PERANAN PURCHASING IMPOR DALAM

PENANGANAN DOKUMEN IMPOR PADA PT

SANDOZ INDONESIA DI JAKARTA TIMUR

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan

Program Diploma Tiga Politeknik LP3I Jakarta

Oleh:
Sukarsih
100113070087

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK LP3I JAKARTA
2013
i
 LEMBAR PENGESAHAN UJIAN

Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa :

Mahasiswa : Sukarsih
NIM : 100113070087
Program Studi : Administrasi Bisnis
Konsentrasi : Administrasi Perkantoran

Dinyatakan telah mengikuti ujian Sidang Tugas Akhir di hadapan Dosen

Penguji pada tanggal ..................... dan yang bersangkutan
dinyatakan……................

Tim Penguji Tugas Akhir

No
Nama Jabatan TandaTangan
.

1. Ketua Penguji

2. Penguji Ahli

Jakarta,………………………2013

………………………..
Sekretaris Sidang
ii
SURAT KETERANGAN PERUSAHAAN

iii
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada khadirat Allah Swt atas
segala karunia dan rahmat-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir (TA) ini tepat pada waktunya.

Sebagaimana ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa

mahasiswa tingkat akhir diharuskan menyusun dan memaparkan TA
sebagai salah satu persyaratan menyelesaikan pendidikan Program D3.
Untuk itu penulis melakukan pengamatan dengan terjun langsung dalam
dunia kerja sejak tanggal 1 Oktober 2012 sampai dengan 3 September
2013 pada PT Sandoz Indonesia. kemudian menyusun laporan hasil
pengamatan tersebut dalam bentuk Tugas Akhir ini di bawah bimbingan
Bpk Drs. Lasimun.

Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada

semua pihak yang telah terlibat dalam mendorong dan membantu penulis
dalam menyusun pelaporan TA, khususnya kepada :

1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Drs. Jaenudin Akhmad, S.E., M.M

2. Wakil Direktur I Bidang Akademik, Dra. Euis Winarti., M.M.
3. Wakil Direktur II Bidang Keuangandan Personalia, Drs. Lasimun.
4. Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama,
Aspizain Chaniago, S.Pd., M.Si.
5. Ketua Program Studi Administrasi Bisnis, Siswandi, S.E., M.M.
6. Kepala Bidang Administrasi Akademik, Nurdin, S.S., M.M.
7. Dosen PembimbingTugas Akhir, Drs. Lasimun
8. Presiden Direktur PT Sandoz Indonesia Frederic Morier
9. Manufacturing, Sciene and Technology Head, Rina Kusumawati
10. Head Of SCM, Sumardi sadji
11. Manager Supply Demand, Hilman Permana
12. Seluruh Keluarga (Ayah, Ibu, Kakak, dan Adik ).
iv
13. Teman-teman SCM PT Sandoz Indonesia
14. Teman-teman seperjuangan Office Management 2010 yang berjuang
bersama untuk mencapai keberhasilan dan memberikan dukungan
serta motivasi satu dengan yang lainnya.
15. Seseorang yang selalu memberikan semangat dan motivasi untuk
penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Untuk semua bimbingan dan petunjuk yang telah diberikan, penulis

mengucapkan banyak terima kasih. Semoga kebaikan Bapak/Ibu
mendapat balasan yang berlipat ganda dari Allah Swt. Amin.

Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat
bagi kita semua, khususnya bagi perusahaan terkait dan mahasiswa
Politeknik LP3I Jakarta.

Jakarta, Juni 2013

Sukarsih
Penulis

v
 DAFTAR ISI
Halaman

HALAMAN JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN NASKAH…………………………………………….i
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN ……………………………………………… ii
SURAT KETERANGAN PERUSAHAAN………………………………………iii
KATA PENGANTAR……………………………………………………………...iv
DAFTAR ISI………………………………………………………………………...vi
DAFTAR GAMBAR ………………………………………………………………ix
DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………… x

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah………………………………….
1 1
1.2 Alasan Pemilihan Judul………………………………….2 2
1.3 Tujuan dan Manfaat ……………………………………...
3 3
1.3.1 Tujuan Penulisan………………………………….3 3
1.3.2 Manfaat Penulisan………………………………...
33
1.4 Identifikasi Masalah……………………………………….
4 4
1.5 Batasan Masalah………………………………………….
4 4
1.6 Metodologi Penulisan…………………………………….
55
1.7 Sistematika Penulisan……………………………………
66

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Peranan………………………………………77
2.2 Pengertian Pembelian……………………………………88
2.3 Tugas dan Tanggung jawab Pembelian………………. 99
2.4 Pengertian Impor…………………………………………10
10
2.5 Tujuan Manfaat
11
Impor……………………………….......11 12
2.6 Dokumen Impor…………………………………………...12
 2.7 Simbol-simbol dalam pembuatan flowchart penanganan
dokumen impor…………………………………………..13
BAB III PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Singkat PT Sandoz Indonesia………………..18
18
3.2 Visi dan Misi PT Sandoz Indonesia…………………...21
21
3.3 Bidang Usaha dan Ruang Gerak……………………...22
22
3.4 Prinsip Utama PT Sandoz Indonesia…………………..22
22
3.5 Struktur Organisasi PT Sandoz Indonesia………….....22
23
3.6 Deskripsi Kerja Department Purchasing…………….....24
24
3.6.1 Head Of Purchasing……………………………..2424
3.6.2 Warehouse Manager……………………………..24
24
3.6.3 Warehouse………………………………………..2525
3.6.4 Demand Supply Manager……………………….2525
3.6.5 Packaging development………………………….25
25
3.6.6 Staff Packaging Development…………………..
2626
3.6.7 Purchasing Export………………………………...27
27
3.6.8 Staff Purchasing Export dan Import………….....27
27
3.6.9 Purchasing Impor…………………………………
282
3.6.10 Staff Purchasing Impor………………………….2828
3.6.11 Purchasing Lokal/Buyer…………………………292
3.6.12 Staff Purchasing Lokal/Buyer……………………2
29
3.6.13 Planner…………………………………………….
2929

BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Peranan purchasing impor dalam penanganan dokumen
30
impor pada PT Sandoz Indonesia…………………….30
31
4.1.1 Bagian-bagian Purchasing Impor……………..31
42
4.1.2 Jenis-jenis Dokumen Impor……………………42
4.1.3 Penanganan Dokumen Impor………………… 43
4.2 Kendala-kendala yang dihadapi bagian purchasing impor
dalam melaksanakan penanganan dokumen impor..47
47
vii
 4.3Solusi-solusi yang diambil dalam mengantisipasi kendala-
48
kendala yang ada………………………………………..48
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan………………………………………………50
50
5.2 Saran……………………………………………………...51
51

DAFTAR PUSTAKA
BIODATA PENULIS
LAMPIRAN

viii
 DAFTAR GAMBAR

Hal.

Gambar 3.1 : Logo PT Sandoz Indonesia.................................... 16

Gambar 3.2 : Logo PT Novartis Indonesi......................................16
Gambar 3.4.1 : Struktur Organisasi..................................................21
Gambar 4.1.1 : Flow Chart Pembelian.............................................30
Gambar 4.1.2 : Flow Chart Penerimaan Barang .............................31
Gambar 4.1.3 : Flow Chart Penanganan Dokumen Valid ...............37

ix
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Air Way Bill Impor

Lampiran 2 : Invoice Impor
Lampiran 3 : Packing List Impor
Lampiran 4 : Certificate Of Analysis Impor
Lampiran 5 : Certificate Of Insurance Impor
Lampiran 6 : Surat Kuasa
Lampiran 7 : Surat Kuasa
Lampiran 8 : Surat Pernyataan Kepemilikan Barang
Lampiran 9 : Surat Tidak Dibuka Bahan Baku Obat
Lampiran 10 : Surat Keabsahan Invoice
Lampiran 11 : Invoice Asli

x
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi yang ada sekarang, ada banyak perusahaan
yang berkembang pesat, dapat dilihat dari banyaknya jenis-jenis
usaha yang dilakukan di Indonesia, salah satunya perusahaan
yang bergerak di bidang obat-obatan atau yang lebih dikenal
dengan sebutan farmasi.

Dengan berkembangnya suatu perusahaan dan semakin

banyaknya aktifitas produksi yang ada didalam perusahaan, maka
akan bertambah pula order-order pesanan pembelian dari para
pelanggan, oleh karena itu perusahaan pasti akan menambah
bahan baku untuk produksinya.

Saat ini Indonesia tidak memiliki industri bahan baku farmasi,

sebenarnya Indonesia pernah memiliki industri bahan obat sintetis
yaitu paracetamol dan acetosal, tetapi kemudian tutup karena
bahan bakunya masih impor, sehingga harganya lebih mahal dari
negara lain.

Menjalankan bisnis farmasi tidaklah mudah, selain persaingan

bisnis yang ada, bahan baku dalam pembuatan obat juga sebagian
besar di import dari negara luar, seperti China, Jerman, Amerika
karena di Indonesia belum ada perusahaan penghasil kimia untuk
pembuatan obat.

