PENYUSUNAN SURAT BAHASA INDONESIA

A. Bagian-Bagian Surat dan Fungsinya

Bagian surat dinas/resmi sebagai berkuutnya
1. Kepala surat atau kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran surat
5. Hal surat
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Paragraf pembuka
9. Paragraf isi
10. Paragraf penutup
11. Salam penutup
12. Tanda tangan
13. Nama jelas
14. Jabatan
15. Tembusan
16. Inisial

1. Kepala Surat/Kop Surat

Kepala surat lazim pula disebut kop surat tercantum hal sebagai berikut
a. Nama instansi atau badan usaha
b. Alamat lengkap, nomor telepon, jenis usaha, nama bank, dll.
c. Lambang atau logo
Nama instansi ditulis seluruhnya dengan huruf kapital. Logo dicantumkan disebelah
kirinya. Alamat dapat ditulis dengan huruf kapital seluruhnya tetapi dengan ukuran huruf
yang lebih kecil. Alamat juga dapat dituliskan dengan huruf kapital pada setiap unsur
awalnya, kecuali kata tugas atau preposisi.

Misal

Jalan H.R Rasuna Said, Kuningan, Jakarta Selatan ( Benar )

Jalan H.R. Rasuna Said – Kuningan – Jakarta Selatan ( Salah )

2. Tanggal Surat
 Penulisan tanggal surat, bulan, dan tahun ditulis lengkap tanpa disingkat. Nama
kota tidak dicantumkan karena nama kota sudah tercantum di kop surat. Bila tidak
ada kop surat, nama kota dicantumkan. Penulisan tanggal tidak diakhiri dengan
tanda baca titik (.).
Misal
Jakarta, 25 Maret 2008 (benar)
25 Maret 2008 (benar)
Jakarta, 25 – 03 – 2008 (salah)
25 – 03 – 2008 (salah)

3. Nomor Surat
Nomor surat berfungsi sebagai
a. Alat petunjuk bagi petugas filing
b. Alat untuk mengetahui unit asal surat
c. Alat untuk mengetahui banyaknya surat yang keluar
d. Alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada
periode tertentu
e. Alat referensi
Misal
Nomor : 3932/F8/UI.2/04.- ( salah)
No. : 3601/F8/UI.1/04. (salah)
Penggunaan tanda baca titik (.) dan tanda hubung (-) pada akhir nomor surat
tidak mendukung fungsi apa pun.
Nomor : 3932/F8/UI.2/04 (benar)
No. : 3601/F8/UI.1/04 (benar)

4. Lampiran
Lampiran berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang sesuatu
yang dilampirkan.
Misal

Benar Salah
Lampiran : Lima lembar Lampiran : 5 (lima) lembar
Lamp. : Satu berkas Lamp. : 1 berkas
Lampiran : 25 eksemplar Lampiran : 25 eksemplar.-
Lamp. : Dua helai Lamp. : 2 helai.
 Kata Lampiran atau Lamp. Tidak perlu dicantumkan jika surat yang dikirimkan itu
tidak menyertakan lampiran.
Misal
Lampiran : - ( salah )
Lamp. :0 ( salah )

5. Hal atau Perihal Surat

Penulisan hal surat ditulis secara singkat, jelas, dan dapat mencakupi seluruh
masalah pokok yang disampaikan dalam surat.
Tepat Salah
Hal : Pengiriman barang Hal : Pengiriman Barang
Hal : Penawaran barang Hal : Penawaran barang.
Hal : Undangan Hal : UNDANGAN
Hal : Pemberitahuan Hal : Pemberitahuan.
Hal : Penugasan Hal : PENUGASAN

6. Alamat Tujuan
Penulisan alamat yang dituju mempunyai beberapa ketentuan .
a. Alamat ditulis dipojok kira atau kanan atas. Penulisan alamat di pojok kiri
atas lebih menguntungkan karena kemungkinann terjadinya pemenggalan
alamat tidak ada karena bila alamat cukup panjang pun dapat ditulis leluasa
tanpa pemengalan.
b. Penulisan alamat yang dituju cukup diawali dengan Yth. (disertai tanda baca
titik) atau secara lengkap, yaitu Yang terhormat. Penulisan Yth. tidak
didahului kata kepada.
Jika yang dituju memiliki galar akademik atau pangkat, penggunaan kata
sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak dicantumkan.
Jika yang dituju berupa nama jabatan seseorang seperti direktur, kepala
personalia, atau kepala instansi tertentu, pemakaian kata sapaan Bapak, Ibu,
Saudara tidak dituliskan.
c. Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan lainnya hanya jika digunakan
jika alamat yang dituju mengacu kepada nama seseorang.
Perhatikan penulisan yang tidak tepat
Yth. Bapak Direktur PT Gramedia
Yth. Ibu Dra. Siti Aminah
Yth. Bapak Letkol Mujiono
Bandingkan dengan penulisan yang tepat
Yth. Direktur PT Gramedia
 Yth. Ibu Siti Aminah
Yth. Letkol Mujiono

