PROPOSAL PROJEK UJIAN TENGAH SEMESTER

"SYS (Share Your Story)"

MATA KULIAH
MANAJEMEN PROJEK

Dosen Pengampu :
Iwan Suhardjo

Diusulkan oleh Kelompok 2 :

(Paskaris, 1942097, 2019)
(Natasha Antonia Wisely, 1942090, 2019)
(Mita Permata Sari, 1942065, 2019)
(Angelline Tu, 1942066, 2019)
(Ristiani Hastuty, 1942197, 2019)

UNIVERSITAS INTERNASIONAL BATAM

BATAM
2021
 LATAR BELAKANG
Pada saat mendatangi toko buku atau perpustakaan, maka kita akan melihat sangat banyak
buku-buku berderet yang didesain secara menarik bahkan unik, sehingga mampu menarik
perhatian seorang pembaca atau pembeli untuk membaca cerita tersebut. Seorang pembaca atau
pembeli akan memilih buku tersebut dimulai dari sampul buku. Perancangan sampul buku
memiliki peranan penting dalam proses pembuatan buku. Isi sebuah buku memang penentu bagus
atau tidaknya sebuah buku, tetapi sebuah sampul buku tentu juga merupakan hal pertama kali
dilihat oleh pengunjung ketika mencari buku yang ingin mereka baca atau beli. Desain tampilan
setiap sampul sebuah buku haruslah bisa menarik dan unik dan harus memiliki nilai jual yang bisa
dikatakan baik oleh pembaca atau pembeli karena menjadi sangat penting untuk mewakili isi buku
tersebut. Menarik dan mudah diingat merupakan hal yang diutamakan pada perancangan grafis
sampul buku. Peranan pada unsur utama dan unsur tambahan atau keterangan tidak boleh beradu
kuat sehingga membuat seorang pembaca atau pembeli bingung antara judul buku, keterangan dan
unsur lainnya.

Ilustrasi sampul dibuat dengan maksud untuk merefleksikan isi dari sebuah cerita. Teknik
ilustrasi pada sampul maupun isi cerita bisa berupa hasil fotografi, gambar tangan, atau olahan
grafis menggunakan perangkat lunak. Dengan berbagai teknik tersebut, ilustrasi pada sampul
maupun isi cerita memiliki fungsi sebagai daya tarik dan rincian isi cerita, serta membentuk
deskripsi dari cerita tersebut. Cerita dan ilustrasi memiliki kaitan yang erat sebagai upaya untuk
menyampaikan pesan penulis kepada pembaca secara optimal. Pembaca akan lebih mudah
mengimajinasikan konsep sebuah cerita dan rancangan ilustrasi sampul yang bagus, maka juga
akan berpengaruh pada tingkat penjualan karya cerita.
A. Develop Project Management Plan, Final Products/Service or Results Transition, Project
File
Projek SYS “Share Your Story” merupakan projek yang bergerak dibidang jasa promosi,
jasa yang ditawarkan yaitu mempromosikan hasil karya penulis dengan cara mendesain sampul
cerita dan postingan feed melalui Instagram. Tahap awal perencanaan pengerjaan projek ini
dimulai dengan pembuatan akun Instagram khusus SYS “Share Your Story”. Tahap Kedua
yaitu mencari klien. Klien yang dimaksud merupakan penulis cerita-cerita karya asli pribadi
yang bersifat e-book (Wattpad, Innovel, Readme, dan lain-lain) atau buku fisik (Buku-buku
yang ada di perpustakaan atau toko buku). Pada tahap kedua ini, tim SYS mencari klien dengan
cara mulai mempromosikan pada orang-orang kenalan yang merupakan penulis cerita,
kemudian mengkomunikasikan tujuan dan ketentuan karya yang dipromosi dari projek SYS
dan apabila penulis tertarik, maka tim SYS akan mengajukan izin kepada penulis karya yang
akan dipromosikan dengan cara mengisi google form. Tahap ketiga yaitu mendesain sampul,
flyer dan feed Instagram dari karya cerita yang ingin dipromosikan.
Langkah pertama melaksanakan tahap desain ialah mencari referensi dan informasi dengan
membaca cerita yang diciptakan oleh penulis. Langkah kedua menentukan ide desain yang
konsisten untuk postingan feed dan sesuai dengan topik cerita karya penulis. Langkah terakhir
yaitu mencari dan menambah ilustrasi, gambar atau animasi yang menarik pada hasil desain
sesuai dengan topik cerita penulis. Hal tersebut bertujuan menambah keindahan sampul cerita
dan menarik perhatian pembaca untuk mengunjungi dan membaca cerita tersebut. Tahap
keempat ialah membuat caption postingan feed yang berisikan konten mengajak dan abstrak
dari cerita yang dipromosikan. Tahap kelima hasil dari desain dan caption dari cerita yang
ingin dipromosikan diposting ke feed Instagram.
Tahap terakhir tim SYS akan menganalisis dan meminta respon dari para penulis cerita
terhadap desain cerita yang telah dipromosikan dan perkembangan pembaca cerita atau
pengikut akun penulis. Tentunya tim SYS akan mendiskusikan proses pelaksanaan dan ide
kepada dosen pembimbing untuk memperoleh saran atau masukan yang dapat meningkatkan
perkembangan projek SYS menjadi lebih baik.
B. Project Scope Management
Dunia era globalisasi menciptakan berbagai kesempatan mencapai keinginan setiap
manusia, hal tersebut berpengaruh besar pada perkembangan karya cerita, berbagai sistem
publikasi cerita juga mulai muncul seperti e-book (Wattpad, Noveltoon, Innovel, dan lain-lain),
sehingga banyak para pembaca dan penulis cerita yang mempublikasikan karyanya melalui e-
book atau media sosial. Akan tetapi hal tersebut mengakibatkan hasil negatif bagi para penulis,
karena terlalu banyak karya cerita yang dipublikasikan sehingga para pembaca memiliki
kebebasan memilih cerita yang menurut pembaca menarik. Kesimpulan tersebut
mendeskripsikan banyak karya penulis yang sedikit dibacakan atau tidak termasuk dalam
peringkat yang baik atau terkenal, disisi lain para penulis juga harus berpikir ide agar pembaca
merasakan nyaman dan minat untuk membaca cerita karya penulis. Maka demikian tim SYS
bermotivasi untuk membuka jasa yang mempromosikan karya cerita dari penulis untuk
membantu meningkatkan pembaca cerita atau pengikut akun penulis.
Tim SYS mempromosikan karya cerita penulis dengan cara mempublikasikan cerita
penulis ke Instagram dengan akun SYS yaitu “share_story5” yang berisikan abstrak cerita,
akun penulis, desain sampul, flyer dan feed Instagram. Hasil dari promosi cerita tersebut
berharap mampu meningkatkan jumlah pembaca dan peringkat karya cerita serta pengikut
akun penulis.

