BAB III.

PENDEKATAN SISTEM (SYSTEM APPROACH)

Digunakan Manajer untuk memecahkan masalah .

A. LATAR BELAKANG

1. Manajer memecahkan masalah perusahaan agar tujuan yang ditetapkan

tercapai.

2. Struktur masalah mempengaruhi bagaimana masalah diselesaikan oleh

manajer. Struktur masalah ada 3, yaitu :

a. Masalah Terstruktur

 yaitu masalah yang sudah tersusun rapi / terstruktur dengan baik.

Umumnya tidak diperlukan metode-metode khusus untuk memecahkan

masalah seperti ini.

Contoh: ??

b. Masalah Semi Tertruktur

Contoh: ??

c. Masalah Tidak Terstruktur

 Untuk masalah semi dan tidak terstruktur, diperlukan metode-metode

khusus untuk menyelesaikannya.

Contoh: ??

B. ELEMEN – ELEMEN PROSES PENYELESAIAN MASALAH

 MASALAH
Elemen – elemen
sistem konseptual
BERBAGAI
STANDAR SOLUSI
ALTERNAT
IF
MANAJER

PEMECAH
AN
MASALAH

INFORMASI KENDALA

SOLUSI
TERBAIK

C. PENDEKATAN SISTEM

Menurut Prof. John Dewey dari Universitas Columbia ( 1910 ) , ada 3 urutan

penyesuaian, yaitu :

1. mengenali perbedaan / recognize the controversy

2. mempertimbangkan alternatif / weight alternative claims

3. membentuk penyesuaian / form a judgement

Tahapan dalam pendekatan sistem :

a. Langkah 1. Usaha Persiapan / Preparation Effort

 pandangan organisasi sebagai suatu sistem ( tidak terpisah-pisah )

 mengenali sistem lingkungan atau pihak-pihak yang dapat mempengaruhi

perusahaan

 mengidentifikasikan subsistem organisasi ( cth : bag. Pemasaran )

b. Langkah 2. Usaha Definisi / Definition Effort

 proses sistem ke tingkat subsistem

 analisis sistem sesuai urutan tertentu

 c. Langkah 3. Usaha Solusi / Solution Effort

 identifikasi solusi alternatif

 evaluasi solusi alternatif

 pemilihan alternatif terbaik

 implementasi solusi

 tindak lanjut kepastian solusi yang efektif

 jika solusi yang dipilih gagal, maka proses pemilihan alternatif solusi

harus diulang lagi. Bahkan bisa saja, prosesnya diulang semua dari awal

identifikasi.

D. PERBEDAAN GEJALA DAN MASALAH

Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah.

Masalah adalah suatu kondisi potensial yang dapat menimbulkan keuntungan

atau kerugian bagi perusahaan.

Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik

perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun Gejala tidak

mengungkapkan seluruhnya, gejala menyerupai puncak gunung es; manajer harus

melihat di balik gejala untuk menemukan penyebab masalah sesungguhnya.

Contoh:

1. Seorang dokter mengikuti proses menyortir gejala untuk menemukan

suatu penyakit. Pasiennya mengeluh tentang sakit kepala yang terus

menerus, tetapi sesuatu menyebabkan sakit kepala tersebut, dan dokter

mengidentifikasinya. Mungkin masalahnya adalah ketegangan saraf,

pandangan yang kabur, diet yang buruk atau lainnya.

2. Seorang manajer menghadapi tugas yang sama saat dihadapkan pada

suatu gejala seperti laba yang rendah. Sesuatu menyebabkan laba yang
 rendah. Masalah tersebut adalah penyebab laba yang rendah.

Sebenarnya, ada baiknya untuk berpikir bahwa suatu masalah adalah

penyebab dari suatu persoalan atau penyebab dari suatu peluang

E. SUBSISTEM

CBIS yang digunakan manajer untuk membantunya menyelesaikan masalah dan

setiap tingkatan manajemen yang ada dalam organisasi merupakan SUBSISTEM.

