RANCANGAN AKTUALISASI

DIGITALISASI ARSIP KEGIATAN BERBASIS MEDIA ONLINE (GOOGLE DRIVE)

PADA SUB BAGIAN PROGRAM DATA DAN EVALUASI,
DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN
MANGGARAI TIMUR

DISUSUN OLEH:

NAMA : DANIEL HERIBERTUS DARMAN A.Md

NIP : 19880327 202012 1 004

ANGKATAN : 37

NO ABSEN : 8

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH

PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR

MEI 2021
 LEMBAR PERSETUJUAN

Yang bertandatangan di bawah ini :

Nama : Ludowikus Rahman Aduarta,S.Fil
NIP : 198508252012121003
Jabatan : Kepala Sub Bagian Program Data Dan Evaluasi
Dengan ini menyetujui Rancangan
Aktualisasi : Digitalisasi Arsip Kegiatan Berbasis Media Online
(Google Drive) Pada Sub Bagian Program Data Dan
Evaluasi, Dinas Komunikasi Dan Informatika
Kabupaten Manggarai Timur
Nama : Daniel Heribertus Darman A.Md
NIP : 19880327 202012 1 004
Jabatan : Pelaksana/Terampil-Pranata Komputer

N Judul Rancangan Kegiatan

o
1. Digitalisasi Arsip Kegiatan
berbasis Media Online(Google
Drive) pada Sub Bagian Program
Data Dan Evaluasi, Dinas
Komunikasi Dan Informatika
Kabupaten Manggarai Timur
1. Mengidentifikasi Jenis File yang akan didigitalisasi.
2. Mengumpulkan Data dan Informasi
3. Mempersiapkan sarana prasaranan pendukung
kegiatan.
4. Melakukan proses kegiatan scanning data.
5. Melakukan proses Upload data ke media
penyimpanan (Google Drive).
6. Melakukan Evaluasi Kegiatan

Demikianlah surat persetujuan ini dibuat, untuk dimaklumi.

Kupang, 30 April 2020

Kepala Sub Bagian Program Data Dan Evaluasi

Ludowikus Rahman Aduarta, S.Fil

NIP.198508252012121003
 LEMBARAN PENGESAHAN

Rancangan Aktualisasi ini diajukan oleh:

Nama : Daniel Heribertus Darman A.Md

NIP : 19880327 202012 1 004
Profesi : Pelaksana/Terampil-Pranata Komputer
Unit Kerja : Dinas Komunikasi Dan Informatika

Telah berhasil diseminarkan dan diterima sebagai bagian persyaratan Pelatihan

Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan II untuk selanjutnya diaktualisasikan.

Kupang, 8 Mei 2021

1. Pembimbing

Nama : Hengky J. Hailitik,S.Sos.M.PD ………………………

NIP : 19791212 201502 1 002

2. Mentor

Nama :111111111111 ..………………….....

NIP :111111111111111

3. Penguji

Nama : Ir.Jeane Netty Dethan ...…………………….

NIP :

Mengetahui
Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah
Provinsi Nusa Tenggara Timur

Dr. Keron A. Petrus, S.E.M.A

Pembina Utama Muda
NIP: 19620716 198601 1 002
 RANCANGAN AKTUALISASI

A. UNIT KERJA

1. Nama Lembaga : Dinas Komunikasi Dan Informatika Kabupaten Manggarai Timur

Visi : Mewujudkan Manggarai Timur yang Sejahtera, Berdaya dan

         Berbudaya yang disingkat dengan “MATIM SEBER”