Untuk mempertahankan keberadaannya dalam menjaga kualitas

mutu produk, tentu saja dibutuhkan supplier yang bagus. Salah

1
 satu department yang mempunyai andil khusus dalam sebuah
perusahaan ini ialah bagian pembelian (Purchasing Import
Department) karena sebagian besar bahan baku pembuatan obat
dibeli dari luar negeri.

Purchasing department import merupakan bagian penting dari

organisasi perusahaan yang harus mengetahui kebijakan-kebijakan
yang ada di dalam perusahaan karena pada bagian purchasing, di
sini pengadaan bahan baku untuk produksi dan awal dimulainya
aktivitas sebuah perusahaan untuk memenuhi pengadaan bahan
baku untuk proses industri.

Bagian purchasing juga harus bertanggung jawab dalam

penanganan dokumen-dokumen impor dan menjaga mutu material
produk, serta ketepatan waktu dalam pembelian dan pengeluaran
bahan baku. Tuntutan terhadap perusahaan agar tetap eksis dalam
persaingan global mengharuskan department purchasing mengikuti
perubahan yang ada dalam perkembangan ekonomi dan tata cara
niaga di dalam negeri maupun secara global, terutama hal-hal yang
berkaitan langsung dengan aktivitas yang ada di department
purchasing, maupun pentingnya penanganan dokumen impor.

Berdasarkan penjelasan di atas, penulis mengangkat judul tentang

“Peranan Purchasing Impor Dalam Penanganan Dokumen
Impor Pada PT Sandoz Indonesia di Jakarta Timur”

1.2 Alasan Memilih Objek

Objek kajian dalam penulisan tugas akhir ini adalah PT Sandoz
Indonesia dasar pertimbangannya adalah karena penulis
mempelajari dan mempraktekkan secara langsung bahasan
tersebut di tempat praktek kerja lapangan di PT Sandoz Indonesia
2
 dan sebagai implementasi saat kuliah. PT Sandoz Indonesia
memiliki bagian purchasing impor yang menangani dokumen impor,
sehingga penulis merasa termotivasi untuk mendalami apakah
proses yang ada dapat berjalan dengan baik sesuai dengan apa
yang penulis pelajari di kampus selama ini serta adanya data yang
didapat penulis dari hasil penelitiannya, lalu penulis juga ingin
mengetahui lebih dalam peranan purchasing dalam penanganan
dokumen impor.

1.3 Tujuan Dan Manfaat Penulisan

Dalam penulisan tugas akhir ini penulis ingin mengkaji masalah
untuk tujuan yang diinginkan. Adapun tujuan nya adalah

1.3.1 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui bagaimana peranan purchasing impor
dalam penanganan dokumen impor pada PT Sandoz
Indonesia di Jakarta Timur.
2. Untuk mengetahui kendala-kendala yang ada pada saat
penanganan dokumen pada PT Sandoz Indonesia di
Jakarta Timur.
3. Untuk mengetahui solusi-solusi apa saja yang diambil
terhadap kendala-kendala pada saat penanganan
dokumen impor.

1.3.2 Manfaat Penulisan

1. Bagi penulis
Penelitian ini berguna sebagai gambaran keadaan
secara langsung seberapa jauh peranan purchasing
impor dalam penanganan dokumen impor yang ada di
perusahaan, serta untuk melatih penulis agar dapat

3
 menerapkan ilmu yang sudah diperoleh di tempat kerja
dan di bangku perkuliahan.

2. Bagi Perusahaan
Tugas akhir ini dapat dijadikan masukan di perusahaan
dan sebagai referensi untuk perusahaan.

3. Bagi Pembaca
Tugas akhir ini dapat dijadikan suatu rujukan untuk
menambah wawasan dan pengetahuan atas
implementasi ilmu yang ada di perusahaan.

1.4 Identifikasi Masalah

Berdasarkan judul diatas, maka penulis mengidentifikasikan
masalah pada:
1. Bagaimanakah peranan purchasing impor dalam penanganan
dokumen impor pada PT Sandoz Indonesia di Jakarta Timur ?
2. Kendala-kendala apakah yang dihadapi bagian purchasing
impor dalam melaksanakan penanganan dokumen impor
selama ini ?
3. Solusi-solusi apa saja yang diambil dalam mengantisipasi
kendala-kendala yang ada ?

1.5 Batasan Masalah

Dalam tugas akhir ini, penulis hanya membatasi pada peranan
purchasing impor dalam penanganan dokumen impor periode
oktober 2012 sampai dengan april 2013 pada PT Sandoz Indonesia
di Jakarta Timur.

4
1.6 Metodologi Penulisan
Metodologi penulisan menggambarkan cara yang digunakan
penulis dalam memperoleh data-data yang berhubungan dengan
tugas akhir penulis.

1.6.1 Field Research

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan penelitian
lapangan dengan cara kuesioner yaitu suatu daftar yang
berisikan rangkaian pertanyaan mengenai suatu masalah
atau bidang yang akan diteliti, wawancara dengan Bapak
Hilman Permana dan observasi pada sebuah perusahaan
untuk mengumpulkan rincian data kemudian disajikan.

1.6.2 Studi Pustaka

Yaitu pengumpulan data-data dengan cara mempelajari
berbagai bentuk bahan-bahan tertulis seperti buku-buku
penunjang kajian, catatan-catatan maupun referensi lain
yang bersifat tertulis.

1.7 Sistematika Penulisan

Bab I: Pendahuluan
Pada bab ini penulis mengemukakan tentang latar
belakang serta alasan pemilihan objek, tujuan dan
manfaat penulisan, identifikasi masalah serta
pembatasan masalah dan metodologi penulisan.

Bab II: Landasan Teori

Pada bab ini penulis mengemukakan tentang
pengertian peranan, pengertian pembelian, tugas dan
tanggung jawab pembelian, pengertian impor, tujuan
dan manfaat impor, dokumen impor dan simbol-
5
 simbol dalam pembuatan flowchart penanganan
dokumen impor yang dapat mendukung pembuatan
karya tugas akhir ini.

Bab III: Profil Perusahaan

Pada bab ini, penulis mengemukakan tentang sejarah
singkat perusahaan, bidang usaha/ruang gerak, serta
visi dan misi, struktur organisasi perusahaan dan
descripsi kerja.

Bab IV: Pembahasan

Pada bab ini penulis akan menguraikan kajian atau
analisis tentang suatu pengertian peranan, bagian-
bagian purchasing impor, jenis-jenis dokumen impor,
penanganan dokumen impor, kendala-kendala yang
dihadapi bagian purchasing impor, dan solusi-solusi
dalam mengantisipasi kendala-kendala yang ada
terhadap materi yang penulis angkat sesuai dengan
judul yang disajikan.

Bab V: Penutup
Pada bab ini berisikan tentang kesimpulan dan saran-
saran yang mungkin berguna bagi perusahaan
sebagai bahan masukan dalam meningkatkan kinerja
perusahaan terutama dalam penanganan dokumen
impor.

6
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Peranan

Menurut Mulat Wigati Abdullah dalam bukunya yang berjudul
“Sosiologi” (2006:83) menyatakan peranan merupakan seperangkat
perilaku yang diharapkan dari seseorang yang menduduki suatu
posisi atau kedudukan tertentu dalam perusahaan.

Menurut Soerjono Soekanto dalam dalam bukunya yang berjudul

“Sosiologi 2” (2006:4) :
peranan merupakan aspek dinamis kedudukan (status).
Apabila seseorang melaksanakan status dan kewajibannya
sesuai dengan kedudukannya, maka ia akan menjalankan
suatu peranan. Perbedaan antara kedudukan dengan
peranan adalah untuk kepentingan ilmu pengetahuan
keduanya tidak dapat dipisah kerena yang satu tergantung
pada yang lain dan sebaliknya.

Levinson dalam Soekanto dalam bukunya yang berjudul “Sosiologi

2” (2006:213) mengatakan peranan mencakup tiga hal, antara lain:
1. Peranan meliputi norma-norma yang dihubungkan
dengan posisi atau tempat seseorang dalam
masyarakat. Peranan dalam arti ini merupakan
rangkaian peraturan-peraturan yang membimbing
seseorang dalam kehidupan bermasyarakat.
2. Peranan merupakan suatu konsep tentang apa yang
dapat dilakukan oleh individu dalam masyarakat sebagai
organisasi.
3. Peranan juga dapat dikatakan sebagai perilaku individu
yang penting bagi struktur social masyarakat.

Merton dalam Raho dalam bukunya ‘‘Manajemen Perkantoran“

(2007 : 67) mengatakan bahwa :
peranan didefinisikan sebagai pola tingkah laku yang
diharapkan masyarakat dari orang yang menduduki status
tertentu. Sejumlah peran disebut sebagai perangkat peran
7
 (role-set). Dengan demikian perangkat peran adalah
kelengkapan dari hubungan-hubungan berdasarkan peran
yang dimiliki oleh orang karena menduduki status-status
social khusus.

