Sop Sesma 21-22

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI
KampusCimahi: Jl. TerusanJenderalSudirman. Po Box 148. Telp.(022) 6656190/Fax. (022) 6652069
KampusBandung : Jl. TerusanJenderalGatotSubroto. Po Box 807. Telp./Fax. (022) 7312741
TATA TERTIB ADMINISTRASI

SEKRETARIS MAHASISWA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA
PERIODE 2020/2021
BAB I
PASAL 1
FORMAT PENULISAN ADMINISTRASI
1. Setiap adminstrasi yang digunakan oleh BEM KM UNJANI Periode 2020/2021 harus
memenuhi :
a. Font : Cambria
b. Ukuran Font : 12
c. Spasi : 1,5 kecuali format tanda tangan spasi 1,0
d. Ukuran kertas : F4 (21.5 cm x 33 cm)
e. Page setup : Top (1 cm) ; Left (2 cm) ; Bottom (1 cm) ; Right (1 cm)
2. Menggunakan KOP sesuai dengan ketentuan .
3. Setiap administrasi yang keluar dibuat 3 rangkap untuk pengajuan dan arsip.
BAB II
PROPOSAL
PASAL 2
KETENTUAN PENGAJUAN PROPOSAL
1. Setiap kegiatan yang akan dilakukan dan masih dibawah naungan BEM KM UNJANI Periode
2020/2021, harus menyerahkan 2 buah proposal sebagai arsip.
2. Setiap proposal yang diajukan, harus sesuai dengan format yang telah ditentukan.
3. Proposal kegiatan diajukan maksimal satu (1) bulan sebelum kegiatan diadakan.
e-Mail :bemkmunjani2018gmail.com
Facebook :http://www.facebook.com/BEM.KM.UNJANI
KELUARGA MAHASISWA
PASAL 3
FORMAT PROPOSAL
Setiap Proposal kegiatan di bawah naungan BEM KM UNJANI harus memenuhi format minimal
yang telah ada, yaitu :
COVER
Contoh format penulisan terdapat pada lampiran 1.
LEMBAR PENGESAHAN
Lembar pengesahan umumnya ditandatangani oleh :
- Sekretaris Eksekutif Mahasiswa
- Mentri
- Presiden BEM KM UNJANI
- Wakil Rektor III UNJANI
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Kegiatan
(Alasan atau dasar pemikiran yang melatarbelakangi diadakannya kegiatan)
I.2. Nama dan Tema Kegiatan
Contoh penulisan terdapat pada lampiran 2.
I.3. Tujuan Kegiatan
(kegiatan yang akan diadakan bertujuan untuk apa saja)
I.4 Logo beserta Arti Logo
(jika ada dan untuk kepanitian diluar kepengurusan BEM KM UNJANI diwajibkan ada
Logo kegiatan contoh PEKA)
BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN
II.1. Dasar Pelaksanaan Kegiatan
(yang mendasarai harus diadakannya kegiatan tersebut)
II.2. Sasaran Kegiatan
(siapa saja yang akan dilibatkan dalam kegiatan tersebut)
II.3. Harapan yang Ingin Dicapai
II.4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
(Hari, tanggal pelaksanaan ; Waktu pelaksanaan ; Tempat Pelaksanaan )
II.5. Susunan Acara
(waktu ; deskripsi acara ; penanggung jawab)
II.6. Susunan Kepanitiaan
KELUARGA MAHASISWA
(berisi nama dan NIM )

