Aplikasi

Persuratan
versi 3.0

Panduan Penggunaan
Bagi UKP (Unit Kerja Pengolah)
dan UK (Unit Kearsipan)

BADAN PEMERIKSA KEUANGAN RI

2016
 DAFTAR ISI

A. SEKILAS APLIKASI PERSURATAN................................................................................................................... 2

B. MENU APLIKASI PERSURATAN ..................................................................................................................... 4
B.1 Menu Pegawai .................................................................................................................................. 4
B.1.1 Sub Menu Disposisi ..................................................................................................................... 4
B.1.2 Sub Menu Buat Konsep Surat ..................................................................................................... 7
B.1.3 Sub Menu Arsip Konsep Surat ................................................................................................... 11
B.2 Menu Pejabat .................................................................................................................................. 11
B.2.1 Sub Menu Surat Masuk ............................................................................................................. 12
B.2.2 Sub Menu Konsep Surat Diajukan ............................................................................................. 15
B.3 Menu Inputer UKP........................................................................................................................... 20
B.3.1 Sub Menu Surat Masuk ............................................................................................................. 20
B.3.2 Sub Menu Terima Surat dari UK ................................................................................................ 25
B.3.3 Sub Menu Antrian Surat Masuk dari Unker Lain ....................................................................... 26
B.3.4 Sub Menu Antrian Disposisi....................................................................................................... 27
B.3.5 Sub Menu Surat Keluar .............................................................................................................. 29
B.3.6 Sub Menu Monitoring Surat ...................................................................................................... 31
B.3.7 Sub Menu Dashboard ................................................................................................................ 32
B.3.8 Sub Menu Pengajuan Surat Keluar ............................................................................................ 33
B.4 Menu Inputer UK.............................................................................................................................. 34
B.4.1 Sub Menu Surat Masuk ............................................................................................................. 34
B.4.2 Sub Menu Surat Keluar .............................................................................................................. 34
B.4.3 Sub Menu Cetak Kartu Kendali .................................................................................................. 34
B.4.4 Sub Menu Monitoring ............................................................................................................... 34
B.5 Menu Setting .................................................................................................................................... 34
B.5.1 Sub Menu User .......................................................................................................................... 34
B.5.2 Sub Menu Set No Urut Surat ..................................................................................................... 34
B.5.3 Sub Menu Kategori Surat........................................................................................................... 34
B.5.4 Sub Menu Monitoring Pengguna............................................................................................... 34

1
A. SEKILAS APLIKASI PERSURATAN

Aplikasi Persuratan versi 1.0 telah dibangun pada tahun 2012 oleh Biro Teknologi Informasi bekerja sama
dengan Biro Umum sebagai langkah pengembangan Aplikasi Persuratan yang sebelumnya sudah
dipergunakan oleh Biro Umum khususnya di Sub Bagian Pengurusan Surat dan Perjalanan Dinas. Aplikasi
Persuratan versi 1.0 tersebut hanya mengakomodir pengadministrasian surat masuk dan surat keluar di
lingkungan BPK Pusat saja, kemudian dikembangkan menjadi Aplikasi Persuratan versi 2.0 berbasis web yang
dapat digunakan oleh semua unit kerja di lingkungan BPK baik di Kantor Pusat maupun Kantor Perwakilan.

Aplikasi Persuratan versi 2.0 ini memiliki fitur pengadministrasian surat masuk dan surat keluar, dilengkapi
dengan fitur manajemen disposisi. Data surat yang diinput dalam Aplikasi Persuratan Versi 2.0 ini terintegrasi
antara Subag Pengurusan Surat dan Perjalanan Dinas sebagai Unit Kearsipan (UK Surat Aktif) dan unit unit
kerja lain yang merupakan Unit Kerja Pengolah (UKP) surat.

Namun, Aplikasi Persuratan versi 2.0 tersebut tidak dilengkapi dengan fasilitas pembuatan/pengajuan nota
dinas dan konsep surat keluar beserta koreksiannya, serta hanya dapat digunakan sampai dengan Unit Kerja
di eselon II. Oleh karena itu, dengan mengadopsi konsep e-Nodin dan cakupan penggunaan sampai dengan
Unit Kerja di eselon IV maka dilakukan pengembangan menjadi Aplikasi Persuratan versi 3.0.

Secara umum, menu utama di aplikasi Persuratan versi 3.0 adalah sebagai berikut:
1. Menu Pegawai
2. Menu Pejabat
3. Menu Inputer UK (Unit Kearsipan)
4. Menu Inputer UKP (Unit Kerja Pengolah)
5. Menu Setting

Aplikasi Persuratan versi 3.0 ini merupakan sub modul dari portal Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
(SISDM). Portal SISDM terdiri dari sub modul Pengelolaan Pegawai, Keuangan, Persuratan, Konsultasi, dan lain-
lain. Untuk dapat mengaksesnya, ketikkan alamat https://sisdm.bpk.go.id pada browser Mozilla, Chrome atau
Internet Explorer (IE) dan akan muncul tampilan halaman depan (frontpage) seperti gambar berikut:

2
 Gbr 1. Halaman login

Selanjutnya user harus memasukkan NIP dan kata kunci untuk dapat login ke Portal SISDM. Setelah berhasil
login, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gbr 2. Tampilan Utama Portal SISDM

Pada kolom sebelah kanan, terdapat Aplikasi Persuratan, ketika diklik akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gbr 3. Menu Aplikasi Persuratan

3
Pada tampilan di atas, terlihat menu-menu yang ada di aplikasi persuratan:
1. Menu pegawai, dimiliki oleh setiap pegawai, baik dirinya bertindak sebagai pejabat, inputer UKP, inputer
UK ataupun tidak.
2. Menu pejabat, hanya dimiliki oleh setiap pejabat, sesuai dengan data yang ada di aplikasi SISDM.
3. Menu Inputer UKP hanya dimiliki oleh pegawai yang ditunjuk sebagai inputer UKP di unit kerjanya.
4. Menu Inputer UK hanya dimiliki oleh pegawai Sub Bagian PSPD di Kantor Pusat atau pegawai Sub Bagian
Umum di Kantor Perwakilan yang ditunjuk sebagai inputer UK.
5. Menu Setting hanya dimiliki oleh seseorang yang ditunjuk menjadi admin, baik admin lokal/UKP (khusus
unit kerjanya) maupun admin umum/super admin, yang hanya dimiliki oleh Biro TI dan Biro Umum (Sub
Bagian Pengurusan Surat dan Perjalanan Dinas).