2.2 Pengertian Pembelian

Menurut Bodnar dan Hopwood dalam bukunya “Sistem Akutansi
Pembelian Kredit (2007:323) Pembelian yaitu:

“Procurement is the business process of selecting a source,

ordering, and acquiring goods or services”. Pendapat
tersebut kurang lebih mempunyai arti: bahwa pengadaan
barang adalah proses bisnis dalam memilih sumber daya,
pemesanan dan perolehan barang atau jasa.

Menurut Galloway dkk dalam bukunya “Eksport Import” (2008:31)

mengenai fungsi pembelian, yaitu:

“The role of purchasing function is to make materials and

parts of the right quality, and quantity available for use by
operations at the right time and at the right place “. Pendapat
tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa peran fungsi
pembelian adalah untuk mengadakan material dan part pada
kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk
digunakan dalam operasi pada waktu yang tepat daan
tempat yang tepat.

Brown dkk dalam bukunya “Sistem Manajemen Akutansi”

(2007:132) mengatakan bahwa secara umum pembelian bisa di
definisikan sebagai: “Managing the inputs info the organization’s
transformation (producting process) “. Pendapat tersebut kurang
lebih mempunyai arti bahwa pembelian merupakan pengelolaan
masukan ke dalam proses produksi organisasi. Berikut adalah
beberapa alasan mengapa pembelian merupakan area yang
penting yang dikemukakan Brown dkk. (2007:131), yaitu:
1. fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk mengelola
masukan perusahaan pada pengiriman, kualitas dan harga
yang tepat yang meliputi bahan baku, jasa dan sub-assemblies
untuk keperluan organisasi
8
 2. berbagai penghematan yang berhasil dicapai lewat pembelian
secara langsung direfleksikan pada lini dasar organisasi.
Dengan kata lain begitu penghematan harga dibuat, maka akan
mempunyai pengaruh yang langsung terhadap struktur biaya
perusahaan sehingga sering dikatakan bahwa penghematan
pembelian 1% ekivalen dengan peningkatan penjualan sebesar
10%
3. pembelian dan supplai material mempunyai kaitan dengan
semua aspek operasi manajemen.

Dengan demikian apapun jenis dan ukuran perusahaannya,

pembelian yang dilaksanakan dengan ekonomis dan efektif amat
diperlukan dalam upaya mencapai kondisi perusahaan yang sehat.
Karena pembelian merupakan kegiatan yang memerlukan
pengarahan sumber daya dalam jumlah besar.

2.3 Tugas dan Tanggung Jawab Pembelian

Pada dasarnya peran pembelian adalah untuk menyediakan
barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan pada waktu,
harga dan kualitas yang tepat.
Menurut Assauri dalam bukunya “Ekonomi Majerial” (2006:162)
yang menjabarkan tanggung jawab bagian pembelian sebagai
berikut :
1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian dan bahan-
bahan agar rencana operasi dapat dipenuhi dan pembelian
bahan-bahan tersebut pada tingkat harga di mana perusahaan
akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya.
2. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti
perkembangan bahan-bahan baru yang dapat menguntungkan
dalam proses produksi, perkembangan dalam desain, harga,

9
 dan factor-faktor lain yang dapat mempengaruhi produk
perusahaan, harga serta desainnya.
3. Bertanggung jawab untuk menurunkan investasi atau
meningkatkan perputaran bahan, yaitu dengan penentuan
skedul arus bahan ke dalam pabrik dalam jumlah yang cukup
untuk memenuhi kebutuhan produksi.
4. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki
data-data dan perkembangan pasar, perbedaan sumber-
sumber penawaran (Supply) dan memeriksa pabrik supplier
untuk mengetahui kapasitas dan kemampuannya dalam
memenuhi kebutuhan perusahaan.
5. Bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan yang
dibeli setelah diterima dan bertanggung jawab atas
pengawasan persediaan.

2.4 Pengertian Impor

Impor adalah proses transportasi barang dari suatu negara ke
negara lain secara legal, umumnya dalam proses perdagangan.
Proses impor umumnya adalah tindakan memasukan barang atau
komoditas dari negara lain kedalam negeri.
Merurut Marzuqi Yahya dalam bukunya Panduan Bisnis Exspor-
Impor Untuk Pemula (2010:299) Pengertian Impor adalah
memasukkan barang ke wilayah Negara Indonesia.

Menurut M. Iqbal Yahya dalam bukunya Export Import (2008:43)

Impor adalah suatu kegiatan memasukkan barang dari luar wilayah
suatu negara dengan memenuhi seluruh kewajiban kepabeanan.

Menurut Peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia

Dalam Ketentuan Import dan Export (24/M-DAG/PER/9/2011)

10
 Impor adalah kegiatan memasukkan barang ke dalam Daerah
Pabean.

Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Impor

merupakan suatu kegiatan memasukkan barang dari luar wilayah
suatu negara ke wilayah negara Indonesia dengan memenuhi
seluruh kewajiban kepabeanan yang ditetapkan.
Beberapa alasan terjadinya Impor yaitu :
a. Tidak ada barang serupa di Indonesia.
b. Kualitas barang impor jauh lebih bagus.
c. Produksi dan pasokan produk bahan baku di dalam negeri
belum mencukupi kebutuhan konsumsi masyarakat dengan
harga terjangkau.

2.5 Tujuan Manfaat Impor

Kegiatan Impor mendapat perhatian yang besar dari pemerintah
sehingga dibuatlah serangkaian peraturan guna memudahkan
kegiatan ini dan mendorong peningkatan kegiatan impor dari
berbagai aspek seperti penyempurnaan peraturan dan prosedur
pelaksanaan, pembinaan bagi pengusaha-pengusaha yang
memproduksi barang-barang bertujuan impor dan bahkan
dukungan financial, hal tersebut tidak lain karena manfaat ekonomi,
social dan politik yang diperoleh dari kegiatan ini bagi pemerintah
dan masyarakat secara luas.

2.6 Dokumen Impor

Didalam pelaksanaan bisnis impor tentu akan diperlukan dokumen-
dokumen yang harus menyertai pengiriman barang, yang
menyangkut pembayaran juga perpajakan.
Dokumen-dokumen yang diperlukan antara lain yaitu dokumen
yang dikeluarkan oleh Badan Pelaksana Utama Perdagangan
11
 International yang berfungsi sebagai alat pembuktian realisasi
suatu transaksi.
Yang termasuk dalam dokumen adalah :
a. Air Way Bill
Merupakan dokumen pengapalan melalui angkutan udara dan
tanda bukti penerimaan barang sebagai kontrak
pengangkutan antara carrier dan shipper serta consignee
untuk biaya pengangkutan surat muatan.
b. Invoice
Merupakan dokumen yang digunakan sebagai pernyataan
tagihan yang meliputi nama barang, jumlah barang, harga
satuan dan jumlah harga yang harus dibayar oleh pembeli.
c. Packing List
Merupakan dokumen kemasan yang menunjukan jumlah, jenis
serta berat dari barang impor.
d. Certificate Of Analysis
Merupakan dokemen konfirmasi yang dikeluarkan oleh pihak
eksportir yang menyatakan hasil kualitas dari bahan baku obat
yang di eksport.
e. Certificate Of Insurance
Merupakan dokumen resmi penutup suatu asuransi yang
diterbitkan oleh maskapai asuransi.

2.7 Simbol-simbol dalam pembuatan flowchart penanganan

dokumen impor
Perusahaan menangani dokumen impor untuk proses pengeluaran
bahan baku produksi, tata cara ini dapat digambarkan kedalam
bentuk flowchart. Berikut ini merupakan symbol-simbol yang akan
digunakan dalam membuat flowchart peranan purchasing impor
dalam penanganan dokumen impor pada PT Sandoz Indonesia :

12
Lambang ini disebut DOKUMEN. Symbol ini digunakan untuk
menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir
yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi,
contoh dokumen yang digambarkan dengan lambang ini adalah surat
order pembelian, pengeluaran barang dari gudang, dokumen-
dokumen, faktur pembelian. Bagian alur harus menunjukan dengan
jelas dari mana suatu dokumen masuk ke dalam system dan
pengeluaran dokumen.

Invoice 1

Surat Order
Pembelian 1

Berbagai Dokumen. Symbol ini digunakan untuk menggambarkan

berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama didalam satu
paket, nama dokumen dituliskan didalam masing-masing symbol
dan disudut kanan di berikan nomor. Symbol dalam contoh ini
menggambarkan invoice lembar kesatu yang dilampirkan bersama
surat order pembelian lembar pertama.

13
Catatan. Symbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan
untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen.

Penghubung pada halaman yang sama (On-page connector)

Dalam menggambarkan bagan alur, arus dokumen dibuat mengalir
dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasan
ruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol
penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti disuatu
lokasi tertentu dengan memperhatikan nomor yang tercantum
didalam simbol penghubung pada halaman yang sama , dapat
diketahui aliran dokumen dalam sistem akutansi yang digambarkan
dalam bagan alir.

Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca kesimbol

penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang
tercantum di dalam symbol tersebut.

14
 1

Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman

yang sama yang bernomor seperti yang tercantum didalam simbol
tersebut.

Penghubung pada halaman yang sama yang berbeda (off-page

connector). Simbol ini untuk menggambarkan bagan alir suatu
system akutansi diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini
harus digunakan untuk menunjukan kemana dan bagaimana alir
yang tercantum pada halaman yang lain.

Kegiatan Manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

kegiatan manual seprti menerima order dari pembeli, memeriksa,
membandingkan dan berbagai jenis kegiatan lain.

15
Arsip Sementara . simbol ini digunakan untuk menunjukan tempat
penyimpanan dokumen, seperti almari arsip dan kontak arsip.
Terdapat 2 tipe yaitu : arsip sementara dan arsip permanen. Arsip
sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang
dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut dimasa yang
akan datang untuk keperluan pengelolahan lebih lanjut terrhadap
dokumen tersebut. Untuk menunjukan urutan pengarsipan
dokumen digunakan symbol berikut ini :
A = Menurut abjad

N = Menurut nomor urut

T = Menurut tanggal

On line computer prosess. Simbol ini menggambarkan

pengelolahan data dengan computer secara on-line. Nama program
ditulis dalam simbol.

Arsip Permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen
yang tidak akan diproses lagi dalam system akutansi yang
bersangkutan.

16
Mulai / berakhir (terminal). Simbol ini untuk menggambarkan awal
dan akhir suatu system akutansi.

17
 BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT Sandoz Indonesia dan PT Novartis Indonesia adalah dua legal

entity yang berbeda namun berada dalam satu kordinasi dibawah
Novartis global yang berpusat di Holzkirchen, Jerman.

Gambar 3.1 Logo PT Sandoz Indonesia

Gambar 3.2 Logo PT Novartis

Indonesia

Pada abad XVIII, terdapat 3 perusahaan farmasi bertaraf

internasional, yaitu Geigy yang berdiri pada pertengahan abad 18,
Ciba yang berdiri pada tahun 1860, dan Sandoz yang berdiri pada
tahun 1886. Pada tahun 1970, Ciba dan Geigy merger menjadi Ciba-
Geigy Ltd. Kemudian pada tanggal 7 Maret 1996, Ciba-Geigy Ltd.
dan Sandoz yang merupakan dua perusahaan farmasi bermarkas
besar di Swiss melakukan merger dan berganti nama menjadi
Novartis. Kata “Novartis” berasal dari bahasa latin yaitu novae artes
yang artinya seni baru atau keterampilan baru. “Novartis” berarti
menggunakan penelitian ilmiah atau imajinasi dan teknologi baru
untuk memberikan manfaat yang sangat besar bagi kehidupan
manusia.

18
Di Indonesia, pada tahun 1971 berdiri PT Ciba-Geigy Indonesia yang
berlokasi di Cibubur. Pada tanggal 8 Maret 1985, berdiri PT Sandoz
Biochemie Farma Indonesia yang berlokasi di Citeureup, Bogor
dengan dua pabrik utama yaitu pabrik bahan baku (Chemical
Production Plant) dan pabrik formulasi (Drug Products Manufacture
Plant). Sandoz merupakan perusahaan yang berbasis di kota Basel,
Swiss dan Biochemie yang memproduksi bahan baku penisilin
berpusat di Kundl, Austria.

PT Sandoz Biochemie Farma Indonesia baru mulai berproduksi pada

tahun 1986. Dengan adanya program pemerintah Indonesia tentang
upaya kebersihan lingkungan, maka pada tahun 1991 PT Sandoz
mendirikan suatu sistem Waste Water Treatment yang modern
menggunakan metode biologis.

Pada tahun 1997, PT Sandoz dan PT Ciba-Geigy yang berada di

Indonesia melakukan merger dan berganti nama menjadi PT
Novartis Biochemie, karena adanya global merger antara Ciba-Geigy
dan Sandoz dari pusat pada tahun 1996. Oleh karena itu, semua
fasilitas produksi PT Ciba-Geigy dipindahkan ke PT Novartis
Biochemie yang menempati pabrik PT Sandoz di Citeureup, Bogor.

Pabrik Divisi Sandoz (PT Sandoz Biochemie yang menjalankan

usaha di produk obat generik bermerek atau me-too product)
berlokasi di Padalarang, Bandung, sedangkan pabrik Divisi Pharma
(PT Novartis Biochemie yang menjalankan usaha di produk obat
paten) berlokasi di Citeureup, Bogor. Anak perusahaan lainnya, yaitu
PT Ciba Vision Batam merupakan pemasok utama lensa kontak di
seluruh dunia dan memperkerjakan 3000 karyawan kontrak
pabriknya di Pulau Batam. PT Novartis Biochemie juga memiliki
laboratorium penelitian, yang dinamakan NEHCRI (Novartis-
Eijkman- Hasanuddin Research Initiative) yang bertempat di

19
Makassar, Sulawesi Selatan (tepatnya di RS Wahidin) dan di Jakarta
(bertempat di Eijkman Institute Jakarta Pusat). NECHRI
memfokuskan diri pada pengembangan obat-obatan penyakit tropis
seperti demam berdarah dan tuberkulosis.
Berlakunya regulasi baru yang mengharuskan nama perusahaan
mencantumkan “Indonesia”, pada tahun 2006, tepat memasuki
sepuluh tahun setelah merger global, PT Novartis Biochemie
berubah nama menjadi PT Novartis Indonesia. PT Novartis
Indonesia dan PT Sandoz Indonesia merupakan dua legal entity
yang berbeda. Secara lokal (di Indonesia), manajemen dan struktur
organisasi kedua perusahaan tersebut berbeda, namun secara
global keduanya berada di bawah ‘payung’ yang sama, yaitu
Novartis Group. PT Sandoz Indonesia merupakan cabang di
Indonesia dari Sandoz International GmbH, Jerman, Divisi Generik
dari Novartis Group. Sedangkan PT Novartis Indonesia merupakan
cabang di Indonesia dari International Novartis AG, Swiss.
Pada tahun 2008, pabrik Citeureup Site ditutup, sedangkan regulasi
yang berlaku mewajibkan setiap PMA di Indonesia memiliki pabrik.
Pada tahun yang sama, PT Sandoz Indonesia mengambil alih pabrik
dari Bayer-Schering Healthcare di Pasar Rebo, Jakarta Timur. Oleh
karena itu produksi PT Novartis Indonesia dialihkan ke Site Pasar
Rebo. Saat ini, pabrik PT Sandoz Indonesia di Padalarang, Bandung
telah diambil alih oleh PT Vitabiotik, namun pabrik tersebut masih
memproduksi produk obat Sandoz hingga tahun 2010. Setelah itu,
produk obat Sandoz juga akan diproduksi di site Pasar Rebo.
Saat ini, PT Sandoz Indonesia-PT Novartis Indonesia (selanjutnya
akan disebut PT SI-NI) di Site Pasar Rebo mempekerjakan sekitar
200 tenaga kerja di Divisi Technical Operation dan Commercial
Operation. Fasilitas Site Pasar Rebo terdiri atas dua bangunan
produksi yang terpisah: A-area (dibangun pada tahun 1972) untuk
PT Novartis Indonesia dan T-area (dibangun pada tahun 1993) untuk
20
 PT Sandoz Indonesia. Kedua bangunan tersebut direnovasi oleh
Sandoz pada tahun 2008 dan 2009, serta dikelola oleh Technical
Operation PT Sandoz Indonesia. Fasilitas pendukung produksi
merupakan milik PT Sandoz Indonesia dan disediakan kepada
Novartis Indonesia melalui Service Level Agreement. Dengan
demikian dapat dikatakan bahwa Site Pasar Rebo disewakan secara
parsial oleh PT Sandoz Indonesia kepada PT Novartis Indonesia.

3.2 Visi dan Misi

3.2.1 Visi

Menjadi perusahaan terpilih baik bagi mitra usahanya maupun

karyawannya serta para pemangku kepentingan lainnya di
bidang industri farmasi, karena:

1. Mengembangkan talenta atau sumber daya terbaik di

bidang industri farmasi.
2. Memiliki 10 produk unggulan yang senantiasa diingat mitra
usahanya.
3. Secara aktif mendukung upaya-upaya yang bertujuan
meningkatkan akses pengobatan kepada lebih banyak
masyarakat Indonesia.
4. Tumbuh lebih cepat dibandingkan pertumbuhan industri
rata-rata.
3.2.2 Misi

Misi utama PT Sandoz Indonesia adalah memberikan manfaat

kepada para pasien dan pelanggan melalui produk-produknya
yang inovatif serta berkualitas prima yang memperbaiki,
mempertahankan dan memulihkan kesehatan. PT Sandoz
Indonesia mencoba untuk selalu menjadi pemimpin di bidang
pelayanan kesehatan. Untuk mencapai hal tersebut, tingkat

21
 profesionalisme tertinggi sangat dibutuhkan dalam semua
gerak langkahnya.
3.3 Bidang Usaha dan Ruang Gerak
PT Sandoz Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dalam
bidang industri farmasi multinasional, yang memproduksi obat-
obatan dalam bentuk solid produk (Tablet, kapsul, tablet dilapisi
dengan gula, tablet larut dalam air), antibiotik, non antiboitik,
vitamin.
3.4 Prinsip Utama PT Sandoz
1. Pasien:
a. Kepentingan dan kesehatan pasien adalah yang
Utama.
b. Kualitas produk serta keamanan produk.
2. Karyawan:
a. Memperlakukan karyawan secara adil serta bebas
mengeluarkan pendapat.

