SURAT DINAS

Kepala Surat
 Tanggal Surat
Salah
KEPALA SURAT
____________________________________________________
Surabaya, 12 Februari 2007

Salah
KEPALA SURAT
____________________________________________________
Surabaya, 12 – 2 - ’07

Benar
KEPALA SURAT
____________________________________________________
12 Februari 2007
 Hal Surat
Salah
Hal: Penentuan petugas pameran (dalam rangka Dies
Natalis X dan Lustrum II) yang akan
diselenggarakan tanggal 5 – 10 Mei 2000.-
Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar mata kuliah
Bahasa Indonesia untuk Sekolah Tinggi Ekonomi
Surabaya.

Benar
Hal: Petugas pameran Dies Natalis
Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar Bahasa
Indonesia
 Hal Surat
Surat undangan untuk rapat sering terjadi
kesalahan penulisan, kata undangan dituliskan
pada hal surat. Ini berarti bahwa yang menjadi
pokok masalah adalah undangannya dan bukan
rapatnya.

Salah Hal : Undangan Rapat pleno

Benar Hal : Rapat pleno

Nomor Surat

SalahBenar
Nomor: 125/P1/XII/’06 Nomor: 125/P1/XII/2006
No.: 125/P1/XII/’06.- No.: 125/P1/XII/2006

Lampiran Surat

SalahBenar
Lampiran: satu berkas Lampiran: Satu berkas
Lamp.: dua puluh lima lembarLamp.: 25 lembar
Lampiran: 2 (dua) eksemplar Lampiran: Dua eksemplar
Alamat tujuan surat
Aturan penulisan alamat tujuan surat :
1. Tidak perlu menggunakan kata ‘kepada’ tetapi langsung
menggunakan kata ‘Yang Terhormat’ (penulisannya boleh
disingkat [Yth.]
2. Tidak perlu menggunakan kata sapaan ‘Bapak atau Ibu’ jika
yang dituju adalah nama jabatan seperti bupati, camat,
direktur, kepala desa, dsb.
3. Tetapi jika yang dituju adalah nama individunya maka boleh
ditambahi dengan kata sapaan ‘bapak’ atau ‘ibu’ atau
‘saudara’
4. Kata jalan tidak boleh disingkat. Jika setelah nama jalan
ada nomor maka tidak perlu diberi tulisan ‘nomor’.
5. Sebelum nama kota tidak perlu diberi kata ‘di’.
 Contoh :

Yth. Bupati Kediri

Jalan Mayor Bismo 66
Kediri

Contoh :

Yth. Ibu Yuli Astuti

Jalan Delima 10
Sidoarjo
 Alamat Surat

Salah: Kepada
Sdr. Drs. ANDREAS BUDIONO
Jln. Bukit Barisan 9
MALANG 65208

Benar: Yth. Drs. Andreas Budiono

Jalan Bukit Barisan 9
Malang 65208
 Alamat Surat

Salah Kepada Yth.

Sdr. Kepala Pusat Pembinaan dan
Pengembangan Bahasa
Jl. Daksinapati Barat IV
Jakarta – Timur.

Benar Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan

Pengembangan Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Jakarta Timur
 Alamat Surat

Salah Kepada Bapak Kapten Santiaki

JALAN BARONDONG GARING 6
BANDUNGAN
SEMARANG

Benar Yth. Kapten Santiaki

Jalan Barondong Garing 6
Bandungan
Semarang
 Alamat Surat

Salah Yth. Bank Dagang Negara

Jalan M.H. Thamrin
Jakarta Pusat

Benar Yth. Pimpinan Bank Dagang Negara

Jalan M.H. Thamrin
Jakarta Pusat
 Alamat Surat

Salah Yth. Rektor

Universitas Negeri Malang
Malang 65145

Benar Yth. Rektor

Universitas Negeri Malang
 Salam Pembuka
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara Andi yang terhormat,
Ibu Patricia yang terhormat,
Bapak Sukarno yang terhormat,

Di samping itu, ada salam khusus:

Salam kasih dalam Yesus Kristus,

Assalamualaikum W.W.,
Salam Pramuka,
 Paragraf Pembuka

1. Isinya tentang: pemberitahuan, pertanyaan,

pernyataan, atau permintaan

a. Kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwa

pelaksanaan ujian dinas di lingkungan …

b. Sehubungan dengan surat kami tanggal 5

Agustus 1999, No. 425/F1/VIII/1999, dengan
ini kami mohon agar Saudara segera mengirimkan
surat keterangan lolos butuh dari pimpinan
Saudara.
 Paragraf Pembuka

c. Bersama ini saya kirimkan contoh laporan

teknis yang Saudara minta.

d. Kami beri tahukan dengan hormat bahwa

Koperasi Pegawai Republik Indonesia
(KPTI) Universitas Negeri Malang pada tahun
ini…
 Paragraf Pembuka
2. Isinya tentang: Surat balasan

a. Surat Saudara tanggal 27 Februari 1998 sudah

kami terima terima dengan senang hati.
Bertalian dengan itu, kami ingin menang-
gapinya sebagai berikut.

b. Sebuhungan dengan surat Saudara tanggal

28 Maret 1996, No. 21/U/III/1996 tentang
syarat-syarat sayembara, kami memberita-
hukan hal-hal berikut.
 Paragraf Pembuka

c. Pertanyaan Saudara yang tertera pada

surat Sauadara tanggal 1 November 1996,
No. 05/Diklat/XI/1996 akan kami jawab
sebagai berikut.