B. MENU APLIKASI PERSURATAN

B.1 Menu Pegawai

Gbr 4. Menu Pegawai

Setiap pegawai secara default akan mempunyai menu pegawai, yang terdiri dari:
1. Sub Menu Disposisi
2. Sub Menu Buat Konsep Surat
3. Sub Menu Arsip Konsep Surat

B.1.1 Sub Menu Disposisi

Surat Masuk pada suatu unit kerja dapat didisposisikan ke pejabat-pejabat ataupun langsung kepada staf yang
ada di lingkungan unit kerja tersebut. Pejabat/staf tersebut dapat melihat disposisi yang ditujukan padanya
melalui menu ini, untuk kemudian ditindaklanjuti sesuai dengan arahan pemberi disposisi. Misalkan terdapat
disposisi surat masuk dari Kepala Biro Teknologi Informasi kepada Kepala Bagian Pengembangan Sistem
Informasi (PSI) untuk menunjuk nama-nama pegawai yang akan menjadi tim pendampingan input RKP dan
RKSP 2016, maka Kepala Bagian PSI dapat melihat disposisi yang ditujukan padanya melalui menu disposisi.

4
 Gbr 5. Tampilan Sub Menu Disposisi

Selanjutnya pejabat tersebut dapat menindaklanjuti disposisi yang dikirimkan sebagai berikut:
1. Pada kolom fungsi yang ada di sebelah kanan, klik Pilih, kemudian Klik Lihat Disposisi untuk melihat isi
disposisi yang ditujukan. Klik tombol kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Gbr 6. Tampilan Fungsi Lihat Disposisi

5
2. Pilih fungsi Tindak Lanjut / Arsip untuk menindaklanjuti disposisi yang ditujukan padanya atau untuk
menjadikannya sebagai arsip.

Gbr 7. Tampilan Fungsi Tindak Lanjut Disposisi

Isi Tindak Lanjut Disposisi, kemudian klik Status Tindak Lanjut, pilih Sudah Ditindaklanjuti apabila sudah
ditindaklanjuti dan Tanggal Tindak Lanjut. Terdapat pilihan untuk menjadikannya sebagai arsip/tidak. Klik
tombol simpan untuk menyimpan perubahannya. Klik kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Ketika menjadikannya sebagai arsip, maka akan muncul gambar . Ketika sudah ditindaklanjuti,
status tindak lanjutnya akan berubah dari tanda silang warna kuning menjadi tanda checklist warna

hijau .
3. Klik disposisikan untuk mendisposisi ke pejabat atau staf yang ada di bawah unit kerja tersebut. Klik
tambah maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gbr 8. Tampilan Fungsi Disposisikan

6
 Isi kolom-kolom yang ada pada menu tersebut. Pilih tujuan disposisi dengan memasukkan nama/NIP
(lama) tujuan disposisi yang bersangkutan. Klik Kirim Notifikasi Email jika ingin menampilkan disposisi
tersebut ke kotak masuk email BPK penerima disposisi. Pilih simpan untuk menyimpan semua perubahan
yang dilakukan. Klik kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

4. Klik Riwayat untuk mengetahui riwayat dari disposisi surat masuk tersebut.

Gbr 9. Tampilan Konsep Riwayat

B.1.2 Sub Menu Buat Konsep Surat

Setiap pejabat/pegawai dapat membuat konsep surat keluar yang nantinya akan diajukan ke atasan
langsungnya atau selain atasan langsungnya. Berikut adalah tampilan sub menu buat konsep surat.

Gbr 10. Tampilan Sub Menu Buat Konsep Surat

7
Untuk membuat konsep surat baru, klik tombol tambah

Gbr 11. Tampilan Tambah Konsep Surat

Isikan kolom-kolom yang diperlukan. Tanda * menunjukkan bahwa kolom tersebut wajib diisi. Untuk isi surat
keluar, dapat langsung menuliskannya pada template yang telah disediakan, atau dengan cara mengcopy
paste dari dokumen word yang telah dibuat sebelumnya. Setelah mengisi semuanya, klik tombol simpan. Klik
tombol kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.
Terdapat 4 link dalam kolom fungsi, yaitu:

1. Ubah.
Fasilitas ini digunakan untuk mengubah konsep surat yang telah dibuat sebelumnya. Klik tombol simpan
untuk menyimpan perubahan yang telah dilakukan. Klik tombol kembali untuk kembali ke halaman
sebelumnya.

Gbr 12. Tampilan Fungsi Ubah pada Buat Konsep Surat

8
2. Kepada
Fasilitas ini digunakan untuk mengisikan tujuan surat keluar. Tujuan dapat lebih dari 1 unit kerja/instansi.
Pilih apakah tujuan merupakan Satker Internal BPK atau Satker Eksternal BPK.

Gbr 13. Tampilan Fungsi Kepada pada Buat Konsep Surat

a. Untuk Satker Internal BPK diisi dengan unit kerja eselon 1 untuk unit kerja di Kantor Pusat dan eselon
2 untuk unit kerja di Kantor Perwakilan. Unit organisasi tujuan diisi dengan unit organisasi tujuan,
dapat diisi eselon 1, 2, 3 ataupun 4. Isikan nama jabatan dan nama penerima tujuan suratnya.
Pilih jenis tujuan, apakah menjadi tujuan utama surat (tertulis pada bagian "kepada") atau menjadi
tembusan. Ketika surat ini nanti diproses menjadi surat keluar, maka surat ini akan masuk ke dalam
kotak surat masuk tujuan baik "kepada" maupun "tembusan".
b. Untuk Satker Eksternal BPK diisi dengan nama instansi penerima dan atas nama (penerima) tujuan
surat.
Klik simpan untuk menyimpan perubahannya. Klik kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

3. Lampiran.
Fasilitas ini digunakan untuk mengunggah lampiran pada konsep surat yang telah dibuat. Klik tombol
Choose File untuk mencari file yang akan diunggah, kemudian klik upload untuk mengunggahnya. File
yang diunggah akan muncul pada tabel daftar file. Klik tombol kembali untuk kembali ke daftar konsep
surat. Lampiran yang telah diunggah akan muncul pada baris konsep surat bersangkutan.
Fasilitas delete pada tabel daftar file digunakan untuk mendelete file yang telah diunggah.