Gambar7.3. Sub Sistem yang dapat membantu manajer menyelesaikan

masalah

Pendekatan Sistem
Keput usa n Subsi st em C BI S
BERGERAK DARI SISTEM KE SUBSISTEM

Keput usa n Subsi st em C BI S

MENGANALISIS BAGIAN-BAGIAN SCR BERURUTAN

Keput usa n Subsi st em C BI S
 Keput usa n
MENGIDENTIFIKASI SOLUSI
TERBAIK
Keput usa n Subsi st em C BI S

MENGEVALUASI SOLUSI
Keput usa n Subsi st em C BI S
MASALAH TERBAIK

MENERAPKAN SOLUSI Keput usa n Subsi st em C BI S

Keput usa n Subsi st em C BI S

MEMILIH SOLUSI TERBAIK

Keput usa n Subsi st em C BI S

TINDAK LANJUT Keput usa n Subsi st em C BI S

F. HUBUNGAN ANTARA PENDEKATAN SISTEM DENGAN PEMECAHAN

MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Langkah-langkah pendekatan sistem memberikan suatu cara yang baik untuk

mengelompokkan bermacam-macam keputusan yang harus dibuat dalam proses

memecahkan satu masalah tunggal.

Tabel 7.1. hal 205 buku SIM jilid 1 : Pendekatan Sistem Memerlukan

Pengambilan Keputusan

TAHAP LANGKAH KEPUTUSAN

Upaya Definisi 4 . B ergerak dari t i ngkat Di m anakah P erm asal ahanny a?

si st em ke subsi st em Apakah perl u di kum pul kan dat a baru, at au

5. Menganal i si s bagi an-
bagi an sist em dal am
urut an t ert ent u
6. Mengi dent i fi kasi kan
berbagai sol usi
al t ernat i f
7. Mengeval uasi
berbagai sol usi
Upaya Solusi 8. Mem i l i h sol usi
t erbai k
9. Menet apkan Sol usi
10. Meni ndakl anj ut i
unt uk m em ast i kan
bahwa sol usi it u
efekt i f
dat a t ersedi a sudah ada?
B agai m ana Dat a akan di kum pul kan?
Apa penyebab m asal ah it u?
B erapa banyak al t ernat i f yang perl u
di i dent i fi kasi ?
Apakah al t ernat i f- al t ernat i f ini l ayak?
Kri t eri a apa yang harus di gunakan?
B agai m ana t i ap al t ernat i f m em enuhi t i ap
kri t eri a?
Apakah sem ua kri t eri a m emi l i ki bobot
yang sam a?
Apakah t erdapat cukup i nform asi unt uk
m em buat pi l i han?
Al t ernat i f m ana yang m erupakan kri t eri a
t erbai k?
Kapan sebai knya sol usi ini di t erapkan?
B agai m ana seharusnya sol usi i ni
di t erapkan?
S i apa yang harus m em buat eval uasi ?
S eberapa bai k sol usi i t u m encapai
t uj uannya?

G. FAKTOR – FAKTOR PRIBADI / MANUSIA YANG MEMPENGARUHI

PEMECAHAN MASALAH

1. Merasakan masalah <<Problem Sensing Style>>

- penghindar masalah / problem avoider

adalah tipe orang yang lebih suka diam dan menunda-nunda suatu

pekerjaan. Orang tipe ini lebih memilih menghindari suatu masalah yang

ada daripada berusaha menyelesaikannya.

- pemecah masalah / problem solver

 adalah tipe orang yang suka memperbaiki suatu sub-sistem. Orang tipe ini

akan langsung menyelesaikan masalah yang dihadapi.

- pencari masalah / problem seeker

adalah tipe orang yang mencari apakah ada masalah atau kesalahan yang

terjadi dalam suatu kegiatan. Walaupun suatu masalah sudah diselesaikan,

ia akan meneliti kembali untuk melihat apakah ada kesalahan atau tidak.

Tipe orang ini biasanya merupakan manajer tingkat atas.

2. Mengumpulkan Informasi <<Information Gathering Style>>

- Bentuk Teratur

Manajer jenis ini menggunakan management by exception dan menyaring

segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya. Bentuk ini

kurang baik karena bisa saja manajer mendapat informasi yang berlebihan.

- Bentuk Penerima

Manajer ini ingin melihat semuanya kemudian menentukan apakah informasi

yang ia dapat bernilai baginya atau bagi orang lain dalam organisasi.

