Belajar Teori dan Praktek Program Microsoft Excel

1. MEMBUKA WORKBOOK DAN WORKSHEET BARU

Jika kita membutuhkan buku kerja baru yang masih kosong, ikuti langkah-langkah
dibawah ini :

(1) Klik Tab/Menu Bar FILE

(2) Klik sub menu New, lalu klik Blank workbook maka akan keluar Kotak Dialog New seperti
pada gambar 2.1 dibawah ini :

Gambar 2.1 :
Kotak dialog New

2. MENGISI SEL DENGAN DATA MANUAL ATAU AUTOFILL

2.1 Langkah-Langkah Untuk Mengisi Sel Dengan Data Manual Adalah :

Yang dimaksud mengisi sel dengan data manual adalah memasukkan data pada sel atau range
dengan cara manual atau mengetik satu persatu sesuai dengan konsep yang ada. Langkah-langkah
untuk melakukan hal ini adalah ….
(1) Klik atau Tempatkan Cell Pointer pada alamat sel yang akan diisi data
(2) Kemudian Ketik Data Anda
(3) Kemudian Tekan Tombol Enter
(4) Misalnya ketik data dibawah ini dengan ikuti perintah yang telah diberikan !
(5) Simpan dengan nama file : PRAKTEK-1

Perhatikan contoh mengisi sel dengan data manual di bawah ini :

(1) Klik di Cell B2 (13) Klik di Cell D2

(2) Ketik Andrilalu tekan tombol Enter (14) Ketik 5% lalu tekan tombol Ente
(3) Ketik Setio lalu tekan tombol Enter (15) Ketik 10% lalu tekan tombol Enter
(4) Ketik Intan lalu tekan tombol Enter (16) Ketik 15% lalu tekan tombol Enter
(5) Ketik Wulan lalu tekan tombol Enter(17) Ketik 25% lalu tekan tombol Enter
(6) Ketik Sigit lalu tekan tombol Enter(18) Ketik 30% lalu tekan tombol Enter
(7) Klik di Cell C2 (19) Klik di Cell E2
(8) Ketik 350000 lalu tekan tombol(20)
Enter
Ketik Rp lalu tekan tombol Enter
(9) Ketik 550000 lalu tekan tombol(21)
Enter Ketik Liter lalu tekan tombol
(10) Ketik 275000 lalu tekan tombol Enter Enter
(11) Ketik 300000 lalu tekan tombol Enter(22) Ketik Kg lalu tekan tombol
(12) Ketik 450000 lalu tekan tombol Enter Enter
(23) Ketik Ons lalu tekan tombol Enter
Be made, designed and printed by “Ruly Computer” 11
 Belajar Teori dan Praktek Program Microsoft Excel

Maka akan tampak hasilnya dilayar monitor seperti pada table dibawah ini :

2.2 Langkah-Langkah Untuk Mengisi Sel Dengan Data Autofill Adalah :

Yang dimaksud mengisi sel dengan data autofill adalah memasukkan data dengan cara
otomatis atau mengetik hanya sebagian data lalu kelanjutannya akan keluar secara otomatis.
Tetapi dalam hai ini hanya sebagian data yang bisa dibuat autofill yaitu yang berupa angka, hari,
bulan dan sebagainya.
Langkah-langkah untuk melakukan hal ini :
(1) Klik atau Tempatkan Cell Pointer pada alamat sel yang akan diisi data
(2) Ketik data yang berbentuk angka secara berurutan minimal sebanyak 2 x, atau
berupa hari atau bulan minimal 1 x.
(3) Lalu Block dan tempatkan Pointer Mouse pada data angka, hari atau bulan di
bagian bawah pojok kanan pada sel atau range yang paling akhir atau bawah, jika
muncul tanda Plus ( ) tekan sambil geser tombol kiri mouse ke bawah atau
ke sel berikutnya sampai selesai maka secara otomatis akan muncul data angka,
hari atau bulan secara berurutan yang dimulai dari nomor urut, nama hari, nama
bulan yang dimulai dari urutan data yang terakhir pertama kali dibuat.