II.7. Rancangan Anggaran Dana
(sesuai dengan formatan bendahara eksekutif mahasiswa)
BAB III
PENUTUP
PASAL 4
MEKANISME PENGAJUAN PROPOSAL
1. Proposal dibuat oleh kementerian/panitia acara yang bersangkutan;
2. Proposal di serahkan kepada Sekretaris Mahasiswa untuk memasuki tahap revisi;
3. Proposal akan dikembalikan kepada kementerian/panitia yang bersangkutan untuk editorial;
4. Selanjurnya proposal akan di buat hardcopy sebanyak 3 buah untuk di tanda tangan;
5. 1 proposal untuk diajukan dan 2 sisanya diserahkan kepada Sekretaris Mahasiswa untuk
pengarsipan.
BAB II
LAPORAN KEGIATAN
PASAL 5
KETENTUAN PELAPORAN
1. Setiap kegiatan yang akan dilakukan dan masih dibawah naungan BEM KM UNJANI Periode
2020/2021, harus menyerahkan 2 buah laporan kegiatan sebagai pengajuan dan arsip.
2. Setiap laporan kegiatan yang diajukan, harus sesuai dengan format yang telah ditentukan.
3. Laporan kegiatan dilaporkan minimal satu (1) minggu untuk acara skala kecil dan satu (1)
bulan untuk acara skala besar setelah kegiatan dilaksanakan.
PASAL 6
FORMAT LAPORAN KEGIATAN
Setiap laporan kegiatan di bawah naungan BEM KM UNJANI harus memenuhi format minimal
yang telah ada, yaitu :
COVER
LEMBAR PENGESAHAN
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Kegiatan
(Alasan atau dasar pemikiran yang melatarbelakangi diadakannya kegiatan)
I.2. Nama dan Tema Kegiatan
I.3. Tujuan Kegiatan
BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN
KELUARGA MAHASISWA
II.1. Deskripsi Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan

(menceritakan rangkaian kegiatan yang telah dilaksanakan dalam bentuk narasi)
BAB III
PENUTUP
III.1. Kesimpulan
III.2. Saran
Lampiran (Foto kegiatan, absensi dan lain-lain)
PASAL 7
MEKANISME PENGAJUAN LAPORAN KEGIATAN
1. LK dibuat oleh kementerian/panitia acara yang bersangkutan;
2. LK di serahkan kepada Sekretaris Mahasiswa untuk memasuki tahap revisi;
3. LK akan dikembalikan kepada kementerian/panitia yang bersangkutan untuk tahap editorial;
4. Selanjutnya LK akan di buat hardcopy sebanyak 2 buah untuk tahap Legalisir;
5. LK disreahkan kepada Sekretaris Mahasiswa untuk pengarsipan.
BAB III
SURAT MENYURAT
PASAL 8
SURAT MASUK
Surat masuk adalah surat yang ditujukan kepada BEM KM UNJANI.
PASAL 9
Setiap surat masuk harus didata di buku surat masuk yang ditandatangani oleh pengirim yang
selanjutnya di arsipkan oleh Sekretaris Mahasiswa.
PASAL 10
Setiap surat masuk harus diarsipkan sesuai dengan kolom yang ada.
PASAL 11
SURAT KELUAR
Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh BEM KM UNJANI yang ditujukan kepada instansi
atau individu di luar BEM KM UNJANI.
PASAL 12
Surat keluar dibagi menjadi dua (2) yaitu
1. Surat keluar internal (INT) yaitu surat yang dikeluarkan oleh BEM KM UNJANI yang
ditujukan kepada lembaga tingkat Jurusan/Fakultas/Universitas dan ORMAWA yang
berada di lingkungan UNJANI.
2. Surat keluar eksternal (EXT) yaitu surat yang dikeluarkan oleh BEM KM UNJANI yang
ditujukan kepada instansi atau individu yang berada di luar lingkungan UNJANI.
KELUARGA MAHASISWA
PASAL 13
Jenis surat keluar :
1. S-UND : Surat Undangan
2. S-PEM : Surat Peminjaman
3. S-PEMB : Surat Pemberitahuan
4. S-PERM : Surat Permohonan
5. S-PENG : Surat Pengantar
6. S-TUG : Surat Tugas
7. S-KET : Surat Keterangan
8. S-KEP : Surat Keputusan
PASAL 14
Setiap surat keluar harus dibuat arsipnya dan di arsipkan oleh Sekretaris Mahasiswa.
PASAL 15
1. Surat yang dikeluarkan oleh BEM KM UNJANI harus dengan sepengetahuan dan pengesahan
Presiden BEM KM UNJANI.
2. Surat yang dikeluarkan oleh kementerian yang dibuatkan oleh Sekretaris Eksekutif
Mahasiswa harus dengan sepengetahuan Menteri dan Presiden BEM KM KM UNJANI.
PASAL 16
PENGAJUAN SURAT
1. Kementerian yang mengajukan surat minimal 3 hari sebelum surat di antar dan mengisi
form pengajuan surat yang disetujui oleh Presiden atau Wakil Presiden Mahasiswa BEM KM
UNJANI.
2. Pengajuan surat yang diberikan harus sesuai dengan format yang telah di tentukan.
3. Format pengajuan surat :
a. Latar Belakang/dasar pengajuan surat
b. Tujuan
c. Nama kegiatan jika dalam bentuk kegiatan.
d. Waktu/hari/tanggal/bulan/tahun/tempat pelaksanaan.
PASAL 17
PENOMORAN SURAT
1. Penomoran surat keluar diatur sesuai dengan tata nama penomoran surat keluar.
2. Penomoran surat keluar BEM KM UNJANI.
Nomor surat/Jenis surat/BEM KM UNJANI/Tujuan surat/Bulan/Tahun
Contoh : 001/S-PEMB/BEM KM UNJANI/INT/IX/2019
3. Jika surat diajukan oleh Kementerian, maka penomoran surat ditambah dengan singkatan
tiap Kementerian.
KELUARGA MAHASISWA
Nomor surat /Jenis surat/BEM KM UNJANI/Singkatan kementerian/Tujuan