C. Project Time Management

Berikut merupakan tabel jadwal proses pelaksanaan projek SYS :
Minggu ke-1 Minggu ke-2 Minggu ke-3 Minggu ke-4 Minggu ke-5 Minggu ke-6
Nama Kegiatan 6 Sep s/d 10 Sep s/d 18 Sep s/d 22 Sep s/d 29 Sep s/d 2 Okt s/d
9 Sep 2021 17 Sep 2021 21 Sep 2021 28 Sep 2021 2 Okt 2021 10 Okt 2021
Menentukan Ide
Menyusun Proposal
Pembuatan Akun Instagram
dan Pencarian Klien
Mendesain Sampul cerita,
Flyer dan Feed Instagram
Meminta Saran dan Revisi
Publikasi di Media Sosial
D. Project Cost Management
Berikut merupakan tabel rincian biaya yang digunakan selama proses pelaksanaan projek
SYS :

No. Biaya Total

1. Biaya Pulsa Rp 100,000
2. Biaya Internet Rp 110,000
3. Biaya Wifi Rp 250,000

E. Project Quality Management

Berikut merupakan hasil analisis kualitas kinerja projek dan penilaian desain dan promosi
dari para penulis dan pengikut Instagram SYS :
• Peningkatan jumlah karya penulis yang ingin dipromosi

Minggu ke-1

Followers Viewer
No. Nama Judul No. Handphone
Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah
1. Nurul Putri Hasanah Thankyou Prince 0877-9819-5492
2. Rani Anka 0816-3240-3215
3. Mardiah Amor Destino 0852-4657-6852
4. Natasya