Misi 1. Meningkatkan kualitas hidup manusia melalui

pemerataan dan peningkatan kualitas pendidikan,
pelatihan keterampilan serta peningkatan derajat
kesehatan masyaraka.
2. Mengembangkan ekonomi unggulan berbasis
pertanian organik, pariwisata berbasis komunitas,
industri kecil, koperasi dan usaha menengah dan kecil
masyarakat.
3. Meningkatkan kuantitas dan kualitas infrastruktur
daerah yang berbasis lingkungan hidup untuk
memudahkan akses ke pelayanan dasar dan
mendukung prioritas ekonomi unggulan.
4. Mewujudkan pembangunan desa berbasis budaya
lokal dan desa mandiri.
5. Meningkatkan partisipasi dan pemberdayaan
perempuan dan mewujudkan Kabupaten Layak Anak
6. Menciptakan pemerintahan yang bersih, transparan
dan inovatif agar terbangun pemerintahan yang
efektif, efisien dan terpercaya melayani masyarakat
7. Menciptakan iklim investasi dan dunia usaha yang
berwawasan lingkungan, adil dan pro rakyat

Nilai Organisasi : MATIM SEBER

 2. Jabatan dan Uraian Tugas

Nama : Daniel Heribertus Darman,A.Md

Jabatan : Pelaksana/Terampil-Pranata Komputer
Uraian Tugas 1. Melaksanakan kegiatan Sub Bagian Program, Data dan
Evaluasi Berdasarkan langkah langkah operasional
kesekertariatan dan hasil evalusi Tahun sebelumnya.
2. Menyusun Rencana Teknis Pelaksanaan Telekomunikasi
Dan Jaringan Komunikasi Data
3. Melaksanakan Pemantauan, Evaluasi Dan Pelaporan
Pelaksanaan Tugas Kegiatan Telekomunikasi Dan
Jaringan Komunikasi Data.
4. Melaksanakan Pembinaan Teknis Kegiatan Telekomunikasi
Dan Jaringan Komunikasi Data.
5. Melaksanakan Tugas Lain Yang Diberikan Oleh Atasan.

B. IDENTIFIKASI ISU

Menurut hasil pengamatan dan analisis penulis, sejak ditempatkan di Dinas

Komunikasi dan Informatika Kabupaten Manggarai Timur maka penulis
mengidentifikasi ada beberapa isu antara lain:
1) Belum optimalnya Managemen File Secara Digital.
2) Belum Tersedianya Sign Board (Papan tanda) Nama Pada 4 Ruangan.
3) Belum Tersedianya Absensi Elektronik.

C. ISU YANG DIANGKAT

Dari berbagai identifikasi isu di atas, penulis kemudian menggunakan metode APKL
untuk menentukan isu yang diangkat.

No ISU A P K L TOTAL Peringkat

1 Belum Optimalnya Managem File 5 5 5 5 20 I

Secara Digital
2 Belum Tersedianya Papan tanda Nama 5 4 5 5 19 II
(Sign Board) Pada Tiga Ruangan Di dinas
Kominfo
3 Belum Tersedianya Absensi Elektronik 5 4 4 5 18 III
 Pada tabel di atas menunjukkan bawah setelah dilakukan analisa pada 3 (tiga) isu
dengan menggunakan metode APKL, ditemukan isu aktualnya adalah “Belum
Optimalnya Managemen File Secara Digital.” Ada beberapa faktor yang
menyebabkan penyimpanan konvensional kurang optimal antara lain:

1. Kurangnya keamanan dokumen laporan

2. Rentan tehadap kerusakan dokumen.
3. Membutuhkan tempat dan ruangan penyimpanan besar
4. Membutuhkan waktu yang cukup dalam pencarian dokumen
5. Kurangnya pemahaman tentang pengarsipan digital

D. GAGASAN PEMECAHAN ISU

Gagasan Pemecahan isu yang diangkat penulis adalah :
“Digitalisasi Arsip Kegiatan berbasis Media Online(Google Drive) pada Sub
Bagian Program Data Dan Evaluasi, Dinas Komunikasi Dan Informatika
Kabupaten Manggarai Timur.”
 E. RANCANGAN KEGIATAN AKTUALISASI

Keterkaitan
Substansi Mata Pelatihan Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Visi-Misi Organisasi
Organisasi