Perhatikan contoh pengisian sel dengan data autofill pada table dibawah ini :

(1) Buatkan DataTable seperti

disamping ini :

(2) Jika sudah, klik di Cell C4

(3) Ketik 1991

(4) Block dari C3 s/d C4

Letakkan Pointer Mouse pada
pojok kanan bagian bawah atau
sel yang terakhir hingga muncul Tanda Plus
seperti pada table disamping ini :
(5) Lalu Klik Sambil Geser Tombol Kiri Mouse
ke bawah, lalu lepas kembali. Maka akan
nampak hasilnya
(6) Setelah itu lakukan terhadap kolom Bulan
dan Hari sesuai dengan contoh
langkah-langkah diatas.
(7) Simpan dengan nama file : PRAKTEK- 2

Be made, designed and printed by “Ruly Computer” 12

 Belajar Teori dan Praktek Program Microsoft Excel

(8) Maka akan tampak hasilnya

seperti pada table disamping ini :

3. MENGELOLA SEL DI DALAM WORKSHEET

3.1 Cara Merubah Ukuran Sel di dalam Worksheet

A. Merubah Ukuran Kolom

Kolom adalah yang diberi tanda label huruf A, B, C ….IV, untuk merubah ukuran kolom ada
beberapa cara antara lain :

1) Dengan Menggunakan Mouse

(1) Dalam jendela dokumen letakkan pointer mouse diperbatasan antara
nama kolom yang akan dirubah dengan kolom kanannya hingga bentuk
pointer mouse akan berubah menjadi
(2) Lalu Klik tombol kiri mouse sambil geser sesuai dengan keinginan, kalau ke kiri
berarti mengecilkan kolom, kalau ke kanan berarti melebarkan kolom
(3) Setelah sesuai lepaskan tombol mouse, tersebut.

Perhatikan contoh gambar, cara merubah

ukuran kolom dengan menggunakan alat
Mouse disamping ini :

2) Dengan Melalui Menu Bar

(1) Blok kolom yang akan dirubah ukurannya
(2) Klik Tab/Menu Bar HOME lalu geser mouse group
(3) Ribbon Cells kemudian klik Format, selanjutnya klik
Column Width maka akan muncul Kotak Dialog Column
Width seperti gambar 2.2 disamping ini :
(4) Pada Column width : Klik Hapus & Ketik ukuran
yang diperlukan
(5) Kemudian klik OK
Gambar 2.2 : Kotak Dialog Column
B. Merubah Ukuran Baris Width
Baris merupakan penyusun sel yang ditandai dengan label angka 1,2,3 ….65536, untuk
merubah ukuran baris ada beberapa cara antara lain :

1) Dengan Menggunakan Mouse

Langkah-langkahnya antara lain :
(1) Dalam jendela dokumen letakkan pointer mouse diperbatasan antara nama baris yang
akan dirubah dengan baris bawahnya, hingga bentuk pointer mouse akan berubah
menjadi

(2) Klik tombol kiri mouse sambil geser sesuai dengan keinginan, kalau ke atas berarti

Be made, designed and printed by “Ruly Computer” 13

 Belajar Teori dan Praktek Program Microsoft Excel

mengecilkan baris, kalau ke bawah berarti melebarkan baris.

(3) Setelah sesuai maka lepaskan tombol mouse

Perhatikan contoh gambar cara merubah

ukuran baris dengan menggunakan alat
Mouse di samping ini :

2) Dengan Melalui Menu Bar

A. Merubah Ukuran Baris

(1) Kursor taruh pada sel yang akan dirubah ukuran barisnya
(2) Klik Tab/Menu Bar HOME
(3) Geser mouse ke ribbon group Cells, klik Format
(4) Lalu klik Row Height, maka akan Kotak Dialog
Row Height seperti pada gambar 2.3 disamping ini:
(5) Kemudian tentukan ukuran yang diperlukan
(6) Akhiri dengan klik OK Gambar 2.3: Kotak Dialog Row Height

B. Merubah Ukuran Kolom

(1) Kursor taruh pada sel yang akan dirubah ukuran barisnya
(2) Klik Tab/Menu Bar HOME
(3) Geser mouse ke ribbon group Cells, klik Format
(4) Lalu klik Column Width, maka akan Kotak Dialog
Row Height seperti pada gambar 2.4 disamping ini:
(5) Kemudian tentukan ukuran yang diperlukan
(6) Akhiri dengan klik OK Gambar 2.4 : Kotak Dialog Column Width

3.2 Menyisipkan Baris dan Kolom

(1) Tempatkan Cell Pointer disebelah bawah baris atau kanan kolom yang akan disisipi.
(2) Klik menu Home lalu geser mouse ke ribbon Cell
(3) Pilih dan klik Insert, lalu klik Insert Sheet Rows atau Insert Sheet Columns
(4) Maka dalam jendela lembar kerja akan menambah satu kolom atau baris.