9
 Gbr 14. Tampilan Fungsi Lampiran pada Buat Konsep Surat

4. Diajukan
Konsep surat yang telah dibuat kemudian diajukan untuk dapat diproses menjadi surat keluar.
Klik tombol diajukan, maka akan muncul halaman sebagai berikut:

Gbr 15. Tampilan Fungsi Diajukan pada Buat Konsep Surat

Pilih pengajuan konsep surat apakah ke atasan langsung atau ke selain atasan langsung. Isikan nama
pejabat atau jabatan yang dituju untuk pengajuan selain ke atasan langsung. Klik tombol ajukan untuk
menyimpan pengajuan konsep surat tadi. Klik tombol kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

5. Hapus
Fungsi ini untuk menghapus konsep surat yang telah dibuat. Terdapat kotak konfirmasi "apakah anda
yakin menghapus data ini?". Jika diklik tombol ok, maka baris data konsep surat yang dipilih akan terhapus
dari sistem. Pada menu arsip konsep surat yang akan dijelaskan setelah menu ini, baris konsep surat
tersebut akan terhapus juga.

10
 Gbr 16. Tampilan Fungsi Hapus pada Buat Konsep Surat

B.1.3 Sub Menu Arsip Konsep Surat

Semua konsep surat yang telah dibuat, akan masuk ke dalam arsip konsep surat. Pada arsip konsep surat ini
juga terlihat status dari konsep surat tersebut apakah masih menjadi konsep, dalam proses persetujuan atau
telah menjadi surat keluar, serta terlihat juga status tindak lanjutnya diajukan kepada pejabat tertentu.
Klik lihat untuk melihat konsep surat tersebut.

Gbr 17. Tampilan Sub Menu Arsip Konsep Surat

B.2 Menu Pejabat

Gbr 18. Menu Pejabat

11
Setiap pejabat secara default akan mempunyai menu pejabat, yang terdiri dari:
1. Sub menu surat masuk.
2. Sub menu konsep surat diajukan.

B.2.1 Sub Menu Surat Masuk

Setiap pejabat mempunyai kotak surat masuk yang ditujukan kepada pejabat yang bersangkutan, baik surat
yang berasal dari unit kerja internal BPK (baik pusat maupun perwakilan) maupun unit kerja eksternal BPK.
Sebelum masuk ke dalam kotak surat masuk pejabat, surat tersebut harus diproses terlebih dahulu oleh
Inputer UKP pada unit kerja bersangkutan (akan dijelaskan pada Menu Inputer UKP).

Gbr 19. Sub Menu Surat Masuk

Pada gambar di atas, terlihat ada 3 link pada kolom fungsi, yaitu:

1. Proses

Pada link ini, pejabat dapat mengedit/mengubah surat masuk atau memberikan disposisi atas surat
masuk yang diterimanya.

12
 Gbr 20. Tampilan Fungsi Edit Surat pada Surat Masuk

Untuk mengedit kolom-kolom yang akan diubah, kemudian klik simpan untuk menyimpan perubahannya,
dan klik kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya. Klik reset untuk mengembalikan isi surat masuk
seperti keadaan semula.

Sedangkan untuk memberikan disposisi atas surat masuk yang diterimanya, klik tab disposisi di bagian
atas, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gbr 21. Tampilan Fungsi Disposisi pada Surat Masuk

Klik tambah untuk menambahkan penerima disposisi surat masuk tersebut.

Gbr 22. Tampilan Fungsi Tambah Disposisi pada Surat Masuk

13
 Isikan kolom-kolom pada halaman tersebut. Pilih tujuan disposisi dengan memasukkan nama/NIP (lama)
tujuan disposisi yang bersangkutan. Klik Kirim Notifikasi Email jika ingin menampilkan disposisi tersebut
ke kotak masuk email BPK penerima disposisi. Pilih simpan untuk menyimpan semua perubahan yang
dilakukan. Klik kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Setelah disposisi berhasil disimpan, mala akan muncul fasilitas cetak, edit dan delete atas disposisi yang
diberikan. Cetak digunakan untuk mencetak disposisi pada pejabat/pegawai bersangkutan. Edit
digunakan untuk mengedit disposisi. Delete digunakan untuk mendelete disposisi pada pejabat/pegawai
yang dipilih.

2. Tutup

Fasilitas ini digunakan jika tindak lanjut untuk unit kerja bersangkutan telah selesai, atau telah
ditindaklanjuti unit kerja lain.

Gbr 23. Tampilan Fungsi Tutup pada Surat Masuk

3. Riwayat

Fasilitas ini digunakan untuk mengetahui riwayat dari surat masuk, baik dari sisi riwayat tindak lanjut
maupun riwayat disposisinya.

14
 Gbr 24. Tampilan Fungsi Riwayat pada Surat Masuk

B.2.2 Sub Menu Konsep Surat Diajukan

Setiap pejabat mempunyai kotak konsep surat yang diajukan oleh staf atau pejabat yang ada di bawahnya.
Terdapat filter untuk mencari surat keluar yang diajukan, apakah statusnya masih dalam proses persetujuan,
sudah menjadi surat keluar, masih dalam antrian surat keluar atau sudah selesai statusnya/menjadi arsip.

Gbr 25. Tampilan Sub Menu Konsep Surat Diajukan

Pada gambar di atas, terlihat ada 8 link pada kolom fungsi, yaitu:

1. Lihat Konsep

Fasilitas ini digunakan untuk melihat konsep surat yang diajukan pada pejabat yang bersangkutan. Klik
kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

15
 Gbr 26. Tampilan Fungsi Lihat Konsep pada Konsep Surat Diajukan

2. Perbaiki

Fasilitas ini digunakan untuk memperbaiki konsep surat yang diajukan oleh staf atau pejabat yang ada di
bawahnya kepada pejabat yang bersangkutan. Isi catatan perbaikan pada kolom yang telah disediakan
kemudian klik perbaiki. Klik kembali untuk kembali pada halaman sebelumnya.

