Analisis Isu Instansi

Angkatan : 54
Nama : Ahmad Faruq Waqfi, S.Kom
NDH :4
Instansi : Pusdatik Kementerian Ketenagakerjaan

Identifikasi Isu

Dalam hal dilakukan identifikasi suatu kondisi nyata yang terjadi di dalam lingkungan
kerja yaitu di unit kerja Pusat Data dan Teknologi Informasi Ketenagakerjaan
Kementerian Ketenagakerjaan. Secara spesifik isu yang diidentifikasi terkait dengan
tuntutan pelaksanaan tugas jabatan sebagai Pranata Komputer dibawah Koordinator
Bidang Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi Ketenagakerjaan serta
Keamanan Data dan Informasi Ketenagakerjaan. Berikut adalah isu-isu yang ada
pada unit kerja.

1. Isu 1 : Belum optimalnya penggunaan buku tamu Data Center.

a. Kondisi saat ini :
• Data Center merupakan suatu tempat yang harus dilindungi
keamanannya karena merupakan tempat semua sistem aplikasi
kementerian.
• Saat ini Data Center memiliki buku tamu untuk setiap tamu baik dari
eksternal dan internal yang masuk kedalam Data Center.
• Penggunaanya belum maksimal dan masih banyak tamu yang tidak
menulis pada buku tamu tersebut.
• Buku tamu tersebut berbentuk fisik yang masih menggunakan buku
mirip buku tamu acara pernikahan sehingga belum adanya detail
penting seperti jam berapa masuk, tujuan masuk untuk apa dan detail
lainnya.
b. Dampak :
• Bentuk fisik akan mudah hilang dan rusak.
 • Sulit untuk melakukan rekap pelaporan dan pencarian data ke belakang
jika buku sudah berganti.
• Kurangnya tingkat keamanan karena tidak terdapat detail penting ketika
tamu masuk kedalam Data Center.
c. Keterkaitan dengan Substansi dari Mata Pelatihan Agenda III
• Manajemen ASN
Belum optimalnya pencatatan buku tamu pada Data Center sehingga
menandakan belum terpenuhi standar dalam melindungi aset instansi
yang menjadi kewajiban bagi ASN.
• Pelayanan Publik
Belum optimalnya pencatatan buku tamu Data Center menandakan
belum terpenuhnya standar keamanan untuk Sistem Manajemen
Keamanan Informasi (SMKI) ISO 27001 dalam peningkatan kualitas
pelayanan publik.
• Whole of Government
Masih menggunakan cara manual yaitu dengan menulis di buku dan
belum menggunakan tenknologi sebagai pencatatan sehingga belum
mendukung konsep WoG dalam perkembangan teknologi dan informasi.

2. Isu 2 : Belum memiliki sistem pencatatan pekerjaan secara terpusat terkait

keluhan IT.
a. Kondisi saat ini :
• Sistem pencatatan pekerjaan/keluhan dari user belum ada dan masih
kesadaran individu pegawai untuk melakukan pencatatan.
• Permohonan penanganan keluhan melalui telepon atau whatsapp
langsung ke koordinator ataupun ke anggota yang sudah dikenal oleh
user.
• Laporan selesai pengerjaan berupa info ke grup whatsapp.
b. Dampak :
• Koordinator dan subkoordinator sulit untuk mengontrol pekerjaan
anggotanya.
• Sulit untuk melakukan rekap pelaporan terkait pekerjaan yang sudah
selesai dilakukan dan oleh siapa dilakukan.
 • Beban kerja tidak terbagi dengan seimbang.
c. Keterkaitan dengan Substansi dari Mata Pelatihan Agenda III
• Manajemen ASN
Belum adanya sistem pencatatan pekerjaan secara terpusat terkait
keluhan IT yang menyebabkan koordinator dan subkoordinator sulit
untuk mengontrol dan melakukan monitoring terhadap pekerjaan
anggota dibawahnya.

