TUGAS 3 PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI

Nama : Muhammad Iqbal

NIM : 044044105

1. Komunikasi dan koordinasi merupakan dua aspek penting dalam pengelolaan

organisasi, di samping aspek atau faktor-faktor lainnya.

a. Jelaskan empat komponen kunci dalam proses komunikasi!

Nawawi (1994) menjelaskan bahwa komunikasi sebagai kegiatan pengendali,

memiliki lima elemen pokok. Kelima elemen itu adalah sebagai berikut.
1) Komunikator (Communicator) atau orang yang memberikan informasi. Dalam
prosesnya komunikator mengawalinya dengan melakukan pengodean
“encoding”, yakni memilih atau menyeleksi lambang yang dinilai paling tepat dan
dapat mengantarkan pesan, sesuai yang dimaksudkan. Pesan yang
diekspresikan melalui berbagai lambang dalam bentuk bahasa. Dengan kata lain,
lambang dipilih yang mampu memuat maksud pesan yang akan disampaikan
komunikator.
2) Saluran (channel) yang dipergunakan dalam menyampaikan pesan. Komunikator
harus berusaha memilih dan menggunakan saluran yang tepat dan baik, dalam
arti dapat menyalurkan semua pesan yang akan disampaikan, dan
mempermudah menangkapataumemahami isi atau artiataumaknanya.
3) Pesan (message), yakni bahan informasi yang disampaikan. Segala sesuatu
yang disampaikan oleh komunikator kepada orang lain disebut pesan (message).
Di antaranya dapat berupa informasi, pendapat (buah pikiran), gagasan (idea),
kritik, saran dan lain-lain.
4) Penerima (communicatee), yakni orang yang menerima informasi dari
komunikator. Dalam prosesnya pihak penerima selalu melakukan “dekode”, yakni
memberikan arti pada lambang-lambang yang disampaikan oleh komunikator,
agar pesan di dalamnya dapat dimengerti atau dipahami oleh komunikator, agar
pesan di dalamnya dapat dimengerti atau dipahami oleh komunikan
(communicatee).
5) Respons, yakni kegiatan yang dilakukan oleh si penerima pesan, sesuai dengan
tingkat pengertian dan pemahamannya mengenai isi, arti atau makna pesan
tersebut.
Sumber : BMP PAJA3210 halaman : 9.38

b. Mengapa koordinasi dalam suatu organisasi penting dan bagaimana cara

mewujudkan koodinasi dengan baik? Jelaskan!

Penerapan koordinasi bagi setiap organisasi mempunyai manfaat besar, seperti

pada era otonomi daerah, di mana setiap daerah dalam mendesain struktur
organisasinya antara lain didasarkan pada organisasi yang kaya fungsi. Pada situasi
kaya fungsi ini, koordinasi menjadi sangat diperlukan agar setiap unit organisasi atau
dinas daerah, kantor, unit pelaksana teknis daerah dan lainnya dalam melaksanakan
tugasnya berada dalam keterpaduan, keselarasan dan kesamaan tindakan untuk
tercapainya tujuan secara efektif dan efisien. Moekijat (1994) menegaskan:.”..apabila
terdapat keadaan saling bergantung di antara kegiatan maka hasil yang efektif akan
dapat tercapaihanya apabila kegiatan tersebut dikoordinasikan”.

Handoko (2009) menyebutkan tujuan dan manfaat dari koordinasi secara rinci
adalah: (1) untuk mewujudkan KISS (koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan
 simplikasi) agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien; (2)
memecahkan konflik kepentingan berbagai pihak yang terkait; (3) agar manajer
mampu mengintegrasikan dan mensinkronkan pelaksanaan tugastugasnya dengan
stakeholders pendidikan yang saling bergantungan, semakin besar ketergantungan
dari unit-unit, semakin besar pula kebutuhan pengkoordinasian; (4) agar manajer
mampu mengintegrasikan kegiatan fungsional dan tujuan-tujuan dari unit organisasi
yang terpisah-pisah untuk mencapai tujuan bersama dengan sumberdaya yang
terbatas secara efektif dan efisien; (5) adanya pembagian kerja dimana semakin
besar pembagian kerja, semakin diperlukan pengoordinasianataupenyerasian
sehingga tidak terjadi duplikasi atau tumpang tindih pekerjaan yang menyebabkan
pemborosan; (6) Untuk mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik dan
harmonis di antara kegiatan-kegiatan, baik fisik maupun nonfisik dengan para
stakeholder; (7) untuk memperlancar pelaksanaan tugas dalam rangka mencapai
tujuan organisasi dengan sumberdaya yang terbatas; (8) mencegah terjadinya konflik
internal dan eksternal organisasi yang kontra produktif; dan (9) mencegah terjadinya
kekosongan ruang dan waktu, serta persaingan yang tidak sehat.

bagaimana cara mewujudkan koodinasi dengan baik, Farlan (dalamKaloh, 1987),

mengemukakan empat faktor yang menentukan pencapaian koordinasi yang efektif
di dalam organisasi, yaitu: (1) claritying authority and responsibility, kewenangan dan
tanggung jawab yang jelas; (2) careful checking and observation, pengawasan dan
pencematan secara seksama; (3) facilitating effective communicating, fasilitas
komunikasi yang efektif; dan (4) utilizing leadherships skill, menggunakan
kemampuan pimpinan.