Tepat Tidak Tepat

Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun,
Jakarta Timur
Yth. Manajer CV Bayu Sakti
Jalan Kebangkitan Nasional No. 5
Palembang
Yth. Direktur PT Gramedia
u.p Kepala Bagian Redaksi
Jalan Palmerah Selatan 22-28
Jakarta Pusat 10270
Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun,
Jakarta Timur.
Yth. CV Bayu Sakti
Jalan Kebangkitan Nasional No. 5
Palembang
Kepada Yth. Direktur PT Gramedia
U.P. Kepala Bagian Redaksi
Jalan Palmerah Selatan 22-28
Jakarta Pusat 10270

7. Salam Pembuka
Beberapa salam pembuka yang bisa digunakan dalam surat resmi Indonesia.
Penulisan salam pembuka ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
baca koma (,).
Penulisan salam pembuka yang biasa digunakan : Dengan hormat, Yang terhormat,
Salam sejahtera, Assalamualikum.
8. Paragraf Pembuka
Fungsi utama paragraf pembuka adalah menghubungkan pikiran pembaca dan
pokok masalah yang disampaikan.
Beberapa contoh kalimat yang mengawali paragraf pembuka
a. Melalui surat ini kami ingin memperkenalkan produk-produk yang dihasilkan
oleh perusahaan kami.
b. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Desember 2004 Nomor
512/F2/2004, bersama ini kami kirimkan daftar harga barang yang Saudara
minta.
c. Melalaui surat ini kami ingin memberitahukan bahwa sejumlah barang yang
Saudara kirimkan sudah kami terima.

9. Paragraf Isi
Paragraf ini merupakan inti sebuah surat. Paragarf isi hendaknya dapat
merumuskan masalah yang diinginkan.
10. Paragraf Penutup
Merupakan bagian akhir yang berfungsi untuk mengakhiri surat. Paragraf ini berisi
harapan dan ucapan terima kasih yang disampaikan kepada penerima surat.
Misal
a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b. Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
c. Kami berharap kerjasama selama ini dapat membuahkan hasil yang lebih
baik.
d. Mudah-mudahan informasi ini dapat bermanfaat bagi Saudara

Beberapa contoh paragraf penutup surat yang tidak tepat.

a. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

b. Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan banyak terima kasih.

11. Salam Penutup

Salam penutup berfungsi sebagai menyatakan rasa hormat kepada penerima surat.
Penulisan salam penutup ditulis dengan huruf kapital pada huruf awalnya, diakhiri
dengan tanda.
Misal
Hormat kami,
Hormat Kami (salah)
Hormat kami,
Salam takzim,
Salam Takzim (salah)

12. Tanda Tangan

Tanda tangan merupakan pelengkap surat resmi. Posisi tanda tangan adalah
antara salam penutup dan nama jelas.

13. Nama Jelas, Jabatan, dan NIP/NIK

Nama penanda tangan dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya
sejajar dengan penutup. Nama penanda tangan ditulis huruf kapital huruf awal tiap
usur namanya saja, tanpa menmakai tanda baca kurung ((….))
Tepat Tidak tepat
Tanda tangan Tanda tangan
 Drs. Jordan Kamagi (Drs. Jordan Kamagi)
Kepala Kepala
Tanda tangan Tanda tangan
Morgan, S.E. Morgan, S.E.
Direktur Direktur
Tanda tangan Tanda tangan
Faraby, S.H. FARABY S.H.
Rektor Rektor
Tanda tangan Tanda tangan
Aisha Farell, M.Si. Aisha Farel S.H.

14. Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat
yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi
surat yang bersangkutan. Istilah tembusan lazim pula disebut tindasan atau c.c
(carbon copy). Penulisan tembusan tidak perlu mencantumkan sapaan hormat atau
Yang Terhormat juga tidak perlu dicantumkan arsip ata upertinggal karena bagian
pengarsipan pun tidak diberi tembusan sebab memang sudah tugasnya
mengarsipkan surat.
Misal
Tepat Tidak Tepat
Tembusan: Tembusan:
a. Menteri Pendidikan Nasional 1. Kepada Yth.
b. Direktur Jendral Kebudayaan Bapak Menteri Pendidikan Nasional.
c. Kepala Pusat bahasa 2. Kepada Yth.
d. Kepala Bagian Tata Usaha Bapak Direktur Jendral Kebudayaan.
3. Kepada Yth.
Bapak Kepala Pusat Bahasa.
4. Kepada Yth.
Bapak Kepala Bagian Tata Usaha.
5. Arsip.