Catatan: Kata kami digunakan jika penulis mewa-

kili suatu organisasi atau suatu instansi.
Jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti
yang tepat adalah saya.
Isi surat
Isi surat tergantung dari keperluan surat tersebut dibuat bisa berupa
surat undangan, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan,
surat izin, dsb. Tetapi secara umum, isi surat dinas adalah bagian
pembukaan, bagian inti, & bagian penutup.

Contoh surat undangan :

Mengharap dengan hormat atas kehadiran Bapak/Ibu pada
rapat yang akan diselenggarakan pada
hari : Senin
tanggal : 14 September 2009
waktu : pukul 20.00 WIB
tempat : Balai Desa Kalipucang
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian
Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Paragraf Penutup

Isinya tentang penegasan isi surat. Di samping

itu, berisi harapan, dan ucapan terima kasih.

a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima

kasih.
b. Harapan kami, semoga kerja sama ini dapat kita
tingkatkan terus.
c. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi
Sauadara.
 Salam Penutup

Hormat kami,
Salam kami,
Salam dan doa kami,
Teiring salam dalam Kristus,
Wassalam,
 Tanda tangan, nama jelas,
jabatan

Salah Benar

tanda tangan tanda tangan

(Drs. SUNTORO).- Drs. Suntoro

Kepala Kepala
Tanda tangan, nama jelas, jabatan

Salah Benar

tanda tangan tanda tangan

M. Arselan, S.E. M. Arselan, S.E.

Direktur Direktur
Tanda tangan, nama jelas, jabatan

Salah Benar

tanda tangan tanda tangan

Prof. DR. Dr Budiman Prof. Dr. dr. Budiman

REKTOR NIP 130427722
NIP 130427722 Rektor
 Singkatan a.n. digunakan jika penandata-nganan
dilakukan oleh pejabat setingkat di bawah
pimpinan, yang ditunjuk oleh pimpinan instansi.

a.n. Direktur Utama

PT Sumber Waras

tanda tangan

Mardoni
Direktur Pemasaran
Singkatan u.b. (untuk beliau) digunakan jika pejabat
yang diberi kuasa itu menguasakan penandatanganan
surat kepada pejabat yang satu tingkat di bawahnya.
Singkatan u.b. digunakan setelah singkatan a.n. jadi,
tidak boleh seperti singkatan anb.

a.n Rektor
Pembantu Rektor 1,
u.b.
Kepala Biro Administrasi Umum dan keuangan,

t.t.

Prof. Dr. Cakra Krisna

 Tembusan Surat
Fungsinya agar pembaca mengetahui bahwa
surat yang diterima perlu diketahui dan dibaca
oleh pihak lain.

Salah
1. Kepada Yth. Bapak Direktur Sarana Pendidikan
2. Yth. Kepala Bagian Tata Usaha (sebagai undangan)
3. Sdr. Sukijan (agar dilaksakan)
4. Arsip
 Tembusan Surat
Benar
Tembusan:
1.Direktur Sarana Pendidikan
2.Kepala Bagian Tata Usaha
3.Sdr. Sukijan
Pemilihan Kata
a. Asas ketepatan
(X) Bersama Ini kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat Senat
Fakultas yang diselenggarakan.
(V) Dengan

(V) Bersama Ini kami kirimkan satu eksemplar buku Surat-menyurat Resmi
kepada Saudara.
(X) Dengan

Dekan Fakultas Sastra

(X) menugasi Penyusunan laporan tahunan itu kepada Pembantu

Dekan 1
(V) menugaskan

(V) menugasi Pembantu Dekan 1 untuk menyusun laporan

tahunanan
(X) menugaskan
a. Asas Kecermatan
memang, ada hubungan antara bahasa

(X) dengan bangsa yang memilikinya

(V) dan

surat lamaran pekerjaan itu bukan surat dinas,

(V) melainkan surat pribadi.

(X) tetapi

surat lamaran pekerjaan itu tidak tergolong surat dinas,

(X) melainkan surat pribadi.

(V) Tetapi
c. Asas Keserasian
1. Surat peryataan ini
(X)Kami buat dengan sebenarnya
(V)saya
2. Atas perhatian
(V)Bapak/Ibu Terhadap surat lamaran ini,
(X)saudara
(X)Anda
(X)Kami ucapkan terima kasih
(V)saya
3. Kami beri tahukan dengan hormat bahwa surat lamaran
(X)anda sudah kami terima dengan baik
(V)saudara
4. Tugas ini hendaknya

(x) Anda

(?) Saudara dengan sebaik-baiknya

(V) dilaksanakan

5. Mohon kuitansi ini

(?) Bapak tanda-tangani

(V) ditandatangani dan segera kembali kepada kami paling lambat tanggal 7
Februari 2016
(?) bapak kirimkan

(V) dikirimkan
Kalimat
a. Lengkap
Menurut Prof. Drs. Soedjito (2015: 25), “Kalimat
lengkap adalah kalimat yang unsur wajibnya
lengkap, yaitu ada subjeknya (S) dan ada
predikatnya (P).”
X Mengharap (P) dengan hormat kehadiran Saudara
dalam pertemuan yang akan diselenggarakan…
V Kami (S) mengharap (P) dengan hormat kehadiran
Saudara dalam pertemuan yang diselenggarakan…
b. Sopan/Halus
Dengan ini kami beri tahukan bahwa surat

(X) Anda

(V) Saudara Sudah kami terima dengan baik

(V) Bapak/Ibu

c. Jelas
(X) Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih

(V) Atas perhatian

Saudara
Kami ucapkan terima kasih
Bapak/Ibu