Bagian-Bagian Formal Invitation Letter

1. Letter Head (Kepala Surat) |di dalam kepala surat ini berisi tentang identitas perusahaan
atau institusi seperti: nama, merek dagang, jenis, alamat lengkap dan juga logo dari
perusahaannya., yaitu:

Melisa cake and Bakery

The central of various cake and Bakery
Marisa street number 5 jakarta barat
75966858

Tulis nomor alamat dengan angka, bukan huruf.

2. The Dateline (Penanggalan) |Apabila ingin menulis surat, kamu bisa menuliskan
tanggalnya dengan bahasa Inggris Amerika atau Britania seperti:

British style American style

January 2nd ,2016 2 January ,2016

3. Adressee details (Alamat rinci) | bagian ini berisi nama lengkap penerima beserta gelar
(jika perlu) dan jabatan, nama perusahaan atau institusi, lalu nama kota.

Zonia Fernandez
Woman Accessories and Clothes
Idaho street number 5 blok B – Pasar Minggu
Jakarta

4. The Subject Line  (Garis Persoalan) |pada poin ini, topik yang ingin kamu sampaikan
atau maksud isi surat yang dibuat penting untuk disebutkan agar pembaca lebih mudah
memahami.

 Subject : Salesman’s incentive Compensation Plan

 Subject : the canceling of the PT. Horriga Palembang
 Subject : the ordering of shoes “spotex”

5. The Salutation (Salam) |dengan adanya salam, kamu akan lebih mudah untuk menyapa
atau menyebut orang yang dituju dengan sapaan ini.

 Dear Sir,
 Dear Madam,
 Dear Mrs. Aline,
6. The Body of The Letter (Badan Surat) |dari namanya juga kamu bisa menebak kalau,
“body=badan/tubuh” jadi di body of the letter kamu memberikan isi dari surat secara detail,
berbeda lho sama subject line. Isi surat mengandung keseluruhan maksud kamu mengirimkan
surat. Satu hal lagi yang penting yaitu menyebutkan tanggal, waktu dan tempat menggunakan
kata-kata, bukan angka. Misalnya:

 Friday, the twelfth of February at half past six o’clock.

7. The Complimentary (Salam Penutup) |bagian ini dimaksudkan untuk salam penutup.

Misalnya

 Your faithfully,
 Dear,
 Very truly yours,

8. Signature (Tanda Tangan) |tanda tangan pengirim

9. Reference /initial (Penulis Surat) |Berisi tentang nama panjang atau inisial si

penulis/pemimpin perusahaan atau institusi, yaitu:

 Methew Robinson
 Caroline Martina Situmorang
 Willona Siregar

10. Enclosure Notation (Lampiran) |The enclosure notation adalah lampiran yang disertakan

namun di lain halaman. Misalnya :

 Enclosure : catalogue
 Enclosure notation : price list
 Enclosure : shoes style

11. Carbon Copy Notation (Tembusan) |Berisi tentang lembar yang digandakan

12. Special Instruction (Instruksi khusus) |bagian ini terletak di ujung bawah sebelah kanan

undangan yang menyebutkan aturan atau instruksi khusus saat menghadiri acara dan sesuai
dengan konsep yang membuat acara, misalnya seperti: Black tie; Dress code:smart, casual.

13. RSVP | RSVP sering muncul dalam surat resmi. RSVP berasal dari bahasa
Prancis, Repondez, sil vous plait  atau dalam bahasa Inggris artinya adalah Please
reply (tolong balas). Balas segera mungkin untuk mengkonfirmasi kehadiran kamu.
Aturannya adalah:

 Jika tidak terdapat kartu RSVP maka buat RSVP tertulis dan masukkan ke amplop surat
undangan tadi, kirim ke alamat di undangan tersebut atau kontak yang tersedia untuk
RSVP
 Jika terdapat kartu RSVP maka konfirmasi suratnya dan masukkan ke dalam amplop dari
surat undangan tadi, kirim ke alamat di undangan tersebut atau kontak yang tersedia untuk
RSVP
 Jika kamu tidak membuat surat konfirmasi RSVP, maka pembuat acara akan
berekspektasi kamu akan hadir ke acaranya.

1. Accepting an invitation (menerima undangan)

Jika setuju untuk menghadiri atau berpartisipasi, tulis surat balasan sesegera mungkin.
Dalam body letter harus ada: apresiasi telah diundang, konfirmasi kehadiran dengan
menyebutkan identitas diri, menyebutkan kembali informasi penting acara dalam undangan
dengan rinci seperti tanggal, nama acara.

 That’s very kind of you.

 Thank you very much for inviting me.
 It’s delightful to join you on the celebration.

2. Declining an invitation (menolak undangan)

Menolak undangan harus dengan sopan dan memperhatikan tiga hal ini:

a. Pernyataan apresiasi telah diundang

 I was honored to be invited to the opening ceremony for the Legend’s Art Exhibition
 Thank you for including me on your guest list for the upcoming dinner with Dr. Chang.

b. Pernyataan menyesal tidak bersedia memenuhi undangan.

 Unfortunately, the mail delayed my invitation and it did not arrive until yesterday. There is no
possible way I can rearrange my schedule at this time. I’m deeply sorry.
 I regret, I’ll be out of the city on September 6.
 I’m terribly sorry but I already have other appointments.
 Sorry, but it looks like I can’t make it.
 Noember 11 is our parent’s anniversary and we have made a special plan for this event. Please
accept our regret this time.

c. Pernyataan yang mengharapkan kesuksesan acara

 My best regards for the dinner and discussions.

 I do hope the meeting turns out to be profitable for all concerned.
 Thank you for thinking of me and best wishes for an enjoyable and successful evening.
To:  Budi
I invite you to attend 17th my
birthday party. It will be held:
Day/Date: Sunday/ 17 August 2016
Time : 03.00 p.m
Place: at my sweet house ( Pring
Kuning Street number 17)
I hope your coming
To:  Reva
Would you like to come to my
parents wedding anniversary party.
The party will be held:
Day/ date: Sunday/11 march 2016
Time: 07.00 pm
Place: at my house
No meaning without your coming.
Your Best friend
Boy