Gbr 27. Tampilan Fungsi Perbaiki pada Konsep Surat Diajukan

3. Ubah Isi

Fasilitas ini dapat digunakan oleh pejabat yang bersangkutan untuk mengubah isi secara langsung dari
konsep surat yang diajukan oleh staf/pejabat yang ada di bawahnya, tanpa harus mengembalikannya
kepada pembuat konsep surat untuk melakukan perbaikan. Isi perubahannya, kemudian klik simpan
untuk menyimpan perubahannya. Klik kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

16
 Gbr 28. Tampilan Fungsi Ubah Isi pada Konsep Surat Diajukan

4. Disetujui

Fasilitas ini digunakan untuk menyetujui konsep surat yang diajukan pada pejabat yang bersangkutan.

Gbr 29. Tampilan Fungsi Disetujui pada Konsep Surat Diajukan

Pilih tanggal persetujuan dan pilihan untuk surat keluar apakah:

a. Tidak perlu menjadi surat keluar.

b. Dijadikan surat keluar langsung oleh pejabat yang bersangkutan.
Pejabat yang bersangkutan mengisikan nomor surat keluar dan keterangan yang diperlukan lainnya
c. Dijadikan surat keluar melalui Inputer UKP.
Inputer UKP yang akan mengisikan nomor surat keluar dan keterangan yang diperlukan lainnya.
Klik setuju untuk menyetujui konsep surat yang diajukan. Klik kembali untuk kembali ke halaman
sebelumnya.

17
5. Naik/Turunkan

Fasilitas ini digunakan untuk menaikkan/menurunkan konsep surat yang diajukan kepada pejabat yang
bersangkutan, untuk dinaikkan/diturunkan kepada pejabat yang ada diatas/dibawahnya.

Gbr 30. Tampilan Fungsi Naik/Turunkan pada Konsep Surat Diajukan

Terdapat pilihan tujuan berdasarkan Nama Pejabat dan Unit Organisasi/Jabatan.

Jika yang dipilih adalah nama pejabat, maka isikan nama pejabat pada kolom pegawai (pejabat) kemudian
klik Naik/Turunkan untuk menaik/menurunkan konsep surat yang diajukan. Jika yang dipilih adalah Unit
Organisasi/Tujuan, maka isikan Unit Organisasinya dan Jabatannya, kemudian klik Naik/Turunkan untuk
menaik/menurunkan konsep surat yang diajukan.
Klik kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

6. Kepada

Fasilitas ini digunakan untuk menambahkan/mengurangi tujuan surat pada konsep surat yang diajukan.
Caranya sama dengan link "kepada" pada menu pegawai : buat konsep surat.

Gbr 31. Tampilan Fungsi Kepada pada Konsep Surat Diajukan

18
7. Cetak

Fasilitas ini digunakan untuk mencetak konsep surat keluar yang diajukan.

Gbr 32. Tampilan Fungsi Cetak pada Konsep Surat Diajukan

8. Riwayat

Fasilitas ini digunakan untuk mengetahui riwayat konsep surat yang diajukan, mulai dari pembuatan
konsep surat sampai dengan posisi/status konsep surat yang diajukan tersebut.

Gbr 33. Tampilan Fungsi Riwayat pada Konsep Surat Diajukan

19
B.3 Menu Inputer UKP

Gbr 34. Menu Inputer UKP

Inputer UKP adalah pegawai yang ditunjuk untuk menjadi inputer aplikasi persuratan di unit kerjanya. Inputer
UKP terbagi menjadi Inputer UKP eselon 1, Inputer UKP eselon 2, Inputer UKP eselon 3, maupun Inputer UKP
eselon 4. Setiap inputer UKP mempunyai sub menu sebagai berikut:
1. Sub Menu Surat Masuk.
2. Sub Menu Terima Surat dari UK.
3. Sub Menu Antrian Surat Masuk dari Unker Lain.
4. Sub Menu Antrian Disposisi.
5. Sub Menu Surat Keluar.
6. Sub Menu Monitoring Surat.
7. Sub Menu Dashboard.
8. Sub Menu Pengajuan Surat Keluar.

B.3.1 Sub Menu Surat Masuk

Surat masuk digunakan untuk mengadministrasikan surat masuk dalam suatu unit kerja, baik surat yang
berasal dari unit kerja internal BPK maupun unit kerja eksternal BPK (misal Kementerian). Surat masuk dapat
langsung ditambahkan melalui menu tambah, atau memproses surat masuk dari unit kerja lain atau UK.

Gbr 35. Tampilan Sub Menu Surat Masuk

20
Untuk menambahkan surat masuk secara langsung, klik tombol tambah, maka akan muncul halaman berikut
ini:

Gbr 36. Tampilan Tambah Surat Masuk

Pada sub menu surat masuk, terdapat 4 link pada kolom fungsi, yaitu:

1. Proses

Fasilitas ini digunakan untuk memproses surat masuk. Pada bagian perekaman agenda, surat masuk yang
diinputkan dapat diubah lagi kolom-kolomnya, untuk menyimpan perubahannya klik simpan. Klik kembali
untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Gbr 37. Tampilan Fungsi Proses pada Sub Menu Surat Masuk

21
 Pada bagian disposisi, inputer UKP dapat memberikan disposisi surat masuk atas arahan/perintah dari
pejabat yang menerima surat masuk tersebut.

Gbr 38. Tampilan Fungsi Proses Disposisi pada Surat Masuk

Untuk menambahkan disposisi, klik tombol tambah, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gbr 39. Tampilan Fungsi Proses Tambah Disposisi pada Surat Masuk

Isikan kolom-kolom pada halaman tersebut. Pilih tujuan disposisi dengan memasukkan nama/NIP (lama)
tujuan disposisi yang bersangkutan. Klik Kirim Notifikasi Email jika ingin menampilkan disposisi tersebut
ke kotak masuk email BPK penerima disposisi. Pilih simpan untuk menyimpan semua perubahan yang
dilakukan. Klik kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

2. Tutup

Fasilitas ini digunakan jika tindak lanjut untuk unit kerja bersangkutan telah selesai, atau telah
ditindaklanjuti unit kerja lain.

Gbr 40. Tampilan Fungsi Tutup pada Surat Masuk

22
3. Riwayat

Fasilitas ini digunakan untuk mengetahui riwayat dari surat masuk, baik dari sisi riwayat tindak lanjut
maupun riwayat disposisinya. Ketika sudah ditindaklanjuti, status tindak lanjutnya akan berubah dari

tanda silang warna merah menjadi tanda checklist warna hijau .