1 2 3 4 5 6 7

1. Mengidentifi 1. Melakukan konsultasi 1. Tersedianya Surat 1. Berlaku Sopan Dan santun saat Melakukan konsultasi dan Bekerja secara Teliti
kasi jenis dengan Atasan Rekomendasi. Berbicara (Konsultasi) dengan melaporkan terlebih dahulu Dan Rajin Merupakan

File Yang langsung 2. Disetujuinya rencana atasan Langsung, merupakan kepada atasan dengan penguatan Nilai
2. Melaporkan hasil kegiatan aktualisasi dan wujud/Nilai Etika Publik.. Bahasa Yang Sopan sebelum Organisasi, dan sesuai
Akan
rancangan yang telah Tersedianya petunjuk dan 2. Dari hasil Laporan,Rancangan melakukan aktualisasi, dengan Slogan Matim
didigitalisasi
di seminarkan dan arahan. disetujui oleh atasan Untuk mewujudkan visi- Seber (Manggarai
Meminta dukungan 3. Tersedianya berkas/ file (Mufakat) Hal ini merupakan Misi Instansi terutama pada Timur Rajin atau
dan arahan. 4. Tersedianya Jenis Jenis wujud dari nilai Nasinolisme Nilai BERBUDAYA. Etos Kerja tinggi)
3. Mengupulkan File File menurut jenis dan 3. Menghargai pendapat Atasan Proses digitalisasi
secara keseluruhan, kegunaan. pada saat Meminta Arahan mewujudkan misi:
4. Memilah File 5. Tersedianya folder berkas Merupakan Wujud nilai
Menciptakan
Berdasarkan Jenis sesuai tipe dan jenis Nasionalisme.
pemerintahan yang bersih,
Dan Kegunaan. 4. Bekerja Secara Teliti saat
transparan dan inovatif
5. Membuat Folder memilah File adalah penerapan
agar terbangun
Sesuai tipe dan jenis Nilai Tanggung Jawab.
berkas
pemerintahan yang efektif,
efisien dan terpercaya
melayani masyarakat
2. Mengumpulkan 1. Mengumpulkan file 1. Tersedianya data 1. Kerja cermat, Kegiatan ini mewujudkan Misi
merupakan Wujud
File akan akan yang akan didigitalisasi laporan Menciptakan pemerintahan
dari Rasa Tanggung
Didigitalisasi 2. Melakukan 2. Tersedianya data Jawab. yang bersih, transparan dan
Klasifikasi dan Laporan yang sudah 2. Dipastikan data inovatif agar terbangun
diklasifikasi.dan sesuai kebutuhan
Melakukan wujud dari pemerintahan yang efektif,
diverifikasi Komitmen Mutu.
verifikasi data efisien dan terpercaya
4. Adanya petunjuk 3. Sumber Data dapat
4. Mempelajari urutan dipercaya Dan Dapat melayani masyarakat, dan Visi
urutan data
pengarsipan File dipertanggung SEBER
pengarsipan File
jawabkan
4. Komitmen
Mutu,persiapan dan
perencanaan kegiatan
yang matang
3 Mempersiapkan 1. Mengidetifikasi 1. Tersedianya Perangkat 1. Kerja Keras, adalah Proses kerja yang Teliti Dan
Sarana Dan perangkat pendukung Pendukung yang akan wujud Dari Rasa Menjaga Komitmen Mutu
Prasarana kegiatan. digunakan. Tanggung Jawab Mendukung Visi- Misi
Kegiatan 2. Melakukan cek 2. Tersedia perangkat 2. Perangkat /alat kerja
Organisi terutama dalam hal
perangkat pendukung pendukung yang yg baik mewujudkan
Mengupayakan Integrasi dan
kegiatan (PC dan berfungsi dengan baik. Komitmen Mutu.
Efesiensi Layanan informasi
Scanner) 3. Dalam proses kita
3. Tersedianya e-mail di seluruh wilayah
3. Membuat e-mail Pasti Membutuhkan
Sebagai Sarana Pembuatan Manggarai Timur
sebagai menyedia Orang Lain
akun Google Drive
penyimpananan. merupakan wujud
Nasionalisme