Manajer tipe ini lebih bagus karena ia menyaring lagi informasi yang sudah

ia terima dengan lebih baik.

3. Menggunakan Informasi <<Information Using Style>>

- Bentuk Sistematis / Systematic Style

Manajer memberikan perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang

telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

- Bentuk Intuitif / Intuitive Style

Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu, tetapi menyesuaikan

pendekatan dengan situasi.

 Dalam merancang sistem CBIS, perlu disadari adanya perbedaan-perbedaan

individual ini. Elemen penting dalam CBIS adalah manajer dan tiap manajer

menggunakan sistem dengan cara yang berbeda.

Perlu juga diingat bahwa manajer jarang berusaha memecahkan masalah

sendirian. Pemecahan masalah kelompok adalah sesuatu hal yang lazim, tetapi di

dalam kelompok, perbedaan-perbedaan pribadi memberikan pengaruh yang sangat

kuat.
Latihan BAB III : MICRO SCAN CORPORATION ( Buku SIM Jilid 1 ; Raymont ; Hal 224-225 )

P ad a u mu r 35 t ah u n, He rb Tho ma s te l ah me rau p ke un t un ga n me l a lu i pe rda ga n ga n

yan g ce rd i k di bu rsa sah a m. De n ga n j u ru sa n ke ua ng a n saa t ku l ia h , ia
me ng e mba n g ka n su a tu “si st e m” un tu k me ng e ta hu i ka pa n sa a t me mbe l i da n men j ua l .
Re kan se ka ma rn ya d i asra ma , Bi l l S i mp so n, j u ru sa n t ekn i k el e kt ro, me nu l i skan
sua t u p rog ra m ko mpu t e r un tu k mel a ksan a ka n an al i si s l og i ka ya ng te la h di cip t a ka n
He rb . He rb men gg u na kan p ro g ra m it u un tu k me mp e rce pa t ke pu t u sa n i n ve st a si n ya.
S eg a la se su a tu n ya be rja l an be gi tu la n ca r ba gi He rb set e la h kul i ah se h in gg a hi d up
t id a k l ag i me nj a di t an t an ga n . Su at u S ab tu p ag i , sa a t mi nu m ko p i di sua t u re st o ran ,
B i ll Si mp son ma su k. Te l ah b e rta hu n -t ah un se ja k me re ka te ra kh i r kal i b e rte mu , da n
ma si ng - ma si ng me n ce ri t a ka n ka ri rn ya. Bi l l men j el a skan ba h wa ia te l ah me mbu a t
sua t u al a t el e kt ro n i k ya n g da pa t me mba ca da ta da ri gu l un ga n mi kro f il m men j ad i
b en tu k ko mp ut e r. Ia me n je l a ska n b ah wa al at te rseb u t sa n ga t co co k b ag i
p e ru sa ha an u nt u k men g ub ah p en yi mp an an mi kro f i l m me re ka men j ad i b en tu k
compact disk . Se ma kin b an ya k Bi l l men j e la skan pe ne mua n n ya , He rb men j ad i
se ma kin te rt a ri k. K et i ka me re ka me n in gg a l ka n re st o ran , me re ka se t uj u un tu k
me mb en t u k su a tu p e ru sa ha an u nt u k men ye di a kan a la t p e mb a ca t e rseb u t. He rb a ka n
me na n a mka n ua ng , d an Bi l l a kan men yed i a ka n pro du k.
Ti ga ta hu n pe rta ma op e ra si me la mp au i ha ra pa n p a ra pe mi l i kn ya , wa l au me re ka
t id a k me ne t ap kan su at u sa sa ra n te rt en t u. P e sa na n b esa r d at an g d a ri su at u
p e ru sa ha an asu ra n si be sa r, d an be rba g ai pe sa na n te ru s d at a ng . A l at pe mb a ca
t e rseb ut ta mpa kn ya sa ng a t co co k u nt u k ma sa l ah p en yi mpa na n d oku men t a si ya ng