Gbr 41. Tampilan Fungsi Riwayat pada Surat Masuk

4. Delete

Fasilitas ini digunakan untuk menghapus surat masuk yang diterima.

Gbr 42. Tampilan Fungsi Delete pada Surat Masuk

Selain itu, pada kolom status juga terdapat fasilitas:

1. File

Fasilitas ini digunakan untuk mengunggah file yang akan dilampirkan pada surat masuk. Klik tombol
Choose File untuk mencari file yang akan diunggah, kemudian klik upload untuk mengunggahnya. File
yang diunggah akan muncul pada tabel daftar file. Klik tombol kembali untuk kembali ke daftar surat
masuk.

23
 Gbr 43. Tampilan Fungsi File pada Surat Masuk

2. Disposisi

Fasilitas ini digunakan untuk mencetak lembar disposisi.

Gbr 44. Tampilan Fungsi Disposisi pada Surat Masuk

24
3. Ekspedisi

Fasilitas ini digunakan untuk mencetak lembar ekspedisi.

Gbr 45. Tampilan Fungsi Ekspedisi Surat Masuk

B.3.2 Sub Menu Terima Surat dari UK

Sub Menu Terima Surat dari UK digunakan oleh unit kerja yang bertindak sebagai UKP untuk memonitoring
surat masuk yang ditujukan untuk unit kerjanya yang telah di terima dan diinputkan ke aplikasi Persuratan
oleh UK. Lewat sub menu ini user cukup mengklik satu tombol saja, yaitu tombol proses surat masuk, untuk
menarik data surat tersebut dan menyimpannya sebagai surat masuk UKP tersebut. Proses terima surat lewat
aplikasi ini juga akan merubah status surat di Surat Masuk pada UK dari warna merah menjadi warna hijau.

Terdapat indikator tombol berwarna di kolom Proses SM (Surat Masuk) pada gambar di bawah ini memiliki
arti sebagai berikut:

a. Tombol oranye
Data surat telah diinputkan oleh UK namun fisik surat masih belum dikirimkan ke UKP. Surat dengan
status ini dilengkapi dengan tombol Proses Surat Masuk sebagai fitur untuk pengkonfirmasian
penerimaan surat lewat aplikasi.
b. Tombol hijau
Ini mengindikasikan bahwa surat secara fisik telah diterima oleh user di UKP dan telah ditarik sebagai
surat masuk UKP.

25
 Gbr 46. Tampilan Sub Menu Terima Surat dari UK

Pada saat nanti fisik surat tersebut telah dikirimkan dan diterima oleh inputer UKP, maka selain
menandatangani dokumen bukti penerimaan surat, inputer UKP juga perlu mengkonfirmasi penerimaan surat
ini dengan cara mengklik tombol Proses Surat Masuk, sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gbr 47. Tampilan Proses pada Antrian Surat dari UK

Cek detail surat yang diterima dan tambahkan beberapa kolom yang masih kosong seperti Kategori Surat,
Keterangan, dll. Klik tombol Simpan untuk memproses surat masuk tersebut dan klik kembali untuk kembali
ke halaman sebelumnya. Setelah surat masuk tersebut diproses, maka status Proses SM untuk surat tersebut
akan berubah menjadi warna hijau.

B.3.3 Sub Menu Antrian Surat Masuk dari Unker Lain

Sub menu antrian surat masuk dari unker lain dipergunakan oleh UKP untuk melihat daftar antrian surat masuk
yang dikirimkan oleh UKP lain. Apabila UKP pengirim melengkapi surat tersebut dengan file lampiran attach
file maka UKP tujuan surat dapat melihat dan mengunduh file tersebut melalui sub menu ini. Dengan adanya
menu Antrian Surat Masuk Unker Lain ini, diharapkan kecepatan respon atas suatu surat bisa menjadi lebih
cepat dikarenakan user penerima sudah bisa melihat surat masuk yang ditujukan untuk unit kerja

26
bersangkutan secara softcopy walaupun surat fisiknya belum diterima. Selain itu input proses Surat Masuk
juga akan lebih efisien karena user penerima surat tidak perlu menginputkan data detail surat cukup mem-
preview surat yang ada dalam daftar lalu menyimpannya pada tabel Surat Masuk unit kerja tersebut.

Gbr 48. Tampilan Sub Menu Antrian Surat Masuk dari Unker Lain

Tombol Proses Surat Masuk dipergunakan untuk mempreview /memindahkan antrian surat masuk menjadi
Surat Masuk unit kerja. Pada saat nanti fisik surat yang dikirimkan UKP lain telah diterima oleh user/inputer
UKP tujuan, maka inputer UKP tujuan dapat mengkonfirmasi penerimaan surat ini dengan cara mengklik
tombol Proses Surat Masuk, sehingga muncul tampilan sebagai berikut:

Gbr 49. Tampilan Proses pada Antrian Surat Masuk dari Unker Lain

Cek detail surat dan tambahkan beberapa kolom yang masih kosong seperti Kategori Surat, Keterangan, dll.
Klik tombol Simpan untuk menjadikannya surat masuk. Klik kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

B.3.4 Sub Menu Antrian Disposisi

Disposisi yang ditujukan kepada pejabat eselon 2 ke atas dapat di lihat di Sub Menu Antrian Disposisi.
Misalkan terdapat disposisi dari Tortama V kepada Kepala Perwakilan DKI Jakarta dan data disposisi tersebut
telah diinputkan ke dalam aplikasi persuratan maka Inputer UKP Kepala Perwakilan DKI Jakarta dapat melihat

27
disposisi itu melalui Sub Menu Antrian Disposisi. Fungsi sub menu ini adalah untuk mengingatkan pejabat
eselon II ke atas jika yang bersangkutan mendapatkan disposisi, seperti terlihat di gambar berikut:

Gbr 50. Tampilan Sub Menu Antrian Disposisi

Langkah selanjutnya untuk menerima disposisi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Klik link Menu Terima Surat (pada kolom Fungsi di sisi paling kanan Tabel Antrian Disposisi) untuk
nomor surat yang diinginkan, misalkan untuk nomor surat 11/ND/03/2016.
2. Klik tombol Simpan untuk menyimpan antrian disposisi tersebut untuk masuk ke dalam surat masuk
unit kerja yang bersangkutan (Perwakilan DKI Jakarta). Klik Kembali ke Daftar Surat, maka surat akan
langsung terlihat di tabel surat masuk dan tidak muncul lagi di tabel Antrian Disposisi.

