PANDUAN

APLIKASI
PERSURATAN
pak.ft.dev.ugm.ac.id/persuratan

Fakultas Teknik
Universitas Gadjah Mada
ALUR PENGAJUAN DOKUMEN
APLIKASI PERSURATAN

Mulai

Membuat Dokumen

Mengajukan untuk Approval

Tidak
Diterima? Perbaikan
Ya

Dokumen resmi dengan

QR Code

Selesai

Aplikasi dapat diakses melalui alamat berikut

pak.ft.dev.ugm.ac.id/persuratan
Daftar Isi

Daftar Isi ....................................................................................................................... 1

Panduan Bagi Dosen dan Tenaga Kependidikan ......................................... 2
Membuka Aplikasi .............................................................................................................. 2
Mengelola Dokumen.......................................................................................................... 3
A. Membuat Dokumen Baru........................................................................................................ 3
B. Daftar Dokumen dan Pengajuan ......................................................................................... 5
C. Mengatur Posisi QR Code / Scan Tanda Tangan ........................................................... 9
D. Menghapus Dokumen ............................................................................................................ 11

Panduan Bagi Mahasiswa ................................................................................... 13

Membuka Aplikasi ............................................................................................................ 13
Mengelola Dokumen........................................................................................................ 15
A. Membuat Dokumen Baru...................................................................................................... 15
B. Daftar Dokumen dan Pengajuan ....................................................................................... 16
C. Mengatur Posisi QR Code / Scan Tanda Tangan ......................................................... 22
D. Menghapus Dokumen ............................................................................................................ 23

Proses Persetujuan / Approval............................................................................ 25

Persetujuan Melalui E-mail ............................................................................................ 25
Persetujuan Melalui Aplikasi ......................................................................................... 26

1
Panduan Bagi Dosen dan
Tenaga Kependidikan
Membuka Aplikasi
Hal pertama yang dilakukan adalah login ke aplikasi. Aplikasi ini
menggunakan Login SSO, dan merujuk ke data SDM Fakultas Teknik.
Sehingga Anda dapat langsung mengakses apabila e-mail telah terdaftar
di SDM Fakultas Teknik.

1. Buka aplikasi di alamat pak.ft.dev.ugm.ac.id/persuratan

2. Masukkan E-mail dan Kata Sandi
3. Klik Masuk
4. Apabila login berhasil, Anda akan diarahkan ke halaman dashboard

2
Mengelola Dokumen
Mengelola dokumen terdiri dari membuat dokumen baru, melihat daftar
dokumen yang sudah dibuat, melakukan pengajuan untuk mendapatkan
approval, mengatur posisi QR Code / scan tanda tangan untuk dokumen
yang telah disetujui dan menghapus dokumen.

A. Membuat Dokumen Baru

Silakan ikuti langkah-langkah berikut ini untuk membuat dokumen
baru.

1. Klik menu Dokumen > Buat Baru

2. Silakan lengkapi isian data yang diperlukan berupa dokumen

dalam format PDF, keterangan, paraf/penanda tangan dan
tembusan jika diperlukan

3
3. Berikut adalah contoh pengisian data untuk membuat dokumen
baru

4. Klik Simpan

Apabila proses simpan berhasil, maka akan muncul popup seperti

gambar di atas. Klik Lihat Daftar Data atau Buat Baru.

4
B. Daftar Dokumen dan Pengajuan
Setelah dokumen dibuat, maka data akan ditampilkan pada daftar
dokumen, silakan ikuti langkah-langkah berikut ini untuk melihat
daftar dokumen dan melakukan pengajuan.

1. Dokumen yang telah dibuat akan tampil pada halaman Dokumen

seperti berikut ini

Pada daftar dokumen di atas, terdapat 3 (tiga) kategori daftar

dokumen yaitu Draf, Diajukan dan Selesai.

Draf : menampilkan daftar dokumen yang masih draf

Diajukan : menampilkan daftar dokumen yang sedang
diajukan/ditolak
Selesai : menampilkan daftar dokumen yang disetujui

2. Anda dapat melihat detail dokumen, mengubah, menghapus atau

mengajukan untuk mendapatkan approval melalui menu berikut

5
3. Klik Lihat Detail untuk melihat detail keterangan, paraf/penanda
tangan dan tembusan. Atau klik Lihat Dokumen untuk melihat
pratinjau dari dokumen yang telah diunggah

Apabila data sudah benar, Anda dapat melanjutkan pada proses

pengajuan untuk mendapatkan approval. Akan tetapi, apabila ada
perubahan data, silakan klik menu Ubah.