3.5 Struktur Organisasi PT Sandoz Indonesia

Dalam kegiatan usahanya PT Sandoz Indonesia, Jakarta
mempunyai struktur organisasi yang menerangkan kerja antar
bagian dan mengatur tugas, fungsi serta tanggung jawab masing-
masing bagian.

Organisasi merupakan salah satu unsur administrasi yang

memungkinkan proses penyelenggaraan dalam usaha kerjasama
sekelompok orang yang terkait dalam hubungan formal, sehingga
dapat berjalan dengan tertib dan teratur untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan dengan memanfaatkan sumber data yang
ada.
Pendirian suatu organisasi diperlukan struktur guna kelancaran
proses-proses yang ada diorganisasi secara efektif dan efisien.
22
 Diantaranya Purchasing Departement pada PT Sandoz Indonesia,
Struktur organisasi di Purchasing Departement dapat dilihat pada
bagan berikut:

PURCHASING DEPARTMENT

Warehouse
Warehouse
Manager
Warehouse

packaging Staff Packaging

Development development
Head Of SCM

Purchasing Staff Purchasing

Export Export impor

Demand Supply Purchasing Staff Purchasing

Manager Import Import

Staff Purchasing
Purchasing Lokal
Lokal

Plenner

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

23
3.6 Deskripsi Kerja

3.6.1 Head of Purchasing

1. Menjamin kepatuhan proses pembelian dengan aturan

yang berlaku di perusahaan.
2. Menjamin ketersediaan dalam bahan baku terutama
bahan baku impor untuk proses produksi.
3. Menjamin seluruh karyawan bekerja sesuai tugas dengan
baik.
4. Mengotorisasikan bahan baku yang akan dibeli untuk
proses produksi.
5. Memastikan bahwa semua material yang dibutuhkan
untuk keperluan produksi terpenuhi, dengan harga yang
paling ekonomis dan level kualitas yang sesuai dengan
standar.
6. Mengorganisir departemen pembelian dan bekerja sama
dengan departemen atau devisi yang lain di dalam
perusahaan untuk merealisasi kan prosedur yang paling
efisien.

3.6.2 Warehouse Manager

1. Menjaga akurasi persediaan dalam rangka meningkatkan
perencanaan material.
2. Mengelola dan mengendalikan gudang dianggarkan
terutama atas biaya waktu.
3. Mengelola dan mengendalikan stok fisik secara teratur.
4. Mengelola dan mengendalikan siapa yang berkaitan
dengan logistic yang dilakukan secara investigasi.
5. Melaporkan langsung ke Head Of SCM.
6. Bertanggung jawab untuk memimpin dan mengelola
gudang.

24
3.6.3 Warehouse
1. Bertanggung jawab untuk mengawasi dan stok dan
pengiriman produk dan bahan dalam rangka
mengoptimalkan ketersediaan bahan baku produksi.
2. Memelihara persediaan roll gudang pembuatan dan
memastikan semua bahan baku sesuai dengan kondisi
penyimpanan yang disetujui.
3. Mengawasi kapasitas gudang dan menerapkan strategi
untuk memaksimalkan ruang gudang dan mengurangi
biaya yang tidak perlu.
4. Mengawasi dan mengendalikan kerusakan bahan baku
untuk yang ditolak, kadaluwarsa dan kerusakan produk.
5. Mengembangkan dan mengkaji standar yang
menghasilkan proses logistic dan menerapkannya dalam
kegiatan sehari-hari.

3.6.4 Demand Supply Manager

1. Memanage dalam pembelian produk impor.
2. Mengawasi setiap pembelian bahan baku obat impor.
3. Membuat laporan KPI setiap bulannya.
4. Menghandle apabila ada kesalahan dalam purchase
order.
5. Mengupdate data dokumen impor.
6. Bertanggung jawab untuk memimpin dan mengelola
purchasing impor dan local.

3.6.5 Packaging Development

1. Membuat kemasan untuk produk jadi yang telah dibuat
menjadi obat, mulai dari bentuk obatnya apakah kapsul
atau obat cair kemudian membuat kemasan sesuai
produknya.
25
 2. Mempersiapkan design untuk pendaftaran produk yang
akan dijual ke konsumen-konsumen.
3. Mengembangkan kemasan dan membuat percobaan
untuk produk design baru.

3.6.6 Staff Packaging Development

1. Memastikan bahwa semua artwork, proof print dan bahan
kemas yang digunakan di PT Sandoz Indonesia
memenuhi Sandoz Group Quality Standar dan standar
badan pemerintahaan local (BPPOM) yang berwenang.
2. Memastikan bahwa semua design baru bahan kemas
dapat dibuat dan disiapkan tepat waktu dengan biaya
terjangkau, untuk menjamin ketersediaan material
kapanpun dibutuhkan.
3. Membuat dan mengupdate packaging composition dan
packaging display.
4. Melakukan trial terhadap bahan kemas bila dibutuhkan.
5. Melakukan sirkulasi artwork dan product sample.
6. Melakukan update list dari pharma code karton, leaflet,
label botol PT Vitabioties Healthcare, PT Prafa, PT
Actavis Indonesia, PT Bernofarm, dan Product Sandoz
Indonesia (Export dan Import).
7. Memastikan bahwa seluruh dokumen packaging
development diisi dan disimpan dengan benar.
8. Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan kertiban di
ruang kerja.

3.6.7 Purchasing Export

1. Mengatur dokumen ekspor.
2. Membuat polis asuransi dokumen ekspor.

26
 3. Memeriksa dokumen PEB (Pemberitahuan Ekspor
barang) dari PPJK.
4. Membuat laporan untuk Bea cukai.
5. Mengirimkan Air way bill dan invoice dokumen ekspor
untuk importir.
6. Membuat permintaan pembayaran untuk finance.

3.6.8 Staff Purchasing Export impor

1. Memperoleh dokumen impor dari purchasing impor
seperti Air way bill, Invoice, Packing list, Certificate of
analysis, Certificate of insurance, dan MSDS.
2. Cek kelengkapan dokumen.
3. Cek H.S code (Kode Harmonisasi Sistem) pada table
kolerasi.
4. Membuat ijin BPOM untuk Obat Jadi, Bahan Baku Obat,
Bahan Baku Tambahan, Bahan Baku Pembanding dan
Vaksin.
5. Membuat ijin Depkes (Departement Kesehatan) untuk
material psikotropika dan precursor.
6. Membuat pengajuan PIB (Pemberitahuan Impor Barang)
ke finance.
7. Setelah ijin POM selesai, kelengkapan dokumen dikirim
ke PPJK untuk proses kliring.
8. Distribusi dokumen ke warehouse dan finance.
9. Memantau proses kliring sampai barang tiba di
warehouse.
10. Membuat laporan realisasi obat jadi BPOM.
3.6.9 Purchasing Import
1. Menjaga dan mengupdate catatan pembelian berupa
data dan harga.

27
 2. Bertanggung jawab atas penyiapan PO untuk pembelian
dan dokumen sesuai dengan kebijakan dan prosedur
perusahaan.
3. Penanganan dan pemantauan claim kepabrik-pabrikdan
vendor untuk barang cacat, kekurangan maupun bagian
yang hilang.
4. Memantau dan mengkoordinasi pengiriman barang
antara supplier untuk memastikan bahwa semua material
terkirim tepat pada waktunya.
5. Mencari, meseleksi dan bernegosiasi untuk paket
pembelian terbaik dalam hal kualitas, harga, pengiriman
dan pelayanan terhadap supplier.
6. Secara teratur melakukan pelaporan KPI dan
memperbaharui kokpit NFCM.

3.6.10 Staff Purchasing Import

1. Menarik dokumen Air way bill, Invoice, Packing list,
Certificate of analysis, danCertificate of insurance.
2. Mengecek kelengkapan dokumen impor dengan benar
agar tidak terjadi kesalahan.
3. Membuat surat kuasa, surat pernyataan, surat tidak
dibuka bahan baku obat, dan surat keabsahan untuk
PPJK.
4. Membuat PIR (Purchasing Info Record).
5. Memasukan data ke monitoring import.
6. Filling dokumen sesuai dengan nomor PO.

