Pedoman Administrasi

HMJA KOMISI FE UII 2016/2017

BAB I
SURAT MENYURAT

Bagian 1
Bentuk Surat

Pemakaian kertas dalam pembuatan surat-menyurat resmi HMJA KOMISI FE UII adalah
dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Surat-surat ditulis di kertas putih berkop HMJA KOMISI FE UII terbaru .
b. Bagi panitia pelaksana suatu kegiatan, menggunakan Kop Surat sesuai lembaga yang
membentuknya ditambah nama panitia dibawah nama struktur organisasi atau lembaga.
c. Ukuran Kertas yang digunakan yaitu HVS Folio 70 gr.
Ukuran kertas folio atau F4 (size paper : Width 21,59 cm dan Height 33 cm)
d. Menggunakan font Times New Roman dengan ukuran 12

Bagian 2
Kop Surat

Kop Surat HMJA KOMISI adalah sebagai berikut:

Bagian 3

Format Surat

A. Margin Surat
Untuk margin surat,ditentukan sebagai berikut :
Batas atas / top : 5,84 cm
Batas bawah / bottom : 5,00 cm
Batas kanan / Right : 1,75 cm
Batas kiri/ Left : 1,75 cm
Untuk spasi, tidak ada ketentuan baku.Akan tetapi,berapapun spasi yang digunakan,surat
diusahakan 1 lembar kecuali jika benar-benar harus membutuhkan tanda tangan yang cukup
banyak yang sekiranya memang benar-benar tidak muat untuk dijadikan 1 lembar.

B. Isi Surat
 1. Penomoran
a. Penomoran Surat menggunakan satu buku registrasi surat keluar yang dilakukan oleh
sekretaris departemen/kepanitiaan.
b. Nomor untuk surat yang ditujukan kepada internal lembaga kemahasiswaan UII
menggunakan kode A setelah nomor registrasi surat keluar. Contoh : (01/A/PAN-
MADING/HMJA-FE UII/Bulan/Tahun). Internal Kemahasiswaan terdiri dari seperti
HMJM,HMJIE,HMJA KOMISI, LPM, LDF, KOPMA, IPF, LEM DPM, KSPM.
c. Nomor untuk surat yang ditujukan kepada eksternal lembaga kemahasiswaan UII
menggunakan kode B setelah nomor registrasi surat keluar. Contoh : (01/B/ADM/
HMJA-FE UII/Bulan/Tahun). Eksternal Kemahasiswaan seperti Dekan, Jurusan dan
Jajarannya.
d. Nomor Surat Keluar urut menurut waktu terbitnya, tidak sendiri-sendiri.
e. Lamp. Diisi jika surat disertai lampiran
f. Hal : menerangkan isi singkat surat.

2. Alamat Surat (tujuan surat dikirim)

Contoh: Kepada yang kami hormati, (tidak boleh disingkat dan harus di bold)
DEKAN FE UII (penulisannya harus Kapital dan di bold)
Di-
YOGYAKARTA (Penulisannya harus Kapital)

3. Kalimat Pendahuluan
Kalimat Pendahuluan sebaiknya tidak lebih dari satu alinea, yang berisi ucapan syukur
kepada Allah SWT dan pujian kepada rasul dan keluarga.

4. Kalimat Isi
Kalimat isi surat hendaklah menggunakan bahasa yang tegas,lugas,dan jelas, sehingga
tidak menimbulkan penafsiran berbeda.

5. Kalimat Penutup
Isi surat harus diakhiri dengan kalimat penutup seperti :
 Demikianlah harap maklum.
 Atas perhatian saudara kami haturkan terima kasih
 Sekian dan Terima Kasih.

6. Tempat Tanggal Surat

Contoh : Yogyakarta, 28 Juli 2016 (Tidak perlu di-Bold dan diunderline)
23 Syawal 1437 H (tidak di bold dan harus ada tanggal hijriyah)

7. Pengirim Surat

Pengirim Surat adalah lembaga / kepanitiaan yang mengeluarkan surat. Surat yang
dikirimkan harus ditandatangani oleh dua orang yang terdiri dari ketua dan sekretaris.