Terdapat 2 link dalam kolom fungsi, yaitu:

1. Terima Surat

Fasilitas ini digunakan untuk memproses/menerima antrian disposisi. Klik tombol simpan untuk
menyimpan proses terima suratnya. Klik tombol kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Gbr 51. Tampilan Fungsi Terima Surat pada Antrian Disposisi

28
2. Hapus Dari Antrian

Fasilitas ini diguanakan untuk menghapus antrian disposisi. Ketika link hapus dari antrian di klik, maka
antrian disposisi tersebut akan dihapus.

B.3.5 Sub Menu Surat Keluar

Sub menu Surat Keluar dipergunakan oleh unit kerja pengolah (UKP) untuk mengadministrasikan semua surat
keluar yang dibuat oleh unit kerja tersebut baik untuk tujuan internal BPK maupun eksternal BPK.

Gbr 52. Tampilan Sub Menu Surat Keluar

Untuk menambahkan surat keluar, klik tombol tambah, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gbr 53. Tampilan Tambah pada Surat Keluar

Isikan semua kolom - kolom yang dibutuhkan. Unit Kerja tujuan surat keluar dapat diisi lebih dari 1. Klik tambah
tujuan untuk menambahkan unit kerja tujuan surat keluar. Fungsi ini sama dengan fungsi kepada yang ada di
menu pegawai, sub menu Buat Konsep Surat. Setelah semua kolom yang dibutuhkan diisi, kemudian klik
simpan untuk menyimpan perubahannya. Klik kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

29
Dalam sub menu surat keluar, terdapat 4 link dalam kolom fungsi, yaitu:
1. File

Fasilitas ini digunakan untuk mengunggah file yang akan dilampirkan pada surat keluar. Klik tombol
Browse untuk mencari file yang akan diunggah, kemudian klik upload untuk mengunggahnya. File yang
diunggah akan muncul pada tabel daftar file. Klik tombol kembali untuk kembali ke daftar surat keluar.

Gbr 54. Tampilan Fungsi File pada Surat Keluar

2. Edit

Fasilitas ini digunakan untuk mengubah surat keluar yang telah diadministrasikan ke dalam aplikasi
sebelumnya. Untuk menyimpan perubahan yang dilakukan, klik tombol simpan. Untuk kembali ke
halaman sebelumnya, klik kembali.

Gbr 55. Tampilan Fungsi Edit pada Surat Keluar

30
3. Delete

Fasilitas ini digunakan untuk menghapus surat keluar yang telah diinputkan.

Gbr 56. Tampilan Fungsi Delete pada Surat Masuk

4. Tanda Terima

Fasilitas ini digunakan untuk mencetak tanda terima pengiriman surat keluar.

Gbr 57. Tampilan Fungsi Tanda Terima pada Surat Keluar

B.3.6 Sub Menu Monitoring Surat

Sub menu Monitoring Surat berfungsi untuk melihat dan mencetak laporan laporan terkait dengan
persuratan, yang terdiri dari:
1. Input Harian Surat Masuk
2. Surat Masuk Per Periode
3. Input Harian Surat Keluar
4. Surat Keluar Per Periode

31
Laporan laporan tersebut dapat dicetak dalam bentuk dokumen Word (.doc), Excel (.xls) atau cukup
ditampilkan di layar monitor saja. Untuk melihat atau mencetak laporan persuratan, pilih jenis salah satu jenis
laporan, isikan tanggal atau periodenya dan pilih salah satu bentuk outputnya, kemudian klik buat laporan.

Gbr 58. Tampilan Sub Menu Monitoring Surat

B.3.7 Sub Menu Dashboard

Sub Menu Dashboard dalam aplikasi Persuratan digunakan untuk menyajikan informasi statisik terkait
persuratan secara visual sehingga informasi yang didapat user lebih deskriptif. Informasi yang ditampilkan
antara lain statisik berdasarkan jumlah surat masuk per tahun, jumlah surat keluar per tahun, statisik
berdasarkan status surat per tahun, statistik berdasarkan sifat surat masuk per tahun, dan statistik
berdasarkan sifat surat keluar per tahun. Berikut adalah tampilan sub menu Dashboard:

Gbr 59. Tampilan Sub Menu Dashboard

32
B.3.8 Sub Menu Pengajuan Surat Keluar

Sub menu pengajuan surat keluar digunakan untuk memproses surat keluar yang telah disetujui oleh pejabat
yang bersangkutan untuk diberikan penomoran dan keterangan yang dibutuhkan lainnya.

Gbr 60. Tampilan Sub Menu Pengajuan Surat Keluar

Pada sub menu pengajuan surat keluar, terdapat 3 link dalam kolom fungsi, yaitu:
1. Proses menjadi surat keluar

Fasilitas ini digunakan untuk memproses surat keluar yang telah disetujui oleh pejabat yang
bersangkutan. Isikan kolom-kolom yang diperlukan. Tambah tujuan surat keluar jika ingin menambahkan
unit kerja tujuan surat keluar. Jika nomor surat merupakan nomor sisipan, klik sisipan, kemudian isi nomor
suratnya. Setelah semua kolom yang diperlukan diisi, klik tombol simpan untuk menyimpan perekaman
pengajuan surat keluar tersebut. Klik kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Gbr 61. Tampilan Fungsi Proses Menjadi Surat Keluar pada Surat Keluar

2. Cetak
Fasilitas ini digunakan untuk mencetak surat keluar.

33
3. Riwayat

Fasilitas ini digunakan untuk melihat riwayat pengajuan surat keluar. Klik tombol tutup window untuk
kembali ke halaman sebelumnya.

Gbr 62. Tampilan Fungsi Riwayat pada Surat Keluar

B.4 Menu Inputer UK

Gbr 63. Menu Inputer UK

Inputer UK adalah pegawai di Sub Bagian Pengurusan Surat dan Perjalanan Dinas Biro Umum atau pegawai di
Sub Bagian Umum di masing-masing Kantor Perwakilan yang ditunjuk untuk menjadi inputer UK aplikasi
persuratan.
Setiap inputer UK mempunyai sub menu sebagai berikut:
1. Sub Menu Surat Masuk.
2. Sub Menu Surat Keluar.
3. Sub Menu Cetak Kartu Kendali.
4. Sub Menu Monitoring.