Sumber : BMP PAJA3210 halaman 9.11, 9.12

2. Pengawasan merupakan kegiatan yang sangat penting guna menjamin

terselenggaranya kegiatan sesuai rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Jelaskan
cara melakukan fungsi pengawasan yang efektif!
Secara umum, Manullang (1987) mengemukakan bahwa ada dua prinsip pokok yang
merupakan suatu conditio sine qua non bagi suatu sistem pengawasan yang efektif,
yaitu:
1) Adanya rencana tertentu, dan
2) Adanya pemberian instruksi-instruksi, serta wewenang-wewenang kepada bawahan.
Prinsip pokok pertama merupakan suatu keharusan karena sebagaimana telah
dikemukakan sebelumnya bahwa rencana merupakan standar atau alat pengukur dari
pekerjaan yang dilaksanakan oleh bawahan. Rencana tersebut menjadi pedoman
apakah sesuatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak. Demikian pula prinsip pokok
kedua merupakan suatu keharusan yang perlu ada agar sistem pengawasan itu
memang benar-benar dapat efektif dilaksanakan. Wewenang dan instruksi instruksi yang
jelas harus diberikan kepada bawahan, karena berdasarkan itulah dapat diketahui
apakah bawahan sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik. Atas dasar instruksi
yang diberikan kepada bawahan, maka seorang bawahan dapat diawasi pekerjaannya.

Selain kedua prinsip pokok di atas, suatu sistem pengawasan menurut Koontz dan
O’Donnel (1976) harus mengandung prinsip-prinsip sebagai berikut.

a. Dapat mencerminkan sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan-

kegiatan yang harus diawasi

sistem pengawasan harus dapat mencerminkan sifat-sifat dan kebutuhan dari

kegiatan-kegiatan yang harus diawasi, contohnya: pengawasan di bidang produksi
umumnya tertuju kepada kuantitas dan kualitas, sedang pengawasan di bidang
penjualan tertuju kepada kuantitas hasil yang terjual.
b. Dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan

agar sistem pengawasan itu benar-benar efektif dalam arti dapat mewujudkan
tujuannya maka suatu sistem pengawasan setidak-tidaknya harus dapat dengan
segera melaporkan adanya penyimpangan-penyimpangan dari rencana.

c. Fleksibel

sistem pengawasan itu tetap dapat dipergunakan meskipun terjadi

perubahanperubahan terhadap rencana di luar dugaan. Hal ini berkaitan dengan
kenyataan bahwa lingkungan organisasi selalu berubah.

d. Dapat mencerminkan pola organisasi

suatu sistem pengawasan harus dapat memenuhi prinsip dapat mencerminkan pola
organisasi. Ini berarti bahwa dalam suatu sistem pengawasan jika terjadi
penyimpangan-penyimpangan dapat ditunjukkan pada pola organisasi tersebut.

e. Ekonomis
sifat ekonomis dari suatu sistem pengawasan sangat diperlukan. Tidak ada gunanya
membuat sistem pengawasan yang mahal, bila tujuan pengawasan itu dapat
direalisasikan dengan suatu sistem pengawasan yang lebih murah. Sistem
pengawasan yang dianut oleh suatu organisasi tidak perlu dianut, bila hal itu tidak
ekonomis bagi organisasi kita.

f. Dapat dimengerti
Tanpa pengertian dan pemahaman yang demikian, sistem pengawasan yang
diterapkannya tidaklah efektif sifatnya. Tidak tepat misalnya bila seorang pengawas
yang tidak paham matematik, menganut dan mempergunakan sistem pengawasan
yang mempergunakan rumus-rumus ilmu pasti.
g. Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif

Suatu sistem pengawasan barulah dapat dikatakan efektif, bila dapat segera
melaporkan kegiatan-kegiatan yang salah, di mana kesalahankesalahan itu terjadi
dan siapa yang bertanggung jawab atas terjadinya kesalahan tersebut. Ini sesuai
dengan salah satu tujuan pengawasan, yakni untuk mengetahui kesalahan-
kesalahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi.