Contoh Kepanitiaan:

ORGANIZING COMMITTEE
ACCOUNTING GENERATION SERIES
(COUNTIONS)
 HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
AKUNTANSI KOMISI
LEMBAGA EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

3 spasi enter
(Tepat segaris dengan kop)
FIRMAN FADLI LINDA PURWATI
KETUA SEKRETARIS

Contoh Format Surat:

KOP SURAT
Nomor : 05/B/SEK/PAN-OC-COUNTIONS/HMJA-FEUII/XII/2015
Lamp : 1 Bendel Proposal
Hal : PERMOHONAN VERIFIKASI Kepada yang kami hormati,
HMJA KOMISI
Di-
YOGYAKARTA

(2 spasi)
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
(1 spasi)
____________________________Kalimat Pendahuluan_______________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(1 spasi)
______________________________Kalimat Isi_____________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(1 spasi)
_____________________________Kalimat Penutup_________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(1 spasi)
Billahitaufiq Wal Hidayah,
Wassalamualikum Wr. Wb.
(2 spasi)

Yogyakarta, 28 Juli 2016 (tgl surat di print )

(1 spasi) 23 Syawal 1437 H (tgl hijriyah)

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN

AKUNTANSI
LEMBAGA EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

(3 spasi)
 PUTRI DEMI ARIDI
ANDRI DESHI UTOMO SEKRETARIS
KETUA

Catatan untuk surat yang dibuat oleh Departemen:

1. Untuk surat permohonan verifikasi, HARUS dilampirkan proposal. Pada point
Lamp, ditulis => 1 Bendel Proposal
2. Untuk surat permohonan dana, sebaiknya dilampirkan anggaran dana. Pada point
Lamp, ditulis => 1 Lembar Anggaran Dana

BAB II
PROPOSAL

Bagian 1
Bentuk Proposal

a. Proposal ditulis di kertas putih berkop HMJA KOMISI FE UII terbaru.

b. Ukuran Kertas yang digunakan yaitu HVS Folio 70 gr .
Ukuran kertas folio atau F4 (size paper : Width 21,59 cm dan Height 33 cm)
c. Margin untuk proposal adalah sebagai berikut:
 Batas atas/top : 5,84 cm
 Batas bawah/ bottom : 3,00 cm
 Batas kiri/left : 1,75 cm
 Batas kanan/right : 1,75 cm
d. Spasi yang digunakan 1,15.
e. Font yang digunakan adalah Times New Roman. Font size 12.
f. Dijilid menggunakan mika berwarna biru muda.

Bagian 2
Jenis Kegiatan

 Kegiatan Besar
Proposal ini untuk kegiatan yang melibatkan pihak eksternal HMJA KOMISI FE UII, dan
juga melibatkan sponsor untuk melibatkan sponsor untuk melaksanakan kegiatan
tersebut.
a) Proposal Kecil harus jadi,maksimal 3 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan.
b) Proposal Besar tersebut harus jadi,maksimal 2 bulan sebelum tanggal pelaksanaan
kegiatan.

 Kegiatan Kecil
Proposal ini untuk kegiatan yang hanya melibatkan internal pengurus HMJA KOMISI FE
UII untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Proposal 2 minggu sebelum tanggal kegiatan
sudah harus di verifikasi.

Bagian 3
Jenis Proposal
A. Proposal Kecil

Indikator Proposal Kecil : Persetujuan hanya Ketua dan Sekretaris I, dan penulisan untuk
jabatan tertinggi berada di sebelah kiri.

1. Prosedur
a) Untuk kegiatan kecil, Proposal diverifikasi oleh HMJA KOMISI FE UII 2
minggu sebelum kegiatan.
b) Untuk kegiatan besar, proposal diverifikasi oleh HMJA KOMISI FE UII 3
bulan sebelum kegiatan.
c) Surat Permohonan Verifikasi diberikan ke administrasi HMJA Komisi 3 hari
sebelum verifikasi dan dilampirkan proposal.
d) Setelah dilakukan verifikasi, proposal yang sudah direvisi diberikan ke
administrasi HMJA KOMISI paling lambat 3 hari setelah verifikasi.
e) Ketika melakukan verifikasi ke HMJA KOMISI, proposal diperbolehkan tidak
menggunakan kop komisi dan kertas F4. Proposal yang akan diverifikasi
HARUS diperbanyak sebanyak ½ dari jumlah pengurus HMJA KOMISI.
f) Proposal yang dikumpulkan di administrasi HMJA KOMISI adalah proposal
yang mengikuti aturan bentuk proposal.