4. Klik Ajukan untuk mengirim pengajuan

6
 Apabila yakin data sudah benar, klik Lanjutkan untuk melanjutkan
proses pengajuan dokumen. Kemudian dokumen yang sudah
diajukan akan masuk pada kategori Diajukan.

5. Klik pada kategori Diajukan untuk melihat daftar dokumen yang

sedang diajukan

Dokumen yang ditolak juga akan ditampilkan pada halaman ini,

Anda bisa melakukan perbaikan sesuai alasan penolakan,
kemudian mengajukannya kembali atau Anda dapat menghapus
dokumen tersebut.

6. Klik Lihat Detail untuk melihat detail proses approval

7
7. Berikut adalah contoh apabila pengajuan ditolak

8. Berikut adalah contoh apabila pengajuan diterima

8
 9. Apabila dokumen diterima, silakan klik pada Lihat / Unduh
Dokumen Final untuk mendapatkan dokumen yang telah
dilengkapi dengan QR Code sebagai tanda legalitas

10. Selesai

C. Mengatur Posisi QR Code / Scan Tanda Tangan

Apabila dokumen telah disetujui, maka Anda dapat mengatur posisi
dan memilih untuk menggunakan QR Code / Scan Tanda Tangan
pada halaman tertentu yang diinginkan.

9
1. Pilih Atur QR Code / Tanda Tangan

2. Pilih halaman yang akan diatur

3. Pilih QR Code atau Scan Tanda Tangan dan tentukan apakah ingin
menggunakan stempel
4. Atur posisi dan ukuran QR Code / Scan Tanda Tangan

5. Klik Simpan
6. Apabila proses simpan berhasil, maka akan muncul popup seperti
berikut ini

10
 7. Berikut adalah dokumen yang dihasilkan

8. Selesai

D. Menghapus Dokumen
Dokumen hanya dapat dihapus apabila masih berstatus Draf atau
Ditolak. Silakan ikuti langkah-langkah berikut untuk menghapus
dokumen.

1. Klik menu Hapus pada daftar dokumen yang dikehendaki

2. Sebuah popup konfirmasi akan ditampilkan, klik Lanjutkan untuk
melanjutkan proses penghapusan dokumen, atau klik Batal untuk
membatalkan

11
3. Selesai

12
Panduan Bagi Mahasiswa
Membuka Aplikasi
Hal pertama yang dilakukan adalah login ke aplikasi. Aplikasi ini
menggunakan Login SSO, sehingga Anda dapat langsung
menggunakannya tanpa melakukan pendaftaran terlebih dahulu.

1. Buka aplikasi di alamat pak.ft.dev.ugm.ac.id/persuratan

2. Klik Mahasiswa klik disini

3. Masukkan E-mail dan Kata Sandi

4. Klik Masuk

13
 Apabila data belum tersedia pada database Fakultas, maka Anda
akan diminta untuk melengkapi beberapa data seperti nomor
mahasiswa, nama lengkap dan program studi.

5. Apabila login berhasil, Anda akan diarahkan ke halaman dashboard

6. Selesai

14
Mengelola Dokumen
Mengelola dokumen terdiri dari membuat dokumen baru, melihat daftar
dokumen yang sudah dibuat, melakukan pengajuan untuk mendapatkan
approval, mengatur posisi QR Code / scan tanda tangan untuk dokumen
yang telah disetujui dan menghapus dokumen.

A. Membuat Dokumen Baru

Silakan ikuti langkah-langkah berikut ini untuk membuat dokumen
baru.

1. Klik menu Dokumen > Buat Baru

2. Silakan lengkapi isian data yang diperlukan berupa dokumen

dalam format PDF, jenis dokumen, keterangan, paraf/penanda
tangan dan tembusan jika diperlukan

15
 3. Berikut adalah contoh pengisian data untuk membuat dokumen
baru

4. Klik Simpan

Apabila proses simpan berhasil, maka akan muncul popup seperti

gambar di atas. Klik Lihat Daftar Data atau Buat Baru.

B. Daftar Dokumen dan Pengajuan

Setelah dokumen dibuat, maka data akan ditampilkan pada daftar
dokumen, silakan ikuti langkah-langkah berikut ini untuk melihat
daftar dokumen dan melakukan pengajuan.

16
1. Dokumen yang telah dibuat akan tampil pada halaman Dokumen
seperti berikut ini

Pada daftar dokumen di atas, terdapat 3 (tiga) kategori daftar

dokumen yaitu Draf, Diajukan dan Selesai.