Sejalan dengan pendapat tersebut, William H. Newman mengemukakan bahwa agar

pengawasan berjalan dengan efisien dan efektif, perlu adanya sistem yang baik dari
pengawasan tersebut. Sistem pengawasan yang baik memerlukan beberapa syarat,
yaitu:
1. Harus memperhatikan atau disesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi;
2. Harus mampu menjamin adanya tindakan perbaikan;
3. Harus bersifat fleksibel;
4. Harus memperhatikan faktor-faktor dan tata organisasi di mana pengawasan itu
akan dilaksanakan;
5. Harus ekonomis dalam hubungan dengan biaya;
6. Harus memperhatikan pula prasyarat sebelum pengawasan itu dimulai, yaitu
harus ada rencana yang jelas dan pola atau tata organisasi yang jelas (jelas
tugas-tugas dan kewenangan yang terdapat dalam organisasi yang
bersangkutan).

Sumber : BMP PAJA3210 halaman 10.19 s.d. 10.22

3. Kata reformasi dalam ilmu administrasi sudah dikenal sejak akhir abad ke-19 atau lebih
dari serratus tahun yang lalu dan gaungnya semakin gencar sebagai dampak dari
globalisasi. Pemerintah negara kita pun berupaya untuk memperbaiki dirinya mengikuti
perkembangan zaman serta tuntutan akan layanan yang lebih baik dari masyarakat.
Coba Anda jelaskan:

a. Pengertian reformasi administrasi!

Kata administrative reform atau reformasi administrasi sendiri diartikan oleh Groves
(1967) sebagai perubahan administrasi yang menjelaskan berbagai revisi penting
dalam praktik administrasi atau organisasi dimana semua bagian administrasi terlibat
dari waktu ke waktu.

Reformasi administrasi pada hakikatnya terarah pada upaya untuk mengatasi berbagai
permasalahan nyata yang dihadapi sistem administrasi,baik yang menyangkut dalam
sistem itu sendiri maupun ekses yang timbul dalam hubungan interaksinya dengan
lingkungan, serta upaya untuk meningkatkan kompetensinya sehingga mampu
menyelenggarakan berbagai fungsi pemerintahan sesuai situasi dan kondisi yang
terjadi.

Kata reformasi berasal dari kata reformation (Inggris) atau reformatie (Belanda). Kata
dasar reformation berasal dari kata reform, yang berarti membentuk kembali. Reform
berasal dari kata form, yang berarti bentuk atau membentuk. Reformasi adalah
perubahan radikal untuk perbaikan (bidang sosial-budaya, politik, agama) di suatu
masyarakat atau negara (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1990). Reformasi
administrasi adalah perubahan yang terencana terhadap aspek utama administrasi
(Yehezkel Dror dikutip oleh Zauhar, 2002) atau reformasi administrasi sebagai The
Artificial Inducement of Administrative Transformation Against Resistance. Definisi
tersebut mengandung beberapa implikasi sebagai berikut: (1) reformasi administrasi
merupakan kegiatan yang dibuat manusia (man-made), tidak bersifat eksidental,
otomatis maupun alamiah; (2) reformasi administrasi merupakan suatu proses;dan (3)
resistensi beriringan dengan proses reformasi administrasi (Caiden, dikutip oleh
Zauhar, 2002). Caiden dengan tegas membedakan antara administrative reform dan
administrative change. Perubahan administrasi bermakna sebagai respons
keorganisasianyang sifatnya otomatis terhadap fluktuasi atauperubahan kondisi. Lebih
lanjut dikatakan bahwamunculnya kebutuhan akan reformasi administrasi sebagai
akibat dariadanya perubahan administrasi.

Sumber : BMP PAJA3210 halaman 11.5, 11.13, 11.15

b. Mengapa reformasi administrasi di negara-negara berkembang harus berpola

programatik?

Reformasi administrasi yang dilakukan di negara-negara sedang berkembang

semestinya berpola programatik, mengapa demikian pemerintah (elit penguasa)
melansir suatu program substantif seperti program pertanian, ekonomi, politik,
pendidikan, sosial budaya, perkembangan masyarakat desa dan lain-lain, serta
memobilisasikan sebagian sumber daya insani dan keuangan, melenturkan struktur dan
prosedur organisasi untuk melaksanakan program tersebut. Keberhasilan atau
kegagalan reformasi administrasi sangat tergantung pada: (1) agen pembaharu
(Change Agent); (2) dukungan dan komitmen dari pemimpin politik; (3) lingkungan
sosial dan ekonomi; dan (4) waktu yang tepat.

Sumber : BMP PAJA3210 halaman 11.34