2. Aturan Proposal
1) Kop Proposal
PROPOSAL KEGIATAN
MAKRAB GENERASI AKUNTANSI (Nama Kegiatan)
DEPARTEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (Nama Departemen)
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN AKUNTANSI KOMISI
LEMBAGA EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
2011
Ketentuan Penulisan:
Penulisan Kop Proposal HARUS tebal dan huruf kapital.

2) Urutan Isi Proposal

I. NAMA KEGIATAN
Berisi tentang nama dari kegiatan dari proposal ini. Aturan penulisannya
huruf kapital di setiap awal kata atau huruf kapital semua. Penulisannya
tidak diakhiri dengan titik (.)

II. TEMA KEGIATAN

Penulisan diawali dan diakhiri dengan tanda kutip (“xxxx”). Penulisannya
tidak diakhiri dengan tanda titik (.).

III. LANDASAN NILAI

Dapat berisi terjemahan dari 2 Ayat suci Al Quran dan 1 Hadits. Untuk
Landasan nilai, penulisan HARUS huruf miring semua dan diberi kutipan.

IV. LANDASAN PEMIKIRAN

Biasanya dituliskan dalam bentuk paragraf. Untuk awal paragraf, ditulis
menjorok ke dalam.

V. TUJUAN KEGIATAN
 Dituliskan dalam bentuk point-point dengan menggunakan angka dan
diakhiri dengan titik.

VI. TARGET KEGIATAN

Dituliskan dalam bentuk point-point dengan menggunakan angka. Dan
harus berkesinambungan dengan tujuan kegiatan, serta diakhiri dengan
titik.

VII. SASARAN KEGIATAN

Berisi tentang objek (sasaran peserta) dari kegiatan yang akan
dilaksanakan, serta diakhiri dengan titik.

VIII. WAKTU DAN TEMPAT

Contoh:
hari : Jumat – Minggu
tanggal : 15 - 17 Oktober 2010
tempat : Tawangmangu, Karanganyar, Jawa Tengah

IX. BENTUK KEGIATAN

Terlampir

X. TARGET PESERTA
Berisi tentang perkiraan jumlah dari peserta yang akan ditargetkan oleh
panitia pelaksana kegiatan.

XI. SUSUNAN ACARA

Terlampir (Kalau ada)

XII. PENANGGUNG JAWAB

Ketua :
Sekretaris :
Anggota :

XIII. RENCANA ANGGARAN

Terlampir

XIV. PENUTUP
Berisi rangkaian kalimat penutup, dimana didalamnya dapat berisi harapan.

Aturan penulisan Isi proposal secara umum:

 Penulisan HARUS huruf kapital dan tebal. Contoh : NAMA KEGIATAN

 Untuk kata yang berasal dari bahasa inggris/ arab (terjemahan) atau dengan
kata lain selain bahasa indonesia, penulisan HARUS miring. Contoh :
Recycled Thing
 Penulisan harus lurus dengan judul. Contoh:

I. NAMA KEGIATAN
Bank Soal dan Bedah soal
 Jika ada penulisan yang dijabarkan menggunakan point, kalau lebih dari satu,
menggunakan angka, kalau hanya satu, tidak usah menggunakan
angka.Contoh :

1. “Hai manusia, sesungguhnya kami menciptakan kamu dari....