3.3 Menghapus Baris dan Kolom

(1) Blok Baris atau Kolom yang akan dihapus

(2) Klik Tab/Menu Bar HOME
(3) Geser mouse ke group ribbon Cells
(4) Klik Delete, maka muncul Kotak Dialog seperti
(5) gambar 2.5 di samping ini :
(6) Kemudian Pilih dan Klik salah satu item di bawah ini :
- Delete Sheet Rows : jika ingin menghapus baris
- Delete Sheet Columns : jika ingin menghapus kolom

Gambar 2.5 : Kotak Dialog Delete

3.4 Memberi Border pada Sel atau Range

Untuk membuat table kita pasti perlu border/garis untuk membedakan antara sel yang satu
dengan yang lainnya disamping itu agar table kita kelihatan lebihmenarik untuk dilihat, berikut ini
adalah langkah-langkah untuk memberi border/garis pada table :
(1) Block semua data yang akan diberi garis
(2) Klik Tab/Menu Bar HOME, geser mouse ke group ribbon Cells
(3) Klik Sub Menu Format, lalu klik Format Cells
maka akan keluar Kotak Dialog Format Cells

Be made, designed and printed by “Ruly Computer” 14

 Belajar Teori dan Praktek Program Microsoft Excel

(4) Pilih dan Klik Border, maka akan keluar Kotak Dialog Border seperti
gambar 2.6 dibawah ini :

Gambar 2.6 : Kotak Dialog Format Cells Border

(5) Pada kelompok Style, Klik model garis yang dibutuhkan
(6) Pada kelompok Border, Klik macam garis yang dibutuhkan
(7) Akhiri dengan Klik OK

Keterangan :
1. Top Border : memberi garis atas
2. Horizontal Border : memberi garis tengah horisontal
3. Bottom Border : memberi garis bawah
4. Left Corner Border : memberi garis sudut kiri
5. Left Border : memberi garis kiri
6. Vertical Border : memberi garis tengah vertical
7. Right Border : memberi garis kanan
8. Right Corner Border : memberi sudut kanan
9. Gambar Model Garis : pilihan model garis

3.5 Menggabungkan Beberapa Sel Menjadi Satu

Menggabungkan sel berarti beberapa kolom atau baris dijadikan dalam satu baris atau
kolom. Langkah-langkah untuk menggabungkan sel adalah :

(1) Blok beberapa sel yang akan digabung

(2) Klik Tab/Menu Bar HOME, geser mouse ke group ribbon Cells
(3) Klik Sub Menu Format lalu klik Format Cells
(4) Pilih dan Klik Alignment
(5) Dalam Text Control, Pilih dan Klik Merge Cells,
(6) Kemudian tekan OK

Perhatikan contoh gambar penggabungan sel di bawah ini :

3.6 MENYIMPAN WORKBOOK

Dengan Melalui Toolbar Standard

Langsung klik pada icon Save yang berlambang disket
Seperti contoh gambar disamping ini, jika dokumen belum pernah
disimpan, maka akan keluar Kotak Dialog Save seperti pada gambar 2.6

Be made, designed and printed by “Ruly Computer” 15

 Belajar Teori dan Praktek Program Microsoft Excel

Dengan Melalui Menu Bar

(1) Klik Tab/Menu Bar FILE

(2) Geser mouse, sorot dan klik pilihan Save/Save As
(3) Lalu klik Computer kemudian klik Browse

Maka akan keluar Kotak Dialog Save seperti pada gambar 2.7 dibawah ini :

