TUGAS 3

PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI

Nama : Yulia Sulistyowati

NIM : 044064612

Prodi : D-III Perpajakan

1. Komunikasi dan koordinasi merupakan dua aspek penting dalam pengelolaan organisasi, di
samping aspek atau faktor-faktor lainnya.
a. Jelaskan empat komponen kunci dalam proses komunikasi!
b. Mengapa koordinasi dalam suatu organisasi penting dan bagaimana cara mewujudkan
koodinasi dengan baik? Jelaskan!

Jawab:

a. Empat komponen penting dalam komunikasi, yaitu:

1) Komunikator atau pengirim (sender). Komunikator merupakan pihak yang
mengirimkan pesan. Apabila pengirim pesan atau komunikator ini tidak ada, maka
tidak akan terjadi proses komunikasi tersebut. Ada beberapa faktor dalam
komunikator yang dapat menentukan efektivitas proses komunikasi, yaitu sikap
komunikator serta pemilihan berbagai macam simbol yang memiliki makna.
2) Komunikan atau penerima (receiver). Komunikan merupakan pihak yang
menerima pesan. Penerima pesan memiliki peran yaitu untuk menerima sebuah
pesan, menafsirkan sebuah pesan serta memberikan makna pada pesan yang ia
terima dari komunikator.
3) Pesan (messages). Pesan merupakan data dan/atau informasi yang disampaikan
oleh pengirim untuk penerima. Pesan yang dikirimkan oleh komunikator dapat
berupa pesan yang sifatnya verbal atau pesan yang sifatnya non verbal.
4) Umpan balik (feedback) Umpan balik balik bisa disebut juga sebagai tanggapan
atau respon komunikan atas pesan yang diterima. Umpan balik dapat membantu
komunikator untuk menentukan apakah sukses atau tidak proses komunikasi yang
telah dilakukan.
b. Koordinasi sangat melekat dalam kelangsungan organisasi, karena semua aspek dalam
suatu organisasi akan saling diintegrasikan/disinkronkan agar membentuk kesatuan
tindakan dalam mencapai tujuan organisasi, baik dari tahap perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan/pelaksanaan, sampai dengan pengendalian. Koordinasi
saling menghubungkan fungsi-fungsi yang berbeda untuk mencapai keselarasan dan
menciptakan ritme kerja agar kelangsungan organisasi dapat selalu terjaga. Dalam
 membangun koordinasi yang baik di suatu organisasi, maka terdapat hal-hal yang harus
diperhatikan, antara lain:
1) perencanaan yang matang,
2) kesamaan persepsi,
3) pemahaman atas tugas/kewajiban dan kewenangan masing-masing,
4) sikap terbuka dan saling menghargai,
5) feedback, dan
6) penegasan dan motivasi.
2. Pengawasan merupakan kegiatan yang sangat penting guna menjamin terselenggaranya
kegiatan sesuai rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Jelaskan cara melakukan fungsi
pengawasan yang efektif!
Jawab:
Menurut Schermenhorn pengawasan adalah merupakan proses dalam menetapkan ukuran
kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan
sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Menurut Stoner menyatakan bahwa
pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai
dengan apa yang telah direncanakan. Dari pendapat Stoner dan Schermerhorn, dapat
disimpulkan untuk melakukan fungsi pengawasan yang efektif, perlu diperhatikan aspek-aspek
sebagai berikut:
1) Ketepatan
2) Sesuai jangka waktu yang telah ditetapkan,
3) Objektif, berdasarkan data dan/atau informasi,
4) Fokus pada titik pengawasan strategis,
5) Realistis dan logis,
6) Konsisten,
7) Luwes menghadapi perubahan,
8) Komprehensif dan dilakukan di semua tingkatan struktur organisasi.
9) Berorientasi pada perkembangan dan perbaikan
10) Dilakukan dengan menjunjung integritas dan kejujuran
Pengawasan yang efektif juga seharusnya mampu mendukung aspek kualitas, tidak hanya
kuantitas dan memfokuskan apa yang harus dilakukan, tidak saja pada usaha-usaha
sehubungan dengan pengukuran.
3. Kata reformasi dalam ilmu administrasi sudah dikenal sejak akhir abad ke-19 atau lebih dari
seratus tahun yang lalu dan gaungnya semakin gencar sebagai dampak dari globalisasi. Pemerintah
negara kita pun berupaya untuk memperbaiki dirinya mengikuti perkembangan zaman serta
tuntutan akan layanan yang lebih baik dari masyarakat. Coba Anda jelaskan:
1) Pengertian reformasi administrasi!
2) Mengapa reformasi administrasi di negara-negara berkembang harus berpola programatik?

Jawab:
1) Reformasi administrasi
Reformasi administrasi ialah usaha terencana untuk mengubah dua hal, yaitu struktur dan
prosedur birokrasi, kedua sikap dan perilaku para birokrat. Penentuan tujuan sangat penting
dalam reformasi administrasi. Soesilo Zauhar mendefenisikan reformasi administrasi
sebagai usaha sadar dan terencana untuk mengubah struktur dan prosedur birokrasi dan
perilaku birokrat, guna meningkatkan efektifitas organisasi atau menciptakan administrasi
yang sehat dan menjamin tercapainya tujuan pembangunan nasional.
2) Reformasi administrasi berpola programatik Reformasi administrasi yang berpola
programatik merupakan yang terkait dengan penyempurnaan pada performa kerja.
Reformasi administrasi yang benar di negara sedang berkembang yakni yang bersifat
programatik. Birokrasi ini dituntut untuk terus membuka diri sembari meningkatkan
efisiennya. Jadi jika pemerintah melansir suatu program substantif seperti program
pertanian, ekonomi, politik, pendidikan, pembangunan masyarakat desa, memobilisasikan
sebagian sumber daya dan keuangan serta melenturkan struktur dan prosedur organisasi
untuk melaksanakan program tersebut, baru kegiatan ini dapat disebut dengan reformasi
administrasi. Dalam kegiatan ini para administrator, teknisi, serta golongan birokrat
profesional dilibatkan untuk menyukseskan program ini.

Sumber dan referensi:

1) BMP Pengantar Ilmu Administrasi

2) Materi Inisiasi 6 dan 7

3) https://www.gramedia.com/literasi/komponen-penting-komunikasi/

4) https://riyan17.wordpress.com/2010/06/01/fungsi-pengawasan