 2. “Dan berpeganglah kamu semuanya kepada tali (agama) Allah dan...
 Jeda antara isi proposal ada 1 kali enter. Contoh:
I. NAMA KEGIATAN
MAKRAB GENERASI AKUNTANSI 2010
1 kali enter

II. TEMA KEGIATAN

”Amigos be Miracle ”

3) Lembar Pengesahan
Susunannya:
LEMBAR PENGESAHAN
(HARUS huruf kapital dan tebal)
Ada 1 enter

Yogyakarta, 4 Agustus 2010 (tanggal proposal di-print)

(Tanggal Hijriyah)
Ada 1 enter
Nama dari panitia PANITIA REFRESH METOPEL
Nama dari Departement DEPARTEMEN AKADEMIK
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
AKUNTANSI KOMISI
LEMBAGA EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

3 Enter

WIDAGDO H. AL-RASYID LINA TRIANITA .D

KETUA SEKRETARIS

Aturan Penulisan Lembar Pengesahan secara umum :

 Penulisan HARUS huruf kapital dan tebal. Kecuali untuk penulisan

Yogyakarta dan tanggal.
 Untuk penulisan yang dimulai dari Yogyakarta sampai Sekretaris harus
lurus. Untuk ketua,lurus dengan margin kiri.
 Lembar Pengesahan tidak boleh lebih dari 1 lembar.

B. Proposal Besar

Indikator : Persetujuannya meliputi ketua, sekretaris I, Direktur HMJA KOMISI FE UII,

Ketua LEM FE UII, Ketua DPM FE UII, dan Dekan FE UII. Jabatan yang lebih tinggi
berada di sebelah kiri.

1) Birokrasi
a. Proposal masuk ke HMJA KOMISI FE UII untuk diverifikasi minimal 3 bulan
sebelum kegiatan.
 b. Surat Permohonan Verifikasi diberikan ke administrasi HMJA KOMISI 3 hari
sebelum verifikasi dan HARUS dilampirkan proposal.
c. Ketika melakukan verifikasi ke HMJA KOMISI, diperbolehkan tidak
menggunakan kop HMJA KOMISI FE UII. Proposal yang akan diverifikasi
HARUS diperbanyak sebanyak ½ dari jumlah pengurus HMJA KOMISI.
d. Proposal yang sudah direvisi (sudah disahkan sampai tingkat tertinggi), masuk ke
HMJA KOMISI FE UII maksimal 3 hari setelah verifikasi oleh HMJA KOMISI.

2) Aturan Proposal
a. Kop Proposal
PROPOSAL KEGIATAN
MAKRAB GENERASI AKUNTANSI (Nama Kegiatan)
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN AKUNTANSI
LEMBAGA EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
2011

Ketentuan Penulisan:
Penulisan Kop Proposal HARUS tebal dan huruf kapital dan TIDAK ada nama
departemen.

4) Urutan Isi Proposal

I. NAMA KEGIATAN
II. TEMA KEGIATAN
III. LANDASAN NILAI
IV. LANDASAN PEMIKIRAN
V. TUJUAN KEGIATAN
VI. TARGET KEGIATAN
VII. SASARAN KEGIATAN
VIII. WAKTU DAN TEMPAT
IX. BENTUK KEGIATAN
X. TARGET PESERTA
XI. SUSUNAN ACARA
XII. SUSUNAN PANITIA
XIII. RENCANA ANGGARAN
XIV. PENUTUP

Note : untuk keterangan per point,sama dengan proposal kecil. Hanya saja untuk
susunan panitia di tulis terlampir.

Aturan penulisan Isi proposal secara umum:

 Penulisan HARUS huruf kapital dan tebal. Contoh : NAMA KEGIATAN

 Untuk kata yang berasal dari bahasa inggris/ arab (terjemahan) atau dengan
kata lain selain bahasa indonesia, penulisan HARUS miring. Contoh : Recycled
Thing
 Penulisan harus lurus dengan judul. Contoh:

I. NAMA KEGIATAN
MUSYAWARAH MAHASISWA AKUNTANSI

 Jika ada penulisan yang dijabarkan menggunakan point, kalau lebih dari satu,
menggunakan angka, kalau hanya satu,tidak usah menggunakan angka.
Contoh:
 1. “Hai manusia, sesungguhnya kami menciptakan kamu dari....
2. “Dan berpeganglah kamu semuanya kepada tali (agama) Allah dan...
3. “Sebaik-baik sahabat di sisi Allah ialah orang yang terbaik terhadap ....

