Formal Invitation – Pengertian, Tujuan, Struktur, Contoh

Pengertian Formal Invitation

Formal Invitation (Undangan Resmi) biasanya dikeluarkan oleh sebuah instansi atau perusahaan. Undangan Resmi
ini umumnya ditandai dengan adanya singkatan “RSVP” di bagian bawah dari undangan tersebut.

Apa yang dimaksud dengan RSVP?

RVSP adalah singkatan dari bahasa Perancis untuk Répondez S’il Vous Plait (Respond please/ please reply) dalam
bahasa Indonesia berarti “Mohon tanggapan/ jawaban”.

Bagaimana merespon atau menanggapi undangan tersebut (RSVP)?

Terdapat kontak (Contact Person) yang telah disediakan oleh pihak yang mengundang agar dapat dihubungi jika
kalian akan merespon undangan tersebut.

Tujuan Formal Invitation Communicative Purpose Invitation Text

Jika kita baca kembali pengertian yang sudah disampaikan diatas, communicative purpose (tujuan) dari invitation
baik itu contextual (text) ataupun audio visual (dialog/ expression), yaitu mengajak atau mengundang seseorang
untuk hadir pada suatu acara tertentu dalam sebuah situasi resmi atau formal. Oleh sebab itu jenis invitation text
ini disebut dengan Formal Invitation.

Struktur Formal Invitation

Lalu bagaimana struktur formal Invitation?

Generic Structure Invitation – Susunan kalimat, frase, atau paragraph sebuah invitation biasanya disebut generic
structure atau schematic structure.

Pada umumnya setiap undangan mempunyai keunikan sendiri-sendiri namun secara keseluruhan bisa
digaribawahi bahwa undangan (invitation) akan ditulis dengan struktur sebagai berikut:

1. Invitee

Pada topik bahasan “invitee/ undangan” maksudnya adalah tentang Siapa yang diundang?” Jika yang diundang
adalah orang-orang penting maka Formal Invitation pilihan yang tepat untuk digunakan.

Tetapi semua kembali lagi kepada bentuk atau acara undangan tersebut, maksudnya jika kalian akan mengundang
seorang yang dianggap penting ke dalam acara “Wedding, Graduation, Ceremony, Dinner, Anniversary” yang
dibalut dengan suasana resmi atau formal maka Formal Invitation pilihan yang tepat untuk digunakan.

2. Body of invitation

Hampir setiap undangan resmi ataupun tidak resmi menggunakan beberapa hal berikut ini:

Occasion: Undangan yang dibuat untuk sebuah acara tertentu.

Day and Date: Hari dan tanggal acara tersebut.
Time: Waktu pelaksaan acara yang ditetapkan.
Place: Tempat yang telah disediakan bagi para tamu undangan.

3. Inviter

Pada topik bahasan “inviter” maksudnya adalah tentang Siapa yang mengundang?” atau si tuan rumah yang
memiliki acara tersebut.

Catatan:
Susunan diatas hanyalah patokan umum bagaimana sebuah invitation itu ditulis dalam Bahasa Inggris. Pada
kenyataannya ada banyak variasi atau unsur-unsur yang dimasukkan kedalam undangan tersebut dan itu mungkin
berbeda antara satu dan lainnya.
Contoh Formal Invitation
Wedding RSVP

to: Mr. and Mrs. Michael Cole

WEDDING INVITATION
We begin a road to a future filled with love and adventure.

Please join us as we,

Alexandra Liam and Jacob Amstrong

Join our lives in marriage

on: Wednesday, the 7th of August two thousand and nineteen
at: half-past seven in the morning, The Classic Ballroom of Continental Hotel, Legian, Denpasar.

Please RSVP to Gina at 0812-5678-9101 by the 1st of August two thousand and nineteen.

Responses to a Formal Invitation (Wedding)

Yes: Mr. and Mrs. Michael Cole accept with pleasure the kind invitation of Mr. and Mrs. Jacob Amstrong for
Wednesday, the 7th of August two thousand and nineteen.

No: Mr. and Mrs. Michael Cole regretfully decline the kind invitation of Mr. and Mrs. Jacob Amstrong for
Wednesday, the 7th of August two thousand and nineteen.