3.6.11 Purchasing Lokal/buyer

1. Membeli Alat Tulis kantor,serta mendapatkan supplier

yang termurah.

2. Membeli bahan baku local dari supplier lokal.

28
 3. Memastikan bahwa PO diterima oleh supplier dengan
cara menngunakan fax untuk mengirim PO setelah itu
melakukan kroscek dengan cara menelepon satu persatu
supplier.

4. Membuat keluhan ke supplier jika ada barang yang rusak

atau salah kirim.

3.6.12 Staff Purchasing Lokal/buyer

1. Membuat PO untuk pembelian bahan baku.
2. Mengefax PO untuk supplier atas pembelian bahan baku
yang dipesan.
3. Menelpon supplier untuk memastikan bahwa PO diterima
oleh supplier.
4. Membuat PIR (Purchasing Info Record) untuk local.
5. Membuat data PO (Purchase Order).
6. Filling dokumen PO (Purchase Order).

3.6.13 Planner
1. Memonitoring persedian yang ada di gudang, sambil
menyiapkan bahan baku jenis baru jika ada penambahan
bahan baku untuk proses produksi.
2. Membuat PR (Purchasing Request) untuk pembelian
impor.
3. Melakukan pengecekan terhadap pesanan bahan baku.

29
 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Peranan Purchasing Impor Dalam Penanganan Dokumen

Impor Pada PT Sandoz Indonesia Di Jakarta Timur.
Dalam peranan purchasing di sebuah perusahaan terdapat 2
golongan pembelian yaitu pembelian local dan pembelian impor,
pembelian local adalah pembelian dari pemasok dalam negeri
sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar
negeri.

Pada PT Sandoz Indonesia bagian pembelian impor sangatlah

penting karena merupakan ujung tombak dalam penanganan
bahan baku pembuatan obat. Dan peranannya pun sangat penting
dalam penangan dokumen impor, karena dokumen impor tersebut
dapat mengetahui apakah sudah benar nama produk dan berapa
banyak jumlah bahan baku obat yang dipesan.

Untuk pendapatkan dokumen tersebut, supplier dari luar negeri

telah mengirimkannya melalui system aplikasi melalui jaringan
internal lan yang disebut inet logistic atau email. System inet
logistic adalah suatu system yang dapat dibuka untuk menarik
sebuah dokumen impor yang ada dalam system tersebut, biasanya
dalam melakukan penarikan dokumen impor, ada beberapa
kelengkapan dokumen pada saat kedatangan barang yaitu invoice,
packing list, certificate of analysis, certificate of insurance, dan air
way bill.

4.1.1 Bagian-bagian Purchasing Impor

Dalam pembelian impor terdapat bagian-bagian pembelian
impor yang memiliki fungsi dan tanggung jawab yang terkait
30
 dalam peranan pembelian impor antara lain fungsi planner,
pembelian impor, supplier, ppjk, penerimaan barang dan
gudang.

Alur Pembelian barang

Bagian Planner Bagian Pembelian Impor Supplier
1. Bertanggung 1. Membuat PO 1. Menerima PO
jawab (Purchase Order) (Purchase
memeriksa dengan menggunakan Order) dari
persedian system SAP (System purchasing
material Aplication Product) 2. Mengirimkan
2. Memonitoring 2. Meminta approved order
persediaan kepada kepala SCM konfirmasi dan
material yang 3. Mengirimkan PO shiiping
sudah menipis kepada supplier dokumen
persediaannya 4. Menerima shipping
3. Membuat PR dokumen
(Purchasing 5. Mengirimkan dokumen
Request) kepada PPJK
berdasarkan 6. Membuat ijin POM,
kebutuhan Surat kuasa, surat
material setelah pernyataan
itu meminta kepemilikan, surat
untuk di tidak dibuka bahan
Approve oleh baku obat, dan surat
kepala SCM keabsahan invoice
untuk 7. Mengajukan PIB ke
menyetujui finance
permintaan 8. Membuat SSPCP dan
pembelian Authorization leter

31
 impor agar dicek oleh
4. Membuat PIR finance
(Purchasing 9. Mengirimkan surat
Info Record) kuasa dan lain-lainnya
sebanyak 2 untuk PPJK
rangkap (pengusaha pengurus
jasa kepabeanan)
10. Menginformasikan ke
bagian plenner dan
gudang jika ada
barang masuk
11. Mengirimkan
dokumen berupa
packing list dan
certificate melalui
email ke bagian
gudang

Alur Penerimaan barang

Bagian PPJK Bagian Bagian Gudang
Penerimaan
Gudang
1. Menerima 1. Menerima 1. Menerima
dokumen dari dokumen dokumen
purchasing packing list, packing list,
2. Membuat PIB certificate of certificate of
(Pembelian Impor analysis, analysis,
Barang) asuransi dan air asuransi, air
3. Membawa way bill way bill dan
SSPCP, PIB, dan 2. Menerima barang masuk

32
 Shipping material yang 2. Menyimpan
dokumen untuk masuk barang di dalam
bea cukai 3. Memeriksa gudang
4. Mentransfer data barang 3. Membuat kartu
ke Bea cukai 4. Mengirimkan stok
5. Konfirmasi barang ke bagian 4. Memindahkan
pembayaran gudang barang ke
6. Mengeluarkan bagian produksi
barang dan untuk di proses
mengantarkan
barang ke gudang
PT Sandoz
Indonesia

33
 Flowchart Pembelian Barang

Bagian Planner Bagian Pembelian

Impor

Mulai 1

PIR 1
Memeriksa
persediaan
material

Membuat order pembelian

Memonitorin
g persediaan
di gudang

PO

Meminta pembelian
impor

Meminta persetujuan kepada Head of SCM

PIR 2

PIR 1
TIDAK
PO di cancel

YA
1 2

34
Pembelian Impor Supplier

2 Menerima PO dari
purchasing

Mengirim PO ke
supplier melalui e-mail

Mengirimkan Order
konfirmasi dan shipping
PO 1 dokumen

PIR 2

Menerima dokumen
melalui system

1
INV 2

PL

COA
COA : Certificate of analysis
Asuransi PL : Packing list
AWB PO : Purchase order
PIR : Purchasing info record
INV : Invoice
2
AWB : Air way bill

35
Bagian Pembelian PPJK

3 Dokumen Impor

Memeriksa
kelengkapan dokumen
dan scan dokumen Membuat PIB dan
mengefax PIB ke
purchasing

Mengirimkan dokumen
ke PPJK Membawa SSPCP, PIB,
dan Shipping dokumen
untuk Bea cukai

PIB

PPJK mentransfer data

ke Bea cukai

Membuat ijin
POM, SK,
SPKB,
STDB dan
Konfirmasi
Pembayara
n ke Citi

Menyiapkan
kelengkapan SK dan
Lain-lain untuk dibawa
ke PPJK

SK : Surat kuasa
SPKB : Surat pernyataan kepemilikan barang
4 SPKB : Surat tidak dibuka bahan baku obat

36
Bagian Pembelian PPJK

4 Menerima SKI dari BPOM

dan mengirimkan ke
purchasing impor

Meminta konfirmasi
kepada PPJK atas
kedatangan barang

Membuat SPPB

Barang dikirim ke
Menginformasika warehouse
n ke bagian
warehouse atas
barang masuk

Kirim dokumen ke
bagian warehouse

PL
PL : Packing List
COA COA : Certificate of analysis
SKI : Surat keterangan impor
SPPB : Surat pemberitahuan pengeluaran barang
PPJK : Pengusaha pengurus jasa kepabeanan
Selesai PIB : pemberitahuan impor barang

Gambar 4.1.1 Flowchart Pembelian Barang

37
 Flowchart Penerimaan Barang

Bagian Penerimaan Barang Bagian Gudang

Mulai PPJK 2

Packing List
Packing list
Barang
Coa Coa

Asuransi
Asuransi

Awb
Awb

Barang

Memeriksa barang Menyimpan

sesuai dengan barang untuk
data packing list
proses
produksi

Mengirim barang ke
gudang

Membuat
kartu stok

2
Barang di kirim ke
bagian produksi
Selesai
Gambar 4.1.2 Flowchart Penerimaan Barang untuk diproses obat
jadi

38
Keterangan Flowchart Pembelian Barang :
1. Sebelum membeli bahan baku obat, bagian planner terlebih
dahulu memeriksa persedian material setelah itu
memonitoring persediaan barang yang ada di gudang. Apabila
persediaan bahan baku telah habis maka planner akan
meminta pembelian impor setelah itu membuat 2 rangkap PIR
(Purchasing Info Record) , 1 rangkap PIR untuk planner dan 1
rangkap untuk purchasing. Setelah itu 1 rangkap PIR
(purchasing info record) diberikan kepada bagian pembelian
impor.
2. Bagian pembelian impor menerima PIR (purchasing info
record) dari planner setelah menerima permintaan pembelian,
bagian pembelian impor membuat PO (purchase order) atas
permintaan bahan baku obat yang akan dibeli. Jika purchase
order sudah jadi maka bagian pembelian impor meminta
persetujuan kepada Head Of SCM (supply chain
management) apakah order pembelian disetujui atau tidak
oleh Head Of Purchasing. Jika PO tersebut tidak disetujui
maka PO tersebut di cancel dan jika PO tersebut disetujui oleh
Head Of SCM maka PO tersebut akan diproses dan dikirim ke
supplier melalui e-mail, Purchase order akan dilampiri
bersamaan dengan PIR.
3. Bagian supplier merima purchase order dari purchasing,
setelah itu supplier akan mengirimkan order konfirmasi dan
shipping dokumen sesuai kuantiti, spesifikasi barang dan
nama barang.
4. Bagian pembelian impor menerima shipping dokumen melalui
system inet logistic. Inet logistic adalah suatu system aplikasi
melalui jaringan internal lan atau melalui e-mail, dimana dalam
suatu system tersebut terdapat dokumen impor seperti

