NAMA : WILDA HANIFAH S

NIM : 042367712
TUGAS 3 PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI
1. Komunikasi dan koordinasi merupakan dua aspek penting dalam pengelolaan organisasi,
di samping aspek atau faktor-faktor lainnya.

a. Jelaskan empat komponen kunci dalam proses komunikasi!

Jawab:
1. Komunikator (sender atau pengirim). Pengertian komunikator adalah pihak yang
mengirimkan pesan kepada pihak lain.
2. Komunikan (receiver atau penerima). Pengertian komunikan adalah pihak yang
menerima pesan dari pihak lain.
3. Pesan (message). Pengertian pesan adalah isi atau maksud yang akan
disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
4. Umpan balik (feedback). Pengertian umpan balik atau feedback adalah
tanggapan dari penerima pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

b. Mengapa koordinasi dalam suatu organisasi penting dan bagaimana cara

mewujudkan koodinasi dengan baik? Jelaskan!
Jawab:
Manajemen organisasi adalah proses pengorganisasian, perencanaan, memimpin
dan mengendalikan sumber daya dalam suatu entitas dengan tujuan keseluruhan
untuk mencapai tujuannya. manajemen organisasi bisnis perlu dapat membuat
keputusan dan menyelesaikan masalah agar efektif dan bermanfaat.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun koordinasi yang baik dalam
Pengembangan Organisasi antara lain :
1) Perencanaan yang matang
Sebelum melakukan koordinasi perlu untuk membuat sebuah perencaan atas
pelaksanaan koordinasi yang akan dilakukan. Perencanaan ini dapat meliputi
waktu, agenda, dan siapa saja yang akan telribat. Hal ini penting agar koordinasi
berjalan dengan efektif dan efisien, dengan mengetahui agenda sebelumnya,
maka setiap pihak akan mampu untuk mempersiapkan diri sebelumnya.
2) Pentingnya menyamakan persepsi
Setiap pihak haruslah memiliki kesamaan persepsi mengenai tujuan yang akan
dicapai. Dengan demikian, walaupun memiliki tugas dan tanggung jawab yang
berbeda, setiap pihak menyadari bahwa semua adalah dalam rangka saling
melengkapi dan mendukung untuk mencapai tujuan yang sama.
3) Pemahaman materi pembicaraan
Koordinasi akan berjalan lebih efektif apabila masing-masing anggota tim
memahami posisi dan tanggung jawabnya serta dalam kaitannya dengan pihak
lain. Dengan demikian, ketika berbicara sudah memahami konteksnya.
Terlebih lagi bagi para pemimpin, harus memahami hal yang akan disampaikan
dan situasi yang terjadi. Cukup sampaikan hal-hal yang dirasa perlu, simple
dan jelas. Sehingga anggota tim pun paham apa yang harus mereka lakukan
kedepannya.
4) Sikap terbuka dan saling menghargai
Dalam suatu koordinasi, ada saatnya satu pihak harus menerima pegaturan dari
berbagai pihak, namun tetap harus dengan sikap menghargai. Di samping itu,
ada kala ketika pemimpin harus memberikan pengaturan yang mungkin tidak
sesuai dengan keinginan anggotanya. Di situlah diperlukan sikap saling terbuka.
Sikap saling terbuka ini diperlukan untuk menghindari kesalahpahaman yang
mungkin nantinya akan terjadi.
5) Minta feedback
Feedback diperlukan untuk melihat respon dari semua pihak yang
terlibat. Umpan balik juga untuk memastikan bahwa koordinasi yang kamu
lakukan dapat dipahami dengan benar dan diterima. Hal ini untuk menjamin
 pelaksanaannya sesuai dengan yang diharapkan. Dan juga untuk melihat
berbagai celah dan kekurangan yang mungkin masih ada.
6) Penegasan dan motivasi
Semua yang menjadi kesepakatan harus dapat diterima dan selanjutnya
dilaksanakan dengan baik. Penegasan juga perlu dilakukan terhadap monitoring
dan evaluasi yang akan dilakukan, sehingga setiap orang akan bekerja atau
melakukan aktivitasnya dengan lebih terarah pada pencapaian tujuan yang
diharapkan. Selain itu, pemimpin juga harus mampu memotivasi agar setiap
pihak, sehingga yakin dan terdorong untuk melaksanakannya. Hal ini juga
meningkatkan rasa memiliki oleh setiap anggota, yang nantinya sangat
berpengaruh terhadap kinerja setiap anggota tim dalam mencapai hasil yang
maksimal.
7) Komunikasi informal juga perlu dibangun
Untuk meningkatkan efektivitas hasil koordinasi yang dilakukan, selain dilakukan
monitoring, sebagai pemimpin juga perlu melakukan komunikasi atau
pendekatan yang bersifat informal. Hal ini sangat berguna untuk meningkatkan
bonding kamu dengan tim. Membangun komunikasi informal akan
meningkatkan kepercayaan dan respek dari anggota tim sehingga saling
nyaman untuk bekerja sebagai tim.

2. Pengawasan merupakan kegiatan yang sangat penting guna menjamin terselenggaranya

kegiatan sesuai rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Jelaskan cara melakukan
fungsi pengawasan yang efektif!

