Keterampilan Menulis

MENULIS SURAT RESMI

SS
MENULIS SURAT RESMI
Dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari, kita melihat adanya berbagai macam format surat
yang digunakan oleh organisasi atau instansi. Hal ini menunjukkan bahwa dewasa ini belum ada
pedoman yang baku. Oleh karena itu, pada kesempatan ini dikemukakan beberapa contoh
format surat yang dianggap memadai dalam menulis surat resmi.

Format surat resmi pada instansi-instansi di Indonesia ada tiga macam variasi, yaitu:
1. format resmi Indonesia variasi I (setengah lurus);
2. format resmi Indonesia variasi II (setengah lurus); dan
3. format resmi Indonesia variasi III (lurus).

SS
SS
Kesalahan Penulisan Kepala Surat
Bentuk Salah Kesalahan pertama dalam kepala surat tersebut adalah penulisan
P.T., yang menggunakan tanda titik. Singkatan itu merupakan
P.T. JAYA ABADI singkatan nama badan atau organisasi yang terdiri atas huruf
Jin. Tanah Datar 5- Ciledug- Tangerang - Jawa Barat awal kata. Oleh karena itu, singkatan itu ditulis PT tidak diikuti
PO. Box 519/K.B.Y. Telp. 5.864.238 tanda titik. Kesalahan berikutnya adalah penulisan Jln., yang
mestinya dituliskan lengkap Jalan. Pembatas unsur-unsur alamat
haruslah tanda koma, bukan tanda hubung seperti di atas. Bentuk
yang benar adalah Jalan Tanah Datar 5, Ciledug, Tangerang, Jawa
Seharusnya (Bentuk Baku)
Barat. PO Box merupakan kata asing yang berpadanan dengan
bahasa Indonesia Kotak Pos. KBY juga harus ditulis tanpa titik.
PT JAYA ABADI
Kata Telepon harus ditulis lengkap, bukan Telp. Dengan nomor
Jalan Tanah Datar 5, Ciledug, Tangerang, Jawa Barat telepon tanpa diberi tanda titik atau spasi, seperti 5.864.238 atau
Kotak Pos 519/KBY 5 864 238 karena bukan suatu jumlah, tetapi yang benar adalah
Telepon 5864239 58624238.

SS
Kesalahan Penulisan Nomor Surat
Bentuk Salah
Nomor: 678 /TKDU/'97.

Kesalahan penulisan nomor surat itu adalah penyingkatan angka dengan penggunaan tanda
koma di atas 97 dan pencantuman titik dan tanda hubung setelah angka tahun. Kesalahan lain
yang tampak dalam nomor surat itu adalah tanda garis miring yang didahului dan diikuti spasi.
Menurut aturan yang berlaku, tanda garis miring tidak didahului dan diikuti spasi. Perhatikan
perbaikan yang disarankan!

Seharusnya (Bentuk Baku)

Nomor: 678/TKDU/1997

SS
Kesalahan Penulisan Lampiran
Bentuk Salah
Nomor : 231/U/1997
Lampiran : -,,-
Perihal : Rapat Penilaian

Seperti tampak di atas, kata lampiran dicantumkan tanpa memiliki fungsi yang jelas karena memang
surat itu tidak melampirkan sesuatu. Pencantuman tanda hubung, tanda petik, atau mungkin angka nol
(0) terasa sangat dipaksakan karena sekadar mengisi kekosongan tanpa tujuan yang jelas. Oleh karena
itu, tanpa sesuatu yang dilampirkan, kata lampiran tidak harus dicantumkan, seperti perbaikan berikut.

Bentuk Baku
Nomor : 231/U/1997
Perihal : Rapat Penilaian

SS
Kesalahan Penulisan Hal Surat
Bentuk Salah
Perihal: Penentuan tentang Petugas Pameran dalam Dies
Natalis yang akan diadakan 2-3 Mei 1987.

Penerima surat akan banyak tersita waktunya hanya untuk membaca perihal surat yang ditulis
panjang lebar dan lengkap. Padahal, informasi itu akan diulang lagi di dalam isi surat. Perhatikan
perbaikannya!

Bentuk Baku
Perihal: Penentuan Petugas Pameran

SS
Kesalahan Penulisan Tanggal Surat
Dalam surat surat dinas dan surat niaga, sebelum tanggal surat tidak perlu
dicantumkan nama kota. Hal ini dikarenakan nama kota itu sudah tercantum
pada kepala surat.
Dalam surat-surat pribadi atau surat dinas yang tidak menggunakan kepala
surat, nama kota harus dicantumkan sebelum tanggal surat. Selanjutnya,
penulisan tanggal surat hendaknya, tanggal, bulan, dan tahun ditulis secara
lengkap. Tanggal 28 Oktober 1998 tidak disingkat menjadi 28 Okt. 1998 atau
diganti dengan lambang bilangan menurut urutannya, seperti (1) 28 -10 - '98, (2)
10 - 11 1998, tetapi harus ditulis lengkap (la) 28 Oktober 1998 dan (2a) 10
November 1998.

