Invitation Letter | Bahasa Inggris

Kelas 11
PLEASE, ATTEND TO THE EVENT

Surat undangan sudah sering kita temukan misalnya surat dari sekolah seperti
undangan meeting parents, pernikahan, dan undangan resmi lainnya. Surat
undangan ini bermanfaat untuk mempererat hubungan dengan orang lain. Selain
itu, kemungkinan besar kamu akan bertemu banyak orang untuk menambah
relasimu. Bisa saja diantara kenalan baru tersebut menjadi mitra kerja, teman
baru, atau bisa jadi jodoh! Siapa tahu kan~ Yuk, simak penjelasan berikut
mengenai surat undangan!

A. Fokus Pembelajaran
Fokus pembelajaran materi adalah:

 Surat Undangan
 Surat undangan resmi (invitation letter)

B. Pengertian Invitation Letter

Invitation letter atau surat undangan adalah jenis surat yang ditulis oleh suatu
organisasi atau individu untuk menanyakan kehadiran atau kesediaan mereka
untuk berpartisipasi dalam sebuah acara resmi (formal) maupun pribadi (informal).

C. Jenis Invitation Letter

Ada dua jenis surat undangan, yaitu:

1. Surat Resmi | surat ini ditulis secara resmi dan dari orang-orang tertentu.
Bentuk surat memiliki format resmi. Yang termasuk jenis surat ini adalah surat
undangan pertemuan, wawancara kerja, pelatihan atau konferensi, dan jenis
acara formal lainnya.

2. Surat Pribadi | Berbeda dengan surat resmi, surat pribadi digunakan untuk
mengundang orang yang kita kenal atau dekat, bisa teman, sanak saudara,
keluarha, tetangga, untuk acara pernikahan, pesta ulang tahun, perayaan satu
tahun pernikahan, kelahiran bayi, dan kegiatan yang berkaitan dengan pribadi
lainnya.
D. Bagian-Bagian Formal Invitation Letter
1. Letter Head (Kepala Surat) |di dalam kepala surat ini berisi tentang identitas
perusahaan atau institusi seperti: nama, merek dagang, jenis, alamat lengkap dan
juga logo dari perusahaannya., yaitu:

Melisa cake and Bakery

The central of various cake and Bakery
Marisa street number 5 jakarta barat
75966858

Tulis nomor alamat dengan angka, bukan huruf.

2. The Dateline (Penanggalan) |Apabila ingin menulis surat, kamu bisa
menuliskan tanggalnya dengan bahasa Inggris Amerika atau Britania seperti:

British style American style

January 2nd ,2016 2 January ,2016

3. Adressee details (Alamat rinci) | bagian ini berisi nama lengkap penerima

beserta gelar (jika perlu) dan jabatan, nama perusahaan atau institusi, lalu nama
kota.

Zonia Fernandez
Woman Accessories and Clothes
Idaho street number 5 blok B – Pasar Minggu
Jakarta

4. The Subject Line (Garis Persoalan) |pada poin ini, topik yang ingin kamu
sampaikan atau maksud isi surat yang dibuat penting untuk disebutkan agar
pembaca lebih mudah memahami.

 Subject : Salesman’s incentive Compensation Plan

 Subject : the canceling of the PT. Horriga Palembang
 Subject : the ordering of shoes “spotex”

5. The Salutation (Salam) |dengan adanya salam, kamu akan lebih mudah untuk

menyapa atau menyebut orang yang dituju dengan sapaan ini.

 Dear Sir,
 Dear Madam,
 Dear Mrs. Aline,
6. The Body of The Letter (Badan Surat) |dari namanya juga kamu bisa menebak
kalau, “body=badan/tubuh” jadi di body of the letter kamu memberikan isi dari
surat secara detail, berbeda lho sama subject line. Isi surat mengandung
keseluruhan maksud kamu mengirimkan surat. Satu hal lagi yang penting yaitu
menyebutkan tanggal, waktu dan tempat menggunakan kata-kata, bukan angka.
Misalnya:

 Friday, the twelfth of February at half past six o’clock.