39
 invoice, packing list, certificate of analysis, certificate of
insurance dan air way bill yang telah dikirim oleh supplier.
5. Setelah menarik dokumen impor, bagian pembelian impor
mengecek kelengkapan dokumen impor tersebut agar tidak
terjadi kesalahan dalam penerimaan dokumen impor
kemudian scan dokumen tersebut dan kirim ke PJJK
(Pengusaha Pengurus Jasa Kepabeanan).
6. Bagian PPJK (Pengusaha Pengurus Jasa Kepabeanan)
menerima dokumen impor dari bagian purchasing impor
kemudian mengecek dokumen tersebut, setelah dokumen
lengkap PPJK membuat PIB (Pemberitahuan Impor Barang)
dan mengefax PIB untuk purchasing.
7. Bagian pembelian impor menerima PIB dari PPJK, PIB
tersebut akan diproses sebagai pembayaran pembelian bahan
baku obat. Kemudian bagian pembelian mensubmite data
untuk perijinan Badan POM (Pengawas Obat dan Makanan)
dan membuat surat kuasa, surat pernyataan kepemilikan,
surat tidak dibuka bahan baku obat, dan keabsahan invoice.
Surat kuasa adalah surat yang ditunjukan kepada PPJK
( Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan) untuk
pengurusan dokumen atau barang impor pada kantor
pelayanan Bea dan cukai yang bersangkutan atas impor
barang.
Surat pernyataan kepemilikan barang adalah surat yang
menyatakan bahwa nama barang tersebut adalah barang
milik PT Sandoz Indonesia.
Surat tidak dibuka bahan baku obat adalah surat yang
menyatakan bahan baku tersebut memenuhi persyaratan
CPOB ( Cara Pembuatan Obat Yang Baik) dari badan POM
(Pengawas Obat dan Makanan) tersebut harus jelas
identitasnya dan tidak boleh terkontaminasi.
40
 Surat keabsahan invoice adalah surat yang menyatakan
pelaksnaan tatalaksana kepabeanan di bidang impor, setelah
data ijin POM dsubmite dan surat kuasa beserta lain-lainnya
selesai dibuat, bagian pembelian menyiapakan dokumen
tersebut untuk dbawa oleh PPJK.
8 Setelah itu PPJK membawa SSPCP, PIB dan Shipping
dokumen untuk Bea cukai dan konfirmasi pembayaran ke Citi
Bank kemudian PPJK (pengusaha pengurus jasa
kepabeanan) dan dokumen akan diproses oleh Bea cukai
selama 2 hari, setelah itu PPJK menerima SKI (surat
keterangan impor) dari BPOM dan mengirimkannya kepada
bagian pembelian impor.
9. Apabila dokumen impor sudah memenuhi persyaratan dan
tidak ada kesalahan maka bagian pembelian impor meminta
konfirmasi kepada PPJK atas kedatangan barang.
10. Setelah itu bagian PPJK (pengusaha pengurus jasa
kepabeanan) akan membuatkan SPPB (surat pemberitahuan
impor barang) dan barang akan dikirim ke warehouse.
11. Bagian pembelian impor menginformasikan kedatangan
barang ke warehouse atas kedatangan barang dan
mengirimkan dokumen berupa packing list dan certificate of
analysis untuk mengetahui apakah kedatangan barang
tersebut sesuai dengan nama barang, kuantiti dan kondisi
barang.

Keterangan flowchart Penerimaan barang:

1. Bagian penerimaan barang menerima dokumen packing list
dan certificate of analysis dari pembelian impor, setelah itu
PPJK mengirim barang ke bagian penerimaan dan meminta
tanda bukti atas pengiriman barang.

41
 2. Memeriksa barang sesuai dengan data yang ada pada
packing list dan coa.
3. Setelah itu dokumen packing list, certificate of analysis ,
certificate of insurance, air way bill dan barang akan
diserahkan kebagian gudang.
4. Bagian gudang menerima dokumen packing list, certificate of
analysis, certificate of insurance, air way bill dan barang.
5. kemudian bagian gudang menyimpan barang untuk digunakan
pada saat produksi dan membuat kartu stock.
6. Setelah kartu stock telah jadi dibuat maka barang akan di
kirim ke produksi untuk dip roses menjadi obat jadi.
7. Selesai.

4.1.2 Jenis-Jenis Dokumen Impor

Dalam penerimaan dokumen terdapat jenis-jenis dokumen
impor di antaranya adalah
1. Invoice
Adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan
tagihan meliputi nama barang, jumlah barang, harga
satuan dan jumlah harga yang harus dibayar oleh
pembeli pada transaksi yang nominalnya relative kecil,
biasanya invoice digunakan langsung sebagai dokumen
penagihan, sedangkan untuk yang transaksinya besar
biasanya dilengkapi dengan surat tagihan.

2. Packing List
Adalah merupakan dokumen packing/kemasan yang
menunjukan jumlah, jenis serta berat dari barang impor.
Dokumen ini merupakan penjelasan dari uraian barang
yang disebeut commercial invoice.

42
 3. Certificate Of Analysis
Adalah merupakan dokumen konfirmasi yang dikeluarkan
oleh pihak eksportir yang menyatakan hasil kualitas dari
bahan baku obat yang di eksport.

4. Certificate of Insurance
Adalah merupakan dokumen resmi penutup suatu
asuransi yang diterbitkan oleh maskapai asuransi.

5. Air Way Bill

Adalah merupakan dokumen pengapalan melalui
angkutan udara dan tanda bukti penerimaan barang oleh
pengangkut untuk diangkut sebagi kontrak pengangkutan
antara carrier dan shipper serta consignee sebagai
faktur/kwitansi bianya pengangkutan surat muatan.

4.1.3 Penanganan Dokumen Impor

Dalam penanganan dokumen impor harus dilakukan sesuai
prosedur, karena dalam penanganannya dokumen tersebut
terdapat dokumen yang valid atau tidak invalid. Dokumen
invalid adalah dokumen yang sudah tidak berlaku dalam
perusahaan karena sudah diterbitkan dokumen pengganti
atau dokumen edisi berikutnya dan dberikan cap invalid
pada dokumen tersebut, sedangkan dokumen valid adalah
dokumen yang masih dapat digunakan didalam
perusahaan dan masih dibutuhkan apabila perusahaan
mendapatkan dokumen impor yang sama jenisnya.
Adapun dalam penyimpanan dokumen impor yang valid
harus berdasarkan prosedur yang ada diperusahaan yaitu
sebagai berikut :
a. Membaca dokumen dengan teliti dan seksama.
43
b. Periksa apakah dokumen sudah siap untuk disimpan
atau di arsip.
c. Menetapkan judul dokumen sesuai abjad.
d. Mengelompokkan dokumen menjadi satu dengan
lampirannya pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
e. Penyimpanan dokumen berdasarkan PO (Purchase
Orer) ke dalam folder dengan menggunakan Ordner
kemudian di masukkan kedalam lemari arsip/ filling
cabinet.
f. Menata dokumen dengan baik sesuai dengan sistem
yang dipergunakan.

Adapun Perlengkapan yang di Perlukan Untuk Mengarsip

dokumen impor adalah:
a. Filiing Kabinet
lemari arsip untuk menempatkan folder atau guide
untuk menyimpan dokumen.
b. Guide (petunjuk)
merupakan petunjuk dan pemisah antara folder-folder
agar dokumen mudah didapatkan.
c. Rak arsip
lemari dokumen tanpa daun pintu atau dinding
pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu
dimasukkan dalam ordner.
Tata Cara penyimpanan dokumen :
a. Horizontal Filling (Flat filling)
Penyimpanan dokumen dengan cara arsip di
masukkan dalam Ordner kemudian d itumpuk keatas
dalam lemari arsip (di susun secara mendatar
(Horizontal) dari bawah keatas).
b. Vertikal Filling
44
 Penyimpanan dokumen dengan cara dokumen di
masukkan dalam folder/Ordner kemudian di letakkan
berdiri tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar
dengan lipatan Ordner) dan di susun berurutan dari
depan kebelakang.
c. Lateral Filling
Penyimpanan dokumen dengan cara dokumen di
masukkan dalam snelhechter atau brief Ordner
kemudian di letakkan berdiri dengan pungung depan.

