PENILAIAN TENGAH SEMESTER HUMAS dan KEPROTOKOLAN XII OTKP

Soal : Mengelola Rapat/Pertemuan

Memberikan layanan kepada pelanggan
Memenuhi kebutuhan pelanggan
Menerapkan kerjasama dengan kolega dan pelanggan

1. Petunjuk Kerja
a) Pimpinan anda yang bernama Bapak Shihab Emeraldi Hutama mengadakan rapat atau
pertemuan untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan.
b) Anda sebagai notulis dan dikondisikan sedang mengikuti rapat tersebut

2. Alur kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan untuk mengerjakan soal rapat
b. Mempersiapkan ATK
c. Semua kegiatan rapat diketik di komputer

3. Hasil yang diharapkan

Anda diminta untuk membuat :
a. Susunan Acara Rapat
b. Daftar Hadir Rapat
c. Lay out ruang rapat
d. Anggaran pelaksanaan rapat
e. Notulen
Latar belakang diadakannya rapat kerja :
• PT Karya Mandiri sedang mengalami masalah ketidaktercapaian target
pemasaran bisnis property.
• Rapat hari ini dihadiri oleh pimpinan dan sekretaris, Kepala bagian pemasaran,
Kepala bagian Administrasi, Kepala bagian keuangan, dan staf marketing 2 orang,
buat daftar hadir rapat.
• Rapat ini bersifat mendesak dan penting
• Buatlah layout ruang rapatnya
• Karena rapat diadakan pada pukul 11.00 WIB, maka harus tersedia snack dan makan
siang, buatlah rancangan anggarannya
• Buatlah susunan acara rapatnya
• Dari pembicaraan dibawah ini buatlah Notulanya
MC/ staf : Membuka rapat
Pemasaran Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Selamat siang Bapak dan Ibu peserta rapat,
Peserta rapat : Walaikumsallam Wr. Wb., selamat siang
MC/ staf : Terima kasih, sebelum rapat kita mulai , marilah kita berdoa menurut
Pemasaran agama dan kepercayaan kita masing masing….berdoa mulai…. Selesai
Membacakan susunan acara…
Pimpinan rapat : Terima kasih waktu yang diberikan, sebelumnya saya minta maaf karena
mengadakan rapat yang sangat mendadak , hal ini
dikarenakan
ketidaktercapaiannya usaha kita dari hasil penjualan property.
Semoga keputusan yang akan kita ambil nanti mampu menjadikan
kita semua termotivasi dan berakhir pada tercapainya cita cita perusahaan
kita. Setelah saya amati penurunan omzet penjualan di perusahaan kita ada
beberapa penyebab, diantaranya :
1. Penyampaian informasi kepada publik/target pasar kurang produktif
 2. Prosedur pelayanan yang terlalu panjang mengakibatkan klien
enggan untuk melanjutkan niat mengambil rumah.
3. Agen penjualan belum mendapatkan pembekalan yang cukup
Silahkan ditanggapi Manajer Pemasaran
Kepala Bagian : Terima kasih atas waktu yang diberikan kepada saya, saya sudah
Pemasaran berusaha
semaksimal mungkin untuk menyediakan akses informasi kepada calon
pelanggan/target pasar mengenai bisnis property yang sedang kita
kembangkan, tapi sepertinya strategi pemasaran yang sudah dilakukan
belum tepat sasaran,
Prosedur pengambilan rumah yang terlalu Panjang memang sepertinya
cukup berpengaruh terhadap minat calon pelanggan untuk mengambil
rumah ditambah dengan DP yang tertalu tinggi.
Mengenai agen penjualan yang ada di lapangan sebenarnya sudah
diberikan pembakalan yang cukup, hanya saja untuk point-point tertentu
belum dapat dipahami oleh agen yang ada di lapangan
mohon solusi…
Kepala Bagian : DP yang sudah ditentukan merupakan hasil kesepakatan pada rapat
Keuangan sebelumnya di bulan Juli 2019 lalu berdasarkan ketentuan yang diberikan
oleh Bank Penjamin. Namun demikian, dengan melihat kondisi di
lapangan saat ini tidak menutup kemungkinan perlu dilakukan penyesuaian
DP dengan tidak membebani anggaran yang ada.
Kepala Bagian : Prosedur yang dinilai terlalu panjang sebenarnya merupakan SOP baku
Adminsitarsi yang sudah ditetapkan, hanya saja perlu pelayanan maksimal dari agen di
lapangan untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada calon
pelanggan.
Pimpinan rapat : Dari informasi yang telah Bapak/Ibu sampaikan, mari bersama sama
kita ambil keputusan bersama agar bisnis yang sedang kita kembangkan
dapat
Kepala Bagian : mencapai
Sebaiknyatarget yang diharapkan.
pemasaran dilakukan dengan memanfaatkan teknologi
Pemasaran infomasi
dan pelayanan yang maksimal dari agen di lapangan untuk benar-benar
melayani calon pelanggan sampai terjadinya akad kredit. Disamping itu,
sepertinya jumlah DP yang dibebankan perlu dikurangi untuk
meningkatkan minat calon pelanggan.
Kepala Bagian : Setuju dengan usul dari manajer pemasaran, untuk jumlah pasti DP
Keuangan yang baru akan saya perhitungkan dan kaji ulang kembali agar tidak
nantinya
Kepala Bagian : membebani perusahaan.
Setuju dengan usul dari manajer pemasaran, untuk meningkatkan
Administrasi mutu
pelayanan kepada calon pelanggan, agen penjualan di lapangan perlu
menjalin komunikasi yang intensif kepada calon pelanggan dan membantu
calon pelanggan apabila ada hal-hal yang memberatkan.
Pimpinan rapat : Ok….. saya setuju dengan pendapat dari teman teman semua. Mohon
kepala bagian pemasaran segera sebarkan informasi bisnis kita melalui
website, social media, dan media promosi lainnya agar bisnis kita dikenal
masyarakat luas, tingkatkan pelayanan prima pada calon pelanggan,
Kepala bagian Keuangan segera kaji ulang nilai DP yang sesuai untuk
calon pelanggan.
Semoga rapat hari ini membawa manfaat bagi perusahaan kita, kalau
Anda : perusahaan untung
Alhamdulillah rapatakan
hari berdampak pada
ini sudah ada kita semua
solusi, mudah juga
mudahan barokah dan
membawa manfaat bagi kita semua…amin
Wassalamualaikum wr. Wb