apotek.

Untuk memudahkan dalam penulisan laporan yang akan dilaporkan kepada

Kantor Wilayah Departemen Kesehatan maka untuk obat narkotika diadakan stock
opname setiap sebulan sekali pada tanggal satu dan dibuat laporannya sebanyak tiga
rangkap yang ditunjukan ke Dinas Kesehatan Kota, serta tembusan ke Dinas Kesehatan
Propinsi dan Badan POM sediaan lainnya diadakan stock opname setiap setahun sekali
tiap akhir tahun.Apoteker Pengelola Apotek (APA) menyusun resep yang telah
dikerjakan menurut urutan tanggal dan nomor urut penerimaan resep.

Resep harus disimpan setiap sekurang-kurangnya selama tiga tahun. Resep yang
mengandung narkotika harus dipisahkan dari resep lain. Untuk pelaporan resep harus
dituliskan jumlah resep yang masuk dengan mencantumkan harga dari masing-masing
resep. Resep yang telah disimpian melebihi jangka waktu penyimpanan dapat
dimusnahkan dan dibuat berita acaranya. Semua hal ini tidak berlaku pada Toko Obat,
karena seperti yang kita tahu bahwasannya Toko Obat hanya menjual Obat bebas dan
Obat bebas terbatas saja.
a.        Format Laporan Narkotika

Yaitu laporan yang dibuat oleh Apotek guna mencatat pengedaran dan pemakaian
obat narkotika yang berasal dan resep dokter dalam satu bulannya.

Laporan ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu dengan tembusan:

1)    Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu.

2)    Kepala Balai POM Bengkulu.

3)    Arsip.

Contoh: format laporan terlampir.

b.        Format Laporan Psikotropika

Adalah suatu laporan yang dibuat Apotek untuk mencatat pengeluaran obat
Psikotropika berdasarkan pelayanan resep dokter setiap bulannya ditujukan kepada
Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu dengan tembusan:

1)     Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu.

2)     Kepala Balai POM Bengkulu.

3)     Arsip.

Contoh: format laporan terlampir.

c.        Format Laporan Obat Generik

Yaitu suatu laporan yang dibuat oleh pihak Apotek yang mencatat nama dan alamat
dokter. Jumlah resep dan nama obat berasal dan dokter setiap bulannya. Laporan
obat generik ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu dengan
tembusan:

a)     Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu.

b)     Kepala Badan POM.

c)     Arsip.