Proses pengawasan terdiri dari lima langkah yaitu:

1. penetapan standard pelaksanaan:

2. penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan:
3. pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata:
4. pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan
penyimpangan-penyimpangan;
5. pengambilan tindakan koreksi bila perlu.

Perubahan dalam lingkungan organisasi, semakin rumitnya kegiatan-kegiatan organisasi

dan kenyataan bahwa para anggotanya melakukan penyimpangan-penyimpangan,
merupakan faktor-faktor yang membuat pengawasan itu semakin penting. Agar sistim
pengawasan dapat berfungsi secara efektif, maka sistem ini harus akurat, tepat waktu,
obyektif dan komprehensif bertindak sesuai dengan informasi yang relevan dan
terseleksi, dipusatkan terhadap titik pengendalian strategis, dari segi ekonomis realistis
dengan menekan biaya secara efektif, realistis dari segi organisasi dengan pengujjian
terlebih dahulu, dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi, fleksibel, perskriptif
dan operasional, dan dapat diterima oleh para anggota organisasi. Karakteristik ini dapat
diaplikasikan di semua tingkat organisasi, jika suatu perusahaan ingin mencapai tujuan,
pastinya perusahaan tersebut akan melakukan suatu pengawasan (controlling) dalam
menghadapi suatu masalah yang dihadapi oleh perusahaan tersebut.

3. Kata reformasi dalam ilmu administrasi sudah dikenal sejak akhir abad ke-19 atau lebih
dari serratus tahun yang lalu dan gaungnya semakin gencar sebagai dampak dari
globalisasi. Pemerintah negara kita pun berupaya untuk memperbaiki dirinya mengikuti
perkembangan zaman serta tuntutan akan layanan yang lebih baik dari masyarakat.
Coba Anda jelaskan:

a. Pengertian reformasi administrasi!

Jawab:
Reformasi administrasi merupakan salah satu kajian administrasi publik yang
menjadi sorotan. Secara teoretis lahirnya gejala ini diakibatkan pergeseran
 perkembangan ilmu administrasi publik yang beralih dari Normative Science ke
pendekatan Behavioral – Ekologis. Secara empiris, gejala perkembangan
masyarakat sebagai akibat dari adanya globalisasi, memaksa banyak pihak terutama
birokrasi pemerintah, untuk melakukan revisi, perbaikan, serta mencari alternatif
mengenai sistem administrasi yang sesuai dengan perkembangan masyarakat
maupun perkembangan zaman. There is not the best, but the better, meski bukan
yang terbaik, tetapi lebih baik dari sebelumnya, begitu kata orang Inggris.
Reformasi administrasi merupakan perubahan terencana terhadap aspek utama
administrasi. Reformasi tidak hanya sebagai perbaikan struktur organisasi, tetapi
juga mencakup perbaikan perilaku manusia yang terlibat di dalamnya. Merupakan
usaha terencana untuk mengubah dua hal, yaitu struktur dan prosedur birokrasi,
kedua sikap dan perilaku para birokrat.

b. Mengapa reformasi administrasi di negara-negara berkembang harus berpola

programatik?
Jawab:
Penentuan tujuan sangat penting dalam reformasi administrasi. Dalam organisasi
tujuan merupakan sesuatu yang perlu untuk dipertimbangkan terlebih dahulu.
Reformasi administrasi di identikan dengan usaha untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitas organisasi.
Tujuan umum reformasi administrasi ada tiga, pertama meningkatkan keteraturan,
kedua meningkatkan dan menyempurnakan metode, ketiga meningkatkan
performance. Jadi reformasi administrasi meningkatkan disiplin, memperbaiki sistem
yang ada pada organisasi, serta meningkatkan kinerja organisasi. Birokrasi
merupakan sistem pemerintahan yang dijalankan oleh pegawai pemerintah dengan
sistem yang ada, tugas ditentukan dengan jabatan tertentu. Birokrasi yang kuat
selalu menjadi pelopor gerakan reformasi administrasi. Birokrasi di kebanyakan
negara berkembang umumnya tergolong ke dalam birokrasi tertutup, yang tidak
fleksibel. Perkembangan masyarakat akibat globalisasi, memaksa birokrasi
pemerintah untuk melakukan revisi mengenai sistem administrasi yang sesuai
dengan perkembangan zaman saat ini. Birokrasi pemerintah memegang peranan
utama, dalam hal pembangunan suatu negara. Cita-cita reformasi dapat terjadi, jika
ada langkah nyata menuju reformasi, dimulai dengan reformasi administrasi. Karena
reformasi administrasi ini penting untuk saat ini, seiring dinamisnya perubahan yang
terjadi, baik di dalam maupun di luar organisasi. Dengan perkembangan teknologi
yang cepat, tentunya organisasi perlu untuk melakukan reformasi administrasi,
memperbaiki sistem, menyesuaikan diri dengan perkembangan zaman.

Sumber Referensi:
- BMP PAJA3210 Pengantar Ilmu Administrasi
- https://www.sisternet.co.id/read/280743
- http://fia.ub.ac.id/katalog/sinopsisreformasiadm