3. Isu 3 : Belum memiliki tempat penyimpanan data atau dokumen terpusat yang
dikelola sendiri (private cloud storage).
a. Kondisi saat ini :
• Penggunaan penyimpanan data atau dokumen penting pekerjaan
masing masing individu menggunakan public cloud storage seperti
dropbox atau google drive.
b. Dampak :
• Data atau dokumen penting pekerjaan yang tersimpan di public cloud
storage tidak bisa dikontrol keamanannya.
• Penyimpanan public cloud storage seperti dropbox atau google drive
akan mengeluarkan biaya untuk setiap individu jika ada penambahan
kapasitas storage.
c. Keterkaitan dengan Substansi dari Mata Pelatihan Agenda III
• Manajemen ASN
Penyimpanan data dan dokumen penting kementerian belum bisa
dikontrol sepenuhnya keamanannya yang menjadi kewajiban bagi ASN
dalam menyimpan rahasia.
• Whole of Government
Belum terpusat dan terintegrasinya data dan dokumen penting dari
setiap unit kerja sehingga sulit dalam backup dan pencarian
data/dokumen.
Penetapan Isu Kritikal

Berdasarkan pemetaan dan identifikasi isu yang telah dipaparkan, perlu dilakukan
proses analisis isu untuk menentukan isu mana yang merupakan prioritas/isu utama
yang dapat dicarikan solusi. Proses ini menggunakan alat bantu penetapan kriteria
kualitas isu yakni dengan metode Analisis USG (Urgency, Seriousness, dan Growth)
dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan, keseriusan, dan perkembangan
setiap variabel dengan memberi pembobotan nilai pada isu-isu yang ada untuk
mendapatkan isu utama yang akan dipilih. Urgency (urgensi), yaitu dilihat dari
tersedianya waktu, mendesak atau tidak masalah tersebut diselesaikan. Seriousness
(keseriusan), yaitu melihat dampak masalah tersebut terhadap produktivitas kerja,
pengaruh terhadap keberhasilan, membahayakan sistem atau tidak, dan sebagainya.
Growth (berkembangnya masalah), yaitu seberapa besar kemungkinan isu tersebut
memburuk jika tidak segera ditangani.

Kriteria Jumlah
No Isu Peringkat
U S G Bobot
1 Belum optimalnya penggunan buku
5 5 5 15 1
tamu Data Center
2 Belum memiliki sistem pencatatan
3 4 4 11 2
pekerjaan terkait support IT
3 Belum memiliki tempat penyimpanan
data atau dokumen terpusat yang 4 3 3 10 3
dikelola sendiri (private cloud storage)

Keterangan:
U : Urgency (5 Sangat Urgent, 1 Sangat Tidak Urgent)
S : Seriousness (5 Sangat Serius, 1 Sangat Tidak Serius)
G : Growth (5 Sangat Berkembang, 1 Sangat Tidak Berkembang)

Dari hasil pembobotan pada tabel, maka diperoleh bahwa isu 1 menjadi isu kritikal
yaitu Belum optimalnya penggunan buku tamu Data Center. Optimalisasi penggunaan
buku tamu Data Center merupakan salah satu penerapan Sistem Manajemen
Keamanan Informasi (SMKI) yang mendukung dalam mendapatkan sertifikasi ISO
27001. Dengan optimalisasi ini maka data masuk keluarnya tamu menjadi akurat dan
rekap datanya menjadi lebih mudah.

Penyebab Isu
Menggunakan diagram fishbone untuk menemukan akar masalah atau penyebab
yang menjadi hal paling berpengaruh terhadap isu tersebut.

Gagasan Pemecahan isu

Berdasarkan analisis penyebab isu melalui diagram Fishbone dapat diidentifikasi
penyebab terjadinya isu. Gagasan yang akan diusulkan sesuai dengan penyebab
yang telah diidentifikasi dengan beberapa gagasan yang saling mengisi. Berikut
gagasan pemecahan isu :
• Melakukan Digitalisasi terhadap buku tamu Data Center.
• Membuat prosedur masuk tamu ke dalam Data Center dan disosialisasikan
kepada penanggung jawab Data Center serta tamu Data Center.
• Menunjuk PIC Data Center untuk bertanggung jawab terhadap tamu yang
masuk ke Data Center.