surat/Bulan/Tahun
Contoh : 001/S-PEMB/BEM KM UNJANI/SOSPOL/INT/VIII/2019
Singkatan kementerian
Kementerian Sosial dan Politik : SOSPOL
Kementerian Kesekretariatan, Komunikasi dan Informasi : KIK
Kementerian Olahraga dan Kesenian Mahasiswa : ORKESMA
Kementerian Kesejahteraan Mahasiswa : KESMAWA
Kementerian Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa : PSDM
Kementerian Pengabdian Masyarakat : PENGMAS
PASAL 18
KOP SURAT KELUAR
Format kop surat terlampir ;
PASAL 19
Stempel BEM KM UNJANI berbentuk lambang BEM KM UNJANI.
KELUARGA MAHASISWA
BAB IV
ATURAN TAMBAHAN
1. Hal-hal yang belum jelas mengenai Tata Tertib Administrasi BEM KM UNJANI Periode
2020/2021 bisa ditanyakan kepada Sekretaris Eksekutif Mahasiswa.
2. Hal-hal yang belum diatur akan ditentukan kemudian dengan persetujuan Sekretaris
Eksekutif Mahasiswa.
3. Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.
KELUARGA MAHASISWA
LAMPIRAN
LAMPIRAN 1.Cover Proposal
KELUARGA MAHASISWA
LAMPIRAN 2. Nama dan Tema Kegiatan

Nama Kegiatan :
(Nama Kegiatan)
Tema Kegiatan :
(Tema Kegiatan)
LAMPIRAN 3. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

NO HARI, TANGGAL WAKTU TEMPAT
LAMPIRAN 4. Susunan Acara

(HARI,TANGGAL)
NO WAKTU DEKSRIPSI KEGIATAN PENANGGUNG JAWAB
LAMPIRAN 5. Susunan Kepanitiaan

Pelindung
Rektor Universitas Jenderal Achmad Yani
Prof. Hikmahanto Juwana, S.H., LL.M., Ph.d. 4121 094 65
Pembimbing
Wakil Rektor III Universitas Jenderal Achmad Yani
Dewi Ratih Handayani, dr., M.Kes. 4121 506 74
Penanggung Jawab
NO JABATAN NAMA NIM FAKULTAS
1. Presiden Mahasiswa
BEM KM UNJANI
2. Wakil Presiden BEM
KM UNJANI
3. (Menteri) BEM KM
UNJANI
Organizing Committe (OC)

NO JABATAN NAMA NIM FAKULTAS
KELUARGA MAHASISWA
Tempat : Cimahi
Tanggal :
SEKRETARIS
PRESIDEN EKSEKUTIF MAHASISWA
MAHASISWA BEM KM UNJANI
BEM KM UNJANI
MAULANA KUSUMA AGATHA DYTA EKA ANDRIYANTI

NIM. 7111 17 1 162 NIM. 3311 17 1 021

Sop Sesma 21-22

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sop Sesma 21-22

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

TATA TERTIB ADMINISTRASI

(berisi nama dan NIM )

II.1. Deskripsi Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan

Nomor surat /Jenis surat/BEM KM UNJANI/Singkatan kementerian/Tujuan

LAMPIRAN 2. Nama dan Tema Kegiatan

LAMPIRAN 3. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

LAMPIRAN 4. Susunan Acara

LAMPIRAN 5. Susunan Kepanitiaan

Organizing Committe (OC)

MAULANA KUSUMA AGATHA DYTA EKA ANDRIYANTI

Anda mungkin juga menyukai