 Jeda antara isi proposal ada 1 kali enter. Contoh:

I. NAMA KEGIATAN
MAKRAB GENERASI AKUNTANSI 2010
1 kali enter

II. TEMA KEGIATAN

”Amigos be Miracle ”

5) Lembar Pengesahan
Susunannya:
LEMBAR PENGESAHAN
(HARUS huruf kapital dan tebal)

Yogyakarta, 4 Agustus 2010

Ada 1 enter
Nama dari panitia PANITIA MAKRAB GENERASI
AKUNTANSI 2010
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
AKUNTANSI
LEMBAGA EKSEKUTIF MAHASISWA
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

FAIRUZ EL MAULANA FITRIA NURUL JANNAH

KETUA SEKRETARIS

Menyetujui,

MAHFUD ASYARI SOFYAN MUHAMMAD

KETUA LEM FE UII DIREKTUR HMJA FE UII

Mengetahui,

DRS. ASMAI ISHAK, M.BUS.,PH.D ANDAM JOVIAL FATH

DEKAN FE UII KETUA DPM FE UII
 Aturan Penulisan Lembar Pengesahan secara umum :

 Penulisan HARUS huruf kapital dan tebal. Kecuali untuk penulisan

Yogyakarta,tanggal, menyetujui, dan mengetahui.
 Untuk penulisan yang dimulai dari Yogyakarta sampai Ketua DPM harus lurus.
Untuk ketua,lurus dengan margin kiri.
 Jabatan yang lebih tinggi berada di sebelah kiri.
 Lembar Pengesahan tidak boleh lebih dari 1 lembar.

Catatan secara umum mengenai Proposal Besar :

1. Nama departemen tidak perlu dituliskan.

BAB III
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Bagian 1
Bentuk Laporan Pertanggungjawaban

a. Ditulis dengan font times new roman ukuran 12

b. Batas atas / top : 5,84 cm
Batas bawah / bottom : 3,00 cm
Batas kiri/left : 1,75 cm
Batas kanan/right : 1,75 cm
c. Untuk LPJ dari kegiatan kecil,dijilid dengan mika berwarna biru muda.
d. Untuk LPJ dari kegiatan besar, dijilid dengan menggunakan hard cover berwarna hitam.
e. Menggunakan kertas komisi.
f. Ukuran Kertas yang digunakan yaitu HVS Folio 70 gr.
Ukuran kertas folio atau F4 (size paper : Width 21,59 cm dan Height 33 cm)

Bagian 2
Sistematika Laporan Pertanggungjawaban

1. Kata Pengantar
2. Lembar Pengesahan
3. Daftar Isi
4. Bab I Proposal Kegiatan
5. Bab II Prosedur Kegiatan
Terdiri dari:
1) Pelaksanaan Kegiatan
(i) Pra Kegiatan
(ii) Kegiatan
(iii) Pasca Kegiatan

2) Gambaran Umum Pelaksanaan Kegiatan

(i) Muqoddimah
(ii) Kendala
(iii) Kelebihan
(iv)Saran

Pada bab ini, untuk kegiatan besar disertai juga dengan Laporan Pertanggungjawaban per
divisi.
6. Bab III Lampiran-Lampiran
Pada bab ini, dilampirkan minimal surat keluar, anggaran dana,nota-nota, foto,contact person
pembicara,presensi rapat pleno,nama peserta,pamflet,leaflet acara(jika ada).

Note :
1) Proposal,Surat dan Laporan Pertanggungjawaban yang tidak sesuai dengan standardisasi di
atas, akan dikembalikan kepada pihak yang membuat untuk segera di revisi.
2) Selain mengumpulkan LPJ,juga harus mengumpulkan soft copy berupa foto,desain
corel,LPJ, proposal,dan data-data dari sekretaris kegiatan dalam bentuk CD.
3) Hal-hal yang belum/kurang jelas dapat ditanyakan secara langsung kepada administrasi 1 dan
atau 2.

Terima kasih ^^