Minggu ke-3

No. Nama Pena ID Penulis Akun Instagram ( non private ) No Handphone / Whatsapp Judul Karya
1. Mar @thekepo01 Aish_a903 085246576852 Amor Destino
2. White bear @nstyhran @nstyhran 087880388966 Hujan Tenang
3. zskiaaptrii bobaateutic @zskiamdnhptrii 085693157428 MENETAP
4. Rani Riskha Raniriskwhyn rani.rw 081632403215 ANKA
5. Nurpihasan27 Ina @nurpihasan27 087798195492 Thank you Prince
6. Sampul Abu sampul_abu @sampul.abu 085652222132 MELLOWMEDY
7. 1dayyy Wnd wndlstr05 0895605557770 Hello future
8. taelia01 Aatika taelia01 082124334958 The perfect Boss
9. taelia01 Atikah taelia01 082124334958 ALAN A
10. Unexpected Woman wattpad.com/unexpected_woman unexpectedwoman_ 087725053250 Ugly Kidnapper
11. Aghrmdh Lupa Aghrmdh_ 0895402348833 Kebetulan
• Peningkatan jumlah pengikut Instagram SYS “Share Your Story”

Minggu ke-1

Minggu ke-3

• Peningkatan pembaca cerita dan pengikut akun penulis

Kelengkapan data Readers

No. ID Penulis Judul Karya Keterangan
Sinopsis Blurb Abstrak Sebelum Sesudah
1. sampul_abu MELLOWMEDY v v v Lengkap 96 201
2. thekepo01 Amor Destino v v v Lengkap 61 119
3. 1dayyy Hello future v v v Lengkap 35 104
4. Nurpihasan27 Thank you Prince v v v Lengkap 7 13
5. taelia01 The perfect Boss v v v Lengkap 841 1100
6. Raniriskwhyn ANKA v v v Lengkap 335000 336000
• Kepuasan penulis (Skala 1-5)
1 = Tidak puas
2 = Kurang puas
3 = Cukup
4 = Puas
5 = Sangat Puas

• Efektifitas promosi terhadap cerita penulis (Skala 1-5)

1 = Tidak bagus
2 = Kurang bagus
3 = Cukup
4 = Bagus
5 = Sangat Bagus

• Kreatifitas desain flyer dan feed Instagram (Skala 1-5)

1 = Tidak bagus
2 = Kurang bagus
3 = Cukup
4 = Bagus
5 = Sangat Bagus
• Kerapian postingan Instagram (Skala 1-5)
1 = Tidak bagus
2 = Kurang bagus
3 = Cukup
4 = Bagus
5 = Sangat Bagus

• Saran dan masukan dari responses

Berdasarkan hasil analisis kinerja projek SYS, bahwa dapat disimpulkan melalui
data-data yang diambil melalui penelitian hasil beberapa respon tiap penulis karya cerita
yang sudah diposting dan pengikut Instagram. Mendeskripsikan bahwa kualitas kinerja
projek SYS termasuk ditingkat penilaian bagus dari peningkatan pendaftaran karya cerita
yang ingin dipromosi, peningkatan jumlah pengikut Instagram, peningkatan jumlah
pembaca cerita dan pengikut akun penulis, kreatifitas desain, kerapian postingan,
keefektifan promosi dan kepuasan penulis. Akan tetapi projek SYS masih butuh melakukan
revisi dan meningkatkan kinerja projek, seperti meningkatkan keefektifan promosi, teknik
desain yang lebih bagus, sistem kinerja yang lebih teratur dan mengpublikasikan karya
cerita setiap hari.
F. Project Human Resource Management
Pelaksanaan kinerja setiap proses mulai dari awal sampai akhir memperoleh hasil dari
projek SYS “Share Your Story” dilaksanakan oleh lima anggota yang terdiri dari :

Nama Peran Tugas dan Tanggung Jawab

●Mengkoordinasi seluruh progress kerja tiap anggota
Paskaris Ketua Projek ●Mengecek hasil kinerja tiap anggota
●Merevisi proposal
●Membuat proposal
●Membuat dan mengatur akun Instagram
Natasha Antonia Wisely Anggota Projek I
●Memposting flyer di Instagram
●Membuat Google Form pendaftaran karya promosi
●Mencari klien
●Mengumpulkan informasi cerita yang ingin dipromosi
Ristiani Hastuty Anggota Projek II
●Menjalin hubungan dengan klien
●Membuat caption postingan di Instagram
●Mencari klien
Mita Permata Sari Anggota Projek IV ●Mengumpulkan informasi cerita yang ingin dipromosi
●Menjalin hubungan dengan klien
Angelline Tu Anggota Projek V ●Membuat desain sampul, flyer dan template Instagram