34
B.4.1 Sub Menu Surat Masuk

Gbr 64. Tampilan Sub Menu Surat Masuk

Status dalam sub menu surat masuk dibedakan menjadi 2 warna, yaitu warna merah jika surat masuk dari UK
tersebut telah didisposisikan/ditindaklanjuti di UKP tujuan dan warna hijau jika surat masuk dari UK hanya
diterima saja, tapi belum didisposikan/ditindaklanjuti di UKP tujuan. Untuk melakukan perekaman surat
masuk baru, klik tombol tambah, maka akan muncul halaman sebagai berikut:

Gbr 65. Tampilan Tambah pada Surat Masuk

35
Isikan data surat masuk pada kolom-kolom yang telah disediakan. Klik tombol simpan untuk menyimpan
perekaman surat masuk tersebut. Klik tombol kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Pada sub menu surat masuk, terdapat 4 link dalam kolom fungsi, yaitu:
1. File

Fasilitas ini digunakan untuk mengunggah file yang akan dilampirkan pada surat masuk. Klik tombol
browse untuk mencari file yang akan diunggah, kemudian klik upload untuk mengunggahnya. File yang
diunggah akan muncul pada tabel daftar file. Klik tombol kembali untuk kembali ke daftar surat masuk.

Gbr 66. Tampilan Fasilitas File pada Surat Masuk

2. Edit

Fasilitas ini digunakan untuk mengubah kolom-kolom pada perekaman surat masuk yang telah dilakukan.
Ubahlah kolom-kolom yang ingin diubah. Untuk menyimpan perubahannya, klik tombol simpan. Klik
tombol kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya. Klik reset untuk mengembalikan isi surat masuk
seperti keadaan semula.

36
 Gbr 67. Tampilan Fasilitas Edit pada Surat Masuk

3. Delete

Fasilitas ini digunakan untuk menghapus baris data/record surat masuk yang telah diinputkan
sebelumnya. Inputer UK harus benar-benar yakin ketika akan melakukan penghapusan record surat
masuk, karena record yang telah dihapus tidak dapat dimunculkan lagi. Inputer UK harus mengisikan
alasan penghapusan record surat masuk. Klik tombol hapus untuk menghapus record tersebut dan klik
tombol batal untuk membatalkan penghapusan record surat masuk.

Gbr 68. Tampilan Fungsi Delete pada Surat Masuk

4. Cetak Kartu Kendali

Fasilitas ini digunakan untuk mencetak kartu kendali yang akan digunakan untuk mengirimkan fisik surat
masuk ke unit kerja tujuan. Klik logo yang bergambar printer untuk mencetak kartu kendali tersebut.

37
 Gbr 69. Tampilan Fungsi Cetak Kartu Kendali pada Surat Masuk

B.4.2 Sub Menu Surat Keluar

Gbr 70. Tampilan Sub Menu Surat Keluar

Sub menu ini dipergunakan oleh UK untuk menginputkan surat-surat keluar yang berasal dari UKP, baik itu
untuk tujuan eskternal BPK maupun internal/di lingkungan BPK. Untuk melakukan perekaman surat keluar
baru, klik tombol tambah, maka akan muncul halaman sebagai berikut:

38
 Gbr 71. Tampilan Tambah pada Surat Keluar

Isikan data surat keluar pada kolom-kolom yang telah disediakan. Klik tombol simpan untuk menyimpan
perekaman surat keluar tersebut. Klik tombol kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Pada sub menu Surat Keluar, terdapat 4 link dalam kolom fungsi, yaitu:
1. Form Kirim

Fasilitas ini digunakan untuk mencetak form pengiriman surat keluar ke entitas/unit kerja yang dituju.

Gbr 72. Tampilan Fungsi Form Kirim pada Surat Keluar

39
2. Duplikasi untuk Instansi Lain

Fasilitas ini digunakan untuk melakukan duplikasi perekaman surat keluar, dengan isi surat keluar yang
sama, namun tujuan surat keluar berbeda. Isikan kolom-kolom yang diperlukan, kemudian klik tombol
simpan untuk menyimpan perubahannya. Klik tombol kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Gbr 73. Tampilan Fungsi Duplikasi untuk Instansi Lain pada Surat Keluar

3. Edit

Fasilitas ini digunakan untuk melakukan perubahan pada perekaman surat keluar yang telah dilakukan
sebelumnya. Ubahlah kolom-kolom yang ingin diubah. Klik tombol simpan untuk melakukan
perubahannya. Klik tombol kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

40
 Gbr 74. Tampilan Fungsi Edit pada Surat Keluar

4. Delete

Fasilitas ini digunakan untuk menghapus baris data/record surat keluar yang telah diinputkan
sebelumnya. Inputer UK harus benar-benar yakin ketika akan melakukan penghapusan record surat
keluar, karena record yang telah dihapus tidak dapat dimunculkan lagi. Inputer UK harus mengisikan
alasan penghapusan record surat keluar. Klik tombol hapus untuk menghapus record tersebut dan klik
tombol batal untuk membatalkan penghapusan record surat keluar.

Gbr 75. Tampilan Fungsi Delete pada Surat Keluar

B.4.3 Sub Menu Cetak Kartu Kendali

Gbr 76. Tampilan Sub Menu Cetak Kartu Kendali

41
Sub menu ini digunakan untuk mencetak kartu kendali yang merupakan tanda terima dokumen/bukti
pendistribusian surat ke unit kerja tujuan surat berdasarkan nomor agenda sistem (sebelah kiri) atau nomor
agenda UK (sebelah kanan) yang ada di surat masuk. Klik tombol buat laporan untuk menampilkan file yang
akan dicetak. Klik logo yang bergambar printer untuk mencetak kartu kendali tersebut.