7. The Complimentary (Salam Penutup) |bagian ini dimaksudkan untuk salam

penutup. Misalnya

 Your faithfully,
 Dear,
 Very truly yours,

8. Signature (Tanda Tangan) |tanda tangan pengirim

9. Reference /initial (Penulis Surat) |Berisi tentang nama panjang atau inisial si

penulis/pemimpin perusahaan atau institusi, yaitu:

 Methew Robinson
 Caroline Martina Situmorang
 Willona Siregar

10. Enclosure Notation (Lampiran) |The enclosure notation adalah lampiran yang

disertakan namun di lain halaman. Misalnya :

 Enclosure : catalogue
 Enclosure notation : price list
 Enclosure : shoes style

11. Carbon Copy Notation (Tembusan) |Berisi tentang lembar yang digandakan

12. Special Instruction (Instruksi khusus) |bagian ini terletak di ujung bawah

sebelah kanan undangan yang menyebutkan aturan atau instruksi khusus saat
menghadiri acara dan sesuai dengan konsep yang membuat acara, misalnya
seperti: Black tie; Dress code:smart, casual.

13. RSVP | RSVP sering muncul dalam surat resmi. RSVP berasal dari bahasa
Prancis, Repondez, sil vous plait atau dalam bahasa Inggris
artinya adalah Please reply (tolong balas). Balas segera mungkin untuk
mengkonfirmasi kehadiran kamu. Aturannya adalah:

 Jika tidak terdapat kartu RSVP maka buat RSVP tertulis dan masukkan ke
amplop surat undangan tadi, kirim ke alamat di undangan tersebut atau kontak
yang tersedia untuk RSVP
 Jika terdapat kartu RSVP maka konfirmasi suratnya dan masukkan ke
dalam amplop dari surat undangan tadi, kirim ke alamat di undangan tersebut
atau kontak yang tersedia untuk RSVP
 Jika kamu tidak membuat surat konfirmasi RSVP, maka pembuat acara
akan berekspektasi kamu akan hadir ke acaranya.
E. Ungkapan mengundang dalam Invitation
Letter
1. Ungkapan mengundang menggunakan unsur kebahasaan
‘would like’

Would like biasanya digunakan untuk mengundang orang datang ke acara.

Frasa formal

→ Would you like to + verb without infinitives?

would you like to join us for lunch?
→ I’d like to ask you to + verb without infinitives?
I’d like to ask you to attend the opening ceremonies next week.
→ It would be my pleasure if you would + verb 1
It would be my pleasure if you would attend my birthday party.
→ May I have the honor of your + noun ?
May I have the honor of your presence at dinner on Friday?

Frasa Informal

→ Why don’t we + verb 1

Why don’t we go out for dinner?
→ Let’s + verb 1
Let’s get a doughnut.
→ Shall we + verb 1
Shall we get some dinner tonight?
2. Ungkapan lain untuk mengundang

 requests the pleasure of your company at…

(meminta kesediaan perusahaan anda pada…)
 …requests the honor of your company.
(…memohon kehadiran perusahaan anda.)
 cordially invites you to…
(dengan hormat mengundang anda untuk…)
 invites you to join us (kurang formal).
(mengundang anda untuk bergabung dengan kami.)
 You are cordially invited to…
(dengan hormat anda diundang ke…)
 I was wondering if you’d like to…
(saya ingin tahu apakah kamu mau…)
 I’d like you to come to…
(aku ingin kamu datang ke…)

F. Etika bersurat dalam Formal Invitation Letter

1. Accepting an invitation (menerima undangan)

Jika setuju untuk menghadiri atau berpartisipasi, tulis surat balasan sesegera
mungkin. Dalam body letter harus ada: apresiasi telah diundang, konfirmasi
kehadiran dengan menyebutkan identitas diri, menyebutkan kembali informasi
penting acara dalam undangan dengan rinci seperti tanggal, nama acara.

 That’s very kind of you.

 Thank you very much for inviting me.
 It’s delightful to join you on the celebration.
2. Declining an invitation (menolak undangan)

Menolak undangan harus dengan sopan dan memperhatikan tiga hal ini:

a. Pernyataan apresiasi telah diundang

 I was honored to be invited to the opening ceremony for the Legend’s Art
Exhibition
 Thank you for including me on your guest list for the upcoming dinner with
Dr. Chang.

b. Pernyataan menyesal tidak bersedia memenuhi undangan.

 Unfortunately, the mail delayed my invitation and it did not arrive until
yesterday. There is no possible way I can rearrange my schedule at this time.
I’m deeply sorry.
 I regret, I’ll be out of the city on September 6.
 I’m terribly sorry but I already have other appointments.
 Sorry, but it looks like I can’t make it.
 Noember 11 is our parent’s anniversary and we have made a special plan
for this event. Please accept our regret this time.

c. Pernyataan yang mengharapkan kesuksesan acara

 My best regards for the dinner and discussions.

 I do hope the meeting turns out to be profitable for all concerned.
 Thank you for thinking of me and best wishes for an enjoyable and
successful evening.