d ih ad a pi b an ya k pe ru sah aa n asu ran si .
P ad a sa a t in i , Bi l l me n ya ra n ka n ag a r p e ru sah a an me n in g ka t kan o pe ra si
ko mpu t e rn ya . Ia me n cob a me ya kin kan He rb b ah wa Mi cro - S ca n sud a h t e rla mp au
b esa r ba g i si ste m ko mpu t e r min i n ya . De n ga n 5 00 pe ga wa i d an pe nj ua l an be rki sa r
$ 25 ju ta , Bi l l me l i ha t ke bu t uh an un tu k me ma sa n g mainframe ya ng di hu bu n g ka n
d en ga n j a ri ng an ko mp u te r mi kro . Na mu n , He rb sa ng a t p e rca ya pa da o ut so u rcin g ,
ya it u me mb i a rkan sua tu o rga n i sa si lu a r se pe rt i E DS at au Co mpu t e r Sci en ce s
Co rp o rat i on me l a ku kan pe mro se sa n de ng an b a ya ra n bu la na n . “De ng an ca ra i tu ,
me re ka yan g me mi li ki se mu a ma sa la h , ” ka t an ya. He rb me ya kin kan B il l ba h wa
outsourcing a da l ah ca ra ya n g seh a ru sn ya , d an me re ka me mu t u ska n un tu k me mu l a i
d en ga n a pl i ka si a ku n ta n si d asa r – pe rse di a an , g aj i , pe na gi h an , & pi ut a ng .
S in g kat n ya , se t e la h p en ga t u ra n outsourcing d i mu la i , p en ju a la n pe ru sa ha a n mu l ai
t u run . Pa sa r p e ru sah a an a su ra n si te l ah j en uh , d an t ak ad a ya ng ma u me mbe l i . He rb
d an Bi l l me n co b a ma su k ke i nd u st ri pe rba n ka n , t et a pi pa ra ba nki r t id a k t e rta ri k
d en ga n pe mb a ca mi kro f i l m. Di cob a pu la u nt u k me ma su ki e ce ra n , pe la ya na n
ke se h at a n, d an p e me ri n ta h , na mun ga ga l. Da l a m se ta hu n , se pe rt i g a an gka ta n
ke rj an ya d ib e rhe n t i ka n , d an He rb da n B il l te rp a ksa men j ua l ba n ya k sa ha m me re ka
u nt u k me n ce g ah ke b an g krut a n. Sa ha m i tu di b el i ol eh Pa si f i c I n ve sto rs, yan g
me n ja d i p e me ga n g sah a m ma yo ri t a s.
Ha l p e rt a ma ya n g di l a ku kan P a si f i c a da la h men g ga n ti He rb d a ri ja ba t an d i re kt u r
u ta ma de ng an sa l ah seo ra ng eksku t if me re ka , Li sa Tan a ka. He rb d i ja d i ka n wa ki l
d i re kt u r ut a ma, d an B i l l t et ap men j ab a t se ba ga i ke pa l a i l mu wan .
P ad a h a ri p e rt a ma , L i sa me man gg i l He rb d an B i l l ke ru an g ke rj an ya da n
me n je l a ska n b ah wa ia in gi n me mb u at pe ni l a ia n ke mb al i ya n g me n ye l u ruh at a s
p e ru sa ha an , p ro du kn ya , pa sa rn ya , d an ma sa de pa nn ya . S ua tu a wa l ya n g b a ru
d ip e rl u ka n , da n P a sif i c me ng ha ra p kan n ya u nt u k me ma ju kan Mi cro - S ca n. Se te l ah
me nd e ng a rkan de ng an se ksa ma , B i ll b e rt an ya , “Da n ba ga i man a re n can a A nd a u nt u k
me me cah kan ma sal a h ka mi? ” L i sa men j a wab , “Den g an pe nd e ka t an si st e m, te nt u
sa ja . ”

PERTANYAAN :
1. Apa yang akan pertama-tama dipelajari Lisa saat ia menerapkan pendekatan sistem? Apa ada
masalah di sana?
2 . Bagian mana dari sistem Micro-Scan yang tidak berjalan? Jelaskan alasannya.
3 . Gejala apa yang dapat Herb dan Bill gunakan untuk mengarahkan mereka pada masalah?
4 . Menurut Anda, bagaimana Lisa akan memecahkan masalah itu?