B.4.4 Sub Menu Monitoring (di UK)

Gbr 77. Tampilan Sub Menu Monitoring

Sub menu Monitoring Surat berfungsi untuk melihat dan mencetak laporan laporan terkait dengan
persuratan, yang terdiri dari:
1. Input Harian Surat Masuk.
2. Surat Masuk Per Periode.
3. Surat Masuk Per Unit Luar.
4. Surat Masuk Per Unit Kerja.
5. Surat Masuk Per Perekam.
6. Rekapitulasi Surat Masuk Per Periode.
7. Surat Keluar Per Periode.
8. Rekapitulasi Surat Keluar Per Periode.
Laporan laporan tersebut dapat dicetak dalam bentuk dokumen Word (.doc), Excel (.xls) atau cukup
ditampilkan di layar monitor saja. Untuk melihat atau mencetak laporan persuratan, pilih jenis salah satu jenis
laporan, isikan tanggal atau periodenya dan pilih salah satu bentuk outputnya, kemudian klik buat laporan.

42
B.5 Menu Setting

Gbr 78. Menu Setting

Menu Setting digunakan untuk menset user, nomor urut surat ,kategori surat dan hal-hal yang berkaitan
dengan persuratan. Menu Setting dimiliki oleh pegawai/pejabat yang di set menjadi admin di Unit kerjanya
sesuai dengan aturan yang berlaku. Admin di unit kerjanya hanya dapat menambahkan user di unit kerjanya
atau user di unit kerja di bawahnya, namun tidak dapat menambahkan user di unit kerja yang ada di atasnya.

Sub Menu yang ada di menu setting adalah sebagai berikut:

1. Sub Menu User.
2. Sub Menu Set No Urut Surat.
3. Sub Menu Kategori Surat.
4. Sub Menu Monitoring Pengguna.

B.5.1 Sub Menu User

Gbr 79. Tampilan Sub Menu User

43
Secara default pegawai dan pejabat sudah terdaftar dalam aplikasi persuratan, sesuai dengan data SISDM. Sub
menu ini digunakan untuk melakukan manajemen user persuratan, khususnya untuk inputer UK, inputer UKP
dan admin. Untuk melakukan penambahan user, klik tombol tambah, maka akan muncul tampilan sebagai
berikut:

Gbr 80. Tampilan Penambahan User

Isikan NIP/nama user yang akan didaftarkan di kolom NIP/Nama kemudian tekan enter. Selanjutnya pilih Grup
user tersebut apakah merupakan Admin surat atau user surat , dilanjutkan dengan mengisikan kolom kolom
yang lain sesuai dengan data pegawai bersangkutan. Untuk otorisasi kantor, isikan minimal di unit kerja eselon
1 untuk user di kantor pusat dan eselon 2 untuk user di kantor perwakilan, kemudian untuk otorisasi unit
organisasi isikan sesuai dengan tingkat user yang dipilih. Untuk pilihan hak akses setting khusus digunakan jika
akan menambahkan user yang dapat bertindak sebagai admin. Kemudian pilih tombol simpan untuk
menyimpan perubahannya. Klik tombol kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Pada sub menu User, terdapat 2 link dalam kolom fungsi, yaitu
1. Edit

Fasilitas ini digunakan untuk melakukan perubahan atas deskripsi user yang telah disetting sebelumnya.
Isi kolom-kolom yang mengalami perubahan, untuk menyimpannya klik tombol simpan. Klik tombol
kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

44
 Gbr 81. Tampilan Fungsi Edit User

2. Delete

Fasilitas ini digunakan untuk menghapus data user yang telah disetting sebelumnya. Klik ok untuk
melakukan penghapusan user tersebut. Klik cancel untuk membatalkan penghapusan user.

Gbr 82. Tampilan Fungsi Delete User

B.5.2 Sub Menu Set No Urut Surat

Sub menu set no urut surat digunakan untuk melakukan setting nomor urut persuratan pada semua jenis surat
oleh Admin persuratan pada masing-masing UKP sebelum menggunakan aplikasi persuratan. Untuk
melakukan perubahan setting no urut surat yang telah dilakukan, klik edit.

45
 Gbr 83. Tampilan Sub Menu Set No Urut Surat

Untuk melakukan penambahan no urut surat pada unit kerja, klik tombol tambah, maka akan muncul halaman
sebagai berikut:

Gbr 84. Tampilan Penambahan No Urut Surat

Pada masing-masing jenis surat, lakukan setting nomor urut terakhir. Saat penyettingan nomor urut surat
pertama kali, nomor surat untuk semua jenis surat akan berisi angka nol. Selanjutnya Admin cukup mengedit
angka nol itu sesuai dengan nomor surat terakhir pada unit kerja tersebut dan klik tombol Simpan untuk
menyimpan perubahannya. Klik tombol kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

B.5.3 Sub Menu Kategori Surat

Sub menu ini digunakan untuk menambah, mengedit atau menghapus kategori surat. Daftar kategori surat
antar unit kerja mungkin akan berbeda-beda tergantung dengan sifat/tupoksi unit kerja tersebut. Misalkan
untuk Biro TI terdapat kategori surat Upload Konten Web, sedangkan untuk Biro SDM terdapat kategori
Kenaikan Pangkat, Berkala, dsb.

46
 Gbr 85. Tampilan Sub Menu Kategori Surat

Untuk melakukan penambahan kategori surat, klik tombol tambah. Isikan kategori surat yang dikehendaki,
kemudian klik tombol simpan untuk menyimpan perubahannya. Klik tombol kembali untuk kembali ke
halaman sebelumnya.

Gbr 86. Tampilan Sub Menu Disposisi

Pada sub menu Kategori Surat, terdapat 2 link dalam kolom fungsi, yaitu:

1. Edit

Fasilitas ini digunakan untuk mengubah kategori surat yang telah diinputkan sebelumnya. Klik tombol
simpan untuk menyimpan perubahannya dan klik tombol kembali untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Gbr 87. Tampilan Fungsi Edit pada Kategori Surat

47
2. Delete

Fasilitas ini digunakan untuk menghapus kategori surat yang telah disetting sebelumnya. Klik ok untuk
melakukan penghapusan kategori surat tersebut. Klik cancel untuk membatalkan penghapusan kategori
surat tersebut.

Gbr 88. Tampilan Fungsi Delete pada Kategori Surat

B.5.4 Sub Menu Monitoring Pengguna

Sub menu ini digunakan untuk melihat dan memantau statistik penggunaan aplikasi persuratan di BPK.

Gbr 89. Tampilan Sub Menu Monitoring Pengguna

Selesai
48
 SEKIAN

Selamat mempraktekkan
Semoga Pengelolaan Persuratan di Lingkungan BPK RI akan lebih mudah

49