45
 Flow Chart Penanganan Dokumen Valid

Mulai 1

Dokumen

Menyimpan
dokumen
berdasarkan

Membaca
dokumen
dengan teliti

Masukan
kedalam
odener atau
filling cabinet
Memeriksa
dokumen
untuk di
simpan atau di
Arsip dokumen
impor

Menetapkan
judul sesuai Selesai
dengan abjad

Mengelompokan
dokumen
menjadi satu
dengan lampiran

1 Gambar 4.1.3 Flowchart Penanganan dokumen valid

46
4.2 Kendala-kendala apakah yang dihadapi bagian Purchasing
Impor dalam Melaksanakan Penanganan Dokumen Impor
selama ini.

Dalam penanganan dokumen bagian purchasing impor ditemukan

beberapa kendala yang dihadapi yaitu sebagai berikut :

1. Terkadang spesifikasi harga bahan baku yang ada di

purchase order berbeda dengan harga bahan baku yang
akan di impor, karena ada perubahan harga kemudian
adakalanya tanggal air way bill yang diberikan supplier
mendahului tanggal invoice.
2. Perbedaan waktu dunia yang terkadang menyulitkan untuk
berkomunikasi seperti PT Sandoz Indonesia membeli bahan
baku impor dari supplier China, otomatis hanya dapat
menggunakan email dalam berkomunikasi untuk order
pesanan karena perbedaan waktu 10 jam.
3. Lamanya feed back dari supplier.
4. Kesalahan penulisan alamat pada shipping dokumen yang
dapat menyebabkan terjadinya redress sehingga
menghambat custom clearance.
5. Stock yang ada di supplier luar negeri terkadang tidak sesuai
dengan stock diharapkan.
6. Sesudah barang tiba di bandara Indonesia, terkadang
barang itu berkurang kuantitinya dan bahan baku tidak dapat
dibawa langsung ke gudang PT Sandoz Indonesia, karena
harus mengurus ijin impor barang beserta ijin BPOM (Badan
Pengawasan obat dan makanan).
7. Sering terjadi kerusakan barang yang datang, dan akhirnya
barang tersebut di reject dan menyebabkan kerugian pada
perusahaan.

47
 8. Jika POM menginginkan tambahan informasi dari supplier,
sehingga pengurusan SKI (surat keterangan impor) menjadi
lama mengakibatkan barang tiba di warehouse tidak tepat
pada waktunya.

4.3 Solusi-solusi yang diambil dalam mengantisipasi kendala-

kendala yang ada pada PT Sandoz Indonesia

Adapun solusi-solusi yang bisa dilakukan untuk mengatasi

kendala-kendala yang ada pada PT Sandoz Indonesia yaitu
sebagai berikut :
1. Bagian purchasing Impor harus melakukan revisi ulang
Purchase Order (PO) ketika ada perbedaan harga yang ada
di invoice dengan yang tercetak di PO sebelum invoice asli
yang datang dari supplier dikirim bersamaan dengan PO ke
bagian keuangan untuk pembayaran.
2. Bagian purchasing impor harus menghubungi supplier luar
negeri untuk mengubah tanggal invoice menjadi sama
dengan tanggal air way bill.
3. Menginformasikan kepada supplier untuk menggunakan
alamat yang benar dan sesuai.
4. Menginformasikan dan meminta kepada supplier untuk
memenuhi apa saja dokumen yang diperlukan.
5. Menginformasikan kembali kepada supplier terhadap
pemesanan bahan baku agar tidak terdapat kekurangan
stock pada saat kedatangan barang.
6. Bagian purchasing impor mengharuskan mengsubmite
dokumen impor dengan lengkap agar tidak terjadi penolakan
dokumen.
7. Memberitahukan kepada supplier pada saat pengiriman
barang ke Indonesia, sebisa mungkin bahan baku yang
dibeli tetap terjaga suhu agar tidak terjadi kerusakan.
48
8. Bagian purchasing impor mengharuskan berkomunikasi
lancar terhadap supplier baik melalui e-mail maupun by
telepon.

49
 BAB V
PENUTUP

Pada bab terakhir dalam penulisan Tugas Akhir ini maka penulis akan
menarik kesimpulan serta saran yang mungkin dapat bermanfaat untuk
meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pada PT Sandoz Indonesia.

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pada seluruh kegiatan penelitian yang telah di lakukan
oleh penulis mengenai peranan purchasing impor dalam
penanganan dokumen impor pada PT Sandoz Indonesia dan
berdasarkan hasil pembahasan yang telah dikemukakan, maka
penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Peranan purchasing impor dalam penanganan dokumen

impor pada PT Sandoz Indonesia telah sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan oleh PT Sandoz Indonesia,
yaitu dalam peranan pembelian impor, penanganan
dokumen dan pengarsipan dokumen.

2. Peranan purchasing impor dalam penanganan dokumen

impor pada PT Sandoz Indonesia melibatkan beberapa
pihak yaitu planner, pembelian impor, supplier, ppjk,
penerimaan barang dan gudang sehingga prosedur-
prosedur tersebut berjalan dengan baik.

3. Dalam penanganan dokumen impor pada PT Sandoz

Indonesia masih terdapat kendala-kendala yang masih perlu
diberikan perhatian agar penanganan dokumen impor dapat
lebih baik.

50
5.2 Saran
Dari hasil penulisan yang dilakukan penulis pada Tugas Akhir ini,
maka penulis mencoba untuk memberikan saran atau bahan
masukan yang dapat bermanfaat bagi perusahaan dalam
meningkatkan prosedur kerja dalam peranan purchasing impor atas
penanganan dokumen impor kepada setiap personil.
a. Agar lebih Meningkatkan kesadaran kepada semua pihak yang
terkait dengan penanganan dokumen impor karena dokumen
impor merupakan dokumen yang penting untuk berjalannya
suatu kegiatan yang ada di perusahaan dengan cara mengikuti
prosedur yang ada.

b. Agar lebih meningkatkan kerjasama kepada para personil

dalam menangani dokumen-dokumen penting yang terkait
dengan kegiatan yang ada di PT Sandoz Indonesia.

c. Disarankan kepada PT Sandoz Indonesia agar memberikan

wewenang penuh kepada bagian purchasing impor dalam
penanganan dokumen impor.

d. Agar setiap penanganan dokumen dapat berjalan lancar dan

penyimpanan dokumen impor tertata rapih.

Melalui saran ini penulis berharap dapat terciptanya kinerja yang

lebih baik mengenai peranan purchasing impor dalam penanganan
dokumen impor pada perusahaan.

51
 DAFTAR PUSTAKA

Abdullah Mulat Wigati , Sosiologi, Penerbit Kartika, Surabaya, Tahun 2006

Assauri, Ekonomi Majerial, Penerbit Fajar, Jakarta, Tahun 2006

Bodnar dan Hopwood, Sistem Akutansi Pembelian Kredit, Salemba 4

Jakarta, Tahun 2007
Galloway dkk , Eksport Import, Edisi Pertama,Lentera Ilmu Cendekia,
Jakarta, Tahun 2007
Levinson dalam Soekanto, Sosiologi 2, Penerbit Amelia, Jakarta, Tahun
2009
Merton dalam Raho, Manajemen Perkantoran, Penerbit Henry Faizal Noor
Jakarta, Tahun 2007
Peraturan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Dalam Ketentuan
Impor dan Export, (24/M-DAG/PER/9/2011)
Soekanto Soerjono, Sosiologi 2, Penerbit Amelia , Jakarta, Tahun 2006

Yahya, Iqbal M, Perdagangan Luar Negeri Export Import, Jakarta, Tahun

2008
Yahya, Marzuqi, Panduan Bisnis Expor-Impor Untuk Pemula,
Jakarta, Tahun 2010

52
 BIODATA

Nama : Sukarsih

Tempat, tanggallahir : Bogor, 12 September 1991

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Nama Orang tua

1. NamaBapak : Patoni
2. NamaIbu : Suhati

Alamat : Jl. Raya Putat Nutug Rt 01 Rw 02 No. 36,

Ciseeng-Bogor
Pendidikan

1. SD : SD N 03 PutatNutug (tahun 2004)

2. SMP : SMPN 01 Ciseeng (tahun 2006)
3. SMK : SMK Yapan Indonesia (tahun 2010)
4. PerguruanTinggi : Politeknik LP3I Jakarta (tahun 2013)
a. Program Studi : AdministrasiBisnis
b. Konsentrasi : AdministrasiPerkantoran
c. Kampus : Depok

PengalamanKerja
Magang di PT. Sandoz Indonesia, Jakarta Timur (Oktober 2012 –
September 2013)

Penulis

Sukarsih

53
LAMPIRAN DOKUMEN IMPOR

54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
Lampiran Dokumen Impor Invalid

65
66
67
68
69
70