Draf : menampilkan daftar dokumen yang masih draf

Diajukan : menampilkan daftar dokumen yang sedang
diajukan/ditolak
Selesai : menampilkan daftar dokumen yang disetujui

2. Anda dapat melihat detail dokumen, mengubah, menghapus atau

mengajukan untuk mendapatkan approval melalui menu berikut

3. Klik Lihat Detail untuk melihat detail keterangan, paraf/penanda

tangan dan tembusan. Atau klik Lihat Dokumen untuk melihat
pratinjau dari dokumen yang telah diunggah

17
 Apabila data sudah benar, Anda dapat melanjutkan pada proses
pengajuan untuk mendapatkan approval. Akan tetapi, apabila ada
perubahan data, silakan klik menu Ubah.

4. Klik Ajukan untuk mengirim pengajuan

Apabila yakin data sudah benar, klik Lanjutkan untuk melanjutkan

proses pengajuan dokumen. Kemudian dokumen yang sudah
diajukan akan masuk pada kategori Diajukan.

5. Klik pada kategori Diajukan untuk melihat daftar dokumen yang

sedang diajukan

18
 Dokumen yang ditolak juga akan ditampilkan pada halaman ini,
Anda bisa melakukan perbaikan sesuai alasan penolakan,
kemudian mengajukannya kembali atau Anda dapat menghapus
dokumen tersebut.

6. Klik Lihat Detail untuk melihat detail proses approval

19
7. Berikut adalah contoh apabila pengajuan ditolak

20
8. Berikut adalah contoh apabila pengajuan diterima

9. Apabila dokumen diterima, silakan klik pada Lihat / Unduh

Dokumen Final untuk mendapatkan dokumen yang telah
dilengkapi dengan QR Code sebagai tanda legalitas

10. Selesai

21
C. Mengatur Posisi QR Code / Scan Tanda Tangan
Apabila dokumen telah disetujui, maka Anda dapat mengatur posisi
dan memilih untuk menggunakan QR Code / Scan Tanda Tangan
pada halaman tertentu yang diinginkan.

1. Pilih Atur QR Code / Tanda Tangan

2. Pilih halaman yang akan diatur

3. Pilih QR Code atau Scan Tanda Tangan dan tentukan apakah ingin
menggunakan stempel
4. Atur posisi dan ukuran QR Code / Scan Tanda Tangan

5. Klik Simpan
6. Apabila proses simpan berhasil, maka akan muncul popup seperti
berikut ini

22
 7. Berikut adalah dokumen yang dihasilkan

8. Selesai

D. Menghapus Dokumen
Dokumen hanya dapat dihapus apabila masih berstatus Draf atau
Ditolak. Silakan ikuti langkah-langkah berikut untuk menghapus
dokumen.

1. Klik menu Hapus pada daftar dokumen yang dikehendaki

2. Sebuah popup konfirmasi akan ditampilkan, klik Lanjutkan untuk
melanjutkan proses penghapusan dokumen, atau klik Batal untuk
membatalkan

23
3. Selesai

24
Proses Persetujuan / Approval
Panduan ini ditujukan bagi pejabat yang akan melakukan persetujuan
dokumen yang telah diajukan.

Persetujuan Melalui E-mail

1. Apabila terdapat permohonan persetujuan dokumen, maka akan
dikirimkan melalui e-mail seperti berikut ini

Berikut adalah beberapa aksi yang dapat dilakukan:

Lihat Dokumen : digunakan untuk melihat/mengunduh

dokumen yang diajukan
Perbaiki : digunakan untuk melakukan
penolakan/perbaikan terhadap dokumen yang
diajukan
Setuju : digunakan untuk melakukan persetujuan
terhadap dokumen yang diajukan

Untuk persetujuan tingkat ke-2 dan seterusnya akan disertakan

informasi persetujuan dari tingkat sebelumnya sebagai informasi
pendukung.

2. Klik Perbaiki untuk menolak permohonan, maka Anda akan diminta

untuk mengisikan alasan penolakan/perbaikan

25
 Isikan alasan kemudian klik Kirim untuk melanjutkan proses
penolakan, atau klik Batal untuk membatalkan.

3. Klik Setuju untuk menyetujui permohonan

4. Selesai

Persetujuan Melalui Aplikasi

1. Silakan buka alamat situs pak.ft.dev.ugm.ac.id/persuratan
2. Login ke aplikasi dengan memasukkan E-mail dan Kata Sandi
3. Klik menu Approval, maka semua permohonan akan ditampilkan

26
 Pada daftar permohonan dokumen di atas, terdapat 2 (dua)
kategori permohonan dokumen yaitu Menunggu dan Disetujui.

Menunggu : menampilkan daftar permohonan yang belum

diproses
Disetujui : menampilkan daftar dokumen yang disetujui

4. Klik Setuju untuk menyetujui permohonan, atau klik Perbaiki untuk

menolak permohonan

5. Selesai

27