G. Project Communication Management

Komunikasi merupakan suatu proses penyampaian informasi kepada khalayak ramai
dengan tujuan tertentu. Adapun jenis komunikasi ada dua yaitu komunikasi sinkron dan
komunikasi asinkron. Pada tiap anggota SYS menerapkan komunikasi asinkron. Berikut
contoh komunikasi antar anggota SYS terhadap metode komunikasi asinkron, diantaranya :
• Melaksanakan diskusi pembahasan projek melalui pesan chatting melalui aplikasi
Whatsapp
Tiap anggota tim menyampaikan pendapat atau ide kepada ketua projek,
memberikan masukan, mencari solusi terbaik dan membuat keputusan dengan ide yang
akan dilaksanakan.
• Pencarian klien dengan menyebarkan caption mengajak, link Instagram dan link google
form promosi
 Pihak tim menyediakan caption dengan isi kata-kata mengajak dan link Instagram
serta link google form promosi yang bertujuan agar penulis tertarik untuk mengunjungi
Instagram SYS dan mempromosikan karyanya.

• Melaksanakan komunikasi dengan penulis melalui chatting aplikasi Whatsapp

Pihak tim memperkenalkan diri terlebih dahulu kepada para penulis yang ingin
mempromosikan karyanya di Instagram SYS dan menyampaikan maksud serta tujuan
projek SYS. Kemudian Pihak tim mengajak para penulis bergabung dalam kelompok SYS
untuk memudahkan pemberian informasi atau pertanyaan. Hasil Respon yang diberikan
para penulis bervariasi, variasi tersebut ada yang antusias dan senang. Berikut ini
merupakan cara pihak tim SYS komunikasi dengan para penulis.

• Melaksanakan konsultasi dengan Bapak Iwan Sudorjho selaku dosen mata kuliah
Manajemen Projek di setiap pertemuan hari Senin, jam 18.00 s/d 20.00 WIB di aplikasi
Microsoft Teams.
Pada pelaksanaan konsultasi dengan Bapak Iwan mengenai projek SYS, terdapat
banyak masukan dan referensi terkait ide dan kinerja tiap anggota untuk dapat
melaksanakan projek tersebut, tentunya Bapak Iwan juga memberikan arahan dan
dukungan terhadap projek SYS. Tim SYS selain melakukan konsultasi dengan Bapak Iwan
melalui aplikasi Microsoft Teams ada juga melalui chatting via Whatsapp dan telepon,
untuk memperoleh kepastian setiap hasil projek SYS dapat dilaksanakan dengan lebih
 bagus dan lancar.
• Mencari referensi atau masukan terhadap projek SYS
Hasil dari projek SYS yaitu memposting hasil desain cerita karya penulis pada
Instagram, setelah hasil desain telah diposting tim SYS akan menyampaikan informasi
kepada para penulis bahwa karyanya telah dipublikasikan pada Instagram. Respon para
penulis sangat antusias dan menyampaikan responnya melalui chatting via Whatsapp
maupun di kolom komentar postingan Instagram.

H. Project Risk Management

Resiko manajemen merupakan segala proses yang dilakukan untuk meminimalisir atau
mencegah terjadinya resiko. Berikut merupakan resiko-resiko yang dihadapi tim SYS dalam
melaksanakan projek SYS :
• Kekurangan gagasan ide
• Terjadinya kesalahpahaman komunikasi tim SYS terhadap calon klien, sehingga klien
membatalkan kerjasama dengan tim SYS
• Kesulitan mencari pengikut yang memiliki hobi membaca
• Kesulitan mengatur waktu bagi tiap anggota tim SYS untuk melaksanakan projek SYS,
sehingga hasil projek tidak berjalan dengan lancar

I. Project Procurement Management

Berikut merupakan data bahan-bahan yang dibutuhkan tim SYS dalam proses pelaksanaan
projek SYS :
J. Project Stakeholder Management
Berikut merupakan data setiap pelaku yang ikut berkontribusi dalam proses pelaksanaan
projek SYS :
 LAMPIRAN
Profil Akun Penulis

Salah satu Karya Penulis yang ingin dipromosi

Google Form Pendaftaran Promosi Karya Cerita
Postingan feed di Instagram SYS
Caption dan Hashtag Postingan
Postingan Story di Instagram

Respon Penulis dan Antusia Pembaca terhadap Karya Cerita yang dipublikasi
Jumlah Pengikut Akun dan Suka Postingan Instagram SYS