15. Inisal
Inisal dalam surat-menyurat disebut sandi. Inisaial adalah tanda atau kode
pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan nama
pengetiknya. Tujuannya jika terjadi kekeliruan di dalam surat itu dengan mudah
pimpinan dapat mengecek kembali kepada pihak bersangkutan.
 Di dalam penulisan surat , inisial ditempatkan pada bagian paling bawah di sebelah
kiri, tepat di bawah tembusan (jika ada tembusan)
Misal
AM/Sd
AM : Singkatan nama pengonsep, Abdullah Marcell
S/d : Singkatan nama pengetik, Sorditia

B. Format Surat
Beberapa format surat resmi yang biasa digunakan di Indonesia, antara lain
sebagai berikut :
1. Lurus penuh (Full Block Style)
2. Lurus (Block Style)
3. Setengah lurus A ( Semi Block Style)
4. Setengah lurus B (Semi Block Style)
5. Lekuk (Indented Style)
6. Menggantung (Hanging Paragraph Style)

Contoh 1

Format Lurus Penuh (Full Block Style)

Kepala Surat / Kop Surat

(Tanggal)
Nomor :
Lampiran :
Hal :

Yth………………
…………………………
…………………………
(Salam Pembuka),
………………………………………………………………
……………………………………………………………..
…………………………………………………………….
……………………………………………………………..
(Salam Penutup),
(Tanda Tangan)
(Nama Jelas)
(Nama Jabatan)
Tembusan
………….
(Inisial)
Contoh 2

Format Lurus (Block Style)

Kepala Surat / Kop Surat

Nomor : (Tanggal )
Lampiran :
Hal :
Yth. …………
…………….
…………….
(Salam Pembuka),
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
(Salam Penutup),
(Tanda Tangan)
(Nama Jelas)
(Nama Jabatan)

Tembusan
……………
(Inisial)
Contoh 3

Format Setengah Lurus A (Semi Block Style)

Kepala Surat / Kop Surat

Nomor : (Tanggal)
Lampiran :
Hal :
Yth. …………….
…………………
…………………
(Salam Pembuka)
……………………………………………………….
…………………………………………………………
……………………..……………………………….
……………………………………………………………
……………………………………………………….
………………………………………………………
(Salam Penutup),
(Tanda Tangan)
(Nama Jelas)
(Nama Jabatan)
Tembusan
…………..
(Inisial)
Contoh 4

Format Setengah Lurus B (Semi Block Style)

Kepala Surat / Kop Surat

Nomor : (Tanggal)
Lampiran :
Hal :

Yth. …………….
………………….
………………….
(Salam Pembuka),

………….…………………………………………….
………………….………………………………………….
…………………………………………………
…………………………………………………….
…………………………………………………………..
………………………………………………………
………………………………………………….
(Salam Penutup),
(Tanda Tangan)
(Nama Jelas)
(Nama Jabatan)
Tembusan
…………
(Inisial)
Contoh 5

Format lekuk (Idented Style)

Kepala Surat/ Kop Surat

Nomor : (Tanggal)
Lampiran :
Hal :
Yth. …………
………………..
……………….
(Salam Pembuka),
…………………………………………………………..
…………………………………………………………………
…………………………
…………………………………………………………….
………………………………………………………………….
…………………………………………………..
……………………………………………………………..
………………………………………………………………….
(Salam Penutup),
(Tanda Tangan)
(Nama Jelas)
(Nama Jabatan)

Tembusan
…………
………….
(Inisal)
Contoh 6

Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph Style)

Kepala Surat / Kop Surat

Nomor : (Tanggal)
Lampiran :
Yth. ……………
…………………. Hal :
…………………
(Salam Pembuka),
…………………………………………………………………
……………………………………………………………..
…………………………………………………………….
…………………………………………………………………
……………………………………………………………..
……………………………………………………………
………………………………………………………………..
……………………………………………………………..
…………………………………………………………….
(Salam Penutup),
(Tanda Tangan)
(Nama Jelas)
(Nama Jabatan)
Tembusan
………….
(Inisial)