4 Melakukan proses 1. Membuat tahapan- 1. Terlaksananya tahap- 1. Data yang discaning Kegiatan ini mendukung misi
kegiatan scanning tahapan kegiatan tahap melakukan Tidak disalagunakan mengupayakan penyelenggara
data scanning scaning data untuk Kepentingan Informasi dan Komunikasi
2. Melakukan proses Pribadi, adalag wujud Dengan Memaksimal
2. Tersedianya hasil
scanning data Rasa Tanggung Pemanfaatan Konten, SDM
Scanning data dalam
Jawab. serta sarana dan prasarana
bentuk digitalisasi.
2. Dalam proses kita Lokal.
Pasti Membutuhkan
Orang Lain
merupakan wujud
Nasionalisme
5 Melakukan 1. Mengupload hasil 1. Terlaksananya Dalam Tahapan Ini Kegiatan ini mendukung Memiliki
proses scanning softcopy proses yang dibutuhkan misi inovasi dalam
Upload data disimpan ke media penyimpanan adalah Kecermatan mengupayakan pembuatan
ke penyimpanan data data pada media penyelenggara media
(Tanggung Jawab),
media (Google Drive) (Google Drive). Informasi dan penyimpanan
Ketelitian
penyimpanan 2. Mengecek hasil 2. Tersedianya hasil Komunikasi online khusus
(Komitmen
(Google Drive) scanning softcopy scanning Dengan Memaksimal Subbagian
Mutu),Tanggung
tersimpan dalam softcopy yang Pemanfaatan Konten, Perencanaan Dan evaluasi
Google Drive. tersimpan dalam
Jawab, dan SDM
3. Membuat Google Drive. Kejujuran (Anti serta sarana dan
shortlink 3. Terbentuknya korupsi). prasarana lokal.

khusus berkas shortlink dari Nasionalisme,

bit.ly pihak yang
yang ingin
dibagikan membutuhkan

kepihak yang mudah mengakses.

membutuhkan. Komitmen Mutu,

kemudahan dalam
mengakses berkas
yang diinginkan
Etika publik,
menjelaskan dan
membagikan
shortlink
6 1. Mencatat semua 1.Tersedianya catatan 1. Saran Adalah Budaya seorang Aparatur
Melakukan kegiatan yang kegiatan Secara Mendengarkan Sipil
dilakukan secara Menyeluruh. Pendapat Orang Negara dalam
Evaluasi Kegiatan berkala dan sistematis Lain(Nasionalisme). menjalankan
2.Terlaksananya kegiatan
2. Konsultasi tentang 2. Data yg Didigitalisasi tugas dapat ditunjukan
evaluasi
proses kegiatan yang dipastikan Dapat dengan melakukan
3.Adanya masukan
berjalan Berguna Bagi Instansi evaluasi kembali hasil
tentang proses
3. Meminta masukan Dan Dapat digunakan kerja dan
tentang proses
kegiatan yang secara membuat
kegiatan yang sudah sudah berjalan Berkelanjutan(Komitm laporan sesuai kegiatan
berjalan en Mutu) yang dilakukan
 F. JADWAL RENCANA KEGIATAN
Jadwal Kegiatan Rancangan Aktualisasi

No
MEI JUNI
Kegiatan Minggu Minggu Minggu Minggu Minggu
Pertama Kedua Ketiga Kempat Pertama
1. Mengidentifikasi Jenis File yang

akan didigitalisasi.
2. Melakukan pengumpulan data.

3. Mempersiapkan sarana prasaranan

4. Melakukan proses kegiatan
scanning data.
5. Melakukan proses Upload data ke
6. Melakukan Evaluasi