Gambar
2.7 :
Kotak Dialog
Save As

(4) Pada kelompok Save in, klik Drive dimana data akan disimpan. Contoh pada langkah
no. 1 (Misalnya: 3½ Floppy A, Local Disk (C:), Local Disk (D:), dsb.)
(5) Pada kelompok File name, klik dan ketik Nama File yang digunakan untuk menyimpan.
Contoh pada langkah no. 2
(6) Kemudian akhiri dengan klik Save. Contoh pada langkah no. 3

c. Dengan melalui Tombol Keyboard

Langsung tekan tombol keyboard Ctrl + S, jika dokumen belum pernah disimpan
maka akan keluar Kotak Dialog Save seperti pada gambar 2.4 diatas, lakukan
pengisian sama seperti pada langkah-langkah diatas :
Perbedaan peritah menu Save dan Save As :
- Save As : digunakan untuk menyimpan dokumen yang pertama kali atau kedua kali tapi
dengan nama file yang berbeda.
- Save : digunakan untuk menyimpan dokumen yang kedua kali dengan nama file yang
sama atau tetap (tidak diganti). Misalnya: ada penambahan atau editing pada
dokumen yang pernah disimpan pada waktu sebelumnya.

3.7 MENGATUR HALAMAN DAN MENCETAK WORKSHEET

Sebelum melakukan pencetakan sebaiknya kita mengatur halaman terlebih dahulu yang
akan dicetak terutama jika dokumen itu terdiri dari beberapa macam halaman yang tidak
semuanya akan dicetak agar tidak terjadi salah cetak, maka Ms. Excel telah menyediakan fasilitas
yang memungkinkan Anda dapat menentukan area (daerah) yang akan dicetak Langkah-langkah
untuk menentukan halaman yang akan dicetak adalah :

(1) Blok Halaman yang akan dicetak

(2) Klik Tab/Menu Bar PAGE LAYOUT, lalu geser mouse ke group ribbon
Page Setup
(3) Klik sub menu Print Area
(4) Klik Set Print Area

Setelah kegiatan ini, baru kita lakukan pencetakan di monitor untuk melihat hasilnya
sebelum dicetak di kertas, perintah ini menampilkan WYSIWYG (What You See Is What You
Get atau apa yang anda lihat itulah yang Anda dapat).

Be made, designed and printed by “Ruly Computer” 16

 Belajar Teori dan Praktek Program Microsoft Excel

Langkah-langkah untuk melakukan hal ini adalah :

(1) Aktifkan atau buka isi File yang akan di cetak
(2) Klik Tab/Menu Bar FILE
(3) Klik Sub menu Print, maka akan muncul Kotak Dialog Print Preview seperti
pada gambar 2.8 di bawah ini :

Gambar 2.8 :
Hasil Print
Preview

Keterangan :
-1. menampilkan halaman berikutnya -6. menampilkan dan menyembunyi-
-2. menampilkan halaman sebelumnya kan garis batas Margins
-3. mengatur ukuran tampilan di layar -7. mengatur batas-batas tampilan halaman
-4. mencetak lembar kerja ke printer -8. menutup tampilan Print Preview
-5. mengatur batar tepi ukuran kertas -9. menu Bantu tentang Print Preview
dan mengatur bentuk cetakan
(4) Jika sudah selesai tutup atau keluar dengan klik Close

Jika ada bagian halaman yang tidak tampak di layar Print Preview berarti kita perlu
mengatur ukuran halaman terutama : lebar kolom dan baris, orientasi pencetakan (landscape atau
portrait), jenis kertas (letter atau legal) dan ukuran worksheet dalam persen yang semuanya ada di
dalam menu Page Setup.
Jika semua data yang akan dicetak sudah terlihat di layar Print Preview dan sudah benar
terutama posisinya, baru saatnya sekarang kita cetak ke printer, yaitu dengan langkah-langkah :

a. Dengan Customize Quick Access Toolbar

(1) Aktifkan file yang akan dicetak

(2) Klik icon yang berlambang

(3) Klik Sub Menu Print, (tekan tombol keyboard Ctrl + P)

Maka akan keluar Kotak Dialog Print seperti pada gambar 2.9 dibawah ini :

Gambar : 2.10
Kotak dialog Print

(4) Pada kelompok Printer, klik Merk Printer yang digunakan untuk mencetak. Misalnya
seperti dalam contoh : Apollo P-1200
(5) Pada kelompok Print range, pilih dan klik jika diperlukan seperti :
- All : untuk mencetak seluruh halaman
- Page(s) From : untuk menentukan nomor awal halaman yang akan dicetak
- To : untuk menentukan nomor akhir halaman yang akan dicetak
(6) Pada kelompok Number of copies : klik dan ketik angka sesuai jumlah data yang dicetak
(7) Akhiri dengan klik OK
Be made, designed and printed by “Ruly Computer” 17