SS
 Kesalahan Penulisan Alamat Surat
Penulisan alamat surat yang efisien dan efektif dapat dilakukan dengan aturan-aturan sebagai berikut.
a. Alamat tidak diawali dengan kata kepada sebab siapa pun sudah mengetahui bahwa alamat yang ditulis itu
adalah alamat yang dituju. Selain itu, kata kepada berfungsi sebagai kata penghubung intrakalimat yang
menyatakan tujuan, sedangkan alamat surat bukan berupa kalimat, sama halnya dengan alamat pengirim yang
tidak perlu menggunakan kata dari.A
b. Alamat pada lembar surat ditulis di sebelah kiri di antara perihal dan salam pembuka dengan tidak diikuti tanda
baca apa pun.
c. Kata sapaan seperti Bapak, Ibu, Saudara, dan Tuan tidak perlu ditulis di depan gelar, pangkat, dan jabatan. Kata
sapaan digunakan jika diikuti langsung oleh nama orang yang dituju.

SS
Kepada Yth.
Bapak Direktur PT Bunga
Jln. Jasmine Raya No, 10
SURABAYA
Kepada Yth.
Bapak Kepala Kantor Wilayah Ditjen Bina Marga
Propinsi Jawa Tengah
Jln. Madukoro No. 20
SEMARANG
Kepada Yth.
Bapak Drs. Yohanes
Manajer Personalia PT Anggrek
Jln. Gajah Mada No. 112
MAKASSAR
Kepada Yth.
Bapak Kolonel Sumengkar
Jl. Hasanudin IV/12 Kebon Kangkung
BANDUNG
Yth. Ibu Ir. Sulistiani
Staf Bagian Perencanaan Direktorat
Jalan Raya Departemen Pekerjaan Umum
Jalan Sutisna No. 15
Jakarta
Yth. Direktur PT Bunga
Jalan Jasmine Raya, No. 10
Surabaya
Yth. Kepala Kantor Wilayah Ditjen Bina Marga
Provinsi Jawa Tengah
Jalan Madukoro, No. 20
Semarang
Yth. Drs. Yohanes Bentuk Baku
Manajer Personalia PT Anggrek
Jalan Gajah Mada, No. 112
Makassar
Bentuk Salah Yth. Kolonel Sumengkar
Jalan Hasanudin IV/12
Kebon Kangkung
BANDUNG
Yth. Ir. Sulistiani
Staf Bagian Perencanaan
Direktorat Jalan Raya
Departemen Pekerjaan Umum
Jalan Sutisna, No. 15
Jakarta SS
Kesalahan Penulisan Salam Pembuka
Ungkapan salam pembuka yang lazim digunakan adalah Dengan hormat (dengan D kapital, h
kecil), diikuti tanda koma. Akan tetapi, dalam kenyataannya, penulisan salam pembuka tidak
sesuai dengan norma yang berlaku. Mungkin Anda bertanya "Mengapa diakhiri dengan tanda
koma, padahal kalimat berikutnya dimulai dengan huruf kapital? Bukankah lebih tepat dengan
tanda titik? Memang apa yang dikemukakan itu beralasan, tetapi dalam hal ini ada kesepakatan
bahwa salam pembuka surat dan salam penutup dituliskan dengan tanda koma di belakangnya.

Bentuk Salah Bentuk Baku

Dengan hormat Dengan hormat,

SS
 Kesalahan Penulisan Paragraf Pembuka
Bentuk Salah
(1) Bersama ini kami beritahukan bahwa
(2) Kami mohon bantuan daripada Tuan
(3) Bersama ini kami mengundang
(4) Dengan ini kami mengirimkan satu karung
beras Cianjur untuk contoh.
Seharusnya (Bentuk Baku)
(1) Dengan ini kami beritahukan
(2) Kami mohon bantuan Tuan
(3) Dengan ini kami mengundang
(4) Bersama surat ini kami kirimkan
SS
 Kesalahan Penulisan Paragraf Penutup
Bentuk Salah
(1) Kami mengucapkan banyak terima kasih atas
bantuan dan perhatiannya.
(2) Atas bantuan dan perhatian Bapak, kami
menghaturkan banyak terima kasih,
(3) Demikian surat ini, atas perhatian bapak/ibu
kami sampaikan terima kasih,
Seharusnya (Bentuk baku)
(1) Kami mengucapkan banyak terima kasih atas
bantuan dan perhatian Bapak/lbu/Saudara.
(2) Atas bantuan dan perhatian Bapak, kami
mengucapkan banyak terima kasih.
(3) Demikian surat ini, atas perhatian Bapak/lbu,
kami sampaikan terima kasih.
SS
 Kesalahan Penulisan Salam Penutup
Salam penutup yang sering dipakai sebagai berikut.

Bentuk Tidak Baku Bentuk Baku

Hormat kami Hormat kami,
Wasalam Wasalam,

Kesalahan pada (1) dan (2) adalah tidak menggunakan tanda baca koma, yang seharusnya
menggunakan tanda baca koma (,).

SS
 Kesalahan Penulisan Tembusan
Bentuk Salah Seharusnya (Bentuk Baku)

Tembusan: disampaikan kepada: Tembusan:

1. Direktur Bank Indonesia Pusat (sebagai laporan) 1. Direktur Bank Indonesia
2. Kepala Pusdiklat Bank Indonsia (sebagai undangan) 2. Kepala Pusdiklat Bank Indonesia
3.Drs. Mahaban, S.H. (harap dilaksanakan) 3. Drs. Marhaban, S.H.
4. Arsip.

SS
1 2

Surat pertama contoh

bentuk yang salah,
sedangkan surat kedua
adalah bentuk yang
seharusnya/benar.

SS