Business Etiquette for an RSVP

To Mr Daniel Smith
General Manager of Star Shine Inc.
Jl. Menteng No.27, Jakarta

Dear Mr Smith,
We write this letter in order to request your honourable presence in our company 25th Anniversary
celebration. The celebration will be held on:

Date: September 16th, 2019

Hours: 07.00 pm to 22.00 pm
Venue: Casanova Hotel, 7th-floor meeting room

We hope Mr And Mrs Smith would be available to come and join us. We would like to see you both there in
 our company’s anniversary celebration.

Yours Sincerely,
Alex Lambart

General Manager Grow Strong Inc.

RSVP: (0811-1234-5678)
Dress: Business

Undangan Resmi di atas ditujukan untuk mengundang seseorang ke acara pesta ulang tahun perusahaan dengan
pakaian wajib seperti pakaian bisnis.

Formal Invitation at School

The Ministry of Education and Culture

Anak Emas Senior High School
Jl. Jendral Sudirman No.24, West Jakarta

April 3rd, 2019

Number: 008/02/IV/2019
Subject: Meeting Invitation
Attachment: 2 pieces

All the students Guardian

As this letter comes, we extend the invitation to all the students’ guardian to attend the meeting for the
farewell of the 3rd-grade students.

We will hold the meeting at the school at 09.00 am on Saturday, April 6th, 2019. We hope all the parents or
the guardian of the 3rd-grade students can come to attend the meeting. We will focus on the date of the
farewell ceremony, what will in the ceremony and the way to prevent the students’ anarchy during the
ceremony and the celebration.

Thank you for your attention.

Your Sincerely,

Boedi Djatmoko
School Principal

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Sekolah Menengah Anak Emas
Jl. Jendral Sudirman No.24, Jakarta Barat

3 April 2019

Nomor: 008/02 / IV / 2019

Subjek: Undangan Rapat
Lampiran: 2 buah

Semua murid Guardian

Sehubungan dengan surat ini, kami menyampaikan undangan kepada semua wali siswa untuk menghadiri
pertemuan untuk perpisahan siswa kelas 3.

Kami akan mengadakan pertemuan di sekolah pada pukul 09.00 pagi pada hari Sabtu, 6 April 2019. Kami
berharap semua orang tua atau wali siswa kelas 3 dapat datang untuk menghadiri pertemuan tersebut. Kami
akan fokus pada tanggal upacara perpisahan, apa yang ada dalam upacara dan cara untuk mencegah anarki
siswa selama upacara dan perayaan.

Terima kasih atas perhatian Anda.

 Hormat kami,

Boedi Djatmoko
Kepala sekolah

Formal Invitation Card

Read the following text to answer questions number 20 and 10.

STUDENT ORGANIZATION
SMP. Negeri 137
JL Cempaka Putih Barat 15/26 Telp (021) 4244612
 Dear Sabrina

We invite you to attend our meeting that will be held:

On Saturday, August 8,2017
At 01.30 p.m. – 02.30 p.m.
In the school hall
Agenda: final preparation for the 2015 PENSI competition please come on time, see your there.

Nazmi, Farhan,

Secretary Chair Person

20. The meeting will be held?

A. On Sunday, August 8,2017
B. On Saturday, August 18,2017
C. On Friday, June 8,2017
D. On Saturday, June 8,2017
E. On Saturday, August 8,2017

21. Based on the text, we know that .…

A. The meeting will be held in the school hall
B. If you could not come, you should call Nazmi
C. If you could not come, you should call Sabrina
D. The meeting only invites the committee
E. The meeting will be held in the morning

22. The purpose of the text is to invite sabrina ....

A. To attend the meeting about final preparation for the 2015 PENSI competition
B. To participate for the 2015 PENSI competition
C. To attend for the 2015 PENSI competition
D. To guide about the 2015 PENSI competition
E. To announce about for the 2015 PENSI competition

Read the following text to answer questions number 3 and 4.

YOU ARE INVITED!

GARDEN PARTY

BIRTHDAY PARTY FOR LARAS SUHITO

SATURDAY, 14 MARCH 2017
2 P.M.
SUHITO HOME
(KM-IF! 1 NO. 13, ClGANJUR, JAKARTA)
RSVP LARAS SUHITO

23. Where is the party?

A. At a garden
B. School
C. Kahfi Residence
D. Suhito Home
E. Hall

24. The party will be held ....

A. In the morning
B. In the afternoon
C. In the evening
D. At night
E. At noon

25. These statements are true based on the text. Except ………….
A. The party will be held in the garden
B. If you could not come, you should call Laras Suhito
C. Laras Suhito will hold the party on Saturday
D. The party only invites his family
E. The party will be held in March